12 januari 2001

naar agenda

1. Inleiding

In september 1999 heeft de commissie CKE haar fiat gegeven om de startnotitie Stedelijke Evenementen Delft verder uit te werken.

Met deze nota werd beoogd een duidelijk cultureel evenementenbeleid neer te zetten voor zowel de gemeente als de burger. Dit wordt bereikt door het voeren van een eenduidig beleid, het creëren van een aanspreekpunt en het creëren van een evenementenfonds.

Doel van het beleid: Door evenementen Delft een levendige en een aantrekkelijke uitstraling te geven voor Delftenaren, het bedrijfsleven en toeristen.

De commissie is akkoord gegaan met:

• Het onderscheid tussen categorie A- en B -evenementen:
• A- evenementen: evenementen waar de gemeente geen langdurig contract mee aan
• gaat. Deze evenementen moeten voor ieder evenement opnieuw een subsidieaanvraag doen.
• B- evenementen; de evenementen waarmee de gemeente voor langere tijd een contract aan gaat.
• De gestelde criteria voor A- en B-evenementen.
• Het benoemen van een aanspreekpunt.
• Het instellen van een evenementencommissie.
• Invoering evenementenfonds/ beschikbaar stellen van ƒ 250.000,- - p.j.

Verdere uitwerking van:

a) uitvoeringsregeling activiteitensubsidie stedelijke evenementen
b) separaat voorstel een aanspreekpunt
c) een profiel voor de leden van de evenementen commissie
d) voorstel te doen voor categorie B evenementen.
e) evenementen promotieplan.

De startnotitie beschreef het gewenste beleid in hoofdlijnen, in deze notitie zijn deze hoofdlijnen uitgewerkt en uitgediept.

Een van de vervolgstappen is het selecteren van een aantal evenementen dat het predikaat B kan krijgen. De letter B heeft vooralsnog geen andere betekenis dan dat het onderscheid aanbrengt met de zogenaamde A- evenementen. ‘B’ zou echter voor ‘Bovenlokaal" kunnen staan. Het gaat hierbij immers om de keuze van evenementen die in aanmerking komen om de stad Delft te voorzien van een nationale en regionale uitstraling.

Voor de keuze van de B-evenementen gelden de volgende criteria:

Een B-evenement heeft bovenlokale uitstraling.

De vorm van de B-evenementen valt onder een paraplufilosofie met trefwoorden als stijl, onderscheidend, allure, dynamiek, geschikt voor relatiemarketing en gastheerschap en een zo groot mogelijke eenduidigheid qua gezicht/uitstraling. Het B-evenement levert een bijdrage aan het cultureel klimaat van Delft.

Een evenement dat voor de B-status in aanmerking wil komen, dient al meer keren in Delft te zijn georganiseerd en wordt beleefd als een gevestigd evenement. Daarnaast heeft de organisatie blijk gegeven van goed organisatievermogen en het voeren van een degelijke finanacieel beheer.

Een B-evenement heeft stadspromotionele meerwaarde.

Een B-evenement levert een aantoonbare bijdrage aan de stedelijke economie.

Een B-evenement verzorgt zelf actief de lokale, regionale, nationale en waar mogelijk internationale promotie.

Er is een Delftse inbreng op het gebied van de organisatie qua bemensing en gebruik van locaties. Bij de bepaling van de locaties is het verder van belang dat er een relatie wordt gelegd met de economische en beeldvormende effecten voor de stad die van een evenement uit kunnen gaan.

Over de gehele linie is er sprake van dat B-evenementen met andere partijen samenwerken, hetzij lokaal en/of regionaal. Het verdient aanbeveling deel uit te maken van regionaal of zelfs (inter-)nationaal netwerk.

Aan B - evenementen wordt jaarlijks gevraagd de volgende zaken aan de gemeente voor te leggen:

Plan vooraf, waarin doel, verwachtingen, prognoses van bezoekers, deelnemers, e.d. wordt beschreven; ook staat hierin op welke wijze tussentijds wordt geëvalueerd en op welke wijze daarover verantwoording wordt afgelegd.

Een begroting. In de begroting dienen substantiële budgetten voor de promotie, c.q. voor complete campagnes te worden opgenomen.

Evaluatie van het evenement.

Voor Delft zijn er voldoende evenementen die in potentie in aanmerking kunnen komen binnen nu en een bepaalde termijn om het levendige gezicht van Delft mee helpen te bepalen.

In het jaar 2000 zal nog een keus moeten worden gemaakt welk(e) evenement(en) in aanmerking komen voor de status van B-evenement.

Hiervoor zal in de maand januari een bekendmaking in de Delftse bladen worden gezet. Aan organisaties van bestaande Delftse evenementen, die denken in aanmerking te kunnen komen voor de B-status zal gevraagd worden zich aan te melden.

Het college van burgemeester en wethouders zal zo spoedig mogelijk (aan de hand van criteria) een selectie maken en zo mogelijk een raadsvoorstel voor de raad van februari 2000 voorbereiden. Voor 2000 worden in ieder geval twee evenementen geselecteerd. In principe kan daarna met deze twee geselecteerde evenementen een overeenkomst voor 4 jaar worden afgesloten.

In de loop van 2000 zal een verdere selectie worden gedaan voor nog één evenement. Ook deze selectieronde gaat aan de hand van een openbare inschrijving.

Voor de A-evenementen zal een evenementencommissie worden ingesteld. Zie hiervoor de Uitvoeringsregeling Activiteitensubsidie stedelijke Evenementen artikel 1.4 de leden 1 tot en met 3.

Bij het werven van leden van de evenementencommissie worden de volgende criteria gehanteerd:

• het commissielid moet deskundig zijn op het gebied van evenementen (bijvoorbeeld zelf actief georganiseerd) of een duidelijke affiniteit hebben met evenementen, maar mag zelf niet in Delft actief een evenement organiseren of bestuurlijk betrokken zijn bij een evenement.
• het commissielid dient op de hoogte te zijn van het Delftse evenementenaanbod.

De commissie als geheel dient de volgende kwaliteiten in huis te hebben:

• affiniteit met (vernieuwende) cultuurvormen;
• affiniteit met de belangrijkste achterban, de culturele organisaties en de middenstand;
• goede kennis van marketing en promotie;
• financieel inzicht.

De voorzitter van de commissie wordt benoemd door de Raad

De overige leden van de commissie worden benoemd door het College.

Zij worden voor de duur van 3 jaar benoemd. Het is overigens mogelijk voor de leden om herbenoemd te worden. De commissie zal bestaan uit drie tot vijf leden.

Honorering

De honorering van de commissieleden wordt volgens bestaande gemeentelijke regeling gedaan.

Werving

De werving van leden gebeurt op twee wijzen:

• Mensen wenden zich tot de gemeente als geïnteresseerden.
• De gemeente benadert zelf personen die hen geschikt lijken voor deze functie.

Externe oriëntatie staat bij de gemeente centraal, zo ook bij de uitvoering van het gemeentelijke evenementenbeleid. Een extra serviceverlening naar de burgers en naar evenementenorganisaties is de instelling van een zogeheten ‘aanspreekpunt evenementen’.

Het aanspreekpunt is er voor de subsidie-aanvragers, die informatie willen over hoe de spelregels zijn voor A- en B-evenementen, Ook zal de coördinatie van de evenementenkalender worden ondergebracht bij dit steunpunt.

Vanuit het gemeentelijk belang -de externe oriëntatie- is het aanspreekpunt een duidelijk herkenbare ondersteuning doordat :

• burgers en organisaties met één aanspreekpunt te maken hebben;
• vragen in eerste instantie hier beantwoord worden;
• vragen/subsidieformulier bij hem en haar kunnen worden ingeleverd ter verdere behandeling (richting secretariaat Evenementencommissie);
• hij/zij op basis van de input de evenementenkalender samenstelt (spreiding is belangrijk gegeven en alleen die evenementen die in aanmerking komen voor een vergunning);
• hij/zij zorg draagt voor een verdere afhandeling richting secretariaat Evenementencommissie (inhoud) en Gemeente (vergunningen);
• Ook voor omwonenden is het aanspreekpunt bereikbaar. Bij hem/haar kunnen ze informatie krijgen over de geplande evenementen. Als zij klachten hebben, kunnen zij die bij de aanspreekpunt kwijt. Deze houdt een nauwkeurige klachtenregistratie bij en geeft de klachten door aan de betreffende (gemeentelijke) afdeling. De organisatie van een evenement blijft echter zelf de eerst verantwoordelijke voor de directe aandacht aan omwonenden, klachten e.d.
  

Deze functie zal door een ambtenaar worden vervuld. Hiervoor is ruimte gemaakt in het bestaande takenpakket. Vanuit het evenementenfonds zal wel een jaarlijks (door het college vast te stellen bedrag) voor overhead worden betaald.

Voor het opstarten van het aanspreekpunt zullen extra kosten moeten worden gemaakt: voor voorlichtingsmateriaal, software ter ondersteuning voor de aanvraagbehandeling, computerapparatuur, porto- en telefoonkostenkosten. Aanwezig dienen te zijn stadsplattegronden c.q. detailkaarten en evenemententerreinen. Ook zal nu en dan extra hulp moeten worden ingehuurd (uitzendbureau) voor hulp in piektijden.

Een schatting van deze kantoorkosten ligt tussen ƒ 20.000,- en ƒ 30.000,-.

Kantoorkosten worden gedekt uit de overhead uit het evenementenfonds.

5. Promotie van evenementen

In een aantrekkelijke, levendige binnenstad horen evenementen te worden gehouden die door grote aantallen mensen bezocht worden. Om dit te bereiken moeten enerzijds aantrekkelijke evenementen georganiseerd worden. Anderzijds moeten die door een goede promotie worden ondersteund. Een promotie die de juiste doelgroep op het juiste moment op de juiste plek aanspreekt.

De gemeente Delft maakt (vanaf 2000) een onderscheid tussen twee categorieën stedelijke evenementen:

• De A- evenementen: evenementen waar de gemeente geen langdurig contract mee aan gaat, deze evenementen moeten ieder jaar ( voor ieder evenement) opnieuw een subsidieaanvraag doen. In de Uitvoeringsregeling Activiteitensubsidie stedelijke Evenementen wordt geregeld hoe de aanvraagrondes en het subsidieplafond voor A-evenementen jaarlijks kunnen worden bepaald.
  
• De B (bovenlokale) evenementen: de evenementen waarmee de gemeente voor langere tijd een contract aangaat.

Hieronder zal voor beide categorieën evenementen worden uiteengezet op welke wijze de gemeente wil omgaan met en welke eisen zij wil stellen aan de promotie van evenementen

De B- evenementen

Met enkele evenementen met een uitstraling op landelijke niveau wordt een meerjaren contract afgesloten, zodat de continuïteit verzekerd zal zijn. Een belangrijk effect van zo´n meerjarencontract is de mogelijkheid om een sterke, herkenbare promotie op te zetten.

De gemeente geeft subsidie.

De gemeente stimuleert gezamenlijke promotie: Wanneer de organisaties van de B- evenementen gezamenlijk hun product gaan promoten kunnen de betreffende evenementen door de bundeling van de promotiegelden op veel meer plaatsen (bijv. stations) en in landelijke media met een groot bereik (tv, weekbladen) onder de aandacht worden gebracht. Hiervoor is noodzakelijk dat de grote evenementen erkennen dat gezamenlijke promotie belangrijk is en een duidelijke meerwaarde heeft. Zij moeten op zoek gaan naar mogelijkheden voor gezamenlijke promotie. Ze zullen een antwoord moeten vinden op de vraag wat hen bindt.
Vergelijk bijvoorbeeld met de manier waarop Rotterdamse evenementen zich presenteren onder de gezamenlijke naam "Zomerfestivals".
De samenwerking tussen de B- evenementen zal actief gestimuleerd worden door de gemeente. Dit zal gebeuren door het organiseren van bijeenkomsten en het helpen en ondersteunen bij de promotie. De ambtenaar die verantwoordelijk wordt voor de stadspromotie zal actief deze rol op zich nemen. Samenwerking wordt actief gezocht, maar wordt niet dwingend opgelegd. Het doel is niet zaken afdwingen maar de erkenning verkrijgen voor de kracht van gezamenlijke promotie.

De gemeente organiseert zoals eerder gezegd het gezamenlijk overleg en stelt haar kennis en haar netwerken ter beschikking, bijvoorbeeld voor het bereiken van landelijke media. Er kan ook over worden nagedacht de Abri’s (de gemeente mag op de achterkant bij bushaltes gratis posters hangen) en billboards (de gemeente mag 6 maal per jaar gebruik maken van deze borden) in de zomermaanden standaard te reserveren voor de B-evenementen.

Reservering budget voor promotie: Een bepaald gedeelte van het totale budget moet worden gereserveerd voor promotie. De hoogte van dit bedrag dient vastgelegd te worden in de intentieverklaring.

Eisen aan herkenbaarheid. Promotie gaat om herkenning en herkenbaarheid. Promotie bestaat voor een groot deel uit het verspreiden en ophangen van posters. Deze posters vormen het gezicht van een evenement. Bij categorie B- evenementen kunnen eisen worden gesteld aan de herkenbaarheid van de poster. Om de kracht van een gezamenlijke promotie te versterken en ter wille van de herkenbaarheid, moeten de categorie B evenementen in hun gezamenlijk overleg afspraken zien te maken over de vormgeving (kleur, soort afbeeldingen) van hun promotiemateriaal. In elk geval dient het logo " Maak Kennis in Delft" duidelijk zichtbaar op de posters te staan.

Bij deze evenementen zal de gemeente een minder actieve rol op zich nemen voor gezamenlijke promotie. Wanneer echter blijkt dat deze evenementen ook behoefte hebben aan gezamenlijke actie dan kan de gemeente daar wel gehoor aangeven.

Zij geeft subsidie

Het aanspreekpunt zal ervoor zorgen dat alle evenementen voor zover in planning mogelijk op de evenementenkalender komen te staan. Deze evenementenkalender zal bovendien op internet worden geplaatst (de uitvoering kan eventueel uitbesteed worden aan externen).

Ook aan deze evenementen organisaties zal gevraagd worden in hun begroting een budget op te nemen voor promotie.

Ook zullen eisen aan de opmaak van de posters worden gesteld. Herkenbaarheid is een belangrijk element van promotie. Daarom zal aan de A-evenementen gevraagd worden dezelfde opmaak voor de posters te gebruiken en met daarop natuurlijk duidelijk het logo "Maak Kennis in Delft".

6. Financiën

De reserve evenementen (het Evenementenfonds) wordt jaarlijks gevoed door een bedrag vanuit de gemeentebegroting. Vanuit de begroting cultuur worden de subsidiebedragen voor Delftse culturele en recreatieve evenementen hieraan toegevoegd.

Op termijn zal het mogelijk zijn dat sponsors bereid kunnen worden gevonden deze reserve met middelen aan te vullen (publiek-private samenwerking)

Volgens de voorgestelde uitvoeringsregeling zal voor de A- en de B-evenementen jaarlijks een subsidieplafond worden ingesteld.

Hierdoor kan jaarlijks de totale reserve worden ingedeeld in:

• Subsidieplafond, beschikbaar voor de jaarlijkse ronde A-evenementen boven ƒ 5.000,=; mogelijk ook reserveringen voor een kalenderjaar later.
• Subsidieplafond beschikbaar voor 3 rondes A-evenementen tot maximaal ƒ 5.000,=; mogelijk ook reserveringen voor een of meer periodes in het volgende kalenderjaar;
• Beschikbaar subsidiebudget voor de B-evenementen; door 4-jarenafspraken is dit budget als geheel goed in te schatten.
• Beschikbaar bedrag voor de gemeentelijke overhead en promotie (evenementenkalender) voor evenementen.
• Mogelijk is er in een bepaald jaar reeds een reservering te maken voor volgende kalenderjaren. Een en ander ook afhankelijk van private aanvulling