Bij de gemeente lagen in het kader van Evnementen-verordening en aanvraag B-status twee subsidie-aanvragen voor het organiseren van een Afrikaans muziekfestival, beide op dezelfde datum van 5 augustus 2000: de st. African Cultural Foundation i.o. (ACF i.o.) en de st. African Festival Delft (AFD), de organisator van het laatste African Festival in 1999.

Aan de gemeente wordt gevraagd een besluit te nemen aan welke van twee subsidie wordt verleend.
Ook dient de gemeente nog een vergunning te verlenen voor de locatie.

Het African Music festival kent een jarenlange traditie in Delft op het gebied van spreiding van Afrikaanse muziek en andere Afrikaanse kunst en cultuur. Het festival kent ook een jarenlange traditie van vallen en opstaan met betrekking tot organisatie, geen duidelijke scheiding tussen artistieke en zakelijke leiding c.q. verantwoordelijkheden. Vanuit deze achtergrond is het verklaren waarom er nu ineens twee subsidie-aanvragen liggen. De centrale figuur in deze is de oprichter van het festival de heer O.Drammeh, die zich in 1999 nog verbonden voelde aan de st.African Festival Delft en inmiddels een overstap heeft gemaakt naar de st. ACF i.o.

Begrotingen

st. ACF i.o.*

* gevoeligheidsanalyse
Voor wat betreft de inkomsten wordt gevoeligheid ingeschat op ca. ƒ65.000,-.,ofwel er bestaat een kans van 50% dat de inkomsten ƒ65.000,-. lager uitvallen. Oorzaken kunnen zijn tegenvallende kaartverkoop bijv. als gevolg van weer en lager geraamde inkomsten uit subsidie-verzoeken. De overige inkomsten worden als hard beschouwd.
In de uitgaven zit bij tegenvallende inkomsten speelruimte om de uitgaven te beperken (o.a. post onvoorzien). Daarnaast is het mogelijk tot ca. 2 maanden voor het festival de programmakosten met ca. ƒ25.000,-. terug te brengen en tot ca. 1 maand ook de produktiekosten met ƒ20.000,-.

St. AFD

Verwacht minimaal aantal (betaalde bezoekers) tussen minimaal 3000 bij de st.AFD tot 4000 bij st. ACF i.o.

De gemeente heeft in de maand mei met vertegenwoordigers gesproken van beide organisaties met het streven om alle constructieve krachten in te zetten voor een succesvol African Festival en te zoeken naar vormen van samenwerking. Transparantie en accountabiliteit van de organisatie in de zin van gescheiden verantwoordelijkheden op het gebied van artistieke en zakelijke organisatie stonden voor de gemeente voorop.

De gemeente heeft aan beide organisaties gevraagd samen te werken en op basis van een schriftelijke overeenkomst dit ook vast te leggen. Voorwaarden voor subsidie-toekenning lagen op het gebied van scheiding zakelijke en artistieke leiding, binnen de programmering wordt de rol van dhr.O. Drammeh vastgelegd, een onafhankelijk bestuur, d.i. onafhankelijk van de festivalorganisatie (geen leden van de festivalorganisatie die op persoonlijke titel in het bestuur zitten), een promotieplan waarin gestreefd wordt naar een voor Delft regionale en (inter-) nationale uitstraling, een verklaring waarin duidelijk wordt dat het subsidie-bedrag aantoonbaar wordt besteed aan de organisatie van het festival op 5 augustus in 2000 en niet om de schuldenlast te verlichten. Er zou ook een saneringsplan met betrekking tot de schulden gemaakt worden,dat bij de verantwoording en afrekening in oktober voorgelegd kan worden. Beide organisaties zouden met de huidige festivalorganisatie Multi Project Company in zee gaan. Dit is vanwege de professionele organisatie en de korte tijdspanne die er nog rest tot augustus. Bovendien is het bedrijf een van de leveranciers voor het festival, zodat ook zij belang hebben bij een succesvol festival in 2000. Alles opgeteld kan dit de basis zijn voor een gunstig toekomstperspectief.

Aanvankelijk leek het erop dat beide organisaties met elkaar zouden samenwerken.

Inmiddels heeft de st. African Cultural Foundation i.o. haar subsidie-aanvraag ingetrokken.

De huidige festivalorganisatie handhaaft haar subsidieverzoek (ƒ 41.000,-- op een begroting van ƒ 209.000,--). Het onderliggende voorstel is daarom ook gebaseerd op deze subsidie-aanvraag en genoemd bedrag van 41.000,-. Met dit bedrag als basis onder nog te noemen voorwaarden, is de gemeente bereid de aanvraag te honoreren. Om de continuïteit van het African Festival met zijn jarenlange Delftse traditie ook dit jaar te verzekeren wordt voorgesteld om een eenmalige subsidie ad ƒ41.000,-. (incl. btw) te verlenen.

Voorstel

Alvorens tot uitbetaling over te gaan is op juridische gronden gekozen voor het overhandigen van een verklaring, waaruit blijkt dat de grootste schuldeisers i.c. de vaste leveranciers voor 2000 de schulden niet terugvorderen. De subsidieverlening vindt derhalve plaats onder de volgende voorwaarden, die worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst :