30 augustus 2001

naar agenda

Stuk 13 I

Dienst Welzijn, Onderwijs & Cultuur W99007742

Delft, 11 januari 2000.

Onderwerp: Uitvoeringsregeling activiteitensubsidie stedelijke evenementen.

Aan de gemeenteraad

Geachte dames en heren,

In september 1999 heeft de commissie Cultuur, Kennis en Economie haar fiat gegeven om de startnotitie Stedelijke Evenementen Delft verder uit te werken.

Met deze nota werd beoogd een duidelijk cultureel evenementenbeleid neer te zetten voor zowel de gemeente als de burger. Dit wordt bereikt door het voeren van een eenduidig beleid, het creëren van een aanspreekpunt en het creëren van een evenementenfonds.

Op 11 januari 2000 behandelt de raadscommissie een uitwerkingsnota voor het evenementenbeleid. Hieraan is gekoppeld een uitvoeringsregeling.

Onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie Cultuur, Kennis & Economie stellen wij u voor deze uitvoeringsregeling vast te stellen. In bijgaand raadsbesluit is de uitvoeringsregeling integraal opgenomen.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Delft,

H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.

N. Roos ,secretaris.

gebaseerd op de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten

De raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft, ieder voor zover hun bevoegdheden betreft:

overwegende dat:

• de raad van de gemeente Delft in de startnotitie "Stedelijke evenementen in Delft 2000-2004" een stedelijk evenementenbeleid heeft vastgesteld, waarvan onderdeel uitmaakt een subsidiebeleid ten aanzien van stedelijke evenementen en de daarmee te bereiken doelstellingen en effecten;
• het college van burgemeester en wethouders van Delft op basis van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten bevoegd zijn te beslissen omtrent subsidieverstrekking en daarvoor nadere regels te stellen met inachtneming van het bepaalde in de genoemde verordening;
• de raad en het college van burgemeester en wethouders van Delft in deze uitvoeringsregeling het subsidiebeleid ten aanzien van stedelijke evenementen nader vorm willen geven en op basis van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten nadere regels willen stellen ter uitvoering van de subsidieverstrekking;
• de raad van de gemeente Delft tevens een adviescommissie stedelijke evenementen wenst in te stellen, die het college van burgemeester en wethouders adviseert omtrent de subsidieverstrekking ten behoeve van categorie A-evenementen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 december 1999;

gelet op de artikelen 82 e.v. en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 2.2, 3.1, 3.3, 4.3 en 5.3 van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten alsmede gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t en :

vast te stellen de navolgende Uitvoeringsregeling activiteitensubsidie stedelijke evenementen.

Voor de toepassing van de verordening wordt verstaan onder:

• de gemeente: de gemeente Delft
• de adviescommissie: de commissie als bedoeld in artikel 4
• burgemeester en wethouders: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft
• de raad: de raad van de gemeente Delft
• evenement: een publieke activiteit die zich richt op culturele manifestatie. Een evenement dient een gevoelswaarde van een feest of festival te hebben. Het evenement dient in principe voor iedereen toegankelijk te zijn; het heffen van toegangsprijzen valt buiten deze beperking. Een evenement dient minstens een stedelijke uitstraling te hebben en gericht te zijn op de hele stad. Wijkgerichte activiteiten worden uitgesloten voor subsidies uit het evenementenfonds.
• incidentele subsidie: subsidie die eenmalig wordt verstrekt voor in beginsel eenmalige en in tijd beperkte activiteiten.
• activiteitensubsidie: incidentele subsidie in de kosten van eenmalige activiteiten

Ter uitvoering van het stedelijk evenementenbeleid, vastgelegd in de startnota "Stedelijke evenementen in Delft 2000-2004", waarin ondermeer doelstellingen en te bereiken effecten zijn geformuleerd, kunnen burgemeester en wethouders activiteitensubsidies verstrekken ten behoeve van stedelijke evenementen, met inachtneming van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en het bepaalde in deze uitvoeringsregeling.

Deze uitvoeringsregeling geeft de voorwaarden aan:

• waaraan aanvragers moeten voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor activiteitensubsidie ten laste van het evenementenfonds.
• die burgemeesters en wethouders in acht nemen bij de verstrekking van activiteitensubsidie ten behoeve van stedelijke evenementen.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen categorie A - evenementen en categorie B - evenementen.

Ten behoeve van een categorie B- evenement kunnen burgemeester en wethouders een intentieverklaring afgeven om dit evenement voor een tijdvak van maximaal 4 achtereenvolgende jaren te subsidiëren. Het na afloop van een tijdvak opnieuw afgeven van een intentieverklaring als hiervoor bedoeld ten behoeve van hetzelfde evenement is niet uitgesloten.

Ten behoeve van een categorie A-evenement kunnen burgemeester en wethouders per aanvraag incidenteel een subsidie verstrekken.

Er is een Adviescommissie Stedelijke Evenementen.

De adviescommissie bestaat uit drie tot vijf onafhankelijke deskundigen op het gebied van stedelijke evenementen. De voorzitter wordt op voordracht van burgemeester en wethouders benoemd door de raad. De overige leden worden benoemd door burgemeester en wethouders. De zittingsduur van een lid is maximaal drie jaar, de leden kunnen worden herbenoemd.

De commissie adviseert burgemeester en wethouders omtrent de subsidieverstrekking ten behoeve van categorie A -evenementen, de commissie geeft advies over de prioritering alsmede de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag. Zij beoordeelt aan de hand van de gestelde criteria welke categorie A-evenementen in aanmerking komen voor een activiteitensubsidie.

De leden van de commissie genieten een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie krachtens de in art. 96 van de Gemeentewet vastgestelde regeling.

De gemeenteraad stelt jaarlijks bij de begroting een bedrag vast voor een storting in het evenementenfonds.

Het evenementenfonds mag geen negatief saldo hebben. Wel kunnen reserveringen gemaakt worden (voor maximaal 3 jaar in de toekomst).

Burgemeester en wethouders kunnen besluiten omtrent de bestemming van de reserveringen als bedoeld in lid 2.

Het totale budget ten behoeve van categorie A- evenementen bedraagt jaarlijks ten minste 50% van de jaarlijkse storting in het evenementenfonds.

Voor beide categorieën evenementen wordt een maximum gesteld aan de subsidiebijdrage; het subsidiebedrag is maximaal de helft van de totale begroting van het evenement; bij het verzoek om vaststelling (afrekening en verantwoording) zal de ingediende begroting medecriterium kunnen zijn voor de vaststelling van de subsidie.

Burgemeester en wethouders kunnen een subsidieplafond vaststellen als bedoeld in artikel 4:25 van de Algemene wet bestuursrecht:
- voor de categorie A- evenementen, waarvoor een subsidiebedrag wordt aangevraagd van maximaal ƒ 5.000,= per jaar dan wel per aanvraagronde als genoemd in artikel 3;
- voor de categorie B-evenementen en de overige categorie A-evenementen per jaar;
Daarbij geven burgemeester en wethouders aan welke verdeelregels gelden bij overvraging van het beschikbare budget.

De gemeente behoudt zich het recht voor eisen te stellen aan de promotie van een evenement.

Burgemeester en wethouders beslissen omtrent de subsidieverstrekking met inachtneming van het bepaalde in deze uitvoeringsregeling en de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten.

Burgemeester en Wethouders stellen driemaal per jaar het evenementenprogramma vast. Daarbij kunnen zij een maximum aantal te subsidiëren evenementen per periode vaststellen.

Een aanvraag om subsidie voor een categorie A evenement kan vier maal per jaar worden ingediend, te weten:

• vóór 1 januari : aanvragen voor evenementen in de periode maand 5 tot en met maand 8 en de volgende 3 perioden van steeds 4 maanden;
• vóór 1 mei : aanvragen voor evenementen de periode maand 9 tot en met maand 12 en de volgende 3 perioden van steeds 4 maanden;
• vóór 1 september: aanvragen voor evenementen in de periode maand 1 tot en met maand 4 en de volgende 3 perioden van steeds 4 maanden.

Een aanvraag om subsidie boven de ƒ 5.000,= ten behoeve van een categorie A-evenement wordt jaarlijks vóór 1 oktober ingediend. De aanvraag dient betrekking te hebben op een evenement dat plaats vindt binnen de twee daarop volgende kalenderjaren.

Burgemeester en wethouders maken ten minste 6 weken voor de uiterste indieningsdata als bedoeld in de leden 1. en 2. de criteria en het subsidieplafond voor de betreffende perioden bekend.

Bij de aanvraag dienen in ieder geval gegevens te worden vertrekt omtrent:

• programma overzicht en datum
• de organisatie van het evenement
• aard, doel en doelgroep van het evenement
• een begroting van inkomsten en uitgaven (inclusief post voor promotie van het evenement)
• een rekening en verantwoording over het afgelopen kalenderjaar indien in dat jaar een subsidie werd ontvangen voor het evenement
• aantal verwachte deelnemers/ bezoekers

Een aanvraag om subsidie ten behoeve van een categorie A-evenement wordt ingediend met gebruikmaking van het door burgemeester en wethouders vast te stellen formulier.

1. De adviescommissie adviseert vier maal per jaar omtrent de subsidieverstrekking, te weten:

• begin februari
• begin juni
• begin oktober
• begin november

2. Burgemeester en wethouders beslissen vier maal per jaar op de aanvragen, telkens binnen acht weken na de dag waarop de uiterste termijn van indiening van een aanvraag is verstreken. Deze beslistermijn kan eenmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

3. Burgemeester en wethouders beslissen met inachtneming van het advies van de adviescommissie. Afwijking van het advies is mogelijk indien burgemeester en wethouders hiervoor gegronde redenen hebben. De raad en de adviescommissie worden op de hoogte gebracht van een van het advies afwijkend besluit.

I.

Om voor subsidie in aanmerking te komen, gelden met betrekking tot de A - evenementen in ieder geval de volgende vereisten:

De uitstraling dient minimaal stedelijk te zijn

• Wanneer een organisatie reeds eerder een subsidie heeft ontvangen dient zij in bezit te zijn van een positieve evaluatie of een plan van aanpak n.a.v. een negatieve evaluatie.
• De organisatie dient een kwalitatief goed plan in te leveren, een deugdelijke begroting en dient te voldoen aan gemeentelijke verordeningen.

II.

Aan de volgende criteria moet voorts in voldoende mate worden voldaan:

• samenwerking tussen verschillende organisaties en of inzet van vrijwilligers
• innovatief/ origineel, het evenement is vernieuwend in zijn opzet, thematiek, of doelgroep.
• het evenement heeft een culturele binding met Delft of past in het historisch perspectief van de stad.
• het evenement heeft door zijn bezoekersstroom een omzetverhogende werking voor de ondernemers van Delft.

De adviescommissie selecteert aan de hand van de hiervoor onder I. en II. genoemde criteria en brengt een prioritering aan, gebaseerd op het door burgemeester en wethouders vastgestelde maximum aantal te subsidiëren categorie A-evenementen, met inachtneming van spreiding in tijd, spreiding in soort/ diversiteit en spreiding in doelgroep. De adviescommissie maakt bij de beoordeling gebruik van een door burgemeester en wethouders vast te stellen formulier.

De gemeente en de organisatie van het B- evenement ondertekenen een intentieverklaring waarin staat welke subsidiebijdrage en andere ondersteunende handelingen het evenement van de gemeente kan verwachten.

Tevens staat in de intentieverklaring welke tegenprestaties de gemeente verwacht voor de subsidie. Wanneer het B- evenement niet voldoet aan de afgesproken prestaties of wanneer de organisatie rondom het evenement te kort schiet op grond van financiële en of organisatorische deugdelijkheid kan de intentieverklaring worden ingetrokken.

De aanvrager van een aangewezen categorie B-evenement dient jaarlijks vóór 31 december voorafgaande aan het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, bij burgemeester en wethouders formeel een aanvraag om subsidie voor het evenement in.

De raad bepaalt op voorstel van burgemeester en wethouders welke evenementen in aanmerking komen voor de categorie B-status. Hiervoor komen maximaal 3 evenementen gelijktijdig in aanmerking.

Burgemeester en wethouders selecteren uit het reeds bestaande evenementenaanbod na openbare inschrijving welke evenementen in aanmerking komen voor een B-status.

Categorie B- evenementen worden op de volgende criteria beoordeeld:

• Een B-evenement heeft bovenlokale uitstraling.
• De vorm van de B-evenementen valt onder een paraplufilosofie met trefwoorden als stijl, onderscheidend, allure, dynamiek, geschikt voor relatiemarketing en gastheerschap en een zo groot mogelijke eenduidigheid qua gezicht/uitstraling. Het B-evenement levert een bijdrage aan het cultureel klimaat van Delft.
• Een evenement dat voor de B-status in aanmerking wil komen ,dient al meer keren in Delft te zijn georganiseerd en wordt beleefd als een gevestigd evenement. Daarnaast heeft de organisatie blijk gegeven van goed organisatie-vermogen en het voeren van een degelijke boekhouding.
• Een B-evenement heeft stadspromotionele meerwaarde.
• Een B-evenement levert een aantoonbare bijdrage aan de stedelijke economie.
• Een B-evenement verzorgt zelf actief de lokale, regionale, nationale en waar mogelijk internationale promotie.
• Er is een Delftse inbreng op het gebied van de organisatie qua bemensing en gebruik van locaties. Bij de bepaling van de locaties is het verder van belang dat er een relatie wordt gelegd met de economische en beeldvormende effecten voor de stad die van een evenement uit kunnen gaan.
• Over de gehele linie is er sprake van dat B-evenementen met andere partijen samenwerken, hetzij lokaal en/of regionaal. Het verdient aanbeveling deel uit te maken van regionaal of zelfs (inter-)nationaal netwerk.

Deze uitvoeringsregeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2000.

Deze uitvoeringsregeling kan aangehaald worden als "Uitvoeringsregeling Activiteitensubsidie stedelijke Evenementen".

Aanvragen voor evenementen welke plaatsvinden in het jaar 2000 worden behandeld met inachtneming van het bepaalde in deze uitvoeringsregeling.

In gevallen waarin de wet, de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en de Uitvoeringsregeling niet voorzien beslissen burgemeester en wethouders.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 21 december 1999.

, burgemeester

, secretaris

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad der gemeente Delft op 27 januari 2000.

, burgemeester

, secretaris