Stuk 219 I

00/029192 Delft, 5 december 2000.

Onderwerp: uitvoeringsorganisatie Meerjaren Marketingplan

Toerisme (MMT) 2000-2004.

Aan de gemeenteraad

Geachte dames en heren,

1. Inleiding

De gemeenteraad heeft 30 september 1999 het MMT en de daarbij horende uitvoeringsorganisatie goedgekeurd.

Voor de MMT uitvoeringsorganisatie worden er naast de 2 besluiten tot subsidieverlening van de gemeente de volgende werkovereenkomsten gesloten voor de periode van 2001 t/m 2004:

1. Uitvoeringsovereenkomst ZHBT - gemeente;

2. Uitvoeringsovereenkomst VVV - gemeente;

3. Dienstverleningsovereenkomst ZHBT - Stichting Promotie Den Haag;

4. Dienstverleningsovereenkomst ZHBT - VVV Delft.

De besluiten tot subsidieverlening geven het kader aan waarbinnen wordt gewerkt en worden alleen door de gemeente ondertekend.

In de bijbehorende uitvoeringsovereenkomsten worden de zaken gedetailleerder en concreter uitgewerkt. De uitvoeringsovereenkomsten worden ondertekend door subsidiegever en subsidieontvanger.

Het jaar 2000 is een overgangsjaar, waarbij we vooruitlopend op de te sluiten overeenkomsten op projectbasis aan de slag zijn gegaan met het ZHBT en de Stichting Promotie Den Haag

Delft verkeert in de gelukkige omstandigheid dat in de regio enkele sterke toeristische organisaties werkzaam zijn zoals het ZHBT met een omzet van ruim 5 miljoen gulden en 17 medewerkers, de VVV Delft met een netto omzet van ongeveer 1,5 miljoen gulden en 12 medewerkers en de Stichting Promotie Den Haag met een omzet van 30 miljoen en ongeveer 70 medewerkers. Dit biedt kansen om samen te werken en van elkaars aanwezigheid te profiteren. Onze voorstellen spelen hierop in.

Op de volgende pagina is het organigram opgenomen van de MMT uitvoeringsorganisatie zoals vastgesteld in de raad van september 1999.

Met het ZHBT is er overeenstemming over de subsidieverlening en de uitvoeringsovereenkomst (punt 4 van dit voorstel). Tevens kan de ZHBT zich vinden in onze voorstellen m.b.t. de VVV subsidiebeschikking en VVV uitvoeringsovereenkomst.

Met de VVV Delft is na een lang onderhandelingsproces, op een paar minieme punten na, overeenstemming bereikt (punt 5 van dit voorstel).

Stuk 219 I pag. 2

organigram uitvoeringsorganisatie MMT

Het overleg van het Delfts Aktieplan Toerisme adviseert positief over het voorliggende voorstel en heeft hieraan ook een waardevolle bijdrage geleverd.

2. Herstructurering van de VVV-organisatie in Nederland.

Met de directeur van de Algemene Nederlandse Vereniging van VVV’s (ANVV) is overleg geweest over de opzet van het MMT. De conclusie van dit gesprek was dat de aanpak van het MMT de omvorming van de VVV Delft naar een Regio-VVV niet in de weg hoeft te staan. Het streven van het ANVV is om alle lokale VVV’s in Nederland voor 1 juli 2001 om te vormen tot Regio-VVV’s. Door bundeling van de lokale VVV’s en samenwerking met provinciale VVV’s wil de Algemene Nederlandse Vereniging van VVV’s (ANVV) de benodigde deskundigheid, het bedrijfsmatig werken en slagvaardig optreden van de VVV’s bevorderen. Per regio kan de herstructurering verschillend worden ingevuld.

De herstructurering houdt in dat 295 VVV’s worden samengevoegd tot ca. 75 Regio-VVV’s (die elk meerdere lokale vestigingen kunnen hebben) met ieder een omzet van minimaal ca. 1,5 miljoen gulden. Hierdoor krijgen Regio VVV’s voldoende draagvlak voor de administratie, het management en de winkelfunctie. Een harde eis hierbij is, dat de Regio VVV’s met de provinciale VVV’s goede afspraken maken over de concrete invulling van de marketing - en promotieactiviteiten.

Stuk 219 I pag. 3

Door deel uit te maken van de MMT uitvoeringsorganisatie kan VVV Delft voldoen aan de eisen van ANVV voor z.g. ‘Regio-VVV’s’. Het primaat voor de promotie en marketing ligt in de nieuwe ANVV - opzet bij de PVVV’s. De regionale VVV’s hebben vooral een taak met betrekking tot de gastheer rol, de winkelfunctie en de informatievoorziening. De PVVV’s en de Regio-VVV’s leggen hun samenwerking vast in een overeenkomst en verplichten zich wederzijds tot loyale uitvoering.

3. Afstemming toeristische promotie en algemene stadspromotie

Bij de toeristische promotie en de stadspromotie is high tech en high touch het leidend beginsel. De vakteams Communicatie en Cultuur, Kennis en Economie (CKE) stemmen hun activiteiten op elkaar af.

Voor de uitvoering van de MMT marketing en - promotieprogramma’s is er overleg met bedrijven en instellingen in de toeristische sector in het Toeristisch Platform Delft dat eenmaal per zes weken bij elkaar komt. De afstemming en planning van de promotieactiviteiten van Delft en het MMT op de korte en lange termijn vindt plaats in het maandelijks promotie- overleg bij het ZHBT.

De promotie en marketing op het gebied van toerisme in binnen- en buitenland concentreert zich op drie hoofdthema’s, namelijk Delfts Blauw, de Gouden Eeuw en Oranje. Op lokaal en regionaal niveau worden toeristen, Delvenaren, regiobewoners en zakenmensen gewezen op het complete scala aan activiteiten en voorzieningen op het gebied van evenementen, Kennisstad, kooptoerisme, recreatie, horeca-arrangementen, etc.

4. De overeenkomst met ZHBT

· Het ZHBT vervult in opdracht van de gemeente de centrale regiefunctie. De aansturing van de ZHBT gebeurt in het overleg van het Delfts Aktieplan Toerisme. Dit betekent niet dat ZHBT ook alles zelf uitvoert. ZHBT fungeert als hoofdaannemer die onderaannemers inschakelt als de Stichting Promotie Den Haag kan voor de buitenlandpromotie en de VVV Delft voor de gastheerrol.

De inschakeling van de Stichting Promotie Den Haag en de VVV Delft door de ZHBT is geregeld in aparte werkovereenkomsten. Deze werkovereenkomsten zijn als bijlage bij de uitvoeringsovereenkomst van ZHBT gevoegd.

· Jaarlijks presenteert ZHBT voor 1 juli een conceptbegroting en planning voor de marketing- en promotieactiviteiten van het komende jaar in het DAT-overleg.

· Voor 1 november stelt de gemeente jaarlijks het budget vast voor het komende jaar.

· De einddeclaratie over het voorafgaande jaar dient door ZHBT uiterlijk voor 1 april van het lopende jaar te worden ingediend.

· Het ZHBT vervult voor Delft ook de rol van lokale coördinator van het Geheim van Holland. Afstemming van MMT- en Geheim programma’s is hierdoor makkelijker.

Stuk 219 I pag. 4

5. De overeenkomst met VVV Delft

Met de invulling van de nieuwe rol van VVV Delft worden de sterke punten van VVV Delft optimaal benut. De nadruk ligt op de rol van gastheer, het verstrekken van informatie aan (potentiële) bezoekers van Delft en de follow-up activiteiten samenhangende met de MMT programma’s.

Het basissubsidiebedrag bedraagt ƒ 200.000,- per jaar. Voor 2001 en 2002 wordt een aanvullende subsidie verstrekt van resp. ƒ 112.500,- en ƒ 85.000,-. Op projectbasis kunnen extra vergoedingen worden afgesproken voor de uitvoering van specifieke projecten of activiteiten.

De subsidieovereenkomst betreft dus een basissubsidie voor 4 jaar, van 2001 t/m 2004 en een aanvullende subsidie voor 2 jaar, 2001 en 2002. Over eventuele aanvullende subsidie voor de jaren 2003 en 2004 zullen in 2002 afspraken worden gemaakt.

Na de besluitvorming over de zomernota is er in de MMT begroting jaarlijks fl. 250.000,- beschikbaar voor de subsidieverlening aan de VVV. Wij stellen voor het nog niet gedekte deel van de aanvullende subsidie voor de jaren 2001 en 2002 (groot respectievelijk ƒ 62.500,- en ƒ 35.000,-) te dekken uit de reserve ‘nutswinsten’.

Geen overeenstemming is bereikt over de volgende punten:

· de uitgangspunten van de gemeente voor het berekenen (schema “opbouw subsidie” punt 5 van dit voorstel) en verlenen van de subsidie. De VVV wijst deze af.

· de termijn waar binnen de VVV een aanvraag kan doen voor definitieve vaststelling van de subsidie (zie de voor u ter inzage gelegde subsidiebeschikking, punt V).

· het opzeggen en aanpassen van de uitvoeringsovereenkomst (zie de voor u ter inzage gelegde uitvoeringsovereenkomst, punt 1.2 en punt 1.9.).

Voor de VVV leidt deze overeenkomst (op basis van haar bijgestelde begroting) tot een begrotingstekort van ƒ 106.500,- voor de komende 2 jaren.

De VVV ziet zich de komende jaren geconfronteerd met onzekerheden, zoals invoering van de Euro, de vorming van de Regio-VVV’s (zie punt 2 van dit voorstel) en het opdrogen van de eigen reorganisatievoorziening, waarvan de (financiële) gevolgen voor de VVV Delft in 2002 beter zichtbaar zullen zijn. Het is derhalve logisch om gesprekken over eventuele aanvullende subsidies voor de jaren 2003 en 3004 op dat moment te hervatten en hierover afspraken te maken.

In 2002 zal de gemeente dus wederom in gesprek raken met de VVV, waarbij we er vanuit gaan dat deze gesprekken op dezelfde respectvolle maar kritische wijze gevoerd zullen worden als het afgelopen half jaar het geval is geweest.

Aan de overeenkomst liggen de volgende gemeentelijke uitgangspunten ten grondslag:

1. De documentatie- en informatietaak is een niet te ontkoppelen activiteit. Voor de uitvoering stelt de gemeente jaarlijks f. 170.000, - beschikbaar.

1. De advisering en PR van ‘eigen’ VVV producten betreft geen “Delft Promotie”. De gemeente wenst deze activiteit met +/- 50% te subsidiëren met een maximum van
ƒ 30.000,-.

Stuk 219 I pag. 5

1. De VVV opereert als ware zij een zelfstandig ondernemer met een sterk maatschappelijk engagement. Een aantal door de VVV gesignaleerde kostenstijgingen valt derhalve buiten de scope van de subsidiebeschikking. De gemeente komt de VVV tegemoet door het basissubsidiebedrag jaarlijks te laten toenemen met ƒ10.000,-.

1. De reserveringsactiviteiten dienen kostendekkend te zijn. De subsidie daarvoor wordt in 4 jaar afgebouwd; in 2001 en 2002 stelt de gemeente hiervoor ƒ 112.500,- en ƒ 75.000,- ter beschikking.

1. De begroting van de VVV vertoont een oplopend tekort; de subsidie van de gemeente is een dalende reeks. Om de subsidie te kunnen bepalen voor de jaren na 2002 zal een evaluatie van het functioneren van VVV in het kader van het MMT plaatsvinden over de jaren 2001 en 2002.

In de evaluatie zullen onder meer de volgende punten worden opgenomen

a) De mate waarin de VVV een pro-actieve houding etaleert in het belang van de Delftse toeristische sector.

b) De mate waarin de VVV met succes maatregelen heeft genomen voor het kostendekkend maken van de reserveringsactiviteiten.

c) De wijze van uitvoering van de uitvoeringsovereenkomst en de jaarlijks op te stellen werkplannen VVV-ZHBT.

d) De participatie van VVV in het DAT-overleg en het Toeristisch Platform Delft.

e) De mate van tevredenheid van klanten/opdrachtgevers van de VVV.

f) De ontwikkeling van het aantal informatieverstrekkingen en het aantal toeristen.

1. Op basis van het af te sluiten werkplan VVV-ZHBT kan de VVV participeren in projecten. Hiervoor zullen per project afspraken gemaakt wordt over de noodzakelijke vergoedingen.

Op basis van deze uitgangspunten heeft de gemeente de VVV het volgende subsidie voorstel gedaan.

Opbouw subsidie (voorstel gemeente):

	2001	2002
Basissubsidie
winkel en doc.& info	170.000	170.000
advies en PR	30.000	30.000
Indexering	0	10.000
Aanvullende subsidie
Reserveringen	112.500	75.000
aanvullende subsidie	0	0
Projectbudgetten	pm	pm
totaal subsidie	312.500	285.000

Stuk 219 I pag. 6

De VVV Delft gaat niet akkoord met deze uitgangspunten en opbouw maar accepteert gegeven de tijdsdruk wel de hoogte van de subsidiebedragen.

6. Toeristenbelasting

De gemeenteraad is 30 september 1999 akkoord gegaan met de verhoging van de tarieven van de toeristenbelasting van ƒ 3,- naar ƒ 4,- per hotelovernachting en van ƒ 0,90 naar
ƒ 1,20 per kampeerovernachting. Op verzoek van het overleg van het Delfts Actieplan Toerisme (DAT) stellen wij voor hier uit te spreken dat de verhoogde tarieven van 2001 tot 2004 op hetzelfde niveau blijven.

7. Voorstel

Onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie Cultuur, Kennis & Economie stellen wij u voor:

· akkoord te gaan met de bijgevoegde besluiten tot subsidieverlening van ZHBT en VVV Delft voor de periode van 1 januari 2001 t/m 31 december 2004. De subsidieverlening aan de VVV betreft een basissubsidie voor 4 jaar voor de periode 2001 t/m 2004 en een aanvullende subsidie voor 2 jaar voor de periode 2001 t/m 2002;

· akkoord te gaan het dekken (van het nog ongedekte deel) van de aanvullende subsidie voor de jaren 2001 en 2002 (groot respectievelijk ƒ 62.500 en ƒ 35.000) uit de reserve ‘nutswinsten’;

· akkoord te gaan met de uitvoering van een evaluatie van het functioneren van de VVV, na 2 jaar;

· akkoord te gaan met de bijgevoegde uitvoeringsovereenkomsten met ZHBT en VVV Delft;

· de verhoogde tarieven van de toeristenbelasting voor 2001, tot 2004 op het niveau van 2001 te houden;

· vast te stellen de 10^e wijziging van de gemeentebegroting voor het dienstjaar 2001;

· akkoord te gaan met het bijgevoegde concept raadsbesluit.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Delft,

H.M.C.M. van Oorschot ,burgemeester.

N. Roos ,secretaris.

Stuk 219 II

00/029192

De raad der gemeente Delft,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 5 december 2000;

b e s l u i t:

· akkoord te gaan met de bijgevoegde besluiten tot subsidieverlening van ZHBT en VVV Delft voor de periode van 1 januari 2001 t/m 31 december 2004. De subsidieverlening aan de VVV betreft een basissubsidie voor 4 jaar voor de periode 2001 t/m 2004 en een aanvullende subsidie voor 2 jaar voor de periode 2001 t/m 2002;

· akkoord te gaan het dekken (van het nog ongedekte deel) van de aanvullende subsidie voor de jaren 2001 en 2002 (groot respectievelijk ƒ 62.500 en ƒ 35.000) uit de reserve ‘nutswinsten’;

· akkoord te gaan met de uitvoering van een evaluatie van het functioneren van de VVV, na 2 jaar;

· akkoord te gaan met de bijgevoegde uitvoeringsovereenkomsten met ZHBT en VVV Delft;

· vast te stellen de 10^e wijziging voor het dienstjaar 2001;

· de verhoogde tarieven van de toeristenbelasting voor 2001 tot 2004 op het niveau van 2001 te houden;

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 december 2000.

,burgemeester

,secretaris