01/004496
Convenant
Gemeente Delft en de Stichting Openbare Bibliotheek Delft
periode:
van 1999 tot en met 2002.
A. Preambule
B. Looptijd
convenant
1.
Looptijd
2.
Overleg nieuw
convenant
C.
Bibliotheekbeleid
1.
Kerntaken
2.
Beleidsdoelen
D.
Bestaande
afspraken, bijgesteld als gevolg van “EZH-gelden”
1.
De
bezuiniging, de invulling en de bijstelling hiervan als gevolg van “EZH-gelden”
2.
Centralisatie;
afspraken worden geëffectueerd in de periode na 31 december 2002
3.
Flankerend
beleid
4.
Versterking en
vernieuwing informatiefunctie
5.
“EZH-gelden”
E.
Nieuwe afspraken
1.
Subsidiebedrag,
-betaling en -voorwaarden
2.
Prestatieafspraken
3.
Producten en
diensten
4.
Leveringsvoorwaarden
5.
Ontwikkeling
budgetsubsidiëring met prestatiemeting
F. Rapportage
G. Ondertekening
Convenant
Gemeente Delft en de Stichting Openbare Bibliotheek Delft
periode:
van 1999 tot en met 2002.
Ondergetekenden,
de Gemeente Delft, ten deze
vertegenwoordigd door de heer M. Mahler, wethouder,
hierna te noemen “Gemeente”,
en
de Stichting Openbare Bibliotheek
Delft, ten deze vertegenwoordigd door de heer ir. L.J. Pieterse en de heer mr.
J.A. Wagner, respectievelijk voorzitter en secretaris van het
stichtingsbestuur,
hierna te noemen “Bibliotheek”
komen op grond van de in de
preambule genoemde overwegingen de onderdelen B t/m F overeen:
Gemeente en Bibliotheek hebben
ooit eerder een overeenkomst afgesloten en wel voor het jaar 1991.
In de jaren 1992 – 1998 zijn de
afspraken vastgelegd in beschikkingen en het Jaarprogramma Maatschappelijke
Activiteiten (JMA).
De laatste jaren zijn de volgende
veranderingen ingezet:
a) bezuinigingstaakstelling
van ƒ 150.000 per jaar sinds 1999.
b) in de toekomst
nieuwe huisvesting in Zuidpoortgebied, op het Cultuurplein;
c) ontwikkeling
naar prestatieafspraken en budgetsubsidiëring;
d) eind maart
2000 is door de Gemeenteraad besloten middels de EZH-gelden ƒ2.000.000 te
investeren in de functie van de bibliotheek. Hierdoor is de
bezuinigingstaakstelling van punt a. tijdelijk opgeschort, nl. tot juni 2003.
De afspraken over de
veranderingen zijn in de volgende documenten vastgelegd:
a) het
subsidiebedrag per jaar in het Jaarprogramma Maatschappelijke Activiteiten
(JMA);
b) gemeentelijke
nota “Toekomstvisie Bibliotheek”; d.d. 23 februari 1999;
c) gemeentelijke
nota “Realisatie culturele voorzieningen Zuidpoort”; d.d. 30 maart 1999;
d) intentieverklaring
Bibliotheekbeleid; d.d. 25 maart 1999;
e) brief
wethouder A.P.A.M. Janssen aan het college; kenmerk 2395; d.d. 22 april 1999;
f) EZH-bestedingsvoorstellen “Investeren in de openbare bibliotheek” en
“Stimuleren van gebruik computer en internet”; najaar 2000;
g) Plan van
aanpak voor de biblioservice op wijkniveau; d.d. 5 september 2000.
Inhoud
convenant
Deze verschillende veranderingen
zijn de aanleiding om deze afspraken en daaruit voortvloeiende ontwikkelingen
samen te brengen in dit convenant. Onderdeel B bevat de looptijd van het
convenant, en onderdeel C geeft het
bibliotheekbeleid weer. De inhoud van de “bestaande” afspraken uit de
bovengenoemde documenten en de bijstelling hiervan als gevolg van de
“EZH-gelden” zijn in onderdeel D van dit convenant opgenomen. In de onderdelen
E en F zijn nieuwe afspraken
weergegeven. Het convenant eindigt met onderdeel G, de ondertekening.
1. Kerntaken
De Bibliotheek voert de volgende
kerntaken uit:
a) Media-aanbod:
het presenteren en uitlenen van materialen,
b) Raadpleegfaciliteiten:
het beschikbaar stellen van documentaire informatie,
c) Informatiebemiddeling:
het beantwoorden van informatievragen, signalering, voorlichting en advisering,
reservering van materialen, verwijzing naar derden,
d) Aanbod
aan onderwijs- en andere instellingen: het leveren van wissel- en
projectcollecties, gericht op groepen, inrichting en beheer van
schoolbibliotheken en gebruik van media in het onderwijs,
e) Leesbevordering:
het organiseren van leesbevorderende activiteiten voor jeugd, volwassenen,
onderwijs- en andere instellingen,
f) Bibliotheekeducatie:
het verzorgen van groepsinstructies in bibliotheek- en bronnengebruik,
organisatie van themabijeenkomsten, beschikbaar stellen van informatie over
eigen producten en diensten.
2. Beleidsdoelen
De beleidsdoelen van de Bibliotheek,
zijn vastgelegd in haar nota “De Bibliotheek van de toekomst, strategische
keuzen 1998-2002”.
D.
Bestaande afspraken, bijgesteld als gevolg van “EZH-gelden”
1. De
bezuiniging, de invulling en de bijstelling als gevolg van “EZH-gelden”
De jaarlijkse subsidie is met
ingang van 1999 ten opzichte van 1998 structureel met ƒ 150.000,= verminderd.
Op basis daarvan is de
Bibliotheek met de Gemeente, middels de intentieverklaring, het volgende
overeen gekomen:
a) Het filiaal
Tanthof is (per 1 september 1999) omgevormd tot jeugdfiliaal en servicepunt
volwassenen. Gedurende de convenantperiode is verder geen aanpassing te verwachten van de
dienstverlening in de filialen Tanthof en Voorhof/Buitenhof.
b) Het economisch
rendement van de dienstverlening aan scholen wordt verhoogd door een
tariefstijging van ƒ0,50 per leerling.
c) De incidentele
kosten 1999 (ƒ95.000) en de niet te realiseren bezuiniging in de periode 1999 -
2002 (4 maal ƒ35.000), totaal ƒ235.000, worden
in de eerstvolgende convenantperiode door de Gemeente op het subsidiebedrag
gekort.
Deze verlaging van de structurele
subsidie wordt ten laste van de ƒ 2.000.000 “EZH-gelden” opgeschort tot en met
de maand van het jaar waarin de centralisatie, genoemd in punt D.2., is
geëffectueerd. Hiermee vervallen de onder D 1a tot en met D 1c genoemde afspraken
en zijn de onder D 1a genoemde reeds uitgevoerde maatregelen per 1 juli 2000
teruggedraaid.
2.
Centralisatie; afspraken worden geëffectueerd in de periode na 31 december
2002.
In de intentieverklaring
Bibliotheekbeleid is het volgende overeengekomen:
a) De Gemeente
werkt positief mee aan de centralisatie van het bibliotheekwerk in Delft.
b) De Bibliotheek
verhuist naar het Cultuurplein in het Zuidpoortgebied, met als eerste optie het
pand aan de Zuiderstraat.
c) Het
ruimtebeslag van het bibliotheekwerk in Delft, inclusief de CD-uitleen en
exclusief de servicepunten, wordt 3900 m2.
d) De Gemeente
draagt de investeringskosten, inclusief (her)inrichtings- en verhuiskosten, van
de nieuwe centrale Bibliotheek.
e) De Gemeente
zorgt dat de huurkosten voor de Bibliotheek worden gemaximaliseerd op het
huidige niveau (ƒ660.000 met
indexering).
f) De Bibliotheek
draagt -na realisatie van de centralisatie en de servicepunten- filiaal
Voorhof/Buitenhof om niet over aan de Gemeente.
g) De Bibliotheek
verlaat filiaal Tanthof, na realisatie van de centralisatie en de
servicepunten.
h) De Gemeente
draagt zorg dat het Bibliotheekbestuur nauw betrokken wordt bij de keuze en
aansturing van de architect inzake de herhuisvesting aan de Zuiderstraat.
i) Productdefiniëring:
Bij realisatie van één centrale vestiging van de Bibliotheek en servicepunten
in de Gemeente wordt uitgegaan van tenminste 800.000 en gestreefd naar 900.000
uitleningen per jaar bij een ondergrens van 18.000 leden en een bovengrens van
19.000 leden en budgettair neutrale condities. Hierbij zij opgemerkt dat bij
servicepunten wellicht andere vormen van lidmaatschap aan de orde kunnen zijn.
3. Flankerend
beleid
a) Flankerend
beleid wordt ingevuld door het ontwikkelen en realiseren van
biblio-servicepunten in de wijken.
b) De Bibliotheek
neemt flankerend beleid op in de exploitatiebegroting. Hiervoor wordt met
ingang van het jaar van de centralisatie op jaarbasis minimaal ƒ250.000,=
gereserveerd.
In
2001 start de pilot biblioservice in de Wippolder. Deze pilot is een
gezamenlijk project van de Bibliotheek en de Gemeente met als doel de
dienstverlening van de Bibliotheek dichterbij de gebruikers te brengen en de
wijkbewoners te ondersteunen bij ICT-ontwikkelingen. De gezamenlijke
verantwoordelijkheid uit zich in de volgende
gezamenlijke taken: het maken van een invoeringsdraaiboek, het bijhouden
en communiceren van de voortgang en het resultaat van de pilot, het
ondersteunen van wijkbewoners bij het gebruik van internet, en het maken van de
tussenrapportages, evaluatie en conclusies van de pilot, die gevolgen heeft
voor de invoering op de andere wijkpunten.
De
Bibliotheek heeft als specifieke taken:
1.
het regelen en doen van de logistieke afhandeling in de
centrale Bibliotheek, op locatie en naar de mensen toe (de zgn.
internetbezorgdienst; het uitlenen en innemen van internetbestellingen);
2.
het beschikbaar stellen van een (decentraal) bestelsysteem,
mede via de site van de Bibliotheek;
3.
het verschaffen van digitale/electronische informatie over
de collectie op decentrale punten, mede via de site van de Bibliotheek;
4.
het opzetten van een gebruikersvolgsysteem;
5.
het actueel houden van de leestafel;
6.
het zorgdragen voor de sprinter-service.
De
te behalen resultaten van de pilot biblioservice Wippolder zijn:
· van de
geregistreerde gebruikers (Bibliotheekleden) gaat op jaarbasis 10 % meer
gebruik maken van internettransacties;
· door het
toenemend aanbod van informatievoorziening vindt 2 % toename van het
bibliotheekbezoek plaats (zowel uitleenfunctie als informatiefunctie). Dit
geldt in de pilot voor het percentage bezoeken in het wijkcentrum;
· de
zelfredzaamheid van de bezoeker/gebruiker neemt toe; thans heeft 80 % van de
bezoekers geen hulp nodig; analoog aan punt 1 zou dat moeten groeien naar 88 %;
· de
tevredenheid van de bezoeker neemt toe.
De
huidige cijfers zijn via de nulmeting biblioservice berekend.
De
evaluatie door de Gemeente en de Bibliotheek van de pilot biblioservice vindt
plaats in het voorjaar van 2002. Dit gebeurt op basis van een nieuwe meting. De
looptijd van de pilot is 1 jaar.
4. Versterking
en vernieuwing informatiefunctie
De Gemeente wil de Bibliotheek
ondersteunen in het ontwikkelen van de informatiefunctie. De Gemeente
subsidieert deze informatiefunctie via Delft Kennisstad met een éénmalig bedrag
van ƒ150.000,=, die de Bibliotheek in twee gelijke delen ontvangt in 1999 en
2000.
5.
“EZH-gelden”
De
“EZH”-gelden voor de Bibliotheek bedragen ƒ 2.000.000. Voor de structurele
jaarlijkse subsidievermindering van ƒ 150.000 per ingang van 1999 is
ƒ 605.000 van de “EZH-gelden” gereserveerd tot 1 juli 2003. Indien er
sprake is van een overbruggingsperiode tussen het daadwerkelijk plaatsvinden
van de centralisatie en 1 juli 2003 (de geplande
datum van centralisatie), moeten er hierover in het volgende convenant tussen
de Bibliotheek en de Gemeente nadere afspraken gemaakt worden over de
financiële en personele consequenties hiervan voor de Bibliotheek en de
Gemeente.
Voor
het inrichten van de biblioservice op zes wijkpunten in de verschillende
Delftse wijken heeft de Bibliotheek een bedrag van ƒ 750.000 nodig.
Hiervan is ƒ 110.000 bestemd voor de pilot Wippolder.
ƒ 90.000
van de EZH-gelden is uitgetrokken voor het inrichten van thematische
informatiepunten in de Centrale Bibliotheek.
De
gelden worden gefaseerd door de Gemeente aan de Bibliotheek overgemaakt. Dit
wordt geregeld middels beschikkingen.
Het
resterende bedrag van de EZH-gelden (ƒ 555.000) valt buiten dit convenant.
Dit bedrag is bedoeld voor de overige -door de Gemeente gecoördineerde-
activiteiten, gekoppeld aan de biblioservice.
1. Subsidiebedrag,
-betaling en -voorwaarden
a) De reguliere
subsidie aan de Bibliotheek bedraagt met ingang van 1999 ƒ 3.198.930,=,
hierin is de subsidievermindering genoemd in paragraaf D1 verrekend. Vanaf 1
Juli 2000 is deze verlaging van de structurele subsidie opgeschort tot en met
de maand van het jaar waarin de centralisatie is geëffectueerd.
b) Jaarlijks past
de Gemeente het regulier subsidie voor loon- en prijsstijgingen aan met het
subsidieaccrès, dat de Gemeenteraad bij de begrotingsbehandeling voor het
nieuwe jaar vaststelt.
c) De Gemeente
bevoorschot aan het begin van ieder kwartaal een vierde deel van de subsidie.
d) De Bibliotheek
dient jaarlijks een begroting met subsidieaanvraag in vóór 1 mei van het
jaar voorafgaand aan het jaar, waarop de begroting en de
subsidieaanvraag betrekking hebben.
e) De Bibliotheek
legt jaarlijks een financieel verslag met accountantsverklaring alsmede een
activiteiten-verslag over vóór 1 mei van het jaar volgend op het jaar waarop
het financieel verslag betrekking heeft.
f) De Bibliotheek
en de Gemeente laten -ten gevolge van de invoering van de budgetsubsidie
gerelateerd aan prestatieafspraken- een fiscale toetsing uitvoeren.
2. Prestatieafspraken
Gedurende de
convenantperiode wordt voorlopig de
mate van gebruik van de Bibliotheek als uitgangspunt genomen voor de
prestatieafspraken. Die mate van gebruik wordt vooralsnog gerepresenteerd door
het aantal uitleningen en het aantal ingeschreven leden.
|
|
Aantal leden |
Aantal uitleningen |
|||||
|
Jaar |
Jeugd t/m 15 jaar |
Volwassenen |
Totaal |
Jeugd t/m 15 jaar |
Volwassenen |
Totaal |
|
|
1999 |
8.442 |
14.550 |
22.992 |
309.981 |
498.391 |
808.372 |
|
|
2000 |
8.464 |
14.590 |
23.054 |
304.925 |
477.174 |
782.099 |
|
|
2001 |
8.500 |
14.700 |
23.200 |
310.000 |
473.000 |
783.000 |
|
|
2002 |
8.500 |
14.900 |
23.400 |
310.000 |
465.000 |
775.000 |
|
De aantallen zijn geactualiseerd
voor de jaren 1999 en 2000. De
aantallen wijken af van de verwachte aantallen voor de situatie na 2002, zoals
aangegeven in paragraaf D2 (gebaseerd op ontwikkelingen tot 1998) en de
afspraken in het JMA 2000. De verwachting is nu dat het aantal uitleningen in
de convenantperiode afneemt vanwege de toename in keuzemogelijkheden van
vrijetijdsbesteding (een landelijke trend vanaf 1997). Het aantal gebruikers
neemt enigszins toe omdat de nieuwe media nieuwe bibliotheekbezoekers
aantrekken.
3. Producten en
diensten
De producten en diensten die de
Bibliotheek in de convenantperiode levert staan vermeld in de bibliotheeknota
‘De Bibliotheek van de toekomst, strategische keuzen 1998 - 2002”.
4.
Leveringsvoorwaarden
a) Het aantal openingsuren per week van de vestigingen bedraagt sinds 1
oktober 1999; Centrale Bibliotheek 36 uur, filiaal Voorhof/Buitenhof 24 uur en
filiaal Tanthof 18 uur - alle vestigingen samen 78 uur. Vanaf 1 Juli 2000 is
het aantal openingsuren voor het filiaal Tanthof teruggebracht naar het aantal van voor oktober 1999: 24,5 uur per
week.
b) De Bibliotheek stemt binnen dit aantal, de openingstijden zo goed
mogelijk af op de wensen van de gebruikers. Uitbreiding van uren geschiedt
alleen indien daarvoor binnen de begroting middelen beschikbaar zijn.
a) In
samenwerking met het gemeentelijk vakteam CKE doet de Bibliotheek onderzoek
naar het na 2002 in te voeren (gedeeltelijk) budgetsubsidie met prestatiemeting
en de wijze waarop hiermee en met de mogelijke afrekening van de budgetsubsidie
omgegaan wordt in het convenant na 2002.
b) In het
onderzoek wordt nagegaan op basis waarvan prestatieafspraken gemaakt kunnen
worden en op welke wijze de resultaten van de beleidskeuzen van de Bibliotheek
effectief gemeten en gevolgd kunnen worden. Hierin worden meegenomen de
onderzoeksresultaten naar aanleiding van de pilot Biblioservice.
d) Uiterlijk in
het najaar 2001 worden de resultaten van dit onderzoek in een gezamenlijk
advies van het vakteam CKE en de Bibliotheek voorgelegd aan degenen die het
convenant voor de periode na 2002 voorbereiden.
F.
Rapportage
De
Bibliotheek neemt het verloop van de prestatieafspraken en de vorderingen in
het onderzoek naar de invoering van outputgerichte budgetfinanciering op in
haar jaarverslag.
G.
Ondertekening
Aldus overeengekomen en in
drievoud getekend,
Delft, 30 maart 2001
Namens de Gemeente Delft, namens
de Bibliotheek,
De heer M. Mahler De
heer ir. L.J. Pieterse
wethouder van cultuur, jongerenbeleid en ICT. voorzitter stichtingsbestuur
De
heer mr. J.A. Wagner
secretaris
stichtingsbestuur.