Evenementenbeleid gemeente
Delft 2000 en 2001
Evaluatie Uitvoeringsregeling
Het huidige evenementenbeleid
is door de gemeenteraad in 1999 en 2000 in 2 fasen vastgesteld. In september
1999 werd een startnota vastgesteld, waarin de kaders voor een verdeling in A-
en B-evenementen met daarbij behorende criteria, een evenementenfonds (reserve
evenementen) met daarin een jaarlijkse
storting en een evenementencommissie. Voor deze storting wordt een bedrag van
ƒ 250.000,= in het kader van het Meerjaren Marketingplan Toerisme en een
bedrag van ƒ 100.000,= vanuit de incidentele subsidiebudgetten voor
recreatieve en culturele evenementen jaarlijks aan de reserve toegevoegd. Voor
de uitvoering werd de benoeming van één aanspreekpunt voor de
evenementenorganisaties gepland. Volgens de startnota zou in het eerste
kwartaal van 2002 worden geëvalueerd.
In januari 2000 werd door de
raad een Uitvoeringsregeling Activiteitensubsidie Stedelijke Evenementen
vastgesteld, waarin bovenstaande punten werden uitgewerkt.
Na ruim anderhalf jaar is er
voldoende reden om de werking van de
Uitvoeringsregeling te evalueren.
Categorie B-evenementen
De criteria van de
B-evenementen zijn geformuleerd in een achttal punten en staan vermeld in de
Uitvoeringsregeling. In het voorjaar van 2000 werden evenementenorganisaties
uitgenodigd zich te melden voor de B-status. Hiervan hebben zes organisaties
gebruik gemaakt:
Het Delft Chamber Music
Festival
Het Afrikaans Muziekfestival
Delft
De Delftse Boekenbende
De Mooi Weer Spelen
Taptoe Delft
Westerpop
In december 2000 werd door de
gemeenteraad aan het Delft Chamber Music Festival en de Mooi Weer Spelen de
B-status verleend.
Evaluatie
Hoewel in de procedure niet
verplichtend omschreven heeft het college aan de Evenementencommissie advies
gevraagd over deze aanvragen.
Deze gaf slechts over twee
evenementen een positief advies, namelijk het Delft Chamber Music Festival en
de Mooi Weer Spelen. Alle andere aanvragen voldeden naar de mening van de
Evenementencommissie niet in voldoende mate aan de criteria[1].
In de gemeenteraad van december 2000 hebben deze beide evenementen de B-status
verkregen voor de periode van 2001 tot en met 2004. Momenteel worden met beide
organisaties besprekingen gevoerd over de af te sluiten intentieverklaring.
Beide evenementen zullen de komende vier jaren een subsidie van maximaal
ƒ 50.000,= ontvangen.
De ervaring is te kort om dit
traject nu al te evalueren.
Begin 2002 zal opnieuw worden
bezien of een ander evenement in aanmerking kan komen om de B-status te
verkrijgen.
|
Commentaar en aanbeveling
Evenementencommissie |
|
De Evenementencommissie
vindt dat de criteria, zoals omschreven van A tot met H scherper en
duidelijker van elkaar onderscheiden zouden kunnen worden geformuleerd. De commissie vraagt zich af
of alle criteria even zwaar moeten worden gewogen. Zij beveelt aan hierin een
rangorde aan te brengen of analoog aan de criteria van de categorie
A-evenementen onderscheid te maken tussen criteria waaraan de aanvraag moet
voldoen en criteria, waaraan de aanvraag in voldoende mate moet voldoen. De twee nu benoemde
B-evenementen verschillen overigens in soort en doelgroep zeer van elkaar. De Evenementencommissie
heeft behoefte aan een scherpere omschrijving van het begrip “evenement” en
komt hierop terug bij de categorie A-evenementen. Voor de B-evenementen vindt
de commissie dat de gemeente aantoonbaar moet maken wat de inbreng van de
gemeente is op het gebied van promotie, faciliteiten en vergunningen. Zij
vindt dit niet transparant genoeg. |
Conclusies
De aanbeveling van de
Evenementencommissie om de criteria te herformuleren wordt overgenomen, zij het
niet onmiddellijk. Aan de gemeenteraad zal in december 2001 een
tekstwijzigingsvoorstel worden gedaan, aan de hand waarvan in 2002 volgens
procedure één evenement de benoeming tot de B-status kan verwerven. Voor de
huidige B-evenementen blijven de huidige criteria van toepassing.
Categorie A-evenementen
De criteria, waaraan
aanvragen voor een A-evenement moet voldoen staan vermeld in de Startnota en de
Uitvoeringsregeling.
Er zijn 3 criteria, waaraan
een aanvraag moet voldoen en 4 criteria, waaraan een aanvraag in voldoende mate
moet voldoen.
Evaluatie
Voor het jaar 2000 was voor
de grote subsidieronde nog geen evenementencommissie geïnstalleerd, zodat de
aanvragen werden voorzien van een ambtelijk advies. De aanvragen voor de grote
ronde 2001 werden wel door de Evenementencommissie van een advies voorzien. In
de daaraan voorafgaande periode had deze commissie zich al kunnen inleven in
een tweetal kleine subsidierondes.
Het is opmerkelijk om te
constateren dat een klein aantal aanvragen dat in 2000 vanuit ambtelijke zijde
wel van een positief advies werd voorzien, het een jaar later in de
Evenementencommissie niet haalde. Er werd sterk gekozen voor een ponds-ponds
verdeling van het beschikbare budget. De Evenementencommissie kijkt vooral op
een bepaalde manier naar een aanvraag voor een evenement in serie, gespreid in
tijd, bijvoorbeeld voor een heel seizoen, waarvoor één inhoudelijke en
financiële aanvraag wordt gedaan. Zij vindt dit geen evenement. Een evenement
dat meerdere dagen aaneensluitend duurt wordt door de commissie wel als een
evenement beschouwd. De Evenementencommissie beveelt een dergelijke aanvrager
aan één onderdeel van een dergelijke seizoensserie, dat dan in bijzonderheid
boven de andere moet uitkomen, voor evenementensubsidie aan te vragen. Het
college nam deze adviezen over.
In de Uitvoeringsregeling
staat in art. 1.1 onder de begripsomschrijvingen een definiëring van het begrip
evenement[2]:
“
Een publieke activiteit, die zich richt op culturele manifestatie. Een
evenement dient een gevoelswaarde van een feest of festival te hebben. Het
evenement dient in principe voor iedereen toegankelijk te zijn; het heffen van
toegangsprijzen valt buiten deze beperking. Een evenement dient minstens een
stedelijke uitstraling te hebben en gericht te zijn op de hele stad.
Wijkgerichte activiteiten worden uitgesloten voor subsidies uit het
evenementenfonds.”
In de Algemene Plaatselijke
Verordening wordt een evenement beschreven als “elke voor publiek toegankelijke
verrichting van vermaak” waarna enkele uitzonderingen worden genoemd, zoals.
bioscoopvoorstellingen, markten en andere.
Uit de adviezen van de
Evenementencommissie is af te lezen dat deze soms grote moeite heeft om aan de
hand van de criteria een heldere afweging te maken. Ook het begrip stedelijke
uitstraling verdient nadere uitwerking.
De Evenementencommissie heeft
tot op heden geen gebruik gemaakt van het instrument “prioriteit”. Door de
aanvragen in een bepaalde volgorde te zetten van meest gewenst tot minst
gewenst kan men in het af te geven advies de keuze over wel of niet honoreren
gemakkelijker maken. Men zou door prioriteitenstelling de hoogst scorende
aanvragen van een positief advies kunnen voorzien en lager scorende afwijzen.
De toegewezen aanvragen krijgen dan de volledige begrote tekorten als subsidie.
De Evenementencommissie heeft
ook meer instrumenten nodig om tot een afgewogen advies te komen. De commissie
meet de kwaliteit van het evenement aan de hand van de programma-beschrijving
en laat dit in het advies zwaar meewegen. Eigenlijk is er maar één criterium waaraan de aanvragen echt worden
getoetst: het evenement heeft stedelijke uitstraling of heeft die niet. In het
eerste geval komt de aanvraag in aanmerking voor subsidie, wanneer aan de
tweede en de derde verplichte voorwaarden wordt voldaan.
En bij de spreiding in tijd
kunnen er factoren zijn die -soms achteraf- er toe leiden dar er ten onrechte
subsidie is gegeven. Er zijn bijvoorbeeld ook evenementen zonder subsidie.
Hierop is moeilijk te sturen. Een vergunning (binnen het kader van openbare
orde en veiligheid) weigeren, omdat er een ander festival (van dezelfde soort)
gesubsidieerd plaatsvindt, is binnen de huidige verordeningen niet mogelijk.
Bovendien is het niet
verstrekken van subsidie niet altijd reden om een evenement niet door te laten
gaan. Kortom uitsluitend aansturen op het criterium “spreiding in tijd” is
lastig en arbitrair.
Een mogelijke manier om
hierop te sturen is te beoordelen of aanvragen voor subsidie passen in een
evenementenjaarplan dat ontstaat door alle bij de gemeente bekende evenementen,
gesubsidieerd en ongesubsidieerd, in een kalender te plaatsen. Deze kalender,
die bij iedere aanvraagronde met nieuwe aanvragen wordt aangepast, dient een
evenwichtig beeld te geven van over het jaar en de seizoenen verdeelde
evenementen. Dit evenwicht mag niet worden verstoord door ongewenste
concentratie van dezelfde soorten van evenementen in een kort tijdsbestek, het
ongewenst gelijktijdig plaatsvinden van meerdere evenementen, ook wanneer deze
evenementen zich onderscheiden van soort, of wanneer deze evenementen elkaar
door allerlei omstandigheden (geluid, grote publiekstoeloop, concurrentie)
verstoren.
Ook een niet goede inhoudelijke
beschrijving kan niet altijd doorslaggevend zijn om een subsidie niet te
verstrekken. Art 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht verplicht de
subsidieverstrekker de aanvrager de gelegenheid te geven een aanvraag, die
onvoldoende informatie biedt, binnen een per geval te stellen termijn aan te
vullen.
Doelgroepen
Waarom wil een stad
evenementen? En voor welke doelgroep wil een stad evenementen? Waarom is een
stad bereid geld te steken in een evenement?
Primair geldt hiervoor het
volgende. Een evenement maakt mensen “blij”, of het nu gaat om de
organisatoren, de deelnemers of de bezoekers.
Het organiseren geeft binding
onder elkaar, maar ook binding met de stad en de bezoekers (bewoners of gasten
van elders). De bezoekers zullen met genoegen een evenement meemaken.
Een evenement gedraagt zich
als een kernpunt voor secundaire activiteiten.
Dat geldt voor alle hierboven
genoemde groepen. De organisatoren zullen zich buigen over nieuwe ideeën voor
een volgende versie van het evenement en betrekken daar anderen bij. De
bezoekers, of het nu inwoners of bezoekers zijn, verblijven gedurende langere
tijd op en rond de evenementenplek, mar ook elders in de stad. Een langer
verblijf in de stad door een evenement behoort tot de mogelijkheden. Bezoekers
van buiten kunnen de stad opnieuw bezoeken vanwege gerezen belangstelling.
Evenementen dragen wezenlijk
bij aan de promotie van een stad. De naam van de stad wordt verbonden aan een
evenement en het draagt bij aan het imago van de stad.
Het is nodig dat alle betrokkenen
bij een evenement zich afvragen voor welke doelgroep het evenement wordt
georganiseerd. Dat geldt ook voor de subsidiegever bij de afweging of men wel
of geen subsidie wil geven aan een evenement bedoeld voor die doelgroep. Dit
moet dan in de vraagstelling wel duidelijk zijn.
De doelgroepen zouden op de
volgende manier kunnen worden ingedeeld:
Evenementen: het beleid van
de stad en city-marketing
Het hoofddoel van een
evenement is het vermaken/verrijken van de doelgroep.
Als die doelgroep inwoners
van de stad is, is dat op zich een reden van de gemeente om de organisatie van
evenementen te willen stimuleren.
Als de doelgroep van een
evenement bezoekers is, zullen de secundaire effecten van een evenement reden
tot subsidie zijn.
De stad heeft een
city-marketingbeleid, al dan niet expliciet omschreven en in ontwikkeling.
City-marketing houdt in dat de stad, met zijn specifieke eigenschappen en
sterke punten, zich met name richt op die deeldoelgroepen waarvoor de stad het
meest interessant is[3].
Dit geldt niet alleen voor
bezoekers, maar ook voor bedrijven en bewoners.
Voor dit beleid stelt de
gemeente geld beschikbaar. Hiervan worden projecten uitgevoerd die moeten
bijdragen aan het stimuleren van de doelgroepen om naar Delft te komen, of in
Delft te blijven. Projecten als stadspromotie [4],
maar bijvoorbeeld ook de ontwikkeling van bedrijventerreinen,
Kennisstadprojecten, herinrichting van de binnenstad, restauratie van
monumenten, stimuleren van kunst en cultuur. Verschillende producten worden
ontwikkeld en marketinginstrumenten worden ingezet om de stad interessant te
maken en onder de aandacht te brengen van de deel-doelgroepen.
Evenementen zijn in dit
beleid ook een middel.
Ze maken de stad
interessanter en dragen bij aan de promotie van de stad.
Om te zorgen dat
gemeentebeleid en beperkte middelen niet versnipperen, zou het wenselijk zijn
dat evenementen aansluiten bij dit beleid.
·
Vanuit de organisatie
van evenementen, omdat zo de kans op het bereiken van een zo groot mogelijk
aantal bezoekers is het grootst is. De doelgroep voor het evenement is al in
die stad aanwezig of wordt door allerlei marketing- en promotieacties al naar
de stad gehaald. De organisatie van het evenement kan eenvoudig bij de
promotieacties aansluiten. Het evenement is aantrekkelijk voor sponsors, omdat
de doelgroep van het evenement eveneens de doelgroep van de gehele stad is.
·
Vanuit de gemeente,
omdat de middelen die beschikbaar worden gesteld voor het evenement, bijdragen
aan het gemeentebeleid. Het evenement haalt de ‘juiste’ bewoners/bezoekers naar
de stad.
·
Vanuit de stad, omdat
een evenement dan een doelgroep aantrekt, waar men zich met de instelling of
onderneming (museum, winkel, horeca) in de stad al op richt. De secundaire
effecten (horeca, museum, winkelbezoek etc.) zijn het grootst omdat het
reguliere aanbod van de stad past bij de doelgroep die op het evenement afkomt.
Om deze aanpak te kunnen
realiseren, is het noodzakelijk de gekozen doelgroepen en de onderscheidende
eigenschappen van het product Delft, concreet en helder te hebben.
Voor een aantal deelproducten
en deeldoelgroepen is dit voor Delft al vast omschreven.
De doelgroep ‘bezoekers’ is
omschreven in het Meerjaren Marketingplan Toerisme.
In het strategisch plan Delft
Kennisstad wordt helder beschreven welke doelgroep ‘bedrijven’ Delft graag
binnen de grenzen wil hebben.
Hoewel Delft zich nog niet
expliciet heeft uitgesproken wat betreft bewoners, kan uit bovenstaande
doelgroepen wel iets worden afgeleid. De werknemers van de bedrijven zijn
immers voor een deel bewoners van de stad. Zo heeft Delft relatief erg veel
hoger-opgeleiden. Daarnaast kan een stad om uiteenlopende redenen op bepaalde
tijden, tijdelijk, specifieke doelgroepen of aan bepaalde thema’s meer aandacht
geven.
Criteria voor citymarketing
Om evenementen hun rol te
kunnen laten vervullen in dit beleid, zullen criteria voor city-marketing moeten worden toegevoegd aan de
kwaliteitscriteria die al beschreven zijn.
Deze aanvullende
criteria/subsidievoorwaarden kunnen zijn:
·
De doelgroep van het
evenement moet aansluiten bij een van de doelgroepen uit het
city-marketingplan.
·
Een ‘uitstraling’ van
het evenement moet aansluiten bij het imago dat de stad wil hebben bij de
doelgroep waar het evenement zich op richt, omschreven in city-marketingplan.
·
De spreiding van het
totaal aan evenementen moet zowel uitgebalanceerd zijn in de tijd, als in de
doelgroepen die er mee bereikt worden; alle doelgroepen moeten aan hun trekken
komen.
·
De promotie van het
evenement moet aansluiten bij de totale stadspromotie.
·
Bij gelijktijdig
plaatsvinden van meerdere (al dan niet gesubsidieerde) evenementen, moeten deze
zich op dezelfde doelgroep richten en mogen elkaar niet storen.
·
Hoogte van de
gemeentesubsidie in verhouding tot de kwaliteit van het evenement en kwantiteit
van het aantal bezoekers (primair effect) en/of de te verwachten secundaire
effecten van het evenement, moet meewegen in de subsidietoekenning.
|
Commentaar en aanbeveling
Evenementencommissie |
|
De Evenementencommissie is bereid bij te dragen aan het formuleren
van meer criteria, waaraan een
evenement moet of in voldoende mate moet voldoen. Bij dit laatste gaat het
ook om richtinggevende criteria aan de hand waarvan de commissie kan afwegen. De
Evenementencommissie vraagt zich af
hoe om te gaan met “het herhalend karakter” van evenementen, zowel binnen een
seizoen, als over meerdere jaren. Hoe treedt verandering op in programmering?
Of hoe bewerkstelligt men dat? Belangrijk vindt men in dit kader de
“herkenbaarheid” van het evenement. De commissie zou het begrip
cultuur-historisch breder willen omschreven willen hebben. Zij vraagt aandacht voor de
laagdrempeligheid van evenementen. De Evenementencommissie zou
niet willen komen tot een maximum bedrag aan subsidie per evenement per jaar. Er dient een grote
spreiding te zijn in soorten evenementen. Maar omdat er bij de
A-evenementen zo veel verschillende soorten aanvragen zijn, is het moeilijk
om met de bestaande criteria een goed advies te geven. Er komen aanvragen vanuit
de sectoren cultuur, sport en recreatie. De gemeente geeft structurele
subsidie aan diverse instellingen voor podiumkunsten. Daarvoor is geen
flexibel budget voorhanden. Daardoor worden aanvragen, waarvoor het de vraag
is of het een evenement betreft en die bijvoorbeeld wel binnen podiumkunst
zouden passen, afgewezen. Ook literatuur is hierin een knelpunt. Het beleid rond de
“verklaringen van geen bezwaar” kan beter omschreven worden. Hoe kan er
gestuurd worden op evenementen, waarvoor geen subsidie wordt aangevraagd? De
Evenementencommissie ziet het belang in van een beter omschreven beleid. De Evenementencommissie
raadt aan bij de voorlopige beschikking een evaluatieformulier mee te sturen
dat moet worden ingevuld bij het verzoek tot vaststelling van de subsidie (na
afloop van het evenement). De gemeente dient beter te
communiceren naar de binnenstadsbewoners over op handen zijnde evenementen. De commissie heeft geen
problemen met het negeren van adviezen door het college van B&W, zoals
bijvoorbeeld in de zaak van de Afrikaanse festivals. |
Conclusies
Er is reden om de criteria
voor Delft aan te scherpen of uit te breiden. Het gaat er dan om de
doelstelling van het evenement concreter zichtbaar te maken in de
programmabeschrijving in de aanvraag en deze te kunnen meten. Dit kan door een scherpere vraagstelling in het
aanvraagformulier. De Evenementencommissie dient dan over een instrument te
beschikken om deze doelstelling te toetsen aan de hand van meetpunten, hoe de
criteria op eenvoudige wijze kunnen worden toegepast. Daarbij moeten naast de
culturele en sportieve of recreatieve belangrijke argumenten, die uit de
programmabeschrijving naar voren komen, aspecten op de beleidsgebieden van
city-marketing, toerisme, en de Delft Kennisstad strategie worden meegewogen.
De te beoordelen aanvragen
voor subsidie moeten passen in een evenementenjaarplan dat ontstaat door alle
bij de gemeente bekende evenementen, gesubsidieerd en ongesubsidieerd, in een
kalender te plaatsen. Deze kalender, die bij iedere aanvraagronde wordt
aangepast, dient een evenwichtig beeld te geven van over het jaar en de
seizoenen verdeelde evenementen. Dit evenwicht wordt niet verstoord door
ongewenste concentratie van dezelfde soorten van evenementen in een kort
tijdsbestek, het ongewenst gelijktijdig plaatsvinden van meerdere evenementen,
ook wanneer deze evenementen zich onderscheiden in soort of doelgroep, of
wanneer deze evenementen elkaar door allerlei omstandigheden (geluid, grote
publiekstoeloop, concurrentie) verstoren.
In het jaar 2002 zal het
veertigste lustrum van de VOC gevierd worden. In zo’n “themajaar” worden
allerlei, deels extra, activiteiten ontwikkeld. Zo waren in 1996 een
Vermeerjaar of het feest ter gelegenheid van het 750-jaar hebben van
stadsrechten en Cultuurstad 1996 themajaren. Om voor de komende jaren enige
financiële armslag te hebben zal worden bekeken of het wenselijk is hiervoor in
of naast het evenementenfonds een soort spaarpot aan te leggen.
De Evenementencommissie zal
worden aangeraden prioriteitstelling als instrument te gaan gebruiken.
Met het vakteam TOR zal
worden overlegd over een nadere formulering van het stelsel voor het afgeven
van “verklaringen van geen bezwaar evenementen”.
Het aanspreekpunt evenementen
Dit aanspreekpunt evenementen
is tot op heden nog niet gerealiseerd. Na de gemeentelijke reorganisatie is het
vakteam Toezicht Openbare Ruimte gevormd, waar veel taken die samenhangen met
de organisatie van evenementen bij elkaar komen. Te denken valt aan het
verlenen van vergunningen voor evenementen, milieu- en geluidscontrole,
parkeren en het verzorgen van de energievoorzieningen, Vanuit het vakteam CKE
zijn gesprekken gevoerd over het overnemen van taken van CKE, die met de
aanvraagprocedure voor evenementen te maken hebben. Deze gesprekken hebben nog
niet geleid tot het gewenste resultaat.
Inzet is dat de hele
aanvraagprocedure voor evenement van bekendmaking en verzending van
aanvraagformulieren tot en met het ontvangen van de ingevulde formulieren naar
TOR wordt overgeheveld.[5]
De adviesprocedure en de voorbereiding tot het nemen van een collegebesluit zal
dan bij CKE plaatsvinden.
Evenementen kunnen –vooral
bij binnenstadbewoners- enige overlast geven. Hierbij is waar mogelijk goede
communicatie vooraf wenselijk.
In de uitwerkingsnota werd er
vanuit gegaan dat dit aanspreekpunt geheel of gedeeltelijk door een ambtenaar
zal worden verzorgd. Hiervoor zou jaarlijks een maximaal bedrag van
ƒ 30.000,= (€ 13.631,41) uit de reserve Evenementen beschikbaar
worden gesteld.
Conclusie
Gesprekken tussen vakteam CKE
en TOR vervolgen met als doel het aanspreekpunt te realiseren.
Promotie van evenementen.
Het vakteam Communicatie
verzorgt een evenementenkalender.
Binnen het vakteam Cultuur,
kennis en economie bevinden zich de beleidsvelden cultuur en citymarketing.
Samen met het vakteam Communicatie zetten deze drie de begeleiding van
gesubsidieerde, maar ook ongesubsidieerde evenementen op. Daarbij dient de
intentie van de uitwerkingsnota als leidraad.
Op affiches en in
programmaboekjes zal gebruik van gemeentelijke logo’s worden gestimuleerd en
mogelijk worden afgedwongen. Daarbij valt te denken aan zowel de logo’s van
Delft Kennisstad als van De andere Kleuren van Delft.
De drie vakteams Toezicht
Openbare Ruimte, Communicatie en CKE zouden een platform van overleg en
aansturing voor evenementenbeleid kunnen vormen. TOR verzorgt daarin naast
toezicht de loketfunctie voor aanvragen van vergunningen en subsidie. CKE
handelt de aanvragen af, regelt de subsidieprocedure en verzorgt samen met Communicatie
binnen de ambtelijke mogelijkheden enige
nazorg over alle evenementen op het gebied van promotie en communicatie.
Conclusie
Belangrijk is dat
evenementenorgansiaties worden benaderd over de communicatie. Ook de
communicatie aan bewoners en ondernemers over de gevolgen van evenementen
(parkeren, wegafzettingen, geluid) verdient meer gemeentelijke aandacht.
Financiën
De reserve evenementen (het
Evenementenfonds) wordt jaarlijks gevoed door een bedrag vanuit de
gemeentebegroting.
De jaarlijkse subsidiebudgetten
voor Delftse culturele evenementen en recreatieve evenementen worden door
middel van een zinsnede in het Jaarprogramma Maatschappelijke Activiteiten
overgeboekt en toegevoegd aan deze reserve.
De door de raad vastgestelde
criteria voor de A- en de B-evenementen worden toegepast op de
subsidieverstrekking.
Voor het jaar 2001 tot en met
2004 hebben 2 evenementen de B-status verkregen. Het voor een derde B-evenement
gereserveerde bedrag van ƒ 50.000,= is voor het jaar 2001 toebedeeld aan
het African Music Festival Delft.
Voor alle subsidierondes is
een subsidieplafond bepaald. Belangrijk voordeel hiervan is dat bij de
subsidieverdeling aan de aanvragers die voldoen aan de criteria de beschikbare
subsidie ponds-ponds kan worden verdeeld. Afwijken van de gevraagde subsidie is
in zulke gevallen namelijk moeilijk. Bij de kleine subsidierondes is ook het
maximum aantal te subsidiëren evenementen bepaald.
Subsidieverdeling behoeft
niet plaats te vinden wanneer de Evenementencommissie door middel van prioritering
alleen de beste en hoogst scorende evenementen een positief advies geeft.
Voor de vaststelling van de
subsidies zal een evaluatieformulier worden ontwikkeld.
Samenvatting van de conclusies
B-evenementen:
De aanbeveling van de
Evenementencommissie om de criteria te herformuleren wordt overgenomen, zij het
niet onmiddellijk. Aan de gemeenteraad zal in december 2001 een
tekstwijzigingsvoorstel worden gedaan, aan de hand waarvan in 2002 volgens
procedure één evenement de benoeming tot de B-status kan verwerven. Voor de
huidige B-evenementen blijven de huidige criteria van toepassing.
A-evenementen:
Er is reden om de criteria
voor Delft aan te scherpen of uit te breiden. Het gaat er dan om de
doelstelling van het evenement concreter zichtbaar te maken in de aanvraag en
te kunnen meten. Dit kan ook door een scherpere vraagstelling in het
aanvraagformulier. De Evenementencommissie dient dan over een instrument te
beschikken om deze doelstelling te toetsen aan de hand van meetpunten, hoe de
criteria op eenvoudige wijze kunnen worden toegepast. Daarbij moeten naast
culturele argumenten aspecten op de
beleidsgebieden van city-marketing, toerisme, en de Delft Kennisstad strategie
worden meegewogen.
Er zal onderzocht worden of
het invoeren van het begrip themajaar voor evenementen mogelijk is.
De Evenementencommissie zal
worden aangeraden prioriteitstelling als instrument te gaan gebruiken.
Met het vakteam TOR zal
worden overlegd over een nadere formulering van het vergunningenstelsel voor
evenementen.
Platform
De drie vakteams Toezicht
Openbare Ruimte, Communicatie en CKE zouden een platform van overleg en
aansturing voor evenementenbeleid kunnen vormen. TOR verzorgt daarin naast
toezicht de loketfunctie voor aanvragen van vergunningen en subsidie. CKE
handelt de aanvragen af, regelt de subsidieprocedure en verzorgt samen met
Communicatie binnen de ambtelijke mogelijkheden enige nazorg over alle
evenementen op het gebied van promotie en communicatie. Ook aandacht voor
bewoners en bedrijven ten aanzien van de gevolgen (last, hinder) van
evenementen.
Aanspreekpunt evenementen
Gesprekken tussen vakteam CKE
en TOR vervolgen met als doel het aanspreekpunt te realiseren.
Communicatie
Belangrijk is dat
evenementenorgansiaties worden benaderd over de communicatie. Ook de
communicatie aan bewoners en ondernemers over de gevolgen van evenementen
(parkeren, wegafzettingen, geluid) verdient meer gemeentelijke aandacht.
Voorstellen aan college en
raad
Aan het college van B&W
wordt voorgesteld de geformuleerde conclusies van deze evaluatie te
onderschrijven en de criteria voor A-evenementen (art. 3.3 Uitvoeringsregeling)
als hieronder beschreven te wijzigen en aan te vullen:
Nieuw zijn in artikel 3.3. I: D. en E.
Onder II vervalt lid D.
“ Artikel
3.3 Criteria Categorie A-evenementen
I.
Om voor subsidie in aanmerking te komen, gelden met
betrekking tot de A - evenementen in ieder geval de volgende vereisten:
A.
De uitstraling dient
minimaal stedelijk te zijn.[6]
B.
Wanneer een
organisatie reeds eerder een subsidie heeft ontvangen dient zij in bezit te
zijn van een positieve evaluatie of een plan van aanpak n.a.v. een negatieve
evaluatie.
C.
De organisatie dient
een kwalitatief goed plan in te leveren, een deugdelijke begroting en dient te
voldoen aan gemeentelijke verordeningen.
D.
(nieuw): In de aanvraag heeft de organisatie een duidelijke
doelgroepbeschrijving gegeven door de vragen die hierover op het
aanvraagformulier worden gesteld, naar tevredenheid te hebben beantwoord.
E.
(nieuw): Uit de aanvraag blijkt dat deze voldoet aan
jaarlijks in de bekendmakingen nader te omschrijven criteria op de algemene
culturele beleidsgebieden en de
beleidsgebieden Citymarketing, Delft Kennisstad
F.
(nieuw): Het evenement past in een evenementenjaarplan dat
een evenwichtig beeld geeft van over het jaar en de seizoenen verdeelde
evenementen. Dit evenwicht wordt niet verstoord door ongewenste concentratie
van dezelfde soorten van evenementen in een kort tijdsbestek, het ongewenst
gelijktijdig plaatsvinden van meerdere evenementen, ook wanneer deze evenementen
zich onderscheiden in soort of doelgroep, of wanneer deze evenementen elkaar
door allerlei omstandigheden (bijvoorbeeld geluid, grote publiekstoeloop,
concurrentie) verstoren.
II.
Aan één of meer van de volgende criteria moet
voorts in voldoende mate worden voldaan:
A.
samenwerking tussen
verschillende organisaties en of inzet van vrijwilligers
B.
innovatief/ origineel,
het evenement is vernieuwend in zijn opzet, thematiek, of doelgroep.
C.
het evenement heeft een
culturele binding met Delft of past in het historisch perspectief van de stad.
D.
(vervalt) het evenement heeft door zijn bezoekersstroom
een omzetverhogende werking voor de ondernemers van Delft.
De adviescommissie selecteert aan de hand van de
hiervoor onder I. en II. genoemde criteria en brengt een prioritering aan,
gebaseerd op het door burgemeester en wethouders vastgestelde maximum aantal te
subsidiëren categorie A-evenementen, met inachtneming van spreiding in tijd,
spreiding in soort/ diversiteit en spreiding in doelgroep. De adviescommissie
maakt bij de beoordeling gebruik van een door burgemeester en wethouders vast
te stellen formulier.”
(einde art.3.3)
Een raadsvoorstel hiervoor
zal bij deze nota worden gevoegd.
Verder wordt voorgesteld het
vakteam CKE opdracht te geven voor 1 maart 2002 een voorstel voor te bereiden
over het inpassen van themajaren in het evenementenbeleid van Delft.
In bijlage 4 staat een proeve
voor de vraag over de doelgroepen. Deze zal aan het aanvraagformulier worden
toegevoegd.
Vakteam Cultuur, kennis en economie,
Hans Speetjens,
Beleidsmedewerker.