Stuk
125 I
01/014536 Delft,
12 juni 2001.
Onderwerp: Wijziging Uitvoeringsregeling
activiteitensubsidie
stedelijke evenementen.
Aan
de gemeenteraad.
Geachte
dames en heren,
Op 26 juni 2001 behandelt de commissie Cultuur, Kennis
en Economie een evaluatie over de gevoerde Uitvoeringsregeling Evenementen 2000
en 2001.
In
de conclusies van deze nota wordt voorgesteld de criteria voor de A-evenementen
aan te vullen. Het gaat om een criterium, waarbij gevraagd zal worden naar de
doelgroep voor het te subsidiëren evenement en een criterium, waarin de
aanvrager omschrijft hoe het evenement past binnen de ontwikkeling van
jaarlijks door ons te omschrijven criteria voor citymarketing. Ook is een
criterium toegevoegd, waardoor voorkomen wordt dat veel evenementen in dezelfde
tijd of kort op elkaar plaatsvinden.
Bovendien
zijn de geldbedragen die genoemd staan in de Uitvoeringsregeling omgezet in
Euro’s. Ook wordt er voor artikel 3.1 (de aanvraagprocedure voor subsidie voor
A-evenementen) een technisch-juridische tekstwijziging voorgesteld. Lid 2 is
toegevoegd als punt aan lid 1 en de formulering ervan is aangepast aan de stijl
van de overige punten in lid 1. Dit heeft geen inhoudelijke consequenties. De
leden 3 tot en met 5 zijn hierdoor nu genummerd 2 tot en met 4.
Onder
voorbehoud van gunstig advies van de commissie Cultuur, Kennis & Economie
stellen wij u voor deze uitvoeringsregeling vast te stellen. In bijgaand
raadsbesluit is de gewijzigde uitvoeringsregeling integraal opgenomen. De
wijzigingen staan in de artikelen 3.1 en 3.3, I D. E en F. Onder II vervalt D.
Hoogachtend,
Burgemeester
en wethouders van Delft,
H.M.C.M.
van Oorschot ,burgemeester.
N.
Roos ,secretaris.
Stuk
125 II
01/014536
De
raad der gemeente Delft;
Gelezen
het voorstel van burgemeester en wethouders van 12 juni 2001;
overwegende dat:
·
de raad van de gemeente
Delft in de startnotitie “Stedelijke evenementen in Delft 2000-2004” een
stedelijk evenementenbeleid heeft vastgesteld, waarvan onderdeel uitmaakt een
subsidiebeleid ten aanzien van stedelijke evenementen en de daarmee te bereiken
doelstellingen en effecten;
·
het college van
burgemeester en wethouders van Delft op basis van de Subsidieverordening
Maatschappelijke Activiteiten bevoegd zijn te beslissen omtrent subsidieverstrekking
en daarvoor nadere regels te stellen met inachtneming van het bepaalde in de
genoemde verordening;
·
de raad en het college
van burgemeester en wethouders van Delft in deze uitvoeringsregeling het
subsidiebeleid ten aanzien van stedelijke evenementen nader vorm willen geven
en op basis van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten nadere
regels willen stellen ter uitvoering van de subsidieverstrekking;
·
de raad van de gemeente
Delft tevens een adviescommissie stedelijke evenementen heeft ingesteld, die
het college van burgemeester en wethouders adviseert omtrent de
subsidieverstrekking ten behoeve van categorie A-evenementen;
·
in een evaluatie over
het gevoerde Evenementenbeleid 2000 2001 geconcludeerd wordt dat de criteria
voor categorie A-evenementen aanvulling behoeft;
gelet op de artikelen 82 e.v. en 149 van de
Gemeentewet, de artikelen 2.2, 3.1, 3.3, 4.3 en 5.3 van de Subsidieverordening
Maatschappelijke Activiteiten alsmede gelet op het bepaalde in de Algemene wet
bestuursrecht;
b e s l u i t en :
vast te stellen de navolgende gewijzigde
Uitvoeringsregeling activiteitensubsidie stedelijke evenementen:
UITVOERINGSREGELING
ACTIVITEITENSUBSIDIE STEDELIJKE EVENEMENTEN
gebaseerd op de Subsidieverordening Maatschappelijke
Activiteiten
Artikel 1.1
Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van de verordening wordt verstaan
onder:
a)
de gemeente: de gemeente
Delft
b)
de adviescommissie: de
commissie als bedoeld in artikel 4
c)
burgemeester en
wethouders: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Delft
d)
de raad: de raad van de
gemeente Delft
e)
evenement: een
publieke activiteit die zich richt op culturele manifestatie. Een evenement
dient een gevoelswaarde van een feest of festival te hebben. Het evenement
dient in principe voor iedereen toegankelijk te zijn; het heffen van
toegangsprijzen valt buiten deze beperking. Een evenement dient minstens een
stedelijke uitstraling te hebben en gericht te zijn op de hele stad.
Wijkgerichte activiteiten worden uitgesloten voor subsidies uit het
evenementenfonds
f)
incidentele subsidie: subsidie die eenmalig wordt
verstrekt voor in beginsel eenmalige en in tijd beperkte activiteiten.
g)
activiteitensubsidie:
incidentele subsidie in de kosten van eenmalige activiteiten
Artikel 1.2
Doel, aard en reikwijdte van de uitvoeringsregeling
1.
Ter uitvoering van het
stedelijk evenementenbeleid, vastgelegd in de startnota “Stedelijke evenementen
in Delft 2000-2004”, waarin ondermeer doelstellingen en te bereiken effecten
zijn geformuleerd, kunnen burgemeester en wethouders activiteitensubsidies
verstrekken ten behoeve van stedelijke evenementen, met inachtneming van de
Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en het bepaalde in deze
uitvoeringsregeling.
2.
Deze uitvoeringsregeling geeft de voorwaarden aan:
·
waaraan aanvragers
moeten voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor activiteitensubsidie ten
laste van het evenementenfonds.
·
die burgemeesters en
wethouders in acht nemen bij de verstrekking van activiteitensubsidie ten
behoeve van stedelijke evenementen.
Artikel 1. 3
Onderscheid in categorie A- en B- evenementen
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen categorie A -
evenementen en categorie B - evenementen.
Ten behoeve van een categorie B- evenement kunnen
burgemeester en wethouders een intentieverklaring afgeven om dit evenement voor
een tijdvak van maximaal 4 achtereenvolgende jaren te subsidiëren. Het na
afloop van een tijdvak opnieuw afgeven van een intentieverklaring als hiervoor
bedoeld ten behoeve van hetzelfde evenement is niet uitgesloten.
Ten behoeve van een categorie A-evenement kunnen
burgemeester en wethouders per aanvraag incidenteel een subsidie verstrekken.
Artikel 1.4
Adviescommissie Stedelijke Evenementen
1.
Er is een
Adviescommissie Stedelijke Evenementen.
2.
De adviescommissie
bestaat uit drie tot vijf onafhankelijke deskundigen op het gebied van culturele, stedelijke evenementen. De
voorzitter wordt op voordracht van burgemeester en wethouders benoemd door de
raad. De overige leden worden benoemd door burgemeester en wethouders. De
zittingsduur van een lid is maximaal drie jaar, de leden kunnen maximaal 3 maal
worden herbenoemd;
3.
De commissie adviseert
burgemeester en wethouders omtrent de subsidieverstrekking ten behoeve van
categorie A -evenementen, de commissie geeft advies over de prioritering
alsmede de hoogte van het te verlenen subsidiebedrag. Zij beoordeelt aan de
hand van de gestelde criteria welke categorie A-evenementen in aanmerking komen
voor een activiteitensubsidie.
4.
De leden van de
commissie genieten een vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de
commissie krachtens de in art. 96 van de Gemeentewet vastgestelde regeling.
Artikel
1.5 Financiën
1.
De gemeenteraad stelt jaarlijks bij de begroting een
bedrag vast voor een storting in het evenementenfonds.
2.
Het evenementenfonds mag geen negatief saldo hebben.
Wel kunnen reserveringen gemaakt worden (voor maximaal 3 jaar in de toekomst).
3.
Burgemeester en wethouders kunnen besluiten omtrent de
bestemming van de reserveringen als bedoeld in lid 2.
4.
Het totale budget ten behoeve van categorie A-
evenementen bedraagt jaarlijks ten minste 50% van de jaarlijkse storting in het
evenementenfonds.
5.
Voor beide categorieën evenementen wordt een maximum
gesteld aan de subsidiebijdrage; het subsidiebedrag is maximaal de helft van de
totale begroting van het evenement; bij het verzoek om vaststelling (afrekening
en verantwoording) zal de ingediende begroting medecriterium kunnen zijn voor
de vaststelling van de subsidie.
Artikel 1.6
Subsidieplafond
Burgemeester en wethouders kunnen een subsidieplafond
vaststellen als bedoeld in artikel 4:25 van de Algemene wet bestuursrecht:
·
voor de categorie A-
evenementen, waarvoor een subsidiebedrag wordt aangevraagd van maximaal
ƒ 5.000,= (€ 2.268,90) per jaar dan wel per aanvraagronde als genoemd
in artikel 3;
·
voor de categorie
B-evenementen en de overige categorie A-evenementen per jaar;
Daarbij geven burgemeester en wethouders aan welke
verdeelregels gelden bij overvraging van het beschikbare budget.
Artikel 1.7
Promotie
De gemeente behoudt zich het recht voor eisen te
stellen aan de promotie van een evenement.
Artikel 2.
Algemene regels subsidieverstrekking
1.
Burgemeester en wethouders beslissen omtrent de
subsidieverstrekking met inachtneming van het bepaalde in deze
uitvoeringsregeling en de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten.
2.
Burgemeester en Wethouders stellen driemaal per jaar
het evenementenprogramma vast. Daarbij kunnen zij een maximum aantal te
subsidiëren evenementen per periode vaststellen.
Artikel 3
Nadere regels procedure subsidieverstrekking categorie A - evenementen
Artikel 3.1
Het aanvragen van subsidies voor categorie A evenementen
1.
Een aanvraag om subsidie
voor een categorie A evenement kan vier maal per jaar worden ingediend, te
weten:
·
vóór 1 januari :
aanvragen voor evenementen niet hoger dan ƒ 5.000,= (€ 2.268,90) in
de periode maand 5 tot en met maand 8 en de volgende 3 perioden van steeds 4
maanden;
·
vóór 1 mei : aanvragen
voor evenementen niet hoger dan ƒ 5.000,= (€ 2.268,90) in de periode
maand 9 tot en met maand 12 en de volgende 3 perioden van steeds 4 maanden;
·
vóór 1 september:
aanvragen voor evenementen niet hoger dan ƒ 5.000,= (€ 2.268,90) in
de periode maand 1 tot en met maand 4 van het daarop volgende jaar en de
volgende 3 perioden van steeds 4 maanden;
·
voor 1 oktober:
aanvragen voor evenementen met een subsidie hoger dan ƒ 5.000,=
(€ 2.268,90) dat plaats vindt binnen de twee daarop volgende
kalenderjaren.
2.
Burgemeester en
wethouders maken ten minste 6 weken voor de uiterste indieningsdata als bedoeld
in de leden 1. en 2. de criteria en het subsidieplafond voor de betreffende
perioden bekend.
3.
Bij de aanvraag dienen
in ieder geval gegevens te worden vertrekt omtrent:
·
programma overzicht en
datum
·
de organisatie van het
evenement
·
aard, doel en doelgroep
van het evenement
·
een begroting van
inkomsten en uitgaven (inclusief post voor promotie van het evenement)
·
een rekening en
verantwoording over het afgelopen kalenderjaar indien in dat jaar een subsidie
werd ontvangen voor het evenement
·
aantal verwachte
deelnemers/ bezoekers
5.
Een aanvraag om subsidie ten behoeve van een categorie
A-evenement wordt ingediend met gebruikmaking van het door burgemeester en
wethouders vast te stellen formulier.
Artikel 3.2
Besluitvorming
1.
De adviescommissie
adviseert vier maal per jaar omtrent de subsidieverstrekking, te weten:
·
begin februari
·
begin juni
·
begin oktober
·
begin november
2. Burgemeester en wethouders beslissen vier maal per
jaar op de aanvragen, telkens binnen acht weken na de dag waarop de uiterste
termijn van indiening van een aanvraag is verstreken. Deze beslistermijn kan
eenmaal voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.
3. Burgemeester en wethouders beslissen met
inachtneming van het advies van de adviescommissie. Afwijking van het advies is
mogelijk indien burgemeester en wethouders hiervoor gegronde redenen hebben. De
raad en de adviescommissie worden op de hoogte gebracht van een van het advies
afwijkend besluit.
Artikel 3.3
Criteria Categorie A-evenementen
I.
Om voor subsidie in aanmerking te komen, gelden met
betrekking tot de A - evenementen in ieder geval de volgende vereisten:
A.
De uitstraling dient
minimaal stedelijk te zijn
B.
Wanneer een organisatie
reeds eerder een subsidie heeft ontvangen dient zij in bezit te zijn van een
positieve evaluatie of een plan van aanpak n.a.v. een negatieve evaluatie.
C.
De organisatie dient een
kwalitatief goed plan in te leveren, een deugdelijke begroting en dient te
voldoen aan gemeentelijke verordeningen.
D.
In de aanvraag heeft de
organisatie een duidelijke doelgroepbeschrijving gegeven door de vragen die
hierover op het aanvraagformulier worden gesteld, naar tevredenheid te hebben
beantwoord.
E.
Uit de aanvraag blijkt
dat deze voldoet aan jaarlijks in de bekendmakingen nader te omschrijven
criteria op de algemene culturele beleidsgebieden en de beleidsgebieden
Citymarketing en Delft Kennisstad
F.
Het evenement past in
een evenementenjaarplan dat een evenwichtig beeld geeft van over het jaar en de
seizoenen verdeelde evenementen. Dit evenwicht wordt niet verstoord door
ongewenste concentratie van dezelfde soorten van evenementen in een kort
tijdsbestek, het ongewenst gelijktijdig plaatsvinden van meerdere evenementen,
ook wanneer deze evenementen zich onderscheiden in soort of doelgroep, of
wanneer deze evenementen elkaar door allerlei omstandigheden (bijvoorbeeld
geluid, grote publiekstoeloop, concurrentie) verstoren.
II.
Aan één of meer van de volgende criteria moet voorts
in voldoende mate worden voldaan:
A.
samenwerking tussen
verschillende organisaties en of inzet van vrijwilligers
B.
innovatief/ origineel,
het evenement is vernieuwend in zijn opzet, thematiek, of doelgroep.
C.
het evenement heeft een
culturele binding met Delft of past in het historisch perspectief van de stad.
De adviescommissie selecteert aan de hand van de
hiervoor onder I. en II. genoemde criteria en brengt een prioritering aan,
gebaseerd op het door burgemeester en wethouders vastgestelde maximum aantal te
subsidiëren categorie A-evenementen, met inachtneming van spreiding in tijd,
spreiding in soort/ diversiteit en spreiding in doelgroep. De adviescommissie
maakt bij de beoordeling gebruik van een door burgemeester en wethouders vast
te stellen formulier.
Artikel 4.
Nadere regels procedure subsidieverstrekking categorie B - evenementen
Artikel 4.1 Intentieverklaring
1.
De gemeente en de organisatie van het B- evenement
ondertekenen een intentieverklaring waarin staat welke subsidiebijdragen en
andere ondersteunende handelingen het evenement van de gemeente kan verwachten.
2.
Tevens staat in de intentieverklaring welke
tegenprestaties de gemeente verwacht voor de subsidie. Wanneer het B- evenement
niet voldoet aan de afgesproken prestaties of wanneer de organisatie rondom het
evenement te kort schiet op grond van financiële en of organisatorische
deugdelijkheid kan de intentieverklaring worden ingetrokken.
3.
De aanvrager van een aangewezen categorie B-evenement
dient jaarlijks vóór 31 december voorafgaande aan het jaar waarvoor de subsidie
wordt aangevraagd, bij burgemeester en wethouders formeel een aanvraag om
subsidie voor het evenement in.
Artikel 4.2
Vaststelling en criteria categorie B- evenementen
1.
De raad bepaalt op voorstel van burgemeester en
wethouders welke evenementen in aanmerking komen voor de categorie B-status.
Hiervoor komen maximaal 3 evenementen gelijktijdig in aanmerking.
2.
Burgemeester en wethouders selecteren uit het reeds
bestaande evenementenaanbod na openbare inschrijving welke evenementen in
aanmerking komen voor een B-status.
3.
Categorie B- evenementen worden op de volgende
criteria beoordeeld:
A.
Een B-evenement
heeft bovenlokale uitstraling.
B.
De vorm van de
B-evenementen valt onder een paraplufilosofie met trefwoorden als stijl,
onderscheidend, allure, dynamiek, geschikt voor relatiemarketing en
gastheerschap[1] en een zo
groot mogelijke eenduidigheid qua gezicht/uitstraling. Het B-evenement levert
een bijdrage aan het cultureel klimaat van Delft.
C.
Een evenement dat voor de B-status in
aanmerking wil komen ,dient al meer keren in Delft te zijn georganiseerd en
wordt beleefd als een gevestigd evenement. Daarnaast heeft de organisatie blijk
gegeven van goed organisatie-vermogen en het voeren van een degelijke
boekhouding.
D.
Een B-evenement heeft
stadspromotionele meerwaarde.
E.
Een B-evenement
levert een aantoonbare bijdrage aan de stedelijke economie.
F.
Een B-evenement
verzorgt zelf actief de lokale, regionale, nationale en waar mogelijk
internationale promotie.
G.
Er is een Delftse inbreng op het
gebied van de organisatie qua bemensing en gebruik van locaties. Bij de
bepaling van de locaties is het verder van belang dat er een relatie wordt
gelegd met de economische en beeldvormende effecten voor de stad die van een
evenement uit kunnen gaan.
H.
Over de gehele
linie is er sprake van dat B-evenementen met andere partijen samenwerken,
hetzij lokaal en/of regionaal. Het verdient aanbeveling deel uit te maken van
regionaal of zelfs (inter-)nationaal netwerk.
Artikel 5 Overgangs- en slotbepalingen.
5.1 Inwerkingtreding en citeertitel.
1.
Deze
uitvoeringsregeling treedt in werking
op de dag na die van de bekendmaking.
2. Deze uitvoeringsregeling kan
aangehaald worden als "Uitvoeringsregeling Activiteitensubsidie stedelijke
Evenementen".
5.2 Overgangsrecht.
Aanvragen voor evenementen welke plaatsvinden in het
jaar 2000 worden behandeld met inachtneming van het bepaalde in deze uitvoeringsregeling.
5.3.
Onvoorziene omstandigheden.
In gevallen waarin de wet, de Subsidieverordening
Maatschappelijke Activiteiten en de Uitvoeringsregeling niet voorzien beslissen
burgemeester en wethouders.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college
van burgemeester en wethouders van 12
juni 2001.
,
burgemeester.
,
secretaris.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van
28 juni 2001.
,
burgemeester.
,
secretaris.
[1] Delftse Ontvangsten: bedrijven worden in de gelegenheid gesteld om hun belangrijke relaties kennis te laten maken met de mogelijkheden en faciliteiten van Delft. Ook eigen bedrijfsactiviteiten van de gemeente vallen hieronder.