Bijlagen:
Reeds
in bezit:
·
Nota vaststelling tarieven ten behoeve van entree, november 2000
Rapportage
opgesteld door:
Daniëlle
H.A.C. Lokin, 12 december 2001
Wat
ging er aan vooraf
In
1999 hebben de Gemeente Musea Delft een aanzet tot nieuw beleid geformuleerd
voor de periode 2000-2003. De beleidsnota draagt de titel Goed
toegerust op weg naar de eenentwintigste eeuw. Na het inhalen van
achterstanden en het werken aan een geïntegreerde organisatie in de afgelopen
jaren, willen wij ons in de komende jaren vooral richten op een sterkere
profilering en een externe oriëntatie van de musea. De raadscommissie heeft
zich in juni 1999 positief uitgesproken over de aanzet tot het nieuwe beleid.
December
1999 heeft Twijnstra Gudde op basis van deze beleidsvisie een ondernemingsplan
gemaakt voor de periode 2000-2003. Het ondernemingsplan was opgebouwd uit de
volgende onderdelen:
de
strategische ambities van de Gemeente Musea Delft; dat wil zeggen de missie, de
strategische intenties en de doelen die de musea zich stellen voor de periode
2000-2003
een
analyse van de markt; dat wil zeggen een analyse van trends en ontwikkelingen
in de markt, van doelgroepen en van concurrenten
een
strategie; dat wil zeggen een actieplan waarmee de vooraf gestelde doelen
bereikt kunnen worden
de
organisatie; dat wil zeggen de formatie en eventuele investering in mensen die
nodig zijn om de gestelde doelen te kunnen realiseren
financiën;
dat wil zeggen exploitatieprognose en risicoanalyse.
Aan het ondernemingsplan van Twijnstra Gudde is
een oplegnotitie toegevoegd met een overzicht van de financiën. Daaruit
bleek welke ophoging van budgetten tenminste nodig zouden zijn om het
ambitieniveau en de gestelde doelen te realiseren.
In
het ondernemingsplan maakte Twijnstra Gudde gebruik van een benchmark om de ambities
te vertalen in geld. Met name daar waar het de posten energie, klein onderhoud
en schoonmaak betrof, gaf dit een belangrijke afwijking ten opzichte van de
huidige exploitatie- prognose. Ook is het tentoonstellingsbudget in afwijking
van de prognose van TG gebaseerd op vier tentoonstellingen in plaats van de
acht tentoonstellingen jaarlijks die in het ondernemingsplan genoemd worden.
De
oplegnotitie eindigt met de navolgende samenvatting:
De
musea hebben voor de komende jaren een strategie verwoord waarin meer dan nu
het geval is, een sterk accent wordt gelegd op interactieve tentoonstellingen,
aansprekende vormgeving van de tentoonstellingen, PR-marketing, educatie en
publieksactiviteiten. Het actieplan op p.31 van het Ondernemingsplan geeft een
overzicht van de diverse deelplannen, die in loop van 2000 en 2001 opgesteld
zullen gaan worden, om de gestelde doelen voor de publieksbenadering en
-begeleiding en op het terrein van de service en commercie te realiseren; zo
zal onderzocht gaan worden of de openingstijden van de musea aangepast moeten
worden.
De
strategie leidt tot hogere kosten op het gebied van informatievoorziening,
tentoonstellingen en PR-marketing en leidt tot nieuwe uitgaven op het gebied
van educatie. Bovendien wordt de afdeling presentatie op sterkte gebracht met
een uitbreiding 2,5 fte. De afdeling groeit in de planperiode in afwijking van
het ondernemingsplan van 1,5 fte naar 5 fte. De laatste uitbreiding van 4 naar
5 fte wordt pas gerealiseerd indien de begroting dat ook daadwerkelijk toelaat.
( de totale toename kostenƒ 538.000,--)
De
opbrengsten zullen in de planperiode gaan stijgen van ƒ 727.000,-- in 2000 naar
ƒ
1.155.000,-- in 2003. Naast een forse stijging van de entreegelden zullen ook
de inkomsten uit winkelverkoop, sponsoring en verhuring stijgen.
De
gewenste versterking van de profilering, het vergroten van de
cultuurparticipatie en externe oriëntatie kunnen conform het vastgestelde
ambitieniveau en de gestelde beleidsdoelen gerealiseerd worden met een toename
van de exploitatie tot en met 2003.
Een
belangrijke voorwaarde is dan wel dat de kosten in de jaren tot 2004 voor de
baten uit mogen gaan.
Op
19 april 2000 is het ondernemingsplan en de bijgevoegde oplegnotitie
goedgekeurd door de raadscommissie en konden de musea eindelijk aan de slag. Er
waren immers financiële remedies voor de risico’s, de bezuiniging van 2000 was
ongedaan gemaakt en de doelen zouden met de beschikbaar komende middelen
gerealiseerd kunnen worden.
Met
enthousiasme zijn de Gemeente Musea de 21 ste eeuw binnengegaan. Wij hebben
heel veel plannen in de beleidsperiode en de periode van het ondernemingsplan.
In deze rapportage doen wij verslag van de plannen, de resultaten en de
verklaring over de eerste periode, de jaren 2000 en 2001.
Zorg
voor de collecties
Depots
doel
Het
herinrichten van de depots met nieuwe depotfaciliteiten.
Het
terughalen van collectieonderdelen naar de eigen depots, die zich nog in
externe opslag bevinden.
resultaat
niet gerealiseerd
In
verband met het ontbreken van menskracht en financiering uitgesteld tot 2003.
Ontzamelen
doel
Het
verzamelen en beheren van de materiele getuigenissen behoort tot een van de
kerntaken van onze musea. De omvang en kwaliteit van de collecties kan een
verantwoord beheer onmogelijk maken. Het afstoten van objecten is dan een
oplossing. Voorwerpen kunnen overgedragen worden aan andere musea of museale
instellingen ( collectiemobiliteit) of worden verkocht. Het daadwerkelijk
beginnen met het ontzamelen van onderdelen van de diverse collecties zal wellicht
in de toekomst gaan volgens de protocollen van de Nederlandse Museum Vereniging
en het Instituut Collectie Nederland.
Dit
begint met selectie aan de deur.
resultaat
gerealiseerd
Met
betrekking tot alle in 2000 en 2001 aanvaarde schenkingen en legaten is dit
principe toegepast.
Restauratie
doel
Het
planmatig in- en extern laten restaureren van onderdelen van de collecties.
resultaat
gerealiseerd
Ruim
60 objecten uit de collectie Delfts aardewerk zijn gerestaureerd in opmaat naar
het Delfts Aardewerk centrum i.o.. Met middelen van Municipal Museum in Osaka
zijn de schilderijen en prenten die deel uit maakten van het bruikleen aan
Japan geconserveerd en gerestaureerd. Ook voor de grote bruiklenen aan New York
en Londen ter gelegenheid van de expositie Vermeer & The Delft School zijn
alle schilderijen en objecten geconserveerd en waar nodig gerestaureerd.
Stelselmatig
worden schilderijen uit de deelcollectie stillevens schoongemaakt.
De presentatie van de eigen collecties
doel
In
fasen op adequaat niveau brengen van de presentatie in Museum Lambert van
Meerten.
resultaat
gerealiseerd
In
de vestibule, hal en studeerkamer is de presentatie herzien, terwijl op
onderdelen in andere ruimten ook verbeteringen zijn aangebracht.
doel
In
opmaat naar het Delfts Aardewerk Centrum i.o. komen tot een herprofilering van
museum Lambert van Meerten en een intensieve samenwerking met de Koninklijke
Porceleyne Fles op het gebied van verzamelen, beheren, behouden, documenteren,
registreren en presenteren van de collecties keramiek en Delfts aardwerk.
Proefmodules worden ontwikkeld die geselecteerde aspecten van de geschiedenis
en de ontwikkeling van Delfts aardewerk in beeld brengen.
resultaat
wordt in de periode 2002-2006 gerealiseerd
De
herprofilering van Lambert van Meerten in de periode 2002-2006
De
geschiedenis van het Delfts aardewerk komt centraal te staan in de vaste
presentatie van Museum Lambert van Meerten. Dit houdt verband met het feit dat
in Delft in de zeventiende en achttiende eeuw een dusdanig hoogwaardig
aardewerk werd geproduceerd, dat de naam ‘Delfts blauw’ wereldwijd een begrip
werd. De stad ontleent er mede haar internationale faam aan. Evenals vroeger
moet Delft weer vanzelfsprekend als aardewerkcentrum bekend staan. Aan het eind
van de periode heeft het museum zich ontwikkeld tot een buitengewoon open,
actief en gastvrij museum: een compleet museum en hét
informatiedocumentatiecentrum van Delfts aardewerk.
Inrichting bezoekers- en
documentatiecentrum met aansluiting op de Digitale stad Delft en het digitale
archief
In
voorbereiding op de inrichting van het Delfts Aardewerk Centrum i.o. worden de
digitale gegevens van het Delfts aardewerk en het porselein in de collecties
van Het Prinsenhof (inclusief de collectie Rust) alsmede die van Lambert van
Meerten gevalideerd en aangepast of aangevuld. De komende jaren zullen
bovendien de afbeeldingen van de voorwerpen digitaal worden opgeslagen. Het
doel hiervan is de wetenschappelijke en publieke toegankelijkheid van de
verzameling te maximaliseren. In 2003 moeten deze bestanden on-line te
raadplegen zijn.
Vanaf
2002 zal de collectie van de KPF op dezelfde wijze geregistreerd,
gedocumenteerd en gedigitaliseerd gaan worden als de collecties van de beide
musea.
Gedigitaliseerde
bestandscatalogus
Deze
gegevens zullen gebruikt worden voor het samenstellen van een bestandscatalogus
van Delfts aardewerk in het bezit van de Gemeente Musea Delft. Een dergelijke
catalogus is de normale wetenschappelijke taak van een museum en geeft
bovendien vorm aan het streven het Delfts Aardewerk Centrum i.o. tot een
internationaal documentatie en kenniscentrum van Delfts aardewerk te maken. Het
werk voor deze catalogus zal in 2003 klaar zijn.
Aangezien er nog weinig bekend is over de
geschiedenis van de Delftse aardewerk-fabrieken in de zeventiende en achttiende
eeuw zal de geschiedenis en productie van deze fabrieken gedocumenteerd worden.
Met behulp van dit materiaal kan de economische geschiedenis van deze fabrieken
worden gereconstrueerd en kunnen er nauwkeuriger uitspraken gedaan worden over
de productie, de datering of de
beschildering (decoratie) van het aardewerk. Hiermee wordt de documentatie over
de objecten van die fabriek in de eigen collectie vollediger. Het publiek kan
via deelexposities kennis nemen van dit onderzoek.
Aan het eind van de planperiode zal de
gedigitaliseerde bestandscatalogus van de KPF collectie eveneens op het web
raadpleegbaar zijn.
Als alle collecties van de Gemeente Musea Delft en
de KPF geïnventariseerd, geregistreerd, gedocumenteerd en gedigitaliseerd zijn
kan er een gezamenlijk collectieplan worden opgesteld. Dan is er een compleet
overzicht van wat wij in eigen beheer hebben, wat de conditie is van de
objecten en welke objecten wij zeker moeten toevoegen om de verschillende
verhalen over het Delftse aardewerk optimaal te kunnen vertellen. Het opvullen
van deze lacunes in onze collecties kan dan planmatig plaatsvinden door middel
van aankopen, schenkingen, legaten en langdurige bruiklenen van collegae of
particuliere bruikleengevers.
Steeds
meer bedrijven en musea verwerven zich een plaatsje op het web. Naast de
gebruikelijke informatie die zoal op de sites beschikbaar is willen wij voor de
D.A.C. i.o site een aantal extra’s. Daarbij valt te denken aan een
Boodschappenmandje; bezoekers kunnen dossiers
in een lijst plaatsen, die lijst bijwerken en items uit die lijst vervolgens
naar zichzelf of naar iemand anders sturen. Dit is te gebruiken voor
werkstukken, maar ook voor het versturen van digitale ansichtkaarten.
Ideeënbus; spreekt voor zich…
Prikbord; bezoekers kunnen
opmerkingen etc. koppelen aan dossiers (essays, collectiedata). Dit zou
gebruikt kunnen worden voor een concept als ‘de conservator thuis’.
Spelvormen
Boekingen
Virtuele
rondleiding
Virtueel
Informatie Centrum
doel
In
fasen op adequaat niveau brengen van de presentatie in Stedelijk Museum het
Prinsenhof.
resultaat gedeeltelijk gerealiseerd
De
routing en bewegwijzering zijn verbeterd en worden nu meertalig aangeboden en
de zalen zijn voorzien van meertalige informatie. Aan de plannen voor een
herinrichting wordt gewerkt door de afdeling presentaties.
doel
Gebruik
makend van de grote spin-off met internationale museale erkenning van het
Prinsenhof, van “Delftse Meesters, de Tijdgenoten van Vermeer” in Japan (2000) 675.000 bezoekers, in New
York (2001) 565.000 bezoekers en in Londen (2001) 375.000 bezoekers willen wij
een permanente evocatieve presentatie gaan maken over Johannes Vermeer
geplaatst in de context van de geschiedenis van Delft, met zijn tijdgenoten en
in relatie met kunstenaars, die door Vermeer zijn beïnvloed.
resultaat
nog niet gerealiseerd
In
de loop van de planperiode zal informatie en documentatie over Johannes Vermeer
een geïntegreerd deel uit gaan maken van de vernieuwde presentatie over de
Gouden Eeuw van Delft.
Aankopen
ten behoeve van de collecties
doel
Het
verder uitbouwen en waar mogelijk verbeteren van de kwaliteit van de collecties
om een zo representatief mogelijk overzicht te kunnen geven van de Delftse
kunst, de toegepaste kunst en geschiedenis op basis van de collectieplannen.
resultaat
gerealiseerd (zie bijlage aankoopfonds Gemeente Musea Delft 1997-2001)
Een
selectie:
De
collectie oude kunst van Het Prinsenhof kon worden verrijkt met schilderijen
van Willem van Aelst, Gilis de Bergh, Hendrick Cornelisz van Vliet, Pieter van
Ruijven, Jacob Woutersz Vosmaer. Er zijn 4 belangrijke stukken Delfts aardwerk
aangekocht bij veilingen van Sotheby's en Christie’s en wij hebben twee tegeltableaus
van de Porceleyne Fles uit 1881 verworven.
Aan
de collectie Nusantara zijn Balinese gezichtsmaskers, sieraden, een Yippae
spiritmasker en een waardevolle collectie textiel toegevoegd.
De
verzameling moderne beeldende kunst kon onder andere uitgebreid worden met werk
van Aart Houtman, Dirk van Dien, Jaap van den Ende, Hanny Reneman, Henk
Molenaar, Clasien de L’Ecluse en een collectie grafisch werk van Galerie Inkt.
Bruiklenen
Kortlopende en langdurige bruiklenen van de Gemeente Musea Delft aan
derden
doel
De
Gemeente Musea Delft lenen werken uit de collectie uit aan collega-instellingen
ten behoeve van tijdelijke tentoonstellingen en langlopende presentaties (bij
het beoordelen wordt onder anderen uitgegaan van de Faciliteitenrapporten van
de aanvragende instellingen).
resultaat
gerealiseerd
De
belangrijkste bruiklenen waren de deelnames aan de tentoonstellingen in
Osaka,New York, London en Newark.
Tentoonstellingen
Tijdelijke tentoonstellingen
doel
Het
organiseren van 4 tijdelijke tentoonstellingen met als doel de verdieping van
de speerpunten van het presentatiebeleid
resultaat
gerealiseerd
( zie bijlage Tentoonstellingen en Activiteiten 1999-2001)
Publicaties met betrekking tot tijdelijke tentoonstellingen en de eigen
collecties
doel
Het
geven van een extra inhoudelijke verdieping met betrekking tot onderwerpen
gerelateerd aan de eigen collecties en de door de Gemeente Musea Delft
georganiseerde tijdelijke tentoonstellingen.
resultaat
gerealiseerd
Boeken:
Catalogus
Osaka, Japan april 2000, The Public and the Private in the Age of Vermeer,
met artikelen en catalogusentrees van Daniëlle H.A.C. Lokin en Michiel C. Plomp
Bestandscatalogus,
De Aert van de familie van der Goes van Naters, samenstelling Dick van
Broekhuizen, december 2000
Publicatie
bij de gelijknamige expositie, A Rose is a Rose is a Rose, tekeningen
van Henk Molenaar met gedichten van Trudy van de Wees, juni 2001, tekst
Daniëlle H.A.C. Lokin
Publicatie
bij de gelijknamige expositie, Standplaats RKD, Standplaats Academie,
onder redactie van Suzanne Laemers en Ingrid Brons, december 2001
Artikelen:
Hofnieuws
Delf
Vouwblad
bij de gelijknamige expositie, Verdwenen stadsgezichten, samenstelling
Els Vogel, november 2001
Vouwblad Artists in Exile
Publieksactiviteiten
Educatie
doel
Het
geven van een (extra) inhoudelijke verdieping met betrekking tot de
werkterreinen van de Gemeente Musea Delft aan het groepsgebonden en individuele
publiek door middel van het aanbieden van de volgende educatieve programma's.
doel
Een
begin maken met educatief aanbod voor kinderen in de groepen 4 tot en met 8 van
de basisschool.
resultaat
gerealiseerd
In
het begin van het jaar zijn drie proeflessen aan geselecteerde basisscholen uit
Delft aangeboden; 1500 kinderen hebben aan deze serie deelgenomen. Na evaluatie
en bijstelling zijn in september een viertal museumlessen aan het gehele
Delftse basisonderwijs aangeboden. Bovendien is in september in samenwerking
met World Art Delft een educatief project over Asmat georganiseerd, waar circa
1000 schoolkinderen aan hebben deelgenomen.
doel
Educatief
ontsluiten van de drie musea voor individuele kinderen, al of niet in
gezelschap van volwassenen.
resultaat
gerealiseerd
Vanaf
december zijn drie educatieve rondleidingen voor kinderen - met tekst van Lèneke Knipscheer-Hamburger
en illustraties van Auke Herrema - tegen een gering bedrag te koop in de drie
musea. Deze publicaties konden worden gerealiseerd dankzij een subsidie van
Stichting Hulp aan Delftse Jongeren.
Evenementen en activiteiten
doel
Het
op een andere manier toegankelijk maken van (onderdelen van) de Gemeente Musea
Delft voor het groepsgebonden en individuele publiek door middel van de
volgende extra activiteiten.
resultaat
gerealiseerd
( zie bijlage Tentoonstellingen en Activiteiten 1999-2001)
PR
& Marketing
PR - Algemeen
doel
Het
doen van onderzoek naar het profiel van de bezoekers van de Gemeente Musea
Delft.
resultaat
gerealiseerd
Via
de kassaregistratie is inzicht verkregen in het bezoekersprofiel algemeen.
Bovendien is er stelselmatig onderzoek gedaan naar de herkomst van bezoekers.
doel
Het
genereren van vrije publiciteit in de internationale, landelijke en regionale
media door middel van interviews, persberichten en vooraankondigingen voor
tijdelijke tentoonstellingen en activiteiten.
doel
Verbeteren
imago van de Gemeente Musea Delft.
resultaat
gedeeltelijk gerealiseerd
Door
positieve vrije publiciteit rondom het zeer gevarieerde tentoonstellingsaanbod
en speciale activiteiten te genereren, is niet alleen de naamsbekendheid
vergroot, maar ook het imago bevestigd van actief museum, waar voor elk wat
wils gebeurt. Dit valt af te leiden uit reacties van het publiek; er is (nog)
geen onderzoek naar gedaan.
doel
Ontwikkelen
van een planmatige aanpak van de communicatie door de Gemeente Musea Delft.
resultaat
gerealiseerd
Met
externe hulp van Yvonne Nieuwenhuijs is een uitgebreid communicatieplan
opgesteld dat vele aspecten van het museale werk omvat. Dit plan is
richtinggevend voor het ontwikkelen van concrete marketingacties. Uitvoering
vindt plaats zodra de vacature pr en marketing is vervuld. Een verkorte versie
van dit plan is als bijlage bij deze nota gevoegd.
Beurzen
doel
Deelname
aan publieks- en vakbeurzen met als doel potentiële en bezoekers te
interesseren voor een bezoek aan een van de drie musea.
resultaat
gerealiseerd
Zowel
in 2000 als ook in 2001 heeft Museum Nusantara zich gepresenteerd op de Pasar
Malam Besar in Den Haag en de 50+ beurs in de Jaarsbeurs in Utrecht.
Internet
doel
Het
promoten van de Gemeente Musea Delft algemeen en op specifieke onderdelen door
het bouwen en in bedrijf houden van een virtueel museum op het world wide web.
resultaat
De
digitalisering van de collecties gaat verder door. Museum Nusantara presenteert
vanaf februari 2002 de collectiedata op de gezamenlijke website van de
Stichting Volkenkundige Collectie Nederland. Het ligt in de bedoeling begin
2002 een open website te hebben. Daarnaast werken de drie erfgoedbeheerders
archief, archeologie en musea eendrachtig samen (Delfts Erfgoed Digitaal) om de
collecties op Internet te onsluiten via de website DelftCollectie.nl. Als
eerste proeve zal een VOC pilot gerealiseerd worden.
Samenwerking
Collegiale contacten
doel
Het
uitwisselen van relevante kennis met collega-instellingen.
resultaat
gerealiseerd
Sinds maart 2000 is de sector Beheer
cultuurhistorisch erfgoed geformaliseerd: een nauw
samenwerkingsverband tussen Gemeentemusea, Gemeentearchief, en Archeologie. Het
samenwerkingsverband cultuurbeheer betekent voor de betrokken partners een
inhoudelijke verrijking, je vult elkaar aan, leert van elkaar, pakt gezamenlijk
projecten aan; ook het wethoudersoverleg wordt gezamenlijk gedaan. De drie
betrokken partijen zijn met hetzelfde (het historisch erfgoed) bezig, al gaat
het om drie verschillende collecties. Dit leidt ook tot bundeling van krachten
voor gezamenlijke projecten als de digitalisering.
Museum
Nusantara maakt deel uit van de Stichting Volkenkundige Collectie Nederland.
De acht volkenkundige musea in Nederland werken aan een gezamenlijke
ontsluiting van de collecties, bouwen aan een Volkenkundige Thesaurus en
presenteren zich met de collectie data vanaf februari 2002 op een gezamenlijke
website. De acht musea stemmen sinds 1998 bovendien de aankopen op elkaar af.
Is een object al bij een van de andere in de verzameling aanwezig dan is
verwerven niet meer nodig, het voorwerp kan dan immers bij de
collega-instelling in bruikleen worden gevraagd.
doel
Het
voorbereiden van toekomstige (internationale) samenwerkingsprojecten met
betrekking tot tijdelijke tentoonstellingen.
resultaat
gerealiseerd
De
Gemeente Musea Delft treffen voorbereidingen voor een expositie over het leven
en werken van de zeventiende eeuwse Delftse stillevenspecialist Balthasar van
der Ast. Deze tentoonstelling staat gepland voor 2003/2004 en zal ook in
Washington en Japan te zien zijn. In samenwerking met Houston in de U.S.A. en
Oxford werken wij aan een tentoonstelling over de achttiende eeuwse
stillevenschilder Jan van Huysum.
Samen
met het Westfälisches Landesmuseum in Munster bereiden we een expositie voor
over de uitwisseling tussen zestiende eeuwse Duitse, Franse, Italiaanse en
Nederlandse schilders.
Organisatie
Personeelsbeleid
Na
een lange periode van werving is de museumorganisatie eind 2000 versterkt met een hoofd presentaties tevens adjunct
directeur en twee projectmedewerkers voor het Delfts Aardewerk Centrum in
oprichting. Begin 2001 zijn wij daadwerkelijk begonnen met de uitvoering van
het ondernemingsplan en de oplegnotitie. Wij hopen in januari 2002 de vacatures
op de afdeling presentatie te kunnen vervullen, zodat begin 2002 een start
gemaakt kan worden met het op de rails zetten van het voorgenomen
presentatiebeleid.
Ziekteverzuim
doel
Het nog verder terugdringen van het
ziekteverzuimpercentage.
resultaat
gerealiseerd
Vanuit de werkgever wordt in overleg met de
bedrijfsarts actief gewerkt aan het nog verder terugdringen van het
ziekteverzuim. In 2000 bedroeg het ziekteverzuimpercentage 6,5%. In 2001 5,3%.
Reïntegratie op maat heeft in 2001 nog niet geleid tot de succesvolle uitplaatsing
van een medewerker. Het percentage van 2001 zou zonder deze medewerker ruim 2%
bedragen.
Stagemogelijkheden
doel
De Gemeente Musea Delft bieden in het kader van
vmbo, mbo, hbo en universitair onderwijs, studenten de mogelijkheid voor een
(praktijk)stage.
resultaat
gerealiseerd
Ook
in 2000 en 2001 zijn diverse stagemogelijkheden geboden. Het betreft stages op
de vakgebieden: collectie presentatie en beveiliging. In totaal is er aan zes
stagiaires een werkplek geboden.
Veiligheidszorg
doel
Niet beveiliging in enge zin, maar geïntegreerde
veiligheidszorg staat centraal voor de Gemeente Musea Delft.
resultaat
gerealiseerd
In
de nacht van 31 december 1999 op 1 januari was een deel van de medewerkers in
de musea aanwezig. Gelukkig traden er nergens in de beveiligingsinstallaties
problemen op. Het werk ter voorkoming van de millenniumbug had dus een positief
resultaat.
Het
ontruimingsplan is aangescherpt en de bedrijfshulpverleners zijn naar een
opfriscursus geweest.
Het
testen en aanpassen van de technische middelen vroeg en vraagt om de nodige
aandacht.
Automatisering
doel
Het
bewerkstelligen van automatiseringsprojecten als efficiënt en effectief
hulpmiddel voor de bedrijfsvoering (documentatie, informatie en registratie).
resultaat
gerealiseerd
In
1999 zijn alle Q&A-bestanden geconverteerd naar The Museum System.
Huisvesting
Restauratie/ renovatie
In
het verlengde van de ’Spintkeveroperatie’ is de kantoorruimte van de
Gemeentemusea heringericht.
Bedrijfsvoering
Voor
de uitvoering van de commerciële functie van de Gemeentemusea wordt onder
andere gebruik gemaakt van professionele dienstverlening door (drie)
cateringbedrijven. De te verlenen
diensten en daarbij behorende beloning zijn contractueel vastgelegd. Met één
van hen zal nader gesproken moeten worden over de achterblijvende kwaliteit van
de dienstverlening.
Via
Grondzaken vinden besprekingen
plaats met de uitbater van de Prinsenkelder over het huurcontract.
Financiën
Algemeen
doel
Het
beheren van de financiële middelen teneinde de doelstelling van de musea op een
verantwoorde wijze te kunnen vervullen.
resultaat
gerealiseerd
Het
bedrijfsresultaat van de Gemeente Musea Delft wordt jaarlijks weergegeven in
het financieel jaarverslag van de gemeente Delft. In dit inhoudelijke verslag
beperken wij ons tot
de
kerncijfers:
2000 bedragen x 1.000 begroting werkelijk resultaat
- Lasten f
6.235 f
5.985 f 250
- Baten f
749 f
768 f 20
-
Saldo f 270
Het
voordeel is terug te voeren op lagere kosten, omdat pas aan het eind van 2000
een aantal vacatures kon worden ingevuld, en hogere opbrengsten. Door de raad
is besloten tot budgetoverheveling van f 100.000 inzake het verhuisklaar maken
van het archief.
resultaat
gedeeltelijk gerealiseerd
2001 bedragen x 1.000 begroting
prognose resultaat
-
Lasten f
6.464 f
6.115 f 349
- Baten: f 939 f 719 f 220
- Saldo f 129
De
kosten van de musea onderschrijden de begroting. Dit geldt met name voor het
salarisbudget als gevolg van vacatures bij de afdeling presentaties. De
inkomsten lopen echter ook achter op de begroting. Dit hangt enerzijds samen
met de algemene trend van teruglopend bezoek aan de Nederlandse musea
(gemiddeld 10 tot 20%), anderzijds doordat vertraagde besluitvorming over het
ondernemingsplan heeft geleid tot het later in gang zetten van acties, die de
inkomsten moeten stimuleren. Daarnaast heeft het effect van de aanslagen in
september ook zijn invloed gehad op het bezoekgedrag in Delft.
Per
saldo zullen naar verwachting het resterende voordeel op de kosten en het
nadeel op de inkomsten elkaar min of meer in evenwicht houden. Hierop moet één
voorbehoud worden gemaakt. Voor het inrichten van een meld- en regelkamer ten
behoeve van de objectbeveiliging zijn verplichtingen aangegaan voor een bedrag
van f 129.000. Wij verwachten vooralsnog dat dit bedrag binnen de bestaande
exploitatie kan worden opgevangen. Volledige zekerheid daarover ontstaat echter
pas bij het opmaken van de rekening 2001.
niet gerealiseerd
De
bij de vaststelling van het Ondernemingsplan 2000-2003 genomen financiële
besluiten zijn niet geheel via begrotingswijzigingen verwerkt in de begroting
2001; de besluitvorming omtrent de exploitatie is wel verwerkt maar de
kredieten nog niet. De financiële consequenties van Risico’s en Remedies, juni
1998, en de oplegnotitie bij het ondernemingsplan van de musea, april 2000,
hadden conform de besluitvorming verwerkt moeten worden in de Zomernota
2001-2004 door het instellen van een vervangings- en investeringsreserve. Een
en ander is door een omissie niet geregeld.
In
de eindrapportage van Risico’s en Remedies en de oplegnotitie wordt onder
andere als knelpunt gesteld dat er niet is voorzien in een reserve voor
bedrijfsmatige vervangingen en investeringen. Daarbij valt te denken aan de
vervanging van de beveiliging- en klimaatinstallaties. Dit zijn de afgelopen
jaren steeds incidentele investeringen geweest waarvan de lasten vrijvallen bij
het concern en niet bij het bedrijf. De kosten zijn onvermijdelijk, en gezien
de aard van het bedrijf is niet vervangen een groot risico voor de collecties.
In
voornoemde eindrapportage is als jaarlijkse toevoeging aan een dergelijke
reserve een indicatief bedrag genoemd van ƒ 300.000. Dit kan ten dele worden
gedekt uit de vrijval van kapitaallasten op oude investeringen, voor een bedrag
van ca. ƒ 200.000. S&C heeft destijds met deze systematiek ingestemd.
Overigens is een bedrijfsvervangingreserve ook operationeel bij de brandweer en
de Reiniging.
Een
uitgewerkt voorstel voor instelling van een dergelijke reserve voor de musea
zou worden voorgelegd bij de behandeling van de zomernota 2001. Dit is om
uiteenlopende redenen niet gelukt. Inmiddels hebben wij wel verplichtingen
moeten aangaan voor de inrichting van een meld- en regelkamer ten behoeve van
de objectbeveiliging, voor een bedrag van ƒ129.000 (zie ook de paragraaf
'resultaat 2001' hierboven).
In
het voorjaar van 2002 zal vervolgens een nader voorstel voor de inrichting van
een vervangingsreserve aan u worden voorgelegd op basis van een
investeringsplan en een vervangingsschema.
Het
ontbreken van een koppeling van het kassasysteem van de Gemeente Musea met het
Eagle-pakket wordt als bedrijfsbelemmerend ervaren. Het vergt nu veel extra
handmatig werk voor afstemming met het landelijke systeem van de stichting
Museum Jaarkaart. Met vakteam Financiën zal besproken worden of er op termijn
geen andere oplossing mogelijk is.
De
begrotingsstructuur is voor Gemeente Musea nog niet echt toegankelijk;
afgesproken is dat in het kader van voorbereiding van de begroting 2002 deze
structuur (incl. bijbehorende projectstructuur) beter afgestemd wordt op de
behoeften/wensen van Gemeente Musea.
doel
De
Gemeente Musea Delft stellen zich ten doel op te treden als goede culturele
ondernemers en investeren daarom veel tijd en energie in het genereren van
additionele financiële middelen.
resultaat
gerealiseerd
In
2000 is er f 53.440 verworven.
In
2001 is er f 112.515 verworven.
Bezoekers
doel
In
de periode van het ondernemingsplan 2000-2003 willen de Gemeente Musea Delft
het aantal jaarlijkse bezoeken verhogen van 100.000 naar 150.000.
resultaat
nog niet gerealiseerd
In
de zomer van 2001 is het marketingplan voor de Gemeente Musea Delft opgesteld
(een verkorte versie treft u als bijlage aan bij deze voortgangsrapportage). De
uitvoering en implementatie van dit plan kunnen pas vanaf 2002 gerealiseerd
worden. De vacatures op het gebied van pr en marketing zijn per 3 december 2001
en 2 januari 2002 vervuld waarmee de afdeling presentatie wat dit onderdeel op
sterkte is gebracht conform het ondernemingsplan.
Uit
de onderstaande cijfers is af te lezen dat het bezoek aan de Gemeente Musea
Delft de laatste 3 jaar redelijk stabiel is gebleven, ondanks veranderingen in
de financiering van de Stichting Museum Jaarkaart met als gevolg teruglopend
bezoek van Rabobankpashouders en NS kortingkaarthouders. Inspanningen om meer
toeristen uit het buitenland voor en bezoek te interesseren(opname in
internationale museum- en reisgidsen; deelname aan speciale –meerdaagse-
arrangementen) en wisseltentoonstellingen voor specifieke doelgroepen, zoals
Artists in Exile in museum Nusantara en Verdwenen Stadsgezichten in Stedelijk
Museum het Prinsenhof hebben resultaat gehad.
In
2001 waren wij op de goede weg. De bezoekersaantallen tot aan 11 september
gaven iedere maand een lichte stijging ten opzichte van vorige jaren te zien.
Na de aanslagen in New York bleven en blijven de buitenlandse toeristen weg uit
Delft. Of er sprake is van een herstel zal pas in het voorjaar van 2002
blijken. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat er sprake is van algemene
trend van teruglopend bezoek aan de Nederlandse musea (10-20%).
Bezoekcijfers
1998 97.322
1999 101.103
2000 98.439
2001 (t/m 31-10-2001) 91.868
Risico’s
De
voorbereidingskosten voor het DAC drukken nu oneigenlijk op het budget van de
Gemeente Musea. De musea hebben sinds november 2000 en maart 2001 twee project
medewerkers Delfts Aardewerk Centrum i.o. in dienst maar een passende dekking
is nog niet geregeld. De musea kunnen zelf de kosten van een medewerker voor hun
rekening nemen, gefinancierd uit de vacature van een conservator. De kosten van
de andere medewerker inclusief werkplekkosten (de begrote salariskosten
bedragen f 115.000, max. schaal 10, en werkplekkosten f 30.000) zullen ten laste worden gebracht van het
voorbereidingskrediet DAC i.o. voor een periode van 5 jaar. In februari 2002
zal hiervoor een voorstel worden gedaan in de rapportage over het DAC io, 2002
- 2006. Het streven is erop gericht vanaf 2006 daadwerkelijk aan de slag te
kunnen in het Delfts Aardewerk Centrum.
In de oplegnotitie bij het Ondernemingsplan is een
belangrijke wissel getrokken op de ontwikkeling van de inkomsten. Het
dekkingsplan valt of staat daarmee en vormt daardoor, gezien de
inkomstenontwikkeling tot nu toe, een fors risico. Dit risico kan in 2001
worden afgedekt doordat er een onderschrijding was op de uitgaven als gevolg
van een vertraging in de invulling van vacatures, omdat de feitelijke
implementatie van ondernemingsplan en oplegnotitie pas eind 2001 ingang is
gezet.
De wereld na 11 september 2001 is voor de Gemeente
Musea Delft echter ingrijpend veranderd. Buitenlandse bezoekers blijven weg en
daardoor blijven de inkomsten achter bij de raming. Wij hebben niet alleen te
kampen met tegenvallende entreegelden maar ook
de winkelomzet en het aantal zaalverhuringen blijven achter bij de
verwachting. Bovendien heeft de eerste aankondiging over de verhoging van de
verzekeringspremies ons al bereikt. Mocht de buitenlandse toeristenindustrie
zich in het voorjaar van 2002 niet herstellen dan heeft dat consequenties voor
een groot aantal doelen. De musea zullen daarom een aantal scenario’s
ontwikkelen. Het hoort immers bij een ondernemende museumorganisatie dat er een
adequate aanpassing komt voor de veranderende omstandigheden in de markt.