In antwoord
op uw ingediende aanvraag voor een activiteitensubsidie voor het Afrikaans
Festival 2002 d.d. 1 november 2001, 4 januari 2002, en 2 april 2002 uit het
Evenementenfonds delen wij u het volgende mee.
Wij zonden u al een brief met
onze aanvullende vragen en een weergave van het eerste advies van de
Evenementencommissie. In de afgelopen weken hebben wij diverse malen overlegd
over uw financiële situatie. In dat kader blijven wij bij onze mening dat uw
financiële positie ons zorgen baart. De gesprekken hebben echter ook geleid tot
ons standpunt dat wij vertrouwen hebben in de daadkracht van uw huidige
bestuur. Wij zien de inzet om de hoge crediteurenpost op te lossen.
Wij hebben kennisgenomen van
de aanvullende gegevens die u ons ter beschikking heeft gesteld middels de
brief en het memo van 7 mei 2002. Wij gaan akkoord met de beantwoording d.d. 21
mei die u hebt gegeven op onze E-mail van 14 mei en brief van 16 mei 2002. Wij
concluderen, gelezen uw memo van 7 mei 2002 en de beantwoording van vraag 1 uit
onze E-mail van 14 mei, dat u voor de totaal som crediteuren ruim 50%
betalingsregelingen hebt getroffen. Wij hebben hiervan echter geen
bewijsstukken. De overige crediteuren zult u op korte termijn benaderen. Wij
verwijzen u daarom expliciet ook naar onze aanvullende voorwaarden in deze
beschikking onder punt 1.
Uw subsidieaanvragen zijn
getoetst aan de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en de
criteria, zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld in de Uitvoeringsregeling
activiteitensubsidie stedelijke evenementen.
Uw aanvragen zijn voorgelegd
aan de Evenementencommissie Delft, die ons hierover een advies heeft gegeven.
Besluit
In het kader van het
onderstaande en op grond van de Subsidieverordening Maatschappelijke
Activiteiten hebben wij besloten uw aanvraag te honoreren en u voor de
organisatie van het festival op 3 augustus 2002 een maximale subsidie te
verstrekken van € 22.690,=, doch nooit meer dan het door ons goedgekeurde
nadelig saldo. Wij wijzen u op de hier onder te noemen aanvullende
subsidievoorwaarden.
Wij zullen onmiddellijk nadat
u aan punt 1. van onderstaande aanvullende voorwaarden hebt voldaan overgaan
tot uitbetaling van een voorschot van € 18.152,= (80%) van de subsidie.
Wij hebben echter ook
besloten uw financiële positie scherper in het oog te willen houden. Wij
verwachten van u in de komende tijd een rapportage op de eerste van iedere
maand. Deze rapportage bestaat uit een uitdraai vanuit uw boekhouding,
bestaande uit een kolommenbalans en het grootboek. Na 1 oktober 2002 willen wij
aan de hand van de dan financieel ter beschikkingstaande gegevens besluiten een
positieve of negatieve evaluatie te verlenen over het festival, de organisatie,
de financiële positie en het functioneren van de stichting. Dit zal als
belangrijk en bij een negatieve evaluatie als doorslaggevend criterium voor
afwijzing gelden voor de gemeente Delft bij de afweging van mogelijke aanvragen
voor subsidie voor 2003 en volgende
jaren. Wij nemen ons voor deze evaluatie op 1 november 2002 aan u
schriftelijk te hebben meegedeeld.
Wij hebben een besluit
genomen op grond van de volgende oordeelsvorming in het college. Deze
argumenten hebben ook in 2001 geleid tot een positief oordeel over de
subsidieaanvraag.
Delft heeft een lange
traditie met het African Festival Delft. Al vanaf begin tachtiger jaren vindt
dit festival in het DHC-stadion plaats op de eerste zaterdagmiddag en -avond
van augustus. Het succes en de publiekscijfers zijn wisselend. “Een” of “het”
Afrikaans festival en Delft zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De
belangstelling voor Afrika en de cultuur van dat werelddeel is bij de “witte” Nederlander
groot. Bovendien is de aanwas van in Nederland woonachtige bevolkingsgroepen
uit Afrika aanzienlijk. Het Afrikaans festival was en is een familiefeest op
een zomerse zaterdag in het DHC-stadion of in de Delftse Hout, waar allochtonen
en autochtonen, gezinnen met kinderen uit Delft, uit de regio en het land
komen. Ook in 2002 valt het festival van de AFD aan het eind van de tweede week
van de regionale basisschoolvakanties.
Wij kiezen er voor 2002
opnieuw voor om bovengenoemde redenen in Delft een Afrikaans festival met
landelijke uitstraling te subsidiëren. Het college heeft hiermee voldoende
redenen om van het advies van de Evenementencommissie af te wijken.
De belangrijkste argumenten
die er voor pleiten uw aanvraag te honoreren zijn:
·
Continuïteit. Er is
vanaf 1983 (en vanaf 1999 en 2000 in de huidige configuratie) een festival
gerealiseerd. Het valt te verwachten dat met de opgedane ervaring uit deze jaren het festival in 2002, zeker gezien de
langere voorbereidingstijd dan in de afgelopen jaren nog succesvoller zal zijn.
·
De AFD heeft ons het
vertrouwen gegeven dat met veel inzet van vrijwilligers een festival in 2002
georganiseerd zal worden, ondanks de moeilijke financiële situatie, waarin de
stichting verkeert.
Wij hebben bij de
besluitvorming rond uw aanvraag de volgende aanvullende voorwaarden
geformuleerd. U krijgt gelegenheid punt 1 binnen 8 weken na dagtekening van
deze beschikking in orde te maken.
1.
Het college ontvangt van u
afschriften van aan u geadresseerde verklaringen van alle afzonderlijke
schuldeisers en alle crediteuren, waarmee u wel of geen afbetalingsregeling
(sponsorcontract, lening) hebt getroffen van uw stichting met een schuld groter
dan € 1.250,=, waaruit blijkt dat deze voor de exploitatieduur van het
festival in 2002 afstand zullen doen van hun claims en schuldeisen, dan wel
achterstallige betalingen door de stichting AFD niet zullen invorderen.
2.
De gemeente ontvangt op de
eerste van elke maand tot en met de maand oktober 2002, of zoveel langer als
nodig is tot de subsidie over 2002 is vastgesteld, een financieel overzicht van
de exploitatie van de stichting, bestaande uit een uitdraai van de
kolommenbalans en het grootboek.
3.
De voorwaarde over uw
bestuurssamenstelling, zoals door ons in 2001 geformuleerd, waaraan u hebt
voldaan, blijft onverkort gelden voor 2002.
U dient te voldoen aan de
verplichtingen op grond van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten.
Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat u ingevolge genoemde Subsidieverordening
binnen acht weken na afloop van de door u te organiseren activiteit een verzoek
om vaststelling (inhoudelijke verantwoording en financiële afrekening met
kopieën van betaalbewijzen) moet indienen bij het College van burgemeester en
wethouders, vakteam Cultuur, kennis en economie, Postbus 340, 2600 AH Delft.
Zie hiervoor ook de aanvullende voorwaarde onder 2. Aan de hand van deze
verantwoording en afrekening zal de definitieve subsidie worden bepaald, waarna
dit bedrag (of een restant bij mogelijke bevoorschotting) zal worden
overgemaakt op uw rekeningnummer 34 69 52 247 ten name van de stichting African
Festival Delft.
Volgens artikel 1.5 lid 5 van
genoemde Uitvoeringsregeling wordt een maximum gesteld aan de subsidiebijdrage;
het subsidiebedrag is maximaal de helft van de totale begroting van het
evenement. Bij het verzoek om vaststelling (afrekening en verantwoording) zal
de ingediende begroting bij de aanvraag d.d. 2 april 2002 medecriterium kunnen
zijn voor de vaststelling van de subsidie.
Bij niet tijdige of
onvolledige inzending van de genoemde stukken kan de aanspraak op subsidie
verloren gaan.
De gemeente verwacht van u
dat u op alle mogelijke manieren in uw communicatie over uw evenement uiting
geeft van het feit dat uw evenement mede kan worden georganiseerd door een
subsidie van de gemeente Delft. U kunt dit ook doen door het verwerken van
logo’s van de gemeente Delft. U kunt hiervoor contact opnemen met mw. Sylvia
Coenen van ons vakteam Communicatie, die u op weg kan helpen hoe u op digitale
wijze deze logo’s kunt verwerken. Zij is telefonisch bereikbaar van maandag tot
en met donderdag onder telefoonnummer 015 260 2816 of per E-mail scoenen@delft.nl .
Wij wijzen u erop
dat volgens artikel 35 van de Algemene Plaatselijke Verordening, evenementen
die plaats vinden in de openbare ruimte, bij de gemeente moeten worden
aangemeld. U kunt hierover informatie opvragen bij het vakteam Toezicht
Openbare Ruimte, de heer Rob van der Plas, telefoon 260 2613, E-mail rvdplas@delft.nl
. Wij adviseren u dit vroegtijdig te doen en niet te wachten tot de uiterlijke
termijn van 2 weken voorafgaand aan het evenement.
Wij verzoeken u een
uitnodiging voor het evenement te sturen aan de voorzitter van de
Evenementencommissie, p.a. vakteam CKE, postbus 340 2600 AH Delft, zodat leden
van de Evenementencommissie (delen van) het evenement kunnen bezoeken.
Wij maken u erop attent dat
belanghebbenden in de zin van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na
verzending van dit besluit een bezwaarschrift kunnen indienen. U dient dit
bezwaarschrift te richten aan: Burgemeester en wethouders van Delft, Postbus
78, 2600 ME Delft, onder vermelding van "bezwaarschrift".
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders
van Delft,
, burgemeester.
, secretaris.