6 Evaluatie Lange termijn doelstellingen
7 Evaluatie Implementatie doelstelling korte termijn
In december 1999 verscheen
het ondernemingsplan van de Vrije Akademie Delft ‘Ondernemen: een VAK apart!’.
Kaderstellend voor het ondernemingsplan was de financiële taakstelling
voortkomende uit het plan Risico’ en Remedies in Balans (april 1999). De
systematische aanpak van het ondernemingsplan (Werkboek ondernemingsplan kunstzinnige
vorming van KPMG) heeft ervoor gezorgd dat op alle aandachtgebieden voor het
management van de VAK (Financien, Ontwikkeling, Personeel en Markt) verbeterdoelstellingen
werden geformuleerd. Naast de systematische aanpak is een belangrijk winstpunt
geweest, dat het tot stand brengen van het ondernemingsplan de organisatie
betrok bij het maken ervan en duidelijkheid geeft over de korte en lange termijn
doelstellingen. Op basis van het ondernemingsplan konden de afdelingen aan de
slag met de uitvoering en was het duidelijk waar de prioriteiten lagen.
Nu drie jaar later aan het
einde van de rit maken we de balans op. In deze eindevaluatie stellen we ons de
volgende vragen:
·
Zijn de korte-
en lange termijndoelstellingen gerealiseerd.
·
Hebben we de belangrijkste knelpunten opgelost
·
Zijn er nieuwe inzichten/ontwikkelingen ontstaan, die om bijsturing
vragen en uitgewerkt gaan worden in het nieuwe ondernemingsplan.
Met deze kennis en de
aanbevelingen van deze evaluatie kunnen we aan de slag met het nieuwe
ondernemingsplan.
Per
ondernemingsplanactiviteit wordt in de volgende paragrafen een beeld gegeven
wat er allemaal gepresteerd is, maar vooral wat ons nog te doen staat. Al die
activiteiten hadden tot doel de programmering, verkoop en bedrijfsvoering van
de VAK in de gewenste richting te sturen en de belangrijkste knelpunten op te
lossen.
Binnenschools
De afdeling Kunsteducatie voor de Scholen bestond
tijdens deze Ondernemingplan periode 25 jaar en heeft dit jubileumjaar gevierd
met bijzondere programmering zoals het schoolproject Uit je dak in de VAK en
het Wereldkinder Festival.
Naast het Kunstmenu voor het BO heeft het Cultuurtraject
voor het VO een vaste plek in het aanbod gekregen, waardoor nu sprake is van
een doorgaande lijn voor alle schoolkinderen in Delft van 4 tot 16 jaar. Ook
vervult de VAK een bemiddelende rol bij de invulling van het vak CKV en de besteding
van de zogenoemde CKV-bonnen.
Tijdens de Ondernemingsplan periode is volop gewerkt
aan de opzet en uitvoering van diverse nieuwe programma’s zoals het onderdeel
Cultuur en School van het Actieprogramma Cultuurbereik, de programmering van de
Brede School en het jongerenproject X- Change.
Dit alles heeft geleid tot een taakverzwaring van de
afdeling Kunsteducatie op de scholen en de vraag waar de grens getrokken moet
worden.
Buitenschools
De afdeling muziek heeft een veranderingstraject
doorlopen waarbij vooral in de basisjaren bij de kinderen en jongeren een
verschuiving van individuele - naar meer groepsgewijze lessen is gerealiseerd.
In het daarna nieuw ontwikkelde vervolgtraject kunnen klanten kiezen voor
groepsles, combinatieaanbod (les en orkest) of selectieklas (voor de betere
leerling).
De andere disciplines dans,
beeldend, literatuur en jeugdtheater zijn gegroeid op basis van een steeds
beter functionerend PMC beleid.
In de periode 2000-2003 heeft
de visie “Alles leidt tot Samenspel” een nadere uitwerking gekregen in vooral
de projecten die de VAK uitvoert. Er is beleid ontwikkeld, een budget
vrijgemaakt en er is een organisatie voor opgetuigd. Er worden jaarlijks, naast
de lespraktijk, volop voorstellingen, concerten en exposities geproduceerd.
Deze vinden meestal plaats in de hal van de Vrije Akademie, soms op locatie in
de stad.
Successen in het
multidisciplinaire aanbod zijn: de vijf keer vijf keer cursus en het musical
aanbod. Er is geen gelegenheid geweest ons bezig te houden met de ontwikkeling
van aanbod op het gebied van de nieuwe media.
Andere
activiteiten
Steeds vaker wordt de VAK benaderd door derden. Soms
zijn dat non-profit initiatieven binnen de Gemeente Delft (zoals het project
Wijktheater), soms ook activiteiten voor organisaties en/of bedrijven.
In het eerste geval willen we graag betrokken worden
als de specialisten op het gebied van kunsteducatie, maar zijn goede afspraken
over verantwoordelijkheden, mogelijkheden en budget zeer noodzakelijk.
In het geval van activiteiten voor organisaties en
bedrijven is het van belang dat we tijd vrijmaken om in deze markt beter te
acquireren.
In de afgelopen jaren heeft een verdere
professionalisering van verkoopactiviteiten plaatsgevonden. Een allesomvattend
marketingplan in al haar facetten bleek voor de VAK niet noodzakelijk. Wel is
een planning- en controlcyclus geïmplementeerd met daarin in opgenomen de
elementen: onderzoek, promotie en evaluatie.
Onderzoek
Door onderzoek te doen naar doelgroepen, markt en
concurrenten is inzicht verkregen t.b.v. het product van de VAK. Er zijn onderzoeken
gedaan op de volgende (doel)groepen:
- Onderzoek doorstroom na de cursus 5x5
- Onderzoek naar concurrentie Delft en omgeving
- Onderzoek naar aanbod collega instellingen,
Jongeren en 50+.
Het resultaat van deze onderzoeken heeft zich
vertaald naar aanbod of veranderend inzicht m.b.t. de promotie.
Promotie
Het doelgroepenbeleid heeft zich vertaald naar meer
specifieke promotiemiddelen. In de afgelopen periode heeft een betere
afstemming plaatsgevonden en bereiken de gekozen middelen (cursusboekje,
deelbrochures/folders, freecards, VAK op het internet, advertenties ) beter de
doelgroep. De internetsite moet nog verder ontwikkeld worden van een statische
informatieve site naar een dynamische en interactieve site. In de relatie van
het Binnenschoolse- en Buitenschoolse aanbod van de VAK is er de keuze gemaakt
voor uniforme vormgeving van het promotiemateriaal. Het verwerven van andere
geldstromen zoals sponsoring, subsidie en advertentieacquisitie zijn een vast
onderdeel van het bedrijfsproces van de VAK geworden.
Evaluatie
De VAK wil de huidige kwaliteit garanderen en
verbeteren en alert reageren op de wensen van de klant. Er heeft onderzoek
plaats gevonden naar (tussentijdse) uitstromers, waardoor passende maatregelen
genomen konden worden ter voorkoming van opzeggingen. Onderzoek op bepaalde
cursussen, waarbij de mening van de cursist wordt onderzocht m.b.t de gevolgde
cursus (bijvoorbeeld de Basisvorming Muziek en Boys Only t.b.v. de ontwikkeling
van de vervolgtrajecten). Aan het eind van het cursusjaar 2001-2002 is een
eindevaluatie op het totale cursusaanbod gehouden.
In
de interne bedrijfsvoering is een stevige basis gelegd om de aansturing en
kwaliteit van het primaire werkproces verder te optimaliseren. De
stafafdelingen beschikken over meer capaciteit, de interne communicatie is
verbeterd, automatiseringsmogelijkheden worden beter benut, de interne
werkprocessen zijn effectiever geworden en er is fors geïnvesteerd in gebouw en
instrumentarium. De basis is gelegd om in de komende periode
sturingsmethodieken te ontwikkelen op basis van taakstellingen en kengetallen.
Vooral
de afdeling muziek heeft, met een inhoudelijk nieuwe koers, tevens voldaan aan
de randvoorwaarde van een verbeterde kostendekking. De individuele lespraktijk
voor kinderen heeft plaats gemaakt voor een groepsgewijze manier van lesgeven,
waardoor de gemiddelde groepsgrootte licht is gestegen (en daarmee de
lesgeldinkomsten). Daarnaast is er op de kosten bespaard door niet alle
vrijgevallen vacatureruimte opnieuw te bezetten. VAK breed (met uitzondering
van de afdeling muziek) zijn eenmalig de cursustarieven met 6 % extra verhoogd
en is sturing op groepsgrootte het middel om de lesgeldinkomsten optimaal te
houden. Bij het inzichtelijk maken van de kostendekking per afdeling is
gebleken dat de opbouw van de cursustarieven niet consistent is. Hierdoor gaan
onderlinge vergelijkingen mank en is de tariefstelling voor de klant soms onevenwichtig.
De
afhankelijkheid van de facilitaire stafafdelingen is gebleven. Op onderdelen is
de dienstverlening achteruit gegaan en blijken aanpassingen traag te verlopen.
Waar de Vrije Akademie als marktgerichte organisatie vooral behoefte heeft aan
maatwerk, kunnen de externe stafafdelingen nauwelijks voldoen aan de
gemeentebrede (algemene) dienstverleningsafspraken. In de toekomst zal een
optimale mix gevonden moeten worden op welk organisatieniveau de facilitaire
dienstverlening plaats dient te vinden.
De ingevoerde organisatiestructuur van de VAK
voldoet. Wel is de organisatorische capaciteit op onderdelen door de groei
(beheer, receptie, KE) te krap bevonden. Hier zijn budgettair neutrale
oplossingen voor gerealiseerd.
Er functioneert een doeltreffend Centraal Werk
Overleg. Deze zou in de toekomst wat meer status kunnen krijgen.
Om meer breed inzetbare docenten aan te trekken is
het werving en selectie beleid daarop aangepast.
Een Planning en Control cyclus ten aanzien van de
uitvoering van het personeelsbeleid is onvoldoende van de grond gekomen. Dit
krijgt de komende planperiode meer aandacht.
Ook een integrale aanpak ten aanzien van Vorming en
Opleiding is niet gelukt. De VAK heeft begin 2003 een scholingsplan gereed
waarin specifieke plannen voor met name de docenten zijn uitgewerkt. Dit heeft
tevens een goede aansluiting met het algemene MMC beleid van de Gemeente.
Er is een voorstudie verricht naar de
(on)mogelijkheden voor leeftijdbewust beleid voor met name de docenten van de VAK.
Binnen de financiële taakstelling is het grootste
deel van de knelpunten opgelost en is de inhoudelijke ontwikkeling, met het
accent op samenspel en optreden, voortgezet.
Door een verbeterde kostendekking is er in twee
achtereenvolgende jaren een bescheiden begrotingsoverschot gerealiseerd.
De afdeling Kunsteducatie is naast het gewaardeerde
reguliere aanbod voor de scholen een prominente plaats gaan innemen bij
projecten rond de school en in de wijk.
Nu de samenspelgedachte intern wortel heeft
geschoten en de bedrijfsvoering op orde is, kan de VAK de uitdaging aangaan om
ook bij verwante instellingen in de regio nieuwe vormen van samenwerking te
zoeken en meer activiteiten ten behoeve van instellingen en bedrijven gaan
ontwikkelen.
Doordat er meer samenhang in het cursusaanbod is
gekomen en er meer multidisciplinaire activiteiten zijn ontwikkeld, zijn de
historisch gegroeide verschillen in cursusprijzen bij de verschillende
afdelingen meer zichtbaar geworden. Het prijsbeleid is hierdoor niet
consistent.
De succesvolle programma’s zorgen voor een
toenemende vraag bij zowel het binnenschoolse als buitenschoolse aanbod. De
grenzen voor groei zijn echter vrijwel bereikt, dit uit zich in stijging van de
wachtlijst en stagnerende productontwikkeling.
De positie van de VAK in het bedrijvencluster heeft
geen bijdrage geleverd aan het bereiken van de ondernemingsplanresultaten. De
centrale facilitaire diensten zijn onvoldoende in staat de gemaakte
dienstverleningsafspraken na te komen.
De bedrijfsvoering van de VAK is intern vrijwel op
orde. Er is behoefte aan meer gedetailleerdere financiële en personele informatie.
De aandachtsgebieden Informatie en Communicatie
Technologie, Organisatie en Personeel, Arbeidsomstandigheden en Kwaliteit zijn
in het ondernemingsplan onderbelicht. Anderzijds is de PMC aanpak per afdeling
te gedetailleerd voor het ondernemingsplan. De aanpak wordt gehandhaafd voor de
jaarlijkse programmering en krijgt in het ondernemingsplan een aanzet op
hoofdlijnen (VAK breed).
In het nieuwe ondernemingsplan worden de volgende
onderwerpen verder uitgewerkt:
Markt en
klanten
Þ
Via
het organiseren van en participeren in wijkgerichte projecten wil de VAK
burgers en scholieren beter bereiken.
Þ
Onderzocht
wordt of er commercieel aanbod ontwikkelt gaat worden ten behoeve van bedrijven
en instellingen.
Financiën
Þ
Om
meer samenhang in de cursusprijzen te realiseren is het nodig de tarieven van
de cursussen te uniformeren. Het is belangrijk dat het gemiddelde prijsniveau gehandhaafd
blijft, waar nodig moeten er overgangsregelingen getroffen worden.
Þ
Om
zelfstandiger te kunnen functioneren is het aan te bevelen dat de VAK voor 4
jaar een ondernemingsplan maakt, waarbij wordt uitgegaan van een vast budget
voor die periode met een eigen bedrijfsreserve. Hiermee wordt de Vrije Akademie
gestimuleerd als een “cultureel ondernemer” te functioneren.
Ontwikkeling
Þ
Het
cursusaanbod, samenspel en optreden worden niet als aparte activiteiten beschouwd
maar vanuit een integrale visie benaderd en uitgewerkt.
Þ
Er
wordt in de nieuwe ondernemingsplanperiode een ontwikkelingsvisie uitgewerkt
waarin de VAK aangeeft hoe de VAK zich inhoudelijk zowel kwalitatief als
kwantitatief wil ontwikkelen op alle drie de marktsegmenten burgers, scholen en
bedrijven & instellingen.
Þ
De
VAK gaat een spilfunctie vervullen in de kunsteducatiesector van de regio.
Þ
Onderzocht
wordt welke vormen van multi media technieken geschikt zijn om onderdeel te
gaan uitmaken van het cursusaanbod.
Werkwijze
Þ
De
VAK gaat een planning en control cyclus ontwikkelen op het gebied van kwaliteitszorg
in de meest brede zin (integrale- of proceskwaliteit).
Þ
De
VAK gaat inventariseren in hoeverre facilitaire afdelingen (kunnen) voldoen aan
het door de VAK gewenste niveau van dienstverlening. Dit betekent dat naast de
inbreng in de klantenpanels er afspraken gemaakt zullen worden voor maatwerk.
Þ
Onderzocht
wordt welke mogelijkheden ICT kan bieden voor het opwaarderen van de website en
het optimaliseren van de werkprocessen
Personeel
Þ
De
VAK gaat een planning en control cyclus ontwikkelen op het gebied van het personeelsbeleid.
Het MMC beleid staat hierin centraal.
Þ
De
VAK gaat een planning en control cyclus ontwikkelen op het gebied van Arbo en
Milieuzorg. Hierbij zal gebruikt gemaakt gaan worden van de risico inventarisatie
ontwikkelt door ArboNed ten behoeve van de kunsteducatie branche.
Werkplanmethode
Þ
Het
nieuwe ondernemingsplan geeft op hoofdlijnen aan hoe de organisatie en de afdelingen
zich de komende jaren moeten ontwikkelen.
Þ
Uitwerking
van deze plannen vindt jaarlijks op afdelingsniveau plaats middels activiteitenplannen
die jaarlijks geëvalueerd en bijgestuurd worden, waarbij onder andere de pmc
methodiek een beproefd hulpmiddel is.
De visie en missie met de
samenspelgedachte als thema staan nog helemaal overeind. In het volgende
ondernemingsplan zal de externe samenwerking een zwaarder accent krijgen. Door
de professionele en hechte organisatie kan de VAK een centrale rol gaan vervullen
voor de amateurkunst in de Delftse regio. Dit uit zich in het leggen van nieuwe
contacten naar Mekelweg 10 (TU), de Hafa, De Delftse Komedie, De Nieuwe Amateur
(DNA) en overige kunstinstellingen. Ook de externe samenwerking met
collega-relaties in de Provincie ZH krijgt een serieuzer karakter..
·
Synergie
binnenschools en buitenschools
Vanuit de werkgroep KV zijn een aantal voorstellen gekomen voor een betere synergie
tussen het binnenschoolse en buitenschoolse aanbod. Er zijn belangrijke vorderingen
gemaakt in de uitwisseling van docenten en programmering van het binnenschoolse-
en buitenschoolse aanbod. Niemand kijkt er meer van op dat diverse onderdelen
van het kunsteducatieve programma voor de scholieren op de VAK worden gegeven.
De afdeling KV – Kunstzinnige Vorming is inmiddels omgedoopt in KE -
Kunsteducatie voor de Scholen. Het promotiemateriaal voor binnen- en buitenschools
straalt nu dezelfde “huisstijl” uit.
·
Aanbod
voor kinderen
Naast het enorme succes van de 5x5 combinatiecursus is er veel belangstelling
van zowel jongens als meisjes voor de trenddansen hiphopjazz/breakdance en de
kinderateliers. Alleen de afdeling muziek geeft een forse daling te zien.
Oorzaken zijn het ontbreken van een docent voor de oriëntatiecursus muziek op
schoot voor de allerkleinsten (89 cursisten). Na de 5x5 cursus kunnen de
diverse afdelingen profiteren van deze nieuwe groep cursisten door hierop met
hun cursusaanbod op aan te sluiten. In de Promotie van het aanbod is er voor
het seizoen 2001-2002 de keuze gemaakt het programma in een fullcolour
flyer/boekje te verspreiden onder de kinderen van de basisscholen in Delft.
|
Deelname kinderen 0 t/m 12
jaar |
||
|
|
Seizoen 2000 – 2001 |
Seizoen 2001 – 2002 |
|
Ateliers |
142 |
176 |
|
Dans |
300 |
386 |
|
Literatuur |
14 |
28 |
|
Muziek |
853 |
762 |
|
Theater |
244 |
252 |
|
Combinatie
aanbod (5x5) |
115 |
168 |
|
Totaal
Vrije Akademie |
1.668 |
1.772 |
·
Aanbod
voor jongeren
Ten behoeve van de programmering voor het seizoen 2000-2001 is er een jongerenonderzoek
gehouden, waarop een gewijzigd jongerenaanbod is geprogrammeerd. In de
overlappende leeftijdscategorie 10 – 14 jarigen slaat vooral het trendaanbod
(hiphopjazz/breakdance) van de afdeling dans goed aan evenals de musicalcursussen
van het jeugdtheater.
|
Deelname jongeren 13 t/m
17 jaar |
||
|
|
Seizoen 2000 – 2001 |
Seizoen 2001 – 2002 |
|
Ateliers |
17 |
19 |
|
Dans |
97 |
144 |
|
Literatuur |
- |
1 |
|
Muziek |
234 |
248 |
|
Theater |
80 |
108 |
|
Combinatie
aanbod (5x5) |
- |
- |
|
Totaal
Vrije Akademie |
428 |
520 |
Omdat deze doelgroep moeilijk te bereiken/mobiliseren is, is er voor gekozen om
vooral via het binnenschoolse aanbod (Cultuurtraject en CKV) van de afdeling
Kunsteducatie voor deze jongeren te bereiken. De VAK organiseerde in 2001 en in
2002 VMBO startdagen met respectievelijk 535 en 900 3de klassers die
op kunst- en cultuurlocaties in Delft voorstellingen en workshops volgden.
·
Aanbod
overdag
Na marktonderzoek m.b.t. de wensen van senioren t.a.v. kunsteducatie (begin
2000) is ten behoeve van het cursusjaar 2001/2002 het aanbod ‘Gemakkelijk Overdag” gelanceerd.
Doelstelling is om in de daluren van de VAK (overdag) 5 groepen extra (60
deelnemers) te hebben. Via een aparte flyer is de doelgroep opgeroepen kennis
te nemen van het totale cursusaanbod en het aanbod overdag in het bijzonder.
|
Deelname cursus overdag
(maandag t/m vrijdag) per 31-12 |
||
|
|
Seizoen
2000 – 2001 |
Seizoen
2001 – 2002 |
|
0
t/m 5 jaar |
79 |
31 |
|
6
t/m 12 jaar |
932 |
1.031 |
|
13
t/m 17 jaar |
230 |
242 |
|
18
t/m 35 jaar |
60 |
64 |
|
36
t/m 49 jaar |
130 |
133 |
|
50
jaar e.o. |
281 |
310 |
|
Totaal
op de dag |
1.712 |
1.811 |
|
Percentage
t.o.v. alles |
48 % |
47 % |
Alleen
de afdeling ateliers heeft een bescheiden groei gerealiseerd in de doelgroep 50
jaar en ouder. Over het geheel is de deelname op de dag gegroeid, deze is echter
vooral gerealiseerd op de toch al druk bezochte woensdagmiddagen. De bezetting
van de daluren en een beter bereik van de 55+ers blijft actueel.
De Vrije Akademie is steeds minder in staat iedereen
die zich inschrijft voor een cursus ook te plaatsen. Analyse van de wachtlijst
zal uit moeten wijzen wat de omvang van de wachtlijst is en welk cursusaanbod
dit betreft. Beleidsmaatregelen zijn dringend nodig en kunnen enerzijds gezocht
worden in het beperken van de instroom (prioriteit geven aan Delftse burgers)
en bevorderen van de uitstroom (maximaal aantal jaren cursus). Anderzijds moet
er overwogen worden de capaciteit te vergroten van het aantal beschikbare
docentenuren (verzelfstandigen vergevorderde cursusgroepen) en het gebouw
(dependances, openingstijden).
|
Omvang wachtlijst per 1
mei |
||
|
|
Seizoen 2000 – 2001 |
Seizoen 2001 – 2002 |
|
Ateliers |
75 |
111 |
|
Dans |
40 |
65 |
|
Literatuur |
25 |
5 |
|
Instrumentaal
groepsles |
180 |
281 |
|
Instrumentaal
individueel |
115 |
154 |
|
Zang
groepsles |
14 |
32 |
|
Zang
individueel |
64 |
96 |
|
Theater |
7 |
26 |
|
Combinatie
aanbod (5x5) |
21 |
24 |
|
Totaal
Vrije Akademie |
541 |
794 |
In bovenstaand overzicht zijn alle inschrijvingen
verwerkt voor cursusaanbod dat vol is of niet gestart is wegens te weinig
deelname. Ook inschrijving voor het volgende cursusjaar zijn hierin verwerkt.
Gezien het toegenomen belang van de wachtlijst is het nodig de
informatievoorziening te verfijnen.
Binnen alle disciplines zit samenspel en optreden
verwerkt in het cursusaanbod en kan er deelgenomen worden in een brede waaier
van projecten. Multidisciplinair aanbod bestaat hoofdzakelijk uit de zeer succesvolle
5x5 formule voor kinderen en het musical-aanbod van de afdeling theater.
De VAK kan met de huidige budgettaire kaders
binnen haar begroting blijven, hetgeen een randvoorwaarde vormde voor de
realisatie van het ondernemingsplan.Na augustus 2001 is het budget voor groot
onderhoud ondergebracht in een voorziening.
Gezien de vrijwel sluitende jaarrekeningen 2000 en
2001 is de financiële taakstelling gerealiseerd. Of dit op gaat voor de
afzonderlijke taakstellingen is op belangrijke onderdelen niet volledig vast te
stellen. Uit de jaarrekening blijkt bijvoorbeeld niet of de afdeling theater
hogere personeelskosten compenseert met meer omzet. De centralisatie van de
Gemeentelijke financiële administratie heeft, met name waar het
personeelskosten betreft, geleid tot een verslechtering van de financiële
informatie.
·
Verbeterde kostendekking muziek
Zowel
omzetvergroting als kostenreductie (personeel) hebben, door de invoering van
het eerste en tweede jaar basisvorming, geleid tot een verbeterde kostendekking
en daarmee het realiseren van de financiële taakstelling. Hierdoor was het mogelijk om aan de invoering van het
vervolgtraject geen financiële taakstelling te verbinden. In het volgende
ondernemingsplan zullen extra organisatie-uren vrij gemaakt moeten worden
t.b.v. de algemene coördinatie, arrangeurs en regisseurs. De extra capaciteit
zal worden gerealiseerd door een interne verschuiving van de formatie-uren.
·
Verbeterde kostendekking overige afdelingen
Door een boventrendmatige tariefstijging en iets
stijgende groepsgrootte is de omzet ten opzichte van de kosten meer gestegen.
Afgesproken is dat er in deze ondernemingsplanperiode verder geen
boventrendmatige prijsverhogingen zullen komen. De verder te realiseren
omzetstijging zal dus volledig moeten worden gerealiseerd door sturing op de
groepsgrootte.
·
Efficiencymaatregelen
Receptie en beheer
De taakstelling zou voor de helft moeten worden gehaald door het niet meer uitbesteden
van de sluitrondes. Per augustus 2002 worden deze door roosterverschuivingen
volledig in eigen beheer uitgevoerd. Na 2002 is dit deel van de taakstelling
dus volledig gerealiseerd
|
Kosten Bewaking
(sluitrondes) in €’s |
||||
|
|
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Begroot |
6.943 |
136 |
136 |
136 |
|
Mutatie tov 1999 |
|
- 6.807 |
- 6.807 |
- 6.807 |
|
Werkelijk |
8.705 |
7.072 |
5.115 |
|
|
Mutatie tov 1999 |
|
- 1.633 |
- 3.590 |
|
|
Resultaat |
|
- 6.936 |
- 4.979 |
|
Daarnaast was het idee dat er op de personeelskosten
van de receptie bespaard kon worden door op de rustige momenten minder
personeel in te roosteren (ochtend en na 21.00 uur ’s avonds). Deze plannen
bleken niet tot uitvoer te brengen doordat van zowel receptie als beheer er
eerder meer dan minder gevraagd wordt. Oorzaak hiervan zijn het toegenomen
aantal cursisten en het programmeren van meer voorstellingen en optredens. In
plaats van minder zal er meer capaciteit nodig zijn, de hiervoor benodigde
financiële middelen zullen in het bestaande budget gevonden moeten worden. In
de komende planperiode wordt dit verder uitgewerkt.
Inkoop
Inkoop is
vrijwel gecentraliseerd, hetgeen met name bij grotere inkopen (groot onderhoud,
instrumentarium) tot kostenbesparing heeft geleid. Op de onderdelen instrumentarium
en schoonmaak is de taakstelling gehaald. De budgetoverschrijding van het publiciteitsbudget kunnen gefinancierd
worden uit de meeropbrengsten van de advertentie-inkomsten.
|
Kosten Instrumentarium in €’s |
||||
|
|
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Beginsaldo |
16.808 |
86.496 |
59.134 |
23.768 |
|
Toevoeging |
87.716 |
90.205 |
48.760 |
54.261 |
|
Uitgaven |
18.028 |
117.566 |
84.126 |
|
|
Eindsaldo |
86.496 |
59.134 |
23.768 |
|
|
Kosten Schoonmaak in €’s |
||||
|
|
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Begroot |
34.079 |
56.768 |
52.230 |
52.230 |
|
Mutatie tov 1999 |
|
22.689 |
18.151 |
18.151 |
|
Werkelijk |
46.520 |
46.567 |
42.292 |
|
|
Mutatie tov 1999 |
|
47 |
- 4.228 |
|
|
Resultaat |
- 12.441 |
10.201 |
9.938 |
|
|
Kosten Publiciteit in €’s |
||||
|
|
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Begroot |
36.302 |
36.302 |
34.034 |
34.034 |
|
Mutatie tov 1999 |
|
|
- 2.268 |
- 2.268 |
|
Werkelijk |
33.761 |
40.418 |
40.015 |
|
|
Mutatie tov 1999 |
|
6.657 |
6.254 |
|
|
Resultaat |
|
- 4.115 |
- 5.981 |
|
Advertentieacquisitie
Bijzonder succesvol doordat twee meerjarensponsors reeds de volledige
taakstelling dekken. De adverteerders in het cursusboekje zorgen voor de plus.
|
Opbrengsten Reclame & Advertenties in €’s |
||||
|
|
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Begroot |
|
4.538 |
6.807 |
6.807 |
|
Mutatie tov 1999 |
|
4.583 |
6.807 |
6.807 |
|
Werkelijk |
|
6.605 |
9.643 |
|
|
Mutatie tov 1999 |
|
6.605 |
9.643 |
|
|
Resultaat |
|
2.067 |
2.836 |
|
Verhuur
Verhuurinkomsten zijn weliswaar gestegen t.o.v. voorgaande jaren maar halen de
vereiste taakstelling nog niet. Dit wordt enerzijds veroorzaakt doordat lokalen
en Binnenhof gereserveerd zijn voor de lespraktijk, voorstellingen en presentaties.
Anderzijds had het Grand Café recht op vrij gebruik van de Binnenhof. Door het
nieuwe contract met het Grand Café krijgt de VAK meer grip op de verhuur van de
Binnenhof en zal per 2002 de taakstelling gehaald worden.
|
Opbrengsten Verhuur in €’s |
||||
|
|
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Budget |
61.755 |
66.338 |
70.876 |
70.876 |
|
Mutatie tov 1999 |
|
4.538 |
9.076 |
9.076 |
|
Werkelijk |
52.467 |
54.451 |
66.418 |
|
|
Mutatie tov 1999 |
|
1.985 |
13.951 |
|
|
Resultaat |
|
- 11.887 |
- 4.458 |
|
Investering Automatisering
Door upgrading
van het bestaande pakket voor de Cursisten- lesgeldadministratie heeft er geen
investering in nieuwe software plaats hoeven vinden. Er is wel geïnvesteerd in
een nieuwe server en extra werkstations.
Managementcapaciteit
Structuur
en capaciteit zijn volgens plan verbeterd en versterkt. Voor grote verbeteringstrajecten,
innovaties en projecten ontbreekt het aan voldoende capaciteit. Het beroep dat
op de KE afdeling wordt gedaan ten behoeve van projecten, zoals de Brede
School, vraagt ook van het afdelingshoofd meer dan voorheen.
Lessysteem en leerplannen
Alleen
theater heeft een volwaardig plan. Bij de afdeling dans moet het leerplan voor
volwassen nog geactualiseerd worden. Muziek heeft een goede start gemaakt met
het leerplan voor het nieuwe aanbod, dat voortvloeit uit het verandertraject.
Bij de afdelingen literatuur en ateliers moeten de leerplannen worden (af)
gemaakt. Hoewel belang van de leerplannen onderschreven wordt, blijkt het
starten en onderhouden ervan er niet van te komen.
Planning en control
De afstemming tussen de uitvoerende afdelingen en de
ondersteunende afdelingen (verkoop en administratie) is duidelijk verbeterd.
Bij de afdeling muziek is dit gerealiseerd door een werkgroep in te stellen die
het volledige plaatsings- en roosterproces begeleid, evalueert en verbetert.
Deze systematiek is doorgetrokken ten behoeve van al het buitenschools aanbod.
Darnaast is een begin gemaakt met het opzetten van
een overal planning van alle werkprocessen die samenhangen met de ontwikkeling,
uitvoering en evaluatie van de cursusprogrammering. Het aanvullen en
daadwerkelijk werken met deze planning is nog geen gemeengoed.
Bedrijvencluster
Het bedrijvencluster is tijdelijk tot stand gekomen om de betrokken sectoren en
vakteams en het bestuur de gelegenheid de geven de mate van op afstand plaatsen
te bepalen. De besluitvorming is met 1 jaar uitgesteld, hetgeen goed spoort met
de afloop van onze eerste ondernemingsplanperiode.
De dienstverlening van diverse facilitaire afdelingen is door de nasleep van de
reorganisatie (centralisatie) verslechterd. Het zal in de komende periode
duidelijk moeten worden in hoeverre klanteisen en dienstverleningseisen bij
elkaar kunnen komen. Middels dienstverleningsafspraken (dva’s) wordt de standaarddienstverlening
vastgelegd. Flexibiliteit van de facilitaire afdelingen zal vooral moeten
blijken uit het maatwerk.
Vooralsnog
zijn alleen de afdelingen personeelszaken en automatisering in staat gebleken
om de dienstverlening op een acceptabel niveau te brengen. Dit in tegenstelling
tot de advisering en informatievoorziening van de afdeling financiën. Ten
aanzien van de huisvesting kan het vakteam HSM haar coördinerende rol niet
waarmaken, waardoor de verhouding met de vakteams Grond en BOZ onduidelijk zijn
geworden. Van de overige facilitaire afdelingen, zoals Communicatie, Juridische
Zaken en Communicatie maakt de VAK slechts incidenteel of geen gebruik.
Een belangrijke ontwikkeling
waar de VAK middels de afdeling Kunsteducatie voor de Scholen midden in zit
vormt de kunsteducatie op en rond de scholen. De afdeling heeft te maken met
een forse taakverzwaring door de ontwikkelingen in het Voortgezet Onderwijs, de
Brede School, etc. Deze ontwikkelingen laten geen consolidatie toe, we zullen
ons dan ook gaan bezinnen op de strategie, positie en middelen van deze
afdeling.
Flexibiliteit
In het docentenprofiel is opgenomen dat de docent bij voorkeur op meerdere
terreinen binnen de discipline (zowel binnenschools als buitenschools)
inzetbaar moet zijn. Voor de afdeling muziek betekent dit bijvoorbeeld dat een
docent meerdere lesvormen moet kunnen beheersen (individuele les, homogene en
heterogene groepsles). Om een flexibele inzet van docenten mogelijk te maken
wordt er een regionale docentenpool opgezet. Onder de docenten van de VAK is
een belangstellingsregistratie-enquête uitgezet. In februari 2003 vind er in de
VAK een regionale kunst- en banenmarkt plaats.
Professionaliteit
Het ontbreken van een vorming en opleidingsbudget ontneemt een belangrijk instrument
om uitvoering te geven aan het MMC beleid. In samenspraak met het CWO is een vormings-
en opleidingsplan opgesteld, de budgettaire consequenties zullen een plaats moeten
krijgen in de begroting.
Motivatie
Het personeel wordt door beleidspresentaties, werkgroepen en overleg meer betrokken
bij de uitvoering van het beleid. Ook zijn er diverse gelegenheden gecreëerd om
op informele wijze met elkaar van gedachte te wisselen. Een belangrijke stap om
medewerkers meer te betrekken bij beleidsvorming en toetsing is de oprichting
van het Centraal Werkoverleg. Ondanks het ontbreken van richtlijnen en ervaring
hebben zich een aantal enthousiaste medewerkers als CWO lid aangemeld die een
VAK brede vertegenwoordiging vormen. De rol die het CWO speelt in de
besluitvorming is groeiende.
Capaciteit
De capaciteit van administratie, beheer en receptie is op het gewenste niveau gebracht
voor het uitvoeren van de reguliere taken. Door het toenemende aantal cursisten/bezoekers
en het intensieve gebruik van het gebouw voor optredens en voorstellingen is er
bij beheer en receptie behoefte aan meer capaciteit en een directere aansturing
van de dagelijkse werkzaamheden. Voor beide afdelingen zijn ‘upgrading’ plannen
gemaakt die voorzien in extra capaciteit en verbetering van de organisatie.
De eerste aanzet van het marketingplan voor de VAK
in al haar facetten bleek te hoog gegrepen en bestaat nu uit die componenten
die voor een organisatie als de VAK relevant en hanteerbaar zijn. De nadruk is
hierdoor vooral op klanttevredenheid, productanalyse, productontwikkeling en
publiciteit komen te liggen.
Product- marktcombinaties
De PMC - analyses zijn een leidend element geworden voor de evaluatie en ontwikkeling
van het cursusaanbod. De afgelopen drie cursusjaren (1998-1999 t/m 2000-2001)
zijn volgens deze systematiek inzichtelijk gemaakt. Om de PMC analyse te laten
functioneren als input voor de programmering, moet deze eerder beschikbaar
komen. Het begrip kostendekking blijft een lastige indicator, vooral omdat
toegerekende kosten van de Gemeente Delft wisselend van samenstelling en niet
beïnvloedbaar zijn, waardoor een vertekend beeld ontstaat. Voor de afdeling KE
is het PMC model niet bruikbaar en behoeft daarom aanpassing.
Prijsverhoging
Goed is het te constateren dat de eenmalige boventrendmatige prijsverhoging
niet tot klachten of vraaguitval heeft geleid. Waar afdelingen voorheen hun
eigen prijs- en kortingenbeleid konden voeren is er door het steeds meer
multidisciplinair werken noodzakelijk geworden de cursusprijzen vergelijkbaar
te maken door een betere normering. Op onderdelen zal dit hogere en/of lagere
cursusprijzen tot gevolg hebben, deze kunnen na besluitvorming in het college
in de volgende ondernemingsplanperiode ingevoerd worden. Inmiddels zijn de
kortingsregelingen wel op elkaar afgestemd.
De kortingsregelingen zijn
uitgebreid met de Delftpaskorting (voor vrijwel alle cursussen overdag), verder
kunnen middelbare scholieren gebruik maken van de CKV couponnen.
Belangrijkste ontwikkeling klantbehoeften
·
Klanten willen kennismaken met meerdere disciplines in een cursus om
vervolgens een meer gerichte keuze te kunnen maken.
Het multi aanbod voor kinderen, als kennismakingsaanbod,
blijkt zeer succesvol, Voor volwassenen blijkt dit aanbod niet aan te slaan. De
behoefte om zich te ontwikkelen in meerdere disciplines uit zich in enkele
vormen (musical en prentboeken maken).
·
Er is sprake van een verschuivende interesse bij bepaalde doelgroepen van
specifiek aanbod (langdurig geschoold worden) naar meer recreatief aanbod
(proeven aan iets en dan weer iets heel anders gaan doen).
Er is geen trend waarneembaar van lang
naar kort aanbod.
·
Klanten waarderen de mogelijkheid tot optreden, het werken aan een doel.
Multidisciplinaire optredens bieden een
meerwaarde en worden zeer gewaardeerd, zowel door cursist als publiek.
Product
·
Het huidige samenspel/multidisciplinaire aanbod
verder ontwikkelen en verbeteren.
Het multidisciplinaire aanbod is
vooralsnog beperkt tot kennismakingsaanbod voor kinderen en enkele discipline
overstijgende cursussen.
·
Uitbreiding
van de samenspelmogelijkheden bij muziek (orkesten, bands ook voor begeleiding
van musicals en dansoptredens).
Incidentele successen, zoals
theaterelementen bij dansoptredens, ingezette lijn doorzetten en uitbreiden.
·
Projecten
ontwikkelen die leiden tot multi en samenspel, dat wordt voorbereid in de lespraktijk.
Projecten worden nog veelal los van de
lespraktijk ontwikkeld, met uitzondering van theater en dans waar de voorstelling
het resultaat van de les is.
Prijs en kostendekking
·
Boventrendmatige
prijsverhoging van 6 %
Conform VAK brede afspraken uitgevoerd
·
Sturen
op groepsgrootte en waar mogelijk maximaliseren.
Door de enorme belangstelling voor de 5x5
cursussen zijn de groepsgroottes optimaal. Voor enkele disciplines is een
kleinere groepsgrootte gewenst, voor deze disciplines zijn de groepen dus iets
te groot.
Promotie
·
Publiciteit
beter richten op de doelgroep, zoals gebruik maken van bestand oud cursisten,
internetsite voor jongeren.
Deze instrumenten zijn niet van
toepassing en ook niet nodig voor het huidige beperkte multi aanbod (5x5).
Plaats
·
Het effectief programmeren
van 5x5 aanbod vraagt om het tegelijkertijd beschikbaar zijn (vooral zaterdag)
van enkele grote leslokalen, de grens binnen de huidige openingstijden is hier
vrijwel in bereikt.
Personeel
·
Zorgen voor de juiste docent op de juiste plek
Belangrijkste ontwikkeling klantbehoeften
·
Breed en gedifferentieerd aanbod, waar noodzakelijk herhaling van
hetzelfde aanbod op verschillende dagdelen.
·
Naast lopend aanbod korte activiteiten op maat, zoals workshops.
Product
·
Aanbod voor jongeren van 12-15 en 15-18 jaar. Jongeren zitten nu in het
aanbod van ateliers voor volwassenen. Dit is op zich een toe te juichen
ontwikkeling, maar ze zitten dan niet altijd op de juiste plek.
Jongerenaanbod (12-15) uitgebreid met de
Jongeren Ateliers Tekenen en Schilderen en Speciale Technieken. Beide groepen
zijn gestart met ongeveer 12 deelnemers en in de daarop volgende seizoenen
gecontinueerd.
Jongerenaanbod (15-18) moeilijk bereikbaar, geen speciale acties ondernomen.
·
Uitbreiding
van de kindergroepen.
Kinderaanbod (7-8) bij wijze van proef
gestart met een korte cursus Tekenen en Schilderen. Wegens succes gecontinueerd
en uitgebreid tot twee groepen in de daarop volgende seizoenen.Kinderaanbod
(8-12) uitgebreid met1 cursus Tekenen en Schilderen, in het eerste seizoen van
de ondernemingsplanperiode, en de cursus Onder dak in de VAK. De laatste cursus
is wegens te weinig aanmeldingen in de tweede helft van het seizoen gestopt.
Een niet voldoende duidelijke omschrijving in het cursusboekje was hiervan de
oorzaak In de daarop volgende seizoenen wordt het aanbod voor kinderen in de
leeftijd 8-12 jaar met nog twee cursussen uitgebreid.
·
Het
bijzonder uitgebreide receptieve aanbod realiseert een bijdrage in de kunst- en
cultuurhistorische samenhang tussen de verschillende afdelingen.
Bij het aanbod Kunst- en Cultuurgeschiedenis komen
nu ook ontwikkelingen in de kunsten van de andere afdelingen aan bod.
·
Bij de afdeling Ateliers is
er voor gekozen om de afdeling vooral overdag te laten groeien (Gemakkelijk
Overdag). Dit heeft geleid tot drie extra groepen op maandag, een op dinsdag,
een op woensdag en een op donderdag.
·
Het aanbod fotografie is
bijzonder succesvol, er zijn zes reguliere cursussen in het aanbod opgenomen.
·
Veel
groepen hebben het maximumaantal van 17 cursisten bereikt. Door met kleinere
groepen te werken zal de kostendekking daar eerder af- dan toenemen.
·
Bij
meer doorstroming zal door een evenredige verdeling van het aantal deelnemers
over de groepen een verbeterde kostendekking te zien zijn.
Op alle disciplines is een start gemaakt
met basiscursussen: Basiscursus tekenen en schilderen, Basiscursus Boetseren,
Basiscursus fotografie, Basiscursus Kunst- en Cultuurgeschiedenis. Deze
cursussen zorgen voor een betere in- en doorstroom bij de ateliers.Een aantal
cursussen is dankzij een verbeterde doorstroming gestart met grotere groepen.
·
Door
het aanbod te verhogen van o.a. de vakateliers, lessen waarbij niet altijd een
docent nodig is, kan én de doorstroom én de kostendekking verbeterd worden.
Kosten voor de VAK ateliers zijn
teruggebracht door van 5 ateliers met 2 docenten te gaan naar 4 ateliers met 1
docent.
·
Efficiencymaatregelen
waar mogelijk b.v. kort onderzoek naar de haalbaarheid van jaarcursussen i.p.v.
halfjaarcursussen.
Ongeveer 40 % van de halfjaarcursussen,
die als jaarcursus kunnen starten zijn als jaarcursus gestart. Het omzetten
naar jaarcursussen zorgt voor een betere doorstroming en minder wisselingen in
de loop van het seizoen. Ook de cursisten zijn bijzonder goed te spreken over
de jaarcursussen.
Promotie
·
Een
verbeterde inzet van de promotiemiddelen zal ertoe bijdragen dat de doelgroepen
beter bereikt worden.
Doelgroepenbenadering
via kinderfolder, cursusboekje en flyers voldoende. Een voorzichtig begin
gemaakt met direct mail voor de Kunstbus en workshops.
Plaats
·
Optimaal
gebruik van lokalen, materiaal en inventaris maakt het op dit moment niet wenselijk
het aanbod op andere locaties dan de Westvest aan te bieden.
Bezettingsgraad
lokalen verbeterd door groei van het aantal cursussen op verschillende
dagdelen. Nadeel is dat het steeds moeilijker wordt voor de afd. Kunsteducatie
op de scholen om volwaardige ruimte en tijd beschikbaar te hebben.
·
Gezien
de traditionele opbouw van het aanbod is het wenselijk ‘jonge en ervaren’ docenten
direct te benaderen om de visie op het vakgebied actueel te houden.
Een aantal jonge docenten is opgenomen in
het docentenbestand en daarmee is deze doelstelling deels gerealiseerd. Wel was
het nodig, ter vervanging, ervaren docenten aan te trekken
·
Bij kortlopend aanbod,
direct aansluitend bij de dansvormen die een hype zijn, deze groep is sterk
‘optreed-gericht’.
Kortlopend aanbod jongeren uitgebreid met
drie cursussen streetdance/hiphopjazz voor jongens (60 cursisten).Tapdans naar betere avond ( van vrijdag naar donderdag) levert 10
cursisten meer op, verdeeld over twee groepen.
·
Bij
kinderen 8 t/m 12 jaar de groeiende interesse om met meerdere dansvormen kennis
te maken,
·
Bij
volwassenen in de kennismakingsfase kortlopend aanbod ongeacht hype of traditioneel,
Verminderde interesse om aan klassieke dans te beginnen.
Kennismakingscursus voor volwassenen waar
verschillende dansvormen elkaar opvolgen is groot succes (18 cursisten).
Klassieke dans is hierin opgenomen. Hieruit is de jaarcursus klassiek voor
volwassenen voortgekomen en is de belangstelling voor moderne dans toegenomen.
·
Toenemende
interesse bij alle leeftijdsgroepen voor deelname aan projecten met presentatiemogelijkheid.
Presentatiemogelijkheden voor jongeren is
uitgebreid zowel binnen (hiphopjazz Open House) als buiten de VAK
(Danstweedaagse, de KAS, op scholen ter ondersteuning van CKV-achtige
projecten).
Product
·
Voor
jongeren die nu 2 à 3 jaar trenddansen ontstaat interesse voor klassieke en
moderne danstechniek. Ontwikkeld wordt een korte kennismakingscursus, speciaal
gericht op wensen van deze groep. Hopelijk nog in voorjaar 2000. Denk daarbij
aan muzikale aanpassing en snel resultaat.
Doorstroom van ervaren trenddanser
(hiphopjazz) naar kennismakingscursus modern en klassiek blijft beperkt tot een
enkeling. Er is vooral behoefte aan ondersteunende jazzdanstechnieken. Er ontstaat uit deze groepen een productiegroep.
·
Een
‘low impact’ dansconditie voor 55+’ers overdag
Het aanbod overdag is uitgebreid met 2
groepen van 15 cursisten “Beter Bewegen” die ook geschikt is voor 55+’ers. Een
zelfde cursus is er op de avond. Twee groepen met elk 15 cursisten.
·
Het
experiment met 10-12 jarigen: combinatie van meerdere dansvormen in jaarcursus.
Deze evalueren in mei 2000 en wellicht uitbreiden naar meerdere leeftijdsgroepen.
Voor cursus met gecombineerde dansvormen
voor kinderen/jongeren bleekt matig belangstelling. Alleen voor de groep 9-12
jaar is er een groep van start gegaan, de belangstelling van deze groep blijkt
vooral uit te gaan naar de hiphopjazz. De verschillende dansvormen toch meer
verpakken in reguliere kinderdanscursus. De cursus voor 12-14 jarigen is wegens
gebrek aan belangstelling niet doorgegaan.
·
Korte
KIDSwingcursus (eventueel met ouders).
Niet gestart, wellicht in voorjaar
2002 in samenwerking met muziek op schoot. Peuterdans pilot in november 2002.
·
Hiphopjazz is al haast geen trend meer. Onderzoek
naar nieuwe trend Capoeira.
De belangstelling voor hiphopjazz leek enigszins in
te zakken maar is weer volledig opgebloeid. Korte cursus breakdance voor
meisjes in oktober/november 2002. Mede hierdoor is er nog niet echt aandacht
voor een nieuwe trend.
·
Ontwikkelen
productiecursus. Te beginnen met bestaande cursisten
Voor het ontwikkelen van nieuw aanbod ontbreekt lokaalruimte, een idee is om
nieuw aanbod in workshopvorm in de weekenden aan te bieden.
·
Zorgvuldige
prijsverhoging
Conform VAK brede afspraken uitgevoerd. Ter harmonisering van de kortingsregelingen
is het specifieke jongerentarief afgeschaft, waar nodig is hier de 10% CJP
kortingsregeling voor in de plaats gekomen.
Promotie
·
De doelgroepen van de afdeling lenen zich uitstekend voor direct-mail, mond-tot-mond
reclame en nieuwe media. Presentaties en optredens zijn een goed podium voor
promotie. Door een betere doelgroepenanalyse zal de afdeling een groei
doormaken.
De promotie voor jongerencursussen is onder meer via de programmering van de
Kunstmenu’s op de scholen verlopen. Een uitstekend middel dat vaker ingezet kan
gaan worden. Verder wordt het meeste effect behaald met de mond-tot-mond reclame.
Plaats
·
Door zorgvuldig
roosteren kan het groeiende aanbod in de Westvest nog gerealiseerd worden. Het
gebouw heeft zijn beperkingen.
Het dansaanbod kan alleen geroosterd worden in de twee dansstudio’s. Deze worden
ook gedeeld met jeugdtheater. De studio’s zijn inmiddels vol geroosterd. In
Tanthof zijn de gebruikte ruimtes kwalitatief onder de maat.
Personeel
Belangrijkste ontwikkeling klantbehoeften
·
Klanten hebben behoefte aan een korte opstapcursus waarin ze kunnen
ontdekken of een lange cursus iets voor ze is, en waaraan ze zich financieel
geen buil vallen.
Er blijkt behoefte te zijn aan korte
opstapcursussen. De klanten kunnen zo goed beoordelen of de cursusinhoud en
werkwijze hen aanspreekt. Bij een ruime inschrijving voor de opstapcursus
blijven ruim voldoende cursisten over voor de basiscursus. Bij een krappe
inschrijving voor de opstapcursus kan die, aangevuld met een paar nieuwe inschrijvers,
een basiscursus met 9 of 10 cursisten opleveren.
Product
·
Ontwikkelen van opstapcursussen voor de jaartrajecten schrijven en
vertellen.
De opstapcursussen voor jaartrajecten blijken een
goed middel om cursisten vast te houden. Zowel bij schrijven (creatief
schrijven kinderverhalen en -gedichten
schrijven; kinderschrijfclub - maak een boek) als bij vertellen zijn er nu jaartrajecten.
·
Op
speciale onderwerpen (bijvoorbeeld journalistiek schrijven) zijn korte
cursussen wenselijk. Wellicht is ook de tijd rijp voor een eenmalige workshop
met een speciaal onderwerp: reisverhalen schrijven, columns, liedteksten enz.
Specialistische onderwerpen
(autobiografisch schrijven of journalistiek schrijven aanbod) lopen ’s avonds
meestal goed, in een overdagaanbod echter niet. Ook de invoering van leesgroepen
overdag is niet van de grond gekomen.
Eenmalige workshops zijn met het verdwijnen van de VAK weekends komen te
vervallen. Wel hebben schrijfcursisten elke zomer een schrijfweekend op
locatie, in 2002 op Walcheren, gecombineerd met cursisten van de afdeling
Ateliers.
·
Klanten
geven aan de combinatiecursussen met de discipline beelden (prentenboeken
maken) zeer op prijs te stellen.
Er komt steeds meer belangstelling voor
combinatieactiviteiten literatuur - ateliers.
·
Boventrendmatige
prijsverhoging van 6% seizoen 2000 – 2001.
Conform
VAK brede afspraken uitgevoerd.
·
Verhoging
groepsgrootte of bij speciale cursussen met weinig cursisten de prijs verhogen.
Voor verhoging van de groepsgrootte zullen nieuwe doelgroepen bereikt moeten
worden, bijvoorbeeld in het onderwijs, en een verbeterde PR moeten worden
gevoerd.
De gemiddelde groepsgrootte is verbeterd.
Bij de opstapcursussen ligt deze meestal rond het maximum van 15. Bij de
basiscursussen is een stijging van 8 naar gemiddeld 11 te zien. In 2002 is voor
het eerst de opstap- en basiscursus creatief schrijven met een dubbele groep
gestart. Bij vervolg- en korte cursussen is soms een cursusverkorting en
prijsverhoging een manier geweest om ze, met de gewenste kostendekking, te
kunnen laten doorgaan. (poëziewerkplaats, vervolg vertellen, kinderschrijfclub
in 2000). Nieuwe doelgroepen zijn t.b.v. de leesgroepen (overdagaanbod)
benaderd zonder resultaat, bij kinderverhalen
en prentenboeken is een constante maar beperkte deelname uit het
onderwijs. Een Delftse Schrijfdag zou
nieuwe doelgroepen kunnen aanboren.
Promotie
·
Bij promotie van het
aanbod van de afdeling Literatuur valt in de eerste plaats te denken aan een
directe werving gericht op en via het binnenschoolse aanbod: leerlingen,
leerkrachten en ouders.
Er zijn twee cursussen voor het onderwijs
interessant: directe werving levert enkele cursisten meer op.Onderzocht wordt
combinatiemogelijkheden met deskundigheidsbevordering voor de scholen
(bijscholingscursussen van de afdeling KE: dat geldt overigens ook voor de
andere afdelingen).
In
het docentenoverleg is een plan gemaakt
voor een jaarlijkse Delftse schrijfdag met lezingen Delftse schrijvers,
introductie nieuwe boeken; eenmalige workshops en gratis proeflessen
voor het reguliere cursusaanbod.
Plaats
·
Bij een groeien aanbod
van de afdeling zullen snel de grenzen van de capaciteit van het lokaal bereikt
worden. Een optimaal gebruik van de ruimte zal moeten worden nagestreefd,
beperkende factoren (geluidsprobleem) in het gebruik overdag zullen moeten
worden opgelost.
Op de avonduren zal meer lokaalruimte beschikbaar
moeten komen.In overleg met afd. muziek is een avond beschikbaar in 2.02, waar
geluidsoverlast is van de lichte muziek. Hiervoor is nog geen oplossing
gevonden. Ook wordt gebruik gemaakt van het multi-lokaal 1.14.
Personeel
·
De onzekerheid over het al dan niet doorgaan van cursussen
geeft de docenten weinig rechtszekerheid. Dit is een aandachtspunt voor het management
van de VAK.
Bij de jaartrajecten ontstaat meer zekerheid voor de docenten. Er zijn
nu ook docenten die (na 2 jaar) voor een vaste aanstelling in aanmerking komen.
Zij worden zo flexibel mogelijk ingezet: bijv. voor schrijven en 5x5, zodat er
geen kans is op leegstand.
·
Klanten
hebben behoefte aan een breed oriënterend aanbod in diverse muziekstijlen en
instrumenten.
Er is een nieuw doorstroommodel gemaakt,
waarbij er voor vrijwel iedere cursist een leertraject op maat uitgezet kan
worden.
Om de doorstroming vanuit de wachtlijst te bevorderen is er naast de
introductie van de basisvorming (groepsgrootte 4 –8) extra aanbod ontwikkeld
zoals: een leertraject Piano breed (groepsles piano voor volwassenen), een
vierde oriëntatieklas, meer koren/ensembles en coachinglessen.
·
De
klant, die een keuze voor de muziek maakt, wil zijn vaardigheden blijven ontwikkelen
en deze etaleren in samenspel en optredens.
Er is een jaarlijks concertprogramma
ontwikkeld voor verschillende doelgroepen: kinderen volwassenen, amateurs en
docenten.
Product
·
Uit
analyse van de pmc’s blijkt dat vooral bij het instrumentale aanbod het overgrote
(67 %) deel van de cursisten in een individueel lessysteem een cursus volgt. De
afdeling muziek stelt zich dan ook ten doel om vanuit de samenspelgedachte een
samenhangend lessysteem te ontwikkelen dat de beginnende en gevorderde muzikant
inspireert.
In het cursusjaar 2000-2001 zijn er 29
groepen gestart met 149 cursisten, in 2001-2002 zijn er 28 groepen in het
eerste jaar van de Basisvorming gestart en 27 in het tweede jaar, in het
cursusjaar 2002-2003 zijn er 25 groepen Basisvorming 1 en 29 groepen Basisvorming
2 gestart. Daarnaast is er een vervolgtraject ontwikkeld, met 3 lesvormen:
groepsles, combinatie aanbod (les en orkest) en selectieklas (voor de betere
leerling). In totaal hebben daar 108 kinderen voor ingeschreven.
Er zijn meerdere orkesten gestart. Er
is een vast concertprogramma ontwikkeld voor verschillende doelgroepen, met
grote eindvoeringen, in totaal loopt over de periode 2000-2002 het bezoekers
aantal enorm op.
·
De muziek op schootcursussen
zijn opnieuw in het lespakket opgenomen en er zijn 6 groepen gestart.
·
Ook de zang heeft een aantal
nieuwe producten ontwikkeld: musicalkoor, een vocaal ensemble en de
groepslessen voor kinderen en jongeren zijn goed van de grond gekomen. Voor het
jaar 2002-2003 twee basisgroepen voor kinderen en 3 groepen voor jongeren.
·
In 2001-2002 zijn er drie
groepen oriëntatieklas gestart, in het jaar 2002-2003 zijn er vier groepen
gestart.
·
Ook de groepsles voor
volwassenen is zich aan het ontwikkelen en is sterk groeiende.
·
Door
de grote individuele lespraktijk is de kostendekking van de afdeling laag. Door
de groepsgewijze vorming worden de plaatsingsmogelijkheden vergroot, De omzet
zal dus toenemen doordat zowel van de wachtlijst als vanuit nieuwe instroom
(promotie) er meer cursisten geplaatst kunnen worden. Indien de financiële taakstelling
niet of onvoldoende gerealiseerd kan worden door omzetgroei, wordt dit gecompenseerd
door het niet vervangen van docenten die uitstromen, voor zover dit geen consequentie
heeft voor het kunnen uitvoeren van een samenhangend cursusaanbod. De kostendekking is verbeterd doordat er
meer cursisten geplaatst konden worden in de groepslessen, daarnaast zijn er
iets minder kosten gemaakt door niet alle vrijkomende vacatureruimte opnieuw te
bezetten.
·
Zoveel mogelijk korte
cursussen zijn omgezet in jaarcursussen, dit bespaart op de organisatiekosten.
·
Er zijn bij de afdeling
muziek conform VAK brede afspraak geen boventrendmatige prijsverhogingen
toegepast.
·
Er
moet binnen het bestaande reclame- en promotiebudget van de VAK extra budget
gereserveerd worden om het nieuwe aanbod goed in de markt te zetten.
Via krant, flyers en een speciale pagina
in het cursusboekje is er aan extra werving gedaan voor de start van de basisvorming
en voor nu het vervolgtraject. Dit bleek voldoende om een grote toeloop te
veroorzaken.
·
Het gebouw is een beperkende factor voor de mate waarin het
groepsgewijze aanbod kan plaatsvinden. In het veranderplan zullen deze grenzen
scherp in de gaten gehouden moeten worden. Daar waar uitgeweken moet worden
naar dependances moet de kostendekking minimaal gelijk zijn aan die van de
Westvest.
Er is door het verschuiven van lessen en het uitbreken van enkele
lokalen voldoende ruimte gecreëerd om alle groepen te huisvesten. De ruimtes
voor de grote ensembles van zowel lichte als klassieke muziek zal de komende
jaren wel tegen een lokalenprobleem aanlopen. Er zal meer externe oriëntatie
moeten plaatsvinden.
·
De docenten worden opgeleid en begeleid om zich het nieuwe
lessysteem eigen te maken. Hiervoor is extra budget beschikbaar van € 4.545
terwijl er € 27.000 nodig zal zijn, hiervoor wordt in de begroting extra ruimte
vrij gemaakt.
Het bleek moeilijk om passende scholing te vinden. In totaal zijn er
over 2 cursusjaren 5 momenten geweest waarop scholing heeft plaats gevonden.
Naast de groepsscholing zijn er diverse coachingstrajecten geweest
Belangrijkste ontwikkelingen
in de klantbehoeften
·
Korter aanbod: niet een
jaarcursus maar korter. Klanten hebben nog steeds het gevoel dat ze zich voor
een jaar vastleggen en ervaren dit vooral bij de jongere groepen als te lang,
omdat er grote onzekerheid is of het kind het lang volhoudt. Voor oudere
kinderen, productiegroepen en jongeren gaat dit minder op.
Is nog steeds zo, maar de inschrijvingen blijven binnen komen. Het is belangrijk
om de opzegtermijn goed te communiceren.
·
Er zijn meer klanten
voor musical. Muziektheater is als begrip niet duidelijk bij de meeste klanten
en de herkenbaarheid van musical spreekt een grote groep aan.
Het muziektheateraanbod heet nu musicalaanbod. Dit aanbod zit overvol en is
zelfs uitgebreid met een cursus voor vergevorderden en een voorbereidend jaar:
musical de basis voor kinderen van 8/9 jaar. Dit zit overvol en is een succes
gebleken als aansluiting tussen 5x5 en het musicalaanbod.
·
Herkenbare cursussen die
aansluiten bij ‘mediaontwikkelingen’, bij alles wat je om je heen ziet, zijn gewild.
Zeker voor nieuwe instromers. Denk aan soap en stand-up comedian.
Soap loopt op dit moment goed. De cursus is vol. Een ander initiatief: Videoclip
maken loopt nog niet hoewel deze nieuwe cursus er inhoudelijk goed uitziet.
Daar wordt aan gewerkt met een implementatieplan om te trachten via betere
publiciteit te werven.
· Zomer- en vakantieactiviteiten kunnen een
gat in de tijdsbesteding vullen. Over het algemeen is duidelijk dat korte,
projectmatige activiteiten voor kinderen grote aftrek vinden. Denk aan de
kinderboekenweekactiviteiten en “Uit je dak in de VAK”.
Door tijdgebrek en de relatief grote
inspanning die deze activiteiten kosten is hier geen aandacht aan besteed.
· Het
SMIKE project heeft aangetoond dat producties waarbij men auditie kan doen nieuwe
klanten aantrekt.
Het lopende seizoen biedt weer een optie
voor niet VAKkers om auditie te doen in het kerstproject voor 2003 de “Mystero
Buffo”
· Bij bestaande cursisten
bestaat behoefte aan uitbreiding van het basislespakket van de
Jeugdtheaterschool voor vergevorderden, waarbij zelfwerkzaamheid een
belangrijke vraag is. Dit geldt zowel voor theater als muziektheater.
Bij musical is die uitbreiding
gevonden in de vorm van de cursus voor gevorderden: de selectieklas waarin ook
volwassenen kunnen deelnemen. Voor theater is er een werkplaats gestart waar
vergevorderde cursisten in deelnemen
· Diverse wachtende ouders hebben al eens
laten weten geïnteresseerd te zijn in een cursus voor wachtende ouders.
Niets mee gedaan.
Product
· Toevoegen van een klas
vergevorderden in de vorm van een ‘werkplaats’ waar ruimte is voor eigen
inbreng en ook andere zaken uit het productieproces, behalve spelen, aan de
orde komen. Ook voor muziektheater.
Geslaagd.
·
Speciaal project waaraan
deelnemers van buiten en uit verschillende groepen kunnen deelnemen.
Niet in gang gezet.
·
Een aantal
projecten/producties ook openstellen voor mensen die via audities kunnen
instromen.
Volwassenen zijn bij musical in de
laatste groep van vergevorderde spelers ingestroomd. Nieuw project met audities
komt eraan. Loopt goed.
·
Uitbreiding van het
aanbod voor kinderen waar mogelijk.
Vooral de kindergroepen zijn in aantal
toegenomen. Groei zit bij 5/6/7 en 7/8/9. 10/11/12 blijft gelijk.
·
Projecten ontwikkelen
voor vakantieactiviteiten.
Niet gelukt.
·
Toneelklas voor
wachtende ouders.
Niet gelukt.
·
55+’ers cursussen
overdag: toneelspelen overdag.
Deze cursus staat op de rol binnen het
overdag aanbod resultaat nu nog onbekend. Loopt niet storm.
·
Uitbreiding van de
cursus soapacteren en onderzoek naar een cursus stand-up comedian.
Soap acteren loopt goed en krijgt een
vervolg: Maak een Soap. Stand-up comedian is nog niet aan een onderzoek
onderworpen. Blijft een interessante gedachte!!
·
Uitbreiden
van cursus circustechnieken.
Is niet gelukt. Circustechnieken heeft 1 keer gedraaid met te weinig
deelnemers en is van het programma afgevoerd. Niet meer doen
·
De kostendekking is het
hoogst bij groepen van 1 uur en wordt minder als er langer les gegeven wordt,
omdat de prijs niet lineair stijgt. Dus houdt het aantal groepen van 1 uur
hoog.
Stijging van het aantal groepen zit naast Soap vooral in de groepen van 1
uur. 3 groepen extra, 5/6/7 jarigen en 7/8/9
·
Prijscorrectie door te
vergelijken met cursusprijzen van een andere discipline (bijv. dans).
Er is een aanpassing toegepast om dans en
theater meer op 1 lijn te brengen, overleg en afstemming van alle afdelingen op
elkaar is nog niet gedaan.
·
Vooral kleine groepen
hebben een lage dekking. Houd het aantal van die groepen laag.
Uitgangspunt is een gemiddelde
groepsgrootte van 11. Die is gehaald. Het aantal groepen met weinig deelnemers
is vooral voor de jongeren afgenomen. Leerklas 3 is nu op volle sterkte.
·
De groepsgrootte is
reeds maximaal voor de lesklassen. Voor enkele speciale projecten is
voorstelbaar dat de groepsgrootte groter is dan 15 en dus de dekking beter.
Bij musical en sommige producties worden soms groter aantallen deelnemers toegestaan.
·
Prijsverhoging bij meer
lestijd (1 uur, 1,5 uur, 2 uur, 2,5 uur enz) moet meer gestroomlijnd.
Hangt samen met punt twee. Is nog niet gedaan.
Promotie
·
Trends
en nieuwe ontwikkelingen zijn steeds meer van een actualiteit die niet meer in
een cursusboekje en flyers op te nemen zijn die lang vooruit worden geproduceerd,
noodzakelijke budgetten moeten beschikbaar komen om juist dit aanbod, waarmee
de VAK zich onderscheidt van andere aanbieders in de sector kunsteducatie,
beter te kunnen profileren.
Heel gerichte promotie op kleine onderdelen van een aanbod kosten veel tijd
en zijn naast de dagelijkse gang van zaken moeilijk. Voor enkele onderdelen:
Soap en theater voor 10/11/12 is dit wel succesvol gedaan. Een actie op theater
overdag ligt nog op de plank.De voorspelbaarheid en onderzoek op dit terrein
zijn moeilijk en hangen af van de goede ingeving. Extra inspanning is nodig
voor jongeren en nieuwe media. Speciale aandacht buiten de normale publiciteit.
Plaats
·
De afdeling theater
groeit snel naar het maximum aantal cursisten (ong. 300 leerlingen) dat binnen
de locatie Westvest te plaatsen valt. Op korte termijn dient te worden
onderzocht of beperkende factoren voor theater opgelost kunnen worden of dat
toenemende groei niet langer gestimuleerd moet worden. Wel kan, door meer
overdag te programmeren, de bezettingsgraad van de ruimtes verhoogd worden.
Intussen is duidelijk dat groeien niet
meer gewenst is en er hooguit sprake kan zijn van aandachtverschuivingen.
Overdag blijft op dit punt een uitdaging.
Personeel
·
Ontwikkelingen in soort
aanbod en de groei van het huidige aanbod maken het noodzakelijk dat de
Jeugdtheaterschool open staat voor impulsen van nieuwe (nog aan te trekken)
docenten. Vooral voor trendcursussen zullen nieuwe docenten moeten worden aangenomen.
Voor trendcursussen zijn geen nieuwe docenten aangetrokken. Wel zitten er
een aantal nieuwe docenten in het team die breed gespecialiseerd zijn en een
goede mix maken tussen ervaren - onervaren, oud - jong e.a.. Het team is zeer
goed van samenstelling. Graag zo houden.
Belangrijkste ontwikkelingen klantbehoeften.
Vanuit
het basis- en voortgezet onderwijs is steeds meer behoefte aan Verlengde
Schooldagprogramma’s en kunsteducatie in de naschoolse opvang, niet alleen bij
GOA-scholen, maar ook bij overige scholen. In het Voortgezet Onderwijs moeten
CKV-leerlingen zelf hun kunst- en cultuurprogramma’s invullen. Enkele scholen
zullen zich willen profileren met een kunsteducatief programma. De VAK heeft de
deskundigheid in huis om op deze behoeften in te spelen.
Met de komst van de Brede School zullen
de Verlengde Schooldagprogramma's vanaf 2003 - 2004 geïntegreerd worden. Het
Brede school-cultuuraanbod loopt nu in Voorhof en Buitenhof, in 2003 ook in
Tanthof en Vrijenban. De basisscholen zijn opnieuw in kunstmenu's ingedeeld
volgens de wijkindeling van de Brede School, zodat binnen- en buitenschoolse
programma's aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dat is voor de eerste keer gebeurd bij het
Wereldkinderfestival (binnenschools) in 2002 waarbij Brede Schooldeelnemers een
programmaonderdeel invullen. Voor VMBOers is in 2001 en in 2002 een startdag
voor het vak CKV georganiseerd i.s.m. de scholen en kunst- en cultuurinstellingen
in Delft. In 2001 op 6 locaties i.s.m. 4 instellingen met 535 leerlingen, in
2002 op 8 locaties i.s.m.4 instellingen met 900 leerlingen, waarmee alle 3e
jaars leerlingen in Delft meedoen.
Product
Onderzocht wordt of de VAK kunsteducatieve modules in schooltijd kan aanbieden
als oplossing voor klassenverkleining en het lerarentekort. Bij de scholen is de behoefte gepeild aan kunsteducatieve
profilering bijv. als ‘kunstmagneetschool’
Onderzocht wordt of en hoe het al ontwikkelde koffer- en projectmateriaal
op de markt gebracht kan worden bij bijvoorbeeld collega-instellingen en in de
naschoolse opvang.
In 2001 is een
werkconferentie georganiseerd, waarin de behoefte aan kunsteducatieve
profilering is onderzocht. Nu de bezetting van de afdeling weer op peil is gaan
we hiermee verder. Met de afdeling onderwijs worden de kunsteducatieve modules
onderzocht als een mogelijke oplossing van het lerarentekort.
Prijs en kostendekking
Voor het basisonderwijs zal
de bijdrage niet of nauwelijks omhoog kunnen om de monopoliepositie te kunnen
behouden. Wel zal met de verzelfstandiging van de VAK de mogelijkheid tot het
verkrijgen van subsidies worden vergroot. Voor het voortgezet onderwijs wordt
maximaal gebruik gemaakt van de budgetten bij de scholen.
Er komt een voorstel om de scholenbijdrage voor het Basisonderwijs met
een klein bedrag te verhogen. De VO scholen dragen al maximaal bij. Nieuw is
dat soms VOscholen ook Cultuurbonnen/vouchers als extra budget inzetten voor
het Cultuurtraject of voor een extra programma. Via projecten als Cultuur &
School en XChange zijn extra middelen
beschikbaar gekomen voor de programmering, en zijn subsidies toegezegd door St.
Het Meisjeshuis en Fonds 1818.
Promotie
In algemene zin is het
wenselijk om juist op het gebied van promotie de eerste stappen te zetten in
een nauwe samenwerking tussen KE en de VAK buitenschools.
Inmiddels zijn de
promotiemiddelen binnen- en buitenschools op elkaar afgestemd.
Plaats
Een gevarieerd gebruik van
de VAK als locatie voor kinderen en jongeren is een instrument ter promotie van
het aanbod van de VAK. Hiermee wordt efficiënt gebruik gemaakt van de lege lokalen
overdag.
Door een omvangrijker
gebruik van de VAK als locatie zowel binnen- als buitenschools lopen we al
tegen de grenzen aan van wat mogelijk is.
Personeel
KE zet waar mogelijk
docenten van het buitenschools aanbod van de VAK inom de integratie van binnen-
en buitenschools aanbod en van brede inzetbaarheid van medewerkers te verhogen.
Er loopt hiervoor een
peiling onder het personeel.
Klanttevredenheidsonderzoek vormt een belangrijke
indicator om te meten of we voldoen aan kwaliteit vanuit het oogpunt van de
klant. In het cursusjaar 2001-2002 worden/zijn de volgende onderzoeken
uitgevoerd:
·
Er
zijn twee klanttevredenheidsonderzoeken basisvorming muziek uitgevoerd, die uitwijst
dat deze nieuwe lesvorm goed aangeslagen is.
·
Aan
het eind van het cursusjaar 2001-2002 is een algemene VAK brede enquête gehouden,
de uitkomst hiervan wordt binnenkort verwacht.
·
Er
is een schriftelijke enquête uitgevoerd naar alle cursisten die niet om een buiten
de VAK liggende rede zijn uitgestroomd.
De sector voor Kunsteducatie heeft een
kwaliteitsmodel ontwikkeld, dat recent geëvalueerd en bijgesteld is. Onderzocht
wordt hoe het kwaliteitszorgsysteem deel uit kan gaan maken van het
ondernemingsplan.
Er zijn verschillende teams samengesteld die tot
doel hadden de werkprocessen te coördineren en te verbeteren:
·
Roosterteam
Alle voorgenomen verbeterelementen hebben ertoe bijgedragen dat het inschrijf-
plaatsings- en roosterproces, met name in combinatie met de afdeling muziek aanzienlijk
is verbeterd.
·
P3 Team
Heeft geleid tot een geïntegreerde aanpak van alle presentaties en
voorstellingen.
Cursusinformatie
Administratie
is nu beter in staat mogelijkheden vanuit CursAd 8 te benutten De informatiemogelijkheden
(zoals plaatsingsoverzichten) zijn hierdoor verbeterd. Doordat gegevens direct
vanuit CursAd naar Excel kunnen worden gezet is het mogelijk geworden snel en
flexibel informatie-overzichten te maken, zoals PMC overzichten, leeftijdindelingen
en wijkindelingen. In de informatievoorziening moet nog wel meer structuur komen.
Personeelsinformatie
De personeelsformatie is door de VAK in kaart gebracht. Per 1 januari 2003 is
de PSA in staat om een kostenverdeling te maken van personeel per afdeling.
Financiële informatie
Nog
onvoldoende vooruitgang geboekt. Detaillering van de budgetten is vrijwel gereed.
De dienstverlening vanuit financiën laat vooralsnog, door centralisatie- en
personele perikelen, te wensen over. Intern ontbreekt de capaciteit om het
informatiesysteem naar eigen inzicht te produceren. Het toewijzen van de
personele kosten vraagt daarbij nog om extra aandacht.
Relatiebeheer
Er is een
werkgroepje gestart die onderzoekt op welke wijze er een centraal databasebestand
met diverse relatiegroepen opgezet kan worden, zodat alle medewerkers van de
VAK gebruik kunnen maken van een centraal adressenbestand van alle relaties
(leveranciers, pers, gemeenteraad, medewerkers enz.). Vanuit deze database
moeten op eenvoudige wijze mailmergefuncties (brieven, etiketten, lijsten)
uitgevoerd kunnen worden. Het ziet ernaar uit dat de VAK aan kan sluiten bij
een gemeentebrede oplossing voor dit probleem.
Informatievoorziening is fors verbeterd,
doordat alle gegevens op tijd verwerkt worden. Klant kan hierdoor tijdig worden
geïnformeerd over de status van de inschrijving.
Het is al weer enige tijd geleden dat de receptiemedewerkers aan een cursus
klantgericht handelen/effectief informeren hebben deelgenomen en wordt daarom
binnenkort weer opgepakt.
VAK beschikt nu over een informatieve website, in de toekomst moet de opzet
interactiever worden
Vrijwel
geen van de doelstellingen is gerealiseerd. De oorzaak ligt bij een gebrek aan
capaciteit en prioriteitstelling bij financiën.
Automatisering koppelingen
De koppeling tussen kassa-inkomsten en de
centrale administratie is gelegd, zodat er niet meer handmatig geboekt hoeft te
worden en de kassa-inkomsten direct op het goede project terecht komen.
Besloten
is de koppeling tussen cursusinkomsten en de centrale administratie niet te automatiseren
omdat een beperkte koppeling (alleen omzet) te weinig voordelen biedt en een
uitgebreide koppeling (factureren) te veel risico’s in zich draagt doordat de
VAK de financiële informatie aan de cursisten niet meer in de greep heeft.
Contante geldstroom
Het
mogelijk maken van de pinbetalingen is nog steeds niet gerealiseerd.
Steeds meer wordt gebruik gemaakt van vaste
leveranciers en/of bestelbonnen waardoor er meer op rekening wordt gekocht.
Materiaal-
Papier- en Modelkosten bij de afdeling ateliers worden nu via de cursisten- en
lesgeldadministratie geïnd.
Betaling cursusgeld
Nu nog wordt de verwerking van de girobetalingen handmatig verwerkt. Het is
mogelijk om via automatische incasso of betalingsverwerking via een OCR code
(streepjescode) op de acceptgiro de verwerking te vereenvoudigen. Afgewogen
moet worden of de investering opweegt tegen het minder werk.
·
Groot
onderhoud gebouw verloopt volgens plan en bevind zich v.w.b. inhaalslag in 3de
en laatste fase.
·
Met
name vervanging van piano’s, muziekinstallaties en kantoormeubilair zijn gerealiseerd,
waarbij er t.b.v. de algemene presentaties in de Binnenhof extra geïnvesteerd
is in licht- geluid en vleugel.
·
Door
de verbeterde ontruimingssignalering en de directe doormelding aan de brandweer
is het risico aanmerkelijk verminderd. Nu ook het beheer ’s avonds aanwezig is
wordt het eenvoudiger om daar omheen de BHV ploeg te organiseren. Het ontruimingsplan
is aangepast, enige punt van zorg is dat de BHV ploeg nog niet op sterkte is.
·
Om
huisvestingszaken beter te organiseren is er een huisvestingscommissie
opgericht. Naast de regulier huisvestingszaken worden een visie op ons
vestigingsbeleid ontwikkeld.
·
De
VAK heeft aangehaakt bij de bouwplannen voor een nieuwe wijkgebouw in de
Tanthof. Enerzijds past dit uitstekend in het wijkgericht werken anderzijds kan
het een deel van het (grote) lokalentekort oplossen. Er zijn twee multifunctionele
leslokalen voor de VAK opgenomen in de plannen. Het college heeft positief op
de voorstellen gereageerd, na advies van de desbetreffende commissie neemt de
gemeenteraad een besluit.
Structuurwijzigingen zijn doorgevoerd. Omdat de
inzet van KE steeds vaker gevraag wordt te participeren in projecten in de wijk
en op en rond de scholen, begint de organisatorische capaciteit krap te worden.
De werkgroep KETS (KE Toekomst Slag) buigt zich hierover.
Belangrijke stap is de oprichting van het Centraal
Werkoverleg. Stafoverleg was niet functioneel meer en is daarom opgeheven. Hoofd
bedrijfsvoering toegevoegd aan verkoopoverleg.
Kwalificaties
Docenten en Consulenten: Bij de werving van nieuw personeel wordt een
breder profiel opgesteld. Het nieuwe personeel is beter in staat aan
“samenspel” te doen, heeft ervaring in multidisciplinair werken. Er worden meer
dwarsverbanden gemaakt tussen de disciplines.
Stafafdelingen: Hebben zich goed ontwikkeld, naast
basisvaardigheden wordt er steeds meer gebruik gemaakt van specifieke
kwaliteiten van de medewerkers. De zelfstandigheid en oplossingsgerichtheid kan
op onderdelen nog beter.
Werving en Selectie
Werving jongeren: Het specifiek aantrekken van jonger personeel (tussen
de 20 en 30 jaar) blijkt een misser. Inmiddels is er volop personeel
aangetrokken dat ouder is dan 30 jaar en zeer goed in staat blijkt zorg te
dragen voor nieuwe vakinhoudelijke input.
Kleine aanstelling: Voor docenten met een kleine aanstelling is zoveel
mogelijk geprobeerd de aanstelling te vergroten om het bij elkaar sprokkelen
van uurtjes (en daarmee inkomsten) tegen te gaan.
Extern personeel: Uitzendkrachten worden alleen nog ingezet
bij het vervangen van docenten die voor langere tijd ziek zijn. Bij trendaanbod
blijft het aantrekkelijk om vooral gebruik te maken van freelance docenten. De
tarieven voor deze groep zijn inmiddels geüniformeerd.
Ontwikkelingsgeprekken: De driejarige cyclus van
ontwikkelingsgesprekken is niet van de grond gekomen. Wel worden door alle afdelingshoofden
volop ontwikkelingsgesprekken gevoerd. De afdeling muziek heeft de meest
systematische aanpak gerealiseerd mede door het veranderingstraject. De
verslaglegging, archivering, routing van de gespreksverslagen is op onderdelen
nog gebrekkig. De nieuwe secretaresse brengt hier verbetering in aan. Ook moet
de relatie gelegd gaan worden tussen ontwikkelingsgesprek en het Persoonlijk
Ontwikkelings Plan (POP’s) en resultaatgerichte taakomschrijvingen.
Vorming en opleiding: De afgelopen jaren is er ad
hoc het een en ander aangeboden aan groepen medewerkers en individuen, van zeer
vakinhoudelijk tot gemeentebreed. Wederom bij de afdeling muziek heeft
bescheiden scholing plaatsgevonden in het kader van het veranderingstraject.
Doordat een beleidsplan met te boeken resultaten + budget niet geformuleerd is
geweest heeft een gedegen aanpak in V&O ontbroken.
In dit ondernemingsplan is ervoor gekozen een pas op
de plaats te maken voor wat betreft de inhoudelijke ontwikkeling.