Memo

Datum

12-12-2002

Opsteller

Ellen de Vries

Bijlagen

2

Onderwerp

Memo stand van zaken MMT en situatie m.b.t. de VVV Delft

Evaluatie MMT

In 2000 is het MMT geschreven. Dit behelsde een marketingplan voor 2000-2004 en een uitvoeringsorganisatie. Er werd afgesproken na 2 jaar het MMT te evalueren.

In oktober 2002 is deze evaluatie uitgevoerd door Dialogic, in opdracht van de gemeente.

Het rapport is begin december afgeleverd, is dinsdag 10 december jl. door het college besproken en zal in de commissie CKE van 9 januari behandeld worden. In diezelfde commissievergadering worden voorstellen van B&W aan de commissie voorgelegd hoe om te gaan met de aanbevelingen en conclusies uit de evaluatie. Er is voldoende tijd, want de MMT afspraken lopen nog tot 1 januari 2004.

De evaluatie bestond uit een kwalitatief onderdeel waarbij belanghebbenden en MMT partners in een interactieve workshop met een elektronisch vergadersysteem bevraagd zijn, aangevuld met een aantal diepte-interviews met belanghebbenden en MMT partners (SPDH, ZHBT en VVV Delft) en een kwantitatief onderdeel dat is uitgevoerd door het vakteam S&O. Deze wijze van evalueren is vooraf met de MMT partners besproken en door hun goedgekeurd.

Belangrijkste conclusies van het onderzoek zijn:

· Delft is een toeristische topattractie, professionele aanpak van de promotie is een vereiste, daar zijn alle belanghebbenden het over eens.

· Het MMT is in principe een goed plan, de uitvoering kan echter beter. Het ontbreekt met name aan goede communicatie, afstemming en samenwerking. Het ontbreekt aan regie en sturing.

· Belanghebbenden missen een centraal aanspreekpunt.

· De MMT partners kunnen niet goed aangesproken worden op hun prestaties

· Het toeristische product Delft verdient meer aandacht er is meer productontwikkeling noodzakelijk.

· De belanghebbenden zijn uitermate kritisch over de opstelling en het functioneren van de VVV.

De oplossing: ‘Delft Marketing’

In lijn met de belangrijkste aanbevelingen uit het rapport wil het college daarom het huidige MMT-organisatie beëindigen en een nieuwe organisatie opzetten met de werktitel ‘Delft Marketing’. Deze organisatie is verantwoordelijk voor:

• Regie, afstemming tussen alle betrokken partijen
• Toeristische promotie
• Gastheerschap en informatievoorziening voor toeristen
• Toeristische productontwikkeling

De organisatie krijgt een aantal meetbare doelstellingen en wordt daar door de gemeente op afgerekend d.m.v. een regelmatige monitoring door de gemeente.

Plan van aanpak ‘Delft Marketing’

De organisatie moet 1 jan. 2004 van start gaan. In 2003 zal het vakteam CKE starten met de uitwerking van de plannen, Hierbij zullen alle belanghebbenden intensief betrokken worden zodat het draagvlak in de stad gewaarborgd is. In de loop van 2003 wordt een kwartiermaker, de beoogd directeur van DM, aangesteld die het plan verder gaat uitwerken. In september 2003 zal een uitgewerkt plan met financiële aspecten en een dekkingsvoorstel aan de raad worden voorgelegd.

MMT in 2003

Vanwege contractverplichtingen zal in 2003 het MMT in zijn huidige vorm, met de huidige partners voortgezet moeten worden. Wel zal de gemeente de alvast regiefunctie overnemen. Die functie ligt nu nog bij het ZHBT.

VVV

Terwijl de verbeteringsplannen voor het MMT zijn gemaakt, heeft de VVV aangekondigd een structureel veel hogere subsidie nodig te hebben ad 150.000 euro. Indien deze niet wordt verstrekt zegt de VVV zich genoodzaakt te zien de deuren te sluiten per 1 januari 2003.

Afwijzing verzoek subsidieverhoging

Het college wil dit verzoek om structurele verhoging van de jaarlijkse subsidie met 150.000 euro bovenop de bestaande basissubsidie van ongeveer 100.000 euro niet honoreren. De belangrijkste redenen hiervoor zijn:

• Het college acht het niet verstandig en verantwoord om een organisatie waarover belanghebbenden niet tevreden zijn zo substantieel meer te subsidiëren met gemeenschapsgeld.
• In 2003 zal de VVV naar alle waarschijnlijkheid de VVV-status verliezen doordat ze niet is gefuseerd met een andere VVV in de regio. De ‘VVV’ kan dan bepaalde diensten niet meer verlenen en het zal daardoor inkomsten mislopen. Het tekort op de begroting dat de aanleiding is tot de hogere subsidievraag zal daarmee nog verder toenemen.

• Zoals blijkt uit een onderzoek, uitgevoerd door het NRIT in 2002, naar de bedrijfsvoering van de VVV’s in Nederland, krijgt de VVV Delft een subsidie die vergelijkbaar is met die van een gemiddelde VVV van vergelijkbare omvang in Nederland. Geconstateerd wordt tevens dat de VVV Delft een veel grotere personeelsbezetting heeft dan een gemiddelde VVV van vergelijkbare omvang. De gegevens uit de tabel hieronder zijn verkregen uit het NRIT-rapport.
• Het college is voornemens per 2004 de gastheerrol en de informatie- en documentatietaak van het VVV onder te brengen in ‘Delft Marketing’. De benodigde middelen worden dan naar verwachting effectiever ingezet en leiden tot een daadwerkelijke verhoging van de kwaliteit van het Delftse product en de promotie daarvan tegen vergelijkbare kosten. Daarbij geldt dat taken met een publiek karakter en nut (zoals gastheerschap en informatieverstrekking) ook overwegend publiek (door middel van subsidie) gefinancierd kunnen worden. Overige taken met een duidelijk privaat karakter en nut zullen ook privaat gefinancierd moeten worden.

	omzet	subsidie	Subsidie in % van omzet	Personeels- bezetting
VVV kleine stad, gemiddeld,	F 800.000	F 170.000	22%	6,5 fte
VVV Delft	F 1.200.000	F 300.000	25%	12,5 fte

2003

Hoewel nog geen concrete aanwijzingen zijn dat de VVV inderdaad per 1 januari de deuren zal sluiten, anticipeert de gemeente nu al wel op deze potentiële situatie en is daarom nu bezig met een inventarisatie van de noodzakelijke taken en oplossingen voor het wegvallen van de VVV.

Wanneer de VVV aankondigt daadwerkelijk te sluiten, zal de gemeente, per direct starten met de uitvoering hiervan. We denken dan o.a. aan het aanvullen van de site Delft.nl met een toeristische functionaliteit en het openen van een centraal fysiek informatiepunt in de binnenstad waar alle nu beschikbare informatiemiddelen te verkrijgen zijn.

De gemeente zal in ieder geval zorgen dat per 1 april, de start van het Delftse toeristenseizoen, de gastheerrol en de informatie en documentatietaken voldoende vervuld worden. De gemeente zal hiervoor wellicht samen gaan werken met partijen die kennis en kunde en capaciteit kunnen leveren zoals de ‘groep van 9’, Hartje Delft, SPDH, ZHBT, de VVV Den Haag en uiteraard de toeristische ondernemers en overige belanghebbenden in Delft.

In dat geval zal in de commissie van 9 januari 2003 een zover mogelijk uitgewerkt plan met financiële consequenties voorgelegd worden aan de commissie CKE.