In
het collegeprogramma 2002 – 2006 is aangegeven dat de gemeente Delft begin 2005
een Mediatheek (werktitel) wil realiseren in het Hoogovenpand aan het
Cultuurplein bij Theater de Veste. In de afgelopen periode heeft de gemeente
een aantal bijeenkomsten georganiseerd met de bibliotheek, de Disc-o-Take en
het Kunstcentrum om te bespreken of een integratie van de drie instellingen tot
één Mediatheek mogelijk en wenselijk is. Uit deze bijeenkomsten is gebleken dat
de drie instellingen inderdaad welwillend en positief tegenover een integrale
Mediatheek staan. Daarom wil de gemeente samen met de drie instellingen verder
werken om de integratie voor het einde van 2004 tot stand te brengen.
De gemeente Delft realiseert in het kader van het
project Zuidpoort de verbouwing van het Hoogovenpand op het Cultuurplein en
voorziet daarmee in de huisvesting van Bibliotheek, Disc-O-Take en
Kunstcentrum. Om synergie en samenwerking te bewerkstelligen streeft de
gemeente naar een volledige ruimtelijke en organisatorische integratie van deze
drie instellingen. Het Programma van Eisen voor het Hoogovenpand moet volgens
planning half oktober ’02 gereed zijn.
In februari 2002 is een variantennota over de Bibliotheek
en de filialen opgesteld. In het collegeprogramma 2002 – 2006 is één variant
hiervan uitgewerkt; namelijk dat de filialen open blijven en dat de Bibliotheek
in het Hoogovenpand wordt gehuisvest. Als de intentieverklaring wordt
ondertekend, betekent dit dat de Bibliotheek, het Kunstcentrum en de
Disc-O-Take zullen opgaan in één organisatie.
In samenwerking met de drie instellingen is de volgende
missie geformuleerd:
“De
Mediatheek is een op continuïteit gerichte organisatie zonder winstoogmerk.
De
Mediatheek is een onafhankelijk, voor iedereen bereikbaar centrum van
informatie, recreatie, educatie, kunst, cultuur en ontmoeting waar elke burger
van Delft zich kan oriënteren, informeren en ontspannen, waar de klant centraal
staat en op professionele wijze wordt bediend.
De
Mediatheek onderscheidt zich van andere aanbieders van informatie en cultuur
door de uitleenfunctie, de toegankelijkheid en het brede samen-hangende aanbod.
Vakbekwaamheid,
respect, betrokkenheid en betrouwbaarheid zijn bepalend voor de relatie met
onze klanten en onze samenwerkingspartners.
Openheid,
collegialiteit, flexibiliteit, betrokkenheid, wederzijds respect zijn
kenmerkend voor de onderlingen verhoudingen binnen de organisatie.
We
streven ernaar meer te zijn dan de som van de drie samengevoegde instellingen.”
Subsidie-afspraken
De
subsidie-afspraken zijn in samenwerking met de drie instellingen opgesteld. De
basis hiervoor vormen de huidige subsidie-afspraken met de afzonderlijke
instellingen. De hieronder genoemde subsidiebedragen en de daarbij behorende
afspraken zijn momenteel nog globaal en dienen in de komende tijd door middel
van een “bedrijfsplan Mediatheek” (inclusief communicatieplan) en een
definitieve subsidiebeschikking te worden geconcretiseerd.
Beschikbare
Subsidie vanuit de gemeente (prijspeil 2003):
Bibliotheek
(incl. 2 filialen): € 1.746.245
Kunstcentrum: € 57.217
Voorgestelde
structurele extra subsidie
Mediatheek
in Zomernota, v.a. 2003 € 50.000
Overige financiering
In de Zomernota 2002 - 2005
zijn extra middelen voor de verhuizing en de verbouwing van de bibliotheek
gereserveerd (zie ook de startnotitie Hoogovenpand van juni 2002). Uit de
intentieverklaring van de gemeente en het Kunstcentrum van 31 mei 1999 blijkt
dat de gemeente de kosten van de verhuizing en de inrichting van het Kunstcentrum
zal dragen. Dit wordt, naast de verhuizings- en inrichtingskosten voor de
Disc-O-Take meegenomen in de totale inrichting van de Mediatheek. In de loop
van het vervolgtraject wordt bekeken of een eenmalige stimuleringsbijdrage voor
de Mediatheek noodzakelijk is. Op basis
van het nieuw op te stellen bedrijfsplan wordt de subsidie die nodig is voor de
Mediatheek vastgesteld.
Prestatie-afspraken
Mediatheek
In
overleg met de drie instellingen zijn de volgende prestatie-afspraken en
kerntaken vastgesteld. Het bedrijfsplan dient in het voorjaar van 2003 te
worden opgeleverd door de op te richten stuurgroep Mediatheek en dient de basis
te zijn van het nieuwe beleid van de Mediatheek. Ook kan hiermee een directeur
worden geworven.
Het
bedrijfsplan zal onder andere bestaan uit (zie ook bijlage 1):
a)
Een gezamenlijke missie;
b)
Eén stichtingsbestuur, bestaande uit afgevaardigden van de drie instellingen;
c)
Eén directeur en 3 vakinhoudelijke verantwoordelijken van respectievelijk de
Bibliotheek, de Disc-O-Take en het Kunstcentrum;
d)
Een gezamenlijk aanbod van producten en diensten in het Hoogovenpand, op een
oppervlakte van 4.300 m2;
e)
Een integratie van de inkomsten en uitgaven / jaarrekeningen;
f)
Een gezamenlijk doelgroepenbeleid.
De
gemeente zal in de ontwikkeling van het bedrijfsplan een faciliterende rol
spelen.
De
Mediatheek zal de volgende producten en diensten leveren
a)
(Multi-)media-aanbod: het uitlenen en presenteren van materialen zoals: boeken,
tijdschriften, cd’s, cd-roms, dvd’s, video’s, lp’s;
b)
Het uitlenen en presenteren van kunstwerken en informatie hierover
verstrekken;
c)
Raadpleegfaciliteiten: het beschikbaar stellen van (digitale) documentaire
informatie; internetfaciliteiten;
d)
Informatiebemiddeling: het beantwoorden van vragen, signalering, voorlichting
en advisering, reserveren van materialen, verwijzen
naar en samenwerking met derden;
e)
Aanbod aan onderwijs- en andere instellingen: het leveren van wissel- en
projectcollecties, gericht op groepen, inrichting en
beheer van schoolbibliotheken, ook
met beeldende kunst;
f)
Het organiseren van (educatieve en
kijk- lees- en luisterbevorderende) projecten voor jeugd en volwassenen;
Overige afspraken:
Deze
afspraken worden door de stuurgroep van de Mediatheek nader ingevuld in het
bedrijfsplan.
1)
Aantal uitleningen: (opnieuw vaststellen aantal uitleningen);
2)
Aantal leden: (opnieuw vaststellen aantal leden);
3)
Gezamenlijke inspanningen op het gebied van publieksbereik, publiciteit en
marketing;
4)
Beleid ontwikkelen om meer (allochtone) jongeren de mediatheek te laten
bezoeken;
4)
Gezamenlijke openingstijden;
5)
Ontwikkeling van gezamenlijke projecten;
6)
Versterken van de regiofunctie van de Mediatheek;
7)
Samenwerking met andere (culturele) instellingen;
8)
Actief beleid voeren met betrekking tot de Delftpas.
In
de besprekingen over de Mediatheek kwam naar voren dat de Bibliotheek en
Disc-o-Take meer overeenkomsten met elkaar hebben dan met het Kunstcentrum. De
gemeente heeft benadrukt dat alle drie de instellingen kunnen integreren met
behoud van eigen identiteit. Juist de verschillen in aanbod, expertise en
benadering van de drie instellingen maken het interessant om het onder één
noemer te presenteren aan het publiek. Zowel de Bibliotheek als het
Kunstcentrum kan zijn eigen uitleenbalie houden. De Disc-o-Take kan kijken of
de uitleenbalie van de Bibliotheek geschikt is voor het uitlenen van cd’s,
dvd’s, etc.
De
gemeente heeft zich in het proces tot nu toe geen voorstander getoond van de
variant dat het Kunstcentrum na 2004 als zelfstandige stichting blijft bestaan.
De overwegingen zijn hierbij de aanwezige behoefte tot het organisatorisch
versterken van de functie kunstuitleen en kunsteducatie in Delft, gezamenlijke
inspanningen op het gebied van publieksbereik en het gebruik maken van elkaars
bezoekersstromen, het bereiken van samenwerking en synergie en de krimpende
budgetten vanuit het Rijk en de Provincie voor Kunstuitlenen, waardoor het
Kunstcentrum het gevaar kan lopen te veel geïsoleerd te raken. Het Kunstcentrum
is het hiermee eens en heeft laten weten mee te willen werken aan de
integratie.
Ook
vanuit de Provincie Zuid-Holland en het Rijk bestaat de behoefte een
vernieuwing van de organisatie van de bibliotheek te bewerkstelligen. In het
koepelconvenant Gemeenten / Provincies en Rijk zijn de volgende speerpunten
benoemd:
- de bibliotheek als netwerkorganisatie
- kwaliteit als principe
- het centraal stellen van de gebruiker
- het versterken van bestuurlijke
betrokkenheid
- het versterken van de mogelijkheden
van ICT
- het vergroten van het (gezamenlijke) innovatieve en
probleemoplossende vermogen om de centrale plaats van de bibliotheek in
publieke informatievoorziening ook in de toekomst te waarborgen.
- Het versterken van de regiofunctie van bibliotheken in
steden.
Met
de opening van een Mediatheek in Delft kunnen de drie culturele instellingen en
de gemeente Delft gezamenlijk aan deze eisen voldoen en in Delft op een
innovatieve wijze een breed aanbod van producten en diensten leveren. De
Provincie Zuid-Holland stimuleert innovatieve projecten in het kader van de
bibliotheekvernieuwing. De gemeente zal een aanvraag voor de Mediatheek bij de
Provincie doen.
De
drie instellingen en de gemeente hebben het voornemen om een “stuurgroep
Mediatheek” en een “werkgroep ontwikkeling Mediatheek” op te richten. De
stuurgroep zal bestaan uit drie bestuurders van de drie betrokken instellingen
en een beleidsmedewerker cultuur van de gemeente en is verantwoordelijk voor
het opleveren van het bedrijfsplan (zie bijlage 1).
De
werkgroep Ontwikkeling Mediatheek zal bestaan uit mensen van de werkvloer van
de drie betrokken instellingen, een beleidsmedewerker cultuur en zal zich
bezighouden met de inrichting van de Mediatheek. De werkgroep laat zich
adviseren door Aat Vos van Aequo Architects, die ook het Programma van Eisen
voor het Hoogovenpand in het kader van het project Zuidpoort heeft geschreven.
Hieronder
volgt een globaal tijdpad tot aan de oplevering van het Hoogovenpand:
Plan
van Eisen Hoogovenpand door
Aat
Vos gereed 15
okt. 2002
Oprichten
stuurgroep Mediatheek, met als taak
het
opstellen van het bedrijfsplan oktober 2002
Financiën:
vaststellen van het werkbudget,
verband
houdend met externe kosten voor de
Ontwikkeling
van de Mediatheek oktober 2002
Oprichten
werkgroep Mediatheek, met als taak
Het
maken van een Inhoudelijk en Ruimtelijk
Programma
van Eisen, met als adviseur Aat Vos oktober
2002
Bedrijfsplan
Mediatheek gereed maart
2003
Goedkeuring bedrijfsplan
door gemeente april
2003
Oprichting Stichting
Mediatheek
2e helft 2003
Bouwplan
Voorlopig Ontwerp 2003
Bouwplan
Definitief Ontwerp 2004
Voorstel:
- In te stemmen met deze nota, gericht
op integratie van de bibliotheek, de Disc-O-Take en het Kunstcentrum tot
Mediatheek (werktitel);
- Akkoord
te gaan met bijgaande intentieverklaring om te komen tot een integrale
Mediatheek in 2004, en deze aan te bieden aan de raadscommissie CKE van 10
oktober en de gemeenteraad van 31 oktober a.s.;
- De
portefeuillehouder Cultuur te machtigen om bijgaande intentieverklaring, na
vaststelling door de gemeenteraad, namens de gemeente Delft te laten
ondertekenen;
- In te stemmen met het oprichten van
een stuurgroep die het bedrijfsplan zal opstellen en een werkgroep Ontwikkeling
Mediatheek die zich zal bezighouden met de inrichting van de nieuwe ruimte in
het Hoogovenpand;
- In te stemmen met de 51e begrotingswijziging ten
behoeve van het werkbudget voor de ontwikkeling van de Mediatheek van €
30.000,- te dekken uit de bestaande budgetten:
Project Zuidpoort /
Hoogovenpand (71277) € 20.000,-
Onderzoeksbudget EZ (22217) € 5.000,-
en c-Klein, C-Groot (80169)
€ 5.000,-.
Bijlage 1:
Op te stellen door de nieuwe stuurgroep Mediatheek. Het
bedrijfsplan zal gereed zijn in het
voorjaar van 2003.
Per
onderdeel uitgangspunten, beleid en hoofduitvoeringswijzen
1.
Inleiding
2.
Uitgangspunten samenwerkingsverband Bibliotheek, Disc-O-Take,
Kunstcentrum
3.
Missie en algemene doelstellingen Mediatheek
4.
Productbeleid en Planning
- diensten
5.
Personeel en Organisatie
- organisatiestructuur
- organogram
- bestuur
- directie
- personeelsbeleid
6.
Communicatieplan
- communicatiestrategie
- communicatiemiddelen
- marketing / promotie / voorlichting / PR
7.
Financiële planning, budgettering
8.
Toekomstige ontwikkelingen
9.
Samenvatting
Bijlagen: