Geacht college,

Na de evaluatie op de evenementen Donkere Dagen van Delft 2001 en de IJsbaan 2001 werden de volgende conclusies getrokken:

· Beide manifestaties waren zodanig succesvol, dat geprobeerd moet worden ze te continueren.

· Er leven ideeën om deze in 2002 beter, grootser, langer en leuker, enz. te doen zijn.

· Een grotere bijdrage vanuit de ondernemers is daarbij te verwachten.

· De gemeente heeft te veel tijd gespendeerd aan menskracht om de ijsbaan in 2001 te realiseren.

· Na het indienen van een inhoudelijk en financieel plan kan het college voor 2002 een nieuw subsidiebesluit nemen. Van het afgeven van een garantstelling (zoals in 2001) zal geen sprake meer zijn.

In de maanden na deze evaluatie is met het Evenementenbureau Delft, dat vorig jaar de ijsbaan heeft gerealiseerd, afgesproken dat de financiële middelen voor een niet ontvangen energierekening door het Evenementenbureau konden worden ingezet als vergoeding voor het opzetten van een sponsorplan voor 2002. Dit sponsorplan is er niet gekomen.

In juni bereikte de gemeente een verzoek van een derde of men bij de gemeente een plan mocht indienen voor de exploitatie van de ijsbaan op de Beestenmarkt. Op dat moment waren de plannen van het Evenementenbureau Delft niet ingeleverd. Van gemeentelijke zijde is aan deze derde, Nota Bene, Marketing en Communicatie, Multimedia en Evenementen, aangegeven geen bezwaar te kunnen hebben ten opzichte van meerdere aanvragen voor dezelfde manifestatie.

De gemeente heeft onmiddellijk de informatie dat er mogelijk een tweede ondernemer was die de exploitatie voor een ijsbaan op de Beestenmarkt onderzocht, doorgegeven aan het Evenementenbureau Delft.

Eind augustus heeft Nota Bene een aanvraag ingediend voor subsidie voor een ijsbaan op de Beestenmarkt.

Omdat vanuit het Evenementenbureau op dat moment geen aanvraag was ontvangen, heeft de gemeente een zodanig signaal afgegeven aan het Evenementenbureau. Dit bureau heeft op 2 september een aanvraag ingediend.

Er liggen nu dus twee aanvragen voor een ijsbaan op de Beestenmarkt. Beide aanvragen gaan uit van een substantiële subsidie (€ 22.500,= respectievelijk € 25.000,=) vanuit de gemeente. In beide aanvragen wordt er

-terecht- van uitgegaan dat de gemeente behalve subsidie geen verdere garantie geeft aan de onderneming.

In deze nota worden beide aanvragen vergeleken en wordt u een keus geadviseerd.

In de inleidende brief van de subsidieaanvraag van het Evenementenbureau wordt gerefereerd aan een afspraak die het Evenementenbureau, met medeweten van de gemeente, zou hebben gemaakt met de ijsbaanverhuurder (firma Hoeks) in 2001. Deze afspraak zou gaan over een verplichting om met de firma Hoeks in zee te gaan, bij herhaling van het tijdelijk inrichten en exploiteren van een ijsbaan in Delft. Bij de gemeente is noch van bestuurlijke, noch van ambtelijke kant een dergelijke verplichting aangegaan. Dit is overigens ook niet mogelijk zonder college- en/of raadsbesluit. Wel heeft het Evenementenbureau het vakteam CKE vorig jaar geïnformeerd dat in het kader van een prijsafspraak voor meer jaren, een overeenkomst was aangegaan met een ijsbaanverhuurder. De inhoud van dit contract is bij de gemeente niet bekend.

De beide aanvragen

In de aanvraag van Nota Bene wordt aan de gemeente een sponsorbedrag gevraagd van € 22.500,=. Maar aan de gemeente wordt ook gevraagd sponsoring in natura zoals personele ondersteuning, gemeentelijke belastingen, vergunningen, regelingen, communicatie en publicaties. De begroting heeft een gat van ruim € 8.000,=.

In de aanvraag van het Evenementenbureau Delft wordt een subsidie gevraagd van € 25.000,=. De begroting heeft een gat van € 60.000,=.

Analyse

In een matrix zijn beide aanvragen inhoudelijk met elkaar vergeleken op detailpunten.

Evenementenbureau Delft	Nota Bene Marketing en Communicatie
Evenementenbureau Delft heeft veel ervaring in Delft. Kent de stad. Minder ervaring elders.	Nota Bene geeft aan veel ervaring te hebben in veel gemeenten met creatief ontwikkelen en uitvoeren van evenementen
1 november go / no go-beslissing Niet nader uitgewerkt.	1 november go / no go-beslissing; aangemelde sponsoren en gestorte bedragen worden teruggestort bij no go. Kosten voor rekening Nota Bene; hiervoor uit eigen middelen € 6.000,= gereserveerd.
Evenement aan laten sluiten bij andere evenementen en feesten (Kerst, Oud en Nieuw) in dezelfde periode. Summier uitgewerkt.	Evenement aan laten sluiten bij andere evenementen en feesten (Kerst, Oud en Nieuw) in dezelfde periode. Zeer uitgebreid uitgewerkt in plan.
Oppervlakte niet bekend. Vorig jaar 400 m^2 ?	IJsbaan van 625 m^2
Periode van 7 weken: 6 december 2002 tot en met 19 januari 2003	Periode 6 weken: 7 december 2002 tot en met 12 januari 2003
	Nota bene vraagt om menskracht vanuit de gemeente voor de sponsoractie en andere zaken.
Geen draaiboek.	Draaiboek voorbereidingsperiode, exploitatieperiode en natraject uitgewerkt.
Niet uitgewerkte paragraaf acties en sponsoring	Er is een ingevuld sponsorplan. Mogelijkheden voor kleine en grote sponsoren. Prijzen en voorwaarden uitgewerkt.
Begroting Totaal inkomsten € 124.000 Waaronder vraag aan gemeente € 25.000,= Totaal uitgaven € 184.000,= Tekort € 60.000,=	Begroting Totaal inkomsten € 150.025,= Waaronder vraag aan gemeente € 22.500,= Totaal uitgaven € 158.526,= Tekort € 8.501,=
Openingstijden en entreeprijzen volledig uitgewerkt. Normaal entree volw/kind: € 3,50/€ 2,50,= Weekkaart (niet mogelijk?) Passepartout € 35,= Passepartout met schaatshuur mogelijk volw/kind € 65,=/€ 55,= Schaatshuur € 3,=	Openingstijden en entreeprijzen volledig uitgewerkt. Normaal entree volw/kind: € 3,50/€ 3,= Weekkaart € 17,50 Passepartout € 45,= Passepartout met schaatshuur niet mogelijk ? Schaatshuur € 3,50/3,=
	Er is een voorlopig baanreglement uitgewerkt.
	Uitgewerkte plattegrond met alle infrastructurele voorzieningen ingetekend.
	Uitgewerkt communicatieplan.
	Internetsite ijsbaandelft@hetnet.nl

Conclusies

Uit de vergelijking kunnen de volgende conclusies worden getrokken.

De aanvraag van Nota Bene is aanmerkelijk uitgebreider. Er worden al veel details uitgewerkt, waardoor blijkt dat er over de nadere invulling van dit project is nagedacht. Hier moet echter tegenover worden gesteld dat het Evenementenbureau ervaring heeft met dit project en daarom wellicht in de beschrijving ervan bepaalde zaken niet heeft genoemd of reeds als bekend kan veronderstellen bij de beoordeelaars van de aanvraag.

Wat betreft de begrotingen kan worden opgemerkt dat de begroting van het Evenementenbureau op een gemakkelijke manier eveneens nagenoeg sluitend is te maken door de bedragen die moeten worden verkregen uit sponsoring als zodanig flink op te boeken. Daar moet echter wel aan worden toegevoegd, dat het Evenementenbureau over een door portefeuillehouder en CKE- toegezegd en in liquide middelen aanwezig budget beschikte om voor de ijsbaan 2002 een sponsorplan op te stellen, sponsoren te benaderen en reeds afspraken te maken met mogelijke sponsoren voor de geplande ijsbaan 2002. Uit het ingediende plan blijkt niet dat dit geëffectueerd is. Een bekend gegeven is verder, dat dit in 2001 onvoldoende gelukt is.

Bij evenementensubsidie is een criterium dat men een positieve evaluatie moet hebben over een vorig soortgelijk evenement of een plan van aanpak naar aanleiding van een negatieve evaluatie. Bij de A-evenementen is dit een doorslaggevend criterium.

Vorig jaar heeft de organisator van de ijsbaan uiteindelijk behalve de subsidie de gehele garantie nodig gehad. In totaal bijna
€ 60.000,=.

Uitgaande van het nieuwe plan en begroting, waarin na subsidie van de gemeente een gat van € 60.000,= overblijft, weegt dit argument mee in een advies om een negatief besluit over deze aanvraag van het Evenementenbureau Delft te nemen.

Geconcludeerd wordt dat de aanvraag van Nota Bene creatiever van opzet is, een beter uitgewerkt activiteitenprogramma heeft en de begroting nagenoeg sluitend is.

Aanvullende opmerkingen ten aanzien van dit besluit: De extra subsidievraag in natura wordt afgewezen. Er zou een precedentwerking vanuit gaan gemeentelijke diensten die moeten worden vergoed, voor deze manifestatie ‘om niet’ te leveren. Wel zal dienstverlening door het vakteam communicatie worden geleverd, zoals gebruikelijk aan grotere evenementen. Deze dienstverlening in menskracht en materieel in drukwerk kan echter niet meer bedragen dan een tegenwaarde van maximaal € 4.500,=, geheel ter beoordeling aan het hoofd van dit vakteam. Ook de budgetbewaking hiervoor vindt plaats bij het vakteam communicatie. Er kan geen geldoverdracht plaatsvinden. Het vakteam communicatie stelt vooraf een gemeentelijk communicatieplan voor de ijsbaan op met begroting.

De gemeente geeft geen aanvullende garanties af. De gemeente zal geen bankfunctie vervullen voor leningen, garanties of aanvullende liquide middelen ten behoeve van de voorbereidingsperiode van de activiteit.

Dekking

De producers van de film ‘Girl in Hyacinth Blue’ hebben de gemeente een donatie van € 4.000,= geschonken vanwege de overlast in de binnenstad voor en tijdens de opnamedagen. De gemeente heeft de middenstanders toegezegd deze donatie te storten in een reserve ‘Donaties Donkere Dagen van Delft/IJsbaan’.

Aan u wordt nu voorgesteld deze reserve (71382) middels twee overboekingen uit gemeentelijke reserves aan te vullen:

Uit de reserve algemene economische structuur (80024) € 22.500,=.

Uit de reserve evenementen (80233) € 10.000,=.

Hieruit kan de subsidie voor de ijsbaan en een nog te beslissen subsidie voor de lichtjesavond van de Donkere Dagen van Delft en mogelijk aanvullende kosten rond het plaatsen van de kerstboom op de markt worden gedekt. De subsidieaanvraag voor de Lichtjesavond zal de normale procedure volgen van een activiteitensubsidie A-evenement: advies Evenementencommissie en collegebesluit.

Voorstel

Op grond van bovenstaande analyse en conclusie stellen wij u voor:

1. Aan Nota Bene een subsidie te verlenen van maximaal € 22.500,= in het kader van bovenstaande analyse en conclusies en op grond van en onder de gebruikelijke voorwaarden uit de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten. Dit bedrag te dekken uit de reserve Donkere Dagen van Delft/IJsbaan (71382)

2. De aanvraag van het Evenementenbureau Delft in het kader van bovenstaande analyse en conclusies en op grond van en onder de gebruikelijke voorwaarden uit de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten af te wijzen.

3. Bijgaand raadsvoorstel en de 46^-ste wijziging van de gemeentebegroting over het dienstjaar 2002 aan de gemeenteraad ter agendering aan te bieden.

4. Daartoe CKE op te dragen na besluitvorming zo spoedig mogelijk beschikkingen te verzenden.

Hoogachtend,

H.A. Speetjens,

Vakteam Cultuur, kennis en economie.