Nota

Datum

12-11-2002

Ons Kenmerk

Opsteller

Jorien Kaper

Bijlagen

2

Onderwerp

Aanpassingen convenant Bibliotheek voor de jaren 2003 en 2004

Inleiding

De Openbare Bibliotheek Delft en de Gemeente Delft hebben een convenant 1999 - 2002 afgesloten. In dit convenant zijn de subsidie-afspraken en prestatie-eisen met de bibliotheek vastgelegd (zie bijlage).

Er is in 1999 een convenant afgesloten omdat er verschillende veranderingen in de hoogte van de subsidie van de bibliotheek waren en er behoefte bestond om de nieuwe afspraken en de daaruit voortvloeiende ontwikkelingen samen te brengen in een convenant. De Gemeente en Bibliotheek maakten de afspraak iedere vier jaar een nieuw convenant op te stellen.

Vanaf 2003 moet er een nieuw convenant met de Bibliotheek worden afgesloten. In het kader van de vorming van een Mediatheek, wordt voorgesteld het huidige convenant met twee jaar te verlengen en hierin een aantal wijzigingen aan te brengen om het convenant te actualiseren. De overwegingen om dit convenant met twee jaar te verlengen en pas vanaf 2005 over te gaan tot een nieuw contract (2005 – 2008) zijn:

1. Over twee jaar wordt overgestapt naar een mediatheekcontract, waarbij één contract voor de drie instellingen, te weten de bibliotheek (inclusief de filialen), het Kunstcentrum en de Disc-O-Take, wordt afgesloten. De subsidieafspraken voor de filialen vanaf 2005 zullen in dit traject eveneens geregeld worden. Vanaf begin 2003 wordt hier met de besturen en directies van de drie instellingen aan gewerkt;

2. Er verandert primair in de bibliotheeksubsidie het komende jaar niets (met uitzondering van het accrès van 6% en de toekenning van een structurele subsidieverhoging van € 50.000,- vanaf 2003 (Zomernota 2003)). Als er in 2004 veranderingen in de subsidie optreden, zullen deze worden toegevoegd aan het aangepaste convenant.

In het bijgevoegde concept-convenant 2003 – 2004 is geschrapt wat niet meer speelt, en zijn de volgende aanvullingen toegevoegd:

• De subsidie vanaf 2003 wordt structureel met € 50.000,- verhoogd; Deze verhoging is een bijdrage in de kosten voor het openhouden van de filialen* en een bijdrage aan de ontwikkeling van nieuwe media in de bibliotheek (met als uiteindelijke resultaat in 2005 de nieuwe Mediatheek met twee Mediatheekfilialen).

• Tussentijds kan het contract opgezegd worden i.v.m. mediatheek-vorming;

• De filialen worden niet gesloten en nadere afspraken worden gemaakt voor subsidiëring filialen vanaf 2005;

• De kosten voor het handhaven van de filialen t/m 2004 worden volledig met subsidie afgedekt;

• De (eventuele) bestemming van resterend EZH-geld van € 544.536;

Toelichting: in maart 2000 is door de gemeenteraad besloten 2 miljoen gulden (€ 907.560) te investeren in de functies van
de bibliotheek. Hiervan heeft de gemeente 0,8 miljoen gulden, € 363.000,- (aan de bibliotheek overgemaakt. Voor de
overige € 544.536,- komt de bibliotheek met een bestedingsplan;

• Tussentijds kan het contract opgezegd worden in verband met de mediatheek-vorming;

• De volgende prestatieafspraken zijn opgenomen:
  aantal leden 2003: 23.600, waarvan 8.600 jeugd t/m 15 jr.;
  aantal leden 2004: 23.800, waarvan 8.600 jeugd t/m 15 jr.;
  aantal uitleningen 2003: 705.000, waarvan 306.000 jeugd t/m 15 jr.;
  aantal uitleningen 2004: 705.000, waarvan 306.000 jeugd t/m 15 jr.;

Aantal bezoekers Bibliotheek:

2001: 530.209

2002: 535.000

2003: 537.000

2004: 537.000

Aantal internetgebruikers Bibliotheek:

2001:   7.600

2002: 15.700

2003: 16.000

2004: 16.000

* Eerder is, m.i.v. 1999, een bezuiniging doorgevoerd van € 68.067,- per jaar in verband met een destijds beoogde sluiting van de filialen vanaf 2003, waarbij ter overbrugging vanaf 1999 tot 2003 een eenmalige EZH-bijdrage is toegekend van € 274.537,-. In het collegeprogramma 2002 – 2006 is echter gekozen voor behoud van twee wijkfilialen Tanthof en Buitenhof.

• De voorschriften uit de Subsidieverordening “Maatschappelijke activiteiten Gemeente Delft 2002” zijn van kracht vanaf 2003.

De volgende zaken zijn in bijgaand concept-convenant geschrapt, omdat deze niet meer van toepassing zijn:

- D.: Bestaande afspraken, bijgesteld als gevolg van EZH-gelden: “de jaarlijkse subsidie is met ingang van 1999 ten opzichte van 1998 structureel met f 150.000,- (gulden) verminderd;

- D.2.g: “De bibliotheek verlaat filiaal Tanthof, na realisatie van de centralisatie en de servicepunten”;

- 3.: Flankerend beleid: de passage over de pilot Wippolder. Deze pilot is namelijk afgesloten.

Daarnaast zijn uiteraard de passages waarin data worden genoemd, geactualiseerd.

Het concept-convenant 2003-2004 is bijgevoegd. De afspraken in dit concept-convenant zijn in overleg met bestuur en directie van de Openbare Bibliotheek gemaakt.

Voorstel:

Voorgesteld wordt:

1. Akkoord te gaan met de verlenging van het convenant tussen Openbare Bibliotheek Delft en Gemeente Delft 1999 – 2002 met twee jaar (2003 en 2004), met inachtneming van de wijzigingen om het convenant te actualiseren;
2. De portefeuillehouder Cultuur te machtigen om bijgaand convenant namens de gemeente Delft te ondertekenen;
3. Deze nota ter kennisname aan te bieden aan de Commissie CKE van 12 december 2002.

Bijlagen:

1. Convenant Openbare Bibliotheek Delft - Gemeente Delft 1999 – 2002;

2. Concept-convenant Openbare Bibliotheek Delft - Gemeente Delft 2003 – 2004.