4. Visie,
Missie en Bedrijfscultuur
5.2 Doelgroepen
en klantbehoeften
6.3 Beleidsverantwoording
en financiele rapportage.
7.2 Planning en
control cyclus
8.1 Positionering
van de VAK in de Gemeentelijke organisatie
8.6 Leeftijdsbewust
personeelsbeleid
8.7 Centraal
Werkoverleg (CWO)
9.3 Delftse
Kunst en Cultuur Partners
In december 1999 verscheen het ondernemingsplan van
de Vrije Akademie Delft ‘Ondernemen: een VAK apart!’. Kaderstellend voor het
ondernemingsplan was de financiële taakstelling voortkomende uit het plan
'Risico en Remedies in Balans' (april 1999). De systematische aanpak van het
ondernemingsplan (Werkboek ondernemingsplan kunstzinnige vorming van KPMG)
heeft ervoor gezorgd dat op alle aandachtgebieden voor het management van de
VAK (Financien, Ontwikkeling, Personeel en Markt) verbeterdoelstellingen zijn
geformuleerd. Het ondernemingsplan heeft de organisatie duidelijkheid gegeven
over de korte en lange termijn doelstellingen. Hiermee konden de afdelingen aan
de slag met de uitvoering en was het duidelijk waar de prioriteiten lagen.
In november 2002 is het ondernemingsplan 2000 - 2003
geëvalueerd (zie bijlage B2 en B3) en zijn daarnaast de resultaten beschikbaar
gekomen van de VAKbrede klantenevaluatie (zie bijlage B4). Deze twee evaluaties
vormen belangrijke aanknopingspunten voor dit nieuwe ondernemingsplan. Anders
dan in het vorige ondernemingsplan worden de plannen meer op vakteam- en minder
op afdelingsniveau uitgewerkt. Dit ondernemingsplan moet de afdelingen van de
VAK uitgangspunten bieden om de komende jaren aan de slag te gaan.
4.
Visie, Missie en Bedrijfscultuur
4.1
Visie
Vrije Akademie Delft
Centrum Voor de Kunsten
Waar alles Leidt tot
samenspel
Deze visie staat ook voor de
komende jaren nog helemaal overeind. Samenspel blijft het uitgangspunt bij alle
activiteiten.
Samenspel voor cursisten. De les is niet het doel, maar een middel om te komen
tot diverse vormen van samenspel: samen les, samen stukken instuderen, samen
optreden.
Samenspel voor scholieren. Samen naar de Vrije Akademie. Samen een voorstelling maken. Samen
“Uit je dak in de VAK”.
Samenspel tussen binnenschools en buitenschools aanbod.
Samenspel tussen de verschillende
culturen in het binnenschoolse aanbod zoals bij X-Change, Cultuur en School en
het Wereld Kinderfestival.
Samenspel met collega’s van andere afdelingen: percussiebegeleiding tijdens een
dansles, dansleerlingen worden getekend, zangers krijgen een bewegingsles,
cursisten schilderen bij teksten van schrijfcursisten, samen aan multidisciplinair
cursusaanbod en projecten werken.
Samenspel met de ondersteunende functies, wat intensief samenwerken betekent.
Samenspel met collegadocenten en -consulenten: door middel van collegiaal
consult, samen werken aan leerplannen, elkaar lesgeven, mentorschappen en intervisie.
Samenspel door samenwerkingsverbanden in de vorm van projecten en activiteiten
met bijvoorbeeld Theater De Veste, Theatergroep Max, de Delftse Musea, World
Art Delft, De Nieuwe Amateur (DNA), Porceleijne Fles, Openbare Bibliotheek,
Delftse Komedie, Harmonie en Fanfarecorpsen (HAFA), Mooi Weer Spelen,
Kunstcentrum Delft, Speakers, Filmhuis, Techniekmuseum enz. enz.
Samenspel met de samenwerkingspartners binnen de Gemeente Delft zoals de Brede
School, de wijkcoördinatoren, de buurtacademie, de vakteams Cultuur Kennis en
Economie (CKE) en Onderwijs.
Samenspel door samenwerking met collega-instellingen uit de branche en de beroepsopleidingen
in de sector.
4.2
Missie
De Vrije Akademie Delft, Centrum voor de Kunsten, is
een op afstand geplaatst onderdeel van de Gemeente Delft. Zij is zodanig
gepositioneerd in de gemeentelijke organisatie dat kwalitatief hoogwaardige
kunsteducatie aan scholen, burgers en instanties kan worden gegeven. Op deze
wijze stimuleert de Gemeente Delft actieve cultuurdeelname van haar burgers als
één van de bindende elementen in de Delftse samenleving.
De VAK werkt aan een verdere inhoudelijke
verankering van de “Alles leidt tot Samenspel” gedachte in het totale aanbod en
wil innoveren, vooral in het gebruik van de nieuwe media. Zij streeft naar
uitbreiding van haar bestaande producten en realiseert dat op basis van een
nieuw te ontwikkelen in-, door- en uitstroombeleid van cursisten.
Ook streeft de VAK naar uitbreiding van producten
voor doelgroepen in de wijk, aanbod overdag en naar recreatieve kunsteducatie
voor allerlei instanties.
De VAK streeft naar effectieve (plaatselijke en
regionale) samenwerking met brancheorganisaties, gemeentelijke partners en de
sector amateurkunst. Zij doet dat ter versterking van - haar positie in - de
markt van kunsteducatie.
Om de bedrijfsprocessen verder te kunnen verbeteren
worden met de gemeentelijke organisatie afspraken gemaakt voor maatwerk.
Zo wordt de slagvaardigheid en (financiële)
zelfstandigheid vergroot.
De VAK implementeert gefaseerd voor alle voorkomende
bedrijfsprocessen een systeem voor integrale kwaliteitszorg.
Zij wil dat doen met behulp van een moderne en
efficiënte organisatiestructuur en de flexibele inzet van professionele, goed
geschoolde en gemotiveerde medewerkers.
4.3
Bedrijfscultuur
De visie en de missie van de VAK worden zichtbaar in
de bedrijfscultuur. De bedrijfscultuur laat zich in vier kernbegrippen
omschrijven. De kernbegrippen maken duidelijk hoe wij willen omgaan met elkaar,
onze klanten en onze omgeving en zijn richtinggevend voor het personeelsbeleid
(werving en selectie, vorming en opleiding en ontwikkelingsgesprekken).
Professionaliteit
·
Streven
naar een professional op iedere werkplek.
·
Elkaar
inzetten op persoonlijke kwaliteiten en de mogelijkheid bieden tot permanente
ontwikkeling.
·
Elkaar
aanspreken op het persoonlijk functioneren.
Kwaliteit
·
De
door ons gestelde kwaliteitsnormen respecteren en uitvoeren.
·
Planmatig,
bewust en zorgvuldig werken.
·
“Fouten
maken” leren zien als mogelijkheden om te verbeteren.
Klantgerichtheid
·
Bij
het maken van keuzen vraagt de VAK zich af welke toegevoegde waarde deze hebben
voor de klanten.
·
De
VAK luistert naar de klanten en benadert hen respectvol.
Samenwerken
·
Voor
goed samenspel is optimale samenwerking noodzakelijk.
·
Streven
naar betrokkenheid bij de VAK als geheel: VAKgevoel benadrukken.
·
Het
stimuleren van samenwerking over de muren van de eigen discipline/afdeling/ vakgebied.
·
Heldere
communicatie en goed geregeld overleg tussen leiding en medewerkers.
·
Medewerkers
van de VAK willen in teamverband werken.
4.4
Kernthema’s
De conclusies van de klanten- en
ondernemingsplanevaluatie en de ontwikkelingsvisie vormen de uitgangspunten
voor de lange termijndoelstellingen. Deze spelen zich af rond onderstaande
kernthema’s. De kernthema’s worden in de volgende hoofdstukken uitgewerkt in
doelstellingen en actiepunten aangegeven met Þ. Soms is afzonderlijke
besluitvorming nodig omdat het onderwerp samenhangt met het positioneringsvraagstuk
van de VAK in de Gemeentelijke organisatie of omdat er nog onderzoek moet
plaats vinden. Dit staat bij het actiepunt aangegeven (een overzicht in bijlage
B12).
4.4.1
Interne verzelfstandiging
De afgelopen jaren is ervaring opgedaan met de
dienstverlening van de facilitaire afdelingen en de positie van de VAK in het
bedrijvencluster. Door de tijdelijkheid van het bedrijvencluster moeten er
opnieuw keuzes worden gemaakt over de positionering van de VAK in de
gemeentelijke organisatie en de mate van zelfstandigheid die daarbij overeengekomen
wordt.
4.4.2
Kwaliteitsverbetering
Werken aan kwaliteitsverbetering vraagt om
transparante werkprocessen die regelmatig bijgesteld worden. Goede afspraken
over te realiseren verbeteringen kan alleen als het voor iedereen duidelijk is
wat er bereikt moet worden. Zowel voor bestuur als afdelingen moeten er
prestatie-indicatoren komen zodat gemeten kan worden of de gewenste ontwikkeling
gerealiseerd is en hoe de VAK acteert ten opzichte van collega-instellingen.
4.4.3
De VAK op school en in de wijk
Een beter bereik van burgers die nog niet de weg
naar de VAK weten te vinden en de hoge bezettingsgraad van het hoofdgebouw
maken het voor de VAK interessant om aan te haken bij ontwikkelingen in de wijk
en op en rond de scholen en sluit aan bij het wijkgerichte beleid van de Gemeente
Delft.
4.4.4
Sturen op groei
De belangstelling voor de cursusprogramma’s van de
VAK overtreft de beschikbare capaciteit. Er worden plannen ontwikkeld en
maatregelen genomen om waar mogelijk toch in de vraag te gaan voorzien.
4.4.5
Innovatie
Het ontwikkelen van een gevarieerd, kwalitatief goed
en actueel cursusaanbod vragen om jaarlijkse aanpassing van het aanbod. Meer
aandacht voor trends, (multidisciplinair) samenspel en optreden, en het toevoegen
van receptieve en reflectieve elementen in het cursusaanbod vormen de
belangrijkste ontwikkelingsfactoren.
4.4.6
Nieuwe Media
Zowel in de bedrijfsvoering als in de
cursusprogrammering liggen er nog volop mogelijkheden om met behulp van ICT (Informatie
en Communicatie Technologie) -toepassingen de klant nieuwe mogelijkheden te
bieden. Het benutten van internet, bijvoorbeeld via de website, kan de informatievoorziening
interactiever en toegankelijker maken. Aan het cursusaanbod ontbreken nog
nieuwe-media-toepassingen.
5.1
Sturen op Groei
5.1.1
Vrije tijdsmarkt
Het cursusaanbod van de VAK kan zich verheugen in
een stijgende populariteit. In de afgelopen 4 jaar zijn er gemiddeld 5,6 %
cursisten per jaar bij gekomen (zie overzicht curusistenaantallen in bijlage
B.1.2). Tot voor kort was het mogelijk om de meeste belangstellenden te
plaatsen. In het seizoen 2001-2002 ontstond voor het eerst een grote toename
van de wachtlijst.
|
Wachtlijstkandidaten 1998 -2002, peildatum
1 mei |
|||||
|
|
1998 |
1999 |
2000 |
2001 |
2002 |
|
Muziek |
278 |
378 |
363 |
395 |
563 |
|
Dans |
43 |
34 |
32 |
40 |
65 |
|
Ateliers |
51 |
63 |
82 |
75 |
111 |
|
Theater |
13 |
23 |
15 |
7 |
26 |
|
Literatuur |
14 |
2 |
12 |
3 |
5 |
|
Combinatie
5x5 |
7 |
28 |
30 |
21 |
24 |
Totaal
|
406 |
528 |
534 |
541 |
794 |
Totaal
Geplaatst
|
3.003 |
3.292 |
3.457 |
3.384 |
3.642 |
Percentage
|
13 % |
16 % |
15 % |
16 % |
22 % |
Om zoveel mogelijk burgers aan bod te laten komen
wordt er een analyse van de wachtlijst gemaakt, zodat er een in- door- en
uitstroombeleid ontwikkeld kan worden. Mogelijke maatregelen zijn het
maximaliseren van het aantal gesubsidieerde cursusjaren, minder begeleiding aan
gevorderde groepen, beperken van instroom buiten de Delftse regio en het verkorten
van het aantal lesdagen per jaar waardoor binnen de bestaande docentenaanstellingen
er meer les gegeven kan worden.
Þ
Voor
de start van het seizoen 2003-2004 wordt de wachtlijst inzichtelijk gemaakt
naar aard en soort cursusaanbod.
Þ
De
VAK ontwikkelt ten behoeve van het cursusseizoen 2004-2005 een plaatsingsbeleid
met instroom- doorstroom- en uitstroomcriteria (afzonderlijk besluit B&W)
Þ
In
de ondernemingsplanperiode wordt het aantal cursisten dat niet geplaatst kan worden
op de cursus van hun keuze teruggebracht naar maximaal 10 %.
5.1.2
Onderwijsmarkt
Bij de afdeling Kunsteducatie voor de Scholen is de
grens bereikt van wat organisatorisch nog te coördineren is aan diverse
projecten naast de reguliere programmering. Bij projecten worden veelal de
uitvoeringskosten gedekt en de overheadkosten niet. Veel projecten worden
geïnitieerd vanuit de politieke visie en prioriteit van dat moment en bieden
daarom geen garantie voor continuïteit. In de visie van de VAK bieden vooral projecten
die voorzien in vormen van naschoolse activiteiten, waarbij gebruik gemaakt
wordt van de bestaande infrastructuur van de scholen, op langere termijn de
meeste overlevingskansen. Aan dergelijke projecten, zoals het Brede
School-cultuuraanbod, zal daarom prioriteit gegeven worden.
Þ
Voor
het cursusseizoen 2003-2004 wordt er basiscapaciteit toegewezen voor de
organisatie, ontwikkeling en uitvoering van basisaanbod voor scholen en projecten.
De uitbreiding van de capaciteit wordt geheel gefinancierd uit de projectsubsidies
van de afdeling KE.
Þ
Teneinde
de continuïteit van de verschillende projecten te garanderen worden in 2003
nieuwe afspraken gemaakt over tariefstelling en budgettaire consequenties voor
verdere uitbreiding van projecten, waarbij ook de overheadkosten betrokken
zullen worden.
De VAK wil de rol blijven spelen die zij van aanvang
af speelt: die van samensteller en aanbieder van een breed cultuuraanbod. Dat
wil zeggen niet alleen van een VAKaanbod maar van een cultuuraanbod van alle
kunst- en cultuuraanbieders in Delft, op eenzelfde wijze als dat bij het binnenschoolse
aanbod het geval is. De VAK beschikt over de deskundigheid voor het Brede
School-cultuuraanbod, maar niet over eigen financiële middelen daarvoor. De VAK
wil, op grond van ruim tien jaar ervaring met de Verlengde Schooldag, betrokken
zijn bij het integratietraject van Verlengde Schooldag en Brede School.
Þ
De
VAK blijft samensteller van een breed cultuuraanbod voor de Brede School.
Þ
De
VAK wordt in 2003 betrokken bij het integratietraject van Verlengde Schooldag
en Brede School.
5.2
Doelgroepen en klantbehoeften
5.2.1
Vrije tijdsmarkt
In de vrije tijdsmarkt zal de doelgroepbenadering
weinig wijziging ondergaan. De benadering van de doelgroep jongeren via de
afdeling kunsteducatie voor de scholen is succesvol gebleken en wordt daarom
voortgezet. Alleen de leeftijdsgroep 55 plus behoeft nog een aparte aanpak.
Het uitgevoerde klantenonderzoek wijst uit dat de
groep 55 plussers nog steeds ondervertegenwoordigd is. Voor deze doelgroep moet
het aanbod uitgebreid worden. Alleen de afdelingen muziek, ateliers en
literatuur beschikken over mogelijkheden om passend aanbod uit te breiden.
|
Deelname 55 plussers in cursusaanbod |
||||||
|
|
seizoen 2001 - 2002 |
seizoen 2006 - 2007 |
||||
|
|
Totaal |
55
plus |
Perc. |
Totaal |
55
plus |
Perc. |
|
Ateliers |
1.454 |
468 |
32 % |
1.454 |
500 |
34 % |
|
Literatuur |
132 |
17 |
13 % |
132 |
25 |
19 % |
|
Muziek |
1.901 |
56 |
3 % |
1.901 |
175 |
9 % |
|
Totaal |
3.487 |
541 |
16 % |
3.487 |
700 |
20 % |
Þ
Er
wordt in 2003 een nieuw onderzoek gedaan naar de beste manier om deze doelgroep
te bereiken.
Þ
Afdeling
ateliers, muziek en literatuur breiden het aantal deelnemers in deze doelgroep
uit, zodat de participatie in de ondernemingplanperiode stijgt naar 20 %.
5.2.2
Onderwijsmarkt
Basis- en
Speciaal Onderwijs
Er blijft behoefte bestaan aan een kwalitatief
hoogwaardige invulling van Kunstmenu’s en VAKkoffers. Daarbij zijn wijkgerichte
accenten en het inzetten van lokaal aanbod van belang. Bij de leerkrachten is
behoefte aan korte deskundigheidstrainingen.
Met kunst en cultuur kunnen scholen zich profileren,
zoals in de zg. ‘cultuurprofielscholen’.
Þ
Bij
de invulling van de kunstmenu’s wordt zo mogelijk een wijkgerichte buiten- en
binnenschoolse koppeling gemaakt via het Brede Schoolprogramma.
Þ
In
het Kunstmenu-aanbod van 2003 – 2004 wordt een programma met korte deskundigheidstrainingen
voor leerkrachten opgenomen. Na evaluatie aan het eind van dat seizoen wordt
het vervolg vormgegeven.
Þ
In
2003 – 2004 wordt met het daartoe uitgeruste consulententeam aanbod ontwikkeld
voor scholen die zich met kunst en cultuur willen profileren.
Þ
Onderzocht
wordt of VAKconsulenten en -docenten ingezet kunnen worden om op basisscholen
kunstvakken in modules aan te bieden, waarbij dit tegelijkertijd een oplossing
voor het lerarentekort kan bieden.
Voortgezet
Onderwijs
Er is vraag naar speciaal ontwikkelde programma’s
voor het VMBO (Voorbereidend Middelbaar Beroepsonderwijs) met een actieve rol
voor de leerlingen. Vooral lokale aanbieders kunnen hierin een rol spelen.
Bij de invulling van het vak CKV (Culturele en
Kunstzinnige Vorming) en de besteding van cultuurbonnen is behoefte aan een
bemiddelende rol van de VAK.
Þ
Bij
ieder nieuw programma-aanbod worden lokale aanbieders - zo breed mogelijk - in
contact gebracht met de VMBO coördinatoren om speciaal op VMBO-ers gerichte
programma’s te ontwikkelen.
Þ
In
2003 – 2004 brengt de VAK een inventarisatie van alle CKV mogelijkheden van
Delftse kunst- en cultuurinstellingen op Internet voor de CKVleerlingen en
-coördinatoren.
Regionale Opleidingscentra
Regionale opleidingscentra
(ROC), hanteren taalontwikkelingsprogramma’s die zijn gekoppeld aan een extra
pakket, zo is er ook een cultuurpakket. Er ligt een vraag (Mondriaan College)
of de VAK daarin een rol kan spelen.
Þ
De
VAK bemiddelt in de vraag van het Mondriaancollege om in samenwerking met de
Delftse kunst- en cultuurinstellingen een cultuuraanbod te ontwikkelen voor
nieuwkomers, dat in 2004 - 2005 uitgevoerd gaat worden.
5.2.3
Bedrijven en Instellingen
Naast het normale aanbod verleent de VAK incidenteel
haar medewerking aan het geven van workshops voor bedrijven en instellingen.
Commercieel lijkt dit een aantrekkelijke markt, anderzijds is er de principiële
vraag of het op het pad van de VAK ligt om voor deze doelgroep aanbod te
ontwikkelingen.
Þ Voor het seizoen 2003-2004
ontwikkelt de VAK als proefproject een dagprogramma, dat 10 maal verkocht
wordt, voor bedrijven en instellingen met een kostendekking van minimaal 150 %.
Þ
Aan
het eind van 2003-2004 vindt er een evaluatie plaats, aan de hand waarvan de
plannen verder worden uitgewerkt.
Delftse kunst- en cultuuraanbieders willen steeds
vaker educatieve elementen aan hun aanbod toevoegen (dit is steeds vaker een
subsidievoorwaarde) en worden daarvoor naar de VAK doorverwezen. Voor de VAK
betekent dit samenwerken en sturen, niet alles zelf willen doen, maar meer een
coachende rol willen vervullen. Voor de instellingen betekent dit een
kwaliteitsgarantie, een makkelijke binnenkomst bij de scholen en afzet van het
product.
Þ De VAK neemt het initiatief
om consulenten structureel een coachende rol te laten vervullen voor kunst- en
cultuuraanbieders in Delft die een educatief aanbod voor scholen willen
ontwikkelen. Doel daarvan is dat die instellingen in staat zijn zelf een
educatieplan te ontwikkelen en uit te voeren, waardoor de cultuurparticipatie
van Delftse scholieren vergroot wordt.
5.2.4
De VAK in de wijk
Door het participeren in wijkgerichte projecten wil
de VAK groepen burgers en vooral kinderen bereiken die niet ‘van huis uit’
geneigd zijn naar de VAK te komen. De VAK ondersteunt hiermee het wijkgerichte
beleid van de Gemeente Delft. De VAK participeert en neemt initiatieven in
diverse projecten waaronder de Brede School en Wijktheater. Om deze inspanningen
te ondersteunen neemt de VAK een aandeel in het nieuw te bouwen buurthuis in de
Tanthof door een aantal werkruimtes te gaan gebruiken.
Þ
De
VAK ontwikkelt een zo breed mogelijk aanbod voor de dependance in buurthuis
Tanthof, vooral voor kinderen.
Þ
Deze
ontwikkeling vindt tot het seizoen 2005 - 2006 gefaseerd plaats. Dit leidt in
2006 tot een groei van ten minste 200 cursisten per jaar.
Þ
De
dependance zal ook gebruikt gaan worden voor schoolprojecten en voorstellingen
van de afdeling Kunsteducatie voor de Scholen.
Op diverse locaties in Delft zijn er bouwplannen
waarbij de VAK een rol kan vervullen in het realiseren van kunst- en
cultuuraanbod voor de wijk. Met subsidie van het PSB (Provinciaal Steden
Beleid) worden schoollocaties in Voorhof en Buitenhof uitgerust met podium- en
ateliermogelijkheden voor Brede Schoolactiviteiten. In de wijk Poptahof zal
naar verwachting in het najaar 2003 een nieuw buurthuis opgeleverd worden met 5
onderwijslokalen, waarvan er een aantal te huur aangeboden wordt. Met de
ontwikkeling en bebouwing van de Harnaschpolder moet onderzocht hoe de VAK de
bewoners van deze locatie het beste kan bereiken.
Þ
In
2003 - 2004 wordt onderzocht of op die locaties ook VAK cursussen kunnen
plaatsvinden.
Þ
In
2004 - 2005 worden mogelijkheden voor de Harnaschpolder onderzocht.
5.3
Productontwikkeling
In de komende vier jaar zal het cursusaanbod zich
verder ontwikkelen. Onderstaande thema’s zijn richtinggevend voor alle
disciplines. In de bijlagen B6 t/m B10
wordt een ontwikkelingsschema per discipline gegeven.
5.3.1
Vrije tijdsmarkt
Verdiepen van
het multidisciplinaire aanbod en projecten
Het multidisciplinaire aanbod heeft zich beperkt tot
voor de hand liggende combinaties als de cursus 'kunst en cultuur', de
musicalklassen en de cursus 'prentenboek maken'. Door het gezamenlijk
brainstormen over en ontwikkelen van nieuw aanbod verwachten we dat er meer van
elke discipline terug te zien en horen is in de eindpresentaties.
Þ
1
maal per 2 jaar programmeert de VAK een VAKbreed multiproject.
Þ
Elke
discipline verdubbelt het multidisciplinaire aanbod.
Receptieve en
reflectieve elementen integreren in het cursusaanbod
Het samen
bezoeken en nabespreken van een theater- of dansvoorstelling, tentoonstelling,
lezing of concert, zijn uitstekende elementen om de kennis en beleving van de
cursisten te verbreden en te verdiepen.
Þ
Waar
receptieve en/of reflectieve elementen ontbreken worden deze opgenomen in de
leerplannen en worden daarmee zichtbaar en toetsbaar.
Integreren
samenspel en projecten in cursusaanbod
Vanuit de samenspelgedachte is er voor vrijwel alle
cursusaanbod samenspel en optreedmogelijkheid gecreëerd, vaak in de vorm van
een project. In de komende periode zullen alle afdelingen jaarplannen ontwikkelen
om de cursus en het optreden tot één geheel te smeden. De samenspelgedachte
krijgt hierdoor nog meer betekenis voor de cursusinhoud en het leerplan.
Þ
Waar
optreden of presentatie ontbreekt wordt dit opgenomen in de leerplannen en
daarmee zichtbaar en toetsbaar.
Þ
Iedere
cursist wordt minimaal één maal per jaar een presentatie of optreedmogelijkheid
aangeboden.
Nieuwe Media
en toepassingen
Het creëren en bewerken van beeld en geluid met
analoge en digitale technieken speelt nog geen rol van betekenis in de VAK.
Nieuwe Media is een uitstekend bindmiddel voor multidisciplinaire presentaties
en verruimen de creatieve mogelijkheden. Daarnaast kan het Internet een rol
gaan spelen bij E-learning en biedt het mogelijkheden voor interactieve projecten
tussen VAK en cursisten. Om goed voorbereid aan de slag te kunnen wordt de
ervaring van collega-instellingen (Utrecht, Den Haag, Rotterdam) benut en samenwerkingspartners
gezocht met nieuwe media-aanbieders in Delft en bij collega-instellingen
(Leiden, Dordrecht, Zoetermeer) in de regio.
Þ
In
2003 – 2004 wordt er onderzoek verricht en worden samenwerkingspartners gezocht
voor het tot stand brengen van nieuwe media aanbod.
Þ
In
2004 – 2005 wordt er een proefproject nieuwe media aanbod/toepassingen aangeboden
en geëvalueerd.
Þ
In
2005 – 2006 wordt er binnen iedere discipline minimaal 1 nieuwe media-aanbod
gedaan.
Trends
Tijdig inspelen op trends
zorgt ervoor dat het cursusaanbod zich jaarlijks ontwikkelt en vernieuwt.
Vooral jongeren zijn gevoelig voor dit soort aanbod.
Þ
In
de programmeringcyclus wordt jaarlijks beoordeeld welke trends er uitgeprobeerd
en geprogrammeerd gaan worden.
Þ
In
2004 wordt er een “trendwatchsessie” georganiseerd, waarvan de uitkomsten richtinggevend
zijn voor de vernieuwing van het cursusaanbod in de volgende jaren.
Uitbreiden
samenspelmogelijkheden
In de klantevaluatie geeft 10 % van de cursisten aan
de mogelijkheden tot optreden nog onvoldoende te vinden.
Þ
De
VAK voorziet in extra productiegroepen
voor de enthousiaste cursisten, zonder dat dit de organisatie veel extra
inspanning kost.
5.3.2
Onderwijsmarkt
Kunst en
cultuur
Naast het kunsteducatieve aanbod (kunstmenu's en
cultuurtraject) ontwikkelt de afdeling KE cultuureducatief aanbod (cultuurmenu)
met accent op culturele diversiteit en cultureel erfgoed voor basis- en
voortgezet onderwijs.
Þ
Vanaf
2003 - 2004 programmeert de VAK een “cultuurmenu”.
Audio visuele
kunsten en nieuwe media
Audio visuele kunsten en nieuwe media hebben al een
plaats in het kunstmenu en cultuurtraject. Binnen de VAK ontbreekt het nog aan
voldoende deskundigheid.
Þ
In
2003 - 2004 wordt bepaald of het mogelijk deze kennis in huis te halen of in te
huren.
5.4
Prijsbeleid
5.4.1
Prijsniveau
De cursisten ervaren het prijsniveau als hoog. Dit
wordt vooral veroorzaakt doordat de VAK de kwaliteit van het cursusaanbod
voorop stelt. Er wordt gewerkt met professionele docenten en de groepen worden
niet groter gemaakt dan educatief verantwoord is. Wanneer we de prijzen vergelijken
met andere vormen van vrijetijdsbesteding is ons aanbod niet duur of het
duurst. Een uur paardrijden kost als snel € 12,50 een zwemles € 4,30
of een uurt stijldansen € 6,53.
|
Voorbeelden cursusprijs per uur |
|||
|
Cursus |
Lesuren |
Cursusprijs |
Prijs per uur |
|
Hiphop
jazz |
20 |
€ 106 |
€ 5,30 |
|
Portrettekenen |
35 |
€ 134 |
€ 3,83 |
|
Prentenboek
maken |
45 |
€ 111 |
€ 2,47 |
|
Musicalklas |
112 |
€ 285 |
€ 2,54 |
|
5x5
kindercursus |
25 |
€ 112 |
€ 4,48 |
|
Duoles
muziek |
25 |
€ 331 |
€ 13,24 |
|
Popkoor |
30 |
€ 114 |
€ 3,80 |
Gezien het uitgevoerde klantenonderzoek, waarin de
kwaliteit van docent en cursus hoog scoren, geeft de kwaliteit toch de doorslag
en vormt het prijsniveau geen onoverkomelijke drempel. Het beleid is erop
gericht om de prijzen alleen te verhogen met de jaarlijkse prijscompensatie,
zodat het gemiddelde prijsniveau gehandhaafd blijft.
Þ
De
VAK handhaaft het gemiddelde prijsniveau.
Þ
In
2003 wordt een communicatieplan opgesteld opdat de prijsbeleving genuanceerder
wordt.
Þ
In
2004 wordt uitvoering gegeven aan het communicatieplan.
5.4.2
Harmonisering cursusprijzen
De huidige cursusprijzen kennen een lange historie
die per afdeling en soms ook binnen de afdeling ver terug gaat en hierdoor
weinig samenhang vertoont. Om het mogelijk te maken afdelingsresultaten met
elkaar te vergelijken en tarieven op een meer uniforme wijze te kunnen berekenen
is het nodig de berekening te normeren. Ten opzichte van de huidige
cursustarieven kunnen er verschillen ontstaan, die opgevangen moeten worden met
een voor de klant acceptabele overgangsregeling.
Þ
In
2003 wordt de normering van de cursusprijzen berekend.
Þ
In
seizoen 2004 – 2005 volgt uniformering van de cursusprijzen met waar nodig een
overgangsregeling van twee jaar.
5.4.3
Kortingsregeling
De VAK past kortingsregelingen toe voor houders van
het Cultureel Jongerenpaspoort (CJP), de 65+ pas en de Delftpas. De laatste
korting is in de plaats gekomen voor de compensatieregeling voor burgers met
een minimum inkomen. De korting bedraagt € 25,- voor een deel van het cursusaanbod
en in het seizoen 2001 - 2002 werd slechts 166 keer gebruik gemaakt
van deze kortingsregeling. Regelmatig wordt geïnformeerd naar de mogelijkheden
voor een gezinskorting of andere volumekortingen.
Þ
De
promotie van de Delftpas wordt in seizoen 2003-2004 verbeterd.
Þ
Mogelijkheden
voor het aanpassen en/of uitbreiden van de kortingsregelingen worden in seizoen
2004-2005 onderzocht (afzonderlijk besluit B&W).
5.5
Publiciteit en Promotie
5.5.1
Website
In samenwerking met ICT is een website opgezet die
vooral de doelgroep jongeren moet bereiken. Vooralsnog is volstaan met
informatie over het cursusaanbod. In de komende periode zal de website dynamischer,
informatiever en interactiever moeten worden. Om de website actueel te houden
is het noodzakelijk dat de VAK zelf de website kan onderhouden. Met ICT
ontwikkelt de VAK een stappenplan om tot het gewenste resultaat te komen.
Þ
In
2003 wordt er een webbeheerder aangesteld voor 4 uur per week, die de coördinatie
en uitvoering verzorgt van de website.
Þ
In
2003 - 2004 richt de VAK zich op vormgeving, actualiteit en onderhoud van de
website. Ook de afdeling KE krijgt een plek op de website, met inbegrip van het
ontsluiten van het CKVaanbod voor scholieren in de regio.
Þ
In
2004 vindt er een klantonderzoek plaats naar het gebruik van Internet, E-mail
en SMS en er vindt een analyse plaats van de werkprocessen en de ondersteunende
systemen (CursAd).
Þ
In
2005 – 2006 moet de website omgevormd zijn tot een interactief platform voor belangstellenden
en cursisten met de mogelijkheid om via internet in te schrijven.
5.5.2
Cursusboekje
Aan het eind van de ondernemingsplanperiode zal
duidelijk zijn hoe de website in de informatiebehoefte voorziet. Op dat moment
kan bepaald worden hoe het cursusboekje gepositioneerd wordt als informatie- en
promotie-instrument.
Þ
In
2005 vindt evaluatie plaats van de informatie- en promotiedragers.
5.5.3
Reclame en Sponsoring
De VAK biedt geïnteresseerden op bescheiden schaal
diverse mogelijkheden om hun naamsbekendheid te vergroten. Allereerst is er het
cursusboekje en de kinderfolder waarin geadverteerd kan worden, daarnaast is er
naamsvermelding mogelijk in de centrale ruimten van het gebouw en bij dagblad
advertenties. Met twee relaties heeft de VAK een meerjarencontract afgesloten
die in 2003 en 2005 aflopen. In de komende planperiode wordt een plan
ontwikkeld waarbij sponsors een specifiek project ondersteunen.
Þ
In
2003 en 2005 worden aflopende sponsorcontracten vervangen.
Þ
In
2003 wordt een nieuw sponsorproject van € 10.000 ontwikkeld.
Þ
In
2004 wordt het gesponsorde presentatieproject/concours uitgevoerd.
5.6
Locaties en huisvesting
Ruimtegebrek
hoofdgebouw
Vrijwel alle cursussen worden gegeven in het karakteristieke pand aan de Westvest.
Op de dag, en zeker als de scholen uit gaan, is er vrijwel geen lokaal meer
onbezet en is uitbreiding van activiteiten op deze uren onmogelijk. Mede
hierdoor worden het lastig om nieuw te ontwikkelen aanbod (bijvoorbeeld nieuwe
media) te huisvesten. Ook de groei van de groepsgewijze muzieklessen vragen om
ruimere lokalen.
Þ
In
de komende planperiode wordt een onderzoek verricht naar mogelijke alternatieven
die gewogen zullen worden op hun financiële haalbaarheid.
Dependances
Op een aantal locaties in Delft worden muziek-
theater- en danslessen gegeven in kwalitatief ongeschikte school- wijk- of
verenigingsgebouwen. Met spanning wordt dan ook uitgekeken naar de realisatie
van de nieuwbouwplannen in het wijkcentrum de Tanthof waar de VAK een tweetal
grote lokalen permanent gaat huren. Wanneer er cursussen op dependances gegeven
worden moet ervoor gezorgd worden dat de logistiek en het contact met de docent
optimaal blijft.
Þ
Vestigingsmogelijkheden
in diverse wijklocaties worden onderzocht (zie 5.2.6 VAK in de Wijk).
Bereikbaarheid
en parkeervoorzieningen
De VAK is per openbaar vervoer uitstekend te
bereiken en er zijn nu voldoende parkeervoorzieningen getroffen voor het
personeel. Voor de cursist die op de auto aangewezen is, zoals mindervaliden,
is parkeren een dure aangelegenheid geworden. Tijdens de piektijden op woensdagmiddag,
informatiedagen en schoolactiviteiten is er onvoldoende ruimte om de honderden
fietsen kwijt te kunnen. Bovendien is het fietsen en oversteken van de Westvest
in de avondspits voor fietsers en vooral voor kinderen, een gevaarlijke onderneming.
Þ
Met
ingang van seizoen 2003-2004 worden alle nieuwe cursisten en scholen apart
geïnformeerd over de parkeermogelijkheden.
Þ
In
2003 worden mogelijkheden onderzocht om het bezoeken van de VAK veiliger te
maken (afzonderlijk besluit B&W).
Onderhoud en
hygiëne
De inhaalslag op het groot onderhoud is vrijwel
afgerond, waardoor het gebouw een grote facelift heeft gekregen. Zoals het
klantenonderzoek bevestigt laat de schoonmaak, vooral van het sanitair, nog te
wensen over en is men niet altijd tevreden over de orde en netheid in de lokalen.
Þ
Sanitaire
voorzieningen worden verbeterd en schoonmaak geïntensiveerd van score 7,4 naar
8,0 (klantenevaluatie 2004).
Þ
Orde
en netheid van lokalen worden verbeterd van score 6,9 naar 8,0 (klantenevaluatie
2004).
6.1
Budgettair kader
De Vrije Akademie verplicht zich om, gedurende de
ondernemingsplanperiode binnen de door de Gemeente Delft vast te stellen
budgetten, het huidige niveau van dienstverlening aan scholen en burgers
tenminste te handhaven en de ondernemingsplandoelstellingen te realiseren. Om
de continuïteit en flexibiliteit te waarborgen verzoekt de VAK het college om
het budget voor de VAK over 4 jaar, vermeerderd met de jaarlijkse prijscompensatie
vast te stellen. Daarnaast wordt een bedrijfsreserve ingevoerd die gevuld wordt
vanuit een mogelijk positief saldo van de jaarrekening. Met de bedrijfsreserve
kunnen tegenvallers opgevangen en gewenste ontwikkelingen gefinancierd worden.
Hiermee wordt de VAK gestimuleerd als een cultureel ondernemer te functioneren.
Þ
Vast
stellen meerjarenbudget 2003 - 2006
Þ
Invoeren
van bedrijfsreserve per begrotingsjaar 2003 (Positioneringsbesluit B&W).
6.2
Financiële dekking
In het ondernemingsplan staan diverse plannen
genoemd die consequenties hebben voor uitgaven en inkomsten. Een overzicht
hiervan is opgenomen in bijlage B10. Hieronder een overzicht van de financiële
consequenties voor de meerjarenbegroting.
|
Mutaties meerjarenbegroting |
||||
|
|
2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
|
Structureel |
||||
|
Plaatsingsbeleid wijzigen |
|
|
10.000 |
10.000 |
|
Aanbod 55 + uitbreiden |
|
1.000 |
2.000 |
3.000 |
|
Commercieel programma |
|
6.000 |
9.000 |
12.000 |
|
Productiegroepen |
|
|
-2.000 |
-2.000 |
|
Promotie Delftpas |
|
- 3.500 |
-3.500 |
-3.500 |
|
Uitbreiding kortingsregeling |
|
|
-5.000 |
-5.000 |
|
Webbeheerder aanstellen |
- 8.500 |
- 8.500 |
-8.500 |
-8.500 |
|
Gesponsord project uitvoeren |
|
10.000 |
10.000 |
10.000 |
|
Scholing docenten |
|
- 30.000 |
-30.000 |
-30.000 |
|
ARBO knelpunten oplossen |
- 5.000 |
- 5.000 |
-5.000 |
-5.000 |
|
Extra Inkomsten |
20.000 |
20.000 |
20.000 |
20.000 |
|
Totaal |
6.500 |
-10.000 |
-3.000 |
1.000 |
|
Incidenteel |
||||
|
Nieuwe media toepassingen |
|
- 20.000 |
|
|
|
Website opwaarderen |
|
- 20.000 |
|
|
|
Training Centraal
Werkoverleg |
-5.000 |
|
|
|
|
ARBO knelpunten oplossen |
|
- 20.000 |
|
|
|
Totaal |
- 5000 |
- 60.000 |
|
|
|
|
||||
|
Budgetmutatie |
1.500 |
- 70.000 |
- 3.000 |
1.000 |
Uit het overzicht blijkt dat de Vrije Akademie in staat is om de structurele
extra uitgaven te dekken uit eigen inkomsten en er in 2004 extra budget nodig
is van € 70.000 voor een investering in nieuwe mediatoepassingen, ontwikkeling
van de website en het oplossen van geconstateerde ARBO knelpunten.
Þ
Financiële
dekking incidentele extra uitgaven
In bijlage B11 staan de budgetmutaties verwerkt in
de meerjarenbegroting.
6.3
Beleidsverantwoording en
financiele rapportage.
Dit ondernemingsplan vormt voor 4 jaar het
uitgangspunt voor het ondernemingsbeleid van de VAK. Na elk cursusseizoen maakt
de VAK een inhoudelijk jaarverslag waarin zij aan het gemeentelijk
managementteam en het politiek bestuur verantwoording aflegt over de behaalde resultaten.
Met het bestuur van de Gemeente Delft worden prestatie-indicatoren afgesproken
waarop beoordeeld kan worden of de VAK voldoet aan de gemaakte afspraken.
Hierbij kan gedacht worden aan de volgende categorieën:
·
Bereik
van burgers en doelgroepen
·
Waardering
door deelnemers
·
Samenwerkingsrelaties
in stad en regio
Þ
In
2003 worden prestatie-indicatoren met het bestuur ontwikkeld en vastgesteld (Positioneringsbesluit
B&W).
Þ
Na
cursusseizoen 2003 – 2004 wordt een inhoudelijk jaarverslag opgesteld met verantwoording
van prestatie-indicatoren (Positioneringsbesluit B&W).
Voor de duur van de ondernemingsplanperiode wordt
het door de gemeente toegekende budget vastgesteld. De VAK volgt de reguliere
rapportagecycli van tussentijdse financiële verantwoording en de uiteindelijke
jaarrekening.
Þ
De
financiële budgetverantwoording vindt plaats conform de huidige rapportage
6.4
Informatievoorziening
De afdelinghoofden hebben een integrale
verantwoordelijkheid voor het aansturen van hun afdeling. Hiervoor is het noodzakelijk
dat zij volledig inzicht hebben in de financiële stand van zaken van hun
afdeling, cursusaanbod en projecten. Het belangrijkste knelpunt is dat de
personeelsuitgaven niet voldoende gedetailleerd kunnen worden. Op korte termijn
zal duidelijk moeten worden wat de afdelingen financiën en de personeelsadministratie
als maatwerk kunnen leveren, zodat de VAK kan bepalen welke inspanningen in
eigen beheer uitgevoerd moeten worden. Met de afdeling financiën wordt gezocht
naar externe ondersteuning voor de realisatie van onderstaande doelstellingen.
Þ
In
2003 wordt het budget voor informatievoorziening toegesneden op de behoefte van
de VAK.
Þ
In
de eerste helft 2003 wordt een projectenadministratie opgezet.
Þ
In
de tweede helft 2003 wordt het taakurenbudget inzichtelijk gemaakt.
Þ
In
begrotingsjaar 2004 wordt de budgettering op afdelingsniveau gebracht,
inclusief personeelskosten.
De VAK streeft naar optimale klanttevredenheid door
kwaliteit te realiseren op alle aspecten van klantcontacten (proceskwaliteit).
De cursus, het gebouw, de correspondentie, de inschrijfperiode: op al deze
aspecten zullen we de meetlat hoog neerleggen. Door evaluatie, het formuleren
van verbeterdoelstellingen en het plannen en controleren van de uitvoering
zorgen we voor borging van de kwaliteit in de organisatie.
7.1
Klantenevaluatie
De klantenevaluatie is een belangrijk handvat
om de prestaties te verbeteren. Onderstaande tabel geeft aan hoe de klant
oordeelt op verschillende kwaliteitsaspecten.
|
|
Totaal N = 919 |
Muziek N = 395 |
Dans N =
203 |
Atelier N =
151 |
Theater N
= 59 |
>11
jr. N = 735 |
< 12 jr. N = 154 |
|||||||
|
|
gemiddeld |
% onvol |
gemiddeld |
% onvol |
gemiddeld |
% onvol |
gemiddeld |
% onvol |
gemiddeld |
%onvol |
gemiddeld |
% onvol |
gemiddeld |
% onvol |
|
Cursus
totaal |
8,0 |
1 |
8,0 |
1 |
8,0 |
2 |
7,9 |
1 |
8,1 |
2 |
8,0 |
1 |
8,0 |
1 |
|
Vakkennis
docent |
8,8 |
1 |
8,9 |
1 |
8,8 |
1 |
8,6 |
1 |
8,5 |
2 |
8,8 |
* |
8,8 |
1 |
|
Vriendelijkheid
docent |
8,7 |
1 |
8,8 |
1 |
8,8 |
2 |
8,6 |
- |
8,6 |
2 |
8,8 |
1 |
8,7 |
1 |
|
Manier
van lesgeven |
8,4 |
2 |
8,4 |
2 |
8,5 |
3 |
8,2 |
3 |
8,1 |
2 |
8,5 |
1 |
8,3 |
3 |
|
Lesstof |
7,8 |
3 |
7,8 |
2 |
8,0 |
3 |
7,8 |
4 |
7,6 |
2 |
7,8 |
2 |
7,7 |
4 |
|
Tijden
cursus |
7,7 |
6 |
7,6 |
7 |
7,6 |
9 |
8,0 |
3 |
7,4 |
11 |
7,7 |
6 |
7,7 |
7 |
|
Bereikbaarheid
VAK |
7,7 |
8 |
7,6 |
10 |
7,8 |
9 |
7,6 |
8 |
8,0 |
7 |
7,7 |
8 |
7,4 |
14 |
|
Aantal
lessen |
7,6 |
6 |
7,7 |
5 |
7,6 |
7 |
7,5 |
7 |
8,0 |
5 |
7,6 |
6 |
7,6 |
6 |
|
Tijdsduur
les |
7,6 |
8 |
7,4 |
11 |
7,9 |
6 |
7,9 |
2 |
7,6 |
14 |
7,6 |
8 |
7,8 |
9 |
|
Aantal
cursisten |
7,5 |
8 |
7,7 |
9 |
7,5 |
6 |
7,0 |
15 |
7,9 |
7 |
7,6 |
8 |
7,4 |
9 |
|
Organisatie
cursus |
7,5 |
4 |
7,5 |
5 |
7,6 |
3 |
7,5 |
3 |
7,7 |
4 |
7,5 |
5 |
7,8 |
3 |
|
Lesmateriaal |
7,4 |
6 |
7,6 |
6 |
7,9 |
6 |
6,8 |
20 |
7,5 |
14 |
7,4 |
10 |
8,0 |
2 |
|
Gebouw |
7,4 |
8 |
7,6 |
4 |
7,2 |
14 |
7,1 |
11 |
7,6 |
9 |
7,3 |
9 |
7,7 |
5 |
|
Mogelijkheid
optreden |
7,1 |
10 |
7,3 |
10 |
6,8 |
23 |
6,8 |
13 |
7,7 |
10 |
7,1 |
14 |
7,5 |
11 |
|
Leslokaal |
6,9 |
15 |
7,2 |
12 |
7,0 |
14 |
6,4 |
22 |
7,4 |
12 |
6,9 |
17 |
7,3 |
7 |
|
Prijs |
6,3 |
20 |
6,3 |
23 |
6,3 |
22 |
6,4 |
21 |
6,2 |
31 |
6,3 |
24 |
6,5 |
16 |
Daar waar een aspect door 10 % van de geënquêteerden
als onvoldoende wordt beoordeeld worden maatregelen genomen.
Þ
In
2004 vindt er opnieuw een vakbrede klantenevaluatie plaats waarin per aspect
maximaal 10% onvoldoende mag scoren, voor zover dit door de VAK te beïnvloeden
is.
7.2
Planning en control cyclus
De Vrije Akademie kent een aantal kwaliteitscirkels.
Dit zijn:
·
Inzet
van personeel
·
De
programmering van het cursusaanbod
·
Het
geven van de cursussen (leerplan)
·
Werving,
inschrijving en roostering van cursisten
·
Het
onderhoud van gebouw en instrumentarium.
Veel van deze werkprocessen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast. Wat nog
ontbreekt, is een vaste systematiek, die bestaat uit de volgende onderdelen:
·
Beschrijving
van doel en werkwijze
·
Bepalen
van prestatie-indicatoren
·
Ontwikkelen
van een evaluatie- en verbetersysteem
Þ
In
2004 zijn van alle werkprocessen doel en werkwijze beschreven
Þ
In
2005 zijn van alle werkprocessen prestatie-indicatoren ontwikkeld die worden toegepast
in een evaluatie- en verbetersysteem
7.3
Klachtenregistratie
Een klacht is een gratis advies. Volgens deze
stelling zou de VAK meer profijt kunnen halen uit een goed georganiseerde
klachtenregistratie. De bestaande procedure moet worden verfijnd en
gecommuniceerd, zodat iedere medewerker weet hoe een klacht wordt vastgelegd en
afgehandeld. Deze klachtenregeling moet ook onder de cursisten bekend worden
gemaakt, onder andere door deze op te nemen in de algemene bepalingen.
Þ
In
2003 wordt de procedure klachtenregistratie aangepast.
Þ
In
cursusseizoen 2004 - 2005 wordt de klachtenprocedure in de algemene bepalingen
opgenomen.
7.4
Kwaliteitstoets
De Inspectie van het Onderwijs Cultuureducatie
(IvhO) heeft voor eerstelijns instellingen een 'waarderingskader cultuureducatie'
ontwikkeld, waardoor een gewogen oordeel gevormd kan worden over de prestaties
van de instelling. Het oordeel komt tot stand door het schriftelijke materiaal
dat de instelling aanlevert, gesprekken met medewerkers, klanten en de
subsidiërende overheid, observatie van cursussen en activiteiten en peiling van
meningen uit het netwerk.
Þ
2004
- De VAK stelt zich tot doel bovengemiddeld te presteren.
De branchevereniging ontwikkelt een producten- en
dienstenpakket dat de leden in staat stelt om op gedegen wijze aan
kwaliteitszorg te werken. Het door KPMG ontwikkelde Kwaliteitssysteem
Kunstzinnige Vorming (KKV) wordt toegesneden op het waarderingskader
cultuureducatie van de IvhO. Het ligt in de bedoeling instellingen die
succesvol getoetst worden een kwaliteitskeurmerk te geven.
Þ
2004
- De VAK werkt actief mee aan ontwikkeling en/of proefprojecten.
7.5
Benchmarking
Een systeem van bedrijfsvergelijking geeft
collega-instellingen inzicht in hun prestaties op een aantal afgesproken kengetallen.
Waar nodig kan bijsturing plaats vinden. De branchevereniging “De
Kunstconnectie” is eind 2002 gestart met het opzetten van een systeem en
verwacht eind 2003 de eerste gegevens te gaan verzamelen. De VAK zal de
ontwikkeling op de voet volgen en desgewenst hieraan meewerken.
Þ
2004
- De VAK werkt actief mee aan ontwikkeling en/of proefprojecten.
8.1
Positionering van de VAK in de
Gemeentelijke organisatie
Het als tijdelijk opgezette bedrijvencluster is in
december 2002 opgeheven. Evenals de overig vakteams uit het voormalige
bedrijvencluster moet opnieuw bepaald worden waar de VAK in de Gemeentelijke
Organisatie gepositioneerd wordt. De VAK kiest ervoor om binnen de grenzen van
de gemeentelijke organisatie een zelfstandige positie in te nemen. Binnen de Gemeentelijke organisatie omdat
een directe relatie de beste garantie biedt voor het bevorderen van kunst- en
cultuurparticipatie voor de Delftse burgers. Een zelfstandige positie omdat
marktgericht werken (“cultureel ondernemerschap”) vraagt om meer eigen
verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Þ
In
2003 wordt bepaald hoe de VAK in de gemeentelijke organisatie wordt gepositioneerd
(Positioneringsbesluit B&W).
8.2
Dienstverleningsafspraken
Samenhangend met de positie van de VAK binnen de
Gemeente Delft en de mate van zelfstandigheid die hierbij wordt verleend, moet
ook bepaald worden hoe de relatie met de facilitaire afdelingen wordt gedefinieerd
en in dienstverleningsafspraken wordt vastgelegd.
Þ
In
2003 worden dienstverleningsafspraken op maat gerealiseerd
8.3
Personeelsformatie
Het personeelsbudget van de VAK is genormeerd op
45,9 fte’s (full time equivalent, oftewel alle deeltijdaanstellingen bij elkaar
opgeteld) gewaardeerd tegen schaal 9. Om sturing op het aantal fte’s mogelijk
te maken moet binnen het beschikbare personeelsbudget een nieuw formatieplan
gemaakt worden, waarbij een normering wordt gegeven op de werkelijke loonschaal.
Þ
In
2003 wordt een formatieplan gerealiseerd binnen het beschikbare personeelsbudget
8.4
Vorming en Opleiding
Passend bij de Visie “Alles leidt tot Samenspel” is
in nauwe samenwerking met het vakteam Personeel en Organisatie (P&O) en het
CWO (Centraal Werkoverleg) een scholingsplan voor de VAK ontwikkeld. Het plan
sluit aan bij het gemeentelijk MMC (Menselijke Mogelijkheden Centraal) -beleid.
Het doel van het scholingsplan is het verdiepen en uitbreiden van de VAK-brede
ontwikkeling van de medewerker, waarbij samenwerking binnen de VAK centraal
staat.
Er worden een drietal categorieën onderscheiden:
·
De
verdieping van de (vak) inhoudelijke kennis, vooral via de Persoonlijke Ontwikkelingsplannen.
·
De
VAK-brede ontwikkeling van de docenten en consulenten vooral via een VAK-breed
ingezet meerjarig programma.
·
De
ontwikkeling van het managementteam van de VAK, vooral via het Gemeentelijk
Management Developmentprogramma.
Het plan bevat VAK-brede opleidingen en trainingen
voor de medewerkers van alle afdelingen, het Centraal Werkoverleg en het
managementteam. De VAK kan een aantal opleidingen volgen binnen het Management
Developmentprogramma van de Gemeente. Ook kan de VAK bij de Persoonlijk
Ontwikkelingsplannen gebruik maken van de studiefaciliteitenregeling van de Gemeente.
Voor de specifieke VAK-trainingen voor zal budget moeten worden vrijgemaakt.
Þ
Beschikbaar
stellen van een VAK-budget voor scholing van vooral docenten/consulenten van €
30.000 euro per jaar.
Þ
Het
borgen in de organisatie van een vorming- en opleidingscyclus gekoppeld aan een
systeem van ontwikkelingsgesprekken en persoonlijke ontwikkelingsplannen.
Þ
Uitvoering
geven aan het plan in de komende vier (cursus)jaren met ingang van cursusjaar
2003/2004
8.5
Arbo- en Milieubeleid
Medewerkers en bezoekers van de VAK worden in de
regel niet aan grote risico’s blootgesteld met betrekking tot arbeidsomstandigheden
en milieu. Toch is het goed om regelmatig en gestructureerd mogelijke risico’s
te inventariseren en toe te zien op uitvoering van verbeteringsvoorstellen en naleving
van de voorschriften. Om dit proces te begeleiden heeft de VAK een Arbo en
Milieu Coördinatie Team (AMCT) ingesteld dat bestaat uit het hoofd
bedrijfsvoering, een secretaris, een arbo- en personeelsadviseur en een lid van
het CWO. Ingegeven vanuit de gemeentebrede Risico Inventarisatie (RIE) gaan
diverse verbeteracties uitgevoerd worden. Hieronder een opsomming van de belangrijkste
knelpunten die conform prioriteitstelling aangepakt worden.
Þ
Geven
van voorlichting en instructies op diverse terreinen
Þ
Het
houden van ontruimingsoefeningen
Þ
Het
verbeteren van de klimaatbeheersing
Þ
Het
verbeteren van (bron)afzuiging in diverse atelierruimtes
Þ
Het
verbeteren van de pc werkplekken
Þ
Het
verbeteren van de receptiewerkplek
Þ
Het
werken met (milieu)gevaarlijke stoffen en de opslag en afvoer daarvan beter organiseren.
De respons van docenten op de enquête “beoordeling
en beleving van de arbeid” was zeer laag, wellicht doordat de enquête slecht
aansloot bij de praktijk van de docent. Het management van de VAK is van mening
dat deze enquête waardevolle informatie kan opleveren.
Þ
In
2003 voorbereiden enquête met de ARBO dienst.
Þ
In
2004 toegespitste enquête “beoordeling en beleving van de arbeid” voor docenten.
8.6
Leeftijdsbewust personeelsbeleid
In de afgelopen planperiode is een voorstudie
verricht naar het Leeftijdbewust Personeelsbeleid (LBP-beleid) van de Gemeente
Delft in relatie tot de ouder wordende docent van de VAK. Er is onderzocht in
hoeverre het huidige beleid van toepassing kan zijn op de specifieke kenmerken van
de ouder wordende docent.
De voorstudie leidt tot de conclusie dat er beleid
ontwikkeld zal moeten worden voor docenten/consulenten, omdat aansluiting bij
het ontwikkelde LBP-beleid van de Gemeente onvoldoende oplossingen biedt. De genoemde
groep medewerkers is meestal niet in staat wegens de fysieke en psychische
zwaarte van het vak, het beroep tot de pensioengerechtigde leeftijd uit te voeren.
Þ
Aan
het eind van de planperiode 2003 – 2007 heeft de VAK een eigen LBPbeleid
ontwikkeld, dat structurele oplossingen biedt voor de ouder wordende docent.
8.7
Centraal Werkoverleg (CWO)
Als de Vrije Akademie in de komende planperiode geen
deel meer uitmaakt van het Cluster Bedrijven en een zelfstandigere positie
krijgt, komt de medezeggenschap in een ander daglicht te staan. De Vrije
Akademie hecht er waarde aan het Centraal Werkoverleg te laten groeien naar een
Onderdeelscommissie (OC) met de daarbij behorende status.
Þ
In
2003 professionaliseren CWO-leden door training en coaching.
Þ
In
2004 onderzoek OC-vorming VAK met “cultuurbeheer” (Archief, Musea en Archeologie)
(Positioneringsbesluit B&W).
Þ
In
2005 is een nieuwe vorm van medezeggenschap gerealiseerd.
9.1
Branche van Kunsteducatie
Ook in de sector kunsteducatie spelen vraagstukken
ten aanzien van regionalisering en professionalisering. Vanuit de landelijke
brede branche-organisatie De Kunstconnectie wordt actieve netwerkvorming gestimuleerd
en (financieel) ondersteund. De Vrije Akademie Delft is een middelgrote
instelling in een middelgrote stad en loopt voor in een aantal ontwikkelingen.
Door schaalgrootte, ontwikkelingsstadium en ligging kan de VAK een spilfunctie
in de regio vervullen en effectieve samenwerking met branchegenoten aangaan.
Ter versterking van haar eigen positie, functioneren en ontwikkeling maakt
Vrije Akademie Delft deel uit van diverse netwerken en samenwerkingsverbanden.
Deze zullen de komende planperiode verder worden geïntensiveerd en geconcretiseerd.
Þ
Gedurende
planperiode worden samenwerkingsverbanden aangegaan met muziekscholen via Overleg
Directeuren Muziekscholen (ODM).
Þ
In
2003 wordt het samenwerkingsverband Kunst en Werk en de positie daarin van de
VAK geëvalueerd.
9.2
Gemeentelijke Regio
De gemeenten Schipluiden en Maasland gaan in 2004
één gemeente vormen. Onderzocht moet worden of het gemeentebestuur van deze nieuwe
gemeente geïnteresseerd is in het kunsteducatieve aanbod van de VAK voor haar
burgers en scholen.
Þ
In
2004 – 2005 samenwerking zoeken met nieuwe gemeente Schipluiden/Maasland.
9.3
Delftse Kunst en Cultuur Partners
In Delft leidt de visie van de Vrije Akademie “alles
leidt tot samenspel” tot een verdere inhoudelijke kruisbestuiving en samenwerking
tussen de amateurkunst en de kunsteducatie, en tussen de verschillende culturele
partners in de stad.
Þ
In
2003 - 2006 zijn er vier nieuwe samenwerkingsprojecten gerealiseerd.
