In antwoord op uw ingediende
aanvraag voor een activiteitensubsidie uit het Evenementenfonds voor de DSW
Schaatsbaan 2003 en 2004 delen wij u het volgende mee.
Uw subsidieaanvraag is
getoetst aan de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en de
criteria, zoals die door de gemeenteraad zijn vastgesteld in de
Uitvoeringsregeling activiteitensubsidie stedelijke evenementen.
Uw aanvraag is voorgelegd aan
de Evenementencommissie Delft, die ons hierover een advies heeft gegeven.
Dit advies luidt:
“
De Evenementencommissie vindt het idee tot het organiseren van een
schaatsbaan een prima initiatief. De
binnenstad wordt er gedurende de wintermaanden extra aantrekkelijk door. De
commissie is van mening dat een
schaatsbaan voldoende stedelijke uitstraling heeft om daarvoor een subsidie
vanuit de reserve evenementen beschikbaar te stellen. Naast het schaatsen als
sportieve beoefening is het echter het programma van activiteiten en
manifestaties in een zo groot mogelijke afwisseling voor alle doelgroepen die
er in de Delftse samenleving zijn, die een schaatsbaan tot een groots stedelijk
evenement maken.
De
commissie beveelt het college daarom aan met de organisator in voortdurend
contact te blijven over de inhoudelijke programmering van het evenement en een
inpassing van deze activiteiten in andere winterse evenementen, zoals
bijvoorbeeld De Donkere Dagen van Delft.
De
commissie adviseert ook de ‘vergunningverlening’ in goed overleg met de
organisator te doen en voortdurend te controleren en te evalueren of de
afspraken die gemaakt worden door de organisatie werkelijk worden nagekomen.
Zij beveelt aan dat de gemeente zich mede actief opstelt in de afhandeling van
mogelijke klachten van burgers bij de organisatie.
De
commissie adviseert subsidie toe te kennen voor de jaarschijven 2003 en 2004
van respectievelijk € 25.000,= en € 20.000=. Zij beveelt het college
aan pas over te gaan tot een voorschot op de subsidie, wanneer de organisator
heeft aangegeven de schaatsbaan definitief te organiseren. Als datum voor 2003
heeft de organisatie hiervoor 1 september 2003 gekozen. Dit vindt de commissie
laat, omdat op dat moment niet meer naar een nieuwe exploitant kan worden
gezocht. Zij beveelt daarom aan deze datum voor het jaar 2004 op 1 mei
2004 te stellen.”
In het kader van het
bovenstaande en op grond van de Subsidieverordening Maatschappelijke
Activiteiten hebben wij besloten dit advies te volgen, uw aanvraag te honoreren
en u voor de jaarschijf 2003 een maximale budgetsubsidie te verstrekken van
€ 25.000,= en voor 2004 een maximale subsidie van € 20.000,=, doch
nooit meer dan het door ons goedgekeurde nadelig saldo.
U dient te voldoen aan de
verplichtingen op grond van de Subsidieverordening Maatschappelijke
Activiteiten. Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat u ingevolge genoemde
Subsidieverordening binnen acht weken na afloop van de door u te organiseren
activiteit in 2003 een verzoek om vaststelling (inhoudelijke verantwoording en
financiële afrekening met kopieën van betaalbewijzen) moet indienen bij het
College van burgemeester en wethouders, vakteam Cultuur, kennis en economie,
Postbus 340, 2600 AH Delft. Aan de hand van deze verantwoording en afrekening
zal de definitieve subsidie 2003 worden bepaald.
Binnen acht weken na afloop van de activiteit in 2004 dient u een verzoek om
vaststelling (inhoudelijke verantwoording en financiële afrekening met kopieën
van betaalbewijzen) in bij het College van burgemeester en wethouders, vakteam
Cultuur, kennis en economie, Postbus 340, 2600 AH Delft. Aan de hand van deze
verantwoording en afrekening zal de definitieve subsidie 2004 worden bepaald.
Volgens artikel 1.5 lid 5 van
genoemde Uitvoeringsregeling wordt een maximum gesteld aan de subsidiebijdrage;
het subsidiebedrag is maximaal de helft van de totale begroting per jaarschijf
van het evenement. Bij het verzoek om vaststelling (afrekening en
verantwoording) zal de ingediende begroting bij de aanvraag medecriterium
kunnen zijn voor de vaststelling van de subsidie.
Bij niet tijdige of
onvolledige inzending van de genoemde stukken kan de aanspraak op subsidie
verloren gaan.
Wij zullen de subsidie voor
beide jaarschijven volgens onderstaande voorwaarden geheel als voorschotten aan
u overmaken op rekeningnummer 31 34 79 321 ten name van Post Scriptum
B.V. onder vermelding van respectievelijk Subsidie DSW Schaatsbaan 2003 of
2004.
Voor het jaar 2003 zal dit
zijn zo spoedig mogelijk na 1 september 2003, wanneer u een definitief
“go-besluit” hebt genomen over de activiteit in 2003. Wij verzoeken u dit
definitieve besluit schriftelijk aan ons mee te delen.
Wat betreft het jaar 2004
nemen wij het advies van de Evenementencommissie over en verzoeken u ons
uiterlijk 1 mei 2004 te berichten of u de DSW Schaatsbaan in 2004 definitief
organiseert. Wij zullen zo spoedig mogelijk daarna 50% van de toegezegde
subsidie over het jaar 2004 aan u overmaken en op 1 september 2004 nogmaals
50%.
De gemeente verwacht van u
dat u op alle mogelijke manieren in uw communicatie over uw evenement uiting
geeft van het feit dat uw evenement mede kan worden georganiseerd door een
subsidie van de gemeente Delft. U kunt dit ook doen door het verwerken van
logo’s van de gemeente Delft. U kunt hiervoor contact opnemen met mw. Sylvia
Coenen van ons vakteam Communicatie, die u op weg kan helpen hoe u op digitale
wijze deze logo’s kunt verwerken. Zij is telefonisch bereikbaar van maandag tot
en met donderdag onder telefoonnummer 015 260 2816 of per E-mail scoenen@delft.nl .
Wij wijzen u erop
dat volgens artikel 35 van de Algemene Plaatselijke Verordening evenementen die
plaats vinden in de openbare ruimte, bij de gemeente moeten worden aangemeld. U
kunt hierover informatie opvragen bij het vakteam Vergunningen en Ontheffingen,
de heer Rob van der Plas, telefoon 260 2613, E-mail rvdplas@delft.nl
. Wij adviseren u dit vroegtijdig te doen en in ieder geval niet te wachten tot
de uiterlijke termijn van 2 weken voorafgaand aan het evenement.
Vanuit dit vakteam V&O
zal in samenwerking met andere betrokken vakteam van de gemeente zeker met u
worden overlegd over de volgende onderwerpen:
·
Vriesmachines:
Locatie van de vriesmachine en geluidsniveau zal een belangrijk punt zijn van
overleg en controle.
·
Tenten en
andere infrastructurele voorzieningen: Plaatsing van tenten, types en in welke
hoogte en oppervlakte zal punt zijn van overleg en controle.
·
Geluidsinstallatie:
Geluidsniveau van de achtergrondmuziek zal een punt van overleg en controle
zijn. In dit kader wordt ook betrokken de mogelijk deelname van life uitzending
van de lokale radio.
·
Bewoners
Beestenmarkt: Hoe worden de bewoners betrokken bij de planning en organisatie
van de DSW Schaatsbaan?
Het is niet mogelijk
gemeentelijke diensten voor dit evenement ‘om niet’ te leveren. In
tegenstelling tot het jaar 2002 zijn er geen aanvullende middelen beschikbaar
voor meer dan de gebruikelijke dienstverlening aan de grotere evenementen door
het vakteam Communicatie. De communicatieparagraaf zoals hierboven beschreven
is ook voor de DSW Schaatsbaan van toepassing.
Extra aandacht vragen wij van
u om de dienstverlening door het vakteam Vergunningen en Ontheffingen. Dit
vakteam zal de coördinatie op zich nemen om met de diverse gemeentelijke
vakteams, die betrokken zijn bij de planning, voorbereiding en uitvoering van
de DSW Schaatsbaan, te overleggen. Indien noodzakelijk zal dit vakteam zowel in
2003 als in 2004 het zogenaamde (ambtelijke) Evenementenplatform een of meer
malen bijeen roepen om een zo gemakkelijk mogelijke medewerking vanuit de
gemeentelijke diensten te kunnen garanderen.
Wij sluiten niet uit dat aan
de hand van deze overleggen en/of evaluaties de gemeentelijke eisen die aan de
DSW Schaatsbaan 2003 en 2004 worden gesteld, worden aangepast aan de ervaringen
die worden opgedaan lopende het proces.
Wij geven geen aanvullende
financiële garanties af. De gemeente zal geen bankfunctie vervullen voor
leningen, garanties of aanvullende liquide middelen ten behoeve van de
voorbereidingsperiode van de activiteit.
Wij onderschrijven de
inhoudelijke adviezen van de Evenementencommissie en verzoeken u over het
programma van activiteiten en manifestaties te overleggen met het vakteam
Cultuur, kennis en economie. Wij beschouwen de DSW Schaatsbaan als een
belangrijk evenement gedurende de Donkere Dagen van Delft.
Wij verzoeken u een
uitnodiging voor het evenement te sturen aan de voorzitter van de
Evenementencommissie, p.a. vakteam CKE, postbus 340 2600 AH Delft, zodat leden
van de Evenementencommissie (delen van) het evenement kunnen bezoeken.
Wij
maken u erop attent dat belanghebbenden in de zin van de Algemene wet
bestuursrecht binnen 6 weken na verzending van dit besluit een bezwaarschrift
kunnen indienen. U dient dit bezwaarschrift te richten aan: Burgemeester en
wethouders van Delft, Postbus 78, 2600 ME Delft, onder vermelding van
"bezwaarschrift".
Hoogachtend,
, burgemeester
,
secretaris