Samenvatting

In het najaar van 2002 is door de besturen van de Openbare Bibliotheek, het Kunstcentrum Delft, de DiscOtake en de Gemeente Delft de intentie uitgesproken te komen tot een volledige integratie van de drie betrokken instellingen tot één organisatie met één bestuur en één directeur.

Teneinde te komen tot een bedrijfsplan voor de beoogde organisatie is in december 2002 de Werkgroep Bedrijfsplan van start gegaan onder de werktitel Mediatheek Delft.

Daarbij zijn de volgende algemene uitgangspunten gehanteerd:

· het volledig integreren van de besturen en directies van de drie betrokken instellingen tot één Mediatheek (werktitel) met een bestuur en een directeur;

· de gezamenlijke huisvesting en een gezamenlijk aanbod van producten en diensten van de Mediatheek in het Hoogovenpand op het Cultuurplein vanaf begin 2006; de huidige bibliotheekfilialen in Voorhof-Buitenhof en Tanthof gaan als filialen van de Mediatheek functioneren.

· “eenheid in verscheidenheid”, waardoor de kernactiviteiten van de drie organisaties herkenbaar blijven en een gevarieerd aanbod van diensten onder een gemeenschappelijk concept wordt aangeboden, is het fundament voor de nieuwe organisatie.

Behoud van de kernidentiteit van de afzonderlijke organisaties in de te vormen Mediatheek is daarvoor essentieel. Globaal gaat het daarbij om de volgende kenmerken:

DiscOtake

· een hoog serviceniveau, dat gekenmerkt wordt door een direct contact met de klant, vakinhoudelijke kennis en een unieke collectie;

· personeel met hoge mate van affiniteit, betrokkenheid en gedrevenheid bij het product en het fenomeen (muziek)uitleen;

· een platte organisatiestructuur, waarbij iedere medewerker in principe alle voorkomende taken uitvoert.

Kunstcentrum

· ambitieus serviceniveau

· behoud van de vakinhoudelijke kennis

· affiniteit van de medewerkers met kunst

· presentatie: openheid van de collectie

· kennis van de markt

Bibliotheek

· het bieden van cultuur, educatie en informatie

· openbare toegankelijkheid

· actualiteit en pluriformiteit van het aanbod

· het bieden van een aantrekkelijke omgeving voor ontmoeting en communicatie

· kennis van middelen en mogelijkheden van informatieoverdracht

· kennis van de markt

· de klant staat centraal

In hoofdstuk 2 is een algemene achterliggende visie opgenomen. In datzelfde hoofdstuk zijn ook de overige uitgangspunten met betrekking tot de voor de bibliotheekwereld geldende brancheformules en de uitgangspunten op het gebied van arbeidsomstandigheden en arbeidsvoorwaarden opgenomen.

In hoofdstuk 3 zijn vervolgens de missie en algemene doelstellingen opgenomen.

Als missie de volgende punten:

· de Mediatheek is een op continuïteit gerichte organisatie zonder winstoogmerk;

· de Mediatheek is een onafhankelijk, voor iedereen bereikbaar centrum van informatie, recreatie, educatie, kunst, cultuur en ontmoeting waar elke burger van Delft zich kan oriënteren, informeren en ontspannen, waar de klant centraal staat en op professionele wijze wordt bediend;

· de Mediatheek onderscheidt zich van andere aanbieders van informatie en cultuur door de leenfunctie, de laagdrempeligheid, de toegankelijkheid van de media, kennis en informatie en het brede samenhangende aanbod.

Als gemeenschappelijke doelstelling zal worden gestreefd naar een groei van het aantal bezoekers van 60 % van de Delftse bevolking vanaf 14 jaar in 2002 (drie huidige instellingen gezamenlijk) naar 65 % in het jaar 2007 voor de Mediatheek als geheel.

Voor de afzonderlijke organisaties (en daaruit volgend in een later stadium de desbetreffende vakteams) zijn doelstellingen m.b.t. aantal uitleningen, ledenaanwas c.q. uitbreiding van de collecties vastgesteld.

Relevante trends en ontwikkelingen worden daarna kort belicht in hoofdstuk 4.

De DVD Audio en de Super Audio CD (SACD) zijn de nieuwe geluidsdragers die de muziek- en hifi-liefhebber een nog veel betere geluidskwaliteit kunnen bieden dan de huidige cd. Naast technische ontwikkelingen op het gebied van de geluidsdragers, hebben de afgelopen jaren belangrijke ontwikkelingen op het internet plaatsgevonden.

De behoefte aan een plek waar men - aan de hand van persoonlijk contact - goed voorgelicht tot keuzes kan komen, wordt steeds groter.

Daarnaast is er sprake van een groeiende belangstelling voor het huren van dvd’s op het gebied van muziek en filmhuis- of cultfilms.

De openbare bibliotheken zijn geconfronteerd met een aantal maatschappelijke en technologische trends, die een aanpassing van het belang van de functies van de openbare bibliotheek noodzakelijk maken. Consumenten komen tot een andere beleving van vrije tijd en stellen andere eisen. Er ontstaan nieuwe distributievormen van audiovisuele media en beeldinformatie en –communicatie nemen steeds meer de informatie en communicatie langs grafische weg over.

De maatschappelijke relevantie van kunst is de laatste decennia aan verandering onderhevig.

Vaker omruilen, minder hechten, niet bezitten maar een hernieuwd gevoel bij kennisover-dracht worden als toekomstig motto gezien.

In hoofdstuk 5 komen vervolgens de voorgestelde bestuursvorm en organisatorische opzet aan bod. Door te kiezen voor een organisatiemodel, waarbij de uitvoering van taken is gestoeld op vakteams, wordt beoogd het concept van “eenheid in verscheidenheid” vorm te geven. De indeling in vakteams is daarbij gebaseerd op verschillen in deskundigheid met betrekking tot diverse te leveren diensten en het onderscheid in doelgroepen. Vanuit verschillende vakteams kunnen naar behoefte projectgroepen worden samengesteld.

De vakteams worden rechtstreeks aangestuurd door de directie, die onder een Raad van Toezicht functioneert. Dit laatste orgaan doet wat de term al zegt: het houden van toezicht. Het ontwikkelen van een visie en het sturen van het mediatheekbedrijf (in de vorm van een stichting) wordt overgelaten aan de organisatie.

Taken en verantwoordelijkheden van Raad van Toezicht, directie en management zijn in dit hoofdstuk grotendeels uitgewerkt.

Voor het tot stand komen van de nieuwe stichting is een afzonderlijk traject ontwikkeld, dat overigens geen deel uitmaakt van het onderhavige bedrijfsplan.

In hoofdstuk 6 worden de kerntaken van de Mediatheek en de taken en resultaatgebieden van de verschillende vakteams verder uitgewerkt. De kerntaken worden als volgt gedefinieerd:

· (multi-)media-aanbod: het uitlenen en presenteren van materialen zoals: boeken, tijd-schriften, cd’s, cd-roms, dvd’s, video’s, lp’s;

· het uitlenen en presenteren van kunstwerken en informatie hierover verstrekken;

· raadpleegfaciliteiten: het beschikbaar stellen van (digitale) documentaire informatie en internetfaciliteiten;

· informatiebemiddeling: het beantwoorden van vragen, signalering, voorlichting en advisering, reserveren van materialen, verwijzen naar en samenwerking met derden

· aanbod aan onderwijs- en andere instellingen: het leveren van wissel- en projectcollecties, gericht op groepen, inrichting en beheer van schoolbibliotheken, ook met beeldende kunst;

· het organiseren van (educatieve en kijk-, lees- en luisterbevorderende) projecten voor jeugd en volwassenen.

Regelmatig gebruikersonderzoek en marktonderzoek zullen deel uitmaken van de taken.

De vakteams zullen ter ondersteuning van de uitvoering van hun plannen gezamenlijk projecten ontwikkelen, waarbij het met name zal gaan om het programmeren en organiseren van culturele en educatieve activiteiten al dan niet in samenwerking met andere sociaal-culturele instellingen. Voor de ingebruikname van de nieuwe huisvesting van de centrale Mediatheekvestiging zullen de drie fusiepartners gezamenlijk een activiteitenplan opstellen inclusief de financiering van dat plan.

Samenwerkingsverbanden van de drie organisaties zullen binnen de Mediatheek worden voortgezet.

In hoofdstuk 7 wordt beknopt ingegaan op de toekomstige rol van filialen. In de toekomst zullen de collecties van de filialen aan de hand van interesseprofielen meer vraag- en doelgroepgericht samengesteld worden. Beide filialen richten zich met name op de jeugd en ouderen; ze bieden populaire informatie, ontspanning en snelle Internettoegang. Bij filiaal Tanthof vragen jongeren speciale aandacht en bij filiaal Voorhof-Buitenhof geldt dat voor culturele minderheden.

De uitleenbalies in de filialen zullen in de periode 2004 - 2005 plaats gaan maken voor selfservice apparaten. Internet biedt (zoals nu al het geval is) de mogelijkheid materialen bij elke vestiging van de bibliotheek (straks Mediatheek) te bestellen en / of op te halen.

Er is een kans, dat de gemeente Schipluiden - Den Hoorn voor haar bibliotheek-voorziening in die twee locaties aansluiting zoekt bij de voorzieningen in Delft.

In hoofdstuk 8 komen marketing en communicatie aan bod. De Mediatheek zal een eigen gezicht moeten krijgen. Aan het verwerven van naamsbekendheid en het onder de aandacht brengen van de Mediatheekdiensten zal veel aandacht geschonken moeten worden.

De openingstijden en tarieven zijn belangrijke marketinginstrumenten. Voor wat betreft de openingstijden is gekozen voor een verruiming van het aantal openingsuren en het zoveel mogelijk samen laten vallen van verschillende diensten. Het totaal aan openingsuren bedraagt in de nieuwe opzet 44; dit is 8 uur meer dan de Bibliotheek en 3 uur meer dan de DiscOtake nu hebben. Nieuw is opening op zondag in plaats van maandag. De afdeling kunstuitleen blijft binnen de Mediatheektijden 21,5 uur per week open.

De grondslagen voor de tariefstellingen variëren sterk; de tarieven zijn daarom moeilijk samen te voegen. Wel zijn de tarieven over het algemeen gerelateerd aan de mate van gebruik. Voorgesteld wordt voor de Mediatheek één pas in te voeren, waaraan een basisabonnement is gekoppeld van € 10,00 per jaar. Het basisabonnement geeft toegang tot alle Mediatheekdiensten. Men betaalt daarnaast voor de hoeveelheid en soort product of dienst. Hierdoor kunnen de bestaande tarieven bij de drie partijen, die gekoppeld zijn aan mate van gebruik in principe gehandhaafd blijven.

Kortingen (CJP, Delftpas, 65+) worden toegepast op het basisabonnement.

In hoofdstuk 9 wordt de voor het realiseren van de plannen vereiste personeelsformatie aangegeven. Daarnaast wordt een beknopt overzicht gegeven van algemene uitgangspunten m.b.t. personeelsbeleid en het sociaal plan.

Financiële aspecten komen in hoofdstuk 10 aan de orde. De in dit rapport beoogde plannen leiden tot een verbeterde dienstverlening in een nieuwe omgeving.

De baten exclusief subsidie nemen in 2007 met ongeveer € 86.000,- toe ten opzichte van samengestelde ramingen van de drie afzonderlijke organisaties van 2003. De lasten zullen toenemen met € 186.000,- .
1. Inleiding

Voor u ligt het concept bedrijfsplan van de te vormen Mediatheek (werktitel) in Delft.

In het collegeprogramma 2002 – 2006 is aangegeven, dat de gemeente Delft een Mediatheek wil realiseren in het Hoogovenpand aan het Cultuurplein bij Theater de Veste. Om synergie en samenwerking te bewerkstelligen wordt gestreefd naar een volledige ruimtelijke en organisatorische integratie van de Openbare Bibliotheek Delft, het Kunstcentrum Delft en de DiscOtake.

In dat kader is in het najaar van 2002 door de besturen van de drie organisaties en de Gemeente Delft de intentie uitgesproken te komen tot een volledige samenvoeging van de genoemde instellingen tot één organisatie met één bestuur en één directeur. Teneinde te komen tot een bedrijfsplan voor de beoogde nieuwe organisatie is in december 2002 de Werkgroep Bedrijfsplan van start gegaan onder de werktitel Mediatheek Delft.

In samenwerking met de gemeente Delft is door de drie instellingen gedurende de afgelopen maanden onder begeleiding van René Kerkhoven (als extern adviseur) intensief en doelge-richt gewerkt aan de totstandkoming van dit bedrijfsplan. De werkgroep was samengesteld uit de volgende personen:

Kunstcentrum : dhr. Hans Haakman

DiscOtake : dhr. Tim de Kamper

: mevr. Henneke van den Heuvel

Openbare Bibliotheek : dhr. Anton Bouten

Namens de gemeente Delft is de werkgroep begeleid door Jorien Kaper (vakteam CKE).

In tien werkbijeenkomsten zijn alle aspecten van de bedrijfsvoering aan bod gekomen en op hoofdlijnen beschreven. Het plan is met nadruk gezamenlijk tot stand gekomen, ieder lid van de werkgroep heeft inhoudelijk uitgebreid meegewerkt en bijgedragen aan het samenstellen van de tekst. Diverse knelpunten, die er bij aanvang waren gesignaleerd, zijn op deze manier uiteindelijk goed opgelost.

Met nadruk wordt er hier op gewezen, dat het onderhavige bedrijfsplan een raamwerk vormt voor de verdere realisatie van de samenwerking. Een aantal details zal dan ook in de komende periode in onderling overleg door de betrokken organisaties moeten uitgewerkt.

De komende twee jaar heeft de nog op te richten Stichting Mediatheek Delft de taak om te komen tot een verdere realisatie van dit plan. Overigens wordt hier benadrukt, dat de naam Mediatheek Delft niet definitief is.

In de tweede week van mei 2003 is het voor U liggende rapport met het bedrijfsplan door de verschillende besturen van de drie betrokken organisaties goedgekeurd. Een eerste stap naar de integratie is hiermee een feit geworden.

De Mediatheek Delft zal volgens de huidige planning begin 2006 voor het publiek geopend worden.

Tot slot willen wij hierbij bedanken voor alle constructieve bijdragen vanuit de drie organisaties en de stuurgroep Mediatheek Delft.

Wij wensen u veel plezier met het doornemen van dit plan!

2 Uitgangspunten samenwerkingsverband

2.1 Algemene uitgangspunten

· Het volledig integreren van de besturen en directies van de drie betrokken instellingen tot één Mediatheek (werktitel) met één bestuur en één directeur.

· De gezamenlijke huisvesting en een gezamenlijk aanbod van producten en diensten van de Mediatheek in het Hoogovenpand op het Cultuurplein op een oppervlakte van 4.300 m² vanaf begin 2006; de huidige bibliotheekfilialen in Voorhof-Buitenhof en Tanthof gaan als filialen van de Mediatheek functioneren.

· “Eenheid in verscheidenheid”, waardoor de kernactiviteiten van de drie organisaties herkenbaar blijven en een gevarieerd aanbod van diensten onder een gemeenschappelijk concept wordt aangeboden, is het fundament voor de nieuwe organisatie.

2.2 Algemene visie

Toegang tot kennis, informatie en cultuur is een essentiële voorwaarde voor het functioneren van de mens als lid van de samenleving en voor het zich kunnen ontplooien van de mens als individu. De Mediatheek is een lokaal multimediaal knooppunt en een culturele vraagbaak. Iedere burger kan daar op een toegankelijke wijze kennis tot zich nemen, publieke informatie krijgen en culturele media zowel verkrijgen als gebruiken. In het verlengde daarvan is de Mediatheek een ontmoetingsplaats voor deelname aan informatieve en educatieve activiteiten en het beleven van culturele uitingen.

Cultuurbeleving is niet strak te onderscheiden in allerlei deelgebieden. Het beluisteren en lenen van muziek, het inzien, bekijken en lenen van media, het ervaren en lenen van kunst zijn weliswaar zelfstandige activiteiten, maar samen versterken zij elkaar, werken ze aanvullend en inspirerend. Voorwaarde voor de uitoefening, beleving en toegankelijkheid van die activiteiten in samenhang is één trefpunt dat iedere dag op dezelfde tijden van de ochtend tot de avond open is.

Steunpunten in stad en / of regio bieden een fysiek productaanbod voor klantgroepen, die het centrale trefpunt niet regelmatig kunnen bezoeken en bieden een virtuele toegang tot het aanbod aan diensten en producten van de Mediatheek in haar totaliteit.

Deskundigheid is noodzakelijk om de klant een kwalitatief aanbod van en toegang tot informatieve, educatieve en culturele producten en diensten te kunnen bieden.

Met instellingen van gelijke aard werkt de Mediatheek samen om een uitgebreid aanbod aan diensten en producten te kunnen garanderen. Met instellingen op informatief, educatief en sociaal-cultureel terrein werkt de Mediatheek samen indien die gezamenlijke inspanningen en activiteiten een meerwaarde opleveren. Met partijen, die geïnteresseerd zijn in afname van specifieke diensten en producten van de Mediatheek, wordt een zakelijke overeenkomst gesloten, mits het risico dat de Mediatheek hierbij loopt is af te dekken.

2.3 Individuele accenten

De basis voor samenwerking wordt verwoord door het begrip “eenheid in verscheidenheid”.

Doel is te komen tot een gevarieerd aanbod van diensten onder een gemeenschappelijk concept, waarbij de identiteit van de drie afzonderlijke organisaties behouden dient te blijven. Allereerst is daarom vastgesteld, wat de drie partijen als kern van hun identiteit zien.

DiscOtake

De discOtake is gestart met het uitlenen van langspeelplaten. In de loop van de jaren is de collectie uitgebreid met muziek-cd’s, die nu de kern van de collectie vormen. Enkele jaren geleden is ter versteviging van het toekomstfundament de stap gezet naar productverbreding en zijn de eerste dvd’s aangeschaft. Het gaat om muziek- en "cult"films. De collectie bestaat inmiddels uit een kleine 10.000 lp’s, zo'n 40.000 cd’s en een kleine 700 dvd’s. De kern van de identiteit van de discOtake is te vangen in de volgende vijf punten:

· een hoog serviceniveau, dat gekenmerkt wordt door

- een direct contact met de klant

- een dusdanige "vakinhoudelijke" bagage en zicht op de markt dat de term
"kenniscentrum" op zijn plaats is.

- een kwalitatief en kwantitatief unieke collectie, met name doordat beschikbaar is wat
niet meer in de handel zit en omdat bij aanschaf kwaliteit de boventoon voert;

· personeel dat een hoge mate van affiniteit, betrokkenheid en gedrevenheid heeft bij het product en zichzelf vereenzelvigt met het fenomeen (muziek)uitleen;

· een platte organisatiestructuur, waarbij iedere medewerker in principe alle voorkomende taken uitvoert en overhead nagenoeg volledig ontbreekt. Daardoor is het zicht op de ontwikkelingen rond het product en de omgeving van het product maximaal. Daarmee zijn de mogelijkheden om snel bij te sturen gewaarborgd;

· muziek in de uitleenruimte;

· een luister- en oefenruimte voor leners van bladmuziek.

Kunstcentrum

· ambitieus serviceniveau
- door direct contact met de klant (alle aspecten daarvan)
- kwaliteit van de collectie
- educatie

· behoud van de vakinhoudelijke kennis

· affiniteit van de medewerkers met kunst

· presentatie: openheid van de collectie

· kennis van de markt

Bibliotheek

· het bieden van cultuur, educatie en informatie

· openbare toegankelijkheid

· actualiteit en pluriformiteit van het aanbod

· het bieden van een aantrekkelijke omgeving waar plaats is voor ontmoeting en communicatie

· kennis van middelen en mogelijkheden van informatieoverdracht

· kennis van de markt

· de klant staat centraal

· het waarborgen van kwaliteit

2.4 Overige uitgangspunten

Brancheformules

De openbare bibliotheek Delft is gebonden aan de zogenoemde brancheformules. Dit zijn afspraken, waaraan alle openbare bibliotheken, verenigd in het NBLC, zich hebben verbonden. De brancheformules hebben tot doel de kwaliteit van het totale bibliotheek-netwerk te waarborgen en de samenwerking tussen de bibliotheken te bevorderen. Hierdoor kunnen bibliotheken hun functie als toegangspoort van documentaire informatie beter realiseren en kan de synergie binnen bedrijfsprocessen verhoogd worden. Bovendien kan de kwaliteit van de dienstverlening zo worden verbeterd en kunnen doelgroepen gericht bereikt worden. Richting politiek en samenwerkingspartners staat een goed netwerk garant voor efficiency en maximale publieke bereikbaarheid. De brancheformules vormen de basis voor een certificeringssysteem, dat in ontwikkeling is.

De brancheformules zullen ook gelden voor alle onderscheiden eenheden binnen de nieuwe organisatie, voor zover dat niet leidt tot een verslechtering van de eerder aangegeven kern van de identiteiten. Een nadere uitwerking hiervan zal hierover in een later stadium duidelijkheid moeten bieden.

De volgende brancheformules zijn inmiddels door de ledenvergadering van het NBLC aanvaard:

· niveau van de dienstverlening

· uniformering digitale informatie

· professionaliteit van de dienstverlening

· marketing en promotie

· kwaliteitszorg en certificering

· bibliotheeksystemen

· rekeningschema

Voor meer informatie wordt verwezen naar bijlage 6.

Arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden
De Stichting Openbare Bibliotheek Delft heeft als werkgever een aantal verplichtingen ten aanzien van zijn werknemers, die onverkort overgaan naar de nieuwe werkgever. Het gaat daarbij om:

· het toepassen van de CAO Openbare Bibliotheken en daaruit uit voortvloeiende bedrijfsspecifieke regelingen;

· de aansluiting van de werkgever bij en de deelname van de werknemers aan het Pensioenfonds Openbare Bibliotheken;

· de uitvoering van het Arboconvenant Openbare Bibliotheken inzake fysieke belasting, werkdruk en verzuimbegeleiding;

· diverse secondaire arbeidsvoorwaarden.

Meer informatie is te vinden in bijlage 7.

De bibliotheekstichting (en later de Mediatheekstichting) is in dat verband geen vrijblijvend lid van de Werkgeversvereniging Openbare Bibliotheken en is contractueel gebonden aan de arbodienst ArboNed.

3 Missie en algemene doelstellingen

3.1 Missie Mediatheek

· De Mediatheek is een op continuïteit gerichte organisatie zonder winstoogmerk.

· De Mediatheek is een onafhankelijk, voor iedereen bereikbaar centrum van informatie, recreatie, educatie, kunst, cultuur en ontmoeting waar elke burger van Delft zich kan oriënteren, informeren en ontspannen, waar de klant centraal staat en op professionele wijze wordt bediend.

· De Mediatheek onderscheidt zich van andere aanbieders van informatie en cultuur door de leenfunctie, de laagdrempeligheid, de toegankelijkheid van de media, kennis en informatie en het brede samenhangende aanbod.

· Vakbekwaamheid, respect, betrokkenheid en betrouwbaarheid zijn bepalend voor de relatie met onze klanten en onze samenwerkingspartners.

· Openheid, collegialiteit, flexibiliteit, betrokkenheid, wederzijds respect zijn kenmerkend voor de onderlinge verhoudingen binnen de organisatie.

· We streven ernaar meer te zijn dan de som van de drie samengevoegde instellingen.

3.2 Algemene beleidsdoelstellingen
De in deze paragraaf onderscheiden doelstellingen moeten worden gezien als een sterke intentie. De hierna vanuit afzonderlijke organisaties geformuleerde doelstellingen zullen later overgaan naar de vakteams.

Gemeenschappelijke doelstelling met betrekking tot het bereik onder de Delftse bevolking:

· momenteel (2002) bezoekt ca. 60% van de Delftse bevolking van 14 jaar of ouder 1 of meer keer per jaar één van de drie instellingen.
Gestreefd zal worden naar 65% in het jaar 2007 voor de Mediatheek als geheel.

Muziek

De discOtake is één van de weinige muziekuitleencentra in Nederland, die volledig selfsupporting draait. De kwaliteit van de collectie staat of valt met het uitgangspunt dat weinig of niets uit de collectie wordt verwijderd. Momenteel zijn ongeveer 2700 mensen lid van de discOtake. De collectie bestaat uit een kleine 10.000 lp’s, zo'n 40.000 (muziek)cd’s en een kleine 700 (film) dvd’s. De lp-uitleen is sterk op zijn retour, de cd-uitleen stabiliseert zich en de dvd-uitleen begint zich echt te ontwikkelen. Per jaar kent de cd-uitleen 50.000 à 55.000 uitleningen.

Tegen die achtergrond gelden voor het aanbod van de verschillende diensten van de discOtake de volgende streefcijfers:

· ledenaanwas van 10 % in 2007

· aanvulling van de collectie met minimaal 2.000 exemplaren per jaar

· aanvulling van de collectie dvd’s met 500 tot 1.000 exemplaren per jaar.

Kunst
Binnen de kunstuitleen worden de volgende doelstellingen nagestreefd:

· de kunstuitleen telt momenteel ongeveer 550 huishoudens en bedrijven als abonnee met gemiddeld 2,4 uitleningen per abonnee per jaar.

Gestreefd zal worden naar een groei van zowel het aantal abonnees/leden als het aantal uitleningen van 10 % in het jaar 2007 voor alle diensten.

· de collectie wordt door Stichting Kunstcollectie Delft aangekocht en beheerd. Het kunstcentrum heeft hier zelf geen invloed op. Er is een afnameovereenkomst. De hele collectie is beschikbaar voor uitleen.

Bibliotheek

· De bibliotheek heeft in 2002 8.300 leden, jonger dan 16 jaar en 14.300 leden van 16 jaar en ouder. Ze lenen samen 720.000 media.
Gestreefd wordt naar een ledentoename, die tot uitdrukking komt in 15% meer gebruikerssbijdragen (gecorrigeerd met jaarlijkse prijsstijgingen), te bereiken in 2006.

· Het bezoekersaantal van de centrale bibliotheek bedroeg in 2002 327.000. Streven is een groei van 10 % te bereiken in 2006. Dit geldt ook voor het aantal deelnemers aan culturele en educatieve activiteiten voor volwassenen en jeugd, totaal nu 5.400. De bezoekersaantallen van de filialen, elk filiaal heeft er circa 100.000 per jaar, blijven ongeveer gelijk.

· Het gebruik van de informatiediensten laat zich uitdrukken in het aantal gebruiksuren van Internetcomputers, in 2002 10.800 op jaarbasis, en het aantal informatievragen, in 2002 80.000 op jaarbasis. Hier wordt een toename van 20 % voorzien, te bereiken in 2006.

· Gestreefd wordt naar behoud van deelname van alle basisscholen aan de schoolmediatheekdiensten. Daarnaast wordt gestreefd naar 75 % deelname van peuterspeelzalen en kinderopvanginstellingen; in 2002 was dat 70 %.

· De jaarlijkse vervanging van media is gemiddeld 10 %.

4 Toekomstige ontwikkelingen

4.1 Algemene trends en ontwikkelingen
DVD Audio en SACD

Op het gebied van muziek vinden belangrijke technische ontwikkelingen plaats. De DVD Audio en de Super Audio CD (SACD) zijn de nieuwe geluidsdragers die de muziek- en hifi-liefhebber een nog veel betere geluidskwaliteit kunnen bieden dan de huidige cd. Het is nu nog onzeker in welke mate de standaarden ook daadwerkelijk gaan aanslaan bij het grote publiek. Duidelijk is echter wel dat deze ontwikkelingen op de voet gevolgd moeten worden en er voldoende ruimte moet zijn om ermee te experimenteren. Een moderne Mediatheek kan het zich niet veroorloven om achter de feiten aan te lopen.

Internet

Naast technische ontwikkelingen op het gebied van de geluidsdragers, hebben de afgelopen jaren belangrijke ontwikkelingen op het internet plaatsgevonden. Het is duidelijk dat op internet veel muziek wordt gedownload. De discOtake constateert echter ook dat het aanbod buiten het top-40 segment beperkt is.

Daar komt bij dat de netwerken waarmee bestanden uitgewisseld kunnen worden, erg kwetsbaar blijken. Napster en AudioGalaxy zijn inmiddels via juridische stappen buitenspel gezet. KaZaA heeft het tot dusver nog overleefd, maar moest daarvoor wel naar Australië verhuizen. Het bieden van continuïteit en kwaliteit tegen een laagdrempelige prijs, ziet de discOtake / het vakteam Muziek & Film als een taak die nog wel even voor haar blijft weggelegd.

Behoefte klant

De behoefte aan een plek waar men - aan de hand van persoonlijk contact - goed voorgelicht tot een keuze kan komen, wordt steeds groter. Het muziekaanbod is dusdanig omvangrijk dat kennis een belangrijk hulpmiddel is om een selectie te kunnen maken. Deze vakkennis, persoonlijk advies en tegelijkertijd de toegankelijkheid van medewerkers blijkt steeds vaker de reden te vormen waarom mensen naar de discOtake komen.

Film

Sinds een tijdje kan men bij de discOtake ook dvd’s huren op het gebied van muziek en filmhuis- of cultfilms. Ook op dit terrein voert kwaliteit de boventoon en richt de discOtake zich met name op datgene wat niet of slechts beperkt in de reguliere videotheek te huur is. Bij de discOtake groeit de vraag naar dit soort films aanzienlijk en de verwachting is dat in de nabije toekomst de dvd-collectie een niet meer weg te denken onderdeel is van de collectie van de discOtake.

Bibliotheekwerk

De openbare bibliotheken zijn geconfronteerd met een aantal maatschappelijke en technologische trends, die een aanpassing van het belang van de functies van de openbare bibliotheek noodzakelijk maken. Dit belang verschuift van uitleencentrum naar tref- en informatiecentrum, uitlopend in een interactieve fysieke en virtuele ontmoetingsplaats van informatie-, educatie- en cultuurzoekers.

De relevante maatschappelijk trends zijn met name:

· een andere beleving van werk en vrije tijd,

· het toegenomen en regelmatig wisselend vrijetijdsaanbod brengt een andere besteding van de beschikbare tijd met zich mee,

· de consument stelt wat betreft kwaliteit en variatie steeds meer eisen aan de geboden producten en diensten,

· de behoefte aan bruikbare informatie voor de individuele situatie in een complexe omgeving is groot en

· in het onderwijs is het leren omgaan met informatie, het leren leren, een belangrijke factor geworden in het leerproces

Technologische ontwikkelingen veroorzaken dat

· er nieuwe distributievormen van audiovisuele media (zijn) ontstaan,

· beeldinformatie en -communicatie de informatie en communicatie langs grafische weg gaan overnemen.

Stellingen, trends en ontwikkelingen, die de vakgroep 'beeld' aangaan.

Ooit, aan het begin van de menselijke beschaving, diende kunst als instrument voor de herinnering. Beelden legden verhalen en ideeën vast opdat ze niet vergeten zouden worden.

In een later stadium van onze opmars uit de natuur kwam daar het schrift bij. De boekdrukkunst vervolgens stelde de vooruitgang veilig. In veelvoud gedistribueerd leken alle ideeën en uitvindingen voorgoed gevrijwaard van vergetelheid. Dat was tot voor enige tijd de situatie.

In het laatste decennium is zich een kentering gaan aftekenen. Niet langer is de grootste zorg het vastleggen van ideeën, maar het beheersen van informatiestromen. Het rangschikken van data in een nieuwe systeem van vooralsnog intuïtieve waarden.

"De zogenaamde maatschappelijke taak van de kunst in deze tijd is derhalve het ontwikkelen van een omgekeerd conserveringsproces: de kunst van het vergeten. De kunst van het inhoudelijk uitsluiten van informatie door zich, desnoods voor een kort moment, te concentreren op schijnbaar niet-wezenlijke details. Door aandacht te vragen voor dat wat niet in het nieuws is of niet onderhevig is aan marktmechanismen en kijkcijfers. De paradox waar veel populisten en critici over struikelen is dat de kunst maatschappelijk relevant is omdat zij, in zelfverkozen ballingschap, maatschappelijk irrelevant is. Kunst kan zichzelf los denken van hypes en populistische paniek. Zij kan een informatievacuüm creëren waarbinnen geconcentreerd kan worden gekeken". (DT)

Zijn er veranderingen in de beeldende kunst? Ja, de rol van de beeldende kunst is veranderd, maar voor het overige floreert zij. Er is nog nooit zoveel kunst te zien geweest en voor zoveel verschillende mensen toegankelijk.

De al in gang gezette verschuiving van de functie van het Kunstcentrum-Delft, is de accent-verlegging van uitleen in de breedste zin naar educatie, scholing, informatie, documentatie en het tonen van beeldende kunst.

Het uitlenen van beeldende kunst heeft aan de pure aanbodzijde de tegenwerkende factor dat steeds meer recente en beschikbare kunstwerken niet goed uitleenbaar zijn. Daarbij komt dat de functie van het unieke kunstwerk boven de bank langzamerhand plaats maakt voor een verlegging van de blik van het unieke naar het algemene gepaard aan de toenemende behoefte aan daadwerkelijke kennis van de beeldende kunst.

De ontwikkeling van nieuwe media levert kunstwerken die zeer wel toonbaar en interessant zijn maar niet meer voldoen aan de vroegere uitleenbaarheidscriteria.

Om desondanks toekomstig aan de uitleenfunctie te voldoen zal een toevlucht moeten worden gezocht tot de 'betere' gereproduceerde kunstwerken die tegen aantrekkelijke uitleentarieven hun weg naar het publiek vinden. De uitleenhandelingen op zich zullen echter niet los kunnen staan van kennisoverdracht op het moment van uitleen en zijn niet te mechaniseren.

Het is langzamerhand een achterhaalde zaak kunstwerken in een uitleencentrum (lees: Mediatheek) te koop aan te bieden. Het is ook niet meer vol te houden om unieke, waardevolle kunstwerken te hooi en te gras uit te lenen (een bibliotheek leent ook geen naslagwerken en bibliofiele uitgaven uit). Daarbij komt dat de aanschaf van unieke, kostbare kunstwerken beter aan musea, kunsthandelaren en collectioneurs kan worden overgelaten.

Vaker omruilen, minder hechten, niet bezitten maar een hernieuwd gevoel bij kennisoverdracht zal het toekomstig motto zijn.

De uitleenservice die het Kunstcentrum thans aan het bedrijfsleven biedt is onderhevig aan een moordende concurrentie van commerciële uitleners. Deze branchevreemde activiteit is destijds in het leven geroepen om, na het wegvallen van gemeentelijke subsidie, de voortgang van het Kunstcentrum te waarborgen en om tegenover de subsidiegevers uitleencijfers te scoren.

Het is aan de nieuwe Mediatheekopvattingen om te bepalen of dit optreden op de vrije markt nog langer gewenst is.

In een afdoende gesubsidieerde Mediatheek heeft de beeldende kunst een hernieuwde kans om op ruime schaal publiekelijk te functioneren en kan kennisoverdracht tot grote hoogte worden opgevoerd. Het is een kwestie van de informatiestroom beheersen.

(Bijdrage Frans van der Vaart, met dank aan Dick Tuinder voor de opgeworpen paradox.)

4.2 Bibliotheekvernieuwing

In opdracht van het ministerie van OC&W is onderzocht hoe de openbare bibliotheken het best op die nieuwe ontwikkelingen kunnen inspelen. Op basis van de aanbevelingen van de onderzoekscommissie, samengebracht in het rapport ‘Open poort tot kennis’ is de herstructurering van het openbaar bibliotheekwerk vanaf 2002 voortvarend opgepakt. De plannen geven een eerste antwoord op de twee belangrijke probleemstellingen van de commissie. De eerste is dat openbare bibliotheken hun krachten moeten bundelen als ze de aansluiting met de informatiemaatschappij niet willen missen. Een tweede is dat de openbare bibliotheken de wensen van hun klanten meer en duidelijker in hun beleid moeten laten doorklinken. Kwaliteit, gebruikersonderzoek en marktverkenning moeten een herkenbare plaats in de organisatie hebben.

Vorming van basisbibliotheken is een voorwaarde om hieraan doeltreffend invulling te geven. Een basisbibliotheek voert in opdracht van een of meer gemeenten een achttal kernfuncties uit, waarbij lokaal afspraken gemaakt kunnen worden over aanvullende functies.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten; het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen en het Interprovinciaal Overleg hebben eind 2001 afspraken gemaakt over de aanpak van de herstructurering.

In 2002 heeft het ministerie € 22.000.000,- beschikbaar gesteld voor het op gang brengen van het herstructureringsproces in de periode 2001-2004. Dit bedrag is over de 12 provincies verdeeld. Besteding dient te gebeuren volgens een provinciaal plan. De provincie Zuid-Holland is in samenspraak met gemeenten en bibliotheken gestart met het maken van een plan dat voorwaarden schept voor de vorming van basisbibliotheken. Het gaat vooral om in regionaal verband clusteren van bibliotheken in gemeenten met minder dan 30.000 inwoners. Het plan biedt ook mogelijkheden om netwerkvorming tussen bibliotheken in samenhang met andere culturele instellingen te stimuleren.

De branchevereniging het NBLC heeft zich vooral ingezet om voorwaarden te scheppen voor de samenwerking op ICT-gebied en voor het realiseren de noodzakelijke kwaliteitsimpuls.

De vereniging heeft daartoe eerdergenoemde brancheformules opgesteld die door de verenigde openbare bibliotheken zijn onderschreven.

Voor klanten van alle openbare bibliotheken gezamenlijk is een virtuele openbare bibliotheek opgebouwd, onder de naam www.bibliotheek.nl. De daarop aangeboden content (van belangrijke informatieleveranciers) is in te zien in de fysieke bibliotheek. Het is ook het kanaal waarlangs bibliotheekbezoekers vanaf 2003 een landelijk dekkend inlichtingenbureau, Al@din genaamd, kunnen bevragen.

4.3 Ontwikkelingen m.b.t. regionalisering

Voor de bibliotheekvoorziening Schipluiden-Den Hoorn is binnen het kader van de vorming van een basisbibliotheek één van de opties aansluiting bij de (basis-)bibliotheek Delft. Andere bibliotheken in de omgeving volgen bij de vorming van basisbibliotheken de plaatsgevonden en komende gemeentelijke herindelingen.

De basisbibliotheek Nootdorp-Pijnacker is verantwoordelijk voor het realiseren van een bibliotheekvoorziening in de vinex locatie Delfgauw. Geografisch gezien is er veel voor te zeggen dat de bibliotheek Nootdorp-Pijnacker deze taak uitbesteedt aan Delft.

Het bibliotheekvernieuwingsproces heeft regionale samenwerking tussen een zestal gemeenten waaronder Delft en Zoetermeer in gang gezet bij het programmeren en afficheren van culturele activiteiten voor volwassenen.

Er is al langere tijd af en toe een vraag vanuit de regio naar de dienstverlening van de bibliotheek Delft aan het basisonderwijs. Alle scholen in Delft maken er gebruik van, waardoor er geen ruimte is om aan die vraag te voldoen, al wordt ervoor betaald. Een brede regionale vraag van basis-bibliotheken naar die dienstverlening kan voldoende draagvlak bieden om daar op een aanbod af te stemmen.

4.4 Ontwikkelingen m.b.t. automatisering en selfservice

Automatiseringssysteem

De openbare bibliotheek Delft maakt sinds 1991 gebruik van een bibliotheeksysteem dat binnen een netwerk gedeeld wordt met 180 andere aangesloten bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland. Dit systeem omvat de uitleen- en ledenadministratie en de catalogus. In het eerste kwartaal van 2002 zijn acht bibliotheeksysteempakketten op hun bruikbaarheid en actualiteit getoetst door de branchevereniging NBLC (branchformule). Het systeem waar bibliotheek Delft op aangesloten is heeft het keurmerk niet gekregen. In 2004 vindt de volgende toetsing plaats en mede op basis daarvan zal bibliotheek Delft dus ook haar aansluiting op het bibliotheeksysteem heroverwegen.

Breedband

Het netwerk waarbinnen bovengenoemd bibliotheeksysteem draait zal in 2003 opgewaardeerd worden naar breedband. Dit is op de eerste plaats een vereiste om alle mogelijkheden van het bibliotheeksysteem te benutten (zoals catalogus met plaatjes van boekomslagen en bestellen via Internet). Tevens biedt het de mogelijkheid een snelle Internetverbinding in huis te krijgen tegen beduidend lagere kosten dan nu vanwege het schaalvoordeel van het netwerk van bibliotheken kan krijgen bij de aanbieders.

Selfservice

Invoering van zelfbedieningsbalies voor zowel het innemen als uitlenen is niet alleen een noodzaak om de fysieke belasting te verminderen van het personeel (arboconvenant), maar het biedt ook ruimte om de service te verbeteren. Kwalitatief zal er meer tijd vrijkomen om de aanwezige deskundigheid te benutten, kwantitatief biedt het mogelijkheid de openingsuren uit te breiden. Per selfservicebalie kunnen jaarlijks 100.000 uit- / of innames geregistreerd worden. Eis is wel dat er een geautomatiseerd betalingssysteem aan is gekoppeld. Bij bibliotheken met normaal één bemenste uitleen- en één bemenste innamebalie gemiddeld 1 formatie-uur per openingsuur vrij als er selfservicebalies geplaatst worden. Het aantal transacties dat de leners zelf doen is 80 % van het aantal uitleningen.

Een parallelle ontwikkeling is de toepassing van een RFID (Radio Frequency Identification) label (of tag). Deze chip kan productgegevens bevatten en / of aan en uit gezet worden ten behoeve van beveiliging. Dit kan door scanners op afstand worden gelezen door beveiligingspoortjes gedetecteerd. De tags kunnen gemakkelijk en veilig in of op alle leenmaterialen aangebracht worden. De landelijke organisatie waar alle bibliotheken hun boeken e.d. bestellen wil het standaard gaan plaatsen in hun producten.

Naast de integratie van registratie en diefstalbeveiliging biedt RFID boven barcodes e.d. vele andere voordelen, zoals op afstand traceren van verdwaalde boeken in de kast, het digitaal saneren en inventariseren van de collectie, het samenstellen van keuzecollecties, het maken van leenstatistieken. RFID werkt op afstand en hoeft daarom niet zoals barcodelabels eenduidig gescand te worden; dit maakt het de gebruiker van de zelfbedieningsbalies nog makkelijker. Het zelfleenpercentage stijgt bij RFID, zo blijkt in de praktijk, naar vrijwel 100%.

Het selfservice-concept is overigens niet van toepassing

- op het uitlenen van muziek-cd’s en dvd’s, omdat contact met de klant hierbij essentieel is en de cd’s in open uitleen vanwege de verpakking veel extra ruimte vragen;

- (vooralsnog niet) op het uitlenen van cd-rom’s, videobanden e.d., omdat deze nog niet van een effectieve en efficiënte beveiliging voorzien kunnen worden;

- op het uitlenen van kunstwerken, omdat hier intensief klantcontact nodig is voor de uitleentransactie.

5 Bestuur en organisatie

5.1 Inleiding

Door te kiezen voor een organisatiemodel, waarbij de uitvoering van taken is gestoeld op vakteams, wordt beoogd het concept van “eenheid in verscheidenheid” vorm te geven.
De indeling in vakteams is daarbij gebaseerd op verschillen in deskundigheid met betrekking tot diverse te leveren diensten en het onderscheid in doelgroepen.

De Mediatheek zal worden gedragen door een professionele organisatie, waarin uiteenlopende deskundigheden bijdragen aan strategie, beleid en uitvoering. Het management heeft onder leiding van de directie tot taak een werkbare en effectieve samenhang te smeden en deze vervolgens in de uitvoering aan te sturen. Uit de behaalde resultaten moet blijken of het beleid adequaat is en afspraken tussen partijen worden nagekomen.

In die zin is bij het hoogste orgaan van veel instellingen steeds meer de nadruk komen te liggen op het toezicht op de activiteiten van de organisatie. De door statuten of bestuur aan de directie gedelegeerde taken vormen dan bij uitstek de voorwaarden om die resultaten te kunnen behalen. Bij veel instellingen van enige omvang binnen het onderwijs, zorg, welzijn en cultuur heeft die ontwikkeling geleid tot de ‘overstap’ van een Algemeen Bestuur naar een Raad van Toezicht. Dit is leidraad geweest bij de invulling van de bestuursvorm en voor de benoeming van de relatie tussen bestuur en directie.

De Mediatheek gaat uit van het inhoudelijk benaderen van te onderscheiden klantgroepen. Opdracht is het aanbod toe te snijden op de vraag uit de markt. Hiertoe zal die markt periodiek systematisch onderzocht moeten worden. Het uitlenen van media en het geven van informatie aan klanten zijn kerntaken, die operationeel qua omvang vooralsnog om een eigen plaats in de organisatie vragen. Dit zijn de uitgangspunten geweest voor het vormgeven van de Mediatheekorganisatie.

5.2 Rechtsvorm en bestuurlijke inrichting

Rechtsvorm

Voor het opgaan van drie stichtingen in een nieuwe rechtspersoon schrijft het Burgerlijk Wetboek, artikel 7:310, lid 2, voor dat de nieuwe rechtsvorm ook een stichting moet zijn.

Om die reden zal de rechtsvorm van de Mediatheek een stichting moeten zijn.

Bestuurlijke inrichting

De nieuwe organisatie zal volgens het Raad van Toezicht model worden bestuurd. Dit orgaan doet wat de term al zegt: het houden van toezicht. Het ontwikkelen van een visie en het sturen van het Mediatheekbedrijf wordt overgelaten aan de organisatie. Wel keurt de Raad van Toezicht een kader goed, waarbinnen het management besluiten kan nemen. Daarnaast is de wijze waarop en intensiteit waarmee de directie de Raad informeert essentieel. Dit dient dan ook uitdrukkelijk te worden vastgelegd. Dit kader en die informatieplicht bieden de Raad de mogelijkheid het beleid van de organisatie en het functioneren van de directie te toetsen, maar ook - indien nodig - richtinggevende aanwijzingen te geven. De Raad van Toezicht is de werkgever van de directie.

De Ondernemingsraad van de Mediatheekstichting werkgever dient conform het daaromtrent bepaalde in de CAO Openbare Bibliotheken te worden betrokken bij het opzetten en wijzigen van de statuten van de stichting en bij het benoemen van een nieuwe directeur.

Voor het tot stand brengen van de nieuwe stichting en voor de overgang van de drie fuserende stichtingen naar die nieuwe stichting is een afzonderlijk traject ontwikkeld, dat geen deel uitmaakt van dit bedrijfsplan.

De Raad van Toezicht heeft de volgende taken:

1. besturing regelen: de Raad draagt zorg voor de opstelling en vaststelling van statuten en reglementen, bewaakt de uitvoering ervan, regelt de benoeming en ontslag van leden van de Raad, de ontbinding en liquidatie van de stichting en de vereffening van gelden bij ontbinding en liquidatie;

2. toezicht houden: de Raad beziet de manier waarop de directeur de doelen en het vastgestelde beleid in de praktijk uitvoert; de benodigde informatie verstrekt de directeur middels beleidsplan, kengetallen en prestatie-indicatoren, jaarverslag, jaarrekening, managementletter en besprekingsverslagen met de gebruikersraad;

3. adviseur / klankbord zijn van de directie: de Raad is klankbord voor de directeur en adviseert de directeur desgevraagd en ongevraagd;

4. werkgeverschap directeur uitoefenen: de Raad zoekt naar competente mensen voor de directievoering, stelt de directeur aan, komt met hem / haar rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en honorering overeen en beoordeelt periodiek zijn / haar functioneren. De Raad besluit over schorsing en ontslag van de directeur. Als de directie het besluitkader stelselmatig frustreert of als de resultaten in het algemeen ver beneden de maat blijven kan de Raad daaraan consequenties verbinden die in een contract tussen directie en Raad van Toezicht of in een directiestatuut zijn vastgelegd. De Raad benoemt de plaatsvervangend directeur op voordracht van de directeur;

5. besluiten en besluitkader van de directeur goedkeuren: dit omvat het goedkeuren c.q. afkeuren van door de directie vastgestelde begroting, meerjaren beleidsplan, jaarrekening, jaarplan en activiteitenplan, van subsidieaanvragen en van directiebesluiten, die de Raad in een daartoe strekkend besluit duidelijk heeft omschreven en schriftelijk aan de directeur heeft kenbaar gemaakt;

6. uitdrukkelijke bevoegdheid Raad uitoefenen m.b.t. overeenkomsten: het aangaan van overeenkomsten m.b.t. kopen, vervreemden of bezwaren van registergoederen en m.b.t. subsidiecontracten tussen de Mediatheekstichting en de gemeente;

7. representeren stichting: de Raad onderhoudt contacten met subsidiegevers en sponsors en effent het veld om additionele fondsen te werven;

8. verantwoording afleggen over taakuitoefening: in het jaarverslag en / of financieel verslag van de Mediatheek geeft de Raad aan op welke wijze de Raad door de directie is geïnformeerd, welke opmerkingen de Raad heeft geplaatst bij de informatie en aan welke besluiten van de directie de Raad zijn goedkeuring heeft gehecht.

5.3 Management
De directeur vormt samen met de vakteamleiders het managementteam.

Het managementteam

1. is adviescollege van de directeur;

2. wisselt informatie uit voor zover van belang voor het goed doen reilen en zeilen van de organisatie als geheel en voor de toetsing aan algemeen beleid;

3. is denktank voor onderwerpen die de vakteams overstijgen;

4. creëert draagvlak voor de besluiten die de directeur uit hoofde van zijn functie neemt voor de hele organisatie dan wel afzonderlijke onderdelen;

5. vormt beleid waarover de directeur een besluit neemt: daarbij gaat het om strategisch, personeels- en organisatiebeleid, informatie-, huisvestings- en prijsbeleid.

De directeur dient onder de Raad van Toezicht een aantal taken te verrichten, een en ander in het kader van de goedgekeurde begroting. Het onderstaande overzicht is overigens niet limitatief.

De directeur

1. zorgt ervoor, dat de Raad tijdig beschikt over alle voor het bestuur relevante informatie m.b.t. beleidsvorming en -planning en over de voortgang van de uitvoering;

2. voert het secretariaat van de Raad en de Stichting. Hij of zij heeft de zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen en goedkeuringsbesluiten van de Raad en neemt deel aan de vergaderingen van de Raad;

3. stelt na overleg met de vakteamleiders begroting, meerjaren beleidsplan, jaarrekening, jaarplan en activiteitenplannen vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht;

4. draagt zorg voor administratie en beheer - inclusief controle en een adequaat managementinformatiesysteem -, die tegemoetkomt aan de eisen de Raad van Toezicht en de subsidiënten en die voldoet aan de vigerende normen in het economisch verkeer;

5. voert overleg met de werknemersvertegenwoordiging of ondernemingsraad;

6. geeft leiding aan de medewerkers, draagt zorg de evenwichtige verdeling van werkzaamheden en logische toedeling van bevoegdheden en voor een transparante interne communicatie;

7. draagt zorg voor een adequaat en actueel personeels- en arbeidsvoorwaardenbeleid en sluit namens de stichting arbeidscontracten af;

8. draagt zorg voor de evaluatie van de kwaliteit die de organisatie levert aan de gebruikers;

9. voert in het belang van de Mediatheek correspondentie en besprekingen met zowel leveranciers als met overheden, participanten en gebruikers. Hij / zij gaat overeenkomsten aan met leveranciers en samenwerkende organisaties en instellingen;

10. draagt zorg voor publiciteit, voorlichting, externe communicatie en informatie van de Mediatheek;

11. representeert de organisatie en na schriftelijke volmacht van de Raad de Mediatheekstichting;

12. stelt conform het daarover gestelde in de statuten conform het door de Raad van Toezicht goedgekeurd beleid een gebruikersraad in, bestaande uit vertegenwoordigers van de individuele en institutionele gebruikers van de Mediatheek;

13. draagt bij de Raad van Toezicht een vakteamleider voor als plaatsvervangend directeur, die bij ontstentenis van de directeur de dagelijkse leiding van de organisatie op zich neemt.

14. kan naast bovengenoemde taken andere opdrachten overeenkomen met de Raad van Toezicht.

5.4 Organisatiestructuur
De klant centraal en eenheid in diversiteit zijn uitgangspunten die in de vormgeving van de organisatie terug te vinden moeten zijn.
Vraaggestuurd werken vraagt om een plek in de organisatie waar de vraag in kaart wordt gebracht, de vraag wordt gekoppeld aan het aanbod aan producten en diensten dan wel producten en diensten worden ontwikkeld aan de hand van die vraag.
De Openbare Bibliotheek Delft heeft in 2002-2003 een matrixorganisatie ingericht, waarbinnen het beantwoorden van de vraag van de te onderscheiden klantgroepen de vereiste aandacht krijgt.

De hoofdsegmenten in producten en diensten, Informatief en Ontspannend, zijn gekoppeld aan de hoofdklantgroepen (jong) Volwassenen en Jeugd. Deze zogenoemde product-markt-combinaties zijn ondergebracht in drie vakteams, te weten: Jeugd Informatie en Leesbevordering, Volwassenen Informatie en Volwassenen Culturele Ontspanning.

Binnen dit organisatiemodel is differentiatie naar meer klantgroepen zeer goed mogelijk. Daarom is dit model overgenomen voor de inrichting van de Mediatheekorganisatie. De vraaggestuurde dienstverlening aan de klantgroepen geïnteresseerd in muziek- en beeldende kunstuitingen is samengebracht in respectievelijk de vakteams Muziek & Film en Beeld.

Met dit model

· wordt voldoende recht gedaan aan de startsituatie en aan de wens de identiteit van de oorspronkelijke onderdelen te waarborgen;

· wordt onderkend dat het voor bepaalde producten uit het totale aanbod onontkoombaar is om te specialiseren en kennis rond het product te concentreren. Anders is het leveren van de vereiste hoogwaardige kwaliteit van de service onhaalbaar.

Deze keuze om deels klantgroepgericht en deels productgericht te werken bergt overlap in zich: volwassenen, die zich cultureel ontspannen, doen dat soms met een boek, soms met muziek, soms met film en in feite ook door het lenen van kunst. Die overlap is er met andere woorden bij de de thema's muziek, kunst en (films op) dvd.

Over de plek van deze laatste producten is in het kader van de voorbereiding van het bedrijfsplan een aparte discussie gevoerd, met name omdat het hier gaat om een recente ontwikkeling. De discOtake is, om een duurzamer fundament te creëren, anticiperend op ontwikkelingen in de markt, rond 2000 gestart met de opbouw van een dvd-collectie in de sfeer van muziek- en cultfilms. Tegelijkertijd zien de klantgroepgerichte vakteams de film als een wezenlijk onderdeel van hun aanbod.

Na uitgebreid onderling overleg is het volgende afgesproken:

· het vakteam Muziek & Film is primair verantwoordelijk voor de dvd-collectie, waar het gaat om muziek-, bioscoop- en filmhuis-filmliefhebbers. Deze verantwoordelijkheid moet op de een of andere manier terugkomen in de naamgeving van het vakteam;

· informatieve, documentairefilms zijn de primaire verantwoordelijkheid van het vakteam Volwassenen Informatie;

· jeugdfilms vallen onder het vakteam Jeugd Informatie en Leesbevordering;

· educatieve en ontspannende spellen vallen afhankelijk van de leeftijdscategorie, onder het vakteam Volwassenen Culturele Ontspanning respectievelijk Jeugd Informatie en Leesbevordering;

· er zal in de komende jaren periodiek overlegd worden tussen de betrokkenen over de collectievorming; in het bijzonder over twijfelgevallen; verder komt aan de orde kennisuitwisseling over aankoopbeleid, mogelijke leveranciers, etc..

Het model heeft een platte organisatiestructuur met binnen de teams veel ruimte voor de medewerkers voor het benaderen van ‘eigen’ klant- en doelgroepen en het afstemmen van het producten- en dienstenaanbod op die groepen. Het met het management afgesproken resultaat - dat het management op zijn beurt overeengekomen is met opdrachtgevers onder wie de gemeente - telt.

De vakteams zorgen ten behoeve van hun doelgroepen voor de collectievorming, afhandeling van specifieke vragen op hun terrein, marktonderzoek, productontwikkeling, de planning en organisatie van activiteiten om een en ander in de markt te zetten.

Vanuit de klantgroepgerichte vakteams worden ook de informatiebalies in de Mediatheek tijdens de openingsuren bemenst. Vakteamleden hebben daarvoor een aantal vaste uren binnen hun dienstverband die ze volgens rooster vervullen. Daarbij zal in de regel aansluiting gezocht worden bij specifieke kennis die per afdeling nodig is. Echter bij vakantie, ziekte, vacatures zal flexibel ingesprongen moeten kunnen worden vanuit andere afdelingen.
Deze werkwijze heeft als voordeel dat vakteamleden niet alleen met planontwikkeling bezig zijn, maar ook duidelijk voeling houden met de dagelijkse praktijk.

De zorg voor en het bemensen van de klantenservice, het sorteren en opruimen van de producten van deze vakteams, het organiseren van de werkzaamheden, inclusief regelen roosterbezetting tijdens de openingsuren van alle vestigingen geschiedt vanuit een unit Uitleen en Klantenservice, met aan het hoofd een coördinator, die onder één van de vakteams zal vallen.

Bij de vakteams Muziek & Film en Beeld vinden alle transacties (lenen, innemen, afrekenen) gezien de aard van de materialen en de filosofie, dat de verantwoordelijkheid voor het totale product bij deze vakteams wordt gelegd, door tussenkomst van het personeel plaats. Collectie-informatie en lenen gaan daar hand in hand. Daarvoor zullen aparte balies worden aangehouden.

Cd’s, cd-rom’s, video’s en dvd’s die tot de collecties van de andere vakteams behoren moeten vooralsnog ook met tussenkomst van personeel uitgeleend moeten worden (zie hoofdstuk 4.4). Daarom is ervoor gekozen het lenen van de audiovisuele media van de vakteams, behalve de kunstwerken van vakteam Beeld, onder te brengen bij een zogenaamde multimediabalie. De organisatie van de personeelsinzet bij de werkzaamheden aan de multimediabalie zal nog nader worden uitgewerkt.

		Raad van Toezicht
Ondersteuning						Communicatie
* personeel		Directie					&
* financieën						Voorlichting
* huisvesting
* secretariaat
*ICT-beheer
Vakteam	Vakteam		Vakteam	Vakteam		Vakteam
Volwassenen	Volwassenen		Jeugd	Muziek		Beeld
Informatie	Culturele		Informatie &
	Ontspanning		Leesbevordering
Uitleen & klantenservice				Uitleen &		Uitleen &
				klantenservice		klantenservice
					Projectgroepen

Opbouw functies

De bibliothecarissen en vakteamspecialisten leveren de volgende bijdragen (beleidsplan):

· het ontwerpen en overdragen van informatie op maat

· vraagontwikkeling middels individuele advisering (accountmanagement)

· vraagontwikkeling middels marketing (accountmanagement)

· productontwikkeling (nieuwe producten, bestaande herpositioneren)

· collectieprofilering (maken profielen, samenstellen en saneren collecties)

· media-educatie

· leesbevordering

De beleidsondersteunende medewerkers c.q. specialisten leveren de volgende bijdragen:
algemene beleidsondersteuning: secretariaat, communicatie en marketing, financiën, personeelszaken, automatisering en facilitaire zaken

De medewerkers werkzaam in de uitleen en klantenservice leveren de volgende bijdragen:

Administratief:

· collectiebeheer: gereed maken media, distribueren media en databestanden, uitzetten van collecties in scholen, ouderencentra en verzorgingstehuizen;.

· beheren van de ledenadministratie;

· uitlenen van media, inclusief adviseren van de klant over en hem wegwijs maken in de collectie;

· klantbegeleiding: opvangen en introduceren van klanten, (ex-)klanten bevragen over hun bibliotheekervaringen en de dienstverlening .

Bibliotheektechnisch en mediaspecifiek (kunst, muziek):

· beschikbaar stellen informatie:
passief beschikbaar stellen van schriftelijke en audiovisuele media, beantwoorden op maat van vragen (b.v. speurwerkvragen) en waar nodig doorverwijzen naar overheids-, educatieve en welzijnsinstellingen;

· bibliotheekinstructie (rondleidingen).

De administratieve medewerkers leveren de volgende bijdragen:

· ondersteunen van promotie- en leesbevorderingsactiviteiten;

· ondersteunen van werkzaamheden vakteams (besteladministratie, facturering, incasso, kasverantwoording, statistiek, boekendienst aan huis, reserveringen).

Voor het vakteam Muziek & Film geldt het volgende:

Het vakteam is klein, plat qua hiërarchie en gestoeld op flexibiliteit. De kracht is de grote betrokkenheid bij en zeggenschap over alle facetten van het product. Daarmee worden aan het team de maximale mogelijkheden geboden voor een efficiënte bedrijfsvoering.

De medewerkers verrichten voor zover het gaat om lp's, cd's en dvd's alle werkzaamheden. De belangrijkste zijn collectiebeheer, uitlenen, inname, inkoop, catalogus maken en onderhouden, informatieoverdracht, klantbegeleiding, vakbladenbestand, marketing en promotie en productontwikkeling.

Binnen het vakteam geldt het thema "bladmuziek" als een specialisme.

Voor zover het gaat om de lp-, cd- en dvd-uitleen wordt slechts één functie onderscheiden, die qua taken een combinatie is van de belangrijkste delen van het takenpakket van de bibliothecarissen / vakteamspecialisten en beleidsondersteunende medewerkers bij de klantgroepgerichte vakteams. Voor de bladmuziek is een toegesneden functie noodzakelijk.

De vakteamleider maakt deel uit van het vakteam, functioneert als werkbaas en heeft een positie als meewerkend voorman

Voor de overige personele aspecten wordt hier verwezen naar hoofdstuk 9.

6 Activiteiten Mediatheek

6.1 Inleiding

Per vakteam zijn hierna de specifieke klantgroepen, activiteiten en voornemens (op basis van doorlopende beleidsplanningen van de voorgaande organisaties) aangegeven.

6.2 Kerntaken: te leveren producten en diensten
Binnen de Mediatheek worden de volgende algemene taken onderscheiden:

· (multi-)media-aanbod: het uitlenen en presenteren van materialen zoals: boeken, tijdschriften, cd’s, cd-roms, dvd’s, video’s, lp’s;

· het uitlenen en presenteren van kunstwerken en informatie hierover verstrekken;

· raadpleegfaciliteiten: het beschikbaar stellen van (digitale) documentaire informatie en internetfaciliteiten;

· informatiebemiddeling: het beantwoorden van vragen, signalering, voorlichting en advisering, reserveren van materialen, verwijzen naar en samenwerking met derden

· aanbod aan onderwijs- en andere instellingen: het leveren van wissel- en projectcollecties, gericht op groepen, inrichting en beheer van schoolbibliotheken, ook met beeldende kunst;

· het organiseren van (educatieve en kijk-, lees- en luisterbevorderende) projecten voor jeugd en volwassenen.

6.3 Taken en resultaatgebieden per vakteam

Alle vakteams hebben de volgende algemene opdrachten en resultaatgebieden gemeen, maar dan per team voor de onderscheiden klantgroepen.

Algemene opdrachten:

· de onderscheiden klantgroepen zijn bepalend voor de wijze waarop producten en diensten worden aangeboden;

· voor zover het geen maatwerk is binnen de resultaatgebieden van het team wordt maatwerk geleverd voor degenen, die vanwege een handicap of sociale omstandigheden zonder aanpassing niet in staat zijn van het producten- en dienstenpakket gebruik te maken;

· de collecties van de filialen (respectievelijk servicepunten) en de centrale Mediatheekvestiging zullen meer vraag- en doelgroepgericht van samenstelling zijn. Hiervoor worden per werkgebied collectieprofielen opgesteld. De collecties schriftelijke, audiovisuele en digitale media informatief zullen hierop worden ingericht.

Algemene resultaatgebieden:

· collectiemanagement te onderscheiden naar informatieve media, ontspannende media, muziek- en filmmedia (cd´s, bladmuziek en dvd’s) en kunstwerken;

· marktontwikkeling (waaronder accountmanagement) met als actiepunten: 1 x per twee jaar gebruikersonderzoek, 1 x per jaar marktonderzoek potentiële klanten en regelmatig informeren en bevragen klantenpanel;

· productontwikkeling.

6.3.1 Vakteam Volwassenen Informatie

Het vakteam richt zich op de (jong) volwassenen vanaf 14 jaar. Daarbinnen te onderscheiden klantgroepen zijn:

· jongeren (tot 18 jaar);

· nader in product - markt combinaties te onderscheiden: jong volwassenen en volwassenen;

· ouderen vanaf 55 jaar.

Specifieke resultaatgebieden

· Beschikbaar stellen van informatie.
Deze functie omvat het voor de klanten van het vakteam toegankelijk makenen van zowel schriftelijke als digitale informatie en catalogi, het “op maat” beantwoorden van vragen (vraagontwikkeling en vraaganalyse) en het zonodig doorverwijzen naar overheids-, culturele, educatieve of welzijnsinstellingen. Onder deze functie valt ook het bieden van studiefaciliteiten (bijv. leestafels, huiswerkplekken).
In samenwerking met derden worden activiteiten ontplooid om maatschappelijke informatie over te dragen: spreekuren van deskundigen, discussieavonden en debatten, informatieve lezingen en tentoonstellingen betreffende schriftelijke en audiovisuele media.
Rond thema’s worden additionele diensten verleend. Er is ruime aandacht voor de promotie van informatiemogelijkheden; het vakteam levert content voor de website van de Mediatheek.

· Media-educatie.
Dit omvat – in cursusvorm of in groepsverband - het helpen bij het maken van keuzes, het overbrengen van zoektechnieken, het leren van vaardigheden en m.b.t. vergaren en ordenen van informatie.

Producten, diensten en projecten

Actiepunten 2003-2007

· De basis schriftelijke informatieve collectie wordt toegesneden op het aanbieden van publieks- en overheidsinformatie’ en ‘levering van diensten voor specifieke gebruikersgroepen’.

· Het vernieuwen en uitbreiden van studiefaciliteiten.

· Het ontwikkelen van klant- en collectieprofielen.

· Het ontwikkelen van normen en meetinstrumenten voor de kwaliteit van de
informatiedienstverlening.

· Het uitbreiden van informatiepunten, waarbinnen op maatschappelijk courante thema’s
schriftelijke (inclusief folders), audiovisuele en digitale media (pc-toegang) bijeen zijn
gebracht.

· Ontwikkeling informatiediensten i.s.m. derden en programmering media-educatie en
informatieactiviteiten voor specifieke gebruikersgroepen, zoals

- voor Nieuwe Nederlanders opbouw informatieve DVD- en Cd-rom –collectie,

- Internetcursussen;

- voor voortgezet Onderwijs, 2e fase: aanschaf van 300 informatieve boeken per jaar
t.b.v. het Studiehuis.

Kwaliteitsbeleid

· Tenminste 10 % collectie wordt jaarlijks vervangen.

· Norm voor wachttijd bij inlichtingenbureau, streefcijfer collectie- en wegwijsvragen, norm bezettingsgraad cataloguscomputers en computerwerkplekken, streefcijfer bezoekers website.

6.3.2 Vakteam Volwassenen Culturele Ontspanning

Het vakteam richt zich op de (jong) volwassenen vanaf 14 jaar, te onderscheiden als:

· jongeren (14 tot 18 jaar);

· nader in product-markt combinaties te onderscheiden: jong volwassenen en volwassenen;

· ouderen vanaf 55 jaar.

Specifieke resultaatgebieden

· Vormgeven van de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek.
Dit omvat het programmeren en organiseren van culturele activiteiten, waarbij de bibliotheek podium biedt aan muziek- en literatuurpresentaties (inclusief lezingen), alsmede aan kleinschalige theatervoorstellingen en aan tentoonstellingen. Het aanbod wordt afgestemd op de andere culturele en ontspannende activiteiten in Delft. Het vakteam levert content voor de website van de SOBD.

· Het aanbieden van leesfaciliteiten voor kranten en tijdschriften.

· Het toegankelijk en inzichtelijk maken van het aanbod culturele ontspanning volwassen-en. Het vakteam streeft naar optimale toegankelijkheid van het lokale culturele aanbod.

· Het onder jongeren en jong volwassenen bevorderen van het bibliotheekgebruik.
Het gaat om het organiseren van culturele activiteiten binnen en met het voortgezet onderwijs, ondersteuning van het literatuuronderwijs als om voorzieningen en activiteiten specifiek gericht op jongeren en jong volwassenen binnen de Mediatheek

Producten, diensten en projecten

Actiepunten 2003-2007

· Ontwikkelen klant- en collectieprofielen.

· Verbeteren en vernieuwen diensten en producten.

· Programmaontwikkeling tentoonstellingen, lezingen en culturele uitingen
(informatiepunt cultuur).

· Levering van diensten voor specifieke gebruikersgroepen, zoals

- cursusgroepen: rondleidingen

- zorginstellingen: wisselcollecties

- boekendienst aan huis

- Voortgezet Onderwijs, tweede fase: cultureel programma

- specifieke diensten voor Nieuwe Nederlanders

- binnen de collectie schriftelijke media ontspannend aanschaf 100 boeken voor gebruik
in het Studiehuis

- inzet jongerenbibliothecaris (20 uur per week).

· Culturele programmering uitbouwen.

· Voorzieningen ontmoetingsfunctie verhogen: extra aandacht voor inrichting vestigingen.

Kwaliteitsbeleid

· Tenminste 10 % collectie wordt jaarlijks vervangen.

6.3.3 Vakteam Jeugd Informatie en Leesbevordering

Het vakteam richt zich op de jeugd tot ca 14 jaar. Daarbinnen zijn de doelgroepen onderscheiden naar de volgende ontwikkelingsfasen:

· Voorschoolse periode (0 tot en met 4 jaar)

· Primair onderwijs

· Basisvorming

· Voortgezet onderwijs (2 eerste leerjaren)

Het gaat per doelgroep om kinderen, hun ouders / opvoeders en docenten.

Specifieke resultaatgebieden

· Beschikbaar stellen van informatie
Deze functie omvat het voor de klanten van het vakteam toegankelijk presenteren van zowel schriftelijke zowel als digitale informatie en catalogi, het beantwoorden ‘op maat’ van vragen van klanten Onder deze functie vallen ook tentoonstellingen en het aanbieden van lees- en studiefaciliteiten (leesruimte voor tijdschriften, huiswerkplekken e.d.).
Op thema’s worden additionele diensten verleend Er is ruime aandacht voor de promotie van informatiemogelijkheden; het vakteam levert content voor de website van de SOBD.

· Het toegankelijk en inzichtelijk maken van het aanbod culturele ontspanning jeugd.

· Media-educatie
Dit omvat het helpen bij het maken van keuzes, het overbrengen van zoektechnieken, het leren van vaardigheden m.b.t. vergaren en ordenen van informatie en het verhelderen van informatie.

· Leesbevordering
Leesbevordering omvat het ontplooien van activiteiten die er op gericht zijn het plezier in het lezen op te wekken en in stand te houden.

Producten, diensten en projecten

Actiepunten 2003-2007

· Als gevolg van autonome groei van de vraag neemt het aantal materialen die tot de audiovisuele media ontspannend worden gerekend tussen 2003 en 2007 met ca 1.000 toe. In het bijzonder gaat het daarbij om kinderspeelfilms, DVD-speelfilms, spellen CD-rom, Compact discs, gesproken boeken, video en theatervertelkastje.
Voor de materialen ‘luisterend lezen’ en ‘speelgoed’ blijft de vraag gelijk, terwijl die voor muziekcassettes afneemt. De toename geschiedt op materiaalkostendekkende basis.

· Met de Basisvorming Voortgezet Onderwijs (VO) worden afspraken over uitbreiding en voortzetting (filiaal Voorhof-Buitenhof) van het aantal computer(huis)werkplekken.

· Ontwikkelen klant- en collectieprofielen

· Verbeteren en vernieuwen diensten en producten

· Programmering leesbevorderingsactiviteiten

· Levering van diensten voor specifieke gebruikersgroepen
Deze diensten zijn specifiek gericht op het ‘binnenhalen’ van de jeugd (0-12 jaar). Voor de financiering van de contributie voor deze doelgroep wordt een financieel beroep op de afdeling Onderwijs van de gemeente gedaan.

- Voor peuterzalen / kindercentra / buitenschoolse opvang: samenstellen en bezorgen
van collecties op locatie; leveren van op ouders / verzorgers toegesneden collectie
opvoedkunde.

- Basisonderwijs (BO): actieve advisering over opzet en beheer van de
schoolMediatheek op school.

- Klassenbezoeken.

- Gratis abonnement voorschoolse periode.

- Collectief jeugdabonnement.

· Uitbreiden projecten leesbevordering zoals:

- schrijvers op school.

- Japans verteltheatertje in de klas(“kamishibaiplaten”).

- prentenboek in de klas.

- themakoffers voor in de klas.

Kwaliteitsbeleid

· Tenminste 10 % collectie wordt jaarlijks vervangen.

· Norm voor wachttijd bij inlichtingenbureau (nog te ontwikkelen), streefcijfer wegwijsvragen, norm bezettingsgraad cataloguscomputers en computerwerkplekken, streefcijfer bezoekers website (jeugd / onderwijs).

6.3.4 Vakteam Muziek & Film

Het vakteam Muziek & Film richt zich op alle inwoners van Delft en omgeving. Van de oprichting af heeft de discotheek gefunctioneerd als een uitleencentrum voor mensen met zeer verschillende motieven; van mensen, die zich willen oriënteren op het aanbod in de markt, van echte zoekers, wikkers en wegers tot specialisten (muziekanten, leraren, etc) op zoek naar iets bijzonders. Dat was in het begin zo voor de de lp-verzameling, vervolgens voor de lp’s en cd’s en inmiddels geldt het voor de lp’s, cd’s, de (film)dvd’s en de bladmuziek. Bibliotheken in Zuid-Holland kunnen zonder kosten bladmuziek bij het vakteam Muziek & Film van de mediatheek lenen voor hun eigen klanten. De mediatheek ontvangt voor deze steunfunctie via de provinciale bibliotheek-centrale ProBiblio een kostendekkende provinciale subsidie.

Het vakteam heeft als kerntaken "het opbouwen van een collectie en uitlenen van bladmuziek, cd’s, lp’s, dvd’s , andere muziek -en/of beelddragers, die de komende jaren op de markt komen" alsmede "het zorgdragen voor een hoog kennis- en informatieaanbod".

Het aanbod bestaat uit een veelheid aan producten en diensten, waarvan voor dit moment de belangrijkste zijn:

· een (digitale) catalogus;

· (op aanvraag) papieren aanwinsten- of genrelijsten;

· de meest recente muziek- en filmtijdschriften (alle genres);

· directe service d.m.v. kennisoverdracht en meedenken;

· muziek in de uitleenruimte;

· aankondiging van (muziek-)evenementen;

· het bieden van gelegenheid voor muziekscholen om zich te presenteren;

· website met interessante links en (interactieve) mogelijkheden voor leners (bijv uitwisseling van kennis);

· het zorgdragen voor een luisterplek en een oefenmogelijkheid (piano) voor leners van bladmuziek;

· het organiseren van muziekactiviteiten, zoals muzieklezingen en kleinschalige concerten;

· het uitoefenen van regionale steunfunctie bladmuziek.

De discOtake brengt haar collectie aan lp’s, cd’s en dvd’s in in de Mediatheek. Het gaat op dit moment om orde grootte 40.000 cd’s, een kleine 10.000 lp’s en een kleine 1000 dvd’s. De afdeling bladmuziek van de bibliotheek brengt 13.500 banden in en 700 muziekboeken..

De kracht van de collectie zit hem in de kwaliteit en duurzaamheid van het gebodene (en dus minder in het aanbod van een up-to-date top 40-segment of B-films). Deze insteek wordt naar de toekomst als uitgangspunt vastgehouden en vormt een randvoorwaarde voor het aankoop-, afschrijf- en vervangingsbeleid. Er wordt weinig tot niets definitief uit de collectie verwijderd. Van de cd’s en dvd’s, waar in het begin veel vraag naar is, worden meerdere exemplaren ingekocht. De extra exemplaren worden na verminderde belangstelling afgeschreven. Exemplaren, die beschadigd maar nog in de handel zijn, worden vervangen.

Bij de collectievorming bladmuziek wordt aangesloten op wat de verschillende groepen actieve muziekbeoefenaars willen. Daarnaast zijn voor de collectievorming eveneens duurzaamheid en kwaliteit van groot belang. Er wordt niet gestreefd naar verhoging van het huidig aantal banden. Het afschrijfbeleid is voorzichtig, waarbij rekening wordt gehouden met het bewaren van de kwaliteit en diversiteit van de collectie en de beschikbaarheid van de afgeschreven muziek in andere muziekbibliotheken.

Het vakteam is verantwoordelijk voor de uitbouw van de collectie; in dat kader wordt de aanschaf van bladmuziek gedaan door de daarvoor specifiek verantwoordelijke.

Voor de opslag en presentatie wordt consequent gezocht naar de meest efficiënte wijze:

· van de cd-collectie zijn de boekjes vrij voor het publiek bereikbaar. De cd’s zijn opgeslagen, waar ze door de medewerker, na controle, aan de klant meegegeven worden. Alleen de cd-boekjes zijn uitgestald in de publieksruimte*). De hard-plastic verpakkingen bevinden zich achter de balie en zijn dus alleen voor baliemedewerkers toegankelijk;

· van de dvd-collectie zijn de doosjes voorlopig uitgestald in de publieksruimte. De dvd’s zelf zijn achter de balie opgeslagen;

· voor de bladmuziek geldt, dat als er bijlagen (losse partijen of cd’s) bij zitten, deze op dezelfde wijze uitgeleend moeten worden als cd’s en dvd’s. Voor de opslag achter de balie moet rekening worden gehouden met een groeiend aantal cd-bijlagen voor de bladmuziek;

*) Proefondervindelijk is bepaald, dat een volledige cd minimaal 5 maal zoveel ruimte in beslag neemt als alleen het cd-boekje. Dit betekent, dat de benodigde publieksruimte zo’n 5 * 100 m² = 500 m² zal moeten bedragen. De ruimtelijke consequenties bij het uitstallen van de volledige cd (inclusief verpakking) zijn dan ook te groot.

· voor de lp 's is het - gegeven het feit dat ze relatief veel ruimte in beslag nemen en relatief weinig worden uitgeleend - de vraag of niet volstaan kan worden met het vrij toegankelijk stellen van een klein deel van deze collectie en het elders opslaan van de rest (die dan op aanvraag gehaald kan worden);

· voor de bladmuziek worden rekken gebruikt, die aangepast zijn aan het specifieke formaat van deze media.

Het vakteam koopt cd’s en dvd’s in via eigen kanalen. Voordelen hiervan zijn een korte(re) aanlevertijd, een breed aanbod en een efficiënte opname in de collectie; ook zijn er financiële voordelen mee gemoeid. Wat betreft de bladmuziek biedt de eerder genoemde regionale steunfunctie de mogelijkheid een hoogwaardige collectie bladmuziek in stand te houden. Orde grootte zal het deze bedrijfsplanperiode per jaar gaan om een structurele inkoop van zo’n 2000 cd’s, 750 dvd’s en 500 banden bladmuziek.

De bladmuziektitels zijn opgenomen in het uitleen- en informatiesysteem, dat de andere vakteams gebruiken.

Het vakteam Muziek & Film maakt voor cd’s en dvd’s vooralsnog gebruik van een eigen uitleen- en informatiesysteem "MUS". Het systeem:

· draait naar volle tevredenheid met relatief lage onderhoudskosten;

· is erg gebruiksvriendelijk en draagt dus bij tot tevredenheid van de klant;

· biedt een keur aan zoekmogelijkheden, zoals materiaal op artiest/componist, titel, uitgave-datum, genre (zoals blues, klassiek, pop, etc.), uitleenfrequentie (voor zowel klant als medewerker);

· bevat een reserveringssysteem met email-functionaliteit;

· maakt het mogelijk om rapportages te maken op aantal uitleningen per objecttype (zoals cd, dvd, hitmateriaal, etc), aantal uitleningen op genre, aantal uitleningen per periode en combinaties hiervan;

· biedt overzichtsmogelijkheden van uitleningen per klant zowel als uitstaand materiaal;

· bevat de digitale catalogus.

Voor een (eventueel) gezamenlijk te ontwikkelen nieuw uitleen- en informatiesysteem gelden bovengenoemde kwaliteiten als (minimum) uitgangspunt.

6.3.5 Vakteam Beeld

Klanten

Het Vakteam Beeld richt zich op alle individuen, huishoudens en bedrijven in en rond Delft.

Deze zijn onder te verdelen in:

· jeugd van 8 t/m 16 jaar in het kader van educatie gericht op het goed kijken naar kunst en het begrip erover ontwikkelen;

· particulieren van 18 jaar en ouder die abonnee worden en zijn of een bezoek brengen aan het Kunstcentrum;

· bedrijven en instellingen die door middel van een serviceabonnement bediend worden.

Resultaatgebieden

1) Collectiemanagement.

Aangezien de collectie is ondergebracht in de stichting Kunstcollectie-Delft behoeft het Vakteam Beeld geen inspanningen te verrichten m.b.t de opbouw van de collectie. Wel is het Vakteam Beeld vooralsnog verantwoordelijk voor het beheer van de collectie. Dit beheer bestaat uit het verzorgen van de stock, het vakkundig repareren van eventuele schade, het verantwoord uitlenen van de kunstwerken en het presenteren van de collectie in de daarvoor bestemde (uitleen)ruimten.

Aan particulieren, die kunstwerken meenemen, wordt instructie gegeven voor het vervoer en het plaatsen van de kunstwerken.

Bij bedrijven en instellingen met een serviceabonnement zorgen medewerkers van het vakteam voor de selectie, het transport en een verantwoorde plaatsing van de kunstwerken.

Het beheer omvat ook het begeleiden bij restauraties en schadeafhandelingen. Medewerkers van het Vakteam worden wisselend betrokken bij de aankopen van de kunstcollectie, waardoor een goede confrontatie van kennis ontstaat. De relatie tussen de stichting Kunstcentrum-Delft en de stichting Kunstcollectie-Delft is per contract geregeld.

Naast de kunstcollectie worden tevens kunstwerken op dvd en cd-rom (nieuwe media) uitgeleend. Deze collectie is ondergebracht bij de stichting H:min:sec. Tussen de stichting H:min:sec en het Kunstcentrum-Delft is eveneens een contractuele regeling van kracht, die de verantwoording en het beheer van de collectie regelt.

2) Uitleenhandelingen particulieren

Het uitlenen van kunst vraagt kennis van de kunststromingen, kunstenaars, technieken en marktontwikkelingen. Om een kwalitatief hoogwaardige en onderscheidende kunstuitleen te zijn, is het noodzakelijk dat de medewerkers niet alleen kennis hebben van bovengenoemde onderwerpen, maar ook een adequate klantgerichte houding hebben. Het Kunstcentrum-Delft heeft een zeer goede reputatie opgebouwd op het gebied van het begeleiden van (toekomstige) klanten. Het herkennen van klanten, het kennen van hun voorkeuren en leengedrag dragen bij tot extra service bij de keuze van de nieuwe ‘uitlening’. Door deze extra service heeft het Kunstcentrum-Delft samen met een gedifferentieerd abonnementensysteem de abonnementsprijzen op een hoog niveau kunnen brengen.

3) Uitleensysteem

Het Vakteam Beeld maakt gebruik van een uitleensysteem, dat intern is ontwikkeld en geprogrammeerd. Het maakt ontsluiting van de magazijnen mogelijk, waardoor de volledige collectie toegankelijk is. Doordat dit systeem zelf is ontwikkeld en de programmeur in huis is, kan er snel ingesprongen worden op (markt)ontwikkelingen.

Op elk gewenst moment kan de volledige collectie via de digitale snelweg (internet) toegankelijk zijn. Ook het kunnen reserveren is een recente ontwikkeling, die elders nog niet mogelijk is. Er is een directe koppeling met het boekhoudsysteem, waardoor alle medewerkers tot op zekere hoogte direct inzicht hebben in de (financiële) handelingen.

Ook dit systeem draagt bij tot een hogere klanttevredenheid.

4) Uitleenruimte

Het Vakteam Beeld is verantwoordelijk voor de inrichting van de uitleenruimte. Vakinhoudelijke kennis is noodzakelijk om alle stromingen binnen de kunst, alle technieken en de verschillende kunstenaars verantwoord te tonen. Ook is kennis van de markt noodzakelijk om door een goede presentatie in te spelen op actuele onderwerpen en ontwikkelingen.

5) Documentatie en naslagwerken

Deze afdeling heeft abonnementen op een groot aantal kunsttijdschriften, die lang niet altijd bij de Openbare Bibliotheek Delft aanwezig zijn.

Tevens is er een collectie catalogi en kunstenaarsdocumentatie, die het terrein van de beeldende kunst beslaat. Deze afdeling heeft een breder bereik dan de abonnees van het Kunstcentrum en draagt bij tot uitbreiding van het aantal bezoekers (en tenslotte abonnees).

6) Uitleenhandelingen bedrijven en instellingen

Aan bedrijven en instellingen wordt tegen een concurrerende marktprijs een volledige service geboden voor het plaatsen van kunstwerken binnen bedrijfs- en kantoorruimten.

De voorselectie van de te plaatsen kunstwerken wordt door de bedrijfsconsulent gedaan op basis van inventarisatie van de in te richten ruimten (ter plekke) en gesprekken met de betrokken opdrachtgever. Ook vindt begeleiding plaats van de medewerkers van het bedrijf bij de uiteindelijke selectie, het deskundig ophangen van de kunstwerken en ook de administratieve afwikkeling van deze handelingen. Aftersales is hierbij erg belangrijk omdat geplaatste kunstwerken een lange periode blijven hangen.

Acquisitie wordt eveneens door de bedrijfsconsulent verzorgd. Deze afdeling is tevens belast met het inhuren van kunstwerken in serie en het inhuren voor grote of speciale projecten.

7) Educatie

Jaarlijks wordt aan 90 groepen c.q. klassen van rond de 28 leerlingen uit het primair en voortgezet onderwijs educatieles gegeven over kunst in de breedste zin van het woord. Deze educatielessen worden in het Kunstcentrum gegeven, waardoor er direct contact is met de kunstwerken. Deze lessen worden door medewerkers van het Kunstcentrum met onderwijsbevoegdheden gegeven. Bij het primair onderwijs worden ook kunstwerken meegegeven voor verdere bespreking in de klassen. Het is gebleken dat de educatie aan de jeugd in een behoefte voorziet en uitbreidingsmogelijkheden biedt in de toekomst. Voor deze educatieve activiteiten wordt samengewerkt met de educatieve afdeling van het VAK.

8) Tentoonstellingen

Het Vakteam Beeld heeft buiten de presentatieruimte met uitleenfunctie ook de verantwoording voor het tentoonstellingsbeleid en de tentoonstellingsruimte. Op basis van marktontwikkelingen worden (thema) tentoonstellingen gehouden in een afgezonderde ruimte. Deze tentoonstellingen worden door medewerkers van het vakteam voorbereid, ingericht en begeleid. Ook worden de uitnodigingen opgemaakt en verzonden, evenals in voorkomende gevallen een publicatie.

Het tentoonstellingsbeleid vraagt een diepgaande kennis van de markt en het volgen van nieuwe ontwikkelingen daarin. Vooral op het gebied van nieuwe media zullen in de nabije toekomst veranderingen te verwachten zijn. De planning is om acht tentoonstellingen per jaar te organiseren. Ook de combinatie van lezingen met tentoonstellingen behoort tot de mogelijkheden.

Producten, diensten en projecten

a) Opbouwen collectie.

Actiepunten 2003 - 2007

· Samen met de stichting Kunstcollectie-Delft voorzien in een uitbreiding van de collectie met actuele kunstwerken. Vooral in de hogere waardeklasse zal een uitbreiding moeten komen.

· Het wegvallen van de Provinciale Aankoopsubsidie zal gecompenseerd moeten worden met andere gelden. Te denken valt aan gelden die via de provincie doorstromen naar de gemeente.

Kwaliteitsbeleid:

· Een opbouw van een evenwichtige collectie is een noodzaak om zowel 'beginnende' als 'gevorderde' abonnees van dienst te zijn.

b) Marktontwikkeling en beheer.

Actiepunten 2003 - 2007.

· Ontwikkelen gebruikersonderzoek (bestaande klanten) 1 x per twee jaar.

· Ontwikkelen markt onderzoek (potentiële klanten) 1 x per twee jaar voor particulieren en bedrijven/instellingen en permanent voor educatie.

c) Productontwikkeling en beheer

Actiepunten 2003 - 2007

· Ontwikkelen en vastleggen van klant en collectieprofielen.

· Uitbreiding van de educatie aan scholen.

· Ontwikkelen langere planningscyclus tentoonstellingen.

Financiën en begrotingen

In overleg tussen het bestuur en het zelfmanagement team wordt jaarlijks de begroting vastgesteld. Hierbij zijn vooral de financiën, abonnementen en intekeningen voor educatie taakstellend; minder belangrijk is het aantal uitleningen.

Regelmatig worden tussenrapportages gemaakt.

6.4 Gezamenlijke projecten

De vakteams zullen ter ondersteuning van de uitvoering van hun plannen gezamenlijk projecten ontwikkelen, waarbij het met name zal gaan om het programmeren en organiseren van culturele en educatieve activiteiten al dan niet in samenwerking met andere sociaal-culturele instellingen. Voor de ingebruikname van de nieuwe huisvesting van de centrale Mediatheekvestiging zullen de drie fusiepartners gezamenlijk een activiteitenplan opstellen inclusief de financiering van dat plan.

6.5 Samenwerking met andere (culturele) instellingen

Samenwerkingsrelaties van de fusiepartners, vast en ad hoc, worden binnen de Mediatheek-

stichting voortgezet. Binnen Delft zijn met name te noemen:

· voor educatieve activiteiten het onderwijs, wijkorganisaties en buurthuizen o.a. in het kader van de Brede School en onderwijsachterstandbestrijding, onder meer met wisselcollecties, leesbevordering, media-educatie, media-advisering, computereducatie;

· voor promotionele activiteiten, zoals Boekenweek, de boekhandel;

· bij culturele activiteiten Theater de Veste, musea, Filmhuis, Vrije Academie, Delftse Boekenbende;

· voor muziekpromotie: Musisch Centrum TU, ‘Let’s stick together’ (gelegenheidsoptreden van Delftse muzikanten 4 keer per jaar), Studio X-Change, Pop Oefencentrum Delft, evenementenbureau ‘Roots’, Krashna Musica;

· voor informatieve activiteiten: JIP en instellingen gezondheidszorg;

· organisaties van Nieuwe Nederlanders (o.a. moskeeën, teneinde de groeperingen hierbinnen te bereiken;

· verder gemeentearchief, bibliotheken en andere instellingen in de bibliotheekbranche op regionaal, provinciaal en landelijk niveau.

6.6 Uitleensysteem
Mits gecertificeerd is het in één bibliotheeksysteem onderbrengen van alle uitleentransacties het meest effectief en efficiënt. Voorwaarde is dat daaraan één catalogussysteem en één ledenadministratie gekoppeld is. Van daaruit kan integraal de benodigde managementinformatie gegenereerd worden. Het uitleensysteem van de Kunstuitleen stelt echter specifieke eisen waaraan een bibliotheeksysteem niet zonder meer kan voldoen. Bovendien zal het uiterst kostbaar zijn en lastig om de vereiste koppeling met de algemene catalogus te realiseren. Alleen al om die redenen wordt opname in een bibliotheeksysteem niet overwogen. Wel zal een koppeling gemaakt worden met de algemene ledendatabase van de Mediatheek. Voor effectieve en efficiënte mailing en voor het maken van combinaties in abonnementen en tarieven is dit een vereiste.

Bij de heroverweging van de aansluiting van de bibliotheek Delft op het huidige bibliotheek- systeem in 2004 zal de bibliotheek, de discOtake en het kunstcentrum betrekken. De eenmalige kosten van de overstap naar het gekozen bibliotheeksysteem zijn als transformatiekosten in de begroting opgenomen.

Bij alle vestigingen zal in de periode 2003-2005 overgestapt worden naar selfservice apparatuur, waarbij de lener zelf het terugbrengen en lenen registreert en afrekent. Dit omvat 80 tot 85 % van de uitleningen. Het lenen van in ieder geval muziek-cd´s en kunst zal nog door tussenkomst van het personeel geschieden. Daarnaast wordt voor probleemgevallen nog een bemenste servicebalie aangehouden.

Muziek

Al eerder is aangegeven, dat het vakteam Muziek & Film vooralsnog blijft werken met een eigen uitleen- en informatiesysteem ("MUS") en dat de huidige functionaliteiten en kwaliteitsniveau als minimumeisen worden gezien voor een eventueel nieuw systeem.

De balie vormt het zenuwcentrum van het vakteam. Op deze plaats wordt het materiaal uitgeleend, ingenomen en afgerekend, maar minstens zo belangrijk is dat hier de uitwisseling van informatie en kennis plaatsvindt. De praktijk laat zien dat met het wegvallen van de uitleenfunctie van baliemedewerkers, het reguliere contact met de klant verdwijnt en de informatieuitwisseling tussen klant en medewerker drastisch afneemt.

Kunst

Het Kunstcentrum-Delft maakt gebruik, voor wat betreft het uitleensysteem, van het databaseprogramma Omnis waarin maatwerk is verricht.

Het systeem is zo elastisch dat er zeer regelmatig aanpassingen/verbeteringen toegevoegd worden. Hierdoor is een uiterst gebruikersvriendelijk en speciaal programma ontstaan dat voorbeeld is geweest voor het collectiebeheer van de rijksdienst.

Het systeem werkt in principe op elk besturingsplatform, maar is vanwege de oorsprong, ontwikkeld voor de Apple Macintosh.

Vanwege de grafische weergave van de kunstwerken wordt binnen het Kunstcentrum uitsluitend gebruik gemaakt van Apple Macintosh systemen.

In de achterliggende periode zijn alle kunstwerken digitaal gefotografeerd en zijn de digitale foto’s toegevoegd aan het kunstwerk informatiesysteem.

Tevens dienen deze digitale foto’s als grondslag voor de informatie op de digitale snelweg.

De klanten kunnen via het internet ook kunstwerken reserveren.

Het systeem bewaart de gehele (uitleen)historie van klanten, uitleningen, reserveringen en kunstenaars, waardoor vragen van abonnees over eerdere leningen direct en snel beantwoord kunnen worden en tevens tot een uitleenprofiel van de klant leiden.

Ook kan het systeem statistische gegevens produceren die dienen bij managementbeslis-singen.

Wat betreft de boekhouding maakt het Kunstcentrum gebruik van hetzelfde database systeem Omnis, waarbij de betalingsinformatie gekoppeld is aan de uitleeninformatie. Het sturen van acceptgiro’s gebeurt nu nog vanuit een ander boekhoudsysteem, maar zal binnenkort geïntegreerd zijn in Omnis.

Hierdoor is een maatwerkoplossing ontstaan, waarvan diverse modules gebruikt kunnen worden.

Er is op dit moment een licentie voor tien gelijktijdige gebruikers en één webtoegang.

Bij realisatie van toegang via het internet zal een uitbreiding van de licenties noodzakelijk zijn.

Wat betreft het netwerk maakt het Kunstcentrum gebruik van het standaard Ethernet UTP-netwerk.

Printers zijn toegespitst op het gebruik in de Apple Macintosh omgeving.

7 Beleid met betrekking tot de filialen

Bij de ontwikkeling van de bibliotheekfilialen tot Mediatheekfiliaal wordt de volgende koers gevolgd.

In het hoofdstuk “Activiteiten Mediatheek“ is reeds aangegeven dat de collecties van de filialen aan de hand van interesse - profielen meer vraag- en doelgroepgericht samengesteld zullen worden. De bibliotheek zal dit in 2004 uitwerken en toepassen. De filialen zijn voor de wijken een belangrijk informatie- en ontmoetingspunt (beide filialen worden elk 100.000 keer per jaar bezocht). Zij richten zich met name op de jeugd (minder mobiel en van belang voor scholen in de omgeving) en ouderen; ze bieden populaire informatie, ontspanning en snelle Internettoegang. Filiaal Tanthof richt daarnaast ook de aandacht op de groeiende groep jongeren. Filiaal Voorhof-Buitenhof faciliteert (kostendekkend) huis- en computerwerk-plekken voor voortgezet onderwijs en is voor culturele minderheden een belangrijk tref- en informatiepunt (kranten en tijdschriften, email).

De uitleenbalies in de filialen zullen in de periode 2004 - 2005 plaats gaan maken voor selfservice apparaten. Dit is niet alleen een arbo-eis, maar het biedt ook de mogelijkheid

voor versterking van de klantenservicetaken binnen de mediatheekorganisatie en voor uitbreiding van de openingsuren.

Internet biedt (zoals nu al het geval is) de mogelijkheid informatieve materialen bij elke vestiging van de bibliotheek (straks Mediatheek) te bestellen en / of op te halen.

Deze faciliteit wordt binnen het Mediatheekconcept uitgebreid met het bestellen van muziek cd´s, dvd’s, lp’s en kunstwerken, af te halen bij de vestiging in de buurt. Deze media worden niet de filiaalcollectie opgenomen.

Zoals eerder is aangegeven is er een kans dat de gemeente Schipluiden - Den Hoorn voor haar bibliotheekvoorziening in die twee locaties aansluiting zoekt bij de bibliotheek-voorziening in Delft. In dat kader zal het beleid ten aanzien van de bereikbaarheid van de Mediatheek vanuit de wijken, die tegen Den Hoorn aanliggen, moeten worden bekeken. In het stadsdeel dat aan Rijswijk grenst kan overwogen worden een steun- of servicepunt voor volwassenen te realiseren, inhoudende een Internetcomputer, een op het (nader te onderzoeken) gebruik afgestemde collectie ontspannende media , een kleine collectie veelgevraagde informatieve media en een leestafel met kranten en tijdschriften.

Deze eventuele extra faciliteit is niet in de exploitatiebegroting van de Mediatheek opgenomen.

8 Marketing en communicatie

8.1 Inleiding
De Mediatheek zal een eigen gezicht moeten krijgen. Aan het verwerven van naamsbekendheid en het onder de aandacht brengen van de Mediatheekdiensten zal veel aandacht geschonken moeten worden. Daarbij gaat het om communicatieactiviteiten vanuit verschillende invalshoeken.

Producten en diensten vinden aftrek als ze samen met degelijke informatie over de inhoud aantrekkelijk worden gepresenteerd. Van die presentatie dient een aanzuigende werking uit te gaan.

Het aanspreken van een klantgroep op zijn eigen niveau is van belang om de informatie over die producten en diensten zo optimaal mogelijk over te brengen. Bewust zal gebruik gemaakt moeten worden van de mogelijkheden om via de ene klantgroep een andere te bereiken.

Als de waarde van producten en diensten voor persoonlijke ontplooiing en welzijn duidelijk worden overgebracht zal dat bijdragen tot het benutten ervan. ‘Met educatieve projecten met en over media kunnen kinderen oplettender gaan kijken en culturele uitingen waarderen’.

Verder zal het stelselmatig nagegaan moeten worden wat de klant beweegt tot het gebruik van bestaande en nieuwe Mediatheekdiensten. Dit periodieke onderzoek zal een vaste plek moeten krijgen in de nieuwe organisatie.

Kortom het afficheren en presenteren van de Mediatheekdiensten en het in kaart brengen van de markt dient binnen de marketing- en communicatieactiviteiten van de nieuwe organisatie een hoge prioriteit krijgen.

De interne communicatie dient daarop zodanig te worden afgestemd dat de externe communicatie en de marketing effectief gevoerd kunnen worden. Uiteraard blijven de andere communicatieactiviteiten bestaan, zoals het informeren van klanten en pers en het inzichtelijk maken van het gebruik van de Mediatheek; naar aard en omvang zijn die activiteiten gelijk aan die van voor de fusie.

Ten aanzien van marketing en communicatie zijn hierna alleen de punten geïnventariseerd en benoemd die van wezenlijk belang zijn bij de vormgeving van ‘eenheid in verscheidenheid’ in de Mediatheekorganisatie. De nieuwe organisatie zal zelf een communicatie- en / of marketingplan moeten opzetten.

De openingstijden en tarieven zijn belangrijke marketinginstrumenten. Bij de openstelling van de nieuwe Mediatheek moet duidelijk zijn wat de klant kan verwachten, daarom zijn deze in het bedrijfsplan nader uitgewerkt.

8.2 Uitgangspunten marketing- en communicatiebeleid
Leidraad voor de communicatie en marketing zijn de beleidsintenties van de Mediatheek, die samengevat luiden: ‘Eenheid in verscheidenheid’ en de ‘Klant centraal’. Het gaat om de eenheid in het naar buiten treden met een verscheidenheid aan producten en diensten, afgestemd op en voortkomend uit wensen en behoeften van klantgroepen.

Uitgangspunten externe communicatie / public relations

· Voor het afficheren van producten, diensten en culturele en ondersteunende activiteiten en bij het voeren van correspondentie wordt één Mediatheek huisstijl gehanteerd. Dit impliceert ook: één Mediatheek website en één Mediatheek nieuwsbrief c.q. -informatiebulletin (schriftelijk en per e-mail) voor de klanten en bezoekers van de Mediatheekvestigingen. Dit alles wordt op basis van algemeen vastgesteld beleid centraal aangestuurd. Binnen dit kader kunnen diensten, producten, acties afzonderlijk gepresenteerd worden. De vakteams zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

· Klantgroepen worden in hun ‘eigen taal’ aangesproken.

· Het volgende wordt centraal gecoördineerd:
- klachtenafhandeling, waarbij de teams het eerste aanspreekpunt vormen;
- het leggen en onderhouden van de perscontacten;
- het attenderen op en informeren van klanten over de dienstverlening van de Mediatheek
- het programmeren en organiseren van promotieactiviteiten, wervingscampagnes. De
vakteams zelf zijn verantwoordelijk voor het initiëren en uitvoeren van de activiteiten
rond het aanbod van producten en diensten. Deze verantwoordelijkheid geldt ook voor
het initiëren, programmeren en organiseren van leesbevorderings -en andere educatieve
activiteiten, al dan niet op projectbasis.

Uitgangspunten interne communicatie

De overlegstructuur is gebaseerd op het volgende.

· Beleidsplanning en –uitvoering geschiedt per vakteam.

· Het maken van een beleidsstrategie, het vaststellen van uitgangspunten en kader voor de vakteamplannen en projecten, de resultaatverantwoording en beoordeling, alsmede de onderlinge afstemming van de planning en uitvoering van de vakteams geschiedt in het managementteam overleg.

· In het vakteamoverleg en teamoverleg Uitleen en klantenservice worden besproken: de vakteamplanning met vorderingen en bijstellingen in de planuitvoering, de toepassing en uitvoering Arbo-regelingen en vindt de informatie plaats over in –en externe ontwikkelingen die van invloed zijn op planningen, werkafspraken en te onderhouden contacten.

· Voor regelmatig terugkerende werkzaamheden waar alle teams, directie, stafmedewerkers mee te maken hebben stelt het managementteam algemeen geldende protocollen vast. Voorbeelden: afhandeling van klachten van klanten en medewerkers, afhandeling van vragen en wensen van klanten, verzuimbegeleiding, ziekmelding en bedrijfshulpverlening.

· De in acht te nemen communicatie bij een project, waar meerdere vakteams of medewerkers van verschillende afdelingen bij betrokken zijn, is onderdeel van het projectvoorstel dat aan het managementteam wordt voorgelegd.

· Jaarlijks zal in het kader van de kwaliteitsverbetering een tevredenheidsonderzoek onder medewerkers plaatsvinden. Een belangrijk deel van de resultaten is bruikbaar voor eventuele verbetering van de interne communicatie. Dit zal onderwerp zijn van het algemeen management en vakteamoverleg.

· Jaarlijks vindt een algemene personeelsbijeenkomst plaats, waarin resultaten van de afgelopen periode en nieuwe plannen worden gepresenteerd.

Marketingcommunicatie

· Markt –en klantonderzoeken worden centraal gecoördineerd.

· Vakteams worden centraal geadviseerd (kan ook inschakeling extern bureau zijn) over het opzetten van marktonderzoek onder hun klantgroepen.

· Het managementteam stelt na een advies van de vakteams en het klantenpanel tarieven en openingstijden vast en communiceren dit extern.

· Het managementteam stelt een klantenpanel in waarin zoveel mogelijk de klantgroepen van de verschillende vakteams zijn vertegenwoordigd. Dit panel adviseert en informeert het algemeen management over openingstijden, tarieven, communicatie met de klant, klantvoorzieningen en resultaten klanttevredenheidsonderzoek.

· Jaarlijks vindt in het kader van de kwaliteitsverbetering een klanttevredenheidsonderzoek plaats. De uitkomsten hiervan zijn onderwerp zijn van managementteam- en vakteamoverleg als van het overleg met het klantenpanel.

· Er wordt één centrale database van klantrelaties opgezet en onderhouden.

8.3 Openingstijden
Bij het samenstellen van de openingstijden van de Mediatheek zijn onder meer de volgende uitgangspunten gehanteerd:

- generale openingstijden voor de Mediatheek als geheel met binnen die uren de mogelijkheid van beperktere openingstijden voor bepaalde functies (kunstuitleen);

- verruiming van openingstijden t.o.v. de huidige situatie met het doel het publiek beter van dienst te kunnen zijn;

- zoveel mogelijk eenduidigheid in openingstijden om de herkenbaarheid voor het publiek te vergroten: elke dag op dezelfde tijden open en dicht, daartussen aaneengesloten open;

- Uitvoerbaarheid: werkblokken van maximaal 4 uur met een veelvoud van telkens 2 uur, rekening houdend met de wet regeling arbeidstijden, CAO. Werken op zondagen is alleen mogelijk op vrijwillige basis.

Het totaal aan openingsuren bedraagt 44; dit is 8 uur meer dan de Bibliotheek en 3 uur meer dan de DiscOtake nu hebben. De afdeling kunstuitleen blijft binnen de Mediatheektijden van 21,5 uur per week open (zie bijlage 5 voor details).

De belangstelling voor de avondopenstelling, met uitzondering van de koopavond op vrijdag, blijkt bij alle partijen sterk teruggelopen te zijn. Wel is er belangstelling voor de uren tussen 18.00 en 19.00. Op deze ontwikkeling is het nieuwe openingstijdenschema aangepast.

Gekozen is voor openstelling op zondag. Dit brengt wel met zich mee dat de Mediatheek op maandag m.n. vanwege arbeidstijdenwetgeving haar deuren sluit. De zondag trekt een ander publiek dan door de week (meer hele gezinnen), zo is de ervaring van bibliotheken die zondags open zijn. Het bezoekersaantal stijgt flink, zeker als er evenementen in de Mediatheek georganiseerd worden. Het lenen van media neemt vanwege de zondagsopening minimaal toe.

De openingstijden van de filialen blijven vooralsnog ongewijzigd. Deze zullen zondags niet open zijn.

Een en ander heeft geleid tot het volgende schema:

Maandag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum
Dinsdag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum
Woensdag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum
Donderdag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum
Vrijdag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum
Zaterdag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum
Zondag	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Voorstel Mediatheek
Huidig Bibliotheek
Huidig DiscOtake
Huidig Kunstcentrum

Naast de fysieke openingstijden is de Mediatheek 24 uur per dag virtueel open. Via Internet zullen media kunnen worden aangevraagd en gereserveerd, waarbij de klant binnen een bepaalde tijd bericht wordt over tijdstip en punt van afhalen.

8.4 Tarieven en lidmaatschap

De huidige tarieven van de partners in de fusie zijn op verschillende manieren samengesteld.

· De tarieven van het Kunstcentrum zijn gerelateerd aan de waarde van kunstwerken en bevatten elementen voor (persoonlijk) abonnement, verzekering en kooptegoed.

· De discOtake vraagt een vrijwel kostendekkende prijs per cd-uitlening. Het abonnement dekt de kosten die voor alle leden samen gemaakt worden. Lidmaatschap geeft het recht op lenen, ongeacht wie leent. Degene op wiens naam de kaart gesteld is, is verantwoordelijk voor al het geleende.

· De Bibliotheek heft in het algemeen een tarief per leeftijdscategorie (schoolleeftijd, werkzaam leven en pensioenleeftijd) dat standaard recht geeft op het lenen van maximaal 5 boeken. Wil men standaard minder lenen dan kan dat tegen een lager tarief. Voor meer dan 5 boeken betaalt men een bedrag per uitlening extra.
Het standaard tarief is opgebouwd uit een component abonnement en een component auteursvergoeding. Dat laatste is volledig kostendekkend.
Voor cd-roms, dvd’s en zeer actuele boeken brengt de Bibliotheek leengeld in rekening.
Het lidmaatschap geeft degene, op wiens naam de ledenpas is gesteld, het recht op lenen van materialen. Men kan in principe niet lenen op de kaart van een ander. Deze regel is vooral om het misbruik van een kaart (jeugd leent goedkoop voor ouders, student leent voor het hele huis) tegen te gaan.

De tarieven van alle instellingen kennen kortingen voor Delftpas en CJP, Kunstcentrum en Bibliotheek leveren maatwerk met eigen tarieven voor diensten aan onderwijs c.q. instellingen.
De uitleentermijn van de drie instellingen loopt uiteen van één week tot een half jaar.

Duidelijk is dat de grondslagen voor de tariefstellingen nogal variëren; de tarieven zijn daarom moeilijk samen te voegen. Wel zijn de tarieven over het algemeen gerelateerd aan de mate van gebruik.

Voorstel is voor de Mediatheek één pas in te voeren, waaraan een basisabonnement is gekoppeld van € 10,00 per jaar. Van dit abonnement is € 2,00 voor algemene communicatieactiviteiten, zoals nieuwsbrief voor bibliotheekgebruikers, die per post of e-mail wordt verstuurd.

Het basisabonnement geeft toegang tot alle Mediatheekdiensten. Men betaalt voor de hoeveelheid en soort product of dienst. Hierdoor kunnen de bestaande tarieven bij de drie partijen die gekoppeld zijn aan mate van gebruik in principe gehandhaafd blijven.

Kortingen (CJP, Delftpas, 65+) worden toegepast op het basisabonnement. Met de Delftpas kunnen kortingsacties worden uitgevoerd die de prijs per eenheid product aantrekkelijk maken

De huidige tarieven van de Bibliotheek zijn voor een deel leeftijdsgebonden. Het basisabonnement biedt de mogelijkheid gezinsleden van de abonnementhouder een vervolgkaart te geven, waarmee een per kaart een bepaalde hoeveelheid media geleend kan worden. De aanpassing van de tarievenstructuur in die trant zal nader uitgewerkt worden.

Voor peuterspeelzalen, scholen, educatieve instellingen e.d. zullen aparte abonnementen ingesteld worden, waarbij niet zozeer de hoeveelheid materialen de prijs bepaald, maar wel de inhoud van het dienstenpakket.

9 Personele aspecten

9.1 Inleiding

Het personeelsbeleid zal tijdens de voorbereiding van het daadwerkelijk samengaan en geruime tijd daarna vooral bepaald worden door de veranderingen als gevolg van de fusie. Hierna is een inventarisatie gemaakt van punten, die nader door de nieuwe organisatie uitgewerkt zullen moeten worden. Daarnaast is een aantal harde uitgangspunten aangegeven voor het op te stellen sociaal beleid met betrekking tot de overstap van medewerkers van de oude naar de nieuwe werkgever. Samen met de vakbond(en) zal dit in een sociaal plan moeten worden uitgewerkt. Dat sociaal plan zal door de vakbond(en) en de vertegenwoordiging van de fusiepartners respectievelijk de Mediatheekstichting worden ondertekend.

9.2 Personeelsformatie

Op basis van de tot heden bekend zijnde gegevens m.b.t. de fusie is een berekening gemaakt van het aantal benodigde formatie-uren. Daarbij zijn de gevolgen van selfservice en verruimde openingstijden meegenomen.

Formatieverdeling Mediatheek naar organisatorische opbouw
Directie en ondersteuning	Werkuren	Fte’s
Directeur	36
Personeelsfunctionaris	20
Financiële administratie	32
Secretariaat	24
Gebouwbeheer	36
Automatisering	18
Communicatie	32
	198	5,5
Teams uitleen en klantenservice
Service balies, sorteren opruimen	436	12,1
Administratief	72	2,0
	508	14,1
Vakteams
Uren inlichtingenbalies	284	7,9
Klantdiensten	238	6,6
Administratief	68	1,9
	590	16,4
Totaal generaal vaste uren	1.296	36

9.3 Personeelsbeleid

Algemene uitgangspunten

De Mediatheek biedt haar medewerkers

· een stimulerende en motiverende werkomgeving,

· een organisatie die voldoet aan de Arbeidsomstandighedenwet,

· goed functionerend materiaal,

· voldoende bedrijfsinformatie voor de werkuitvoering,

· scholingsfaciliteiten,

· functieontwikkeling en persoonlijke loopbaanbegeleiding en

· een organisatie, die de van toepassing zijnde CAO volgt.

De Mediatheek werkt met medewerkers, die klantgericht en breed georiënteerd zijn, kritisch vermogen hebben, ondernemend zijn, bereid zijn tot (bij)scholing, oog hebben voor nieuwe ontwikkelingen, flexibel zijn en goed kunnen communiceren met klanten en collega’s (luisterbereid en alert).

9.4 Uitgangspunten sociaal plan

Voor wat betreft het sociaal plan wordt van de volgende punten uitgegaan:

1. geen gedwongen ontslagen ten gevolge van de fusie;

2. geen achteruitgang in de rechtspositie van de werknemers van de drie instellingen;

3. een regeling van de medezeggenschap van de drie instellingen bij de overgang naar de nieuwe werkgever;

4. behoud van het aantal arbeidsplaatsen van de instellingen gezamenlijk;

5. de afspraak dat de nieuwe werkgever een sociaal beleidsplan opstelt, waarin het aanstellingsbeleid, sollicitatiebeleid, introductiebeleid, plaatsingsbeleid en opleidingsbeleid zijn uitgewerkt en waarin de kinderopvangfaciliteiten zijn benoemd;

6. de afspraak dat de oude werkgevers een organisatie- en formatieplan alsmede de statuten van de nieuwe werkgever aan de OR c.q. medewerkers ter advies zullen voorleggen met een in tijd uitgezet uitvoeringsplan;

7. vaststelling dat functies bij de fusie qua inhoud in principe gelijk blijven met uitzondering van met nog nader te benoemen staf- en managementfuncties.

10 Begroting Mediatheek

Basis voor het opstellen van de exploitatiebegroting zijn de beleidsvoornemens, zoals geformuleerd in dit bedrijfsplan. Als referentie zijn gebruikt de financiële resultaten respectievelijk ramingen van de drie fusiepartners over 2002 en 2003.

De beleidsvoornemens hebben ten opzichte van 2003 de onderstaande financiële effecten.

(Voor een gedetailleerde begroting zie bijlage 1)

BATEN	2006
De gebruikersbijdragen nemen vanwege nieuwe huisvesting en gezamenlijk aanbod binnen de fusie in 2006 met 14 % toe, totaal per saldo Voor dekking van de toename aan auteursvergoedingen nemen de gebruikersbijdragen toe met	€ 97.000 € 5.000
De overige inkomsten en specifieke diensten nemen iets toe (Het gaat m.n.om lopende projecten, kosten vallen in gelijke mate weg)	€ 5.000
De subsidie neemt af ten opzichte van 2003	- € 21.000
Totaal toename baten	€ 86.000
LASTEN
De organisatie- en bestuurskosten nemen vanwege de fusie af met 17 %	- € 12.000
De communicatiekosten (incl. gebruikers- en marktonderzoek) nemen ingevolge de voornemens uit het bedrijfsplan toe met 36 %, totaal	€ 8.000
De huisvestingskosten nemen vanwege de toename het vloeroppervlak van de hoofdvestiging en het besluit de filialen als steunpunt van de mediatheek in stand te houden toe met 6 %, totaal	€ 32.000
De nieuwe openingsuren ten opzichte van de openingsuren in 2003 van de afzonderlijke partijen nemen toe als volgt: Bibliotheek 22 % en DiscOtake 7 %. Die van het Kunstcentrum blijven gelijk. De personeelskosten stijgen daardoor met 3,5 %, totaal Bij opening op zondag komt daar 1,1 % aan rechtspositionele toeslagen bij, totaal	€ 35.000 € 15.000
Indien additionele arbeidsplaatsen omgezet worden naar vaste formatieplaatsen en heeft dit een kostenverhogend effect op de personeelskosten van 1,2 %, totaal De gelijkschakeling van de rechtsposities van de medewerkers van de drie fusie-partners kost	€ 17.000 € 12.000
De automatiseringskosten nemen met name toe, 20 %, vanwege toepassing van selfservice bij de hoofdvestiging van de mediatheek en haar steunpunten.	€ 41.000
De mediakosten nemen met 6 % toe vanwege maatregelen diefstalbeveiliging, oplopende leenrechtkosten (element verhoging gebruikersbijdrage) en oplopende kosten inkoop content (gedekt met bijdragen Internetgebruik).	€ 30.000
Het saldo van meer en minder andere en overige kosten	€ 8.000
Totale lastentoename	€ 186.000

Opmerking: nadere afspraken dienen nog te worden gemaakt m.b.t. een aantal financiële aspecten van de overgang van de twee stichtingen van het Kunstcentrum in de Mediatheek.

Bijlage 1 Exploitatiebegroting

Uitgangspunten voor het opstellen van deze begroting zijn de volgende geweest:

1. de voornemens van de 3 stichtingen t.a.v. het in geïntegreerd verband voortzetten van de werkzaamheden, zoals neergelegd in het beleidsplan;

2. de resultaten over 2002 en de raming over 2003 van de drie betrokken stichtingen;

3. in 2006 wordt de nieuwe centrale huisvesting van de mediatheek betrokken. Vanaf 2006 drukken alle baten en lasten op het volledige jaar en hebben de financiële en organisatorische wijzigingen vanwege de fusie een reguliere plek gevonden. Voor de mediatheekbegroting is dan ook 2006 aangehouden;

4. de verhoging van de huur van de nieuwe huisvesting van de mediatheek is niet in de begroting opgenomen. Los van het feit dat de omvang van die huurstijging nog niet bekend is, heeft de gemeente met de stichting Openbare Bibliotheek Delft afgesproken dat het niveau van de huur voor het te verlaten pand gehandhaafd blijft in de nieuwe situatie.Er is vanuit gegaan dat dit onder de vlag van de mediatheek niet anders wordt;

5. de bibliotheek heeft tot 2002 volgens afspraak met de gemeente een centralisatiebeleid gevoerd. Opheffing van de filialen bij het gereed komen van de nieuwe centrale huisvesting maakt daar deel vanuit. Mensen en middelen zouden vrijkomen voor het toepassen van de bezuiniging en het exploiteren van m.n. de nieuwe grotere centrale huisvesting. Inmiddels is de bezuiniging voor 2/3 teruggedraaid en blijven de filialen gehandhaafd. Dit betekent dat 2,3 formatieplaatsen extra nodig zouden zijn om de uitleenwerkzaamheden decentraal te kunnen uitvoeren, kosten € 75.000.
Dit zal met de invoering van selfservice beperkt blijven tot € 50.000.

MEDIATHEEK EXPLOITATIE-BEGROTING	BIBLIO - THEEK	DISC-O- TAKE	KUNST- CEN-TRUM	TOTAAL INSTEL-LINGEN	TOTAAL INSTEL-LINGEN	MEDIA- THEEK
2006	REKENING	REKENING	REKENING	REKENING	BEGROTING	BEGROTING
	2002	2002	2002	2002	2003	2006
BATEN	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)
Inkomsten klanten	472.463	137.005	129.391	738.859	755.200	862.000
Specifieke dienstverlening	41.096	0	18.393	59.489	59.700	63.400
Diverse baten	13.758	1.279	310	15.347	23.500	24.500
Subsidies	1.744.124	0	61.973	1.806.097	1.914.170	1.892.900
Exploitatietekort	6.578	5.821	3.383	15.782	3.850	99.700
Totaal	2.278.019	144.105	213.450	2.635.574	2.756.420	2.942.500
LASTEN
Bestuur en organisatie	51.301	1.988	12.874	66.163	70.070	58.000
Communicatie en marketing	20.746	1.613	1.896	24.255	22.000	30.000
Huisvesting	437.582	19.848	32.558	489.988	520.150	552.000
Personeel	1.088.703	70.135	113.831	1.272.669	1.362.650	1.441.300
Administratie	42.438	749	9.058	52.245	52.180	54.500
Automatisering	186.286	12.894	11.011	210.191	206.450	247.300
Media	422.190	36.878	12.313	471.381	506.670	529.600
Specifieke diensten / overige	28.773	0	19.909	48.682	23.750	29.800
Totaal	2.278.019	144.105	213.450	2.635.574	2.756.420	2.942.500

Toelichting op onderdelen

BATEN	+ / - t.o.v. begroting 2003
	in euros	%
Inkomsten klanten Er is uitgegaan van een algemeen basislidmaatschap van 10 euro per jaar vanaf 16 jaar. Bij een verwacht aantal leden in die categorie, 18.000, is de opbrengst na aftrek BTW € 170.000 Het aantal jeugdleden in 2006 is naar verwachting 8.800. Zij betalen 5 euro per jaar, opbrengst na aftrek BTW € 42.000 De tarieven voor de media afzonderlijk zijn voor 16 jaar en ouder gebaseerd op mate van gebruik: tariefklassen maximaal aantal te lenen boeken en informatieve media per keer, leengeld per cd, dvd-film en spel op cd-roms en bij kunst een tarief per categoriewaarde kunstwerk. Vanwege de nieuwe huisvesting, het gezamenlijk presenteren van producten en benaderen van klanten is een toename van totale klantinkomsten voorzien van 14 %.De gebruikersbijdragen nemen verder toe vanwege de doorberekening van de stijgende auteursvergoedingen. Totale stijging inkomsten klanten	107.000	14
Specifieke dienstverlening		6
Over het algemeen gaat het om kostendekkende activiteiten, projecten en maatwerk. Kosten en baten stijgen of dalen in de regel in gelijke mate.	3.700
Diverse baten
Het gaat m.n. om rente en kortingen die op zich niet beïnvloedbaar zijn.	1.000	4
Subsidies
Met het Kunstcentrum en de Bibliotheek moeten nog nadere afspraken gemaakt worden over het lopend subsidie 2003-2004. Dit levert tussen beide jaren een verschil op van totaal € 39.700 negatief Voor het Kunstcentrum is het bedrag en voor de Bibliotheek (inlopen opheffen bezuiniging; zie punt 5 uitgangspunten)	10.500 29.200
LASTEN
Bestuur en organisatie		-17
Deze kosten nemen o.a. vanwege de fusie af	- 12.000
Communicatie en marketing		36
Voor communicatie en marktonderzoek is extra budget nodig van totaal	8.000
LASTEN (vervolg)	+ / - t.o.v. begroting 2003
	in euros	%
Huisvesting		6
De nieuwe hoofdvestiging van de mediatheek is 1/3 groter dan de oude. De huisvestingskosten stijgen daardoor met	17.000
De aanvulling van het onderhoudsfonds van de filiaalgebouwen was vanwege de voorgenomen sluiting stopgezet. Nu dit besluit is terugge-draaid dient wordt de aanvulling weer hervat met jaarlijks	15.000
Personeel		5,8
De uitbreiding van de formatie met 1 FTE vanwege de toename van de openingsuren kost	35.000
De kostentoename vanwege het omzetten van additionele formatieplaatsen naar vaste contracten (sociaal fusieplan) wordt geraamd op	17.000
De rechtspositionele toeslag van 50 % op salaris voor het werken op zondag is, berekend over 36 weken	15.000
Overige kostenstijgingen m.n. vanwege gelijkschakeling van rechtsposities	12.000
Administratie		4
De kostenstijging komt deels voort uit de verwachte toename van de activiteiten en de personeelsbezetting.	2.300
Automatisering		20
Deze stijgen met name door de toepassing van selfserviceapparatuur. In totale stijging van de automatiseringskosten is verrekend een kostendaling van ca € 11.000 vanwege aansluiting (in 2004) op het bibliotheek-breedbandnetwerk Zuid- en Noord-Holland.	41.000
Media		6
Deze kosten stijgen met Dit is toe te schrijven aan: · toename kosten auteursvergoedingen met € 5.000; dit is gedekt met een verhoging lenersbijdrage (zie inkomsten klanten); · toename deelnamekosten aan Bibliotheek.nl met € 16.000, gedekt door bijdragen gebruik Internetcomputers (N.B. Het bedrag voor 2003 is gedekt door allocatie van mediakosten die kunnen dalen vanwege de daling in uitleningen); · toename kosten beveiliging media met € 7.500 omdat ook de media van de filialen beveiligd worden; hier staat tegenover een beperking van de kosten vanwege diefstal (tenminste € 34.000, ervan uitgaande dat jaarlijks 1 % van de collectie ontvreemd wordt, in de praktijk is het meer); · de toename in activiteiten bij het uitlenen van kunst brengen € 3.000 meer kosten met zich mee. Het Kunstcentrum huurt de uit te lenen kunstwerken van de Stichting Kunstcollectie Delft (zie bedrijfsplan).	30.000

SPECIFICATIE BEGROTING

MEDIATHEEKBEGROTING	BIBLIO-	DISC-O-	KUNST	TOTAAL IN-	TOTAAL IN-	MEDIA-
2006	THEEK	TAKE	CENTRUM	STELLINGEN	STELLINGEN	THEEK-
	REKENING	REKENING	REKENING	REKENING	BEGROTING	BEGROTING
	2002	2002	2002	2002	2003	2006
	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)
BATEN gespecificeerd
Inkomsten klanten
Bijdragen leden	324.953	24.842	99.649	449.444	475.800	212.000
Leenvergoeding kunstwerken				0		109.000
Leenvergoeding boeken	8.175			8.175	9.200	268.000
Leengeld cd-rom/dvd/playstation	22.172	4.851		27.023	30.000	33.000
Leengeld compactdiscs		84.444		84.444	81.000	89.000
Subtotaal gebruikersbijdragen	355.300	114.137	99.649	569.086	596.000	711.000
Telaatgeld	84.191	10.428	611	95.230	103.000	100.000
Reserveringen	1.528	2.118		3.646	1.600	4.300
Sprinterservice	1.326			1.326	1.600	1.500
Schadevergoedingen	3.218			3.218	3.000	3.300
Internet publieksterminals	18.026			18.026	15.000	19.000
Verkoop afgeschreven materialen	8.874	70		8.944	8.000	9.000
Verkoop materialen		10.252		10.252	10.000	10.000
Advies lenen kunstwerken			4.274	4.274	0	0
Verkoop kunstwerken en -toebehoren			24.857	24.857	3.000	3.900
Ingelegde spaartegoeden				0	14.000	0
Totaal	472.463	137.005	129.391	738.859	755.200	862.000
Specifieke dienstverlening
Fotokopieerapparaten	2.093			2.093	2.000	2.200
Printapparaten	2.093			2.093	2.000	2.200
Vergoeding leenverkeer bladmuziek	8.078			8.078	8.600	8.600
Huiswerkplekken Grotius college	13.500			13.500	0	0
Inkomsten promotie-activiteiten/lezingen	3.913			3.913	6.200	6.200
Internet workshops	1.170			1.170	1.000	1.000
Incidenteel verhuur ruimte	1.570			1.570	0
Koffieautomaat / leescafe	1.670			1.670	1.700	3.000
Transport, verzekering en plaatsen kunstwerken		18.393	18.393	20.000	20.000	22.000
Schoolbibliotheekwerk / Educatieactiviteiten	7.010			7.010	18.200	18.200
Totaal	41.096	0	18.393	59.489	59.700	63.400
Diverse baten
Rente opbrengsten	6.842	1.269		8.111	6.000	6.000
Provisie Ned. Bibliotheekdienst	5.850			5.850	4.000	5.500
Diverse inkomsten	1.066	10	310	1.386	13.500	13.000
Totaal	13.758	1.279	310	15.347	23.500	24.500
Subsidies
Gemeentelijke bijdrage	1.647.401		53.948	1.701.349	1.853.200	1.853.200
Overbruggingssubsidie	74.302			74.302	40.500	29.200
Inhaalsubsidie gemeente Delft				0	10.470	10.500
Thematische informatiepunten	13.613			13.613	0	0
Projectsubsidie informatiepunt Zuidpoort (tm 2004)	8.808			8.808	10.000	0
Subsidie educatie			8.025	8.025	0	0
Totaal	1.744.124	0	61.973	1.806.097	1.914.170	1.892.900

MEDIATHEEKBEGROTING	BIBLIO-	DISC-O-	KUNST	TOTAAL IN-	TOTAAL IN-	MEDIA-
2006	THEEK	TAKE	CENTRUM	STELLINGEN	STELLINGEN	THEEK-
	REKENING	REKENING	REKENING	REKENING	BEGROTING	BEGROTING
	2002	2002	2002	2002	2003	2006
LASTEN gespecificeerd	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)
Bestuur en organisatie
Bestuurskosten	6.095		1.640	7.735	7.930	6.500
Promotieactiviteiten / tentoonstellingen	15.257		8.568	23.825	33.000	30.000
Promotieactiviteiten vestigingen	3.283			3.283	0	0
Contributies	8.190	788		8.978	7.700	9.000
Accountantskosten	8.815	1.200	1.700	11.715	11.440	11.000
Diverse kosten	561		966	1.527	1.000	1.500
Toevoeging reorganisatiefonds	9.100			9.100	9.000	0
Totaal	51.301	1988	12.874	66.163	70.070	58.000
Communicatie en marketing	20.746	1.613	1.896	24.255	22.000	30.000
Huisvesting
Huur gebouwen	294.988	18.218	26.012	339.218	353.000	353.000
Erfpacht gebouwen	7.295			7.295	7.300	7.300
Afschrijving inventaris	13.394		103	13.497	15.300	17.000
Onderhoud gebouwen	12.945		336	13.281	18.000	18.000
Onderhoud en reparatie inventaris	0		4.371	4.371	300	3.000
Schoonmaakkosten	59.951			59.951	54.600	73.000
Energiekosten	35.990			35.990	40.000	45.000
Belastingen/zakelijke lasten	3.994			3.994	5.200	6.000
Verzekeringen	4.186	1.630		5.816	6.150	7.000
Kleine inventaris-aanschaf	4.839			4.839	4.600	6.700
Arbo-aanpassingen	0			0	11.100	0
Rente en afschrijving ver- bouwingslening	0		1.736	1.736	3.600	0
Toevoeging onderhoudsfonds	0			0	0	15.000
Overige huisvestingskosten				0	1.000	1.000
Totaal	437.582	19.848	32.558	489.988	520.150	552.000
Personeel
Personeel in loondienst
Salarissen	791.894	51.034	35.728	878.656	900.730	950.000
Ziekengeld	-20.242			-20.242		0
Vakantietoeslag	64.200			64.200	70.000	76.000
Eindejaarsuitkering	8.886			8.886	8.200	11.000
Afdrachtsverminderingen (kinderopvang, scholing, etc.			-1.129	-1.129	-4.000	0
Ziektekostenvergoeding				0	6.755	6.800
Rechtspositionele toelage	2.607	2.200		4.807	6.000	21.000
Sociale lasten	119.565	9.948	4.658	134.171	166.890	174.000
Ziekteverzuimverzekering	25.089	2.007	813	27.909	30.935	31.000
Pensioenpremie	42.315	4.500	2.118	48.933	43.600	58.000
Reiskosten woon-werkverkeer	1.733		471	2.204	2.580	2.600
Reiskosten dienstreizen	595			595	1.610	1.000
Deskundigheidsbevordering	9.871		2.255	12.126	15.000	15.000
Kinderopvang	2.975			2.975	5.500	3.200
Arbodienst	8.737			8.737	11.000	11.000
subtotaal	1.058.225	69.689	44.914	1.172.828	1.264.800	1.360.600

MEDIATHEEKBEGROTING	BIBLIO-	DISC-O-	KUNST	TOTAAL IN-	TOTAAL IN-	MEDIA-
2006	THEEK	TAKE	CENTRUM	STELLINGEN	STELLINGEN	THEEK-
	REKENING	REKENING	REKENING	REKENING	BEGROTING	EGROTING
	2002	2002	2002	2002	2003	2006
	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)
Personeel niet in loondienst
Uitzendkrachten	9.774			9.774	10.000	9.000
Bedrijfsconsulent	0		12.000	12.000	18.600	19.300
Coördinator	0		39.773	39.773	30.000	6.000
Provisie	0		2.000	2.000	2.100	1.300
Stichting Sociale Werkplaats	5.386		15.026	20.412	22.280	27.100
subtotaal	15.160	0	68.799	83.959	82.980	62.700
Overige personeelskosten
Kantinekosten	2.614			2.614	2.500	3.000
Diverse personeelskosten	11.975	446	118	12.539	11.370	15.000
OR-kosten	729			729	1.000	2.000
subtotaal	15.318	446	118	15.882	14.870	20.000
Totaal	1.088.703	70.135	113.831	1.272.669	1.362.650	1.441.300
Administratie
Drukwerk	zie pr			0	0
Fotokopieer- en printkosten	20.505			20.505	20.100	21.000
Kantoorbenodigdheden	3.035		2.371	5.406	6.500	7.000
Porti en vrachtkosten	6.006	749	2.536	9.291	8.450	8.500
Telefoonkosten	6.125		2.496	8.621	9.680	10.000
Bankkosten	0		706	706	0	0
Salarisverwerkingskosten	4.593		949	5.542	5.950	6.000
Materialen Boekendienst aan huis	1.473			1.473	1.000	1.000
Overige administratiekosten	701			701	500	1.000
Totaal	42.438	749	9.058	52.245	52.180	54.500
Automatisering
Uitleensysteemmaterialen	1.330			1.330	2.300	2.300
Afschrijving netwerk en apparatuur	73.828			73.828	65.000	75.000
Onderhoud apparatuur/besturingssoftware	20.696	128	10.231	31.055	30.500	33.000
Datacommunicatie	25.736	648	780	27.164	26.650	15.000
Lenersadministratie	0	4.722		4.722	4.500	0
Uitleenadministratie en catalogusbeheer	64.696	7.396		72.092	77.500	122.000
Totaal	186.286	12.894	11.011	210.191	206.450	247.300
Media
Boeken volwassenen	192.764			192.764	186.600	187.000
Boeken jeugd	36.323			36.323	27.800	28.000
Cd-rom naslag	7.611			7.611	11.300	8.000
Cd-rom/dvd uitleen	25.316			25.316	25.200	25.000
Video	0			0	8.800	9.000
Bladmuziek (incl. binden/regiofunctie)	11.837			11.837	12.000	12.500
Schoolmediatheekcollectie	17.838			17.838	17.900	18.000
Wisselcollectie	4.251			4.251	5.000	4.500
Afschrijving collectie	0	20.671		20.671	21.000	21.000
Bibliotheek.nl/Internetcontent				0	14.400	31.000
Tijdschriftabonnementen	29.626		1.238	30.864	32.620	32.000
Kunstcatalogi	0		932	932	1.650	1.500
Binden uitbesteed werk	7.145			7.145	5.200	6.000

MEDIATHEEKBEGROTING	BIBLIO-	DISC-O-	KUNST	TOTAAL IN-	TOTAAL IN-	MEDIA-
2006	THEEK	TAKE	CENTRUM	STELLINGEN	STELLINGEN	THEEK-
	REKENING	REKENING	REKENING	REKENING	BEGROTING	EGROTING
	2002	2002	2002	2002	2003	2006
	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)	(in euros)
Media (vervolg)
Auteursvergoeding cd-rom	5.703			5.703	6.100	6.000
Auteursvergoeding cd’s (muziek)	0	16.207		16.207	15.000	15.000
Auteursvergoeding video/audio	2.161			2.161	1.900	2.000
Auteursvergoeding boeken e.d.	64.798			64.798	66.000	71.000
Reprorecht, Buma, Stemra, Beeld- en Volgrecht	340		5.477	5.817	8.600	8.600
Aanschafinformatie	9.407			9.407	9.500	9.500
Centraal catalogiseren aanschaf (omslagstelsel)	7.070			7.070	8.000	8.000
Beveiligingsstrips	0	0	0	0	2.500	10.000
Inhuur Kunstwerken van kunstenaars	0			0	9.500	11.000
Overige mediakosten			4.666	4.666	2.600	5.000
Totaal	422.190	36.878	12.313	471.381	499.170	529.600
Specifieke kosten
Koffie-/frisdrankautomaat /leescafe	1.908			1.908	900	2.000
Educatie/projectkosten	13.500		4.498	17.998	0	0
Diasysteem (catalogus)			735	735	0	0
Transportkosten			4.381	4.381	3.915	4.800
Verzekering kunstwerken			5.154	5.154	6.300	7.400
Kosten voorgaande jaren	12.300			12.300	0	0
Materialen, gereedschappen, verpak- kingsmiddelen e.d.			2.765	2.765	4.035	4.500
Opgenomen spaartegoeden kunstaankopen				0	7.500	10.000
Diversen/onvoorzien	1.065		2.376	3.441	1.100	1.100
Totaal	28.773	0	19.909	48.682	23.750	29.800

Bijlage 2 Begroting transformatie/ en verhuiskosten

TRANSFORMATIEKOSTEN
Verhuiskosten Kunstcentrum	p.m.
Bestuurskosten mediatheek gedurende fusie proces (advertenties, vergaderingen, stichtingskosten)	€ 5.000,-
Accountantskosten vanwege fusie proces	€ 10.000,-
Nieuwe huisstijl (ontwerp)	€ 10.000,-
Mailing i.v.m. aanpassing contracten, wijziging naam, adres, situatie, tarieven etc.	€ 10.000,-
Invoeren cd-uitleengegevens in algemeen automatiseringssysteem, koppeling ledenadministraties fusiepartners	(via algemene verbetering automatiserings-systeem, subsidiebron EZH-gelden)
…………………………………
Totaal	€ 35.000,-

Bijlage 3 Planning implementatie

Mei 2003

Vaststellen concept-bedrijfsplan

Boekenonderzoek accountant drie stichtingen

Juni 2003

Opstellen statuten nieuwe stichting

Uitgebreide planning uitwerking bedrijfsplan

September 2003

Aanstellen interimbestuur Mediatheek

Oktober / november 2003

Bestuursreglement opstellen

Profiel directeur opstellen

December 2003

Oprichting nieuwe stichting Mediatheek Delft

2004

Aantrekken (interim)directeur

Implementatie integratie volgens uitgebreide planning

Begin 2006

Opening Mediatheek

Bijlage 4 Huisvesting

De Mediatheek gaat verhuizen naar het Hoogovenpand aan het Cultuurplein in het Zuidpoortgebied.

Naast de werkgroep ontwikkeling Bedrijfsplan Mediatheek, is er ook een werkgroep Huisvesting Mediatheek actief. In deze groep is onder leiding van Henk Twisk (projectleider Zuidpoort), en met externe deskundigheid van architect Aat Vos, een Programma van Eisen voor het Hoogovenpand opgesteld en wordt het uiteindelijke ontwerp van het Hoogovenpand besproken.. Ook wordt contact gehouden met het Ontwerpteam. Architect Liesbeth van der Pol van bureau Zeinstra en Van der Pol zal het Hoogovenpand opnieuw ontwerpen. Aat Vos is benoemd als interieurontwerper van de Mediatheek.

In de werkgroep Huisvesting hebben zitting:

Mw. Marijke Timmerhuis Bibliotheek

Mw. Gon Wegner Bibliotheek

Dhr. Roel Warmolts Bibliotheek

Dhr. Erik Boekesteijn Disc-O-Take

Mw. Henneke vd. Heuvel Disc-O-Take

Dhr. Arjan Hebly Kunstcentrum

Dhr. Aat Vos Aequo Architects

Dhr. H. Twisk Gemeente Delft

Mw. Anneke vd. Kooij Gemeente Delft

Mw. Jorien Kaper Gemeente Delft

Bijgaande inventarisatie van benodigde ruimtes is door de werkgroep Bedrijfsplan samengesteld.

Werkruimtebehoefte bibliotheekdeel en algemene ruimtes

1. Directiekamer met vergaderruimte voor 6 personen.

2. Groepskamer staf met 4 werkplekken: secretariaat, financiële administratie, personeelsfunctionaris, wisselbureau voor o.a. financiële administratie.

3. Groepskamer staf met 4 werkplekken: coördinator uitleen en klantenservice, automatisering, communicatie en gebouwbeheer.

4. Groepskamer vakteam Jeugd,Informatie en Leesbevordering met 5 werkplekken: jeugd, jongeren, schoolmediatheekdiensten en 2 wisselbureaus voor administratieve en projectfuncties.

5. Groepskamer vakteam Volwassenen Culturele Ontspanning met 5 werkplekken: romanafdeling, bladmuziek*), besteladministratie/boekverwerking, wisselbureau administratie/leescafé.

6. Groepskamer vakteam Volwassenen Informatie met 4 werkplekken: domeinspecialisten, media-educatie.

7. Drie werkruimtes met computer en telefoon voor geconcentreerd werken, voeren van een gesprek onder vier ogen.

8. Twee spreekkamers voor werkbesprekingen en externe contacten; 1 spreekkamer met 4 stoelen en 1 spreekkamer met 6 stoelen.

9. Vergaderzaal met presentatiefaciliteiten, 20 stoelen.

10. Technische dienst ruimte.

11. Ruimte aangepast voor het goed functioneren van server(s).

12. Kantine met 25 stoelen**), keukenblok, koelkast, vaatwasser, magnetron, postvakken medewerkers.

13. Parkeerruimte voor ladeblokken van de wisselwerkplekken.

14. Rookruimte met daarop aangepaste ventilatie.

15. Ontmoetingsplek voor informeel contact (zitje/bankje) in de gang of bij de lift

Binnen of bij de werkruimtes zullen er voorzieningen getroffen moeten worden voor de afvoer van afvalstoffen (m.n. ozon) van printers, fax- en en fotocopieerapparatuur.

*) Groepskamer VCO met 4 werkplekken als de bladmuziek werkplek wordt ondergebracht bij een groepskamer Vakteam Muziek & Film.

**) Aantal stoelen is aantal werkplekken (dus in bovenstaand overzicht zonder die van Muziek & Film en Beeld).

Werkruimtebehoefte vakteam Muziek & Film

4 werkplekken achter de balie.

Werkruimtebehoefte vakteam Beeld

Vakteamkamer met 1 werkplek, daarnaast in totaal 5 werkplekken in/om de uitleenruimte (afhankelijk van inrichting nader te bepalen).

Bijlage 5 Openingstijden afzonderlijke organisaties

Uitleen van kunst aan particulieren (PMC I) kent de volgende openingstijden voor de uitleenbalie:

Woensdag van 13.30 – 18.00 uur

Donderdag van 13.30 – 18.00 uur

Vrijdag van 13.30 – 18.00 uur en van 19.00 – 21.00 uur

Zaterdag van 11.00 – 17.00 uur.

Totale openingstijden per week: 21,5 uur.

Er volgt in tegenstelling tot grotere organisaties geen sluitingssignaal; bijna altijd wordt het een kwartier en soms wel enige kwartieren later. Dat is een kwestie van publieksvriendelijke benadering. Ook deze latere tijden blijken uit het werktijdenschema.

Documentatie- informatie en presentatie van kunst ( PMC 4).

Deze afdeling kent de volgende werktijden:

Woensdag van 13.30 – 18.00 uur

Donderdag van 13.30 – 18.00 uur

Vrijdag van 13.30 – 18.00 uur en van 19.00 – 21.00 uur

Zaterdag van 11.00 – 17.00 uur.

Totale werktijden per week: 21,5 uur.

Uitleen van kunst aan bedrijven (PMC 2) is een afdeling die geheel zelfstandig met weer ander werktijden functioneert en in het geheel niet afhankelijk is van de balieopeningstijden.

Bijlage 6 Brancheformules bibliotheek

De openbare bibliotheek Delft is gebonden aan de zogenoemde brancheformules. Brancheformules zijn afspraken waaraan alle openbare bibliotheken, verenigd in het NBLC, zich hebben verbonden. De brancheformules hebben tot doel de kwaliteit van het totale bibliotheeknetwerk te waarborgen en de samenwerking tussen de bibliotheken te bevorderen. Hierdoor kunnen bibliotheken hun functie als toegangspoort van documentaire informatie beter realiseren, kan de synergie binnen bedrijfsprocessen verhoogd worden, kan de kwaliteit van de dienstverlening worden verbeterd en kunnen doel- c.q. klantgroepen gericht bereikt worden. Richting politiek en samenwerkingspartners staat een goed netwerk garant voor efficiency en maximale publieke bereikbaarheid. De brancheformules vormen de basis voor een certificeringssysteem dat in ontwikkeling is.

De brancheformules zullen ook gelden voor de nieuwe organisatie waarin de openbare bibliotheek Delft wordt opgenomen.

De volgende brancheformules zijn inmiddels door de ledenvergadering van het NBLC aanvaard.

A. Niveau van de dienstverlening
Brancheformule waarin het basispakket van een openbare bibliotheek is aangegeven; samengevat:

1. een minimumpakket aan producten en diensten (incl. openingsuren);

2. het werken op basis van marktverkenning met een uitwerking in product-markt-combinaties;

3. onderlinge afspraken van bibliotheken binnen een provincie over informatiedienstverlening, zodat iedere bibliotheek als toegangspoort tot informatie kan fungeren (zal vorm worden gegeven in het project Al@din, waaraan ook de openbare bibliotheek Delft meedoet)

B. Uniformering digitale informatie
Deze brancheformule wordt inmiddels vorm gegeven in het project bibliotheek.nl wat het volgende inhoudt.

1. De bibliotheek is aangesloten op het landelijke netwerk. De technische infrastructuur in de bibliotheek is aangepast aan de eisen van dat netwerk en de bibliotheek beschikt over de nodige deskundigheid in het beheer van de infrastructuur en diensten.

2. De publieksinformatie van het landelijke netwerk is in de bibliotheek toegankelijk voor het publiek zowel in de bibliotheek als via het Internet.

3. De bibliotheek gebruikt het netwerk om te communiceren en diensten te delen met andere bibliotheken in het netwerk.

4. De bibliotheek zorgt voor de aanlevering en actualisering van voor het landelijke netwerk relevante lokale / regionale informatie volgens de standaarden die daarvoor gelden.

C. Professionaliteit van de dienstverlening
In deze brancheformule is de kwaliteit van de beroepsuitoefening vastgelegd, wat neer komt op het volgende.

1. Het Beroepsprofiel Bibliothecaris Openbare Bibliotheken hanteert de bibliotheek als referentiekader voor arbeidsorganisatie, functieordening en vakmatige beroepsuitoefening.
2. De medewerkers belast met de uitvoering van de bibliothecaire taken hebben een relevante beroepsopleiding gevolgd.
3. De bibliotheek besteedt in 2005 tenminste 3% van de brutoloonsom aan opleiding en deskundigheidsbevordering van haar medewerkers.
4. De bibliotheek beschikt, al dan niet in samenwerking met andere bibliotheken in het netwerk, over een klachtenprocedure voor klanten.

D. Marketing en promotie
In deze brancheformule voor marketing en promotie hebben de openbare bibliotheken samengevat het volgende afgesproken.

1. Ze leveren een tweejaarlijks vast te stellen jaarlijkse financiële bijdrage aan landelijke campagnes.

2. Ze nemen deel aan een- of tweemaal per jaar landelijk georganiseerde doelgroep-campagnes.
3. Ze voeren op hun uitingen het landelijk logo, al dan niet in combinatie met hun eigen huisstijl.
4. Ze doen mee aan een landelijk systeem van het aanbieden van wervings- en voorlichtingsmateriaal van derden en alles wat daarbij hoort: gebruik speciale displays, meedoen gedurende gevraagde periode, meedoen aan onderzoek gebruik aangeboden informatie.

E. Kwaliteitszorg en certificering
Deze brancheformule omvat kwaliteitszorg volgens het systeem van het Instituut Nederlandse Kwaliteit INK en criteria voor externe toetsing. Samengevat omvat dit het volgende.

1. Openbare Bibliotheken verplichten zich tot kwaliteitszorg in hun organisaties volgens het model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK).
2. Bibliotheken voeren in 2002 een positiebepaling volgens het INK model.
3. Bibliotheken voeren in 2002, voor zover zij dat de afgelopen twee jaar niet hebben gedaan, een gebruikersonderzoek uit volgens de standaard die door de branche is ontwikkeld.
4. De bibliotheken dragen zorg voor het realiseren van de normen voor certificering zoals in de bijlage van de brancheformule zijn opgenomen (gaat om waardering door gebruikers, medewerkers en maatschappij over verschillende aspecten van het werk)
5. De normen voor certificering vormen de basis voor de onderhandelingen met de overheid.
6. De toetsing van de criteria gebeurt door een onafhankelijke instantie. In overleg met de overheid zal deze instantie worden aangewezen.

F. Bibliotheeksystemen
Een openbare bibliotheek dient voor de ondersteuning van de primaire bibliotheekprocessen gebruik te maken van een standaard pakket, dat is voorzien van een keurmerk dat is toegekend door de vereniging NBLC. Onder primaire processen wordt verstaan: catalogussysteem, leneradministratie, objecten- administratie, uitleenadministratie, inkoopadministratie. De brancheformule omvat de omschrijving van de procedure rondom toekenning van het keurmerk.

G. Rekeningschema
Deze branchformule geeft richtlijnen voor het inrichten van de begroting naar 10 kosten-dragers, de producten van de bibliotheek waaraan de kosten per soort zijn toegerekend. Dit toerekeningsmodel biedt uitgangspunten voor het vergelijken van prestaties van bibliotheken, mits bij de toerekening dezelfde uitgangspunten zijn gehanteerd. De branchformule bevat daarom ook een algemeen aanvaarde begripsomschrijving voor de toerekening van de kosten.

Bijlage 7 Arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden

Bibliotheek

Naast of voortvloeiend uit de C.A.O. openbare bibliotheken gelden de volgende secondaire arbeidsvoorwaarden voor het bibliotheekpersoneel.

· Spaarloonregeling

· Pc-prive regeling (uitvloeisel CAO, geeft belastingvoordeel bij aanschaf Pc)

· Fietsproject (uitvloeisel CAO en afspraken met Belastingdienst; fiets kopen met belastingvoordeel en korting)

· Regeling tegemoetkoming kosten kinderopvang en beschikbaarstelling kinderopvang

· Personeelskortingen bij grote verzekeringsmaatschappijen op diverse verzekeringen, afsluiten hypotheek lening e.d.

De bibliotheek heeft de volgende intern vastgestelde regelingen, voortvloeiend uit de CAO of arbeidswetgeving:

· Toewijzing 1% eindejaarsuitkering (voor ieder gelijk bedrag per in dat jaar gewerkt uur)

· Werktijdregeling

· Klachtregeling voor medewerkers (inclusief voor ongewenste intimiteiten en eventuele reorganisatie)

· Regelingen functionerings- en beoordelingsgesprek

· Protocol ziekteverzuim

· Regeling dienstreizen / transport met eigen auto

De bibliotheek is gebonden aan de uitvoering van een arboconvenant, af te ronden 10 oktober 2005 (sommige eerder). Dit omvat de volgende verplichtingen:

· Invoering van een rouleerschema voor de uitleenbalie (om de 1 à 2 uur afwisselend lopen, zitten, staan)

· Aanpassing van de hoogte van de onderste en bovenste plank van de kasten en boekenkarren (o.a. onderste plank vrij)

· Leners bepaalde logistieke taken laten uitvoeren: invoering zelfscannen bij innemen en uitlenen en plaatsing interne brievenbus met meerdere sleuven om de verschillende materialen (grof) worden voorgesorteerd.

· Meetinstrument werkdruk hanteren: vragenlijst laten invullen en bespreken met OR

· Invoeren procedure ziekmelding

· Invoeren protocol verzuimbegeleiding

· Systeem verzuimregistratie invoeren volgens standaard branche

Aanbevolen wordt: werknemers gericht informeren over gezond werken, leidinggevenden een cursus verzuimbegeleiding te laten volgen, een branche specifieke risico-inventarisatie en evaluatie uit te voeren en voorzieningen van de arbodienst voor verzuimbegeleiding maximaal te benutten.

Jaarlijks zal de Werkgeversorganisatie Openbare Bibliotheken een enquête houden over de stand van zaken m.b.t. de uitvoering van het arboconvenant. De Arbeidsinspectie heeft de bevoegdheid de uitvoering van het convenant te controleren en overtredingen te sanctioneren.