Investeringen Openbare
Bibliotheek Delft
De
openbare bibliotheek Delft moet vanwege vervanging en vernieuwing in 2004-2005
investeren op de volgende terreinen:
1.
Invoering zelfbedieningsbalies in combinatie met toepassing RFID
(geïntegreerde registratie en beveiliging)
2.
Herinrichting filialen
3.
Versterking automatiseringssysteem.
Deze
investeringen zijn nodig voor het handhaven en verbeteren van het niveau en
de kwaliteit van de dienstverlening van de bibliotheek. De resultaten
vormen daarnaast een voorwaarde om de voornemens uitgesproken in het bedrijfsplan
Mediatheek te kunnen realiseren.
Voor
de financiering van de eenmalige kosten van de drie operaties wordt
voorgesteld het resterende deel van de EZH-gelden, bestemd voor de bibliotheek,
in te zetten. Het resterende deel bedraagt € 368.000.
Dit
was eerder bedoeld voor de uitrol van servicepunten. Het servicepuntenconcept,
waarbij klanten thuis en vlakbij media kunnen bestellen en ophalen, is echter niet doorgezet. Dit kwam
voornamelijk vanwege het besluit van de Gemeenteraad de twee filialen te
behouden.
Inmiddels zijn wel een aantal doelstellingen van het servicepuntenconcept
gerealiseerd. Via Internet kunnen media gereserveerd worden en bij een van de
drie bibliotheekvestigingen opgehaald. De catalogus biedt meer dan voorheen informatie
(o.a. plaatjes) om een keus te kunnen maken. Voor klanten die om redenen van
fysieke aard niet of moeilijk de bibliotheek kunnen bezoeken is er al enige
tijd een ‘Boekendienst aan huis’. Vrijwilligers zorgen dat boeken bij de
klanten thuis gebracht en opgehaald worden. Basisscholen, peuterspeelzalen,
kinderdagverblijven voor kunnen via Internet de catalogus van de
schoolmediatheekdienst van de bibliotheek raadplegen en langs die weg media
bestellen.
1.
Invoering zelfbedieningsbalies in combinatie met toepassing RFID
Selfservice
Invoering van zelfbedieningsbalies,
waarbij de klant als het ware het innemen van materialen als registreren van
transacties overneemt van medewerkers, is om de volgende redenen noodzakelijk.
a. Vermindering
van de fysieke belasting van medewerkers. De werkgeversorganisatie openbare
bibliotheken en de vakbonden hebben een arboconvenant afgesloten, waarbinnen
toepassing van zoveel mogelijk selfservice binnen de openbare bibliotheken als
bindende afspraak is opgenomen.
b. Verbetering
service. Er komt tijd vrij om klanten te helpen bij het gebruik van
Internetvoorzieningen en om hen te adviseren bij hun keuze. Ook biedt het de
mogelijkheid het aantal openingsuren uit te breiden.
In het bedrijfsplan Mediatheek is het voornemen opgenomen om het aantal
openingsuren met 16 % uit te breiden. Om bovenstaande redenen is in dat plan
aangenomen dat op de nieuwe hoofdvestiging en filialen selfservice is
gerealiseerd.
Per selfservicebalie kunnen jaarlijks 100.000 uit- / of innames geregistreerd worden. Eis is
wel dat er een geautomatiseerd betalingssysteem aan is gekoppeld. Het aantal
transacties dat de leners zelf (kan) gaan doen is 80 % van het aantal
uitleningen. Gemiddeld komt er 1 formatie-uur per openingsuur vrij als er
selfservicebalies geplaatst worden.
RFID
Een parallelle ontwikkeling binnen het
kader van de selfservice is de toepassing van een RFID (Radio Frequency
Identification) label (of tag). Deze kleine chip kan productgegevens bevatten
en / of aan en uit gezet worden ten behoeve van beveiliging. De chip kan door
scanners op afstand worden gelezen
door beveiligingspoortjes gedetecteerd. De labels kunnen gemakkelijk en veilig
in of op alle leenmaterialen aangebracht worden.
Eind 2003 is voor bibliotheken een landelijke standaard
RFID labels vastgesteld door de branchevereniging openbare bibliotheken.
De landelijke organisatie waar alle
bibliotheken boeken e.d. bestellen,
plaatst vanaf april 2004 deze labels in elk boek dat zij aflevert. Door
deze standaardisering gaan de RFID labelprijzen omlaag en zijn er
schaalvoordelen te behalen bij het kopen van de benodigde apparatuur.
Naast de integratie van registratie en
diefstalbeveiliging biedt RFID boven barcodes e.d. vele andere voordelen, zoals op afstand traceren van
verdwaalde boeken in de kast, het digitaal saneren en inventariseren van de
collectie, het samenstellen van keuzecollecties, het maken van
leenstatistieken. RFID werkt op afstand en hoeft daarom niet zoals
barcodelabels eenduidig gescand te worden; dit maakt het de gebruiker van
de zelfbedieningsbalies nog
makkelijker. Het zelfleenpercentage stijgt bij RFID, zo blijkt in de praktijk,
naar vrijwel 100%.
De openbare bibliotheek Delft kiest
voor RFID om de volgende redenen.
a.
Het huidige boekidentificatiemiddel (een stippencode) en daarbij
behorende apparatuur verdwijnt binnen 1, 5 à 2 jaar geheel van de markt. Zonder
RFID zou overgestapt zijn naar barcode. Nu RFID standaard wordt en veel meer
mogelijkheden dan barcode biedt is barcode nu geen logische tussenstap.
b.
RFID versterkt de voordelen van zelfservice ( 95-100 %
zelfleenpercentage filialen, alle te lenen media in handeling te
registreren)
c.
RFID heeft meer mogelijkheden dan barcode; naast registratie
mogelijkheden collectiebeheer en geïntegreerde beveiliging.
De toepassing van selfservice met RFID geschiedt in
twee fasen. In 2004-2005 gaan de filialen over naar selfservice met RFID en in
2005-2006 wordt de overgang naar selfservice voor de nieuwe hoofdvestiging van
de mediatheek voorbereid. Uren die door de selfservice vrijkomen op de filialen
worden ingezet voor de uitbreiding van de openingsuren van de nieuwe
hoofdvestiging.
Begroting
jaarlasten selfservice hoofdvestiging en 2 filialen
|
Investering |
Jaarlijkse lasten |
|
Dekking met
structurele middelen bibliotheek c.q. mediatheek
|
|
Onder-houd e.d. |
Afschrij-ving app. |
|
Selfservicestations, betalingssysteem,
beveiligingspoorten e.d. |
€ 230.000 |
€ 23.000 |
€ 44.000 |
|
RFID-labels (inbegrepen in boeklevering) |
|
n.v.t. |
|
|
Jaarlasten selfservice totaal |
|
€ 67.000 |
|
|
Dekking |
|
|
|
|
In mediatheekbegroting voorzien voor selfservice |
€ 45.000 |
|
|
|
In mediatheekbegroting voorzien voor beveiliging media (RFID) |
|
€ 10.000 |
|
|
In mediatheekbegroting voor afschrijving betalingssysteem |
|
€ 12.000 |
|
|
In huidige bibliotheekbegroting is er dekking vanwege normale
vervanging en door tijdelijke allocatie van middelen |
|
|
|
|
Begroting invoeringskosten selfservice hoofdvestiging en 2 filialen |
|
|
|
|
Dekking
met EZH middelen voor bibliotheek |
Eenmalig |
|
|
|
Labels RFID voor totale collectie |
€ 80.000 |
|
|
|
Conversie van stippen- naar RFID-label |
€ 6.000 |
|
|
|
Lenerspassen RFID |
€ 30.000 |
|
|
|
Personeelskosten omlabelen |
€ 26.000 |
|
|
|
|
€ 142.000 |
|
|
|
Aanpassingen inrichting vanwege selfservice onder herinrichting |
- |
zie herinrichting filialen |
|
|
Projectbegeleiding |
€ 33.000 |
|
|
|
Installatiekosten |
€ 15.000 |
|
|
|
Onvoorzien |
€ 15.000 |
|
|
|
|
€ 63.000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Totaal generaal |
€ 205.000 |
|
|
2. Herinrichting
filialen
De inrichting van de filialen vraagt om
een nieuwe aanpak. Deze vraag komt voort uit:
a.
de omschakeling naar selfservice, waarop de inrichting
aangepast moet worden;
b.
‘achterstallig’ onderhoud; gedurende de dreiging van
opheffing is niets gedaan aan vervanging vloerbedekking, intern schilderwerk e.d.
c.
de meer doelgroepgerichte benadering (ouderen, jeugd,
jongeren) zoals aangegeven in het bedrijfsplan van de Mediatheek.
|
Begroting kosten herinrichting 2 filialen |
|
|
|
|
Dekking
met EZH middelen voor bibliotheek |
Eenmalig |
|
|
|
Aanpassingen meubilair aan
selfservice |
€ 62.000 |
|
|
|
Inhaal achterstallig onderhoud
(vloerbedekking, schilderen etc.) |
€ 70.000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Totaal generaal |
€ 132.000 |
|
|
3.
Versterking van automatiseringssysteem met uitleenadministratie,
catalogus en Internet
De openbare bibliotheek Delft maakt
sinds 1991 gebruik van een bibliotheeksysteem dat binnen een netwerk gedeeld
wordt met 180 andere aangesloten bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland. Dit
systeem omvat de uitleen- en ledenadministratie en de catalogus. In 2004 zijn
bibliotheeksysteempakketten op hun bruikbaarheid en actualiteit getoetst door
de branchevereniging Openbare Bibliotheken (VOB). Het systeem waar de
bibliotheek Delft op is aangesloten heeft dat keurmerk gekregen.
Het netwerk waarbinnen dit bibliotheeksysteem
draait is in 2003 opgewaardeerd naar breedband. Dit is op de eerste plaats een
vereiste om alle mogelijkheden van het bibliotheeksysteem te benutten (zoals
catalogus met plaatjes van boekomslagen en bestellen via Internet). Tevens
biedt het een zeer snelle internetverbinding tegen relatief lage kosten.
Het ligt voor de hand de aansluiting op
dit bibliotheeksysteem binnen de mediatheek (vooralsnog) voort te zetten en de
mogelijkheden die dit biedt verder te benutten. Omschakeling nu zou betekenen
uitstappen uit het Noord- en Zuid-Hollands bibliotheek-netwerk. De
schaalvoordelen gaan dan verloren; het levert een grote kostenstijging voor de
biblio- of straks mediatheek op.
Opname van de collectiegegevens en de
uitleenadministratie van de discotheek in het bibliotheeksysteem is goed
mogelijk en levert voordeel op. Daarnaast kunnen de 3 fusiepartijen samen
werken aan de opzet van de virtuele dienstverlening en presentatie van de
mediatheek. Voorstel is in het kader
van de voorbereiding van de fusie op te richten Werkgroep automatisering
daarmee te belasten en hiervoor de resterende EZH-gelden aan te wenden.
|
Begroting kosten versterking automatiseringssysteem |
|
|
|
|
Dekking
met EZH middelen voor bibliotheek |
Eenmalig |
|
|
|
Overzetten
catalogus- en leengegevens van discotheek in bibliotheeksysteem |
€ 25.000 |
|
|
|
Opzet van de virtuele dienstverlening en presentatie van de
mediatheek |
€ 6.000 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Totaal generaal |
€ 31.000 |
|
|
A.J.J.
Bouten
Juni
2004