Meerjaren
uitvoeringsovereenkomst St. Delft Marketing 2005 - 2007
Ondergetekenden:
De Gemeente Delft, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd
door wethouder C.L. Baljé, aan wie hiertoe een volmacht is verleend door haar
burgemeester, mr. drs. G.A.A. Verkerk, hierna te noemen 'de gemeente';
en
Stichting Delft
Marketing te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.M. van de Wiel
in zijn hoedanigheid van voorzitter van het bestuur en de heer J.L.M.
Beelen in zijn hoedanigheid van
directeur;
hierna te noemen St.
Delft Marketing;
overwegende dat:
-
de budgetsubsidie
vermeld in deze overeenkomst valt onder de werking van de Algemene wet
bestuursrecht, de Algemene subsidieverordening gemeente Delft 2002 en de
Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten;
-
het van belang is
meerjarenafspraken vast te leggen over het verlenen van subsidies en de
daarvoor door St. Delft Marketing te verrichten prestaties;
Komen partijen in de
subsidieperiode 1 januari 2005 tot en met 31 december 2007 volgens de hierna
genoemde bepalingen het volgende overeen:
1. Begripsbepaling
Subsidie waarbij de
gemeente Delft inhoudelijke sturing (prestatiesturing) heeft op de prestaties
en resultaten die met de activiteiten bereikt worden. Zie verder de Subsidieverordening
Maatschappelijke Activiteiten 2002 van de gemeente Delft.
2. Activiteiten en
Prestaties St. Delft Marketing
De stichting moet
activiteiten ontplooien die bijdragen aan het bereiken van de volgende
doelstellingen:
1.
Het door middel van
collectieve marketing bevorderen van het toeristisch, recreatief, cultureel en
zakelijk gebruik van de stad Delft en omgeving door bewoners en bezoekers uit
binnen- en buitenland, zodanig dat er een positief effect op de economie van de
stad wordt bereikt en voor het direct betrokken bedrijfsleven.
2.
Het middels het
invullen van de taak van Delft Marketing (DM) als initiator en regisseur en
door het bundelen van mensen en budgetten bevorderen van vernieuwing,
verbreding en optimalisering van het huidige toeristische aanbod.
3.
Het zorgdragen voor
een efficiënt en gastvriendelijk onthaal van bezoekers aan Delft.
Delft
Marketing moet daarvoor minimaal het volgende verrichten:
4.
Uitvoering van de
marketingactiviteiten en prestatieafspraken zoals die worden vastgelegd in de bijlage
van de jaarlijkse subsidiebeschikking.
5.
Relatiebeheer in de
toeristische branche en ander relevante netwerken.
6.
Uitvoering
gastheerschap in TIP, o.a. door het kosteloos verstrekken van actuele
toeristische informatie aan de balie, via de website en via een basispakket aan
foldermateriaal.
7.
Naast de subsidie van
de Gemeente Delft een percentage van de inkomsten van St. Delft Marketing
genereren via derden.
8.
Monitoring bezoekers
Delft en monitoring tevredenheid direct betrokken bedrijfsleven over functioneren van TIP en St. Delft Marketing. Ten behoeve
van het voeden van het nieuw op te zetten monitoringsysteem van de gemeente
Delft moeten relevante (in overleg met de gemeente te bepalen) gegevens m.b.t.
het bezoek aan Delft worden bijgehouden.
9.
Het toeristisch
onderdeel op de stadsportal www.delft.nl
beheren, waarbij rekening wordt gehouden met de webstatuten die door de
gemeente Delft zijn vastgesteld.
10.
Samenwerken met de
gemeente Delft waar het de stadsmarketing activiteiten van de gemeente zelf
betreft.
3. Subsidieproces
3.1
Volgens de
Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten van de gemeente Delft dient
St. Delft Marketing uiterlijk op 1 april van het lopende kalenderjaar bij de
gemeente de subsidieaanvraag in de voor het volgende begrotingsjaar, voorzien
van:
-
een begroting
-
een activiteitenplan
/ seizoensprogramma
-
jaarverslag inclusief
jaarrekening
3.2.1
St. Delft Marketing
is gehouden de activiteiten te verrichten dan wel de prestaties en resultaten
te leveren en de overige verplichtingen na te komen, zoals die opgenomen zijn
in de subsidiebeschikking.
3.2.2
Indien gedurende het
subsidiejaar blijkt dat de te verrichten activiteiten dreigen niet plaats te
vinden dan wel de te leveren prestaties en resultaten vermoedelijk niet zullen
worden behaald, dient St. Delft Marketing hiervan burgemeester en wethouders
onmiddellijk op de hoogte te stellen, onder vermelding van de oorzaak en
genomen dan wel te nemen maatregelen om alsnog te voldoen aan punt 3.2.1.
3.3.1
St. Delft Marketing
brengt uiterlijk op 1 september van het subsidiejaar verslag uit omtrent de
voortgang van de activiteiten en prestaties in de eerste zes maanden van het
kalenderjaar en geeft een exploitatieprognose voor het einde van het jaar.
Indien de voortgang en van de uitvoering van de activiteiten c.q. de realisatie
van de prestaties niet correspondeert met de planning, wordt door St. Delft
Marketing aangegeven op welke wijze realisatie van het activiteitenplan alsnog
worden bereikt.
3.4.1
Een financieel
verslag, een activiteitenverslag en een verantwoording van de overige
subsidieverplichtingen dienen uiterlijk 1 april van het jaar volgend op het
subsidiejaar door St. Delft Marketing te worden ingediend;
3.4.2
Het financieel
verslag dient uiterlijk 1 juli van het jaar volgend op het subsidiejaar te zijn
voorzien van een getrouwheidsverklaring van een accountant.
3.5.1
Als bij de
verantwoording blijkt dat in afwijking van hetgeen is vastgesteld te weinig
prestaties zijn geleverd voor het beschikbaar gestelde budget, worden de
oorzaken hiervan onderzocht. Het resultaat van dit onderzoek heeft geen invloed
op de voor het betreffende jaar toegezegde subsidie;
3.5.2
Als in afwijking van
het gestelde in punt 3.5.1 de geleverde prestaties sterk achterblijven dan wel
de rapportages niet voldoen aan de eisen en/of te laat worden ingediend, en dit
aantoonbaar veroorzaakt wordt door een te geringe inspanning van St. Delft Marketing,
kan de gemeente Delft de subsidie wijzigen of intrekken op grond van artikel
4:49 van de Algemene wet bestuursrecht.
3.6.1
Indien zich
onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat een van de
partijen naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde
instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten, zullen partijen
onderling overleg plegen teneinde te bezien of zij tot overeenstemming kunnen
komen omtrent een wijziging van de overeenkomst met het oog op die
omstandigheden.
3.6.2
De overeenkomst geldt
voor een periode van 3 jaren en gaat in op 1 januari 2005 en eindigt op 31
december 2007, tenzij zich wijzigingen van omstandigheden voordoen zoals
aangegeven in punt 3.6.1.
3.7
Het
subsidievolume voor 2005 tot en met 2007 bedraagt maximaal € 400.000,- per
jaar.
3.8
De
(budget)subsidiebedragen worden jaarlijks door de gemeenteraad vastgesteld en
in een aparte beschikking aan St. Delft Marketing meegedeeld. De verleende
bedragen worden jaarlijks in vier gelijke kwartaalvoorschotten aan St. Delft
Marketing overgemaakt.
Gemeente Delft, St.
Delft Marketing,
Wethouder C.L. Baljé J.M. van
de Wiel,
Voorzitter
J.L.M.
Beelen
Directeur