Onderwerp: Beschikbaar stellen van een krediet ad €
400.000,-
voor de financiering van de activiteiten van Delft
Marketing in 2004.
Geachte
dames en heren,
In
deze nota wordt voorgesteld middelen uit het toerismefonds voor 2004
beschikbaar te stellen voor de financiering van de nieuw op te richten
organisatie Delft Marketing. De gemeente is in 2003 gestart met de ontwikkeling
van Delft Marketing. Uiterlijk 15 maart wordt Delft Marketing formeel opgericht
en is vanaf dat moment verantwoordelijk voor gastheerschap, toeristische
marketing en regie.
De
gemeente geeft hiermee gevolg aan de aanbevelingen uit het evaluatierapport
Meerjaren Marketing Plan Toerisme. Met de presentatie van het bedrijfsplan in
deze nota, is de eerste stap hiervan gezet.
In
het voor u ter inzage gelegde bedrijfsplan Delft Marketing worden de
uitgangspunten, kerntaken, werkwijze en financieringsstructuur verder
uitgewerkt. Hieruit blijkt dat het plan voor Delft Marketing op hoofdlijnen
overeenkomt met het voorstel uit het evaluatierapport. Door de ‘lean &
mean’ opzet van de organisatie is de basisbegroting beperkter en wordt voor een
groot deel gefinancierd met publieke middelen. Deze begroting kan in de
toekomst groeien door extra private financiering als het bedrijfsleven extra
ambities ontplooit.
Eind
2002 heeft de gemeente de uitvoering van het Meerjaren Marketingplan Toerisme
geëvalueerd. De evaluatie bevatte 6 aanbevelingen:
In
het evaluatierapport werden de contouren van de organisatie met als werktitel
‘Delft Marketing’ geschetst. Voorgesteld werd om een organisatie op te richten
die dicht bij de gemeente staat. De kerntaken van deze organisatie zouden
moeten zijn: gastheerschap, regie m.b.t. productontwikkeling en promotie. De
indicatieve begroting was bijna € 800.000,-. Voorgesteld werd deze in eerste
instantie voor 80% te financieren met publieke middelen en toe te groeien naar
een 50%-50% verhouding in 2006.
De
gemeente heeft de afgelopen jaren publieke middelen ingezet ter versterking van
de toeristische sector. Een van de aanbevelingen uit het evaluatierapport is om
dit ook vooral te blijven doen. Hiervoor is een aantal argumenten:
15
april 2003 Opende het Toeristen Informatie Punt (TIP) haar deuren, nadat de VVV
per 1 januari van datzelfde jaar haar deuren had gesloten. In 2003 heeft het
TIP naar volle tevredenheid van toeristen en bedrijfsleven gefunctioneerd. Meer
dan 30.000 bezoekers bezochten de balie van het TIP. Naar schatting bezochten
even zo velen het TIP en vonden zelfstandig informatie in de brochures of aan
de internetterminals. Ook wisten duizenden het TIP via telefoon en mail te
vinden. De dienstverlening in het TIP (informatie verstrekking, advisering en
doorverwijzing) is gratis en van een hoog niveau.
De
gemeente is na het TIP gerealiseerd te hebben, gestart met de ontwikkeling en opzet
van de nieuwe organisatie Delft Marketing. Op basis van de aanbevelingen, is in
nauwe samenwerking met vertegenwoordigers van het toeristisch bedrijfsleven
bepaald welke kerntaken de nieuwe organisatie met als werktitel ‘Delft
Marketing’ moet gaan uitvoeren. Vervolgens is in september 2003 de manager
aangesteld in de persoon van Jeroen Beelen. Hij gaat de organisatie verder
vormgeven en inrichten en treedt daarin regelmatig in overleg met het
toeristische bedrijfsleven o.a. via het DAT-overleg. Uiterlijk 15 maart zal
Delft Marketing formeel worden opgericht. Tot dat moment worden de marketing-
en promotieactiviteiten en het gastheerschap van TIP door Jeroen Beelen, onder
verantwoordelijkheid van de gemeente, uitgevoerd.
Delft
Marketing heeft drie kerntaken:
·
Marketing
De marketing betreft in eerste instantie de collectieve toeristische
imagomarketing in binnen- en buitenland van de stad Delft. Op basis van de
ambities en de financiële bijdrage van ondernemers kan dit worden uitgebouwd.
·
Gastheerschap
Het gastheerschap wordt uitgevoerd door het Toeristen Informatie Punt.
In 2003 is TIP uitgegroeid tot volwaardige organisatie waar de toerist op
kwalitatief hoogwaardige wijze wordt geïnformeerd, geadviseerd en doorverwezen.
Dit tot tevredenheid van de toeristen en het toeristische bedrijfsleven in
Delft.
·
Regie
Regie is de kerntaak die in de uitvoering van het MMT erg werd gemist.
Delft Marketing moet het centrale aanspreekpunt worden waar marketingactiviteiten
op elkaar worden afgestemd en waar ondernemers worden geadviseerd en
gestimuleerd om (gezamenlijk) effectieve marketingactiviteiten te ontplooien.
Jeroen Beelen, manager van Delft Marketing, zal deze regiefunctie vervullen.
In
het bijgevoegde bedrijfsplan van Delft Marketing wordt verder uitgewerkt hoe
Delft Marketing deze kerntaken gaat vervullen, welke doelstellingen ze
nastreeft en hoe de activiteiten gefinancierd zullen worden. Het bedrijfsplan
bevat voor 2004 een activiteitenplan. In 2004 zal op basis van de
marketingvisie en de evaluaties van deze activiteiten een meerjaren
marketingplan worden gemaakt. Uit de visie en uit het activiteitenplan voor
2004 blijkt dat de uitgangspunten van het MMT niet volledig verworpen worden,
maar op punten wel verder worden aangescherpt en aan de huidige ontwikkelingen
worden aangepast. Hiermee is de continuïteit in de promotie van Delft en de
imagovorming gegarandeerd.
Delft
Marketing hanteert een aantal uitgangspunten dat de basis vormt voor de
financieringsstructuur. In het bedrijfsplan zijn deze opgesomd.
Gastheerschap
en imagoactiviteiten zijn de basis in de marketing en promotie van Delft en
regie is noodzakelijk voor een optimale uitvoering. Vanwege het sterk
gemeenschappelijk karakter is financiering door individuele ondernemers
moeilijk omdat het niet aantoonbaar is wat elke ondernemer er individueel aan
heeft. Het overlaten van gastheerschap en imagocampagnes aan de markt zal
leiden tot een verschraling en ongewenste vercommercialisering van service en
aanbod en daarmee tot het verzwakken van de basis. Daarom wordt voorgesteld om
het basisniveau van de kerntaken te verzekeren door daarvoor publieke middelen
in te zetten.
Omdat
de markt de verantwoordelijkheid voor een sterke basis moet voelen en zich
daaraan ook moet committeren, zal zij in beperkte mate, ook daaraan moeten
bijdragen.
De
bijdrage van € 400.000,- aan Delft
Marketing uit de publieke middelen is in hoogte vergelijkbaar met de bijdrage
uit de publieke middelen aan de toeristische marketing en gastheerschap in het
MMT. Het voor gastheerschap gereserveerde bedrag uit de algemene middelen, dat
in vorige jaren voor subsidie aan de VVV gereserveerd was, aangevuld met een
bijdrage uit het Toerisme Fonds. Dit fonds wordt gevuld met de inkomsten uit de
toeristenbelasting. De tarieven voor de
toeristenbelasting zijn voor de komende 4 jaar vastgesteld. Daarmee is dit
fonds de komende 4 jaar voldoende gevuld om de bijdrage aan Delft Marketing en
de bijdrage aan het Evenementenfonds uit de dekken.
Bedrijfsvorm
De
exacte bedrijfsvorm van Delft Marketing verdient nadere studie. Een
stichtingsvorm, met de mogelijkheid tot het onder de stichting hangen van BV’s
is één van de opties die zal worden onderzocht. Bij de keuze van de
bedrijfsvorm zal afstemming plaatsvinden met de afdeling Juridische Zaken van
de Gemeente Delft.
Er
zal gezocht worden naar een vorm waarmee gerealiseerd wordt dat de organisatie
zelfstandig kan opereren, maar tegelijkertijd de belangen van de belanghebbenden
als leidraad gelden voor het beleid. Dit betekent dat de gekozen vorm o.a. moet
zorgen dat:
· de organisatie
onafhankelijk en zelfstandig kan functioneren
· de directeur zelfstandig
kan functioneren, binnen afgesproken kaders, om de afgesproken resultaten te
behalen.
· belanghebbenden,
bedrijfsleven en gemeente, toezicht kunnen houden op het functioneren van de
stichting
· belanghebbenden,
bedrijfsleven en gemeente invloed kunnen uitoefenen op de strategie en richting
van het beleid
· belanghebbenden de
directeur kunnen adviseren met betrekking tot uit te voeren activiteiten
Een
tweede stuurmechanisme is prestatieafspraken. Om te waarborgen dat de publieke
en de private middelen volgens afspraak worden aangewend, worden met de organisatie
prestatieafspraken gemaakt. Voor de gemeente, als belangrijke financier van de
collectieve activiteiten, zijn deze afspraken een belangrijk stuurmiddel.
De
stichting zal uiterlijk 15 maart zijn opgericht. Op dat moment loopt het
dienstverband van de manager met de gemeente af en moet hij in dienst treden
van de stichting. Tot de datum van oprichting zullen de activiteiten van Delft
Marketing in oprichting worden uitgevoerd door Jeroen Beelen i.s.m. de vakteams
CKE en Communicatie, onder verantwoordelijkheid van de gemeente.
In
februari zullen de statuten van de stichting ter goedkeuring worden voorgelegd
aan het college van B&W. Na oprichting zal de subsidie, verminderd met het
totaal aan kosten dat is gemaakt tussen 1 januari 2004 en die datum, worden
toegekend aan de stichting.
Met
de stichting zullen prestatieafspraken worden gemaakt voor 2004, die samen met
de statuten ter goedkeuring zullen worden voorgelegd aan het college van
B&W. Deze prestatieafspraken hebben betrekking op het vervullen van de
kerntaken. Voor de beoordeling hiervan zullen tevredenheid van de toerist en
het toeristische bedrijfsleven een belangrijke indicator zijn.
In
2004 zal met het bedrijfsleven nagedacht worden over een nieuwe
financieringsvorm van de toeristische marketing vanuit het bedrijfsleven, ter
vervanging of verlaging van de toeristenbelasting. Met de uitkomsten hiervan
zal de stichting eind 2004 een meerjaren ondernemingsplan maken en aan de
gemeente voorleggen. Op basis van dit ondernemingsplan zal de gemeente
vervolgafspraken maken over ondersteuning met publieke middelen en meerjaren
prestatiecontracten.
De
gemeente zal in 2004 het initiatief nemen om een structurele toeristische
monitor op te zetten. Deze moet stuurinformatie leveren voor de gemeente en het
toeristische bedrijfsleven, maar zal ook worden ingezet om de activiteiten van
Delft Marketing te beoordelen.
Conclusie
Met
deze eerste stap, de presentatie van het bedrijfsplan, wordt een basis gelegd
voor de ontwikkeling van een structurele oplossing voor de problemen die werden
gesignaleerd in het rapport ‘Evaluatie MMT’. Delft Marketing wordt een
onafhankelijke, centrale organisatie die verantwoordelijk wordt voor drie
verwante en belangrijke kerntaken. Evenals bij het opzetten van TIP wordt het
bedrijfsleven intensief betrokken bij de verdere ontwikkeling van de
organisatie. Delft Marketing krijgt daardoor veel draagvlak bij het
bedrijfsleven, wat essentieel is voor een goed functioneren en voor het verhogen
van het ambitieniveau door het bedrijfsleven.
Hiermee
is een alternatief geboden voor de huidige situatie waarin de
marketingactiviteiten worden uitgevoerd door twee externe partijen, het
gastheerschap door het TIP wordt verzorgd en de regie, zonder inhoudelijke
toeristische marketingkennis wordt uitgevoerd door de gemeente.
Voorstel:
Wij
stellen u voor, onder voorbehoud van gunstig advies van de commissie cultuur,
kennis en economie:
-
kennis te nemen van het bijgevoegde bedrijfsplan Delft Marketing.
-
Onder voorwaarde van voorgestelde planning en procedure, akkoord te gaan
met het beschikbaar stellen van € 400.000,-
voor de financiering van de activiteiten van Delft Marketing in 2004.
(Dekking uit de Toerisme Reserve).
-
en daartoe vast te stellen de 8e wijziging van de
gemeentebegroting voor het dienstjaar 2004.
Hoogachtend,
Burgemeesters
en wethouders van Delft,
H.M.C.M.
van Oorschot ,burgemeester.
H.G.L.M.
Camps ,secretaris.
Stuk
5 II
342561
De
raad der gemeente Delft;
gelezen
het voorstel van het college van 13 januari 2004;
b e s l u i t :
-
kennis te nemen van het bijgevoegde bedrijfsplan Delft Marketing.
-
Onder voorwaarde van voorgestelde planning en procedure, akkoord te gaan
met het beschikbaar stellen van € 400.000,-
voor de financiering van de activiteiten van Delft Marketing in 2004.
(Dekking uit de Toerisme Reserve).
-
en daartoe vast te stellen de 8e wijziging van de
gemeentebegroting voor het dienstjaar 2004.
Aldus
vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 januari 2004.
,burgemeester.
,griffier.