Burgemeester en wethouders van Delft
Postbus 78

2600 ME Delft

Onderwerp: Subsidieaanvraag ten behoeve van de inrichting van de Mediatheek Delft.

Delft, 22 september 2005

Geacht College,

De Stichting Mediatheek Delft/ DOK verzoekt de gemeente Delft de subsidie ten behoeve van de inrichting van de Mediatheek in het Hoogovenspand goed te keuren.
De verbouwing van het Hoogovenspand is van start, en de voorbereidingen voor de inrichting zijn inmiddels ver gevorderd. De planfase is afgerond, en op dit moment worden de meubeltekeningen met kleur- en materiaaldetaillering, en alle voor de Europese aanbesteding benodigde informatie voorbereid. Om de Europese aanbesteding te kunnen publiceren, dient de te verlenen subsidie vastgesteld en toegezegd te zijn.

Planning
Volgens planning wordt de aanbesteding van het project inrichting mediatheek in november Europees gepubliceerd. Naar verwachting zal april 2006 de aannemer voor de inrichting bekend zijn, en kan de gunning ruim op tijd plaatsvinden. Start van de inrichtingswerkzaamheden is mogelijk vanaf april 2006 voor zover dit in het bouwproces in te plannen is. Het zwaartepunt van de inrichting zal in het najaar liggen, te starten direct na de bouwvak. De verhuizing en opening van de mediatheek worden voorzien in december 2006.

Doel van de subsidie
De te verlenen subsidie is uitsluitend bestemd voor de voorbereiding en uitvoering van het volledige interieur van het toekomstige DOK, alsmede de verhuizing van de Kruisstraat naar het Vesteplein.
Hieronder vallen vloerbedekking, plafondafwerking, binnenschilderwerk en stucwerk, verlichting, bewegwijzering, binnenwanden en alle benodigde meubilair voor publieksruimten, kantoor en magazijn.
Het interieur dient te voldoen aan de eisen die aan een gebouw gesteld worden t.a.v. toegankelijkheid, brandveiligheid, diefstalpreventie en aan de ergonomische eisen conform de geldende arbo-wetgeving.

Europese aanbesteding
De Europese aanbesteding wordt gericht op een projectinrichter, dan wel een te vormen combinatie van meubel- en interieurleveranciers, waarbij nadrukkelijk sprake moet zijn van een hoofdaannemer als aanspreekpunt, welke eindverantwoordelijk is voor de oplevering.
Het beschikbare bedrag voor de Europese aanbesteding wordt aan de inschrijvers als maximaal bedrag genoemd. Dit om te voorkomen dat alle inschrijvingen boven beschikbaar budget uitkomen. Een belangrijk gunningcriterium zal zijn welke inschrijver het volledige interieur in de meest gunstige prijs / kwaliteit verhouding kan leveren.
Een deel van de te verlenen subsidie wordt buiten de Europese aanbesteding gehouden, te weten de post onvoorzien, de verhuiskosten en de kosten voor de transportband. De transportband wordt apart aanbesteed, omdat deze naadloos dient aan te sluiten op de selfserviceapparatuur van de nog te selecteren leverancier voor uitleenautomatisering.

Subsidieoverdracht
Om de voorbereidingen onverkort door te laten gaan, ontvangen wij graag zo spoedig mogelijk dit najaar een voorbereidingskrediet, ter waarde van € 45.000,-
De rest van de subsidie, ter waarde van € 2.208.262,- ontvangen wij graag in drie tranches van 40 % - 30 % - 30 % in de maanden januari, februari en maart 2006.
De toegezegde subsidie betreft € 2.666.000,- t.b.v. de inrichting mediatheek / DOK, en € 50.000,- t.b.v. de verhuizing.
Hierop kunnen twee bedragen in mindering gebracht worden, te weten € 18.750,- (reeds door gemeente betaalde rekening samenwerkingsfee) en € 508.575,- (interieuronderdelen die op kosten van het inrichtingsbudget in de bouwstroom meegenomen worden) Afspraken hierover zijn gemaakt en geaccordeerd door Remko Zuidema, gemeentelijk projectleider voor het Hoogovenspand..
Zoals afgesproken wordt over het resterende bedrag een rente van 2 % over 2004, en 1 % over 2005 toegevoegd.
Het uiteindelijk aan de Mediatheek /DOK over te maken subsidiebedrag is € 2.253.262,-
Zie bijgevoegde bijlage “Begroting Inrichting Mediatheek”

Wijze van verantwoording van de bestedingen
De Europese aanbestedingsprocedure biedt, naar wij aannemen, de nodige garanties voor een verantwoorde aanbesteding van het project.
T.a.v. de verantwoording stellen wij verder voor deze plaats te laten vinden door ééns per kwartaal een activiteitenverslag en financieel overzicht, voorzien van kopieën van betaalde nota’s aan te leveren.

Het bedrag voor de voorbereidingskosten in het najaar ontvangen wij i.v.m. b.t.w.-teruggave graag op rekening 16118 van St. Openbare Bibliotheek, onder vermelding van “inrichting mediatheek”.
Vanaf de fusie per 1 januari 2006 kunnen de tranches subsidie Inrichting Mediatheek overgemaakt worden op rekening 4255926 t.n.v. Stichting Mediatheek Delft.

In afwachting van een gunstige en spoedige beslissing uwerzijds,

Met vriendelijke groet,

E. van Nispen tot Sevenaer M. Timmerhuis
Directeur Stichting Mediatheek Delft Projectleider Inrichting Mediatheek