Startnota
Stedelijke Evenementen in Delft 2000 - 2004
INHOUDSOPGAVE
1.
INLEIDING
2. DOELSTELLING
3. CATEGORIE A-EVENEMENTEN
4. CATEGORIE B-EVENEMENTEN
5 UITVOERING
6. GEEN SPEL ZONDER REGELS
7 FINANCIEN EVENEMENTENFONDS
8 BESLISPUNTEN
BIJLAGE
VOEDING EVENEMENTENFONDS (uit: Meerjaren marketingplan
Toerisme (MMT) Delft 2000- 2004)
De gemeente Delft werkt krachtig aan de verbetering en de
promotie van de stad. Dit blijkt onder andere uit het stadspromotieplan, het
meerjarenmarketingsplan toerisme en het project binnenstadsmanagement.
Binnen de stadspromotie wordt het oude en nieuwe gezicht van
Delft gecommuniceerd. Het Meerjarenmarketingplan Toerisme heeft een ambitieuze
opzet, door een eenduidige en sterke promotie wordt gestreefd meer toeristen
naar Delft te krijgen. Het binnenstadsmanagement verzorgt en verbetert de
stedelijke kwaliteit.
In een mooie, aantrekkelijke en levendige stad horen
evenementen te worden gehouden die op gezette tijden de stad een extra
aantrekkingskracht geven.
Voor u ligt de Nota “ Stedelijke Evenementen in Delft 2000 -
2004”. Met deze nota wordt beoogd een duidelijk cultureel evenementenbeleid
neer te zetten voor zowel de gemeente als de burger. Dit wordt bereikt door een
eenduidig beleid, het creëren van één aanspreekpunt en het creëren van een
fonds waaruit alle evenementen gesubsidieerd zullen worden.
Het Millenniumfeest geeft het startsein voor de nieuwe eeuw.
Het luidt ook het begin van een gemeentelijk, samenhangend evenementenbeleid
in.
Door
evenementen Delft een levendige en aantrekkelijke uitstraling geven voor
Delftenaren, het bedrijfsleven en toeristen.
Wat willen we daarmee bereiken:
·
het leefklimaat voor Delftenaren
verhogen
·
het imago van de stad Delft versterken
·
cultuur aanbieden op een laagdrempelige
wijze
·
meer toeristen naar Delft trekken en ze
langer vasthouden
·
de participatie van Delftenaren als
bezoeker of als deelnemer vergroten
·
samenwerking tussen Delftse evenementen
organisaties en - initiatieven
verbeteren
·
het bevorderen van een aantrekkelijk vestigingsklimaat
voor bedrijven
Hoe bereiken we dit?
1.
Door inhoudelijke keuzes te maken:
·
Met 3 evenementen, met een uitstraling
op nationaal niveau , die Delft landelijk op de kaart zetten, zal een
meerjarenkontrakt aangegaan worden en zo zal continuïteit verzekerd zijn. Op
deze wijze weten we welke evenementen de komende 4 jaar centraal staan en
daardoor kan de stadspromotie sterker worden benut. Deze evenementen worden
vanaf nu aangeduid met de term categorie B-evenementen. Alle andere evenementen
komen niet in aanmerking voor een langdurig contract. Deze evenementen worden categorie A-evenementen genoemd.
2.
Door een duidelijke organisatie
structuur op te zetten:
·
Categorie A-evenementen (evenementen
waarmee de gemeente geen langduriger contract aangaat) versterken.
Er komt een duidelijk aanspreekpunt voor uitvoeringszaken. Dit aanspreekpunt
zal het contactpunt zijn voor alle organisaties van categorie A-evenementen.
De toewijzing van subsidies zal in handen komen te liggen van een
evenementencommissie, die aan de hand van bepaalde criteria de evenementen zal
beoordelen.
·
Categorie B-evenementen. Deze
evenementen worden aangewezen door de gemeenteraad op voorstel van B&W. Met
deze evenementenorganisaties zal een intentieverklaring worden ondertekend
waarin de gemeente zich vastlegt voor een subsidie van 4 jaar en waarin staat
welke prestaties de gemeente terug verwacht voor de subsidie.
3. Door meer structureel geld beschikbaar te stellen:
·
Vanaf het jaar 2000 wordt de
jaarlijkse, incidentele ƒ 250.000 omgezet in een structureel bedrag van
ƒ250.000,- op jaarbasis. Beschikbaar: ƒ
350.000 in totaal.
·
Het extra budget zal met de reeds
aanwezige gelden terecht komen in het evenementen- fonds. Een fondsconstructie
wordt verkozen boven het werken met een budget omdat een fonds het mogelijk
maakt gelden te reserveren. Zo kan er geld gereserveerd worden voor speciale
thema’s (zoals VOC-jaar) en voor evenementen die maar eens in de twee a drie
jaar plaatsvinden (zoals de taptoe).
4. Door het ontwikkelen van criteria die de volgende
doelstellingen verwezenlijken:
·
Een goede spreiding van evenementen
gedurende het hele jaar.
·
Stimuleren dat er een grote diversiteit
aan evenementen plaatsvindt zoals straattheaterfestival, klassieke muziek,
popmuziek, cultuurhistorisch evenement, moderne kunstmanifestaties.
Het evenementenbeleid richt zich nadrukkelijk op het stedelijke karakter van de evenementen. Evenementen op wijk- en buurtniveau vallen niet onder deze regeling, maar onder andere regelingen en budgetten. Tot op heden was het subsidiebudget Delftse culturele Evenementen ook niet hiervoor bedoeld.
De categorie A-evenementen zijn alle evenementen die in
aanmerking willen komen voor een jaarlijkse subsidie. Zij zijn niet verzekerd
van een terugkerende subsidie zoals de categorie B-evenementen, maar kunnen
uiteraard wel meer jaren gesubsidieerd worden.
De criteria waarop categorie A-evenementen in ieder geval
moeten voldoen zijn:
·
De uitstraling van het evenement:
minimaal stedelijk niveau;
·
spreiding in tijd (verdeeld over het
hele jaar), soort (diversiteit) en doelgroep;
·
formele argumenten (zoals die nu ook al
gelden): kwalitatief goed plan, positieve evaluatie (wanneer een evenement
reeds eerder subsidie heeft ontvangen), deugdelijke begroting, voldoen aan
verordeningen op het gebied van milieu, geluid etc., verzoek op tijd
ingediend, professionaliteit. Er kan
vooraf een maximum aantal te subsidiëren evenementen per jaar worden gesteld.
Aan de volgende
overige criteria moet in voldoende mate worden voldaan:
·
samenwerking tussen meerdere
organisaties en/of inzet van vrijwilligers;
·
innovatief/origineel; het evenement is vernieuwend in zijn
opzet, thematiek of doelgroep;
·
cultureel/historisch; het evenement
heeft een culturele binding met Delft of past in het historisch perspectief van
de stad;
·
economische activiteiten: het evenement
heeft door zijn bezoekersstroom een omzetverhogende werking voor de ondernemers
in Delft.
Voor de selectie van de categorie A-evenementen zal een kleine commissie van minimaal drie,
maximaal vijf deskundigen ingesteld worden, die het College van Burgemeester en
Wethouders zal adviseren. Het uiteindelijke besluit blijft, zoals nu ook geldt,
bij B&W.
Deze commissie maakt een inhoudelijke afweging (aan de hand
van bovengenoemde criteria) welke jaarlijkse evenementen in Delft worden
gesubsidieerd.
Wanneer voor een evenement wordt gekozen dat niet jaarlijks
optreedt kan de commissie hiervoor een reservering maken aan de hand van een
ingediende subsidie-aanvraag. Reserveren voor themajaren kan alleen wanneer er
voor dat jaar ook daadwerkelijk een aanvraag/initiatief ligt
Het secretariaat van de commissie en het beheer van het
budget zal bij de sector CKE gelegd worden, inclusief de subsidieafwikkeling.
De gemeenteraad zal op voorstel van B&W drie evenementen
aanwijzen die voor een 4 - jarige subsidie in aanmerking komen. De
belangrijkste criteria zijn, een (potentiële) nationale uitstraling, en
diversiteit van de evenementen. De subsidierelatie zal in principe voor 4 jaar
zijn. Na deze 4 jaar zal de Raad beoordelen of deze evenementen opnieuw in
aanmerking komen voor de categorie B-status. Op dat moment kan ervoor gekozen
worden een categorie B-evenement deze status te ontnemen en een categorie
A-evenement dat zich in de loop der jaren heeft bewezen tot categorie
B-evenement te verheffen. Vanzelfsprekend vindt er bij beide categorieën
evenementen een jaarlijkse evaluatie plaats.
De gemeenteorganisatie is aan het kantelen, de externe
oriëntatie komt centraal te staan. Ook binnen het evenmentenbeleid zal de
klantgerichtheid centraal staan. Er komt een centraal aanspreekpunt voor alle
categorie A-evenementen.
Hij/zij is aanspreekpunt voor de subsidie-aanvragers, voor
de burgers die informatie willen over hoe de spelregels eruitzien, kortom het
beantwoorden van alle vragen die met evenementen in Delft te maken hebben. Ook
zal de coördinatie van de
evenementenkalender[1]
worden ondergebracht bij dit ondersteuningspunt.
Deze coördinator fungeert tevens als intermediair tussen de organisatoren van
een evenement en de ambtelijk secretaris van de evenementencommissie. Daarnaast
kan hij/zij optreden als intermediair tussen de organisatoren van een evenement
en de afdeling die zich bezighoudt met het verstrekken van vergunningen.
Tezamen met het evenementenbeleid wordt de
uitvoeringsregeling Stedelijk Evenementenbeleid ontwikkeld. Deze
uitvoeringsregeling vormt een onderdeel van de raamverordening Subsidie-verordening
Maatschappelijke Activiteiten, die aan de hand van uitvoeringsregelingen nader
wordt ingevuld. De uitvoeringsregeling Stedelijk Evenementenbeleid moet er voor
zorgen dat duidelijk is voor de organisaties van evenementen, de gemeente en de
evenementencommissie aan welke zaken een evenement moet voldoen en waarop zij
beoordeeld wordt. Dit geldt zowel voor categorie A- als categorie
B-evenementen.
In deze verordening wordt onder andere vastgesteld:
·
de criteria dat ieder evenement (zowel
categorie A als B) ieder jaar een aanvraag moet doen, maar dat met de categorie
B-evenementen een intentieverklaring is ondertekend waarin staat dat de
gemeente dit evenement meer jaren wil subsidiëren.
·
In deze verordening is ook vastgelegd
hoe de gelden verdeeld worden, wat het subsidieplafond is.
·
Hoe vaak en wanneer de commissie bij
elkaar komt.
De financiële dekking staat in het overzicht Toerisme- en
evenementenfonds, dat bijgevoegd is in de nota: “ Meerjaren Marketingplan
Toerisme (MMT) Delft 2000-2004.” In de vierde paragraaf van diezelfde nota is
een overzicht gegeven van de indicatieve budgetverdeling. Er is hier sprake van
een bedrag van ƒ 250.000 voor evenementen in 2000 (zie ook de zomernota)
en eenzelfde bedrag van ƒ 250.000 voor evenementen voor 2001 en later.
Bij de verdeling van gelden van het evenementenfonds wordt
geld verdeeld over de evenementen, geld gereserveerd voor ad hoc projecten en
voor bijvoorbeeld evenementen die niet jaarlijks optreden of een eenmalig,
groots evenement.
Het secretariaat van de commissie en het beheer van het
budget zal bij de ambtelijke vakgroep Economie & Kennisstad gelegd worden,
inclusief de subsidie-afwikkeling.
Beslispunten:
·
akkoord te gaan met het onderscheid
tussen categorie A - en categorie
B-evenementen
·
akkoord te gaan met de genoemde
criteria voor categorie A-evenementen
·
akkoord te gaan met het benoemen van
één aanspreekpunt
·
akkoord te gaan met de instelling van
een evenementencommissie
·
opdracht verlenen aan de cluster
WijkStadszaken, i.c. sector CKE om
*een en ander uit te werken in een uitvoeringsregeling Evenementenfonds
* een separaat voorstel te maken voor aanstelling van een aanspreekpunt
* voorbereidingen te treffen voor het werven van leden voor de Evenementencommissie.
* een voorstel te
doen voor de categorie B-evenementen
·
akkoord te gaan met het beschikbaar
stellen van ƒ 250.000 op jaarbasis, vanaf het jaar 2001, dekking hiervoor
geregeld in paragraaf 4 van de notitie Meerjarenmarketingplan.
·
opdracht te verlenen aan de (huidige)
afdeling CCO om een evenementenpromotieplan te maken.
·
in het eerste kwartaal van 2002 de
nieuwe aanpak te evalueren
·
akkoord te gaan met instellen van een
evenementenfonds
[1] Een Evenementenkalender verbetert de communicatie tussen organisatoren van evenementen, omwonenden en de gemeenten en is een selctief instrument bij de procedure voor vergunningsaanvragen in relatie tot bijvoorbeeld openbare orde en veiligheid.