In deze nota worden twee onderwerpen behandeld.
Bij de gemeente is een subsidieaanvraag
(stimuleringssubsidie) binnengekomen voor een aantal transformatiekosten, dat
met dit fusieproces gepaard gaat en waarvoor binnen de bestaande exploitaties
en reserves van de drie fuserende instellingen de middelen ontbreken.
De gemeente heeft van de provincie een bericht van
beschikking ontvangen van een projectsubsidie van € 5.800,= voor het
openbaar bibliotheekwerk in Delft. Deze subsidie is verleend in het kader van
een door de gemeente Delft aangevraagde subsidie. Deze subsidie is –als een
gemeentelijke subsidie- bestemd voor de bibliotheek.
De stichting Mediatheek is de door de stichtingen
Openbare Bibliotheek Delft, Kunstcentrum Delft en Discotheek Delft opgerichte
rechtspersoon, die vanaf januari 2005 de fusie van deze drie culturele
instellingen concreet voorbereidt. In 2003 en 2004 was hiervoor de Stuurgroep
Mediatheek actief, waarin de wethouder cultuur en een medewerker van het
vakteam CKE participeerden.
Inmiddels hebben de fusiepartners een nieuwe naam gekozen
voor de culturele instelling na de fusie: DOK. De fusie zal op 1 januari 2006
een feit zijn. Op zaterdag 12 maart 2005 is door middel van een advertentie in
landelijke dagbladen en vakbladen de werving voor de nieuwe
directeur/bestuurder in gang gezet. De Raad van Toezicht streeft naar een zo
spoedig mogelijke indiensttreding van deze nieuwe functionaris. De huidige
directeur van de openbare bibliotheek is benoemd tot eerste
directeur/bestuurder van de stichting Mediatheek. Naar verwachting zal deze
stichting binnenkort zijn naam wijzigen in stichting DOK.
De fusie tot een mediatheek is ruim2 jaar geleden
door de gemeente geďnitieerd en op weg geholpen. Er is door de instellingen
flink geďnvesteerd in deze fusie en de eraan gekoppelde nieuwbouw in Zuidpoort.
De totale kosten komen in de aanvraag op
€ 209.000,=. Hiervan wordt een bedrag van € 103.000,= gedekt door de
aanvrager. De subsidievraag bedraagt € 106.000,=.
De gemeente heeft deze aanvraag en de onderdelen
ervan besproken met het bestuur en de Raad van Toezicht. Geconcludeerd kan
worden dat het de fuserende instellingen niet mogelijk is deze
transformatiekosten geheel uit eigen middelen te dekken.
In overleg is overeenstemming bereikt dat de
gemeente een subsidiebedrag van € 80.000,= (waarvan € 67.000,=
subsidies) beschikbaar zal stellen. Dit houdt in dat de drie instellingen nog
een aanvullend bedrag van € 26.000,= zal moeten zoeken hetzij in eigen
begroting, hetzij middels fondswerving.
In de aanvraag worden enkele onderdelen
gespecificeerd. Voor een volledig beeld zie de subsidieaanvraag.
De huidige directeur van de bibliotheek gaat per 1
november met prepensioen. In maart is geadverteerd en in april vinden de
selectiegesprekken plaats. De verwachting is dat per 1 juli 2005 de nieuwe directeur
in dienst treedt, zodat over een viertal maanden een dubbele formatieplaats
moet worden berekend. Ook de wervingskosten zijn in de aanvraag opgenomen.
Totaal bedrag hiervoor € 30.000,=.
Bij de communicatiekosten gaat het om de
naamgeving, een prijsvraag gewonnen door een 12-jarige Delftenaar, en een
Europese check op het gebruik van de naam. Er zal een huisstijl en een nieuwe
website worden ontwikkeld. Totaal bedrag hiervoor € 37.000,=.
Bij de automatiseringskosten gaat om het
samenvoegen van de ledenadministraties, het koppelen van die database met de
nieuwe financiële administratie en het koppelen c.q. integreren van de uitleen-
en catalogussystemen. Voor de kosten van het maken van de interfaces voor de
koppelingen en de migratie van data is een schatting gemaakt. In totaal gaat
het hierbij om € 56.000,=, waarvan al € 31.000,= is gedekt uit een
eerder verstrekte subsidie in het kader van EZH-gelden.
De stichting Mediatheek moest worden opgericht; er
zijn extra accountantskosten in verband met de vermogensopstelling van de nieuwe
stichting. Ongedekt hiervan een bedrag van € 9.000,=.
Kosten voor aanvullend cursus- en organisatiekosten
voor de Bijzondere Ondernemingsraad vanwege de fusie bedragen € 5.000,=.
Binnen de programmabegroting cultuur is het niet
mogelijk om deze subsidieaanvraag geheel te kunnen honoreren. Een deel van de
subsidie kan worden gedekt uit de budgetten Actieplan cultuurbereik en c-klein
C-groot
Voorgesteld wordt om uit deze budgetten incidenteel
een bedrag van € 35.000,= voor deze frictiekosten te benutten. Bij het
Actieplan cultuurbereik (€ 25.000,=) past dit binnen de door de
gemeenteraad en het ministerie van OCW goedgekeurde plannen voor de periode
2005-2008. De criteria voor c-klein tot C-groot (€ 10.000,=) voldoen
eveneens aan de doelstellingen van de aanvraag.
Bovendien kan de stichting (ID)2 binnen
haar doelstellingen de laatste reserves beschikbaar stellen voor een gedeelte
van de automatiseringskosten. Het bestuur van de stichting gaat hiermee
akkoord. Deze bijdrage kan € 13.000,= bedragen. De stichting moet nog
enkele honderden euro’s liquide houden om de stichting binnenkort op te heffen.
Voor de ontwikkeling van breedband in Delft is uiteindelijk gekozen een nieuwe
stichting op te richten en niet de stichting (ID)2 als carrier te
gebruiken.
Het bedrag van € 13.000,= zal door de
stichting direct worden uitgekeerd aan de subsidieaanvrager. De verantwoording
hiervan zal worden meegenomen in de voorwaarden die de gemeente in haar brief
na de subsidiebeschikking over verantwoording van de subsidie door de
subsidiënt zal vermelden.
De stichting (ID)2 zal voor eind 2005 worden opgeheven.
Een resterend bedrag van € 32.000,= moet als
onvoorzien worden benoemd.
De dekking samengevat
Actieplan cultuurbereik (71230) € 25.000,=
c-klein C-groot (60208) € 10.000,=
Totaal € 35.000,=
Extern: Donatie (ID)2 € 13.000,=
Begrotingspost onvoorzien € 32.000,=
Totaal subsidie en
donatie (ID)2 € 80.000,=
Subsidie in het kader van het landelijke project Bibliotheekvernieuwing
Het rijk stelt de provincies middelen ter
beschikking die kunnen worden herverdeeld aan de basisbibliotheken, die voldoen
aan de daarvoor geldende criteria. De bibliotheek in Delft voldoet in 2005
marginaal aan deze criteria. Met name het gemeentelijk subsidieniveau is
slechts enkele eurocenten meer dan het minimum bedrag van € 15,= per
Delftenaar. De subsidies voor huisvestings- en inrichtingskosten mogen hierin
niet worden mee berekend. Door het mee berekenen van enkele andere aanvullende
subsidies uit de afgelopen jaren (o.a. EZH-gelden) is dit instapniveau voor
2005 behaald. In 2006 wordt door het wegvallen van deze aanvullende middelen
het instapniveau voor subsidies vanuit de provincie voor projecten
bibliotheekvernieuwing naar verwachting niet gehaald.
Op aangeven van de bibliotheek is door de gemeente
een aanvraag ingediend voor een subsidie ten behoeve van de positiebepaling van
de bibliotheek volgens het INK-model (kwaliteitsnorm). Onderdelen van dit
traject zijn training voor de medewerkers, de positiebepaling zelf en het
opstellen en presenteren van een verslag.
De provincie geeft hiervoor een subsidie van
€ 5.800,=. [1]
Aan u wordt voorgesteld dit door ons te ontvangen
subsidiebedrag als een stimuleringssubsidie te beschikken aan de openbare
bibliotheek voor het hierboven beschreven project.
Voorstellen
1.
Akkoord gaan met de verstrekking van een
stimuleringssubsidie van € 67.000,= voor de transformatiekosten.
2.
Akkoord gaan met de verstrekking van een
stimuleringssubsidie van € 5.800,= voor het project ‘Positiebepaling
volgens het INK-model’.
3.
De dekking regelen vanuit de in de nota genoemde
budgetten en dit regelen middels de 53-ste algemene tussentijdse wijziging van
de programmabegroting over het dienstjaar 2005.
4.
Kennis nemen van het besluit van de stichting (ID)2
een bedrag van € 13.000,= te doneren aan DOK.
5.
Het vakteam CKE opdragen een en ander in een
besluit over deze beschikkingen aan de stichting DOK mee te delen.
6.
Deze nota aan de gemeenteraad zenden.
Hans
Speetjens
[1] De procedure tot het verkrijgen van deze subsidie is getrapt. Niet de bibliotheken zelf, maar de gemeentes als opdrachtgever van het openbaar bibliotheekwerk moeten de subsidie bij de provincie aanvragen en te zijner tijd verantwoorden. De provincies op hun beurt hebben deze middelen als rijkssubsidie gekregen. Landelijk gaat het dan om een bedrag van € 5.500.000,= voor 2005. Het meeste geld gaat naar de kleinere gemeenten voor de oprichting, ontwikkeling en stimulering van basisbibliotheken. In 2005 konden grotere gemeenten voor het eerst ook subsidies aanvragen. Wanneer een gemeente als opdrachtgever van het bibliotheekwerk niet voldoet aan het instapniveau en geen vernieuwingsagenda maakt (2006 verplicht) is de subsidieaanvraag niet ontvankelijk.