Het
bestuur van de stichting Mediatheek (DOK) heeft op 30 augustus 2005 een
subsidieaanvraag ingediend om de nadere voorbereiding en realisatie van de
inrichting van de eind 2006 te openen Mediatheek (DOK) aan het Vesteplein
(Zuidpoort) te kunnen bekostigen.
Op
1 januari 2006 fuseren de drie instellingen Openbare Bibliotheek Delft,
Kunstcentrum (functie kunstuitleen) en de Disc-O-theek tot de Mediatheek die
vanaf dat moment als naam DOK zal hebben. In de maanden hieraan voorafgaand is
een intensief bestuurlijk, maar ook uitvoerend proces doorlopen.
Onder
verantwoordelijkheid van het Ingenieursbureau wordt het zogenaamde Hoogovenpand
momenteel gerenoveerd en geschikt gemaakt voor huisvesting van de nieuwe
Mediatheek.
De
inrichting is hierbij in de afgelopen maanden een separaat onderdeel van het
project geweest. De Stichting Mediatheek zal zelf opdrachtgever zijn voor de
inrichting van het gebouw.
De
planfase is afgerond en op dit moment worden de meubeltekeningen met kleur- en
materiaaldetaillering, en alle voor de Europese aanbesteding benodigde
informatie voorbereid. Om de Europese aanbesteding te kunnen publiceren, dient
de te verlenen subsidie te zijn verleend.
De
Europese aanbesteding wordt gericht op een projectinrichter, dan wel een te vormen
combinatie van meubel- en interieurleveranciers, waarbij nadrukkelijk sprake
moet zijn van een hoofdaannemer als aanspreekpunt, die eindverantwoordelijk is
voor de oplevering. Het beschikbare bedrag voor de Europese aanbesteding wordt
aan de inschrijvers als maximaal bedrag genoemd. Dit om te voorkomen dat alle inschrijvingen
boven het beschikbare budget uitkomen.
Een
belangrijk gunningcriterium zal zijn welke inschrijver het volledige interieur
in de meest gunstige prijs / kwaliteit verhouding kan leveren. Een deel van de
te verlenen subsidie wordt buiten de Europese aanbesteding gehouden, te weten
de post onvoorzien, de verhuiskosten en de kosten voor de transportband. De
transportband wordt apart aanbesteed, omdat deze naadloos dient aan te sluiten
op de selfserviceapparatuur van de nog te selecteren leverancier voor uitleenautomatisering.
De
te verlenen subsidie is uitsluitend bestemd voor de voorbereiding en uitvoering
van het volledige interieur van toekomstige Mediatheek (DOK), alsmede de
verhuizing van de Kruisstraat naar het Vesteplein. Hieronder vallen
vloerbedekking, plafondafwerking, binnenschilderwerk en stucwerk, verlichting,
bewegwijzering, binnenwanden en alle benodigde meubilair voor publieksruimten,
kantoor en magazijn. Het interieur dient te voldoen aan de eisen die aan een
gebouw met deze functies gesteld worden t.a.v. toegankelijkheid,
brandveiligheid, diefstalpreventie en aan de ergonomische eisen conform de geldende
arbowetgeving.
Om
de voorbereidingen onverkort door te laten gaan, vraagt de Mediatheek subsidie
aan voor de voorbereiding van de Europese aanbesteding van € 45.000,=.
Voor de realisatie van de inrichting zal een subsidie in de grootte van
€ 2.208.262,= nodig zijn. De Mediatheek vraagt deze in drie tranches van
40 % - 30 % - 30 % .
Totaal
subsidievraag € 2.253.262,=.
Voor
het hele project inrichting is door de gemeente een bedrag gereserveerd van
€ 2.666.000,- t.b.v. de inrichting mediatheek / DOK, en € 50.000,=
t.b.v. de verhuizing. Hierop zijn al twee bedragen in mindering gebracht
worden, te weten € 18.750,= (reeds door gemeente betaalde rekening samenwerkingsfee)
en een bedrag van € 508.575,- voor interieuronderdelen die op kosten van
het inrichtingsbudget in de bouwstroom meegenomen worden. Financiering van de
inrichting vindt plaats vanuit het in 2004 beschikbaar gestelde krediet
Hoogoven pand. De beschikbare middelen zijn gevoteerd door de gemeenteraad. [1]
De
subsidie zal worden verleend als een stimuleringssubsidie onder de
gebruikelijke voorwaarden van de Subsidieverordening maatschappelijke
activiteiten. De Europese aanbestedingsprocedure (in samenwerking met de
gemeentelijke specialisten op dit gebied) biedt de nodige garanties voor een verantwoorde
aanbesteding van het project. Voor de tussentijdse verantwoording zal gevraagd
worden per kwartaal een activiteitenverslag en financieel overzicht, voorzien
van kopieën van betaalde facturen aan te bieden.
De
eindverantwoording zal plaatsvinden binnen drie maanden na de ingebruikname van
het nieuwe pand.
Een
en ander zal in mededeling van beschikking worden geformuleerd.
Bij
de voorwaarden zal ook worden gemeld hoe om te gaan met mee- en tegenvallers in
de loop van het proces van aanbesteding, gunning en uitvoering. Bij de
eindafrekening zullen mogelijke overschotten, bijvoorbeeld door een mogelijk gunstigere aanbesteding,
moeten worden terugbetaald.
Onmiddellijk
na goedkeuring van deze nota zal een voorschot van € 45.000,= ter
voorbereiding van de procedure voor Europese aanbesteding worden over gemaakt.
Voorschotten
van respectievelijk 40%, en twee maal 30% op 1 februari, 1 maart en 1
april 2006. Kort na de gunningen moeten grote delen van de aanbetalingen worden
gedaan. De grootste hausse van aanbetalingen zal in april zijn.
Voorstellen:
1.
Akkoord
gaan met een subsidieverstrekking van € 2.253.262,= voor de inrichting van
de Mediatheek.
2.
Daartoe
bijgaande mededeling van beschikking ondertekenen en verzenden.
3.
Deze
nota en bijlagen aan de raad sturen.
Hoogachtend,
Hans Speetjens