Inleiding

Op het voormalige terrein van Delft Gelatine aan de Rotterdamseweg heeft de gemeente in 2003 een gedeelte van de grond aangekocht om te bestemmen als evenemententerrein. Dit terrein is 9.000 m² groot en ligt naast het terrein dat is aangekocht door Lijm & Cultuur b.v. (13.000 m²). Lijm & Cultuur b.v.b realiseert hier in de industriële gebouwen een cultureel bedrijventerrein.

In deze nota wordt ingegaan op de programmering en exploitatie van het evenemententerrein. In de bijlagen staat een aantal zaken verder uitgewerkt.

1. Programmering

Inleiding

In het collegeprogramma 2002 – 2006 is vastgesteld dat er in Delft ruimte wordt gezocht waar evenementen en activiteiten kunnen plaatsvinden. Met de realisatie en programmering van het evenemententerrein heeft het college als doel voor ogen extra ruimte te bieden aan (bestaande) evenementen, festivals en activiteiten in Delft. Het is een aanvulling op de bestaande ruimte waar evenementen en activiteiten in Delft kunnen worden georganiseerd.

Het decor van het voormalige Gelatineterrein aan de Schie is industrieel en leent zich goed voor (openlucht) theaterproducties, popfestivals, een circus, sportevenementen, bedrijfsfeesten en –presentaties, de openingsact van de Mooi Weer Spelen en dergelijke. Daarnaast kan aansluiting of samenwerking gezocht worden met de culturele bedrijvigheid (amateurkunstgroepen, jongeren, popmuziek) die bij Lijm & Cultuur b.v. plaatsvindt.

Doel van het evenemententerrein

- ruimte bieden aan bestaande evenementen en activiteiten die niet (meer) passen in de binnenstad;

- uitbreiding van bestaande evenementen en activiteiten;

- nieuwe activiteiten die bijdragen aan de cultuurvisie, zoals beschreven in de programmabegroting 2006, en de stadsmarketingvisie ‘Nieuw zicht op Delft’ (nota eind 2005);

- daarnaast zullen activiteiten worden toegestaan die bijdragen aan een gezonde exploitatie van het terrein (financieel, imago).

Planning

2-3 keer per jaar komt een programmeringsoverleg Evenemententerrein bij elkaar, die de basis voor de halfjaarplanning maakt. Het overleg bestaat uit medewerkers van CKE, TOR, Hulpdiensten, TU (i.v.m. gebruik parkeerplaatsen) en Lijm & Cultuur b.v. In het overleg worden aanvragen besproken en wordt de totale planning in relatie tot andere evenementen in de stad meegenomen.

Bijlage 1 bevat een jaaroverzicht van evenementen/organisatoren die al interesse hebben getoond in het gebruik van het evenemententerrein.

2. Organisatie

Op dit moment wordt het evenemententerrein bouwrijp gemaakt en medio 2006 is het officieel gereed voor gebruik. Dat betekent dat de organisatie, die verantwoordelijk is voor het daadwerkelijk laten plaatsvinden van evenementen op het terrein, er in het eerste kwartaal van 2006 moet staan. Hierbij gaat het om het hele traject van acquisitie tot aan het verzenden van de factuur. Bij het opzetten van deze organisatie heeft de gemeente een aantal uitgangspunten geformuleerd:

Uitgangspunten

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

- het evenemententerrein is, hoewel in eigendom van de gemeente, een privaat terrein;

- de eindverantwoordelijkheid voor de programmering ligt bij de gemeente;

- de verantwoordelijkheid voor de organisatie van een evenement ligt bij de organisator;

- voor ieder evenement moet bij TOR een vergunning worden aangevraagd;

- parkeeroverlast moet tot een minimum beperkt worden, hiertoe is een verkeersonderzoek uitgevoerd dat toegevoegd is als bijlage bij het ontwikkelingsplan Gelatinepark d.d. 28 oktober 2004. De gemaakte afspraken zijn opgenomen in een overeenkomst met de TU;

- de veiligheid op en rond het terrein is vastgelegd in het veiligheidsplan Gelatinepark als bijlage bij het ontwikkelingsplan Gelatinepark d.d. 28 oktober 2004.

- het al opgerichte en in werking zijnde veiligheidsplatform (oa Hulpdiensten, TOR en TU)zal toezien op de uitwerking van de veiligheids- en parkeer doelstellingen. Binnen het platform wordt een aantal scenario’s doorlopen waar een crowd control-, verkeersbegeleiding-, parkeer- en calamiteitenplan voor worden opgesteld.

- de dienstverlening voor de gebruikers moet voldoen aan goed gastheerschap;

- de klant / organisator heeft één duidelijk aanspreekpunt voor alle zaken die het terrein aangaan;

- de service aan de organisatoren moet bijdragen aan het succes van het terrein. Organisatoren moeten graag op het terrein werken en terug willen keren.

2.1 Organisatie van het evenemententerrein

De gemeente is eigenaar van en verantwoordelijk voor het terrein. Zij bepaalt welke zaken wel of niet op het terrein plaatsvinden en is verantwoordelijk voor het onderhoud en de exploitatie van het terrein.

Uitgangspunten

Bij het invullen van de organisatorische aspecten van de exploitatie van het terrein heeft de gemeente een aantal uitgangspunten geformuleerd:

- de eindverantwoordelijkheid voor de exploitatie van het evenemententerrein ligt bij de gemeente;

- de gemeente wil zoveel mogelijk taken die te maken hebben met het dagelijks beheer van het terrein uitbesteden. Overwegingen hierbij zijn: dat de gemeente de expertise en de bezetting niet heeft om ter plekke de taken te vervullen;

- om de exploitatie sluitend te maken zijn de kosten van de organisatie zo laag mogelijk gehouden;

- de gemeente en Lijm & Cultuur b.v. zullen de promotie van het evenemententerrein en de faciliteiten van Lijm & Cultuur b.v. gezamenlijk oppakken. Zij zullen als eenheid naar buiten treden. Hiermee wordt de aantrekkelijkheid van de locatie vergroot en blijven de kosten beperkt.

2.2 Samenwerking

De gemeente Delft kiest voor een intensieve samenwerking met Lijm & Cultuur b.v. om het evenemententerrein tot een succes te maken. De redenen hiervoor zijn:

- Lijm & Cultuur b.v. is fysiek op het terrein aanwezig en kan daardoor een aantal diensten eenvoudig leveren. Denk hierbij aan: bezichtigingen van het terrein, gastheer bij op- en afbouw, dagelijks beheer van de faciliteit. Het in fysieke zin aanwezig zijn bij elkaar betekent ook dat er activiteiten gelijkertijd kunnen plaatsvinden.

- De expertise die Lijm & Cultuur b.v. in huis heeft om de gemeente te adviseren bij het verder inrichten van de organisatie en processen van en rondom het terrein.Dit is bijvoorbeeld van belang bij de fysieke organisatie van een evenement waarbij podia/tenten geplaatst worden,

- De planning van de activiteiten bij Lijm & Cultuur b.v en de planning van het evenemententerrein kunnen naadloos op elkaar afgestemd worden en gecombineerd gebruik kan eenvoudig geregeld worden.

- Bovendien hebben de partners van Lijm & Cultuur b.v. met 25 jaar ervaring in de evenementenwereld een netwerk van organisatoren, leveranciers, verenigingen en gezelschappen die mogelijk activiteiten willen ondernemen op het terrein.

Hiermee is Lijm & Cultuur b.v. een waardevolle strategische partner en geschikte locatiebeheerder. Er zal nooit sprake zijn van gedwongen winkelnering voor organisatoren bij Improve b.v. of Lijm & Cultuur b.v. De diensten die de gemeente bij Lijm & Cultuur b.v. afneemt staan beschreven in bijlage 2.

2.3 Promotie & Acquisitie

Onder de naam Lijm & Cultuur zullen de gemeente en Lijm & Cultuur b.v. gezamenlijk de promotie van het evenemententerrein en de ruimten oppakken en als eenheid naar buiten treden. De stuurgroep heeft hiermee ingestemd omdat het de aantrekkelijkheid van de locatie vergroot doordat de vele mogelijkheden als één pakket kunnen worden aangeboden. Ook blijven de kosten hierdoor beperkt. Deelname aan beurzen, het ontwikkelen van het logo, maken van brochures, ontwikkelen van de website, wordt gezamenlijk opgepakt en gefinancierd. Een promotieplan voor het evenemententerrein wordt door de afdeling communicatie van de gemeente Delft en Lijm & Cultuur b.v. gezamenlijk opgesteld.

Het definitieve logo is inmiddels door de stuurgroep evenemententerrein goedgekeurd.

3. Financiën

De gemeenteraad heeft voor het evenemententerrein een eenmalig bedrag van € 1,8 mln beschikbaar gesteld. Hiervan is het terrein aangekocht en wordt het terrein geschikt gemaakt voor gebruik als evenemententerrein. Er zijn geen structurele middelen voor beheer en onderhoud beschikbaar. Die kosten moeten worden opgebracht uit de inkomsten van verhuur.

Dit kan door een mix van commerciële en niet-commerciële evenementen en activiteiten plaats te laten vinden, waarbij de kosten naar ‘draagkracht’ worden verdeeld.

Geprognosticeerde aantal verhuringen

Bij de prognoses is rekening gehouden met het maximaal aantal grote evenementen (zoals overeengekomen in het Ontwikkelingsplan Gelatinepark).

Een eenmalige bijdrage uit de evenementenreserve zorgt ervoor dat de aanloopverliezen in 2006 en 2007 worden gedekt (€ 15.000).

Om verliezen als gevolg van niet betalende klanten of annuleringen te voorkomen, worden organisatoren verplicht om de huur vooraf te betalen. Hiermee is het debiteurenrisico tot een minimum beperkt.

De totale vaste lasten van het terrein bedragen € 45.000 per jaar. Bij het geprognosticeerde aantal evenementen & activiteiten en de bijbehorende tarieven, is er sprake van een sluitende exploitatie (overzicht meerjarenexploitatie zie bijlage 3). Uit oogpunt van voorzichtigheid is in 2008 en 2009 voor de grote evenementen een bescheiden inschatting gemaakt. Het toegestane aantal grote evenementen bedraagt in die jaren 12 stuks.

Een eventueel positief saldo in de jaren 2008 en daarna zal ten goede komen aan de evenementenreserve. Hieruit wordt onder andere de evenementensubsidie verstrekt.

In verband met de verwachte toename van aanvragen voor evenementensubsidie als gevolg van de extra mogelijkheden die het evenemententerrein biedt, is in de nota ‘Impuls Evenementenbeleid’ van december 2005 het budget voor A-evenementen per 2006 structureel verhoogd met € 20.000 per jaar.

3.1 Tarieven

Bij de tariefstelling is nadrukkelijk rekening gehouden met het maatschappelijke karakter van het terrein. Daarom is onderscheid gemaakt tussen een commercieel en niet-commercieel tarief. Daarnaast is bij de tariefstelling rekening gehouden met:

- tarieven van andere evenemententerreinen (erg divers, bieden nauwelijks houvast);

- het te verwachten aantal bezoekers en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden;

- de gemeentelijke investeringen in aanwezigheid van utiliteiten als riool-, stroom- en waterleidingen zijn in de tarieven inbegrepen;

- zoveel mogelijk transparantie in de tarieven;

- betaalbaarheid voor de kleine (amateurkunst) evenementen;

- een sluitende exploitatie bij het geprognosticeerde aantal evenementen;

- bij afname van meer dan twee dagen wordt maatwerk toegepast, het tarief is dan afhankelijk van het soort evenement;

- tarieven zijn exclusief de eventuele kosten van een vergunning, die afzonderlijk door TOR in rekening worden gebracht;

- kosten van gebruik van riool, water en elektra worden op basis van werkelijk gebruik in rekening gebracht. Hiervoor hanteert Lijm & Cultuur een tarief gebaseerd op een ‘kosten plus’ methode: waarin verrekend zijn de investeringskosten van de infrastructuur, de vastrechtkosten, de werkelijke gebruikskosten verhoogd met een kleine risico (winst)marge;

- bij een Mini en (afhankelijk van de betreffende verkeersmodule) een Klein evenement geldt dat de parkeerkosten in het tarief zijn inbegrepen. Dit kan doordat de helft van het terrein bij verhuur vrij blijft voor parkeren.

- bij de overige evenementen geldt een parkeertarief van € 2,00 per evenement (in 2006). Met de TU Delft zijn afspraken gemaakt over het gebruik van hun parkeervoorzieningen.

- de tarieven 2006 worden geëvalueerd en zo nodig aangepast.

Tarieven 2006 in €

Aantal bezoekers	Max. 10.000	< 7.500	< 5.000	< 1.000	< 500
	Maxi	Groot	Middelgroot	Klein	Mini
Commercieel	4500	3500	2500	1500	1000
Niet commercieel	2250	1750	1250	750	500

NB. De tarieven zijn per dag. De kosten van repetitie en op- en afbouw dagen bedragen 25% van de bovengenoemde tarieven.

4. Voorstel

Akkoord te gaan met:

- de uitgangspunten zoals beschreven in de nota;

- het compenseren van de aanloopverliezen door het beschikbaar stellen van € 15.000 uit de reserve evenementen;

- het door Juridische Zaken laten uitwerken van de dienstverleningsovereenkomst met Lijm & Cultuur b.v.;

- financiële consequenties vast te stellen 14e begrotingswijziging 2006.

Geheime bijlagen:

- Diensten die de gemeente bij Lijm & Cultuur afneemt

- Meerjarenexploitatie

Bijlage 1

Overzicht van de organisaties die interesse hebben getoond in het gebruik van het evenemententerrein

	Mini & Klein Evenement < 1.000 p	Middelgroot Evenement 1.000 <> 5.000 p	Groot & Maxi Evenement 5.000 <>10.000 p
Bestaande evenementen (voorrang)
Januari
Februari
Maart
April
Mei		Locatietheater DK
Juni	Mooi Weer Spelen	Mooi Weer Spelen
Juli
Augustus	OWEE	OWEE	OWEE
September
Oktober		Delftse Auto Salon
November		City Beats	City Beats
December
Uitbreiding
Januari			Midwinter Culturele week
Februari			Wintersportmarkt
Maart	Circus	Circus	Commercieel
April		Wolpop	Circus
Mei	Studenten pastoraat	Commercieel	Wolpop
Juni	Commercieel	Commercieel	Commercieel
Juli			Vakantie activiteiten
Augustus	Kermisstandplaats	Midzomerfestival	Midzomerfestival Locatietheater
September	Kermisstandplaats	Commercieel	Opening Cultureel seizoen
Oktober	Commercieel	Commercieel	Commercieel
November	Commercieel	Commercieel	Commercieel
December		Kerstmarkt	Kerstmarkt