2 Inclusief de bijdrage van extern deelnemende partijen

Beleidsgeld 3D: Dit betreft een halve formatieplaats voor ecologische ondersteuning (ƒ55.000) en structurele kosten voor het uitbrengen van de Milieumonitor voor het onderdeel verkeer (ƒ12.500), voor het natuurdeel (ƒ5.000) en publicatiekosten (ƒ7.500).

Investeringsgeld voor Ecologische Hoofdstructuur EHS: Deze middelen zijn beschikbaar voor de (extra) kosten voor het verder uitbouwen van de Ecologische Hoofdstructuur (inclusief voorbereiding en ontwerp). Het gaat hierbij om het aanbrengen van bijvoorbeeld een extra duiker of een aangepaste oever e.d. Dit speelt met name bij de uitvoering van de 3D-projecten Herstructurering watersysteem Voorhof, Buitenhof en Tanthof en Ecologische hoofdstructuur Delft.

Extra middelen zijn nodig voor het project Water in Ecodus: EcoDusVer en Verder. Voor de overige projecten zijn tenminste middelen voorhanden om te starten. Daarnaast zijn extra middelen nodig voor het duurzaam bouwen beleid (incidenteel 1 ton voor tijdelijke extra inzet van personeel en scholing en training van personeel op het gebied van duurzame stedenbouw en stedelijke herstructurering). Bij de uitwerking van deze projecten zullen uitgewerkte financiële voorstellen worden voorgelegd.

In tabel 8.2 is een overzicht gegeven van de planning van de verschillende 3D-projecten.

Het 3D-plan is gerealiseerd via de weg van de interactieve beleidsvorming. Ook voor de uitvoering in de komende periode geldt de werkwijze van coproductie: de verschillende partijen binnen de gemeente geven in samenwerking met de externe doelgroepen invulling en uitvoering aan de 3D-visie en de 3D-projecten.

Communicatiedoelen voor de periode van de planuitvoering (2000-2003) zijn:

De medewerkers van de gemeente Delft (vooral de betrokken afdelingen) en het gemeentebestuur zijn bekend met de hoofdlijnen en uitgangspunten van 3D en passen 3D toe als toetsingskader voor ander beleid. Zij weten bovendien dat er naast het 3D-plan een milieujaarprogramma voor de wettelijk verplichte milieutaken is (de wettelijk verplichte milieutaken zijn ook terug te vinden in het handboek Milieu) en dat er een aantal projecten/activiteiten uit Duurzaam Delft dichterbij (het milieubeleidsplan 1995-1998) zijn die doorlopen gedurende de planperiode van 3D;

Het bij interne en externe doelgroepen behouden en vergroten van het draagvlak voor en van de betrokkenheid bij het milieu- en duurzaamheidsbeleid van de gemeente Delft;

Het gezamenlijk (gemeente samen met externe doelgroepen) nader uitwerken en uitvoeren van een aantal projecten voor een duurzaam Delft. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijk verplichte milieutaken en de doorlopende projecten/activiteiten uit Duurzaam Delft dichterbij.

Het gezamenlijk (gemeente samen met externe partijen) invulling geven aan de visie voor een duurzaam Delft.

Externe doelgroepen zijn:

De direct bij de ontwikkeling van 3D betrokken personen en instanties (zie de projectbeschrijvingen). Zij vertegenwoordigen de volgende doelgroepen: bewoners, bedrijven, natuur- en milieu-organisaties, overige maatschappelijke organisaties, (kennis)instellingen, overheden (provincie Zuid Holland en het Hoogheemraadschap van Delfland);

Alle Delftse inwoners, maatschappelijke organisaties, (kennis)instellingen en bedrijven;

Pers;

Andere overheden (o.a. VNG-BIDOC, andere gemeenten, ministerie van VROM).

Interne doelgroepen zijn:

College van B&W en de raadsleden.

De programmagroep 3D, de stuurgroep 3D en het projectleidersoverleg

De direct bij 3D betrokken afdelingen (Bowon, PSO, EZ, Stedenbouw, Wijkbeheer, OOR, Infra, AOG, NME, Bouwkunde, Civiel, Belastingen, Onderwijs, Milieu, OWW, Reiniging, en Werktuigbouw en de afdelingen die bij de overige milieutaken/-projecten/-activiteiten zijn betrokken, zoals communicatie-adviseurs en GZ;

Alle medewerkers gemeente Delft;

De belangrijkste interne communicatiemiddelen zijn:

mondeling: bijeenkomsten, overleg, presentaties;

schriftelijk: Nu en Dan, Delft Direct, rapportages, notities, plantekst 3D, nieuwsbrief;

digitaal: Intranet/Internet.

duurzaamheidsmonitor

voortgangsberichten en presentaties van resultaten van projecten

De belangrijkste externe communicatiemiddelen zijn:

mondeling: bijeenkomsten, overleg, presentaties;

schriftelijk: rapportages, notities, plantekst 3D, nieuwsbrief;

digitaal: Internet.

duurzaamheidsmonitor

voortgangsberichten en presentaties van resultaten van projecten

Centrale vraag is welke activiteiten op welk moment door welke personen de komende periode uitgevoerd moeten worden om bovenstaande communicatiedoelen te realiseren? Dit is uitgewerkt in een apart communicatie-uitvoeringsprogramma (zie bijlage II). Dit programma wordt gedurende de looptijd van 3D regelmatig geactualiseerd.

De communicatie-adviseur B&M en SO en de procesondersteuner van de afdeling Milieu zijn samen met de projectleider 3D (het hoofd van de afdeling Milieu) verantwoordelijk voor de procescommunicatie. Ook zijn zij verantwoordelijk voor de afstemming van de communicatie tussen het 3D-project als geheel en de verschillende 3D-projecten;

De projectleiders van de verschillende projecten zijn verantwoordelijk voor de communicatie van het eigen project (opstellen communicatieplan en uitvoeren van communicatie-activiteiten). De communicatie-adviseur van de eigen dienst kan hierbij ondersteuning geven;

Bij projectgroep- en stuurgroepvergaderingen en het projectleidersoverleg is communicatie een vast agendapunt. De projectleider(s) dienen hier zorg voor te dragen;

De communicatie-adviseurs van de diensten en de projectleiders van relevante projecten (d.w.z. projecten die raakvlakken hebben met 3D, zoals Binnenstadsmanagement, Delft Kennisstad) zijn verantwoordelijk voor de afstemming tussen deze projecten. Bijvoorbeeld wat betreft de uitvoering van activiteiten en het toepassen van beleidskaders en uitgangspunten. Een overzicht hiervan is te vinden in bijlage III.

De kosten voor de communicatie voor 3D als geheel komen ten laste van het budget van de afdeling Milieu;

De kosten voor de communicatie van de afzonderlijke projecten worden bekostigd uit de projectbudgetten

In onderstaande tabel is de relatie tussen gebiedsgerichte en themagerichte projecten zichtbaar gemaakt. De tabel geeft een indruk van de wijze waarop projecten elkaar beïnvloeden en aanvullen.

Centrale vraag is welke activiteiten op welk moment door welke personen de komende periode uitgevoerd moeten worden om de communicatiedoelen voor 3D te realiseren. Dit is uitgewerkt in het onderstaande communicatie-uitvoeringsprogramma.

laatste wk. juli’99: Projectgroepleden 3D schriftelijk informeren over vervolgstappen (besluitvorming conceptplan 3D + evaluatie 3D). Tevens aankondiging datum bijeenkomst projectgroep 3D op 18 augustus.

2 aug.: Verzending evaluatie 3D.

12 aug.: Bespreking met wethouder Duurzaamheid van tekst concept- plan + communicatieplan/-activiteiten + inhoud projectgroep- bijeenkomst van 18 augustus.

18 augustus: Bijeenkomst projectgroep 3D (met wethouder Duurzaamheid)

om inhoud conceptplan te bespreken + eventueel de evaluatieresultaten. Als dit laatste niet kan, dan een aparte evaluatiebijeenkomst op later tijdstip.

4^e wk aug.: Tekst aanleveren voor DD en/of Nu en Dan over stand van zaken en procedure 3D.

half/eind sept. Terugkoppeling resultaten evaluatie 3D op hoofdlijnen naar

alle medewerkers (DD of Nu & Dan) en naar direct bij 3D betrokken personen (intern en extern) door middel van nieuwsbrief 3D. Hierin ook uitleg over besluitvormingstraject (zie ook bij II. hieronder).

Eventueel evaluatieresultaten ook via de pers verspreiden.

31 aug.: Behandeling concept-tekst in B&W. Persbericht +

persconferentie. Conceptplan + persbericht uiterlijk 23 augustus bij SBO.
Verspreiding teksten conceptplan naar de verspreidpunten + tevens plaatsing van conceptplan op Internet (+ link op Intranet) met duidelijke vermelding van de status en het besluitvormingstraject.
- persbericht: inhoud van het plan per thema op hoofdlijnen en toelichting op procedure, o.a. inspraakperiode van 6 september tot en met 4 oktober).
- speciale publicatieteksten rondom inspraakprocedure in aantal dagbladen.

9 sept: Vier pagina’s 3D-special in de Stadskrant. Extra exemplaren laten drukken als achtergrondinformatie om toe te sturen aan deelnemers 3D + voor latere verspreiding onder belangstellenden.

14 sept.: Bespreking conceptplan in Cie. Duurzaamheid in combinatie met mondelinge inspraakbijeenkomst voor belangstellenden. Week voorafgaand aan behandeling persbericht met aankondiging behandeling 3D-plan in Cie. Duurzaamheid en wijzen op mogelijkheid van mondelinge inspraak.

15 sept.: Projectgroep en stuurgroep informeren over reactie Cie. Duurzaamheid en vervolgstappen. Eventueel artikel in DD.

5 of 6 okt.: Opstellen nota van beantwoording c.q. eindverslag inspraakprocedure (weergave zienswijzen en reactie op zienswijzen).

7 of 12 okt.: Besluitvorming college van B&W over nota van beantwoording c.q. eindverslag inspraak.

12 okt.: Conceptplan + nota van beantwoording in Cie. Duurzaamheid van 26 oktober, gevolgd door behandeling in de gemeenteraad van 28 oktober.

eind sept.: Nieuwsbrief 3D naar betrokkenen met als inhoud: reactie Cie. Duurzaamheid 12 sept. (zie ook bij I. hierboven).

28 okt.: 3D conceptplan voor besluitvorming ter behandeling in de gemeenteraad.

a. externe communicatie

3D-projectgroepen
afzonderlijk: Uitgangspunt is een voortzetting van de coproductie. Dat wil zeggen dat de 3D-projectgroepen die verschillende 3D-projecten hebben bedacht gezamenlijk de projectplannen verder uitwerken en uitvoeren. Voor de externe deelnemers is hierbij in principe een actieve rol weggelegd. Niet alleen meedenken over hoe een project zou kunnen worden uitgevoerd, maar in de uitvoering ook daadwerkelijk een aantal taken/acties voor eigen rekening nemen. Per 3D-projectgroep dient te worden bepaald welke (on)mogelijkheden daartoe zijn. Tevens dient per 3D-project een communicatieplan met doelstellingen, doelgroepen, middelen, planning en taak- + verantwoordelijkheidsverdeling te worden opgesteld.
Wat betreft de doelgroepen is een belangrijk aandachtspunt hoe de wijkbewoners bij de 3D-projecten kunnen worden betrokken.
Voor het interactieve traject voor de uitvoeringsfase van 3D wordt in september 1999 een plan van aanpak opgesteld.

sub-projectgroepen
(gezamenlijk en/of
per thema): Om de voortgang te bespreken rondom een of meer 3D- thema’s of van 3D als geheel worden 2x per jaar gezamenlijke bijeenkomsten georganiseerd voor direct bij 3D-betrokken personen, andere belangstellende medewerkers en de politiek. Ook externe partijen zouden aan deze bijeenkomsten kunnen deelnemen. De mogelijkheid om hierbij Internet als middel in te zetten (discussiegroepen) wordt nader bepaald.

Alle Delftenaren: De doelgroep ‘ alle Delftenaren’ wordt regelmatig geïnformeerd over de voortgang van 3D en onderdelen daarvan. Dit gebeurt o.a. via:
- persberichten bij mijlpalen/successen
- Stadskrantartikelen
- nieuwsbrief aan maatschappelijke organisaties en via verspreidpunten in de stad
- artikel in Delft Magazine (eind 1999 begin 2000).

andere overheden: - nota’s + nieuwsbrieven e.d. sturen naar VNG-BIDOC
- artikelen in vakbladen over ‘highlights’.

b. interne communicatie:

politiek: Regelmatig informeren over voortgang project(en). Bijv. door presentaties in Cie. en speciale bijeenkomsten met betrokken ambtenaren (en eventueel externe partijen).

stuurgroep,
programmagroep +
projectleidersovl.: Bijeenkomsten, notities, Intranet/Internet, nieuwsbrief 3D. Inhoud: voortgang 3D + invulling interactief proces. Aandacht voor verband met ander(e) beleid(sontwikkelingen). De personen uit deze groepen zorgen voor terugkoppeling naar de achterban.

alle medewerkers: DD, Nu en Dan, Intranet. Inhoud: voortgang 3D per project. Aandacht voor verband met ander(e) beleid(sontwikkelingen).

Onderstaande punten verdienen tijdens de planperiode de nodige aandacht van de stuurgroep 3D, de programmagroep 3D en het projectleidersoverleg 3D.

evaluatie + uitvoeringsprogramma:
Elk jaar wordt de uitvoering van 3D geëvalueerd. Ook wordt elk jaar een geactualiseerd uitvoeringsprogramma opgesteld.

inbreng nieuwe projecten:
Tijdens de planperiode moet er ruimte zijn voor de inbreng van nieuwe projecten. Vragen zijn bijvoorbeeld: hoe moeten de nieuwe ideeën worden ingebracht en op welk moment? Op welke wijze moeten de externe partijen daarbij een rol krijgen? Oftewel: hoe maken we 3D tot een continu proces, waarin ruimte is voor vernieuwing c.q. actualisering? In de tweede helft van 1999 wordt hier een plan voor opgesteld. De programmagroep 3D doet hier een voorstel toe.

actualisering van het handboek Milieu
Het huidige handboek Milieu op Intranet zal geactualiseerd worden tot een handboek Duurzaamheid. Ook de wettelijk verplichte milieutaken en de doorlopende projecten/actiepunten uit DD2 krijgen een plaats hierin. Het handboek bevat tevens algemene informatie over 3D en een handreiking om het 3D-toetsingskader (de Duurzaamheidstoets) toe te kunnen passen. Voor een goed gebruik van het handboek door de medewerkers wordt een implementatieplan opgesteld.

implementatie Duurzaamheidstoets.
Voor de implementatie van de Duurzaamheidstoets wordt een plan van aanpak opgesteld.

afstemming met andere beleidsterreinen
Voortdurend is aandacht nodig voor een goede afstemming tussen 3D en ander(e) beleid(sontwikkelingen), zoals:
- Binnenstadsmanagement
- Stadsvisie/Ontwikkelingsplan
- de wijkplannen
- VVP+
- actieplan Delft Kennisstad 2000
- etc.

samenhang binnen 3D
Behalve de samenhang tussen 3D en andere beleidsterreinen moet ook de samenhang tussen de vier thema’s van 3D worden bewaakt, evenals het verband tussen 3D, het Milieujaarprogramma en de doorlopende projecten/actiepunten uit DD2.

Duurzaamheid in de nieuwe organisatie
De komende maanden na de besluitvorming moeten voorbereidingen worden getroffen voor een goede inbedding van Duurzaamheid c.q. uitvoering 3D in de nieuwe organisatie.

In onderstaande tabel is een overzicht gegeven van de actiepunten, zoals deze in Duurzaam Delft 2 zijn opgenomen.

Er is een volgende onderverdeling gemaakt:

In 3D-plan : Het gaat hier om projecten die op zich lopen, maar die door ontwikkelingen, gewijzigde inzichten, gemeentelijke reorganisatie etc. extra aandacht of een extra impuls behoeven. Veelal is er in het 3D plan een projectvoorstel voor gemaakt.

Loopt : Gestarte activiteiten, die in uitvoering zijn en voor een groot deel ook tot het structurele werkpakket behoren.

In ontwikkeling : Projecten worden nog uitgewerkt

Afgerond : Projectopdracht is afgerond.

Niet gestart : Er is een duidelijk motief, waarom een project niet gestart is.

Uitgave: Gemeente Delft

Dienst Beheer & Milieu, afdeling Milieu

Staalweg 1

Postbus 63

2600 AB Delft

Inlichtingen: Martijn Iping, telefoon (015) 2602997.

Procesbegeleiding: NovioConsult, Nijmegen.

Gemeente Delft, augustus 1999.