30 augustus 2001

naar agenda

In totaal hebben alle 128 externe en 48 interne bij het totstandkomingsproces betrokkenen een vragenlijst ontvangen. De respons was resp. 40% (extern) en 42% (intern). In deze samenvatting zijn de belangrijkste resultaten samengevat.

Van de 51 externe respondenten hebben 29 personen een persoonlijke uitnodiging gehad en hebben 16 personen zich n.a.v. de oproep in de Stadskrant aangemeld.

De deelname aan de bijeenkomsten is gedurende het proces afgenomen. De slotbijeenkomst (23 juni) werd even goed bezocht als de laatste werkgroepbijeenkomsten (2 juni). Slechts 7 externe respondenten hebben alle vier de bijeenkomsten bijgewoond. Slechts 11% van alle respondenten vindt het aantal bijeenkomsten te veel. 63% vindt het gekozen aantal precies goed.

De opzet van de bijeenkomsten wordt door 51% van alle respondenten goed gevonden, 35% vindt de opzet matig en 3% slecht. Aspecten die door externen minder goed worden gewaardeerd zijn: de publiciteit in de media , de bijdrage van de externe doelgroepen, het resultaat voor wat betreft de inhoud van de projecten en het resultaat voor wat betreft de inhoud van de visie. De internen zijn minder tevreden over met name de inhoud van de visie.

Als belangrijke pluspunten worden genoemd het samenbrengen van diverse belangengroepen en het gezamenlijk werken aan het plan. Suggesties voor verbeteringen die meerdere malen genoemd worden zijn: beperkter aantal bijeenkomsten, meer inbreng van externen, minder nadruk op de procedure en meer op de inhoud en een betere communicatie vooraf over doel en verwachting.

51% van de respondenten vindt de samenwerking tussen partijen als gevolg van het proces verbeterd. 14% vindt dit juist niet. 61% vindt voorts dat de 3D-werkwijze voldoende meerwaarde heeft opgeleverd. 15% vindt de meerwaarde onvoldoende (met name door een beperkte inbreng van externen).

Alles bij elkaar genomen heeft 49% van de respondenten een goed gevoel overgehouden aan het 3D-traject. 37% heeft twijfels en 14% geen van beiden.

De 3D-werkwijze heeft, t.o.v. een traditioneel beleidsvormingsproces, extra kosten

(ƒ 30.000,00) met zich meegebracht.

1. Evaluatie 3D

1.1 inleiding

1.2 response

1.2.1 externe respondenten

1.2.2 interne respondenten

1.3 bijeenkomsten

1.3.1 deelname bijeenkomsten

1.3.2 oordeel bijeenkomsten

1.4 oordeel 3D-project

Bij de totstandkoming van 3D hebben burgers, bedrijven, instellingen, maatschappelijke organisaties, gemeentelijke afdelingen en andere overheden nauw samengewerkt. Hiertoe is een proces doorlopen dat in januari 1999 startte met bijeenkomsten om te komen tot ideeën voor de toekomst. Vervolgens zijn werkbijeenkomsten georganiseerd waarin de ideeën zijn omgezet in projecten en in concrete bouwstenen voor de toekomstvisie. Op een afsluitende bijeenkomst in juni 1999 zijn de projecten gepresenteerd. Het is uitdrukkelijk de bedoeling om de samenwerking die in het 3D-proces is opgebouwd, ook bij de uitvoering van de projecten voort te zetten en waar mogelijk uit te bouwen.

Het interactieve beleidsvormingsproces dat gevolgd is voor 3D heeft t.o.v. een traditioneel beleidsvormingsproces, extra kosten met zich meegebracht. Deze extra kosten bestaan met name uit publicatiekosten en kosten voor de huur van accomodaties en bedragen in totaal ƒ 30.000,00.

Om er achter te komen hoe de betrokkenen denken over diverse zaken betreffende het gevolgde traject, is aan al de betrokken personen een vragenlijst toegestuurd.

In totaal zijn er 128 vragenlijsten naar externe betrokkenen gestuurd en 48 naar interne betrokkenen. In totaal stuurden 51 externe betrokkenen en 20 interne betrokken een ingevulde vragenlijst terug. Dit betekent dus een response van resp. 40% en 42%. Omdat de response vrij laag is en daarmee ook het aantal respondenten, zullen in deze rapportage geen percentages worden weergegeven die betrekking hebben op alleen externen en alleen internen. Daar waar mogelijk zijn wel percentages voor de totale groep weergegeven.

Onder de externe respondenten bevonden zich vertegenwoordigers van diverse doelgroepen (zie tabel 1).

Van de 51 externe respondenten zijn er 29 betrokken geraakt door een uitnodiging die zij of iemand anders binnen hun instelling ontvingen. Van de respondenten hadden zich er 16 zelf aangemeld (zie tabel 2). Nog eens 6 respondenten zijn op een andere manier betrokken geraakt bij het 3D-traject.

De 20 interne respondenten werken bij 10 verschillende afdelingen van de gemeente Delft. Van deze groep zijn er 8 personen ‘trekker’ van één van de 3D-projecten. Daarnaast bestaat de groep uit 7 direct betrokken en 3 belangstellenden (zie tabel 3).

Tabel 4 geeft een overzicht van de door de respondenten bezochte bijeenkomsten. De bijeenkomst van 26 januari betrof een interne startbijeenkomst.

externe resp. interne resp.

Zowel onder de externe als interne respondenten bevinden zich personen die slechts 1 bijeenkomst bezochten en personen die meer dan één bijeenkomst bezochten (zie tabel 5).

Uit tabel 6 valt af te lezen dat van alle thema’s er deelnemers zijn die een vragenlijst hebben ingevuld.

*meer dan een antwoord mogelijk

Aan de respondenten is gevraagd of zij het aantal bijeenkomsten te veel, precies goed, of te weinig vonden. Uit tabel 7 valt af te lezen dat de meerderheid van de respondenten het aantal bijeenkomsten precies goed vindt. Een klein aantal vindt dat het er teveel zijn. De bijeenkomsten zouden volgens deze groep teveel tijd vragen van de deelnemers, hetgeen een wisselende groep en een beperking van de betrokkenheid tot gevolg heeft.

Ook is gevraagd wat men vond van de opzet van de bijeenkomsten. De helft van de respondenten vond de opzet goed (tabel 8). Een derde vond de opzet matig, en 3% vond deze slecht. Geen mening had 11%. De kritiek op de opzet is grofweg in twee aspecten te verdelen, namelijk ‘de grote en samenstelling van de groep’ en ‘een gebrek aan diepgang’. Een grote groep betekent dat de leden maar kort aan het woord zijn. Daarnaast lijkt er een oververtegenwoordiging te zijn geweest van interne deelnemers. Het gebrek aan diepgang is volgens een aantal respondenten te wijten aan het feit dat er teveel tijd wordt besteed aan het proces/traject op zich.

De respondenten is gevraagd ten aanzien van een aantal aspecten van de 3D-bijeenkomsten aan te geven of men hier tevreden of ontevreden over is. De externe en interne respondenten is naast een aantal dezelfde ook een aantal verschillende aspecten voorgelegd. Zowel de externe respondenten (tabel 9) als de interne respondenten zijn tevreden over de informatievoorziening rond de 3D-bijeenkomsten. Over de publiciteit in de media zijn de externen minder uitgesproken tevreden.

Dit laatste geldt ook voor de tevredenheid over de bijdrage van de ‘externe doelgroepen’, ‘het resultaat voor wat betreft de inhoud van de projecten’ en ‘het resultaat voor wat betreft de inhoud van de visie’.

De interne respondenten zijn over de meeste aspecten van de 3D-bijeenkomsten tevreden (zie tabel 10). Wel wordt er blijkbaar getwijfeld over het resultaat. Met name over het resultaat voor wat betreft de inhoud van de visie heerst ontevredenheid.

Het grote pluspunt van de 3D-aanpak lijkt hem volgens te respondenten te zitten in het samenbrengen van de divers belangengroepen en het gezamenlijk werken aan, en komen tot, een plan. De respondenten is ook gevraagd naar suggesties en ideeën ter verbetering van het 3D-project. In de antwoorden komen de volgende vier onderwerpen frequent terug:

- beperkter aantal bijeenkomsten

- meer inbreng externen

- minder nadruk op procedure meer op inhoud

- betere communicatie vooraf over doel en verwachting

De 3D-bijeenkomsten zijn dus een manier om de samenwerking tussen partijen te verbeteren. In hoeverre is dit gelukt? De helft vindt dat de samenwerking inderdaad is verbeterd (zie tabel 11). Dat de samenwerking niet is verbeterd vindt 14%. Een derde had hierover geen mening.

Aan de interne respondenten is nog gevraagd of men de samenwerking tussen de betrokken gemeentelijke afdelingen verbeterd vindt. Zoals uit tabel 12 blijkt verschillen de respondenten hierover van mening.

Heeft de 3D-werkwijze voldoende meerwaarde opgeleverd? Zes van de tien respondenten vindt van wel (zie tabel 13). Een kwart weet het niet en 15% vindt dat de werkwijze onvoldoende meerwaarde heeft opgeleverd. Deze onvoldoende meerwaarde is vooral te wijten aan de te beperkte inbreng van externen.

Aan de interne respondenten is gevraagd of zij vinden dat de interactiedoelen zijn gehaald. Vrijwel alle internen vinden dat deze volledig of gedeeltelijk zijn gehaald (zie tabel 14). Het niet geheel halen van de interactiedoeleinden is vooral gelegen in de geringe betrokkenheid van de burgers.

*2 personen vulden deze vraag niet in

Heeft het 3D-traject, alles bij elkaar genomen, de respondenten achtergelaten met een goed gevoel of juist met twijfels. De gevoelens zijn verdeeld. De helft heeft er een goed gevoel aan overgehouden (zie tabel 15). Een derde heeft twijfels en 14% (allen extern) heeft geen van beide gevoelens.