Geacht College,
Inleiding
Het doel van deze notitie is het op
hoofdlijnen in kaart brengen van de consequenties van het collegebesluit om de
eigenaarsrol voor het gemeentelijke onroerend goed, met uitzondering van de
onderwijsgebouwen, onder te brengen bij het Vakteam Grond. Aan de orde komen de
te onderscheiden rollen inzake het onroerend goed, de taken en werkzaamheden
van het taakveld Onroerend Goed Management
(OGM), een nadere definitie van “de eigenaarsbelangen”, de Gemeentebrede
informatie, communicatie en besluitvormingsprocedure en de gewenste formatie
van het taakveld Onroerend Goed
Management. Het eindigt met een voorstel tot formatieuitbreiding van het
taakveld Onroerend Goed Management,
teneinde voldoende capaciteit voor de taakuitbreiding beschikbaar te hebben.
Het college heeft uitgebreid stilgestaan bij
het thema “grond(zaken)” in de nieuwe organisatie.
Op 23/28 september 1999 heeft het college de
volgende relevante principebesluiten genomen:
De
gebruikersrol en het technisch onderhoud worden ondergebracht bij de
facilitaire dienstverlening, de eigenaarsrol bij WSZ. De eigenaarsrol wordt
globaal gedefinieerd zoals in het voorstel beschreven.
Op 1 februari 2000 heeft het college hierop
het volgende aanvullend besloten:
In afwachting
van het advies van de COR is in principe besloten de taak
‘onderwijshuisvesting’ bij WSZ/Leefbaarheid vakteam Onderwijs onder te brengen.
Op basis van gemaakte afspraken is, rekening
houdend met de besluiten van het college, de formatie van de administratie van
de voormalige afdeling Grondzaken verdeelt over twee clusters. In concreto
betekent dit dat de debiteuren-, crediteuren- en erfpachtadministratie van de
voormalige afdeling Grondzaken bij de
cluster Facilitair zijn ondergebracht.
Om deze werkzaamheden bij de cluster Facilitair uit te kunnen voeren is de formatie van de voormalige afdeling Grondzaken, ten gunste van de cluster
Facilitair, met 2 fte verminderd. Met
het vakteam Beheer Onroerende Zaken (BOZ) is overeenstemming over de
rolverdeling.
Rollenscheiding
in het onroerend goedbeheer
Om duidelijkheid in de discussie over het
huidige taakveld van de afdeling OGM van het Vakteam Grond te krijgen,
worden met betrekking tot het gemeentelijk onroerend goed 3 rollen onderscheiden:
Gebruikersrol. De gebruiker is degene
die het onroerend goed feitelijk, onder overeengekomen voorwaarden en
bepalingen, gebruikt. Dit kan bijvoorbeeld het Vakteam Huisvesting, Services en
Middelen zijn als het gaat om de gemeentelijke dienstgebouwen, de Sector
Leefbaarheid als het gaat om de huisvesting van sociaal-culturele instellingen,
of een externe niet gemeentelijke (rechts)persoon.
Beheerdersrol. De (technisch) beheerder,
zijnde het vakteam BOZ, zorgt voor het
planmatig bouwkundig- en installatietechnisch beheren en doen onderhouden van
alle onroerende zaken in gemeentelijk eigendom.
Eigenaarsrol. Eigenaar is de gemeente
Delft. Namens B&W behartigt OGM, behoudens de onderwijsgebouwen, de
eigenaarsbelangen.
Naast deze 3 genoemde rollen hebben we ook, en
zeker niet in het minst, te maken met de diverse beleidstaakvelden,
waarvoor onroerend goed een belangrijk beleidsinstrument is voor het
verwezenlijken van de gestelde beleidsdoelen.
De taken en werkzaamheden van OGM
Overeenkomstig de genomen besluiten in het
kader van het NEON-veranderproces, gaat het taakveld OGM van het Vakteam Grond de eigenaars- en huurdersbelangen van
de gemeente Delft behartigen, met als doel: “Een doelmatige en beheersbare
inzet, ontwikkeling en exploitatie van het gemeentelijke onroerend goed.”
De
eigenaarbelangen nader gedefinieerd:
1. Het uniform en integraal behartigen van
de eigenaarsbelangen met betrekking tot het gemeentelijk onroerend goed.
1.1. Verhuur gemeentelijk
onroerend goed
1.2. Onroerend goed
management (exploitatie, rendement, (beleggings)waarde, doelmatigheid)
2. Het uniform en integraal behartigen van
de huurdersbelangen van de gemeente Delft met betrekking tot het gehuurd
onroerend goed.
3. Strategisch management (aan- en verkoop)
van gemeentelijk onroerend goed
Dit is bijvoorbeeld zeer
actueel bij het Spoortunnelproject en het Centrummanagement en de gemeentelijke
(her)huisvesting
Voorbeelden waarbij de
eigenaars- of huurdersbelangen in het geding komen zijn:
· functiewijziging van een
gebouw
· noodzaak tot het doen van
een investering
· vraag om extra ruimte of
noodzaak tot inkrimping
· wijziging
exploitatieperiode
· noodzaak tot integrale
heroverweging van een bepaald plangebied
Werkwijze
Door onderscheid te maken
tussen de verschillende rollen, en de daarbij behorende verantwoordelijkheden
en bevoegdheden, in de gemeentelijke organisatie, kunnen integrale, doelmatige
en adequate afwegingen gemaakt worden voor het gemeentelijk onroerend goed.
Deze werkwijze is nieuw en
garandeert in de komende jaren een zorgvuldige aanpak en goed overleg tussen de
interne partijen die vragen of ideeën hebben met het gemeentelijk onroerend
goed. Zowel de gebruiker, beheerder als eigenaar hebben vanuit hun
verantwoordelijkheid visie op het gebouw. Voorstellen van strategische aard
worden eerst gecommuniceerd met alle partijen. Hiervoor is het noodzakelijk dat
tussen deze partijen werkafspraken worden gemaakt.
Om deze werkwijze in te
bedden treft u in bijlage I uitgewerkte procedurevoorstellen aan.
Voorgesteld
wordt om een advies van het vakteam
Grond verplicht te stellen wanneer het eigenaars- of huurdersbelang van de
gemeente (met uitzondering van de onderwijsgebouwen) in het geding is. Deze
handelwijze is vergelijkbaar bij nota’s met financiële consequenties, waarbij
het advies of de paraaf van de centrale staf
verplicht is.
Omvang gemeentelijk bezit
De gemeente bezit naast
diverse percelen grond (de onbebouwde objecten, goed voor ± 150 dossiers), die grotendeels ontwikkeld zijn, zo’n 240 gebouwen
(gemeentelijke kantoorgebouwen, monumenten, beleidsgebouwen en strategisch
bezit). Daarnaast is de gemeente nog eigenaar van diverse gebouwen met een
onderwijsfunctie.
|
Categorie gebouwen |
aantal |
|
Stadsvernieuwing |
8 |
|
Grondbedrijf |
56 |
|
Kinderopvang |
5 |
|
Jeugd- en jongeren |
1 |
|
Gezondheidscentra |
5 |
|
Ateliers |
5 |
|
Verhuurde eigendommen |
37 |
|
|
|
|
Totaal thans in beheer |
117 |
|
|
|
|
Gehuurde dienstgebouwen |
7 |
|
Dienstgebouwen |
7 |
|
Stadhuis |
1 |
|
VAK |
1 |
|
Plantsoenposten |
18 |
|
Musea, brandweer en
archief |
5 |
|
Gemalen, overlaadstation |
10 |
|
Sport & recreatie |
15 |
|
Kinderopvang |
6 |
|
Jeugd- en jongerenwerk |
7 |
|
Buurt- en wijkwerk |
20 |
|
Theater |
1 |
|
Bibliotheek |
2 |
|
Begraafplaatsen (incl.
berging, aula, dienstwoningen) |
13 |
|
Oude en Nieuwe kerk |
2 |
|
Overig gehuurde objecten |
6 |
|
|
|
|
Totaal aanvullend in verband met centraal onroerend goed management |
121 |
|
|
|
|
Totaal bebouwde objecten
OGM |
238 |
De
voormalige sectie Beheer van de afdeling Grondzaken (thans OGM) vervulde, zoals
ook uit bovenstaand tabel blijkt, een
beheerrol voor 117 van deze in totaal ±
240 bebouwde objecten. In het Neon-overdrachtsdossier is nog uitgegaan van
de formatie van de voormalige sectie Beheer.
Het is
een goede zaak dat de eigenaarsrol die behoort bij het onroerend goed bezit een
centrale plaats heeft gekregen. Op deze wijze kan de exploitatie van het totaal
onroerend goed bezit plaatsvinden op een wijze die vergelijkbaar is met
bijvoorbeeld de grondexploitaties van het Grondbedrijf.
Er kan
nu gewerkt worden aan een opzet waarbij jaarlijks een vastgoedrapportage
plaatsvindt (voor het eerst in 2001) over het totale onroerend goed bezit,
waarin wordt aangegeven hoe met de financiële middelen uit de verschillende
vastgoedexploitaties is omgegaan, welke risico’s er worden gelopen en op welke
manier de risico’s kunnen worden afgedekt. Kortom, inzicht in:
·
de financiële stand van zaken m.b.t. de totale
onroerend goed portefeuille
·
de te onderscheiden exploitaties
·
aan- en verkoop
·
meerjarenperspectief
·
etc. etc
Om doelmatig te kunnen
werken is het absoluut noodzakelijk dat de gegevens op een centrale plaats
worden vastgelegd en gemuteerd. Het verzamelen en registreren van onroerend
goedgegevens is een éénmalige, maar tijdrovende klus omdat de gegevens her en
der in de gemeentelijke organisatie verspreid liggen. De gegevens dienen ook op
juistheid en volledigheid gecontroleerd te worden. Als het verzamelen en
controleren van de gegevens heeft plaatsgevonden, worden deze gegevens in het
daarvoor ontwikkelde informatiesysteem ingevoerd. Het door OGM ontwikkeld
systeem is al grotendeels gevuld met de bebouwde objecten waarover al het
beheer werd gevoerd. Het systeem wordt thans uitgebreid voor het kunnen
registreren van onbebouwde objecten.
Naast het registeren van deze onbebouwde objecten dienen ook de overige nog
niet geregistreerde bebouwde objecten (121 stuks) ingevoerd worden.
Voor het vullen met en het controleren van deze gegevens is tijdelijk 1
fte extra nodig voor één jaar.
Samenvatting
Als gevolg van het collegebesluit om de centrale
eigenaarsrol bij het vakteam Grond (taakveld OGM) te leggen (met uitzondering
van de onderwijsgebouwen) neemt het aantal te beheren objecten toe van 117 naar
240. In het Neon-overdrachtsdossier is echter nog uitgegaan van de formatie,
totaal 3 fte’s, van de voormalige sectie Beheer van het taakveld Grondzaken
behorend bij de 117 te beheren objecten en dus niet ingespeeld op de
taakuitbreiding.
Aandachtspunt bij het uitwerken van de benodigde
formatie is dat in de oude organisatie de rol van ‘eigenaar’ veelal
niet expliciet onderkend was (en daardoor veelal verwaarloosd).
Het is zeer waarschijnlijk ook om die reden dat, in
tegenstelling tot de oorspronkelijke Neon-gedachte, in dit geval géén sprake is
geweest van het principe “mens volgt werkt”. Consequentie hiervan is ook dat
gevraagde formatie-uitbreiding met 2 fte structureel een inschatting is van de
benodigde capaciteit, zonder dat hier formele functies aan ten grondslag liggen
(die ook eventueel overgeheveld zouden kunnen worden). Zie hiervoor ook bijlage
II. Binnen één jaar dient duidelijk te zijn of de structurele
formatie-uitbreiding met 2 fte gefinancierd kan worden door de heffing van 5%
(extra) beheerlasten. Dit heeft ook consequenties voor de gemeentelijke
huisvestingslasten. Daarnaast wordt er naar gestreefd om ook de overige
formatielasten, causaal verbonden aan het gemeentelijk onroerend goedbezit (2
fte), via de beheerslasten te financieren. Deze formatie wordt thans nog gedekt
uit de algemene middelen van de gemeente Delft. Zodoende wordt onderscheid
gemaakt in de benodigde formatie (4 fte) voor beheer, ontwikkeling en beleid
van - gemeentelijk - onroerendbezit en de benodigde formatie (2 fte) voor het
verstrekken van bestuurlijke adviezen op het terrein van onroerende zaken.
In de “oude” organisatie was al een
verbeteringsproces opgestart. Daartoe is onder andere in eigen beheer een
vastgoed informatiesysteem gebouwd. Hiermee heeft Delft een voorsprong op
andere gemeenten. Een voorsprong die we graag willen behouden en uitbreiden
door het centraal registreren van alle 240 in bezit hebbende objecten, ook
omdat het de kwaliteit van onze bestuurlijke adviezen ten goede komt. Vele
gemeenten hebben trouwens hun interesse voor het Delftse vastgoed
informatiesysteem getoond.
Een doorkijk naar de
toekomst
In de 2e helft van 2001 dient het
taakveld OGM tijdig, volledig en juist inzicht te hebben in het totaal
onroerend goedbezit, inclusief gehuurde objecten. Vooral de juridische en
financiële zaken dienen in beeld te zijn, zodat de inzet van het onroerend goed
in het totaal gemeentelijk beleid en gericht op de realisering van de gestelde
doelen, beheersmatig en doelmatig verloopt. Doelmatig wil zeggen: met de inzet
van zo weinig mogelijk middelen het gestelde doel weten te bereiken. Volledig
en juist inzicht ontstaat door de ontwikkeling en vulling van het vastgoed
informatie systeem. Wanneer alle onroerende zaakgegevens centraal zijn ingevuld
ontstaat een beeld van:
·
de benodigde onderhouds/investeringsmiddelen versus
(begrotings)budgetten
·
de verzekerdewaarde versus de boek- en WOZ-waarde
·
de exploitatie (kosten/opbrengsten) van een object en verzameling van
objecten
·
de financieringsproblematiek (beheerlasten en kostendekkende verhuur)
Als,
zowel ambtelijk als bestuurlijk, overeenstemming over het beeld bestaat kan het
taakveld OGM een beleidsnota “onroerende zaken” opstellen waarin voorstellen en
adviezen over de bovengenoemde punten worden verwoord. Naast een inhoudelijke
visie op het terrein van onroerende zaken, zullen ook
financieel-economische zaken een
belangrijk onderwerp zijn.
In
2004 moet het zowel voor het ambtelijk apparaat als het bestuur van de gemeente
Delft vanzelfsprekend zijn dat het taakveld OGM van het vakteam Grond de
eigenaars- en huurdersbelangen van de gemeente Delft behartigt (met
uitzondering van de onderwijsgebouwen) en dient het taakveld OGM een positief
beeld opgebouwd te hebben als het gaat om het verstrekken van adviezen waarbij
(ook) het onroerend goed in het geding is.
Voorstel
Omdat feitelijk sprake is van een tegenvaller met
betrekking tot het bestaand beleid, stel ik u voor:
1. De
eigenaars-, beheerders- en gebruikersrol in het beheer van het gemeentelijk
onroerend goed te definiëren zoals deze in de nota zijn verwoord, waarmee
tevens de eigenaarsrol van al het gemeentelijk onroerend goed (op de
onderwijsgebouwen na) en de huurdersbelangen van de gemeente Delft bij het
vakteam Grond ligt.
2.
De voorgestelde werkwijze (overleg tussen partijen
en procesafspraken) te onderschrijven.
3. Om een advies van het vakteam Grond verplicht te stellen
wanneer het eigenaars- of huurdersbelang van de gemeente in het geding is (met
uitzondering van de onderwijsgebouwen).
4.
Akkoord te
gaan met een structurele uitbreiding van de formatie van de afdeling OGM met 2
fte’s, als gevolg van de toename van de te beheren objecten van circa 120 naar
240. Deze uitbreiding met 2 fte betekent een structurele verhoging van de
kosten met ƒ 270.000,=.
5.
Akkoord te gaan met een incidentele uitbreiding,
met 1 fte, voor de duur van één jaar
voor de noodzakelijke gegevensverzameling, en de kosten van deze uitbreiding,
ad ƒ 125.000, ten lasten van de algemene reserve van het Grondbedrijf te
brengen.
6.
De financiële dekking van 4 als volgt te
accorderen:
· de
eerste 2 jaar ten laste van de algemene reserves van de Algemene Dienst
· vervolgens
na positieve evaluatie te dekken middels het heffen van een beheervergoeding.
7.
Het principe van het in rekening brengen van een “beheervergoeding” van
5% met onmiddellijke ingang in te voeren zodat de hogere structurele lasten zo
spoedig mogelijk , maar zeker over 2 jaar, door hogere huuropbrengsten kan
worden gedekt. Overigens kan pas na het afsluiten van een nieuwe
huurovereenkomst de huur inclusief de beheervergoeding, in rekening worden
gebracht. Vandaar de overbruggingsperiode van 2 jaar.
De
financiële consequenties, bestaande uit de salariskosten en de bijkomende
kosten zoals aandeel overhead en werkplekkosten (bureau, PC e.d.), zullen
worden verwerkt in de Algemene tussentijdse begrotingswijziging.
Bijlagen:
Bijlage I: procedurevoorstel
Bijlage II: inhoudelijke toelichting
formatieuitbreiding