Nota voor burgemeester en wethouders

Onderwerp Besluitvorming aanvragen Afrikaanse muziekfestivals

Geacht college,

Evenals in 2000 zijn voor de activiteitensubsidie Delftse Evenementen twee aanvragen ingediend voor een Afrikaans festival in Delft in het jaar 2001.

De aanvragen

De stichting African Festival Delft (AFD), die ook in 1999 en 2000 het festival organiseerde, dient een plan in, waarvan de begrote uitgaven ƒ 217.250,= bedragen en de subsidievraag aan de gemeente ƒ 50.000,= is.

De andere aanvrager, de African Cultural Foundation (ACF), begroot de uitgaven van het festival op ruim ƒ 330.000,= en vraagt de gemeente een subsidie van ƒ 60.000,=.

De Evenementencommissie heeft in haar adviezen in oktober en november 2000 aangegeven gronden te zien om beide aanvragen af te wijzen.[1]

De gemeente heeft in een brief d.d. 4 december 2000 beide besturen opdracht gegeven gesprekken met elkaar te voeren over samenwerking.

Op 8 januari 2001 geeft de AFD antwoord aan de gemeente. Deze brief is een aanvulling op de aanvraag. De AFD geeft aan drie besprekingen te hebben gevoerd met de ACF.

De ACF antwoordt de gemeente in een brief d.d. 15 januari 2001:

· het subsidieverzoek te handhaven;

· een inspanningsverplichting te accepteren gekoppeld aan een subsidie om de AFD in te schakelen bij de uitvoering van het festival in 2001, zodat de inspanningen van de AFD tot hun recht komen;

· het voorstel aan de AFD gedaan te handhaven;

· er voor te zorgen dat het inschakelen van de heer Oko Drammeh naar redelijkheid geen frustrerende invloed zal hebben op de organisatie van het komende festival.

Het college heeft beide aanvragen met de brieven uit januari 2001 opnieuw voorgelegd aan de Evenementencommissie die hierover op 29 januari 2001 advies heeft gegeven.[2] Allereerst betreurt de Evenementencommissie het dat het niet is gelukt om tot samenwerking tussen beide stichtingen te komen. In het kort komt het advies er op neer dat de Evenementencommissie constateert dat de aanvraag van de AFD meer is opgeschoven in de door het college gevraagde richting. De beide aanvragen vergelijkend ziet de commissie grotere voordelen in de aanvraag van de AFD ten opzichte van waar te nemen nadelen van de aanvraag van de ACF, waarvan programmering, locatie en datum nog niet concreet worden aangegeven. De Evenementencommissie blijft bij haar mening ten aanzien van de beperkte stedelijke uitstraling, maar ziet wel mogelijkheden voor een inbedding in een breder opgezette doelstelling van de Afrikapromotie in relatie tot de Delftpromotie.

De door de Evenementencommissie geconstateerde beweging in de AFD heeft er bij deze commissie niet toe geleid dat er nu een positief advies voor dit festival wordt afgegeven. De Evenementencommissie ziet in deze beweging niet alleen de ontwikkeling op bestuurlijk vlak, maar ook het initiatief van de AFD om naast het festival in de maand juli een expositie met Afrikaanse kunst te organiseren in Delftstede. Dit heeft echter niet tot een positief advies geleid.

Bij de AFC ziet de Evenementencommissie geen of nauwelijks beweging ten opzichte van de initiële aanvraag.

Besluitvorming aanvragen

Oordeelsvorming college.

Delft heeft een lange traditie met het African Festival Delft. Al vanaf begin tachtiger jaren vindt dit festival in het DHC-stadion plaats op de eerste zaterdagmiddag en -avond van augustus. Het succes en de publiekscijfers zijn wisselend. “Een” of “het” Afrikaans festival en Delft waren onlosmakelijk met elkaar verbonden waren. De belangstelling voor Afrika en de cultuur van dat werelddeel is bij de “witte” Nederlander groot. Bovendien is de aanwas van in Nederland woonachtige bevolkingsgroepen uit Afrika aanzienlijk. Het Afrikaans festival was en is een familiefeest op een zomerse zaterdag in het DHC-stadion, of de laatste twee jaar in de Delftse Hout, waar allochtonen en autochtonen, gezinnen met kinderen uit Delft, uit de regio en het land komen. Dit jaar valt het festival van de AFD aan het eind van de tweede week van de regionale basisschoolvakanties.

Het college kiest ervoor om bovengenoemde redenen in Delft een landelijk uitstralend Afrikaans festival te laten plaatsvinden. Het college heeft hiermee voldoende redenen om van het advies van de Evenementencommissie af te wijken. Dit is binnen de huidige Verordening en Uitvoeringsregeling mogelijk.

De gemeente verleent subsidie aan de AFD om onder nader in te vullen voorwaarden een festival in 2001 te organiseren en wijst de aanvraag van de ACF op grond van argumenten af. De hierbij behorende argumenten worden hieronder weergegeven.

Toewijzing AFD

Argumenten die er voor pleiten de aanvraag van de AFD te honoreren: [3]

· Continuïteit. Er is vanaf 1983 (en vanaf 1999 en 2000 in de huidige configuratie) een festival gerealiseerd. Het valt te verwachten dat met de opgedane ervaring uit deze beide jaren het festival in 2001, zeker gezien de langere voorbereidingstijd dan in 1999 en 2000 nog succesvoller zal zijn.

· De AFD heeft vanaf medio december in een aantal berichten aan de gemeente gemeld welke stappen door het bestuur zijn gedaan om tegemoet te komen aan de aanvullende vragen van de gemeente.
Op 25 januari 2001 bestond het bestuur uit 9 personen, waarvan 5 personen afkomstig zijn uit Delft. Daarvan zijn er 3 van Afrikaanse afkomst. Het bestuur heeft een werkgroep programmering ingesteld, waarin behalve 2 bestuursleden, 5 anderen zitting hebben genomen. Alle werkgroepleden/niet bestuurders zijn van Afrikaanse afkomst. Daarnaast heeft het bestuur heeft een adviseur uit Delft.

Om de organisatie van dit evenement optimaal te doen slagen, is het niet juist de stichting door lagere subsidie te noodzaken de begroting aan te passen. De verhouding gevraagde subsidie en andere inkomsten is nog geen 25%.

De overige voorwaarden van de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en de Uitvoeringsregeling Delftse Evenementen zijn van toepassing.

In de beschikking zullen aanvullende voorwaarden worden gesteld en realisering ervan schriftelijk moeten worden aangetoond. De stichting AFD krijgt gelegenheid een en ander binnen 8 weken na dagtekening van de beschikking in orde te maken.[4]

1. De penningmeester in het bestuur is ook coördinerend, programmerend en daarmee uitvoerend actief. De gemeente vindt dit een ongewenste situatie en stelt als voorwaarde deze functies niet met elkaar te combineren. Een en ander zal blijken uit een in te leveren uittreksel uit het stichtingenregister van de Kamer van Koophandel.

2. Een verklaring van alle afzonderlijke schuldeisers en crediteuren van de stichting AFD met een schuld groter dan ƒ 2.500,=, waaruit blijkt dat deze voor de exploitatieduur van het festival in 2001 afstand zullen doen van hun claims en schuldeisen, dan wel achterstallige betalingen door de stichting AFD niet zullen invorderen.
Wanneer deze verklaring bij de gemeente is ontvangen zal worden overgegaan tot uitbetaling van een voorschot van 80% (ƒ 40.000,= € 18.151,21) van de subsidie.

3. De gemeente zal de stichting AFD opdragen de afrekening en de systematiek van de afrekening vergelijkbaar aan de afrekening van het festival in 2000 in te leveren. De AFD gaf in 2000 de volledige grootboekboekhouding ter inzage aan de gemeente.

Afwijzing ACF

De ACF stelt een zogenaamde “kapstokconstructie” voor. Het bestuur heeft in het gesprek met de portefeuillehouder toegegeven dat er nog niet veel is georganiseerd. Datum en locatie, maar ook programmering en planning van de uitvoering zijn nog niet bepaald.

Toepassing van deze kapstokconstructie is nieuw voor de gemeente Delft. De Subsidieverordening kent deze niet.

De aanvraag om evenementensubsidie van de ACF en de brief d.d. 15 januari 2001, waarin het verzoek om subsidie in een “kapstokconstructie” van de ACF, wordt afgewezen op de volgende gronden:

· Uit de aanvraag is onvoldoende duidelijk hoe, wanneer en waar en met welke artistieke invulling het festival in 2001 zal plaatsvinden. Vanuit de criteria voor A-evenementen, zoals genoemd in de Uitvoeringsregeling art. 3.1 4 is dit een reden tot afwijzing van de aanvraag.

· Het is voor de gemeente geen argument dat deze aanvraag zou moeten worden gehonoreerd, omdat de heer Oko Drammeh bij de artistieke invulling van het festival is betrokken.

· De gemeente wijst een “kapstokconstructie” als tussenoplossing af, temeer daar uit de aanvraag duidelijk wordt dat de ACF feitelijk het festival zelf zou willen organiseren. Bovendien vindt de gemeente deze constructie ongewenst.

Toekomst

De pogingen tot samenwerking tussen de ACF en de AFD zijn voor het jaar 2001 mislukt. Beide stichtingen geven wel in hun brieven aan bereid te zijn over deze samenwerking door te willen onderhandelen. In de beschikkingen aan beide stichtingen zal expliciet worden gevraagd deze overleggen voort te zetten. De gemeente zal hierin echter niet bemiddelen.

In de beschikkingen aan beide aanvragers zal daarom de volgende passage worden opgenomen:

De gemeente overweegt in de Subsidieverordening Maatschappelijke Activiteiten en/of in de Uitvoeringsregeling Activiteitensubsidie een regel op te nemen, waaruit blijkt dat meerdere aanvragen voor één of nagenoeg één en dezelfde activiteit weigeringsgrond geeft om subsidie te verlenen.

- Voorstel -

Voorstel

Aan u wordt voorgesteld:

1. De subsidieaanvraag van de stichting African Festival Delft te honoreren met een subsidie van maximaal ƒ 50.000,= (€ 22.689,01), doch nooit meer dan het door u bij vaststelling van de subsidie in de eindrekening te constateren tekort met de aanvullende voorwaarden, zoals hierboven beschreven.

2. De subsidie-aanvraag van de African Cultural Foundation af te wijzen op de gronden, zoals in deze nota beschreven.

3. Deze nota en de bijlagen 1 tot en met 4 ter kennisname te zenden aan de commissie CKE.

4. De bijlagen 5 tot en met 9 ter inzage te leggen voor de leden van de commissie CKE.

Hoogachtend,

Vakteam Cultuur, Kennis en Economie,

Hans Speetjens.

Verdere bijlagen:

5. Aanvragen AFD en ACF beide d.d. 27 september 2000.

2. 6. Aanvullende brieven ACF d.d. 10 december 2000, 20 december 2000 en 15 januari 2001,

3. 7. Aanvullende brieven ADF d.d. 13 december 2000 en 8 januari 2001.

4. 8. Diverse E - mails en faxen van ADF.

5. 9. Overzicht (ambtelijk) over traject vanaf aanvragen.

---

[1] Zie bijlage 1

[2] Zie bijlage 2

[3] Zie gedetailleerd bijlage 3.

[4] In bijlage 4 treft u de voorwaarden aan, zoals deze in 2000 waren geformuleerd in de beide beschikkingen. Sommige van deze voorwaarden zijn gedateerd en specifiek van toepassing op de situatie, zoals die in 2000 gold.

Voor 2001 kan volstaan worden met een aantal compact geformuleerde voorwaarden.