Benodigde
personele en materiele middelen voor de uitvoering van de parkeergerelateerde taken binnen het cluster
Publiekszaken
1. Inleiding.................................................................................................................................
2. Vakteam Toezicht Openbare Ruimte...............................................................................
2.1 De Toekomst van TOR....................................................................................................
2.2 Vereisten voor de overgangssituatie met het oog op de verdere
invoering van het parkeerbeleid.....................................................................................................................
3. Vakteam Publieksbalie.....................................................................................................
4. Vakteam Belastingen.........................................................................................................
5. Nadere onderbouwing
benodigde uitbreiding parkeergerelateerde formatie..
6. Financiële consequenties...................................
In deze notitie wordt beschreven wat de bij het
parkeerbedrijf betrokken vakteams van het cluster Publiekszaken nodig hebben om
zich aan te passen aan de nieuwe taken die het afgelopen jaar tot hun
verantwoordelijkheid zijn gaan behoren.
De kanteling van de gemeentelijke organisatie in combinatie
met de invoering van het nieuwe parkeer-beleid heeft grote gevolgen gehad voor
het vakteam TOR. Vanaf het begin van zijn bestaan (1 maart 2000) ging vrijwel
alle aandacht uit naar het nieuwe parkeerbeleid waardoor het vakteam -
samengesteld uit zes verschillende onderdelen van de oude organisatie - weinig
gelegenheid had zich op de nieuwe taken en de toekomst te beraden. Gedurende
het jaar 2001 zijn daarom een aantal maatregelen getroffen om onstane
knelpunten op te lossen.
Om de uitbreiding van het gereguleerd parkeren in de
binnenstad, de invoering van het gereguleerd parkeren in de westelijke schil en
het autoluw plus maken van het centrum, alsook de euroconversie en de
exploitatie van de Phoenixgarage in goede banen te leiden werd externe
capaciteit ingehuurd. Die voorzag ten dele in de noodzakelijke, maar tot op dat
moment bij TOR nog ontbrekende formatie.
Zodra de afsluiting van de binnenstad een feit was is het
bestuur, management en medewerkers, begonnen aan de uitwerking van
actieplannen voor het verder toerusten van de organisatie op de nieuwe taken.
Het vakteam bestaat op dit moment uit 74 fte waarvan 33
vacatures. Mede door de hoeveelheid vacatures en het werk dat natuurlijk wèl
gedaan moet worden, is TOR te veel afhankelijk geworden uitzendkrachten.
De leiding van TOR bestaat uit het vakteamhoofd, een
teamleider binnen (vergunningverlening) en een teamleider buiten. De teamleider
buiten geeft behalve aan de parkeercontroleurs, ook leiding aan de
stadstoezichthouders .
De parkeergerelateerde
formatie
Voor de controle van alle huidige gereguleerde gebieden is
28 fte nodig en opgenomen in de formatie van TOR. Op die formatie zijn op dit
moment echter 16 vacatures. Intussen zijn voor 6 vacatures nieuwe medewerkers
gevonden. De werving wordt thans voortgezet. Bij de invoering van de Oostschil
zijn nog eens twee parkeercontroleurs extra nodig.
Voor het uitgeven van de bulk van parkeervergunningen en
ontheffingen, kras en bezoekerskaarten en overige parkeerproducten, het behandelen
van klachten, het geven van voorlichting en het administratief verwerken van
bezwaarschriften is 1 fte opgenomen in de formatie van TOR. Die is op dit
moment vacant. Nodig is echter 5,5 fte.
Parkeergerelateerde
werkprocessen en administratieve procedures
Binnen het vakteam zijn de volgende zaken voor verbetering
vatbaar:
· De beschrijving van de taken, bevoegdheden
en verantwoordelijkheden van het team in de Keten Parkeren en de vertaling
daarvan naar medewerkers van het team
· De afstemming van parkeergerelateerde
ICT-systemen en het bijbehorende applicatiebeheer
· Onderhoud parkeerapparatuur op straat en in
de Phoenixgarage (nog afgezien van de pollers)
· Klachtenprocedure, procedure afhandeling
bezwaarschriften
· (Bestuurs-) juridische ondersteuning
management en controleurs
· Procedures en controle financiële stromen
parkeerproducten en inkomsten
· Een aantal elementen van het van
beheerssysteem van de Phoenixgarage, waaronder de administratieve organisatie,
moet nog worden verbeterd
· Administratieve procedures bij problemen met
pollers
Met
ondersteuning van het vakteam procesondersteuning van de sector WIZ is een
begin gemaakt met het beschrijven van de belangrijkste parkeergerelateerde
werkprocessen te weten:
§ verlenen parkeervergunning
§ verlenen RVV/ autoluw plus ontheffing
§ controle en handhaving verordening
parkeerbelasting
§ controle en handhaving wet mulder
§ afhandeling naheffingsaanslagen
§ stappenplan en planning
informatievoorziening Publieksbalie bij invoeren nieuw gereguleerd gebied
TOR werkt aan een nota over zijn toekomst. Daarin wordt
geschetst hoe TOR aankijkt tegen de inhoud van zijn taken nu en op middellange
termijn, welke verbeteringen nodig zijn, hoe de werkprocessen op orde zullen
worden gebracht en welke cultuurverandering wordt nagestreefd. Daarvoor worden
in de nota actieplannen opgenomen. Voorts wordt aandacht besteed aan de
inbedding van TOR binnen Publiekszaken; de behoefte aan en plaats van
beleidsmedewerkers en de verbetering van de samenwerking met andere vakteams in
de gemeentelijke organisatie.
Hoewel de discussie nog niet is afgerond tekenen de
contouren van de inrichting van de nieuwe organisatie zich al wel af. Binnen de
sector zal waarschijnlijk worden gekozen voor een scheiding van
vergunningverlening & administratie enerzijds en handhaving & controle
anderzijds. In de nota worden gepleit voor het op termijn uitbreiden van de
taken van de parkeercontroleurs met taken van controleurs openbare ruimten. Dit
mede met het oog op de toename van het aantal openbare ruimten en de behoefte
aan veiligheid en orde bij de burger. Controleurs die de handhaving van de
parkeerverordening in een wijk voor hun rekening nemen kunnen in een ‘loop’ ook
het overige toezicht voor hun rekening nemen.
De formele besluitvorming over de Toekomst van TOR, is pas
met de behandeling van de Zomernota te verwachten. Vooruitlopend daarop is het
verstandig een aantal maatregelen te
treffen om een goede aansluiting te vinden met de nieuwe taken en het interne
verbetertraject.
Verlenging van de inzet van externen is geen optie. Het is
verstandiger TOR in staat te de
benodigde parkeergerelateerde capaciteitsuitbreiding te gaan werven. De eigen
organisatie moet kwalitatief en kwantitatief toegerust zijn om het bestaande
beleid op kwalitatief hoogstaande wijze uit te voeren. Het betreft dan vooral
de activiteiten met een structureel karakter. Meer specifiek: afstemming
beleid/uitvoering, klachtbehandeling, voorlichting, vergunning- en
ontheffingverlening, en administratieve afwerking bezwaarschriften. De daarvoor
benodigde formatie is met een toelichting opgenomen in paragraaf 5.
Een deel van het werk van het vakteam TOR wordt uitgevoerd door
medewerkers van de publieksbalie en heeft natuurlijk ook voor hen gevolgen
gehad. Bij de invoering van het gereguleerd parkeren in
Olofsbuurt/Westerkwartier zijn voorbereidingen getroffen om de nieuwe
parkeerproducten via bulkverwerking aan te maken, te versturen en te laten
betalen. Toch kon niet voorkomen worden dat een grote toeloop op de balie
ontstond. In de piekperiode liepen de wachttijden erg op door het beperkte
aantal inzetbare balies en de tijd die het kost om parkeerproducten uit te
geven.
Behalve piekperioden in de belasting van de balie als gevolg
van de nieuwe parkeerverordening is ook de structurele
afgifte van parkeerproducten toegenomen. Een groot aantal daarvan behoeft
bij afgifte nadere handelingen, zoals registratie en controlewerkzaamheden
(bijvoorbeeld bezoekerskraskaarten). Naast de toename in kwantiteit van het
aantal producten is er tevens sprake van groeiende complexiteit.
Om
parkeerproducten (nu al meer dan 50) te kunnen verkopen en de bijbehorende
voorlichting te kunnen geven heeft een publieksbaliemedewerker veel
specialistische en gedetailleerde kennis nodig. Hoewel aandacht is besteed aan
instructie, opleiding en handboek, moet geconstateerd worden dat dit aspect
verdere verbetering behoeft.
Om de structurele verkoop van parkeerproducten en de periodiek
terugkerende piekbelasting aan te kunnen is in totaal 3,2 fte extra nodig
bovenop de huidige voor parkeren beschikbare informatie (1 fte).
“Parkeerbonnen” zijn fiscale naheffingsaanslagen. De administratieve
verwerking daarvan vindt plaats binnen TOR. Bezwaarschriften tegen
naheffingsaanslagen worden administratief voorbereid bij TOR. De afhandeling
ervan is een bevoegdheid van Belastingen.
Met het
toenemen van het aantal gereguleerde gebieden neemt ook het aantal
naheffingsaanslagen toe en daarmee is ook het aantal bezwaarschriften gegroeid.
In de administratieve voorbereiding daarvan is
door capaciteitsgebrek bij TOR achterstand ontstaan waardoor ook de
afhandeling bij Belastingen vertraging opliep. Verdere vertraging ontstond door
de late implementatie van de GH2.1. module Parkeerbelasting en door het feit
dat bij Belastingen veel capaciteit naar de WOZ en de Euroconversie ging. De
achterstand die is ontstaan wordt nu weggewerkt.
Belastingen beschikt over 0,5 fte voor het afhandelen van
bezwaarschriften tegen naheffingsaanslagen. In verband met de uitbreiding van
het aantal gereguleerde gebieden wordt meer dan een verdubbeling van het aantal
naheffingsaanslagen en bezwaarschriften verwacht Om nieuw achterstanden te
voorkomen moet de dure externe capaciteit zo spoedig mogelijk worden vervangen
door eigen formatie. Daarvoor is 0,5 fte extra nodig.
Na twee jaar zal een deel van de benodigde formatie naar
verwachting weer kunnen worden bezuinigd als gevolg van de binnen Publiekszaken geplande efficiencyslagen.
Zodra de werkprocessen van de betrokken vakteams en de
ondersteunende ICT volledig op orde zijn, wordt begonnen met productnormering.
Er zullen normtijden worden vastgesteld voor de procedures nodig voor het
uitgeven van de verschillende producten. Op basis van die normtijden en het
aantal uit te geven producten wordt vastgesteld wat de bijbehorende formatie
moet zijn. Vervolgens kan daarover per jaar gedocumenteerd verantwoording
worden afgelegd. Er is dan een concrete en heldere basis gelegd op grond
waarvan de begroting voor het er op volgende jaar kan worden bijgesteld.
Op dit moment is nog niet bekend waar de meeste
efficiencyeffecten kunnen worden behaald, Vooruitlopend op de resultaten van de
productnormering wordt voorcalculatorisch rekening gehouden met een bezuiniging
van 3,5 fte op alle parkeergerelateerde
taken binnen PuZa.
Bij het in deze paragraaf opgenomen overzicht van extra
benodigde formatie is nog geen rekening gehouden met de uitkomst van op dit
moment lopende discussies over de plaats waar een aantal werkzaamheden het
beste kan worden verricht. In het kader van de uitwerking van “handen en
voeten” wordt nog nagedacht over de
beste plek voor beleidsfuncties binnen het cluster PuZa. Ook is er nog
discussie over de verdeling van taken tussen TOR, Publieksbalie en Belastingen.
Een en ander wordt in de nota over de Toekomst van TOR verder uitgewerkt.
Ongeacht de uitkomst van de discussies is de hierna
opgenomen formatie in ieder geval nu nodig.
TOR
Om de structurele
werkzaamheden op goede manier te kunnen uitvoeren is nodig:
0,8 fte applicatiebeheerder
(voor heel TOR is 1 fte nodig)
0,5 fte jurist (voor heel TOR is 1 fte nodig)
1 fte projectmedewerker parkeren voor de duur van twee jaar
4, 5 fte administratief medewerker, waarvan 1,5 fte voor de
duur van 2 jaar
Voor het invoeren van
het gereguleerd parkeren in de Oostschil is (per 1-1-2003)
nodig
2 fte parkeercontroleur
Voor de versterking en
ontlasting van het management van TOR is nodig
2 fte seniorcontroleur.
1 coördinator stadstoezichthouders
Voor het eerstelijns
onderhoud van pollers en parkeerautomaten
1 fte extra boven de fte die nu van Stadsbeheer wordt
betrokken.
Toelichting
Het parkeergerelateerde applicatiebeheer zat tot nu toe nu
in het takenpakket van een administratieve medewerker die part time werkt.. Met
het oog op het beheer en de doorontwikkeling van de parkeerapplicaties (er
komen steeds meer parkeerproducten bij) alsook het genereren van
managementinformatie is 0,8 fte begroot.
0,5 fte jurist is nodig voor het beantwoorden van de vele
bestuursjuridische uitvoeringsvraagstukken rondom parkeren en het overleg met
WSZ, het voorkomen van procedures en het bijstaan van parkeercontroleurs bij
uit hun werk voortvloeiende procedures
1 fte projectmedewerker parkeren gaat geheel op aan de
coördinatie van alle aspecten van de uitvoering van het parkeerbeleid, overleg
met en instructie van medewerkers van het eigen en andere vakteams, het beheer
van het handboek parkeren en het beantwoorden van vragen van het bestuur.
Verwacht wordt dat deze functie nog twee jaar nodig is.
Het aantal van 4,5 fte administratief medewerker is
gebaseerd op:
· het aantal minuten aan administratieve
handelingen dat nodig is per in bulk verwerkt parkeerprodukt, uitgaande van
vier keer per jaar een bulkverwerking (binnenstad, westelijke schil, oostelijke
schil, ontheffingen autoluw plus; als de noord- en de zuidschil zijn ingevoerd
vindt in totaal zes keer per jaar een bulkverwerking plaats).
· de tijd die nodig is voor de financiële
afwikkeling van de bulkverwerking
· de tijd die nodig is voor de verwerking van
naheffingsaanslagen en de administratieve voorbereiding van de afhandeling van
bezwaarschriften
· het aantal
vergunning- en ontheffings gerechtigden en de daarmee samenhangende
verkoop van de overige produkten,
· ervaringscijfers inzake klachten, verzoeken
om informatie, te verwachten aantallen bezwaarschriften (op weigeringen van
vergunningen of ontheffingen én naheffingsaanslagen)
Naar
verwachting kan op deze formatie door efficiencyslagen na twee jaar weer 1,5
fte worden bezuinigd.
De voor Oostelijk schil benodigde formatie
parkeercontroleurs is gebaseerd op de bij de Olofsbuurt/Westerkwartier
gehanteerde norm dat per gereguleerd gebied per dag minimaal twee maal één uur
door twee controleurs moet worden gecontroleerd.
Per ploeg (7-8) parkeercontroleurs is één senior (meewerkend
voorman/vrouw) nodig voor de planning en organisatie van het werk en de
informatievoorziening. Er wordt ook buiten kantoortijden gewerkt. Er zijn nu
twee senioren werkzaam. Als de hele formatie op orde is (30 fte) zijn er twee
extra senioren nodig.
1 fte extra is nodig voor het eerstelijns- en preventief
onderhoud aan het toegenomen bestand van parkeerautomaten tijdens
reguleringstijden (langer dan 8 uur per dag en ook in het weekeinde), de
pollers en de garages. Het tweede lijnsonderhoud is uitbesteed aan leveranciers
en de verkeersstoringsdienst.
1 fte coördinator stadstoezichthouders is nodig om die taak,
die tot 1996 werd vervuld door een aparte functionaris, uit het pakket van de
teamleider parkeercontroleurs te halen.
Publieksbalie
3,2 fte medewerker publieksbalie met hoofdtaak parkeren,
waarvan 1 fte voor de duur van 2 jaar
Toelichting
Het aantal van 3.2 fte bestaat uit 1 fte voor
informatievoorziening/call centre (sinds de invoering van het nieuwe
parkeerbeleid is er per dag een full time kracht nodig geweest voor de
behandeling van alle telefonische verzoeken om informatie) en 2.2 fte voor
baliehandelingen inzake het verstrekken van vergunningen, kras- en
bezoekerskaarten voor de binnenstad en alle schilgebieden, uitgaande van het
ervaringsfeit dat circa 20% van alle klanten zich bij de balie meldt voor die
producten.
Een totaal van 4.2 fte baliemedewerker neemt dan door het
jaar heen zes piekperiodes alsook de structurele uitgifte van alle andere
parkeerproducten en de telefonische informatievoorziening voor zijn rekening. Naar verwachting kan daarop door
efficiencyslagen na twee jaar weer 1fte worden bezuinigd.
Vakteam Belastingen
0.5 fte medewerker bezwaarschriften
Toelichting
De berekening is gebaseerd op het aantal bezwaarschriften
dat tot de invoering van het nieuwe parkeerbeleid op een aantal van 11.000
naheffingsaanslagen werd ontvangen en verwerkt door 0,5 fte bij Belastingen. De
uitbreiding van de gereguleerde gebieden levert nog een 13.000 extra
naheffingsaanslagen op, waardoor in totaal 1fte nodig is voor de afhandeling
van de bezwaarschriften die worden verwacht op een totaal van 24.000
naheffingsaanslagen per jaar.
6. Financiële
consequenties
In bijlage 1 is zo volledig mogelijk in kaart gebracht en
toegelicht wat de incidentele en structurele financiële consequenties
(personeel en materieel) van het nieuwe parkeerbeleid voor Puza in 2002 zijn
inclusief de invoering van het gereguleerd parkeren in de Noord- en Oostschil
en de exploitatie van de Phoenixgarage.