De markt is van iedereen. Dit is en blijft het uitgangspunt
voor de communicatie van de markt. Daarom worden niet alleen de direct
belanghebbenden bij het proces betrokken. Op belangrijke beslismomenten zal de
hele Delftse bevolking de gelegenheid hebben hun mening te geven.De
herinrichting van de markt gebeurt binnen het kader van eerder vastgesteld
beleid, met name binnenstad autoluw en onder voorbehoud van functionele
randvoorwaarden. De markt is immers een multifunctionele locatie voor
evenementen, de weekmarkt, horeca en het historische centrum van Delft.
In deze fase staat de interactie met belanghebbenden en
andere gebruikers van de markt centraal. Dit is immers de fase waarin in grote
lijnen beslist wordt hoe de markt er uiteindelijk uit komt te zien. In deze
fase worden allereerst basismodellen voor een nieuwe inrichting ontwikkeld.
Vervolgens worden deze uitgewerkt tot visuele varianten van een mogelijke
nieuwe markt. Deze varianten worden vervolgens voorgelegd aan de direct
belanghebbenden. Voorafgaand aan een belanghebbendenbijeenkomst waarop dit
gebeurt zullen gesprekken met afzonderlijke groepen belanghebbenden
plaatsvinden. Na de belanghebbendenbijeenkomst zal de Delftse bevolking door
middel van een meningspeiling alle betrokken Delftenaren en bezoekers van de
markt zijn mening kenbaar kunnen maken over de verschillende varianten. De
resultaten worden vervolgens teruggekoppeld aan de direct belanghebbenden.
Tenslotte kiest het gemeentebestuur een
van de varianten.
Bijgaand schema geeft weer hoe dit interactieve proces
verloopt en wat de inzet van communicatie is. Het gaat in de eerste ontwerpfase
om drie voorlichtings-bijeenkomsten:
Om de interactie te verbreden start in deze fase een serie
publicaties:
1. De eerste
publicatie verscheen in november en bevatte een aankondiging van de inloopavond
en interviews met betrokkenen.
2. publicatie 2 verschijnt in het najaar van 2002.
Deze publicatie bevat een verslag van de belanghebbendenbijeenkomst en
een visuele presentatie van de varianten. Bovendien wordt in deze publicatie
aangegeven hoe de Delftse bevolking hun mening kunnen geven.
3. In het
tweede deel van de ontwerpfase werkt het ontwerpteam de gekozen variant verder
uit. Het voorlopig ontwerp wordt vervolgens gepresenteerd in de 3e
publicatie.
Januari
2003 evalueert de gemeenteraad de effecten van het invoeren van autoluwe
binnenstad fase 1. Dit is het moment dat beslist wordt of fase 2 (autoluwe
herinrichting Markt) doorgaat. Ook de herinrichtingsvariant wordt dan aan de
raad voorgelegd. Bij positieve besluitvorming van beide beslispunten kan het
vervolgtraject voor de Markt worden ingezet.
Nu duidelijk is hoe de markt er uiteindelijk uit komt te
zien, kan dit ook getoond worden. Dit gebeurt door middel van een
tentoonstelling, bij voorkeur in het stadhuis op de markt. De tentoonstelling
bevat schetsen en impressies van de uiteindelijke markt en monsters van de
materialen die gebruikt gaan worden.
4. Aanbestedings- en uitvoeringsdraaiboekfase (tweede en
derde kwartaal 2003)
In de loop van deze fase wordt duidelijk hoe de
herinrichting uitgevoerd gaat worden. De communicatie is er in deze fase op
gericht om de gevolgen voor mensen die daar hinder van gaan ondervinden zo goed
mogelijk bekend te maken.
5. Uitvoeringsfase
Als alles volgens planning verloopt kan in september 2003 de uitvoering beginnen.
Dit moment wordt gemarkeerd door middel van een persbericht en een officiële
handeling.
Daar waar stappen in het interactieve proces worden
gezet wordt de pers geïnformeerd.
Naast bovengenoemde free publicity kan er in de
verschillende fasen van de herinrichting van de markt geadverteerd worden in de
huis-aan-huis bladen van Delft (Delftse Post, Delft op Zondag, de Postiljon).
Met de advertenties kunnen mensen worden opgeroepen om mee te doen aan de
meningspeiling en kunnen de varianten worden toegelicht. Ook de uiteindelijke
keuze voor een variant kan middels een advertentie worden bekendgemaakt.
6. Onderzoek herinrichting van de markt
Het college heeft besloten dat belanghebbenden en gebruikers
niet alleen geïnformeerd worden over de plannen, maar dat zij hier – tot op
zekere hoogte – ook inspraak in hebben.
Op dit moment worden drie ruwe ontwerprichtingen (modellen)
uitgewerkt tot inrichtingsvarianten. Deze uitgewerkte varianten vormen de basis
van het voorbereidingstraject dat in de komende maanden zal plaatsvinden.
Er is een interactief proces opgezet met betrekking tot de
communicatie over de plannen. Dit traject ziet er als volgt uit:
·
Ronde met inspraak voor direct belanghebbenden.
·
Aanscherping van de ontwerpen
·
Belanghebbendenavond waarop de nieuwe plannen worden
gepresenteerd
·
Brede meningspeiling
Doel van het onderzoek is tweeledig. Het onderzoek moet
inzicht verschaffen in het oordeel van de gebruikers over de voorgestelde
varianten en de verschillende elementen daaruit. Daarnaast, maar ondergeschikt,
moet met dit onderzoek draagvlak gecreëerd worden voor het uiteindelijke plan
onder de gebruikers van de Markt van Delft.
Aan het onderzoek zijn een aantal randvoorwaarden gekoppeld.
·
Het tweede onderzoeksdoel vereist een breed opgezet
onderzoek. Zo veel mogelijk mensen moeten in de gelegenheid worden gesteld om
hun mening te geven.
·
Verder kunnen deelnemers alleen hun mening geven over
plannen die ze daadwerkelijk kunnen zien.
·
En ten slotte moeten de kosten van het onderzoek zo veel
mogelijk worden beperkt.
Hoe?
Gezien
bovengenoemde randvoorwaarden adviseert O&S het volgende:
Na de inspraak van de belanghebbenden dienen de varianten
aangepast en uitgewerkt te worden in ‘presentabele’ plannen. Plannen die door
leken te beoordelen zijn, zowel in hun totaliteit als op onderdelen. Wij denken
hierbij aan maquettes èn heldere, redelijk uitgewerkte driedimensionale
schetsen. Voor de vergelijkbaarheid moeten de varianten op dezelfde wijze
worden uitgewerkt en alleen inhoudelijk van elkaar afwijken.
Er wordt via drie ingangen gemeten:
·
‘Fysiek’ in het Stadhuis met maquettes en een
gestructureerde vragenlijst.
·
Door middel van een kleurenbijlage in de Stadskrant, waarin
de plannen worden toegelicht en een korte gestructureerde vragenlijst is opgenomen.
Hierin wordt ook gewezen op de mogelijkheid in het Stadhuis te gaan kijken en
op het Internet.
·
Door middel van een oproep op de Delft portal of de nieuwe
gemeentesite (ook met driedimensionale ontwerpen en een gestructureerde
vragenlijst).
De maquettes worden gedurende twee weken op donderdag,
vrijdagavond en zaterdag in het Stadhuis t.b.v. het onderzoek neergezet.
Inwoners en bezoekers van Delft worden vervolgens op verschillende manieren
aangespoord het Stadhuis te bezoeken en ter plekke de korte vragenlijst in te
vullen.
Een van die manieren is via de Stadskrant die huis aan huis
wordt verspreid (40.000 adressen). In de Stadskrant wordt een opvallende
kleurenbijlage bijgevoegd waarin de drie varianten worden gepresenteerd. De
ontvanger kan kiezen om de bijgevoegde vragenlijst in te vullen en te
retourneren of naar het Stadhuis te gaan om de maquettes te bekijken. Ten
slotte wordt er ook nog verwezen naar het Internet waarop de plannen ook te
bekijken zijn.
Op de Delft portal en/of de nieuwe gemeentesite wordt een
link naar de ontwerpen en de vragenlijst geplaatst, zodat ook iedere bezoeker
van de site in de gelegenheid wordt gesteld zijn/haar voorkeur uit te spreken.
Om iedereen in de gelegenheid te stellen aan het onderzoek
deel te nemen, moet het onderzoek breed aangekondigd worden. Het grote publiek
kan bereikt worden door middel van de Stadskrant. De opvallende bijlage stelt
iedereen in staat een stem uit te brengen. Daarnaast wordt de meningspeiling
aangekondigd op de lokale radio, in de Delftse Post en eventueel in andere
bladen. In de aankondigingen wordt verwezen naar de tijden waarop de maquettes
in het Stadhuis zijn te bezichtigen en de twee andere mogelijkheden om te
stemmen.
Op de gemeentesite en de Delft portal wordt daarnaast ook
verwezen naar de plannen en de mogelijkheden hierover een mening te geven.
Tot slot worden mensen op de Markt aangesproken tijdens de
uren dat de maquettes te bezichtigen zijn in het Stadhuis.
Wij stellen voor dat Onderzoek & Statistiek de
uitvoering van het onderzoek voor haar rekening neemt en dat het Vakteam
Communicatie de aankondigingen van het onderzoek verzorgt.
Het
is zeer moeilijk in te schatten hoe hoog de respons m.b.v. deze drie methoden
zal worden. Gestreefd wordt naar enkele duizenden, echter uitzetten van een
‘enquête’ in de Stadskrant is zeer vrijblijvend. Het hangt zeer van de
communicatie-activiteiten en de attentiewaarde van de kleurenbijlage af in
hoeverre de streefaantallen worden gehaald.