Bijlage 16 Uitgangspunten communicatie- en participatieplan Poptahof

Gebiedscommunicatie

Het vraagt minimaal 3-5 jaar om een imago te veranderen. Belangrijk is om te weten waar je naartoe wilt veranderen. De Poptahof zich in bevindt is een vraaggerichte markt geworden (ipv een aanbodgerichte markt). Als startpunt voor zowel de korte als de lange termijn strategie wordt de identiteit en het gewenst imago van de Poptahof vastgesteld. Dit is de basis voor de wijze waarop de communicatie richting de verschillende doelgroepen ingericht gaat worden, de huisstijl, de ‘tone of voice’ van de communicatie en de projectcommunicatie in een latere fase.

Organisatie en informatiestromen

De (juridische) projectorganisatie staat en is contractueel vastgelegd. Dient het ook ingevuld te worden met de informatiestromen die binnen de projectorganisatie spelen. Er dient invulling te komen op een aantal vragen die de organisatie straks ondersteund en versterkt. Denk hierbij aan:

• Hoe verloopt het onderling contact? Welke spelregels en middelen gaan we hierbij hanteren?
• Wie voert de regie?
• Wie mag het zeggen en wie niet?
• Wat vertellen we wel en wat niet?
• Wanneer vertellen we wat?
• Wie informeert wie en wanneer?
• Wat is intern en wat extern?
• Etc.

De invulling van deze items is een interactief proces tussen de projectleden, niet een document dat ter goedkeuring aan eenieder wordt voorgelegd. Het moet gaan leven en een vanzelfsprekendheid worden. Ook voor mensen die later in de projectgroep komen. Tevens geven ook deze punten het project en de organisatie een eigen identiteit.

Na dit interactief proces kunnen een aantal contactitem worden opgesteld, zoals:

· Uitgangspunten * Een ‘hotline’

• Intenties * Bewoners en klanten
• Beperkingen * De pers
• Randvoorwaarden * De kostenverdeling
• Communicatiewetten * De regie
• Naar binnen treden * De uitvoering
• Naar buiten treden * De bemensing
• Onderlinge informatie * De boete

Indien we vaststellen dat een open en transparantie manier van omgang en de informatie aansluit op een integraal plan, sluit een algemene projectschijf die door ieder projectlid (intern en extern) gebruikt kan worden. In de bouw wordt dit systeem al langer gehanteerd, maar voor de integrale planvomingsfase nog niet.

Communicatie naar bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties

Gedurende de herstructurering moet op veel momenten met de direct betrokkenen in de wijk gecommuniceerd worden. Over de plannen met hun deel van de wijk, de verhuizing en natuurlijk de voortgang van de vernieuwing. Op de korte termijn moet de focus vooral op de communicatie (en participatie) met deze direct betrokkenen gericht worden om het vertrouwen op te bouwen en het benodigd draagval te creëren. Allereerst omdat de direct betrokkenen in de wijk het eerst de gevolgen van de vernieuwing zullen ervaren, maar bovendien zijn zij ook ambassadeurs naar doelgroepen buiten de wijk tijdens het gehele herstructureringsproces.

- Informeren bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties (direct betrokkenen)

Middelen:

§ Nieuwsbrief 1 keer per kwartaal.

§ Internetsite 1 keer per maand geactualiseerd.

§ Posters/flyers/video’s

§ Informatiebijeenkomsten rondom mijlpalen in de planvorming.

§ Maquette van de wijk, waarop de veranderingen en voortgang van de plannen inzichtelijk wordt gemaakt.

§ Informatiecentrum in wijk: vanaf goedkeuring SP en definitieve start projectorganisatie.

- Uitplaatsing 1^e bewoners

Het eerste herhuisvestingstraject betreft de bewoners in de Grutto flat. Dit herhuisvestigstraject krijgt een specifieke communicatietraject.

- Commitment/betrokkenheid/draagvlak direct betrokkenen

Middelen:

§ Participatie-bijeenkomsten: om bewoners te informeren, te motiveren en te betrekken. Het recept voor deze bijeenkomsten is:

o Een afwisselend en uitnodigend programma: dit boeit en houdt de aandacht vast

o Variatie in de manier van overbrengen van informatie en de participatie. Interactie is de belangrijkste component van een effectieve bijeenkomst, bijvoorbeeld door het organiseren van een workshop, een forumdiscussie met stellingen, een quiz, een interview of een theaterstuk.

o Verplaatsing in de doelgroep

De nadere planvorming rond het centrale park, is een van de mogelijkheden in het participatietraject dat met onder meer bewoners kan worden opgezet. Naast de nadere invulling van het park kan ook gedacht worden aan andere klein- of grootschalige) activiteiten:

• Gezamenlijk bouwen van de maquette van de wijk.
• Jaarlijks evenement: om bewoners te motiveren en te betrekken. Maar ook als opsteker voor de buurt.
• Sport en spelactiviteiten rondom thema’s (zoals het buurtpark en het winkelcentrum) en in samenwerking met maatschappelijke organisaties uit de wijk (Omnibus basisschool en Speelbal).
• Etc.

Beleids- en interne communicatie

Met de verschillende betrokkenen in de plan- en uitvoeringsfase zal gecommuniceerd moeten worden over het project: stakeholders binnen Delftwonen, Kristal, B&W, de gemeenteraad en ambtenaren van de gemeente Delft. Enerzijds om draagvlak te creëren, maar ook om ervoor te zorgen dat alle partijen goed geïnformeerd zijn over alle belangrijke ontwikkelingen en besluiten.

Middelen:

§ informatie over Poptahof opnemen in personeelsbladen, intranet en overlegstructuren

§ maandelijkse voortgangsrapportage Poptahof verspreiden onder projectbetrokkenen

§ nieuwsbrief verspreiden via interne verzendlijst

§ uitnodigen bij informatiebijeenkomsten en evenementen

§ activiteit met projectbetrokkenen (bezoek andere projecten of thema-discussies), zoals Masterclass Gezinsvriendelijke hoogbouw

Afstemming tussen vernieuwing en beheer

De verschillende communicatievormen (bewonerscommunicatie, wijkcommunicatie, communicatie over beheer en leefbaarheid) dienen op elkaar afgestemd te worden. Hiervoor wordt een maandelijks regulier communicatieoverleg opgezet. Doelstelling van het communicatieoverleg is:

§ Voortgangsbespreking comunicatie

§ Koppeling verschillende communicatiemomenten en –middelen

§ Afstemming planning, concept, uitwerking middelen

Doelgroepen en doelstellingen

Bij de communicatie/participatie richten wij ons op de volgende doelgroepen. Per doelgroep staan de doelstellingen vermeld.

1. Huidige bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties

Doelstellingen

- voorlichting

- commitment/betrokkenheid

- draagvlak

2. Nieuwe bewoners/ondernemers

Doelstellingen

- voorlichting

- Imagoverandering

3. Overige betrokkenen

Doelstellingen

- voorlichting

- commitment/betrokkenheid

- draagvlak

Actief persbeleid

Persactiviteiten zijn van groot belang om ook breder in de Delftse regio en daarbuiten te laten zien wat er in de Poptahof staat te gebeuren.

Middelen:

§ Actieve contacten met media: 2 keer per jaar redactiebezoeken aan de wijk en 1 keer per kwartaal informele bijpraatronde

§ Uitnodigingen informatiebijeenkomsten en evenementen aan pers

§ Persberichten: 6 keer per jaar een persbericht

§ Informatie/oproepen Poptahof via advertenties in media

§ Media-aandacht rondom Masterclass Gezinsvriendelijke Hoogbouw

§ Publicaties, video’s, etcetera

Projectcommunicatie

De projectcommunicatie heeft betrekking op de verkoop/verhuur van woningen in de vernieuwde Poptahof. Voor een succesvolle projectcommunicatie is het nodig dat er eerst een positieve impuls aan het imago van de Poptahof is gegeven.

Voor de projectcommunicatie wordt, als dat opportuun is, een separaat communicatieplan opgesteld.

Meten is weten

Per jaar worden concrete en meetbare doelstellingen afgesproken in het Activiteitenplan. Door ieder jaar een meting te doen onder de verschillende doelgroepen, ontstaat inzicht in de effectiviteit van de communicatie-inspanningen en kan worden bijgestuurd.