Fusie DEA- EAZ
De stichting Energie Agentschap
Zoetermeer (EAZ) is in April 1999 opgericht door de gemeente Zoetermeer. De
eerste drie jaar is EAZ ondersteund met Europese subsidie in het kader van het
zogenaamde SAVE II programma. Sinds 2002 bestaan de inkomsten van EAZ voor
circa 50% uit bijdrage van de gemeente en 50% uit additionele inkomsten.
Doel van EAZ is kennis, partijen en geld op het
juiste moment op de juiste plaats bij elkaar te brengen en concrete
energiebesparingsprojecten en duurzame energieprojecten van de grond te tillen.
De rol van EAZ varieert hierbij van aanjager tot volledige coördinator of
uitvoerder van het project.
Een jaar na oprichting van EAZ, in
het voorjaar van 2000, is door de gemeente Delft het Delfts Energie Agentschap
(DEA) opgericht. DEA werkt op dezelfde manier als EAZ en wordt ook op
soortgelijke manier gefinancierd.
In 2005 is door de
bestuursvoorzitters van de beide agentschappen, de wethouders Milieu van Delft
en Zoetermeer, het initiatief genomen om te onderzoeken of een fusie tussen
beide agentschappen mogelijk zou kunnen zijn. Het idee om te fuseren is
ontstaan uit de kwetsbaarheid van de agentschappen en de eventuele meerwaarde
die een gefuseerd agentschap zou kunnen hebben. Kwetsbaarheid is aanwezig omdat
beide agentschappen bestaan uit slechts 3 formatieplaatsen en meerwaarde zou er
kunnen zijn vanwege het combineren van sterke punten van elk agentschap.
In November 2005 is aan
adviesbureau K plus V opdracht gegeven om een korte notitie uit te brengen over
een eventuele fusie tussen EAZ en DEA.. De notitie van K plus V is als bijlage
bijgevoegd.
In December 2005 is door de
besturen van beide agentschappen unaniem ingestemd met het verder uitwerken van
een fusie tussen DEA en EAZ.
In dit advies wordt aan de colleges en Raden van
Delft en Zoetermeer voorgesteld eveneens
in principe te stemmen met een fusie tussen EAZ en DEA. Indien met dit
voorstel wordt ingestemd komen de in de volgende paragraaf beschreven aspecten
aan de orde.
In deze paragraaf wordt dezelfde
indeling gehanteerd als in de notitie van K plus V. Bij elk onderwerp wordt een
voorstel gedaan of wordt voorgesteld dit nader uit werken.
2.1.
Bestuurlijke en juridische organisatie.
Voorgesteld wordt de beide
stichtingen op te heffen en een nieuwe stichting op te richten waarin de
activiteiten van beide agentschappen worden ondergebracht. De beide besturen
worden “in elkaar geschoven”. Er ontstaat een nieuw algemeen bestuur waarin
zitting hebben Eneco-Energie, TU Delft, Rabobank, consumenten, Kamer van
Koophandel, Siemens, woningcorporaties uit beide steden, en de beide gemeenten.
Naast een algemeen bestuur zal er een dagelijks bestuur worden ingesteld.
Het voorzittersschap zal bekleed
blijven worden door de wethouder Milieu, bij toerbeurt afkomstig uit een van
beide gemeenten.
2.2.
Management, organisatie en huisvesting
De huidige werkwijze met een
jaarlijks werkprogramma gekoppeld aan de begroting blijft gehandhaafd. In 2006
zal een meerjarenstrategie en bedrijfsplan worden opgesteld voor het nieuwe
gefuseerde agentschap.
De huidige directeur van EAZ is
beoogd directeur van de gefuseerde agentschappen. Onder zijn leiding moeten de
werkzaamheden van beide organisaties op elkaar worden afgestemd en de beoogde meerwaarde worden gerealiseerd.
In 2006 zal een besluit moeten
worden genomen over gezamenlijke huisvesting. Vooralsnog blijven beide
agentschappen vanuit de huidige locaties opereren.
2.3.
Personeel
Beide agentschappen beschikken
over 3 werknemers waarvan enkele part-time. De medewerkers van DEA zijn in
dienst van de stichting. De werknemers van EAZ zijn in dienst van de gemeente
Zoetermeer en gedetacheerd bij het agentschap. Indien de fusie doorgaat zal een
besluit moeten worden genomen over de situatie van de medewerkers in het nieuwe
agentschap. Detachering vanuit de gemeente of in dienst van de stichting.
2.4.
Financiën
Op dit moment bedraagt de bijdrage van de gemeente
Zoetermeer aan het Energie Agentschap Zoetermeer uit het ter beschikking stellen
van drie werkplekken en het salaris van de directeur (die op de pay-roll staat
van het team Milieubeleid.) Eind 2005
is door de Raad van de gemeente Zoetermeer besloten deze inbreng te continueren
tot 1-1-2008.
In Delft bestaat de bijdrage van
de gemeente uit een bijdrage in het salaris van
de directeur en in de overheadkosten. Daarnaast leveren de gemeente Midden
Delfland, de corporaties en Eneco een vaste bijdrage per jaar.
Met de partners zal overlegd
worden om deze bijdragen zoveel mogelijk te continueren.
Bij het liquideren van beide
bestaande agentschappen komt het Eigen Vermogen van de bestaande agentschappen
vrij.
In de statuten van beide stichtingen is opgenomen dat
een eventueel batig liquidatiesaldo zoveel mogelijk besteed moet worden aan
activiteiten die het doel van de stichting ten goede komt.
2.5 Communicatie, identiteit en
relatienetwerk.
Er zal in de loop van 2006 een
nieuwe naam en logo voor het nieuwe agentschap gezocht moeten worden.
Communicatiemiddelen zoals nieuwsbrief in Delft en publieksjaarverslag in
Zoetermeer zullen op elkaar aangepast moeten worden.
Belangrijk is ook het behouden van
het bestaande netwerk van beide agentschappen dat voor een belangrijk deel op
persoonlijke contacten berust.
Zoals gezegd zullen veel aspecten
van de voorgenomen fusie pas in de loop van 2006 verder uitgewerkt kunnen
worden. Het gaat echter vooral om de meerwaarde van een fusie, de
vooruitzichten ten aanzien van opdrachten en contracten en de middelen waaruit
dit alles gefinancierd zou kunnen worden.
Ten aanzien van deze drie aspecten volgt hier een korte vooruitblik.
Door samenvoeging van beide
agentschappen ontstaat een schaalgrootte die de organisatie minder kwetsbaar en
flexibeler maakt.
De overhead en managementtaken
zijn ook efficiënter toe te delen aan circa 6 werknemers dan aan 3 medewerkers.
EAZ is vooral sterk in netwerk,
diversiteit in projecten en het uitvoeren van gemeentelijk klimaatbeleid. DEA
werkt veel voor woningcorporaties en is zogenaamd EPA gecertificeerd. Dit
betekent dat werknemers van DEA zelfstandig energie prestatie adviezen kunnen
uitbrengen. Begin 2006 wordt deze deskundigheid uitgebreid tot adviezen voor de
utiliteit. De kennis en ervaring van DEA en EAZ zijn in grote mate complementair,
hetgeen een duidelijke meerwaarde kan betekenen voor een gefuseerd agentschap.
In Delft kan wellicht meer gedaan
worden voor de gemeente in het kader van de uitvoering van het (BANS)
klimaatbeleid. Bestaande projecten in Zoetermeer zoals het scholenproject of
het MKB project lenen zich ervoor om in Delft op soortgelijke manier uit te
voeren.
Het gefuseerde agentschap kan ook
meer regionaal gaan werken. Zowel in opdracht van het Stadsgewest Haaglanden
als in opdracht van individuele Haaglanden gemeenten. Hiertoe zal een
acquisitieplan worden opgesteld. Door de participatie in de Europese netwerken
zullen eveneens inkomsten verworven worden.
Vanzelfsprekend zullen de
activiteiten die nu voor de gemeenten Delft en Zoetermeer worden verricht
onverminderd uitgevoerd blijven worden.
Financien
Naast de vaste bijdragen van de gemeenten zal
geprobeerd worden meerjarenafspraken te maken met Eneco, woningcorporaties en
eventueel Haaglanden(gemeenten), zodat er een vaste basisfinanciering aanwezig
is.
De rest van de inkomsten zal moeten worden
gegenereerd uit opdrachten voor derden en uit gesubsidieerde projecten. Tot
deze laatste categorie behoren ook nadrukkelijk Europees gesubsidieerde activiteiten.
Indien in principe wordt ingestemd met een fusie
tussen DEA en EAZ zal de beoogd directeur de fusie als volgt uitwerken:
-
Opstellen bedrijfsplan inclusief paragraaf personeel,
meerjarenbegroting, werkplan, stichtingsstatuten; Maart, April 2006
-
Voorstel tot definitieve besluitvorming gemeenten Delft en
Zoetermeer en besturen agentschappen; Mei 2006
-
Liquidatie bestaande agentschappen, oprichten nieuwe stichting; Juni 2006
-
Onderzoek en besluitvorming huisvesting, communicatieplan,
logo, etc.: Vanaf juli 2006
.
5. Besluit
In principe instemmen met een
fusie tussen DEA en EAZ en de fusie voorbereiden overeenkomstig het in deze
nota beschreven traject