Nota voor raadscommissie

Inleiding

Bijgaand treft u aan het procesplan Spoorzone Delft “het ontwikkelingsproces” , waarin in hoofdlijnen alle stappen gepland zijn, die nodig zijn om uitvoering te geven aan de contracten zoals die op 5 oktober en 23 december 2005 zijn getekend. Een belangrijk onderdeel van dit plan is de oprichting van het “Ontwikkelbedrijf Spoorzone” (OBS) en in de notitie Ontwikkelbedrijf Spoorzone “in voorbereiding” treft u een aanzet voor de administratieve organisatie.

Beide stukken zijn besproken met het GMT en aangepast naar aanleiding van hun opmerkingen.

Na goedkeuring van de hoofdopzet voor het OBS door uw college, zullen in het eerste kwartaal nog een aantal onderdelen nader uitgewerkt worden. Dat geldt voor :

· De statuten OBS BV en het directiestatuut

· Uitwerking van de administratieve organisatie en beleggen van taken i.o.m. S&C

· Afspraken met de staande organisatie over samenwerking c.q. afname van diensten

· Positionering/werkwijze risicomanagement, i.o.m. S&C

Organisatieopzet

Gezien de complexiteit en de lange uitvoeringsduur van het project Spoorzone en het feit dat het project wordt uitgevoerd voor rekening en risico van de gemeente Delft met subsidies van andere overheden, is het nodig een specifieke organisatie voor de realisatie van het project in te richten. Omdat alle kaderstellende onderdelen, zoals Masterplan, contracten en in februari het Bestemmingsplan door de Raad zijn vastgesteld, moet deze specifieke organisatie uitvoeren wat intussen publiekrechtelijk is besloten én privaatrechtelijk is overeengekomen met de andere betrokken partijen.. Hiervoor moet samengewerkt worden met een aantal andere partijen, zoals ProRail, de NS-organisatie en de ontwikkelcombinatie NSVastgoed/Ballast-Nedam.

Om deze samenwerking goed te laten verlopen, wordt hiermee in de opzet van de organisatiestructuur rekening gehouden. Om slagvaardig te kunnen samenwerken en uit te voeren wat besloten is, wordt voorgesteld een specifieke organisatie in te richten als zelfstandige entiteit in BV vorm. Deze BV zal namens het Gemeentebestuur van Delft op basis van lastgeving en privatieve werking de afspraken die in genoemde contracten vastliggen uitvoeren. Lastgeving betekent dat het college van B&W aan het OBS voor alle privaatrechtelijke handelingen ter uitvoering van de desbetreffende overeenkomsten de vertegenwoordigingsbevoegheid verleent .

Privatieve werking betekent dat, indien door het OBS in eigen naam als gevolmachtigde van de gemeente wordt opgetreden er door de gemeente “privatieve werking” aan het OBS is verleend. De gemeente is dan zelf niet meer bevoegd de desbetreffende privaatrechtelijke handelingen te verrichten. Deze privatieve werking kan worden verbonden aan de uitvoering van alle overeenkomsten of aan slechts een enkele overeenkomst.

Oprichting van dit ontwikkelbedrijf behoeft goedkeuring van GS.

Bestuurlijke aansturing

De gemeente is 100% aandeelhouder van dit bedrijf en benoemt de Algemeen directeur van het OBS. De Algemeen directeur is eindverantwoordelijk en legt verantwoording af aan partijen, onder meer door kwartaalrapportages (voortgang, deelprojecten, financiële stand, zowel terugblik als vooruitblik). Tevens zorgt de Algemeen directeur voor de voorbereiding van de Stuurgroep Rijk-Gemeente en de vergadering van de Raad van Commissarissen.

De OBS staat onder toezicht van een Raad van Commissarissen, voorgesteld wordt deze raad samen te stellen uit een bestuurder van de gemeente als voorzitter, de bestuursvoorzitter van ProRail en een onafhankelijke deskundige derde. De bestuurlijke aansturing kan vorm krijgen door bij de aandeelhouder (i.c. de wethouder spoorzone, ondersteund door S&C) de financieel economische bewaking te verankeren. Uitgangspunt is uitvoeren hetgeen nu vastgelegd is en waarvoor budgetten binnen de Business Case zijn geoormerkt, gerelateerd aan de subsidiebedragen en de tijdstippen waarop die ontvangen worden. In die zin is het OBS een zuivere “uitvoeringsmachine”.

Bestuurlijke afweging en sturing kunnen en zullen zich voordoen op de volgende aspecten:

a) de zaken waarover thans reeds bestuurlijk is vastgelegd, en met betrokken partijen is overeengekomen, dat beleidsinhoudelijke sturing (mede) vanuit de gemeente zal plaatsvinden. Dit betreft met name de definitieve goedkeuring van het bestemmingsplan, het beeldkwaliteitskader en de stedenbouwkundige plannen per deelgebied en de inrichtingsplannen openbare ruimte, waarbij de procesverantwoordelijkheid om te komen tot deze stukken ligt bij het OBS in samenwerking met de marktpartijen. In het procesplan is hiervoor tevens stedenbouwkundige inbreng vanuit de staande organisatie voorzien.

b) Indien daarnaast partijen nieuwe wensen hebben – en dat geldt eveneens voor de gemeente – onderzoekt het OBS of het inhoudelijk en planningstechnisch mogelijk is en wat de financiële consequenties zijn. Indien de betreffende partij in principe bereid is de kosten te dragen, worden de consequenties voorgelegd aan de stuurgroep rijk-gemeente, alwaar een éénduidig besluit onder voorwaarde van beschikbaarheid van financiering , kan worden genomen. Daarna gaat het voorstel voor (publieke) besluitvorming de geëigende route die bij betreffende partij(en) gebruikelijk is.

c) Het “doorwerking” betreft van algemeen nieuw beleid op het project. De kosten daarvan zijn voor rekening van de partij die verantwoordelijk is voor dat nieuwe beleid. Voor wat betreft de gemeente kan door vroegtijdige signalering en bestuurlijke afweging kan dit risico worden beperkt.

d) In kwesties waarbij substantiële financiële risico’s aan de orde zijn die mogelijk niet binnen de budgettaire ruimte van het OBS kunnen worden opgelost, dan wel waarbij oplossingen binnen het budget zouden leiden tot aanpassing van één of meer van de tot dan toe (bestuurlijk) vastgelegde afspraken, derhalve zou leiden tot aanpassing van bestaande contractstukken. Deze kwesties volgen in principe dezelfde procedure als onder b beschreven.

Organisatiestructuur

Op pag. 8 van het Procesplan is de organisatiestructuur van het ontwikkelbedrijf OBS in beeld gebracht. Er wordt uitgegaan van een driehoofdige directie waarin de verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt zijn verdeeld :

· Algemeen directeur

Algehele leiding over het OBS, verantwoordelijk voor :

o planning

o voortgang

o bewaking Business Case (= algehele financiële bewaking)

o opstellen beschikkingsaanvragen aan VROM, V&W, Haaglanden, PZH en gemeente Delft.

o personele invulling

o integratie spoorinfra/vastgoed i.h.b. de OV-Knoop

De algemeen directeur beschikt hiervoor over een projectstaf in financiële, planningstechnische juridische en communicatieve zin. Daarnaast zal de Algemeen directeur beschikken over een financieel controller.

De personele invulling zal deels geschieden op basis van detachering vanuit de staande organisatie, waaronder DPP, deels door inhuur. Het OBS zal niet zelf medewerkers in dienst nemen.

· Projectdirecteur Spoor verantwoordelijk voor het voorbereiden en realiseren van de deelprojecten Spoorinfra en spoorse deel OV-knoop binnen de afgesproken kostenraming.

· Projectdirecteur Vastgoed verantwoordelijk voor

o het opstellen van de grondexploitatie behorend bij de goedgekeurde BC, en het uitsplitsen van het budget naar deelprojecten.

o het ontwikkelen van de deelprojecten en het hiervoor benodigde kwaliteitskader, beeldkwaliteitsplan en verkavelingsplan.

o Het goed kunnen doorlopen van benodigde procedures

Stadskantoor

Vanwege de verwevenheid van het stadskantoor met het spoorse en stadse deel van het NS-Station, en de in de contracten van 5 oktober vastgelegde te leveren prestatie v.w.b. de OV-knoop, is ervoor gekozen het OBS aan te wijzen als realisator van Stadskantoor/NS-station, zal de afdeling Vastgoed van WSZ de rol van opdrachtgever vervullen en zal Facilitair de gebruikerskant vertegenwoordigen. De projectleiding voor het Stadskantoor ligt dan ook bij WSZ.

Huisvesting

De personele bezetting van het OBS zal worden toegesneden op de behoefte in relatie tot de planning. Dat betekent dat er een aantal basiswerkplekken beschikbaar zijn die door een aantal medewerkers gedeeld kunnen worden. Dat kunnen zowel gedetacheerde medewerkers van de gemeente zijn, als medewerkers van ProRail, ingehuurde medewerkers of medewerkers van de combinatie NSVastgoed/Ballast-Nedam.

Verder dienst het OBS te beschikken over vergaderruimte en een informatieruimte. Eerder is besloten de projectorganisatie Spoor onder te brengen in Westvest 41.

Proceskosten

In de BC is een post van € 11,5 miljoen beschikbaar voor de proceskosten van het OBS, daarnaast is een budget geraamd voor de kosten van ProRail. Hierbij is uitgangspunt de in de Procesovereenkomst gemaakte afspraak dat Verkeer en Waterstaat en de gemeente Delft hun eigen kosten dragen tot besluitvorming (5 oktober 2005) en dat de kosten van publieke procedures niet ten laste van het OBS komen De tot 5 oktober gemaakte kosten voor de MER, Bestemmingsplan en beleidsvoorbereiding van ca. € 4 miljoen Euro komen daarmee ten laste van de Algemene Dienst

Met dit budget en deze uitgangspunten is een sobere realisatieorganisatie mogelijk indien wordt uitgegaan van bruto personeelskosten en de huisvestingskosten van Westvest 41.

Geen rekening is gehouden met de kosten van facilitair. Door middel van aparte overeenkomsten met de betreffende gemeentelijke sectoren/vakteams zullen éénduidige afspraken gemaakt worden over de (wederzijdse) levering van prestaties, de kosten die daar tegenover staan en de dekking. (geen “projectnummers” waarop onbeperkt uren kunnen worden geschreven!). Normale, projectgebonden kosten komen tot het af te spreken maximum voor rekening van het project. De verdere publieke procedure van het bestemmingsplan niet (conform overeenkomst met het rijk)., wél de kosten van eventuele art 19 procedures, conform de geldende gemeentelijke regel (via dekking uit te betalen art 19-leges) .

Voor zover nu te overzien, moet het budget voor de proceskosten een slagvaardige sobere organisatie mogelijk maken. Net zoals de andere kosten van het project zullen deze kosten bewaakt worden en eventueel herijkt indien blijkt dat deze onvoldoende zijn.

Wet- en regelgeving

Het OBS zal voldoen aan wet- en regelgeving, evenals de met het OBS samenwerkende private partijen. In de contracten van 5 oktober 2005 is vastgelegd hoe om te gaan met de eventuele financiële consequenties wijzigingen in wet en regelgeving. Voor wat betreft nieuw gemeentelijk beleid is e.e.a. hierboven reeds weergegeven.