bijlage01_eindrapportage audit dok

De stichting DOK, verder aangeduid als DOK heeft structurele begrotingsproblemen. DOK staat voor de per 1 januari 2006 doorgevoerde fusie van: de Discotake, de Openbare Bibliotheek (SOB) en het Kunstcentrum Delft (KCD). De gemeenteraad van Delft heeft op 28 september een aanvullende subsidie voor 2006 toegekend ad € 360.000 om te voorkomen dat in de maanden november/december liquiditeitsproblemen en daarmee ook continuïteitsproblemen ontstaan. Voorwaarde voor deze aanvullende subsidie is, dat in het najaar van 2006 een audit op de bedrijfsvoering (inclusief de ondernomen acties door directie en het bestuur) van DOK, en de relatie DOK/gemeente plaatsvindt. Het onderzoek beperkt zich tot DOK met betrekking tot zowel de periode van 2002 tot 2006 evenals tot een vooruitblik. De reikwijdte is zowel het huidige DOK evenals de drie voorgangers, te weten de Discotake, de Openbare Bibliotheek evenals het Kunstencentrum Delft.

Beschrijvende elementen van het onderzoek

- Uitgangspunten vanuit collegeprogramma/coalitieakkoord

Vanuit het collegeprogramma 2002 – 2006 c.q. het coalitieakkoord 2006 – 2010 zijn nauwelijks richtinggevende elementen voor de financiën van DOK te vinden. Wel zijn er in de begrotingen 2003 tot en met 2006 aanvullende structurele subsidies ter beschikking gesteld voor een totaal van € 172.000 Voor de Programmabegroting 2007 wordt een aanvullende gemeentelijke subsidie voorzien mede op basis van het opgestelde auditrapport.

- Informatievoorziening over de tekortsituatie

In de periode van het vierde kwartaal 2005 tot medio 2006 is tussen de gemeente en DOK in wisselende verbanden wel gesproken over de financiële situatie van DOK, pas in mei/juni 2006 is dit neergeslagen in de formele stukken van DOK (in het kader van de subsidieaanvraag 2007). Op basis hiervan en een interne gemeentelijke analyse heeft de raad voor 2006 besloten tot de aanvullende subsidie van € 360.000.

Toetsing aan de beheerskaders

- Oorzaken van het tekort

Wat vooral opvalt, is dat de toename van de exploitatiesubsidies in de periode 2003-2006 redelijk overeenkomt met de toename van de lasten. Als deze redenering klopt dan bestaat het huidige tekort uit enerzijds het al in het in 2003 opgestelde bedrijfsplan 2006 opgenomen tekort over 2006 van ca. € 100.000,- en anderzijds uit de blijkbaar te optimistische inschatting van de inkomsten c.q. het niet waarmaken van het daarin opgenomen ambitieniveau van inkomsten van ca. € 260.000.

inkomsten te hoog is geweest. Het beeld dat uit de audit komt geeft aan dat de omzetgroei enerzijds nog niet is gerealiseerd doordat de nieuwbouw nog niet is betrokken en anderzijds

dat het oorspronkelijk gestelde ambitieniveau van de te realiseren inkomsten in de nieuwbouw situatie wel erg hoog is geweest. In de financiële scenario’s is dit nader uitgewerkt.

- Wat heeft DOK zelf gedaan om de problemen op te lossen?

DOK heeft aan de kostenkant voldoende maatregelen genomen. Met betrekking tot de opbrengstverhoging is in afwachting van de vertraagde overgang naar de nieuwbouw nog geen plan van aanpak opgesteld. Inmiddels is het wel de hoogste tijd om een plan de campagne te maken gericht op het bereiken van opbrengstverhoging.

DOK wil het plan van aanpak gericht op het realiseren van hogere inkomsten integreren met het op te stellen bedrijfsplan voor de periode vanaf 2008.

- Naar een gezonde financiële situatie voor DOK

Uit de opgestelde prognoses valt af te leiden dat in 2007 een subsidiebedrag van 2.538.000 euro nodig is. Dit is 472.000 euro meer dan het door DOK geraamde subsidiebedrag van 2.066.000[1] euro. Voor 2008 zijn ongeveer dezelfde bedragen aan de orde (respectievelijk 2.548.000 en 482.000). Uitgaande van bovengenoemde bedragen en zonder rekening te houden met de aan de risico’s verbonden posten komt de structurele subsidie dan op een niveau van 20 euro per inwoner. De huidige subsidie bedraagt ca. 15 euro per inwoner. Landelijk wordt 15 euro als minimum niveau gezien voor de bibliotheekfunctie. Bij DOK is sprake van een brede mediatheek.

- Financiële scenario’s

DOK heeft sober begroot en waar mogelijk besparingen doorgevoerd. Voor andere mogelijkheden tot kostenbesparingen zou gekeken kunnen worden naar de constellatie van Mediatheek met zijn afzonderlijke filialen. Heeft Delft als compacte stad niet voldoende aan één stedelijke voorziening op bibliotheekgebied, en zijn er geen andere mogelijkheden om de dienstverlening voor de Delftse wijken vorm te geven[2]. Bij sluiting van de filialen nemen de kosten af met 337.000 euro. De vraag is dan wel in welke mate de inkomsten verminderen als de filialen worden gesloten. Als alle inkomsten die nu bij de filialen worden gerealiseerd zouden wegvallen is zelfs sprake van een negatief effect. Als een belangrijk deel van de omzet van de filialen dan overgaat naar de hoofdvestiging is uiteraard wel sprake van een belangrijke besparing.

- Risico’s

Om verder zicht te krijgen op de financiële situatie voor 2007 en verder is het nu eerst vooral van belang om concreet zicht te krijgen in de risicoposten.

De volgende aspecten zijn nog niet verwerkt en vormen financiële risico’s:

- Mogelijk hogere servicekosten in het nieuwe gebouw

- Hogere personeelskosten om de extra inkomsten te kunnen realiseren ofwel het niet realiseren van de extra opbrengsten bij de huidige personele bezetting.

- Overige middelen om de extra inkomsten te kunnen realiseren.

Voor 2007 kunnen daarnaast incidentele subsidies nodig zijn voor:

- Tegenvallers bij de inrichting

- Tegenvallers bij de verdeling van de kosten in het kader van de oplevering

- Inrichtingsaspecten die niet in het inrichtingsplan zijn opgenomen zoals ICT-kosten of kosten van het zelf scannen.

Deze risico’s zijn door DOK tot nu toe niet aan de gemeente gemeld. Voor eventuele benodigde extra investeringen is door DOK nog geen subsidie aangevraagd. Van belang is dat omtrent dit punt in het op te stellen business plan duidelijkheid komt.

Verder is het van groot belang dat zo snel mogelijk een start te maken met dit nieuwe businessplan. Meest belangrijke opdracht om daarin een plan van aanpak te maken als

basis om de toename van de inkomsten te realiseren. Daarbij is een belangrijk aandachtspunt dat de toename van deze inkomsten wordt gerealiseerd zonder dat sprake is van een aanzienlijke toename van de kosten. Tevens is het van groot belang hierin de risicoposten helder te krijgen zodat deze kunnen worden verwerkt in de begroting en de subsidieaanvraag 2008. Ten behoeve van het maken van het businessplan, welke op grond van de statuten van de stichting DOK jaarlijks moet worden opgesteld, is het van belang dat hier geld voor wordt gereserveerd door bijvoorbeeld DOK hiertoe aanvullende subsidie voor 2007 te verlenen.

- Bestuurlijk

De huidige leidinggevende van DOK is zowel bestuurder als directeur met een Raad van Toezicht op afstand. De statuten van de stichting DOK geven naar onze mening voldoende basis voor een passend functioneren van de Raad van Toezicht. Wel is op te merken dat het Reglement ex. art 25 van de statuten van de stichting, welke de nadere regels voor de werkwijze van de directeur en de Raad van Toezicht formaliseert, nog niet is opgesteld.

De structuur bij DOK heeft risico’s in zich als deze in combinatie wordt gezien met de beperktheid van het inbouwen van checks en balances in de organisatie als gevolg van de beperkte omvang van de organisatie en als gevolg van het beperkte aantal kernfuncties in die organisatie. Het is noodzakelijk om de administratie en het stelsel van internal control binnen DOK te verbeteren zodat sprake is van een organisatie die professioneel genoeg is om met een budget van 3 tot 4 miljoen euro om te gaan.

Daarnaast zijn in de bedrijfsvoering een aantal verbeteringen mogelijk. Deze zijn in deze rapportage aangegeven.

- Verscherpte relatie met de gemeente

Van belang is dat de gemeente voldoende invloed heeft om de door haar gewenste publieke taak op de door haar gewenste condities (prijs, kwaliteit) uitgevoerd te krijgen en langs deze weg controle uit te oefenen. De huidige manier van invloed heeft in de praktijk nog niet geleid tot een adequate begroting van DOK of een adequaat plan om dit wel te bereiken.

De aansturing vanuit de gemeente aan gesubsidieerde instellingen zoals DOK kan worden verbeterd en geïntensiveerd. Hiertoe zijn door de gemeente beleidskaders gesteld in de opgestelde nota Deelnemingsbeleid, waarin in hoofdstuk 9 het toezicht op de overige gesubsidieerde instellingen, waaronder DOK wordt beschreven.

Het verlenen van een subsidie aan een instelling met een tekort op de begroting zonder dat specifieke opdrachten aan die instelling worden gegeven en zonder dat sprake is van verscherpte dijkbewaking van de gemeente zou in de toekomst moeten worden vermeden.

Dit betekent dat de gemeente ten aanzien van DOK nu per direct zo’n stelsel in zou moeten voeren. Hierbij kan het beste aansluiting worden gezocht bij de huidige beheersrapportages zoals die binnen de gemeente Delft worden gehanteerd.

Als het de gemeente niet lukt om vanuit de bestaande invloed meer grip op DOK te krijgen zodat een financieel gezonde situatie ontstaat volgt volgens de bestaande beleidskaders de overweging van het vergroten van de invloed op de Stichting zoals bijvoorbeeld het voorstellen en/of benoemen van een lid Raad van Toezicht namens de gemeente.

De adviezen

In hoofdstuk 5 van dit Audit rapport zijn diverse verbetermogelijkheden voor de toekomst opgenomen.

2. Inleiding

2.1 Achtergrond en inleiding

De stichting DOK, verder aangeduid als DOK heeft structurele begrotingsproblemen. DOK staat voor de per 1 januari 2006 doorgevoerde fusie van: de Discotake, de Openbare Bibliotheek (SOB) en het Kunstcentrum Delft (KCD). De gemeenteraad van Delft heeft op 28 september een aanvullende subsidie voor 2006 toegekend ad maximaal € 360.000[3] om te voorkomen dat in de maanden november/december liquiditeitsproblemen en daarmee ook continuïteitsproblemen ontstaan. Voorwaarde voor deze aanvullende subsidie is, dat in het najaar van 2006 een audit op de bedrijfsvoering (inclusief de ondernomen acties door directie en het bestuur) van DOK, en de relatie DOK/gemeente plaatsvindt.

Bedoeling van de audit is ook dat de resultaten vervolgens verwerkt kunnen worden in het nieuwe bedrijfsplan 2008-2011. Dit om verzekerd te zijn, dat DOK voldoende toegerust is om een (financieel) gezonde bedrijfsvoering te realiseren. Het bedrijfsplan 2008-2011 moet voor 1 april 2007 worden uitgebracht.

De audit is daarmee diagnosestellend: Dit wil zeggen dat het auditrapport een oordeel zal geven over de juistheid van analyse en genomen maatregelen die door management en bestuur zijn gedaan in het kader van de ontstane maatregelen.

2.2 Doelstelling en vraagstelling

Het onderzoek beperkt zich tot DOK met betrekking tot zowel de periode van 2002 tot 2006 evenals tot een vooruitblik. De reikwijdte is zowel het huidige DOK evenals de drie voorgangers, te weten de Discotake, de Openbare Bibliotheek evenals het Kunstencentrum Delft.

De volgende beschrijvende elementen worden in het onderzoek gevraagd:

- De begrotings- en rekeningcijfers over de periode 2002 tot en met 2006 (per onderdeel en voor het totaal).

- De beschrijving van het collegeprogramma met betrekking tot DOK (en de voorgangers daarvan) in de periode 2002-2006).

- De informatievoorziening over de tekortsituatie.

- De ontwikkelingen en feiten die het begrotingstekort hebben veroorzaakt.

- De maatregelen die door DOK (i.o.) zijn genomen. Hierbij aan te geven wie wanneer welke rol heeft vervuld c.q. welke actie heeft ondernomen (Hierbij als rolspelers aangegeven: Directie, Raad van Toezicht, vakteam CKE, wethouder, college en raad).

Er is gedurende het onderzoek sprake van de volgende beheerskaders:

- Samenhang tussen begrotingscijfers, rekeningcijfers, collegeprogramma enerzijds en bedrijfsplan anderzijds over de periode 2002-2006.

- Een financieel gezonde situatie voor DOK ten opzichte van de begroting (2002 tot en met 2006 maar ook met een vooruitblik op 2007). Vanuit dit beheerskader kan vervolgens een uitspraak worden gedaan over de huidige financiële gezondheid van DOK, een bepaling van het harde begrotingstekort, waarmee bedoelt het begrotingstekort gezuiverd van de vertraging van de bouw.

Op basis van de beschreven elementen en de toegepaste beheerskaders wordt uiteindelijk een advies gevraagd over:

- Wat is er nodig om voor 2007 en volgende jaren een financieel gezonde situatie te creëren?

- Welke verbetermaatregelen zijn daarbij in de bedrijfsvoering mogelijk?

2.3 Onderzoeksverantwoording

Het onderzoek betreft een kort durend intensief onderzoek waarbij gebruik wordt gemaakt van bureaustudie van een heel aantal relevante documenten en van interviews met relevante functionarissen (zie bijlage 1). De onderzoeksperiode heeft drie weken geduurd (8 november 2006 tot 29 november 2006)

De audit heeft op geen enkele manier het karakter van een accountantscontrole. De analyse heeft plaatsgevonden op basis van gesprekken en op basis van delen van de aangereikte informatie.

Bij de audit is vanwege de aard en de beperkte doorlooptijd selectief gebruik gemaakt van het omvangrijke gemeentelijke dossier en de beschikbare documentatie bij DOK. De voor de audit gebruikte stukken zijn geselecteerd vanuit de elementen in de doelstelling, vraagstelling en de reikwijdte van de audit. Er is dus geen check gedaan op de volledigheid van de verstrekte informatie.

Daarnaast kan op grond van de audit ook geen uitspraak worden gedaan over de rechtmatigheid van de aanwending van subsidies en eventueel bestaande risico’s van terugbetaling daarvan.

Het in 2003 opgestelde bedrijfsplan 2006 geldt op dit moment nog en is uitgangspunt geweest bij deze audit. Het bedrijfsplan 2006 ging uit van verhuizing naar de nieuwbouw in de loop van 2005. Het intrekken in de nieuwbouw is inmiddels uitgesteld naar voorjaar 2007.

Er is geen eigen beleid van de gemeente ten aanzien van DOK. Het beleid van de gemeente heeft dan ook geen rol gespeeld bij het uitvoeren van de audit.

3. Beschrijvende aspecten vanuit de audit

3.1 Begroting en rekening van DOK 2002-2006

Jaar In € 3)	2002	2003	2004	2005	2006
Baten -/-lasten vlg. jaarrekening	-/-6.578	-/-16.007	+11.718	-/-144.136	n.n.b. 2)
Baten -/- lasten vlg. begroting meerjarenplan	n.v.t. 1)	-/-3.850	-/-3.850	-3.850	-/-99.700
Gemeentelijke bijdrage vlg. jaarrekening	1.647.401 53.948	1.796.245 58.934	1.879.632 58.934	1.879.632 58.934	4) 2.013.259 355.500
Gemeentelijke bijdrage vlg.begroting meerjarenplan	n.v.t. 1)	1.853.200	1.853.200	1.853.200	1.892.900

1) Het huidige meerjarenplan geldt vanaf 2003.

2) Rekening houdend met de aanvullende subsidie ad € 355.500 zou het rekeningsresultaat van DOK ongeveer op nul moeten uitkomen.

3) In bijlage 5 zijn de consolidatiestaten van de drie instellingen per boek jaar opgenomen. In deze consolidatie staten zijn nadere specificaties van de bedragen uit de bovenstaande tabel te vinden.

4) Voorlopige inschatting uitkomst over 2006; inclusief aanvullende subsidie ad € 355.500

Uit bovenstaande tabel is de volgende conclusie te trekken: In 2005 ontstaat voor het eerst een tekortsituatie ter grootte van ca. €150.000,-.

Verder valt vooral op dat vanuit de gevoerde administratie en hieruit opgeleverde informatie onvoldoende zicht is op de diverse subsidieprojecten die lopen. De hiertoe gevoerde administratie is tot nu toe niet adequaat. Hierdoor ontstaat tevens de indruk dat hier onvoldoende grip op is. Echter, de audit valt tegelijkertijd met het “opschonen” en in elkaar voegen van de verschillende en verouderde administraties door Stichting DOK. De projecten zijn inmiddels ondergebracht op een eigen kostenplaats. Hierdoor ontstaat de randvoorwaarde om in de toekomst tot adequaat inzicht in en borging van het juist besteden conform subsidievoorwaarden voor deze projecten te komen.

3.2 Collegeprogramma’s

In het collegeprogramma 2002 – 2006 staat met betrekking tot DOK en diens rechtsvoorgangers het volgende vermeld:

“We maken in 2002 nieuwe contractafspraken met de bibliotheek”

In het coalitieakkoord 2006 – 2010 staat met betrekking tot DOK vermeld:

“DOK moet voldoende uitgerust zijn om aan de huidige eisen van informatievoorziening te voldoen”.

In bijlage 2 ‘’De mediatheek in college, raadscommissie en gemeenteraad’’ is een beschrijving met een overzicht van de gemeentelijke besluitvorming en subsidieverstrekking over de jaren 2002 tot 2007 opgenomen.

Conclusie

Vanuit het collegeprogramma 2002 – 2006 c.q. het coalitieakkoord 2006 – 2010 zijn dus nauwelijks richtinggevende elementen voor de financiën van DOK te vinden.

Wel zijn er in de begrotingen 2003 tot en met 2006 aanvullende structurele subsidies ter beschikking gesteld voor een totaal van 172.100. Voor de programmabegroting 2007 wordt een aanvullende gemeentelijke subsidie voorzien mede op basis van het opgestelde auditrapport.

3.3 Informatievoorziening tekortsituatie

De tekortsituatie is al vanaf 2002 en in feite al ver daarvoor aan de orde tijdens behandeling van begrotingen en jaarrekeningen van de bibliotheek en de kunstuitleen. Ook in het bedrijfsplan Mediatheek Delft d.d. 12 mei 2003, opgesteld in opdracht van de Gemeente Delft door Ir. R. Kerkhoven Consultancy, is al sprake van een tekortsituatie voor 2006. De tekorten in de begrotingen en bij rekeningen zijn terug te vinden in de cijfermatige staten in bijlage 5.

Met betrekking tot de tekortsituatie DOK over 2006 is sprake van een reeks van voormeldingen.

In het bovengenoemde bedrijfsplan Mediatheek Delft uit 2003 is voor wat betreft de geprognosticeerde begroting van 2006 sprake van een tekort van € 99.700.

In het jaar 2005 was ook sprake van een tekortsituatie te weten ter grootte van: € 150.000,-.

De begroting 2006 zoals die is opgesteld door de toenmalige directie in de zomer van 2005 ten behoeve van de subsidieaanvraag kende een tekort van € 226.000. (Dit betrof een vertraagd opgeleverde begroting na verleend uitstel aan DOK). Op basis hiervan is door het toenmalige college een extra structurele subsidie toegekend van € 60.000 waardoor het tekort in de begroting daalde tot € 166.000. Achteraf is gebleken dat er een nadelige fout in de ingediende begroting zat waardoor de verwachte tekortsituatie weer toenam tot ca. € 250.000,-. Over de toename van het tekort in de begroting in de zomer van 2005 met ca. € 84.000,- na de subsidieaanvraag is geen verdere informatie-uitwisseling op papier.

Bij het toekennen van de subsidie 2006 in de zomer van 2005 zijn door de gemeente geen specifieke opdrachten aan DOK gegeven om het tekort op te lossen terwijl op dat moment geen zekerheid bestond dat DOK in 2006 nog voldoende reserves zou hebben om dit tekort zelf op te lossen.

Deze opdrachten zijn wel mondeling gegeven door de accounthouder van CKE, maar waren voor het bestuur niet uitvoerbaar. De premisse op dat moment was dat door het betrekken van het nieuwe pand in de loop van 2006 extra opbrengsten zouden ontstaan.

In de periode tussen het moment van indienen van de begroting 2006 in 2005 en het indienen van de begroting 2007 eind mei 2006 is sprake van een radiostilte over de financiële problemen. Deze radiostilte is te verklaren vanuit de wisseling van het college en het aantreden van de nieuwe directeur/bestuurder bij DOK op 15 augustus 2005. Tevens is door de fusie per 1 januari 2006 gedurende langere tijd sprake geweest van tekort aan informatie als gevolg van het samenvoegen van de administraties van de Bibliotheek, de stichting Kunstuitleen en de Diskotake waardoor de directie van DOK niet over adequate cijfers beschikte.

Deze radiostilte uit zich vooral in het ontbreken van formele stukken. De financiële situatie is wel steeds aan de orde geweest in gesprekken tussen de nieuwe directeur/bestuurder van DOK en het eerste aanspreekpunt bij de gemeente Delft de gemeentelijke accounthouder vanuit het vakteam CKE. In de periode 4^e kwartaal 2005/1^e kwartaal 2006 heeft de nieuwe directeur in een aantal gesprekken met de toenmalige wethouder gesproken over de slechte financiële situatie van DOK. De toenmalige wethouder verbond het oplossen van het begrotingstekort aan het nieuwe college en de nieuwe wethouder.

De nieuwe directeur heeft daarnaast ook verbinding gelegd naar de raadsfracties in verband met de verkiezingen van 2006. Hij heeft hen geïnformeerd over de financiële situatie bij DOK.

In het najaar van 2005 heeft hij hiertoe een ronde langs de verschillende politieke partijen gemaakt en daar de ernst van de situatie uitgelegd. Verder heeft hij via een brief ten tijde van de collegeonderhandelingen in april 2006 de verschillende voorzitters van de collegepartijen op de hoogte gebracht van de ontstane situatie zodat zij hier rekening mee konden houden in het coalitieakkoord (bron: directeur/bestuurder DOK)

Onmiddellijk na de collegevorming vanuit het vakteam CKE en vanaf eind mei 2006 bij het aanbieden van de begroting 2007 is sprake van een intensieve informatie-uitwisseling naar college en na de zomer naar de Raad. Dit resulterend in het raadsbesluit van september 2006.

Belangrijke informatiestappen hierbij waren:

Eind mei 2006: Aanlevering begroting 2007 met daarbij gevoegd het exploitatieoverzicht 2006 aan de hand van een bijgestelde begroting 2006. De meest belangrijke bevindingen hieruit zijn het verder toenemen van het verwachte tekort over 2006 tot € 360.000,-. Tevens is het verwachte tekort over 2007 € 411.000,-.

Begin juni 2006: Notitie vanuit het vakteam aan de wethouder over de situatie bij DOK, inclusief een financiële analyse.

Eind juni 2006: Mededeling in college door portefeuillehouder tijdens de rondvraag op basis van de door het vakteam gemaakte financiële analyse

Juli 2006: Bestuurlijk overleg met DOK.

Eind augustus 2006: Ambtelijk overleg met portefeuillehouder, resulterend in opdracht tot spoednota met onderbouwing voor aanvulling op subsidie.

September 2006: Behandeling spoednota in College, vervolgens opstellen Raadsvoorstel.

Eind september 2006: Toekenning aanvullende subsidie ad € 360.000 voor 2006 door de Gemeenteraad.

Conclusie

Er kan worden gesteld dat in de periode van het vierde kwartaal 2005 tot medio 2006 tussen de gemeente en DOK in wisselende verbanden wel gesproken is over de financiële situatie van DOK, pas in mei/juni 2006 is dit neergeslagen in de formele stukken van DOK (in het kader van de subsidieaanvraag 2007). Op basis hiervan en een interne gemeentelijke analyse heeft de raad voor 2006 besloten tot de aanvullende subsidie van € 360.000.

3.4 Oorzaken begrotingstekort

Belangrijke oorzaken van het begrotingstekort in 2006 zijn:

Stijging van de personele lasten, veroorzaakt door CAO-ontwikkelingen en hogere pensioenlasten, ca. € 160.000 is verklaarbaar vanuit CAO-ontwikkelingen en de ontwikkelingen in de pensioenpremies. Dit is een blijvend hoger niveau van kosten.

Achterblijvende inkomsten, gedeeltelijk veroorzaakt door de vertraagde oplevering van de nieuwbouw, gedeeltelijk veroorzaakt door te optimistische prognoses.

Bij DOK is op dit moment nog geen concreet plan van aanpak opgesteld hoe de verhoging van de inkomsten in de nieuwe huisvesting te realiseren.

DOK wil het plan van aanpak gericht op het realiseren van hogere inkomsten integreren met het op te stellen bedrijfsplan voor de periode vanaf 2008.

Wel is er in het najaar van 2005 een eerste missie ontwikkeld met als leidraad “de modernste bibliotheek ter wereld”. Dit als onderdeel van Delft “kennisstad”. Ook is een quickscan gemaakt waarbij door de directeur/bestuurder gekeken is naar een reëlere inschatting van een en ander waardoor een betere return on investment is te creëren. Momenteel wordt gewerkt om een en ander volgens smart doelstellingen te realiseren en dit in 2007 en het daaropvolgende bedrijfsplan vanaf 2008 naar juiste behoren te verwerken.

Daarnaast is DOK het afgelopen jaar landelijk en lokaal op de kaart gezet. DOK won in deze periode vier prijzen met een daarmee samenhangend subsidiebedrag van 175.000 euro voor innovatieve projecten. Ook is samenwerking op verschillende niveaus ingezet met verschillende instellingen. Hieruit wordt ook een inkomstenstijging verwacht.

De exacte opstelling is (samengevat):

Oorspronkelijk tekort in bedrijfsplan 2006: € 99.700

Toename tekort: Minder Inkomsten(excl. Subsidies) € 258.775

Afname tekort: Meer exploitatiesubsidie -/- € 172.100

Toename tekort: Meer personeelslasten € 157.200

Toename tekort: Meer overige kosten € 15.700

Saldo toename tekort € 259.675

Nieuw tekort zoals verwacht op 31/5/2006 € 359.375*

*Het bedrag van € 359.375 is een meer exacte weergave van het eerder genoemde bedrag van € 360.000 als begroot tekort voor 2006 op 31/5/2006.

Conclusie

Wat vooral in deze opstelling opvalt is dat de toename van de exploitatiesubsidies ten opzichte van het bedrijfsplan 2003 redelijk overeenkomt met de toename van de lasten. Als deze redenering klopt dan bestaat het huidige tekort uit enerzijds het al in het in 2003 opgestelde bedrijfsplan 2006 opgenomen tekort over 2006 van ca. € 100.000,- en anderzijds uit de blijkbaar te optimistische inschatting van de inkomsten c.q. het niet waarmaken van het daarin opgenomen ambitieniveau van inkomsten van ca. € 260.000.

Een belangrijke vraag met betrekking tot het uitblijven van de groei van de inkomsten is of dat dit komt omdat DOK pas veel later de nieuwbouw gaat betrekken of omdat het in het bedrijfsplan voor 2006 en later gestelde ambitieniveau voor wat betreft de te realiseren inkomsten te hoog is geweest. Het beeld dat uit de audit komt geeft aan dat de omzetgroei enerzijds nog niet is gerealiseerd doordat de nieuwbouw nog niet is betrokken en anderzijds dat het oorspronkelijk gestelde ambitieniveau van de te realiseren inkomsten in de nieuwbouwsituatie wel erg hoog is geweest. In de financiële scenario’s is dit nader uitgewerkt.

3.5 Genomen maatregelen door DOK

De huidige organisatie van DOK kan als een zeer zuinige worden bestempeld. Er wordt kostenbewust met de beschikbare middelen omgegaan. Ook met betrekking tot de inzet van personeel wordt continu nagedacht.

Het afgelopen jaar zijn alle inkoopcontracten door DOK nog eens tegen het licht gehouden en er is onder andere een vacaturestop ingesteld. Op de administratie heeft DOK een bezuiniging gerealiseerd door meer zelf te gaan doen en minder uit te besteden. Deze bezuiniging werkt door in de komende jaren. De administratie van de uitleen is inbesteed (wordt nu weer zelf door DOK uitgevoerd) en de kosten van de post zijn aangepakt.

Op een aantal fronten is het zuinige niveau van DOK zorgwekkend. Beschikbare budgetten voor communicatie, marketing, automatisering en media worden onderuitgeput met als risico dat voor de toekomst een onvoldoende adequate positie wordt gecreëerd. Hierdoor is in 2006 voor ca. € 100.000 minder uitgegeven. Hierbij is wel op te merken dat deze mate van uitgaven op langere termijn niet houdbaar is en dat dit bedrag voor de verdere toekomst jaarlijks wel nodig blijft. € 70.000,- van dit bedrag zit in de huidige begroting, € 30.000,- niet. Dit bedrag zat wel tot en met 2005 in de begroting maar daarna is het budget voor communicatie en marketing geschrapt. De € 70.000,- betreffen vooral automatiseringskosten die in de nieuwbouwsituatie zeker noodzakelijk zijn.

De kosten van bestuur, organisatie, administratie en huisvesting zijn alle gestegen ten opzichte van het bedrijfsplan 2003 met een bedrag van ca. € 100.000,-. Dit zijn structurele lasten. Dit bedrag is inclusief de stijging van de kosten van het salaris van de directeur/bestuurder.

De totale overige kosten zijn daardoor in 2006 vrijwel gelijk aan de verwachting in het bedrijfsplan 2006 en zullen alleen nominaal stijgen. Hierop zijn geen bezuinigingen mogelijk.

Conclusie

DOK heeft dus aan de kostenkant voldoende maatregelen genomen. Wat betrekking tot de opbrengstverhoging is in afwachting van de vertraagde overgang naar de nieuwbouw nog geen plan van aanpak opgesteld. Inmiddels is het wel de hoogste tijd om een plan de campagne te maken gericht op het bereiken van opbrengstverhoging.

4. De beheerskaders

4.1 Relatie tussen de financiën, collegeprogramma en bedrijfsplan

In de twee collegeprogramma’s (2002-2006 en 2006-2010) zijn onvoldoende ankerpunten te vinden om de financiën te kunnen toetsen.

De relatie tussen financiën en bedrijfsplan is in feite al in het vorige hoofdstuk beschreven. Het meest opvallende element daarin is het achterblijven van de geprognosticeerde inkomsten(exclusief subsidies).

De vraag is of hier sprake is van te optimistische prognoses in het bedrijfsplan 2003, van hier niet waarmaken van de verwachtte ambities door DOK of door een eenmalig effect als gevolg van de vertraagde oplevering van de nieuwbouw van DOK.

Het beeld van de directeur/bestuurder van DOK hierbij is als volgt:

Verwachting in bedrijfsplan 2003 € 949.900

Verwachting voor 2006 (per 31/5/2006) € 691.125

Verschil € 258.775

Te realiseren in 2007 ca. € 740.000

Te realiseren in 2008 ca. € 810.000

Te realiseren op langere termijn ca. € 900.000

Dit blijft volgens de huidige directeur/bestuurder een ambitieuze taak vooral omdat sprake is van een landelijke dalende tendens in de opbrengsten en bezoekersaantallen van bibliotheken.

Wel is het zo dat DOK in 2006 de dalende tendens voor de eigen organisatie heeft kunnen keren. Het niveau van bezoekers en leden ligt in 2006 op hetzelfde niveau als 2005.

Het grootste deel van de onderbouwing van de te realiseren inkomstenstijging komt in het bedrijfsplan 2006 vooral vanuit de nieuwe setting in het nieuwe pand. Hierbij moet nadrukkelijk worden aangetekend dat er nog geen gedetailleerd plan van aanpak aanwezig is om tot inkomstenstijging te komen en geen financiële dekking voor zo’n plan van aanpak. Van belang is hierbij ook de relatie tussen dit benodigde plan van aanpak en de nieuwe tarievenstructuur.

Conclusie

Het lijkt meer realistisch om bij het creëren van een financieel gezonde situatie voor DOK in eerste instantie uit te gaan van het ambitieniveau van 2008. Dit is immers het eerste jaar dat DOK gedurende het gehele jaar in de nieuwbouw is gehuisvest. Uitgaan van de verwachte inkomsten op langere termijn geeft te veel onzekerheden.

Hierbij valt wel de opmerking te maken dat het ontbreken van het plan van aanpak en een financiële onderbouwing daarvan om tot meeropbrengsten na nieuwbouw te komen bovengenoemde bedragen nog meer onzeker maakt. Immers als de meeropbrengsten niet

vanzelf in het nieuwe gebouw ontstaan en plan van aanpak en financiën daartoe ontbreken is het maar de vraag of de nu verwachte toekomstige inkomsten worden gerealiseerd.

4.2 Een financieel gezonde situatie voor DOK

2007 wordt voor DOK financieel gezien een spannend jaar. Het nieuwe pand wordt betreden en er zullen aanzienlijke kosten moeten worden gemaakt om het pand in te richten.

Risico’s hierbij zijn onder meer:

- Voldoet de subsidie ten behoeve van de inrichting voor de daadwerkelijke inrichtingskosten van het pand.

- Hoe is de verdeling van kosten rond de oplevering van het gebouw tussen de gemeente Delft en DOK en ontstaan hier nog financiële verrassingen.

- Wat te doen met extra investeringen bij DOK die niet in het inrichtingsplan zijn opgenomen zoals investeringen in ICT, ten behoeve van zelf scannen etc.

Deze risico’s zijn door DOK tot nu toe niet aan de gemeente gemeld. Voor eventuele benodigde extra investeringen is door DOK nog geen subsidie aangevraagd.

In bijlage 4 is een tabel met prognoses voor 2007 en 2008 opgenomen. Hierin zijn de inschattingen opgenomen voor de in de toekomst benodigde subsidiebedragen bij DOK. In deze tabel zijn ook opgenomen de situaties dat de filialen open blijven en de filialen worden gesloten. Als basis daarvoor zijn de realisatiecijfers van 2006 genormaliseerd. Tevens is de door DOK opgestelde begroting over 2007 ter vergelijking opgenomen.

Uit deze tabel valt af te leiden dat in 2007 een subsidiebedrag van 2.538.000 euro nodig is. Dit is 472.000 meer dan het in de begroting van DOK opgenomen subsidiebedrag van 2.066.000 euro. Voor 2008 zijn ongeveer dezelfde bedragen aan de orde (respectievelijk 2.548.000 en 482.000).

Financiële scenario’s

DOK heeft dus sober begroot en waar mogelijk besparingen doorgevoerd. Voor andere mogelijkheden tot kostenbesparingen zou gekeken kunnen worden naar de constellatie van Mediatheek met zijn afzonderlijke filialen. Heeft Delft als compacte stad niet voldoende aan één stedelijke voorziening op bibliotheekgebied, en zijn er geen andere mogelijkheden om de dienstverlening voor de Delftse wijken vorm te geven. Bij sluiting van de filialen nemen de kosten af met 337.000 euro. De vraag is dan wel in welke mate de inkomsten verminderen als de filialen worden gesloten. Als alle inkomsten die nu bij de filialen worden gerealiseerd zouden wegvallen is zelfs sprake van een negatief effect. Als een belangrijk deel van de omzet van de filialen dan overgaat naar de hoofdvestiging is uiteraard wel sprake van een belangrijke besparing.

Toelichting op de grondslagen van de prognoses van 2007 en 2008 (in bijlage 4)

Algemeen

Bij het opstellen van de prognoses is uitgegaan van het huidige bedrijfsplan. In 2007 zal DOK een nieuw bedrijfsplan opstellen en zal zij, na goedkeuring door de gemeente, dit plan ten spoedigste maar uiterlijk 1 januari 2008 implementeren. Hierbij is er van uitgegaan dat er een zodanig plan van aanpak in wordt opgenomen dat de inschatting van de toename van de inkomsten beter onderbouwd is.

Voor 2006 is de prognose gebruikt zoals gehanteerd bij het raadsvoorstel afgelopen september. De nieuwe prognose van eind november 2006 van DOK laat een lichte toename van de kosten zien (toename van ca. 35.000euro) en ook een lichte toename van de opbrengsten van ca. 25.000 euro. Per saldo wijkt de november prognose maar weinig af van de prognose die in de zomer is opgesteld.

Opbrengsten

De opbrengstinschatting van de directeur/bestuurder van DOK is de basis geweest voor de in de prognoses opgenomen inkomsten. Deze opbrengstinschatting is inclusief boetes.

In de toekomst zal waarschijnlijk het lidmaatschap voor de jeugd gratis worden in verband met het voldoen aan de eisen ten behoeve van de certificering. Dat gaat ten koste van inkomsten ter grootte van € 60.000,-

In 2007 is sprake van een overgangssituatie waarin gedurende het jaar wordt verhuisd naar de nieuwbouwsituatie. 2008 wordt dan het eerste volledige jaar waarin DOK in de nieuwe huisvesting zit.

Kosten

Bij de kosten is uitgegaan van een nominale stijging van 3% met uitzondering van de huisvestingskosten. Voor de huur geldt namelijk een vaste prijsafspraak voor de komende 20 jaar.

Vanuit de cijfers van 2006 hebben ten behoeve van de prognoses van 2007 en 2008 de volgende normalisatieslagen plaatsgevonden:

Op de administratie heeft DOK een bezuiniging gerealiseerd door meer zelf te gaan doen en minder uit te besteden. Deze bezuiniging werkt door in de komende jaren.
In 2006 zijn aanmerkelijk minder automatiseringskosten gemaakt. Gezien de eisen in de nieuwbouwsituatie zal het oorspronkelijk begrote (hogere) automatiseringsbedrag vanaf 2007 zeker nodig zijn.
Er is in de begroting sinds 2006 niet meer het oorspronkelijke bedrag voor communicatie en marketing opgenomen. Gezien de nodige exposure die DOK nodig heeft om meer inkomsten te realiseren is dit (hogere) bedrag weer opgenomen.

Structurele financiële risico’s nieuwe huisvesting:

Vanaf het moment dat DOK in de nieuwbouw is gehuisvest zal sprake zijn van hogere servicekosten voor DOK. Hierbij is te denken aan kosten van schoonmaken, ramen wassen, beveiliging, energiekosten, liften, etc. Het is niet duidelijk of deze extra kosten zijn meegenomen in de nieuwe begroting. De extra huisvestingskosten door hogere servicekosten vormen een financieel risico omdat daar nu nog onvoldoende duidelijkheid over is.

Eventuele extra personeelskosten vormen een financieel risico omdat de personele besparing door het zelf scannen tot nu toe veel minder blijkt te zijn dan gedacht waardoor er minder personeel vrijkomt voor ruimere openingstijden. Deze ruimere openingstijden zijn wel noodzakelijk om de extra inkomsten te realiseren. Met de huidige personele bezetting wordt het al een stevige klus om in de nieuwbouwsituatie DOK gedraaid te krijgen.

Eenmalige financiële risico’s nieuwe huisvesting:

Eventuele tegenvallers bij de inrichting
Tegenvallers door de verdeling van kosten van oplevering tussen gemeente en DOK
Middelen benodigd in verband met het plan van aanpak om de extra inkomsten in het nieuwe pand te gaan realiseren
Inrichtingsaspecten voor de nieuwbouw die niet in het huidige inrichtingsplan zijn opgenomen zoals ICT, zelf scannen etc.

Filialen

38% van de activiteiten van DOK vindt plaats bij de filialen. 62% op de hoofdvestiging. Het is niet bekend hoeveel inkomsten wegvallen als de filialen worden gesloten. Als alle omzet wegvalt zal sprake zijn van een vermindering van de omzet van 262.000 euro. Als alle omzet zich verplaatst naar de hoofdvestiging zal geen sprake zijn van een effect op de inkomsten.

De kosten van filialen bestaan uit personeelskosten (in 2006 317.000 euro) en overige kosten (in 2006 20.000 euro).

De huurkosten voor Tanthof voor 2007 zijn nog niet opgenomen omdat hier nog geen informatie over voorhanden is. Tot 2007 was geen sprake van huur die voor het filiaal Tanthof betaald moest worden.

Conclusie

Uit de opgestelde prognoses valt af te leiden dat in 2007 een subsidiebedrag van 2.538.000 euro nodig is. Dit is 472.000 meer dan het huidige subsidiebedrag over 2006 van 2.066.000 euro. Voor 2008 zijn ongeveer dezelfde bedragen aan de orde (respectievelijk 2.548.000 en 482.000).

Er bestaan daarbij structurele financiële risico’s met betrekking tot de servicekosten en de personeelskosten die nodig zijn om de hogere inkomsten te realiseren. Tevens bestaan met betrekking tot 2007 een aantal incidentele financiële risico’s rond de verhuizing.

DOK heeft dus sober begroot en waar mogelijk besparingen doorgevoerd. Voor andere mogelijkheden tot kostenbesparingen zou gekeken moeten worden naar de constellatie van Mediatheek met zijn afzonderlijke filialen. Heeft Delft als compacte stad niet voldoende aan één stedelijke voorziening op bibliotheekgebied, en zijn er geen andere mogelijkheden om de dienstverlening voor de Delftse wijken vorm te geven. Bij sluiting van de filialen nemen de kosten af met 337.000 euro. De vraag is echter in welke mate de inkomsten verminderen als de filialen worden gesloten. Als alle inkomsten die nu bij de filialen worden gerealiseerd zouden wegvallen is zelfs sprake van een negatief effect. Als een belangrijk deel van de omzet van de filialen dan overgaat naar de hoofdvestiging is uiteraard wel sprake van een belangrijke besparing.

Uitgaande van bovengenoemde bedragen komt de structurele subsidie dan op een niveau van 20 euro per inwoner. De huidige subsidie bedraagt ca. 15 euro per inwoner. Landelijk wordt 15 euro als minimum niveau gezien voor de bibliotheekfunctie. Bij DOK is sprake van een brede mediatheek.

5. De adviezen

Om een gezonde financiële situatie te borgen is het nodig een aantal maatregelen te nemen. Deze zijn in de volgende paragrafen beschreven.

5.1 Verbeterde bedrijfsvoering

In de komende periode zullen een aantal verbetermaatregelen in de bedrijfsvoering worden doorgevoerd. Deze spitsen zich toe op de volgende aspecten:

Pas het systeem van zelf scannen op de hoofdvestiging en bij de filialen zo compleet mogelijk toe en optimaliseer de bedrijfsvoering daar om heen.
Beschouw de werkwijze bij de filialen kritisch en optimaliseer de functie die door de filialen en de betreffende wijken wordt uitgevoerd in combinatie met een slimme bedrijfsvoering.
Richt de bedrijfsvoering zodanig in dat zoveel mogelijk kan worden ingespeeld op het proces van bibliotheekvernieuwing en op het proces van certificering van DOK.

De eventuele kostenbesparingen of toename van inkomsten die hier uit voortvloeien zijn op dit moment niet te prognosticeren.

Daarnaast zal bij DOK een meetsysteem worden opgezet om de klantbehoefte en de realisatie van diensten structureel te meten. Hiertoe zullen allereerst de missie en de succesbepalende factoren naar het concrete niveau van activiteiten in de organisatie worden doorvertaald en zullen op basis hiervan concrete werkplanningen en plannen van aanpak worden ontwikkeld.

Aansluiting kan hierbij worden gezocht bij het model van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) waarvan een specifiek voor de bibliotheekbranche uitgewerkt model beschikbaar is.

Tenslotte zullen de werkprocessen bij DOK worden vastgelegd. Hier is overigens een begin mee gemaakt.

De eventuele kostenbesparingen of toename van inkomsten die hier uit voortvloeien zijn op dit moment niet te prognotiseren.

5.2 Bedrijfsplan / meerjarenplan

Het is van groot belang dat DOK nu zo snel mogelijk een start te maakt met het nieuwe businessplan 2008 en verder. Meest belangrijke opdracht daarin is om een plan van aanpak te maken als basis om de toename van de inkomsten te realiseren. Daarbij is een belangrijk aandachtspunt dat deze toename van de inkomsten wordt gerealiseerd zonder dat sprake is van een aanzienlijke toename van de kosten. Tevens is het van groot belang hierin de risicoposten helder te krijgen zodat deze kunnen worden verwerkt in de begroting en de subsidieaanvraag 2008. Ten behoeve van het maken van het businessplan is het van belang dat hier geld voor wordt gereserveerd door bijvoorbeeld DOK hiertoe aanvullende subsidie voor 2007 te verlenen.

De aspecten die in het nieuwe businessplan minimaal aan de orde dienen te komen zijn naar onze mening:

- Nieuwbouw

Plan van aanpak en een financiële onderbouwing daarvan om tot meeropbrengsten na nieuwbouw te komen bovengenoemde bedragen nog meer onzeker maakt. Immers als de meeropbrengsten niet vanzelf in het nieuwe gebouw ontstaan en plan van aanpak en financiën daartoe ontbreken is het maar de vraag of de nu verwachte toekomstige inkomsten worden gerealiseerd.

- Filialen

Uitvoeren van marktonderzoek en het verder uitwerken daarvan in een business case om tot gefundeerde keuzes te komen ten aanzien van locaties en filialen of andere specifieke bibliotheekvoorzieningen in andere wijken[4]. In dit verband ook kijken naar eventuele samenwerkingsverbanden, zoals met de TU-bibliotheek.

- Certificering en vernieuwing

Inrichting van de bedrijfsvoering zodanig dat zoveel mogelijk kan worden ingespeeld op het proces van bibliotheekvernieuwing en op het proces van certificering van DOK.

- Samenwerking met gelijksoortige of andere culturele organisaties binnen de regio

- Optimalisatie tariefstructuur uitleen en abonnementen

- Derde geldstromen en incidentele subsidies

5.3 Versterking internal control

De structuur bij DOK heeft risico’s in zich als deze in combinatie wordt gezien met de beperktheid van het inbouwen van checks en balances in de organisatie als gevolg van de beperkte omvang van de organisatie en als gevolg van het beperkte aantal kernfuncties in die organisatie. Daarom is het noodzakelijk om de administratie en het stelsel van internal control binnen DOK te verbeteren zodat sprake is van een organisatie die professioneel genoeg is om met een budget van 3 tot 4 miljoen euro om te gaan.

5.4 Verscherpte relatie met de gemeente

De aansturing vanuit de gemeente aan gesubsidieerde instellingen zoals DOK moet worden verbeterd en geïntensiveerd, overigens met behoud van een scherpe rol-/taakverdeling. DOK is zelf verantwoordelijk voor zijn bedrijfsvoering en het op adequate wijze informeren van het gemeentebestuur. Voor de gemeentelijke aansturing respectievelijk toezicht zijn beleidskaders gesteld in de nota Deelnemingsbeleid, waarin in hoofdstuk 9 het toezicht op de overige gesubsidieerde instellingen, waaronder DOK wordt beschreven.

Verdere acties die de gemeente zou kunnen ondernemen zijn het faciliteren, zowel financieel als operationeel, van het traject om snel tot een verbeterde internal control bij DOK te komen op de verschillende niveaus (Raad van Toezicht, bestuurder en medewerkers) in de organisatie. Als het de gemeente niet lukt om vanuit de bestaande invloed meer grip op DOK te krijgen zodat een financieel gezonde situatie ontstaat volgt volgens de bestaande beleidskaders de overweging van het vergroten van de invloed op de Stichting zoals bijvoorbeeld het voorstellen en/of benoemen van een lid in de Raad van Toezicht namens de gemeente.

Bijlagen

Bijlage 1. Geïnterviewde personen

DOK

Eppo van Nispen tot Sevenaer Directeur/bestuurder DOC

9-11-2006

27-11-2006

Meine Oosten Voorzitter Raad van Toezicht DOC

24-11-2006

Leen Pieterse 1) Lid RvT, Oud bestuurder SOB

Joop Wagner 1) Lid RvT, Oud bestuurder SOB

Erwin Zantman 1) Lid RvT, Oud bestuurder KCD

Bertus Postma (afwezig) Lid RvT, Oud bestuurder Discotake

20-11-2006

Marijke Timmerhuis DOK

27-11-2006

1-12-2006

Hans Haakman DOK

Diverse afstemmingen

Gemeente Delft

Lian Merkx Wethouder

20-11-2006

Remko Zuidema 2) Ingenieursbureau

1-12-2006

Ad Holkers 2) Vastgoed

Michiel Driedijk 2) Vastgoed

27-11-2006

Bert den Uijl Vakteam Strategie & Control

30-10-2006 (intakegesprek)

20-11-2006 (afstemming)

27-11-2006 (afstemming)

11-12-2006 (afstemming)

Johan de Ruijter Vakteam Strategie & Control

30-10-2006 (intakegesprek)

20-11-2006 (afstemming)

27-11-2006 (afstemming)

11-12-2006 (afstemming)

Hans Speetjens Vakteam Cultuur, Kennis en Economie

8-11-2006 Cluster Wijk- en stadszaken

9-11-2006 Sector Stedelijke Ontwikkeling

11-12-2006 (afstemming)

Maarten Ram Treasurer

16-11-2006

Bijlage 2. De Mediatheek in college, raadscommissie en gemeenteraad

Een zoekopdracht op “”Mediatheek” in het raadsinformatiesysteem van de gemeente Delft geeft in 0,18 seconden 164 hits. Het gaat dan om collegeverslagen, besluitvormingsformulieren, nota’s college die naar raadscommissie zijn gezonden, raadsvoorstellen, stukken uit de begrotingscycli, subsidiebundel e.d., stukken over de renovatie Hoogovenspand Zuidpoort, handelingen van de gemeenteraad, waarin de Mediatheek of DOK ter sprake kwam, enzovoort.

Al deze documenten hier opnoemen zou een te grote hoeveelheid informatie geven, waardoor “door de bomen het bos “wordt gemist. Gekozen wordt de hoofdlijn van de besluitvorming weer te geven met als rode draad de wens om te komen tot oprichting van een Mediatheek in Delft.

Een van de eerste signalen dat de Delftse politiek de openbare bibliotheek wil laten uitgroeien tot een Mediatheek wordt gevonden in een nota vastgesteld door het college van B&W die op 30 augustus 1999 in de commissie CKE wordt behandeld.

Er werd besloten:

1. De toekomstvisie van het bibliotheekbestuur overnemen als politieke koers, met als consequentie dat steun wordt gegeven aan de ontwikkeling van een informatiefunctie en centralisatie op termijn. Uitspreken dat centralisatie gepaard dient te gaan aan decentrale service.
2. Vaststellen dat het bibliotheekbestuur de ontwikkeling van de informatiefunctie met een aanvullend subsidie van ƒ 150.000,= incidenteel vanuit Delft Kennisstad door het treffen van efficiencymaatregelen zelf kan financieren.
3. Instemmen met het voorstel van het bibliotheekbestuur om filiaal Tanthof aan te passen tot jeugdfiliaal en volwassenenservicepunt.
4. Het bibliotheekbestuur verzoeken om voor het jaar 2000 met een plan van aanpak voor het flankerend (servicepunten)beleid bij centralisatie te komen.
5. De bibliotheek gedurende de contractperiode compensatie bieden tot maximaal ƒ 235.000,=, om de incidentele kosten voor 1999 (95.000) en het tekort aan bezuiniging (4 x 35.000) op te kunnen vangen. Het te compenseren bedrag wordt de eerstvolgende contractperiode gekort op het subsidiebedrag.
6. Op basis van het voorafgaande met de bibliotheek een meerjaren-subsidieovereenkomst afsluiten voor de periode 1999 - 2002, waarbij het jaarlijks subsidie met ƒ 150.000,= zal zijn verminderd en als randvoorwaarde geldt dat aan de dienstverlening in de filialen gedurende deze periode niet verder wordt getornd.
7. Op korte termijn besluitvorming voorbereiden over de centrale huisvesting van de bibliotheek in het kader van het Zuidpoortplan.

Wat betreft het Hoogovenspand de volgende besluitmomenten:

In mei 2001 heeft de raad de aankoop van het pand met de werknaam “Hoogovenspand” aan de Zuiderstraat (tegenover het theater) goedgekeurd en is het pand in eigendom overgedragen aan de gemeente. De gemeente heeft dit pand aangekocht met als doel hierin de nieuwe centrale bibliotheek (incl. Disc-O-theek), Kunstcentrum en een overdekte fietsenstalling te vestigen. De bibliotheek, het Kunstcentrum en de Disc-o-theek hebben inmiddels een intentieovereenkomst gesloten met de gemeente om te komen tot een fusie van deze drie organisaties. Deze intentieovereenkomst is in oktober 2002 goedgekeurd door de gemeenteraad. De nieuwe organisatie heeft de werknaam Mediatheek gekregen.

In april 2004 besloot de raad :

1. In te stemmen met het Definitief Ontwerp voor de herontwikkeling van het Hoogovenspand.

2. Een bedrag van € 2,6 miljoen te bestemmen voor het inbouwpakket en de inrichting van de Mediatheek en daartoe subsidie te verstrekken na positieve beoordeling van een subsidieaanvraag (ten laste van het beschikbare investeringskrediet).

De gemeenteraad heeft in september 2002 de intentieverklaring van de Openbare Bibliotheek Delft, het Kunstcentrum, de Disc-O-Take en de gemeente Delft goedgekeurd. Deze intentieverklaring houdt in dat de drie organisaties zullen integreren tot één Mediatheek. Hierbij is toegezegd dat de drie organisaties, in samenwerking met de gemeente, gezamenlijk een bedrijfsplan zouden opstellen en dit voor de zomer van 2003 aan het college van BenW en de raad zouden presenteren.

Bedrijfsplan

In de oplegnotitie voor de raadscommissie (juni 2003) wordt een aantal aandachtspunten genoemd, zoals de financiën, de filialen van de Mediatheek en de planning van de uitwerking en implementatie van het bedrijfsplan.

Twee citaten en de planning:

Financiën

In hoofdstuk 10 van het bedrijfsplan is alle informatie opgenomen over de exploitatiebegroting 2006. Hieruit blijkt dat de totale lastentoename € 186.000,- bedraagt. Het exploitatietekort bedraagt in 2006 € 99.700,-. Voorgesteld wordt dat in 2004 de gemeente een besluit neemt over de subsidie-voorwaarden voor de Mediatheek.

Filialen Mediatheek

In het collegeprogramma is opgenomen dat de twee filialen van de bibliotheek open blijven. In het bedrijfsplan wordt in hoofdstuk 7 ingegaan op de functie van deze filialen, die zullen transformeren tot Mediatheekfilialen. Dit houdt in dat er een uitbreiding van het aanbod komt en dat het filiaal in Tanthof zich nog meer gaat richten op jongeren en dat het filiaal Buitenhof-Voorhof meer internetfaciliteiten biedt, een tref- en informatiecentrum wordt, en zich met name richt op culturele minderheden.

De planning was dat de Mediatheek in januari 2006 in de nieuwe locatie open zou zijn.

Over de besluitvorming valt nog te melden dat het college besluit dat instemming met het bedrijfsplan niet inhoudt dat het begrote tekort wordt aanvaard. De raadscommissie stemt in haar vergadering van 5 juni 2003 in met het Bedrijfsplan, conform het voorstel van de griffie.

In diverse deelnota’s en raadsvoorstellen staat de Mediatheek in de jaren daarna onder de aandacht. Er wordt subsidie verleend voor de inrichting (€ 2.253.262), transformatiekosten (€ 67.000,=) en een subsidie om te voorkomen dat het Kunstcentrum met een negatief saldo in fusie gaat met het de beide andere partners (€ 15.884).

De begrotingscyclus en de prestatieafspraken in de Subsidiebundel

Vanaf 1999 tot 2002 is er een convenant afgesloten tussen de gemeente en de openbare bibliotheek. Daarin staat ook hoeveel subsidie wordt verstrekt. Dit convenant wordt voor de jaren 2003 en 2004 gewijzigd verlengd.

Vanaf 2005 worden de (subsidie-)afspraken tussen de bibliotheek en het Kunstcentrum geregeld in de bijlage bij de subsidiebeschikking zoals vermeld in de Subsidiebundel maatschappelijke activiteiten. In deze jaren functioneert ook de Stuurgroep ontwikkeling Mediatheek onder voorzitterschap van de portefeuillehouder en in aanwezigheid van ambtelijke ondersteuning door de accounthouder van het vakteam CKE. De subsidieafspraken staan geheel in het licht van de op handen zijnde fusie tot de Mediatheek.

Overzicht subsidies “ Subsidiebundel maatschappelijke activiteiten” (in euro’s)

Jaar	Openbare Bibliotheek 1)	Kunstcentrum 2)
2002	1.647.401	53.948
2003	1.796.245	58.217
2004	1.879.632	58.934
2005	1.879.632	58.934
2006	DOK: 2.013.259
2007	DOK: 2.030.000

1) 2004: bibliotheek inclusief aanvullend € 50.000,= programmabegroting 2004 en € 30.000,= zomernota 2003.

2006 : inclusief € 60.000 aanvullend.

2) Naast de reguliere subsidie van de gemeente zijn door het Kunstcentrum ook ontvangen subsidies Provincie en subsidies Educatie. Deze subsidies bedroegen gezamenlijk in 2002 € 8.025, 2003 € 9.951, 2004 € 500 en in 2005 € 61.384

De subsidie voor 2006 is exclusief aanvullende subsidie (gemeenteraad september 2006) van maximaal € 360.000 voor 2006. Bij deze laatste aanvulling is ook bepaald dat er een audit wordt uitgevoerd.

In de jaren zijn zowel door de gemeente Delft als door de Provincie en anderen aanvullende incidentele subsidies verstrekt ten behoeve van projecten voor Stichting openbare bibliotheek, Stichting Kunstcentrum Delft of vanaf 1 januari 2006 DOK.

Bijlage 3. Belangrijke bepalingen statuten DOK

Artikel 5

1. De raad van toezicht is belast met het toezicht op het beleid en de algemene gang van zaken van de stichting en in dat kader ook het toezicht op het door de directeur gevoerde bestuur en is voorts belast met de taken en bevoegdheden die hem bij deze statuten zijn toegekend

2. Het beleid van de directeur wordt jaarlijks ter goedkeuring aan de raad van toezicht voorgelegd conform artikel 15 van deze statuten.

Artikel 6

2. De raad van toezicht regelt onderling de taakverdeling van haar leden en de werkwijze tussen de raad van toezicht en de directeur nader in het Reglement bedoeld in artikel 25 van deze statuten.

Artikel 14

2. Leden van de raad van toezicht hebben……..toegang tot de administratie van de stichting. De directeur verstrekt desgevraagd door een lid van de raad van toezicht, gegevens uit de administratie van de stichting aan de raad van toezicht.

Artikel 15

2. Uiterlijk twee maanden voor de aanvang van het boekjaar toont de directeur jaarlijks aan de raad van toezicht ter goedkeuring en vaststelling een beleidsplan en de daarbij behorende begroting voor het komende boekjaar, alsmede een meerjarenbeleidsplan voor een periode van vier jaar met de daarbij behorende meerjarenplanning.

Artikel 20

1. De raad van toezicht benoemt een registeraccountant die belast is met het onderzoek van de jaarstukken die door de directeur zijn opgemaakt en formuleert de opdracht daartoe.

Artikel 21

3. De raad van toezicht evalueert de behaalde resultaten op de onderscheidenlijke beleidsterreinen aan de hand van de gestelde doelen en bijbehorende budgetten en legt zijn bevinding neer in zijn paragraaf in het jaarverslag van de stichting.

Artikel 25

1. De raad van toezicht stelt Reglementen vast waarin nadere regels worden gesteld over de werkwijze van de directeur en de raad van toezicht. Dit Reglement bevat in ieder geval:

a. Periodieke bezinning op het voor de stichting gewenste besturingsmodel

b. Etc.

Bijlage 4. Prognoses 2007 en 2008

Bijlage 5. Begroting en rekeningcijfers

[1] Hierbij is een correctie toegepast voor incidentele subsidie en de daaraan toewijsbare kosten.

[2] En moet daar bijv. voor de nieuwe wijk Harnaschpolder ook niet over nagedacht worden? Op het onderwerp filialenbeleid komen we terug in onze advisering over het op te stellen bedrijfsplan 2008-2011.

[3] DOK heeft hier ultimo 2006 € 355.500 van “opgebruikt”.