Deze nota vraagt om besluitvorming over de inkoop van het Marktprogramma op Koninginnedag 2008 en het benodigde budget. De nota betreft een voorgenomen collegebesluit. De commissie wordt uitgenodigd hierover een advies te geven.

Tevens zijn, zoals toegezegd aan de commissie EMCR, de programma’s en kostenoverzichten van voorgaande jaren als bijlagen toegevoegd.

1. Uitslagen DIP-onderzoek (Delft Internet Panel)

De afgelopen maanden is een DIP-onderzoek uitgevoerd om antwoord te krijgen op de volgende vragen:

· Wat zijn de wensen van de belangrijkste doelgroep, de inwoners van Delft, wat betreft de activiteiten op de Markt op Koninginnedag?

· Wat is het oordeel van de Delftenaren over het Marktprogramma op Koninginnedag 2007 ten opzichte van voorgaande jaren?

Op de vraag, wat absoluut niet mag ontbreken op de Markt op Koninginnedag, heeft het panel als volgt geantwoord:

Wat mag absoluut niet ontbreken op de Markt op Koninginnedag?	%
eet- en drinkkraampjes	61
optredens van diverse Delftse amateurgezelschappen	51
de reveille (optreden van de muziek- en majoretteverenigingen van Delft)	51
optredens van professionele gezelschappen/artiesten	43
sport en spel	35
weet niet/geen mening	10
anders	9

Hieruit blijkt dat er onder de inwoners van Delft zeer uiteenlopende wensen zijn. Als we inzoomen op de resultaten zien we bijvoorbeeld dat de jongeren tussen de 12 en 17 jaar erg veel waarde hechten aan het optreden van een nationaal bekende popartiest in vergelijking met andere leeftijdscategorieën (met name de 55+-ers) voor wie dit veel minder belangrijk is (zie bijlage 1 uitslagen DIP).

Er kan dus geconcludeerd worden dat het programma op de Markt uiteenlopende activiteiten moet bieden om de verschillende leeftijdscategorieën te bedienen.

Wat betreft de beoordeling van het programma op Koninginnedag 2007 (zie bijlage 3) ten op zichte van voorgaande jaren valt op dat de jongeren tussen 12 en 24 jaar het programma van 2007 leuker vonden dan de jaren daarvoor (wat verklaard kan worden door het optreden van een bekende popartiest) en de oudere leeftijdscategorieën het programma minder leuk vonden (zie bijlage 1).

Het extra budget van € 12.500,- voor 2007 is onder andere gebruikt om deze artiesten (+ beveiliging etc) te betalen en extra sport- en spel elementen aan het programma toe te voegen. Zie voor de overige verschillen tussen de programma’s van 2006 en 2007 bijlage 2 en 3.

2. Inkoopbedrag

In de door het college vastgestelde nota subsidieplafond evenementen 2007 en 2008 (20125119) is een bedrag van € 20.000,- opgenomen voor de (stedelijke) vieringen van Koninginnedag en de Intocht van St. Nicolaas. Van dit bedrag zal € 12.500,- gebruikt worden voor de inkoop van het Marktprogramma op Koninginnedag 2008 (en € 7.500,- voor de intocht van St. Nicolaas).

Als er door de commissie voor gekozen wordt om een programma in te kopen dat alle doelgroepen goed bedient, is extra budget van € 12.500,- nodig voor een additioneel programma. Dit komt onder andere voort uit het feit dat de jeugd graag een nationaal bekend popartiest ziet waar hogere kosten aan verbonden zijn. De reeds begrote € 12.500 levert een basisprogramma op.

In 2007 is de additionele bijdrage van € 12.500,- betaald vanuit stadsmarketing, voor 2008 wordt voorgesteld dit extra bedrag op de volgende manier te dekken vanuit het evenementenfonds:

§ Aangezien er in 2007 een bedrag van € 9.000,- aan evenementensubsidie[1] teruggevorderd zal worden, kan dit aangewend worden voor de inkoop van Koninginnedag.

§ Voorgesteld wordt om het resterende bedrag van € 3.500,- aan te wenden vanuit de grote evenementenronde 2008 (zie de vastgestelde nota subsidieplafond evenementen 2007 en 2008 (20125119)).

Vanaf 2009 zal voor de inkoop van Koninginnedag een structureel plan voorgesteld worden in het kader van het nieuwe evenementenbeleid.

Aangezien het een inkoopbedrag betreft onder de nieuwe aanbestedingsgrens van € 100.000,-, is geen aanbestedingsprocedure nodig (in tegenstelling tot vorig jaar, toen was deze grens nog € 10.000,-).

Wel is drie partijen om een vrijblijvende offerte gevraagd zonder financieel kader om de kans op een passend programma te vergroten. Er zijn twee offertes ontvangen (zie hoofdstuk 4. ontvangen offertes) maar er zijn nog geen afspraken gemaakt aangezien de cie EMCR heeft aangegeven er eerst over te willen spreken.

3. Offertevoorwaarden 2008

De in de tabel van hoofdstuk 1 getoonde resultaten van het DIP zijn als uitgangspunt gebruikt bij het opstellen van de belangrijkste offertevoorwaarden voor Koninginnedag 2008;

§ Een verplicht onderdeel van het programma op de Markt is de reveille (in overleg met de afdelingen kabinet & representatie en CKE van de Gemeente Delft)

§ Op de markt dienen activiteiten voor de Delftse bevolking georganiseerd te worden voor alle leeftijden waarbij de volgende onderdelen niet mogen ontbreken (om de offerte zo compleet mogelijk te maken):

- Bekende popartiest voor de jeugd

- Optredens van Delftse amateurs/amateurgezelschappen

- Originele eet- en drinkkraampjes

Daarnaast is verzocht om per programmaonderdeel aan te geven wat de kosten zijn zodat er een keuze gemaakt kan worden indien niet het volledige programma gewenst is.

(Zie bijlage 4 voor de overige voorwaarden.)

4. Ontvangen offertes

Zoals eerder genoemd is drie partijen om een offerte gevraagd en zijn twee offertes ontvangen. Vanaf nu zal in verband met de vertrouwelijkheid gesproken worden over ondernemer 1 en ondernemer 2. Daarom zijn de offertes zelf ook niet toegevoegd als bijlage.

Offerte 1

Offerte1 bevat een zorgvuldig omschreven programma dat zich afspeelt op verschillende podia op de Markt waarbij de nadruk ligt op culturele toneel-, muziek- en dansoptredens van Delftse amateurs en semi-amateurs (en als optie een nationaal bekend popartiest). Daarnaast wordt de dag afgesloten met een openluchtfilm. Ook worden er planten, voedsel en fruit verkocht.

Offerte 2

Deze offerte biedt een programma waarbij gebruik gemaakt wordt van één podium waarop gedurende de gehele dag verschillende muziek- en dansoptredens plaatsvinden van Delftse amateurs en professionals (met als optie een nationaal bekend popartiest). Daarnaast zullen er op de Markt ook een springkussen en een nostalgische zweefmolen aanwezig zijn en worden er typisch hollandse lekkerijen verkocht en chocolade workshops gegeven.

5. Boordeling

De beoordeling van de offertes aan de hand van de belangrijkste offertevoorwaarden, genoemd in hoofdstuk 3, geeft het volgende overzicht:

Voor de twee offertes zijn twee varianten denkbaar:

· Variant A: een programma met optredens van Delftse amateurs maar zonder nationaal bekend popartiest voor de jongere doelgroepen

· Variant B: een programma met zowel optredens van Delftse amateurs alsook een nationaal bekend popartiest voor de jongere doelgroepen.

Offerte 2 kent maar één variant, die overeenkomt met variant B.

Offertes Eisen	1A	1B	2
Bekende popartiest voor de jeugd	nee	ja	ja
Offerteprijs (incl BTW)	€ 25.000	€ 30.500	€ 25.000
Extra aanvulling van het budget door de ondernemer met middelen toegezegd door externe partijen (incl BTW)	€ 16.300		€ 43.894
Optredens van Delftse amateurs/amateurgezelschappen	ja		ja
Originele eet- en drinkkraampjes	ja		ja
Opname reveille in het programma	ja		ja
Gebruik van het thema oranje	ja		ja

Aangezien, zoals eerder genoemd, de jongere doelgroepen, een nationaal bekend popartiest zeer op prijs stellen en omdat de programma’s op de andere voorwaarden gering van niveau verschillen, wordt aan u geadviseerd te kiezen voor offerte 2 gezien de offerteprijs en het aangevulde budget wat garant staat voor meer kwaliteit en professionaliteit.

Voorstel

Aan u wordt voorgesteld

• Optie 2 als voorgenomen besluit voor te leggen aan de commissie EMCR;
• Na bespreking met de cie EMCR een definitief besluit vast te stellen.

Bijlagen

Bijlage 1 Uitslagen DIP

Bijlage 2 Marktprogramma Koninginnedag 2006

Bijlage 3 Marktprogramma Koninginnedag 2007

Bijlage 4 Offertevoorwaarden Koninginnedag 2008

Vastgesteld door: projectgroep subsidies

Bijlage 1 Uitslagen DIP

Bezoek Koninginnedag naar leeftijd (in %)	12-17 jaar	18-24 jaar	25-34 jaar	35-44 jaar	45-54 jaar	55 jaar en ouder	totaal
ja, ik ga daar (bijna) elk jaar heen	23	18	14	21	24	24	21
ja, ik ben daar een aantal keren geweest	40	37	48	39	33	29	36
nee, daar ga ik de laatste jaren niet meer heen	21	9	9	8	17	21	15
nee, daar ga ik nooit heen	16	36	28	32	26	26	28

Redenen geen bezoek aan Markt (in %)	% (n=702)
er zijn geen leuke activiteiten/bezienswaardigheden	20
ik houd niet van Koninginnedag	18
ik vier Koninginnedag niet in Delft	17
ik kijk liever thuis naar de televisie	9
andere bezigheid/werk	8
andere plek in Delft	4
vakantie	4
geen belangstelling/interesse	2
gezondheidsbeperking	2
te weinig informatie over het programma	1
ik vind het te ver	1
anders	10

Oordeel over programma op de Markt naar leeftijd (in %)	12-17 jaar (n=27)	18-24 jaar (n=32)	25-34 jaar (n=99)	35-44 jaar (n=110)	45-54 jaar (n=134)	55 jaar en ouder (n=150)
ik vond het programma dit jaar leuker dan voorgaande jaren	15	6	10	9	13	7
ik vond het programma dit jaar ongeveer even leuk als voorgaande jaren	41	38	25	36	35	50
ik vond het programma dit jaar minder leuk dan voorgaande jaren	11	-	10	11	21	19
ik ben vorig jaar / voorgaande jaren niet geweest / weet niet/geen mening / anders	34	56	54	44	32	24

Bijlage 2 Marktprogramma + eindbalans Koninginnedag 2006

Bijlage 3 Marktprogramma + kostenoverzicht Koninginnedag 2007

Tijd	Activiteit
12.30 - 13.00u	Dansstudio coby Ouwersloot (29 april)
14.00u	Quasi Bigband (29 april)
15.30 - 16.00	Afrodite (29 april)
08.30	Seniorenprogramma
08.45 - 10.15	Ballonnen uitdelen
09.00 - 10.00	Reveille
10.00	Trike Paleizentour
10.00	Optreden Troubadour
10.20	Kleuterparade
10.30 - 11.30	Politiekapel Haaglanden
10.45	Oplaten ballonnen
10.45	Oranjelezing
10.45	Voorstellen Jumbo-teams
11.00	Achtste-, Kwart- & Halve Finale Jumbo Hamerspelen
11.15	Optreden Troubadour
11.30	Aanvang "Wie is Wie"
11.45	Finale Jumbo Hamerspelen
12.00	Prijsuitreiking Jumbo Hamerspelen
12.30 - 13.30	4for1
12.45	Vrij spelen op Alexander- en Maxima-sets
13.15	Demonstratie Mastklimmen
13.30	Mastklimmen voor publiek
14.00 - 15.00	Leon and Friends
15.30 - 16.00	Percussiegroep o.l.v. Oké Sené
16.30	Finale Mastklimmen
16.30 - 17.00	Lange Frans & Baas B.
17.00	Prijsuitreiking Mastklimmen
19.00 - 20.30	Oranjebal m.m.v. Dansschool Wesseling en Bigband Let’s Swing

Bijlage 4 Offertevoorwaarden Koninginnedag 2008

Algemeen

- De Gemeente Delft behoudt zich het recht voor om de inkoopprocedure geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen.

- Aan uw offerte zijn voor de gemeente Delft geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot een opdracht. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten.

- Uw offerte heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 60 dagen, gerekend vanaf de dag waarop de gemeente Delft deze heeft ontvangen. Tijdens deze periode heeft de offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod.

- Er dient voor 1 februari 2008 een definitief draaiboek met activiteiten voorgelegd te worden ter goedkeuring en tussentijds een voorlopig draaiboek op een nader af te spreken tijdstip.

- Er wordt van u verwacht dat u het budget zoveel mogelijk wordt aangevuld met extra geldstromen.

- Voor de activiteiten mag geen toegang worden gevraagd.

- U organiseert de activiteiten tegen een vaste prijs. Uw offerte is inclusief alle kosten en inclusief BTW. De begroting is gespecificeerd naar de verschillende activiteiten.

- De betalingstermijn is 30 dagen na ontvangst van de facturen. Een factuur dient gestuurd te worden aan: gemeente Delft, t.a.v. vakteam Cultuur, Kennis en Economie, Postbus 78, 2600 ME Delft.

U vermeldt op de factuur minimaal:

- het betreffende vakteam: Cultuur, Kennis en Economie;

- Koninginnedag 2008

- een beschrijving;

- het BTW bedrag;

- BTW-nummer;

- KvK-nummer (indien van toepassing);

- Bankrekeningnummer

- U stemt in met het volgende betalingsschema;

Na aanvaarding offerte: 25% van het bedrag

Na goedkeuring draaiboek (01-02-2008): 50% van het bedrag

Na koninginnedag 2007 (01-05-2008): 25% van het bedrag

- Uw organisatie is eerste aanspreekpunt, eindverantwoordelijke en voert de regie.

- Indien gebruik wordt gemaakt van diensten van derden, worden de namen van de onderaannemers in uw offerte vermeld en wordt aangegeven welk deel van de opdracht door hen wordt uitgevoerd. Indien bij de uitvoering van de opdracht gebruik wordt gemaakt van derden, geldt opdrachtnemer als hoofdaannemer. De hoofdaannemer is te allen tijde aanspreekpunt voor de gemeente Delft en is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor nakoming van de opdracht.

- U conformeert zich volledig en onvoorwaardelijk aan de Inkoopvoorwaarden gemeente Delft 1. Dit betekent dat uitsluitend deze Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. In uw offerte wordt niet (deels) naar andere voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak met de Inkoopvoorwaarden gemeente Delft 1 zijn.

- U voldoet aan alle vergunningvoorwaarden.

- U evalueert de daadwerkelijke uitvoering binnen 2 maanden na Koninginnedag met opdrachtgever.

het programma

- Het programma en de aankleding moeten zoveel mogelijk aansluiten bij het thema ‘oranje’.

- De activiteiten dienen een verrassende en feestelijke bijdrage te leveren aan de sfeer in de stad op koninginnedag.

- Op de markt dienen activiteiten voor de Delftse bevolking georganiseerd te worden voor alle leeftijden waarbij de volgende onderdelen niet mogen ontbreken:

o Bekende popartiest voor de jeugd

o Optredens van Delftse amateurs/amateurgezelschappen

o Originele eet- en drinkkraampjes

- Alle activiteiten dienen op professionele wijze georganiseerd, gepresenteerd en aangekondigd te worden.

- Organisator werkt samen en stemt activiteiten af met andere organiserende partijen in de binnenstad.

- Er dient rekening gehouden te worden met minder validen. Bijvoorbeeld door middel van zitplaatsen.

- De activiteiten op de Markt dienen in elk geval plaats te vinden tussen 09.00u en 20.00 uur en uitgangspunt moet zijn dat er op elk moment “iets te beleven” is.

- Een verplicht onderdeel van het programma op de Markt is de reveille (in overleg met de afdelingen kabinet & representatie en CKE van de Gemeente Delft).

- Tijdens de reveille moet de raad zich kunnen presenteren op een podium of bordes, dat niet te ver boven de menigte verheven is en een passende uitstraling heeft.

- De reveille dient zo georganiseerd te worden op de Markt dat deze goed zichtbaar is voor een groot publiek (dus niet alleen voor de raad).

- De organisator dient de kosten voor de reveille op te nemen in de offerte.

Bij het beoordelen van de offertes zal met name gelet worden op creativiteit,

veiligheid, kwaliteit, prijs en professionaliteit.

---

[1] Het gaat hierbij om het gesubsidieerd evenement “Sieraad en Design” dat niet heeft plaatsgevonden en het evenement “Golden Tenloop” waarbij het subsidiebedrag niet volledig is benut.