Stuk
Reg.nr.
Delft,
27-3-2007.
Onderwerp:
Auditrapport Bedrijfsvoering DOK
Geachte
dames en heren,
De
stichting DOK, verder aangeduid als DOK, heeft zoals bekend
begrotingsproblemen. De gemeenteraad heeft op 28 september een aanvullende subsidie
voor 2006 toegekend ad € 360.000 om te voorkomen dat in de maanden
november/december liquiditeitsproblemen en daarmee ook continuďteitsproblemen
ontstaan.
Voorwaarde
voor uw aanvullende subsidie 2006 was, dat in het najaar 2006 een audit op de
bedrijfsvoering (inclusief de ondernomen acties door de directie en het
bestuur) van DOK, en de relatie DOK/gemeente plaats zou vinden. Dit onderzoek
is verricht in de periode november 2006 tot januari 2007. Het onderzoeksrapport
van het bureau Conquaestor wordt thans aan u voorgelegd. Het auditrapport is 20
maart 2007 besproken met de directeur en de voorzitter van de Raad van Toezicht
van DOK.
Het
doel van de audit was:
Ř om de resultaten daarvan te
kunnen verwerken in het nieuwe bedrijfsplan 2008-2011;
Ř en om de hoogte van de
benodigde subsidie te kunnen bepalen.
Dit
om ervan verzekerd te zijn, dat DOK voldoende toegerust is om een (financieel)
gezonde bedrijfsvoering te realiseren.
In
dit raadsvoorstel wordt in hoofdlijnen ingegaan op:
o
de
aanbevelingen van Conquaestor (enigszins verkort weergegeven)
o
de
financiële consequenties bij overname van de bevindingen van het auditrapport
o
en
onze voorstellen m.b.t. de aanbevelingen en de financiële consequenties
De aanbevelingen van Conquaestor
Conquaestor
plaatst de (gewenste) gezonde financiële situatie voor DOK in een
meerjarenperspectief: 2007 en volgende jaren. Zij doet hiervoor vier
aanbevelingen:
Genoemd
worden mogelijke verbetermaatregelen, waarvan het positieve financiële effect
nog niet te bepalen is. Het is aan DOK om in 2007 invulling te geven aan
verbetermaatregelen in de bedrijfsvoering.
Wij
zullen DOK verzoeken eind 2007 te rapporteren over realisatie en effecten
van geďmplementeerde
verbetermaatregelen in de bedrijfsvoering. De voortgang kan in 2007 dan gevolgd
worden via door DOK uit te brengen voortgangsrapportages (zie ook aanbeveling
D).
Van
meer fundamentele betekenis (dan aanbeveling A) is dat nu zo snel mogelijk een
start gemaakt wordt met het opstellen van een nieuw bedrijfsplan. In het
rapport worden daartoe de volgende aspecten benoemd:
-
Nieuwbouw: voor de gewenste meeropbrengsten na
nieuwbouw moet nu binnenkort een actieplan en een financiële onderbouwing
opgesteld worden
-
Filialenbeleid:
Uitvoeren van marktonderzoek en het verder uitwerken daarvan in een business
case om tot gefundeerde keuzes te komen ten aanzien van locaties en filialen of
andere specifieke bibliotheekvoorzieningen in andere wijken. In dit verband ook
kijken naar eventuele samenwerkingsverbanden, zoals met de TU-bibliotheek.
-
Certificering
en vernieuwing: Inrichting van de bedrijfsvoering zodanig dat zoveel mogelijk
kan worden ingespeeld op het proces van bibliotheekvernieuwing en op het proces
van certificering van DOK.
-
Samenwerking
met gelijksoortige of andere culturele organisaties binnen de regio
-
Optimalisatie
tariefstructuur uitleen en abonnementen
-
Derde
geldstromen en incidentele subsidies
Wij
zullen DOK opdracht geven om in het kader subsidieverlening 2008 een
bedrijfsplan te ontwerpen waarbij genoemde aspecten nader worden uitgewerkt.
Dit nieuwe bedrijfsplan wordt in het najaar verwacht en zal aan de raad worden
voorgelegd. Overigens zal DOK ook voor 2007 nog een beknopt bedrijfsplan met
een aangepaste jaarbegroting indienen.Het bedrijfsplan 2007 zal in mei aan het
gemeentebestuur voorgelegd worden.
Aanbeveling C. Versterken
internal control
De
huidige leidinggevende van DOK is zowel bestuurder als directeur met een Raad
van Toezicht op afstand. De statuten van de stichting DOK geven voldoende basis
voor een passend functioneren van de Raad van Toezicht. Wel is op te merken dat
het Reglement ex. art 25 van de statuten van de stichting, welke de nadere
regels voor de werkwijze van de directeur en de Raad van Toezicht formaliseert,
nog niet is opgesteld. Het is noodzakelijk om de administratie en het stelsel
van internal control binnen DOK te verbeteren zodat sprake is van een
organisatie die professioneel genoeg is om met een budget van 3 tot 4 miljoen
euro om te gaan.
Wij
hebben inmiddels de Directie/Raad van Toezicht verzocht op korte termijn
stappen te zetten in kader verdere professionalisering van de internal control.
Hierbij dient o.i. dan ook betrokken te worden:
-
de vormgeving (en toepassing) van een
goedbestuurscode met daarin beschreven de specifieke rollen/taken van de
directeur en de Raad van Toezicht.
-
evalueren en verder professionaliseren van de Raad
van Toezicht
De
aansturing vanuit de gemeente aan gesubsidieerde instellingen zoals DOK kan
worden verbeterd en geďntensiveerd. Hierbij kan het beste aansluiting worden
gezocht bij de huidige beheersrapportages zoals die binnen de gemeente Delft
worden gehanteerd. Als het de gemeente niet lukt om vanuit de bestaande invloed
meer grip op DOK te krijgen zodat een financieel gezonde situatie ontstaat
volgt de overweging van het vergroten van de invloed op de Stichting zoals
bijvoorbeeld het voorstellen en/of benoemen van een lid in de Raad van Toezicht
namens de gemeente.
Wij
zullen in de komende periode verscherpte dijkbewaking richting DOK toepassen
via rapportages en voortgangsgesprekken met de directie en Raad van
Toezicht.
Overigens
zullen wij de grote culturele instellingen (Theater, Cultureel erfgoed, VAK,
Mediatheek) ook gelijksoortig gaan behandelen in de systematiek van
beleidsbepaling (bedrijfsplan) en toezicht.
Financiële consequenties
Uit
de opgestelde prognoses van Conquaestor valt af te leiden dat in 2007 een
subsidiebedrag van € 2.538.000 benodigd is. Dit is € 508.000 meer dan het
huidige subsidiebedrag van € 2.030.000[1].
In de begroting 2007 is vooralsnog rekening gehouden met een aanvullend
subsidiebedrag van € 325.000. Voor 2007 vergt dit een extra subsidiebedrag van
€ 183.000.
Voor
2008 zijn ongeveer dezelfde bedragen aan de orde (respectievelijk € 2.548.000
en € 518.000). Voor 2008 dient daarbij aangetekend te worden, dat Conquaestor
een nominale ontwikkeling van 3% op loon--/en prijsstijgingen heeft toegepast.
Dat is kijkende naar de inflatietrends ruim bemeten. Als de nominale
ontwikkeling uit de cijfers van 2008 geëlimineerd wordt komt de gemeentelijke
subsidie uit op ca € 450.000. De cijfers voor 2008 zijn namelijk iets gunstiger
dan voor 2007 omdat nu rekening gehouden wordt met hogere inkomsten van
bezoekers.
Om
verder zicht te krijgen op de financiële situatie voor 2008 en volgende jaren
is het van belang om concreet zicht te krijgen in de door Conquaestor benoemde
risicoposten. Dit wordt gekoppeld aan de uitwerking van het bedrijfsplan 2008.
In
de komende periode zal ook een aantal verbetermaatregelen in de bedrijfsvoering
worden doorgevoerd. De eventuele kostenbesparingen of toename van inkomsten die
hier uit voortvloeien zijn op dit moment niet te prognosticeren.
Wij
stellen u voor 2007 het subsidiebudget te verhogen met € 508.000
Samenvattend voorstel:
Onder
voorbehoud van het advies van de
commissies Bestuur en Werk en EMCR stellen wij u voor:
a.
Voor
2007 de subsidie te verhogen met een aanvullend benodigd bedrag van € 508.000.
Het nadelige verschil voor 2007 ad € 183.000 ten laste brengen van de
begrotingspost onvoorzien.
b.
De
hoogte van het subsidiebudget 2008 e.v. te koppelen aan het door DOK uit te
brengen Bedrijfsplan, en vervolgens zo nodig betrekken bij de
begrotingsvoorbereiding 2008-2011.
Hoogachtend,
Burgemeester
en Wethouders van de gemeente Delft,
,
burgemeester
,
secretaris
Stuk
De raad van de gemeente Delft;
gelezen het voorstel van
het college van Burgemeester en Wethouders van 27 maart 2007;
gezien
het advies van de commissies EMCR,
Bestuur en Werk van 11 april 2007;
b e
s l u i t
a.
Voor
2007 de subsidie te verhogen met een aanvullend benodigd bedrag van € 508.000.
Het nadelige verschil voor 2007 ad € 183.000 ten laste brengen van de
begrotingspost onvoorzien.
b.
De
hoogte van het subsidiebudget 2008 e.v. te koppelen aan het door DOK uit te
brengen Bedrijfsplan, en vervolgens zo nodig betrekken bij de
begrotingsvoorbereiding 2008-2011.
,burgemeester.
,griffier
[1] DOK gaat in zijn begroting uit van € 2.066.000. Het bedrag in de gemeentebegroting is echter iets lager.