Projectplan Integrale Huisvesting Erfgoed Delft

CONCEPT

20080221

1. Aanleiding

Erfgoed Delft en Omstreken (hierna: Erfgoed Delft) beheert en ontsluit het erfgoed van Delft en omstreken. Erfgoed Delft is een jonge organisatie waarin sinds 2007 het gemeentearchief, de gemeentemusea, en de gemeentelijke afdeling archeologie zijn geïntegreerd.

In de komende jaren zal Erfgoed Delft zich verder ontwikkelen op basis van de strategische visie die is geformuleerd in het bedrijfsplan. Centrale elementen hierin zijn:

· Vraaggestuurde werkwijze: Erfgoed Delft zorgt voor maximale toegankelijkheid van erfgoed door het bundelen van collecties en door innovaties op het gebied van service en informatievoorziening.

· Culturele ruggengraat van Delft: Erfgoed Delft functioneert als een krachtige teamspeler in de culturele infrastructuur van Delft, voor de inwoners van de regio, maar ook voor buitenlandse bezoekers. Erfgoed Delft is beeldbepalend op de elementen die het nationaal en internationaal het cultureel profiel van Delft bepalen: de Nederlandse Opstand, Delfts aardewerk, de Gouden Eeuw en de relatie tussen Nederland en Indonesië.

· Kenniscentrum: Erfgoed Delft is een centrum waarin specialistische kennis is geconcentreerd op het gebied van archeologie, kunst en cultuur. Het is een ‘lerende’ organisatie op alle niveaus: door eigen onderzoek, studiefaciliteiten, erfgoedonderwijs en meewerkende vrijwilligers. Daarnaast is Erfgoed Delft een professioneel opleidingsinstituut voor het werken in een erfgoedorganisatie.

De depots voor de archieven, de archeologische en museale collecties van Erfgoed Delft zijn vol. Een deel van de collectie is opgeslagen in externe opslag. Er is ruimtegebrek voor de permanent groeiende collectie van het archief, en bovendien voldoet een deel van de archiefruimte niet aan de wettelijk gestelde kwaliteitseisen voor archieven. Ook de museadepots zijn overvol, en ook hier zijn kwalitatieve tekortkomingen aan de opslag van waardevolle objecten.

De huisvesting voor de afdeling archeologie zal in 2010 moeten worden verlaten in verband met vastgoedontwikkeling in de Spoorzone.

De bestaande huisvestingsopgaven en de strategische visie op de verdere ontwikkeling van Erfgoed Delft vormen de achtergrond voor de ambitie een centraal kenniscentrum te realiseren. Daarin worden de collecties van het archief, de depots van de musea en het depot van Archeologie bewaard en toegankelijk gemaakt. Het kenniscentrum telt verder 90 werkplekken voor de medewerkers, een studiezaal, een expositieruimte, en ruimten voor educatie.

Dienstverlening aan derden

Erfgoed Delft heeft Dienstverleningsovereenkomsten met 4 gemeenten uit de regio:

· Midden Delfland: archief + archeologie

· Pijnacker Nootdorp: archief + archeologie

· Rijswijk: archief + archeologie

· Westland: archeologie (mogelijk uit te breiden met archief)

Verder is Erfgoed Delft in gesprek met de Provincie Zuid-Holland over het realiseren van een nieuw centraal Archeologie-depot. Het huidig depot is gehuisvest in Alphen aan den Rijn en kampt met ruimtetekort.

De dienstverlening aan derden leidt tot extra groei van de ruimtebehoefte.

2. Doelstelling

Doelstelling van het project is het realiseren van een geïntegreerde huisvesting voor Erfgoed Delft, waarin worden opgenomen:

- Werkruimte voor 90 medewerkers;

- Gemeentearchief Delft e.o.;

- Centraal depot voor de gemeentemusea

- Werkruimten en depot voor de gemeentelijke afdeling Archeologie;

- Expositieruimten

- Studiezaal

- Educatieruimten

In de definitiefase van het project zullen het programma en de technische eisen nader worden uitgewerkt.

Vanwege de verbondenheid met de Delftse historie heeft Delft Erfgoed voorkeur voor een locatie in of nabij de historische binnenstad. Aangezien de Delftse binnenstad het belangrijkste werkterrein is voor Erfgoed Delft (gemeentemusea, opgravingen etc.) is het ook praktisch om dichtbij de binnenstad gehuisvest te zijn. De locatie-eisen zullen ook in de definitiefase nader worden uitgewerkt.

3. Financiële uitgangspunten:

In de programmabegroting 2008 – 2011 is voor herhuisvesting van het archief een investering van € 8,1 mln opgenomen (€680.000 in 2009, €7,487 mln in 2010).

Voor het overige dient in de definitiefase het financieel kader voor het project te worden bepaald. Op voorhand zijn de volgende mogelijke dekkingsmiddelen en kosten in het project te benoemen:

Mogelijke dekkingsmiddelen in het project:

- Waarde huidige locatie Gemeente Archief -/- huidige boekwaarde pand

- Inkomsten vrijkomende ruimten in musea

- Gedeeltelijke vrijval huidige huisvestingslasten (Röntgenweg)

- Huuropbrengsten

Kosten in het project:

- Ontwikkelingskosten

- Verwerven locatie

- Realisatie huisvesting

Tijdens de definitiefase zal een financieel model voor de realisatie en exploitatie van de nieuwe huisvesting voor Erfgoed Delft worden opgesteld. In dit model zullen de toekomstige verhoudingen tussen investeerder en gebruiker worden vastgelegd. Het financiële model dat tussen de partners wordt overeengekomen vormt de basis voor de investeringsafweging terzake van de nieuwe huisvesting van Erfgoed Delft.

4. Mogelijke locaties

In de aanloopfase naar de ontwikkeling van nieuwe geïntegreerde huisvesting voor Erfgoed Delft is reeds een aantal mogelijke locaties genoemd:

- DSM: voormalig hoofdgebouw Gist

- Legermuseum

- Bedrijvenschap Harnaschpolder

- Schieoevers

Alvorens tot een locatiekeuze te komen zal het lijstje van mogelijke locaties verder worden uitgebreid met kansrijke nieuwe (of reeds eerder genoemde) opties. Het bovenstaand lijstje is dus niet limitatief.

In de definitiefase zal op basis van nadere analyse van kansrijke locaties een voorkeurslocatie worden bepaald. De matrix hieronder geeft een aantal criteria die bij het bepalen van de voorkeurslocatie een rol spelen.

locatiekeuze matrix (globale opzet)
	locatie
	1	2	3	4
locatie voldoet aan locatieeisen
programma past op locatie
kosten van nieuwe huisvesting op deze locatie
mate van invloed van gemeente op deze locatie
termijn waarop huisvesting op deze locatie beschikbaar is
huisvesting Erfgoed Delft past in gemeentelijke doelstellingen tav deze locatie
risico's en onzekerheden t.a.v. deze locatie

5. Stappenplan

Initiatieffase

In de initiatieffase wordt het project geformuleerd in termen van doelstellingen, organisatie, producten, voorbereidingsbudget.

te leveren producten in deze fase	te nemen besluiten in deze fase	wie besluit?
projectplan	Goedkeuren projectplan	Opdrachtgeversoverleg, ter kennisname aan CMT (en mogelijk GMT).
Aanvraag voorbereidingskrediet	Besluit voorbereidingskrediet	B&W
Inventarisatie reeds beschikbare docs

Definitiefase

Te leveren producten in deze fase	Te nemen besluiten in deze fase	Wie besluit?
Brede Startbijeenkomst tbv inkadering project in gemeentelijk beleid
Functioneel PvE integrale huisvesting Erfgoed Delft	Vaststellen functioneel PvE integrale huisvesting ED	Opdrachtgeversoverleg
Exploitatie-eisen Vastgoed	Vaststellen Exploitatie-eisen Vastgoed	Opdrachtgeversoverleg
Globaal exploitatiemodel/businesscase	Vaststellen globaal exploitatiemodel	Opdrachtgeversoverleg
Locatiespecifieke exploitatiemodellen
Locatieanalyse	Locatiekeuze	B&W
Investeringsvoorstel verwerven locatie	Goedkeuren investeringsvoorstel locatie	B&W / Raad
Stappenplan selectie architect / adviseurs	Vaststellen stappenplan architectenselectie	Opdrachtgeversoverleg
Verwervingsovereenkomst locatie	Tekenen verwervingsovereenkomst	B&W / Raad
Aanvraag budget ontwikkelingskosten ontwerpfase	Goedkeuren budget ontwikkelingskosten	B&W / Raad

Ontwerpfase

Te leveren producten in deze fase	Te nemen besluiten in deze fase	Wie besluit?
Technisch PvE integrale huisvesting Erfgoed Deflt	Vaststellen technisch PvE	Opdrachtgeversoverleg
Architectenselectie	Opdracht architect	Opdrachtgeversoverleg
Selectie adviseurs	Opdrachten adviseurs	Projectteam
Visie op klimaatbeheersing in nieuwbouw	Vaststellen visie op klimaatbeheersing	Opdrachtgeversoverleg
Schetsontwerp	Goedkeuren schetsontwerp	Opdrachtgeversoverleg
VO	Goedkeuren VO	Opdrachtgeversoverleg
DO	Goedkeuren DO	Opdrachtgeversoverleg
Bouwtitel (art. 19, bestemmingsplan)	Vaststellen Art. 19 / bestemmingsplan	B&W
Aanvraag budget ontwikkelingskosten voorbereidingsfase	Goedkeuren aanvraag budget ontwikkelingskosten voorbereidingsfase

Voorbereidingsfase

Te leveren producten in deze fase	Te nemen besluiten in deze fase	Wie besluit?
Stappenplan aannemersselectie	Goedkeuren stappenplan	Opdrachtgeversoverleg
Contract en aanbestedingsstukken	Goedkeuren contract en aanbestedingsstukken	Opdrachtgeversoverleg
Bouwvergunning
Selectie en contractering aannemer(s)	Goedkeuren aannemersselectie en aannemingsovereenkomst	Opdrachtgeversoverleg
Investeringsvoorstel realiseren nieuwbouw	Goedkeuren investeringsvoorstel realiseren nieuwbouw	B&W / Raad
Desinvesteringsvoorstellen huidige panden	Goedkeuren desinvesteringsvoorstellen huidige panden	B&W / Raad

Realisatiefase

Te leveren producten in deze fase	Te nemen besluiten in deze fase	Wie besluit?
Realiseren nieuwbouw
Etc.

6. Politieke verantwoordelijkheid en opdrachtgeverschap

Portefeuillehouder

De verantwoordelijk portefeuillehouder is nog door het bestuur aan te wijzen.

Opdrachtgever

Tot en met de definitiefase van het project is de opdrachtgever Erfgoed Delft, vertegenwoordigd door Cees Vanwesenbeeck. Wanneer programma van eisen en locatie zijn bepaald gaat het opdrachtgeverschap over naar Vastgoed, vertegenwoordigd door Harry van Dongen.

Gedurende het gehele traject zijn zowel Erfgoed Delft als Vastgoed vertegenwoordigd in het opdrachtgeversoverleg.

7. Projectorganisatie

Het project zal een communicatiestructuur kennen die bestaat uit vier periodieke overleggen:

- Stuurgroep

- Opdrachtgeversoverleg

- Werkgroep Huisvesting Erfgoed Delft (bestaat reeds)

- Projectteam

Stuurgroep:

Deelnemers:

Wethouder – nog te bepalen

Erfgoed Delft – Cees van Wesenbeeck

Afdeling Vastgoed – Harry van Dongen

Wijkzaken & Projecten – Henk Twisk

Projectleider – Hein Schouwenaars

Frequentie: 1x per 12 weken

Opdrachtgeversoverleg:

Deelnemers:

Erfgoed Delft – Cees Vanwesenbeeck

Afdeling Vastgoed – Harry van Dongen

Vakteam Projecten – Henk Twisk

Projectleider – Hein Schouwenaars

Frequentie: 1x per 6 weken

In het opdrachtgeversoverleg worden besluiten genomen ten aanzien van het project, en worden besluiten voorbereid die aan B&W of Raad voorgelegd worden. In het opdrachtgeversoverleg rapporteert de projectleider over de voortgang in het project.

Werkgroep Huisvesting

Deelnemers:

Erfgoed Delft – Cees Vanwesenbeeck (voorzitter)

Erfgoed Delft – diverse medewerkers

Projectleider – Hein Schouwenaars

Frequentie: 1x per 4 weken

De werkgroep Huisvesting is een interne werkgroep van Erfgoed Delft, waarin alle zaken aangaande de huisvesting worden besproken. De werkgroep Huisvesting zal functioneren als het expertisecentrum voor de wensen en eisen van de gebruiker tijdens het gehele ontwikkeltraject. Werkgroep Huisvesting geeft advies bij opstellen van programma van eisen, voorbereiden van besluitvorming over locatiekeuze, VO, DO etcetera.

Projectteam

Deelnemers:

Projectleider – Hein Schouwenaars (voorzitter)

Afdeling Vastgoed – Roel van der Linden

Afdeling RO – Ted van der Klaauw

Frequentie: 1x per 2 weken

Het projectteam is verantwoordelijk voor de werkzaamheden in het project, dwz de taakverdeling, planning en de te leveren producten. Door de projectgroep worden alle voorstellen, rapportages en ontwerpen opgesteld ten behoeve van besluitvorming door het opdrachtgeversoverleg.

Wanneer juridische expertise nodig is tbv contractvorming of aanbesteding dan zal afhankelijk van de benodigde expertise een interne of externe jurist worden betrokken.

Brede Startbijeenkomst

Deelnemers:

Diverse disciplines uit de gemeentelijke organisatie

Frequentie: 1x

De brede startbijeenkomst biedt ruimte voor betrokkenheid van diverse disciplines in de gemeentelijke organisatie, zoals verkeer, milieu, belangenbehartiging etcetera. Doel is in beeld te brengen welke gemeentelijke beleidsprogramma’s de ontwikkeling van nieuwe huisvesting voor Erfgoed Delft raken, en er voor te zorgen dat het project goed in het Delfts beleid wordt ingekaderd. Het betreft een eenmalige bijeenkomst die kan leiden tot aanvullende betrokkenheid van gemeentelijke disciplines.

8. Planning

Er is een eerste indicatieve planning opgesteld. Deze planning gaat uit van een positief scenario. De werkelijke voortgang in het project zal sterk afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van een locatie, de snelheid waarmee hierover overeenstemming kan worden bereikt, eventuele planologische procedures etcetera.

Op basis van de globale planning is al een eerste conclusie te trekken ten aanzien van de huisvesting van Archeologie. Een realistisch moment voor start realisatie is januari 2010. Dit betekent dat voor Archeologie een tijdelijke oplossing zal moeten worden gevonden. (dwz tijdelijke locatie, verlengen huurcontract op huidige locatie o.i.d.).

9. Budget t/m definitiefase

10. Risico’s

Aan het project is een aantal risico’s verbonden:

• Beschikbaarheid geschikte locatie binnen budget;
• Planning: mede onder invloed van de locatiekeuze staat de planning mogelijk onder invloed van partijen buiten de gemeentelijke organisatie.