In september 1994 startte voormalig
gemeentearchivaris dr. G. Verhoeven de discussie voor een nieuwe huisvesting
van het gemeentearchief. De depotruimten zouden, mede gezien de gewijzigde
archief wetgeving waarbij de overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar is
teruggebracht, binnen afzienbare tijd vol zijn. Inmiddels zijn we bijna 14 jaar
verder, zijn de (archief)depots vol, en is nieuwe huisvesting nog steeds niet
gerealiseerd.
Met de vorming van Erfgoed Delft e.o. in oktober
2006 zijn alle erfgoedobjecten (musea, archief en archeologie) onder één
beheersregime gekomen. De collecties worden verspreid bewaard, in verschillende
locaties in de stad. Het beheer van alle collecties door één instelling, biedt de kans naar een geïntegreerde oplossing
te zoeken voor de huisvestingsproblemen
die iedere afzonderlijke collectie nu heeft. Hieronder in het kort een stand
van zaken voor wat betreft de depots:
De archiefdepots aan de Oude Delft en Torenhove
zijn volledig gevuld. Er wordt reeds gebruik gemaakt van externe opslag. Bij de
gemeentelijke organisatie ligt nog circa 800 meter archief te wachten op
overbrenging. In 2000 zijn de archieven van de voormalige diensten
geïnventariseerd en overbrengingsklaar gemaakt. Deze archieven zouden dan in
2020 kunnen worden overgedragen naar het gemeentearchief. Het is echter niet
wenselijk deze archieven bij de nieuwe huisvesting, Het Nieuwe Kantoor, te betrekken maar eerder over te
dragen/brengen aan het gemeentearchief. Bovendien zal ook het depot Torenhove
van het gemeentearchief op termijn moeten worden ontruimd indien de gemeente
Torenhove zal verruilen voor het nieuwe kantoorpand. Tot slot zal binnen nu en
10 jaar ook archiefoverdracht van de door een gemeenschappelijke regeling aan
Delft verbonden regiogemeenten archieven willen overdragen.
In 2006 heeft Archeologie een tijdelijke ruimte
betrokken aan de Röntgenweg. Het huurcontract loopt af in 2010. In verband met
de ontwikkeling van de Spoorzone dient het gebouw van Delft Facilities in 2010
te worden ontruimd. Het is ongewenst en kostbaar om tussentijds nogmaals de
uitgebreide archeologisch collectie te verhuizen. Er is dus voldoende belang om
de nieuwe huisvesting voor Erfgoed Delft in 2010 te kunnen betrekken.
De museale objecten worden in verschillende
depotruimten bewaard. De depots zijn vol en de condities waaronder de objecten
worden bewaard zijn verre van optimaal. Net als bij het gemeentearchief wordt
ook hier reeds van externe (kostbare) opslag gebruik gemaakt.
Gezien het bovenstaande is er dus dringend behoefte
aan nieuwe huisvesting. Deze huisvesting zal overigens conform de originele
plannen alle functionaliteiten op het gebied van collectiebeheer zoals
bijvoorbeeld opslag (depots) beschikbaarstelling (studiezaal), educatie en
presentatie.
Medio 2000 is een bedrag voor een onrendabele top
ten behoeve van realisatie nieuwe huisvesting van het toenmalige
gemeentearchief gereserveerd. Dit bedrag is in 2005 geïndexeerd en aangepast.
In de programmabegroting 2008 – 2011 is voor herhuisvesting van het archief een
investering van € 8,1 mln opgenomen (€680.000 in 2009, €7,487 mln in 2010).
Om tot een daadwerkelijke realisatie van een nieuwe
huisvesting voor het Kenniscentrum van Erfgoed Delft e.o. te komen zijn
verschillende fasen te onderscheiden. Allereerst is er een initiatieffase, deze
is dus eigenlijk al in 1994 ingezet. Met de aanvraag van dit
voorbereidingsbudget en een eventuele toekenning komen we in de zogenaamde
definitiefase. In deze
fase vinden de volgende werkzaamheden plaats:
·
opstellen van een functioneel programma van eisen
nieuwe huisvesting Erfgoed Delft
·
opstellen van een Globaal Exploitatiemodel /
business case
·
het Voorbereiden locatiekeuze
·
(indien nodig) opstellen van een
Investeringsvoorstel locatieverwerving
De daarop volgende fasen zijn de ontwerpfase, de
voorbereidingsfase en tot slot de realisatiefase, waarin de herhuisvesting
wordt gerealiseerd.
Voor de werkzaamheden in de definitiefase is begroot
een bedrag van € 100.000. Dit dekt de kosten van een externe projectleider en
adviseurs. Voor de dekking van deze kosten stel ik voor de gemeenteraad een
voorbereidingsbudget van € 100.000,- voor 2008 te verstrekken ten behoeve van
het product Kenniscentrum (10007). En daartoe vast te stellen de 30e
begrotingswijzing. Dit bedrag komt conform de bestaande gedragsrichtlijn en als
gevolg van de invoering van het BBV, ten laste van het rekeningsresultaat
(algemene reserve). Het krediet ‘Huisvesting Archief’ uit de programmabegroting
wordt bij de eerstvolgende actualisering van het investeringsprogramma verlaagd
met € 100.000.
Directeur Erfgoed Delft e.o.
C.D.M.Vanwesenbeeck
Bijlage: concept Projectplan Integrale Huisvesting
Erfgoed Delft