30 March 2000

naar agenda

In het convenant inzake de fusie van de ambulancediensten van de gemeenten Den Haag en Delft is als datum van overdracht genoemd 1 mei 1999. Deze datum is niet haalbaar gebleken. De reden daarvoor is dat de opstelling van een Sociaal Plan – en de bespreking daarvan met verschillende partijen – meer tijd kost dan was voorzien.

In de huidige planning is voorzien dat het Sociaal Plan kan worden besproken in de eerste vergadering van uw College na het zomerreces, zijnde 24 augustus a.s. Indien u instemt met het plan kan het vervolgens worden besproken in de vergadering van de commissie Leefbaarheid van september. De feitelijke overdracht van de ambulancedienst aan de gemeente Den Haag kan plaatsvinden op 1 oktober a.s.

In de afgelopen maanden zijn afspraken gemaakt met de gemeente Den Haag over de financiële afwikkeling van de overdracht van de ambulancedienst. Deze afspraken hebben consequenties voor de Delftse meerjarenbegroting en worden u in het vervolg van deze notitie ter besluitvorming voorgelegd.

2. afspraken over de administratieve afwikkeling.

Voor het jaar 1999 hebben Den Haag en Delft voor hun ambulancediensten nog gescheiden budgetafspraken gemaakt met de zorgverzekeraars en het COTG. Alhoewel er in het convenant afspraken zijn gemaakt over de verdeling van kosten, moeten beide gemeenten over 1999 dus ook nog apart ‘afrekenen’ met deze partijen.

Dit is dan ook de voornaamste reden dat de overdrachtsbalans van de Delftse ambulancedienst pas per 1 januari 2000 wordt opgesteld. De voornaamste afspraken die in dit verband zijn gemaakt:

Overdracht van de balans van de ambulancedienst Delft vindt plaats per 1 januari 2000 voor de onderstaande posten:

• vaste activa tegen boekwaarde per 1 januari 2000;
• De nog in de tarieven te verrekenen bedragen indien en voorzover deze zijn goedgekeurd door het COTG;
• De Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK);

Het debiteurenbestand van de Delftse ambulancedienst per 31-12-99 wordt door Delft zelf afgewikkeld in 2000. Hiervoor krijgt Delft een bedrag vergoed van ƒ 13.000 uit het budget voor direktie- en administratiekosten van de fusiedienst;

De nog aanwezige activa met boekwaarde 0 worden door Delft om niet overgedragen aan de gemeente Den Haag;

Van alle over te dragen activa wordt een inventarislijst opgesteld, waarvoor beide parijen bij de fysieke overdracht zullen tekenen;

De overdrachtsbalans wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de accountantsdienst van de gemeente Den Haag.

Afspraken over de financiële afwikkeling.

Uit de samenvoeging van de ambulancediensten van Den Haag en Delft vloeien frictiekosten voort. Deze kosten zijn als volgt te typeren:

• De samenvoeging van beide organisaties brengt eenmalige kosten met zich mee, bijvoorbeeld voor de inrichting van een gemeenschappelijke administratie;
• Er zijn kosten van afvloeingsregelingen van personeel dat niet meegaat naar de nieuw te vormen ambulancedienst;
• Na overdracht van de Delftse ambulancedienst aan Den Haag blijven in Delft kosten achter voor administratie en overhead. Voorzover deze kosten een vast karakter hebben, ontstaat hiervoor een dekkingsprobleem in de Delftse begroting.

Een beknopte samenvatting van de afspraken tussen Delft en Den Haag op elk van deze onderdelen treft u hieronder aan. Voor een meer gedetailleerde weergave van de afspraken per post mag worden verwezen naar de bijlage 1.

De eenmalige kosten voor de inrichting van de gezamenlijke ambulancedienst ontstaan uiteraard aan Haagse kant. Ze zullen door de gemeente Den Haag moeten worden gedekt uit de budgetten die de zorgverzekeraars en het COTG voor de fusiedienst ter beschikking zullen stellen.

Het hoofd – en mogelijk ook het adjunct-hoofd – zullen niet met de ambulancedienst mee overgaan naar Den Haag. Hiermee zijn afvloeingsregelingen gemoeid waarvan de kosten maximaal ƒ 530.000 bedragen. Met Den Haag is overeengekomen dat deze kosten volledig zullen worden betaald uit COTG-budgetten van de fusiedienst.

Voor vaste kosten van administratie en overhead die in Delft achterblijven krijgt Delft van Den Haag in 2000 nog een bedrag vergoed van ƒ 100.000 uit het COTG-budget van de fusiedienst. Met ingang van 2001 kan Delft op dit onderdeel echter geen beroep meer doen op de gemeente Den Haag.

Daar staat tegenover dat de gemeente Delft uit gemeentelijke middelen structureel een bedrag beschikbaar stelde van ƒ 63.000 als bijdrage in de salariskosten van de ambulancedienst. Deze bijdrage wordt in 2000 gehalveerd en is in 2001 niet langer verschuldigd. Deze middelen vallen dus vrij in de Delftse begroting. In 1999 ontstaat echter voor Delft nog wel een incidenteel nadeel van ca. ƒ 50.000 in verband met de overdracht van een reservering voor vakantiegeldverplichtingen aan Den Haag. Dit is overigens reeds meegenomen in de besluitvorming over de zomernota.

Per saldo zijn de mutaties in de Delftse meerjarenbegroting als gevolg van de overdracht samengevat in tabel 2.

De voornaamste conclusie is dat als gevolg van de overdracht een structureel nadeel ontstaat van ƒ 24.000 met ingang van 2001. Dit nadeel zal moeten worden ‘inverdiend’ door een verdere besparing op de overheadkosten. Wij stellen u voor deze bezuiniging toe te voegen aan de taaktstelling in het kader van de gemeentelijke reorganisatie.

Daar staat tegenover dat de gemeente Delft met ingang van volgend jaar verlost is van een structureel exploitatierisico op de ambulancedienst. De nadelen die in afgelopen jaren zijn ontstaan op de exploitatie van de ambulancedienst zijn samengevat in tabel 1

De tabel laat oplopende exploitatietekorten zien met uitzondering van het jaar 1997. In dat jaar werd het budget door het COTG nog gebaseerd op het werkelijke aantal gereden ritten. Het aantal ritten was in 1997 fors hoger dan begroot waardoor een extra opbrengst kon worden geboekt van ƒ 220.000. Ook in 1998 was het aantal ritten weer hoger dan begroot. Dit leidde echter in dat jaar niet tot een extra opbrengst, omdat het COTG de budgetsystematiek inmiddels heeft gewijzigd. Het budget wordt in die systematiek niet langer – op basis van nacalculatie – aangepast aan het werkelijke aantal ritten.

In 1999 – het laatste jaar waarin de ambulancedienst zelfstandig operereert – moet nog rekening worden gehouden met een exploitatietekort van ca. ƒ 150.000.

Zoals in de begeleidende nota bij het convenant (D 983788 van 17 december 1998) reeds werd opgemerkt moest echter rekening worden gehouden met nog hogere (structurele) exploitatietekorten, indien de Delftse ambulancedienst zelfstandig zou zijn verder gegaan.

Wij stellen u voor:

• in te stemmen met de administratieve en financiële afwikkeling van de overdracht van de Delftse ambulancedienst, zoals beschreven in deze nota;
  
• Het incidentele voordeel van ƒ 31.000 in 2000, die als gevolg van de overdracht ontstaan ten gunste van de algemene middelen te brengen;
  
• Het structurele nadeel van ƒ 24.000 dat met ingang van 2001 ontstaat te laten compenseren door een extra bezuiniging en deze bezuiniging toe te voegen aan de bezuinigingstaakstelling in het kader van de gemeentelijke reorganisatie.

Hoogachtend,

Reinoud Talsma,

Controller