bijlage 1_rampenplan (procesdeelplan voorlichting)

Procesdeelplan

Voorlichting

gemeente Delft

Inhoudsopgave

1. Doel en verantwoordelijkheid p. 3

1.1. Hulpverleners en eigen medewerkers p. 3

1.2. Extra ondersteuning p. 4

2. De organisatie p. 4

2.1. Organisatieschema communicatie p. 5

2.1.1. Organisatie richting Burgerzaken (CRIB) p. 5

2.2. Gemeentelijk crisisteam p. 5

2.2.1. Hoofd Communicatie p. 6

2.3. Regionaal Coördinatiecentrum (RCC) p. 6

2.4. Actiecentrum Communicatie p. 6

2.4.1. Coördinator Actiecentrum Communicatie p. 6

2.5. Functie-instructie p. 7

2.5.1. Hoofd Communicatie p. 8

2.5.2. Coördinator Actiecentrum Communicatie p. 9

5.5.3. Publieksvoorlichter p.10

5.5.4. Persvoorlichter p.11

5.5.5. Interne voorlichter p.12

5.5.6. Mediawatcher p.13

5.5.7. Webmaster/redacteur p.14

5.5.8. Voorlichter rampterrein p.15

2.5.9. Ondersteuning: secretariaat p.16

2.5.10. Ondersteuning: telefoondienst voor Actiecentrum p.17

2.5.11. Verdere bezetting p.18

2.6. Alarmering van de voorlichters p.18

2.7. Waarschuwen bevolking p.18

2.8. Vervolginformatie aan de bevolking p.18

2.8.1. Hoe informeren p.19

2.9. Persalarm p.19

2.10. Inrichten Actiecentrum Communicatie p.19

2.11. Middelen p.19

2.12. Extra telefoonvoorzieningen p.19

2.13. Bijlagen p.20

Bijlage 1: Bezetting Communicatie (vertrouwelijk) p.21

Bijlage 2: Logboekformulier p.22

Bijlage 3: Situatierapport p.23

Bijlage 4: Persvraagformulier p.24

Bijlage 5: Overzicht locaties en materiaal p.25

Bijlage 6: Belangrijke telefoonnummers en adressen (vertrouwelijk) p.26

Bijlage 7: Perslijst(en) p.28

Bijlage 8: Uitvoeringsregeling Radio West p.38

1. Doel en verantwoordelijkheid

Dit procesdeelplan kan worden gebruikt tijdens crisis, calamiteiten/rampen en zware ongevallen. Het is opgesteld door het vakteam Communicatie, in overleg met het Breed Communicatie Overleg. Het hoofd Communicatie is procesverantwoordelijk.

Het doel van het proces Voorlichting is: het bewust geven van hulp door informatie, gericht op doelgroepen die bedreigd worden of zich bedreigd voelen door een dreigende ramp of een feitelijke rampsituatie. De volgende communicatieve aspecten zijn hierbij aan de orde:

· maatregelen die men moet nemen om schadelijke gevolgen te beperken

· de te volgen gedragslijn

· de stand van zaken met betrekking tot voortgang van de hulpverlening

· het begeleiden van de terugkeer naar de normale situatie

In dit procesdeelplan Voorlichting worden de volgende (hoofd)doelgroepen onderscheiden:

interne doelgroepen

externe doelgroepen

· bestuur

· hulpverleners

· eigen medewerkers

· publiek

· (verwanten van) slachtoffers

· intermediaire kaders

· pers

In specifieke situaties worden specifieke doelgroepen onderscheiden waarmee bij de communicatie-activiteiten rekening zal worden gehouden. De communicatie zal meteen worden aangepast aan de behoefte en kennis van de doelgroepen. Zorg dat je weet welke belangrijkste (sub)doelgroepen er zijn en zorg dat je weet met welk medium je deze doelgroep het beste kunt bereiken. In Delft is daarvoor het jaarlijkse lezersonderzoek ingesteld. Deze gegevens kunnen worden meegenomen bij rampencommunicatie. De gegevens van het lezersonderzoek dienen daartoe in het crisiscentrum aanwezig te zijn. De coördinator persvoorlichting en de coördinator publieksvoorlichting vertalen deze informatie naar voorlichtingsbeleid.

Communicatie ten behoeve van de journalistieke berichtgeving vindt plaats vanuit het perscentrum. De informatievoorziening geschiedt uitsluitend door of in opdracht van de burgemeester en wordt afgestemd op de communicatie door de provincie en/of rijksoverheid.

1.1. Hulpverleners en eigen medewerkers

In de praktijk blijkt dat communicatie naar de bij de ramp betrokken personen (en hun familieleden) vaak gebrekkig verloopt. Het mag niet zo zijn dat de hulpverleners voor informatie alleen afhankelijk zijn van de media. Een belangrijke stelregel is daarom dat alle informatie die extern wordt verspreid, ook intern wordt verspreid. De Wet Rampen en Zware Ongevallen schrijft daarnaast voor dat de burgemeester de verantwoordelijkheid heeft hulpverleners op passende wijze te informeren over de risico´s die hun inzet bij de ramp heeft voor hun gezondheid, alsmede over de voorzorgsmaatregelen die in verband hiermee zijn of zullen worden getroffen.

De operationeel Leider bepaalt welke hulpverleners bevoegd zijn informatie te verschaffen. De overige hulpverleners moeten vanaf het begin weten dat zij publiek en pers voor informatie altijd kunnen doorverwijzen naar het Actiecentrum Communicatie.

Informatiebronnen:	centraal verzamelpunt:	gebruikers:
Gemeentelijke crisisstaf		bestuur & hulpverleners
Coördinatie team plaats incident (CTPI)		publiek
regionaal operationeel centrum	Actiecentrum Communicatie	actiecentra
actiecentra		intermediaire kaders
media		media
publiek		(verwanten van) slachtoffers*

* het verstrekken van persoonsinformatie van slachtoffers aan direct belanghebbenden is een taak van het Centraal Registratie- en Informatiebureau (CRIB).

1.2. Extra ondersteuning

Het kan nodig zijn, afhankelijk van de omvang van de ramp, om extra ondersteuning van anderen in te roepen, die bij het deelproces Voorlichting kunnen worden ingezet. Denk hierbij aan voorlichters van andere overheidsinstanties maar ook aan vertegenwoordigers van de media, inclusief Radio en TV West, KPN Telecom en het Tolkencentrum. Deze instanties staan met naam en telefoonnummer opgenomen in de adressenlijst behorende bij dit procesdeelplan (bijlage 6)

2. De organisatie

Wanneer er sprake is van een rampsituatie binnen de gemeentelijke grenzen, geldt de volgende rampenorganisatie.

Bij rampen die de gemeentegrens overschrijden zal opschaling plaats vinden naar een regionale rampenorganisatie. Daarbij zal er een coördinerend burgemeester optreden conform de regeling Bestuurlijke Coördinatie en zal een regionaal beleidsteam én een regionaal Actiecentrum Communicatie worden ingesteld. Daarin zullen gemeentelijke communicatieadviseurs van andere gemeenten deelnemen in dezelfde rol als die zij krijgen toegewezen in hun procesdeelplan.

2.1. Organisatieschema communicatie

Voor de communicatiefunctie zelf kan ook een organisatieschema worden weergegeven. Er zijn verschillende communicatiefuncties te onderscheiden. Deze staan in het volgende schema. Verderop in dit procesdeelplan staan de verschillende functiebeschrijvingen die bij de diverse functies horen.

2.1.1. Organisatie richting Burgerzaken (CRIB)

Communicatie, en dus het Actiecentrum Communicatie, maakt het volgende onderscheid:

· individuele vragen

· collectieve vragen

Hoe onderscheidt je deze en hoe maak je onderlinge afspraken wie welke vraag beantwoordt?

Om deze twee stromen uit elkaar te houden worden er bij rampen door de gemeente Delft op een gegeven moment twee telefoonnummers bekend gemaakt (0800-nummers). Dit zijn 0800-publiek (0800-7875435) voor de publieksvoorlichting en 0800-perslijn (0800-73775456) voor de persvoorlichting.

De bemensing van beide nummers wordt geheel geregeld via/vanuit Communicatie. Deze teams worden vanuit Communicatie ondersteund door een coördinator. Bij een ramp van enige omvang zal de beantwoording van publieksvragen worden uitbesteed aan een extern callcentrum. Communicatie zorgt dan in de persoon van de coördinator publieksvoorlichting voor de inhoudelijke aansturing. In de deelplannen moet worden vastgelegd dat deze coördinatoren nauw contact houden met de coördinator CRIB en de coördinatoren van de VIS/NRK-telefoonteams.

2.2. Gemeentelijk crisisteam

De burgemeester bepaalt de samenstelling van het gemeentelijk crisisteam. De aard van de ramp of het zware ongeval zijn mede bepalend voor de samenstelling. Het team is een verzameling van deskundigen die de burgemeester adviseren over het door hem te voeren beleid. In de meeste gevallen zal de minimale bezetting van een gemeentelijk crisisteam er als volgt uit zien:

· burgemeester

· brandweer (commandant)

· politie (districtschef)

· GGD (directeur)

· manager gemeentelijke processen (gemeentesecretaris)

· communicatie (hoofd Communicatie)

· ambtenaar rampenbestrijding (vanuit de brandweer)

De burgemeester bepaalt het beleid en neemt de besluiten in rampsituaties. De leden van

het gemeentelijk crisisteam adviseren hem daarbij op strategisch niveau en bij het stellen van prioriteiten in de uit te voeren processen. - Het gemeentelijk crisisteam is verantwoordelijk voor de coördinatie van het organisatorisch, juridisch en beleidsmatig juist formuleren en na overleg met de Operationeel Leider namens hem uitdragen van alle beslissingen en maatregelen op het gebied van bijstand, vorderingen, noodverordeningen, communicatie en voorlichting.

De stafleden geven gevraagde en ongevraagde (tussen de diensten afgestemde) beleidsadviezen aan de burgemeester, alsmede aan collega-leden. De burgemeester neemt uiteindelijk, na advies, de beslissing waarna de diverse stafleden deze beslissingen doorvertalen naar de verschillende actiecentra.

2.2.1. Hoofd Communicatie

Uitgangspunt is dat het Hoofd Communicatie van de gemeente waar de ramp zich heeft voltrokken of dreigt te voltrekken functioneert als Hoofd Communicatie in het gemeentelijk crisisteam. De burgemeester kan echter een andere communicatieadviseur als Hoofd Communicatie aanwijzen. Het Hoofd Voorlichting instrueert de Coördinator Actiecentrum Communicatie. Het Hoofd Communicatie houdt zich verder niet bezig met uitvoeringsactiviteiten, behalve het technisch voorzitten van perstoelichtingen. Het Hoofd communicatie en de burgemeester kunnen besluiten om ook deze uitvoeringsactiviteit te delegeren.

2.3. Regionaal Coördinatiecentrum (RCC)

De omvang en samenstelling van het RCC is niet groter dan noodzakelijk is voor het adequaat coördineren van de rampbestrijdingsactiviteiten. Wanneer er sprake is van een ramp die boven het lokale niveau uitstijgt (bijvoorbeeld omdat de consequenties verder strekken dan de eigen gemeentegrenzen of wanneer dat wordt voorzien) dan kan besloten worden dat er regionale afstemming gaat plaatsvinden onder leiding van de coördinerend burgemeester. Deze burgemeester kan ook gebruik maken van een Regionaal Actiecentrum Communicatie, waarbij het accent ligt op het afstemmen van de diverse communicatie activiteiten in de verschillende gemeentelijke actiecentra. Zowel op regionaal niveau als op gemeentelijk niveau kan bij grote rampen (en daarmee vaak een onderbezetting in communicatie-functies) een beroep worden gedaan op een regionale voorlichterspool waarbij capaciteit van andere gemeenten kan worden verkregen.

De samenstelling en bevelstructuur is, afgezien van de schaal, dezelfde als van het gemeentelijke crisisteam. Opdracht voor de communicatieadviseur die zitting neemt in het Regionaal Beleidsteam is ook, om een integraal communicatiestelsel te verzorgen, gericht op het verzamelen en verstrekken van relevante gegevens (informatiemanagement) betreffende de rampsituatie en rampbestrijding ten behoeve van het (gemeentelijk of regionaal) beleidsteam en de uitvoeringscoördinatie.

2.4. Actiecentrum Communicatie

In het Actiecentrum Communicatie functioneren communicatiemensen met specifieke taken: de persvoorlichter, de publieksvoorlichter, de interne voorlichter, de mediawatcher en de medewerkers ter ondersteuning.

2.4.1.Coördinator Actiecentrum Communicatie

Deze persoon is eerste aanspreekpunt voor het Hoofd Communicatie waar het de koppeling naar het Actiecentrum betreft. Alle contacten en goedkeuring voor diverse acties lopen via deze coördinator. Hij stuurt ook de voorlichter op het rampterrein in het Coördinatie Team Plaats Incident (die geen deel uit maakt van het actiecentrum), alsmede de voorlichters in het Actiecentrum Communicatie. Dit brengt met zich mee dat deze functie sterke flexibele en gevarieerde aspecten in zich draagt, waarin vooral een “helicopterview” noodzakelijk is.

2.5. Functie-instructie

Voor iedere communicatie-functie die wordt onderscheiden is een aparte functie-omschrijving opgesteld. Op die manier is duidelijk wat er van de functionaris in kwestie verwacht mag worden tijdens een rampsituatie. Vervolgens is in de bijlage een namenlijst opgenomen waarbij de verschillende functies worden gekoppeld aan mensen uit de organisatie. Deze bijlage moet zodra er personele wijzigingen zijn, worden aangepast.
2.5.1. Hoofd Communicatie

Het hoofd communicatie draagt de eindverantwoordelijkheid van de communicatie van de ramp. Het hoofd fungeert als intermediair tussen gemeentelijke crisisstaf en de communicatiemedewerkers.

Taken:

1. is aanwezig bij alle bijeenkomsten van het Beleidsteam
2. zorgt dat elke vergadering van het crisisteam wordt afgesloten met het agendapunt communicatie
3. zorgt er voor dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld naar de burgemeester en het crisisteam
4. adviseert de burgemeester betreffende: · waarschuwing bevolking · bijstand · te voeren voorlichtingsbeleid · omvang voorlichtingsactiviteiten · woordvoerder (inclusief afstemming) · snel en regelmatig met mededelingen voor de bevolking te komen
5. adviseert derden (bijvoorbeeld betrokken organisaties, BZK, provincie, waterschappen) en stemt, d.m.v. briefing af: · over de door hen te organiseren (voorlichtings)activiteiten · met activiteiten van het Actiecentrum Communicatie · woordvoering
6. adviseert intern: · over de afstemming van alle voorlichtingswerkzaamheden met de hoofden van andere actiecentra · over afstemming van informatie door alle gemeentelijke organisaties op besluiten van het crisisteam · de coördinator Actiecentrum Communicatie welke berichten wel en welke berichten niet behoeven te worden gesanctioneerd door het Beleidsteam
7. Geeft opdracht (via de coördinator Actiecentrum Communicatie): · alle opdrachten van de burgemeester te vertalen in voorlichtingsactiviteiten naar pers en publiek · een centrum voor publieksinformatie in te richten (indien nodig) · een perscentrum in te richten (indien nodig) · plaats, samenstelling en werkwijze van het Actiecentrum Communicatie intern en extern bekend te maken · alle verstrekte opdrachten te laten terugkoppelen naar het crisisteam
8. is aanwezig bij de ontvangst en begeleiden van VIP´s
9. is technisch voorzitter bij persbriefings en -conferenties
10. zorgt zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingdwerkzaamheden voor een (integraal) evaluatieverslag, inclusief aanbevelingen

2.5.2. Coördinator Actiecentrum Communicatie

De Coördinator Actiecentrum Communicatie coördineert de activiteiten van het coördinatiecentrum communicatie en stuurt de voorlichter(s) op het rampterrein aan.

De Coördinator Actiecentrum Communicatie:

1. werkt onder instructie van het Hoofd Communicatie en vervangt hem/haar waar nodig en zorgt dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld
2. zorgt: · voor coördinatie van de voorlichtingsactiviteiten · bij opschaling voor een liaison in het Regionaal Actiecentrum Communicatie · dat prioriteiten worden gesteld en aangegeven
3. bepaalt (in overleg met het Hoofd Communicatie) de locatie van het: · Actiecentrum Communicatie en zorgt voor de juiste faciliteiten aldaar · perscentrum · centrum voor Publieksinformatie · en zorgt er voor dat deze locaties intern en extern bekend worden gemaakt · en zorgt voor de juiste bemensing en vervanging in het Actiecentrum	Zie bijlage 5
4. wijst voorlichters aan en zorgt voor onderlinge taakverdeling en anticipeert op de noodzakelijke personeelsvervanging (bij langdurige actie overgaan naar drie-ploegendienst)
5. zorgt voor voldoende administratieve ondersteuning en de daarbij behorende personele bezetting
6. instrueert de (politie)woordvoerder op het rampterrein (deze voorlichters zorgen voor eigen vervanging)
7. bepaalt in overleg met het hoofd voorlichting of het voorlichtersteam dient te worden aangevuld met vertegenwoordigers van betrokken diensten
8. Zorgt dat er gewerkt wordt met logboekformulieren met tijdsaanduiding (zie bijlage)	Zie bijlage 2
9. Legt alle persberichten die uitgaan vooraf voor bij het Hoofd Communicatie
10. Stelt een lijst op van deskundigen die kunnen worden geraadpleegd

2.5.3. Publieksvoorlichter

De publieksvoorlichter informeert de direct betrokkenen over alles aangaande de ramp. Daarbij heeft de publieksvoorlichter oog voor de specifieke situatie van direct betrokkenen en spreekt daartoe zijn of haar empatische kwaliteiten aan.

De publieksvoorlichter:

1. Werkt onder instructie van de Coördinator Actiecentrum Communicatie en zorgt er voor dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld
2. Is contactpersoon voor omwonenden/publiek (waar mogelijk actief benaderen)
3. Informeert: · verwanten van slachtoffers (bij eerste opvang); geen persoonsinformatie van slachtoffers. Zie procesdeelplan `registreren van slachtoffers’/CRIB(Centraal Registratie en Informatie Bureau) · (via de interne voorlichter) de opvangcentra (hulpverleners en evacués) · intermediaire kaders (buurtwerkers, artsen, enzovoort) en schakelt waar nodig de tolkencentrale in om minderheidsgroeperingen te bereiken.	Tolkencentrale, zie bijlage 6
4. Signaleert vragen uit het publiek (registratie via het logboekformulier) waarop antwoorden gegeven moeten worden en speelt deze informatie door aan de Coördinator Actiecentrum Communicatie	Zie bijlage 2 voor logboekformulier
5. Onderneemt actie met betrekking tot: · het openstellen en publiceren van belangrijke telefoonnummers voor publieksvragen · het verkrijgen van voldoende personeel om alle telefonische vragen te kunnen beantwoorden · het opstellen van bewonersbrieven (voordat ze uit gaan, altijd afstemmen met de Coördinator Actiecentrum) · de nazorgactiviteiten in het kader van publieksinformatie
6. Geeft informatie aan de centrale publieksbalie van het gemeentehuis aan de Phoenixstraat
7. Is verantwoordelijk voor (het ophangen van) voorlichtingsmateriaal bij het informatiecentrum en de gemeentelijke balies
8. Instrueert de telefonisten met betrekking tot de publieksvragen
9. Werkt met logboekformulieren met tijdsaanduiding	zie bijlage 2 voor logboekformulier

2.5.4. Persvoorlichter

De persvoorlichter behandelt alle persvragen over de ramp.

De persvoorlichter:

1. Werkt onder instructie van de Coördinator Persvoorlichting en zorgt er voor dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld
2. Treedt bij (telefonische) interviews op als woordvoerder namens de rampenbestrijdingsorganisatie
3. Zorgt dat alle vragen van de pers waarop nog geen antwoord kan worden gegeven, via de Coördinator Actiecentrum Communicatie het crisisteam bereiken
4. Organiseert persbijeenkomsten en doet de voorbereiding hier van
5. Is met betrekking tot het perscentrum verantwoordelijk voor: · de inrichting (incl. eventueel illustratiemateriaal zoals kaarten e.d.) · de catering · de controle en toegang
6. Stelt persberichten op (worden goedgekeurd door Hoofd Communicatie en burgemeester) en zorgt voor externe verspreiding
7. Attendeert de media op het bestaan van het informatienummer (indien operationeel en na overleg met de publieksvoorlichter)
8. Werkt met persvraagformulieren incl. tijdsaanduiding	zie bijlage 4
9. Onderhoudt contacten met de pers, ook nadat de ramp of crisis achter de rug is

2.5.5. Interne voorlichter

De interne voorlichter is verantwoordelijk voor de interne verspreiding van informatie over de ramp.

De publieksvoorlichter:

1. Werkt onder instructie van de Coördinator Actiecentrum Communicatie en zorgt dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld
2. Zorgt voor een goede en volledige informatievoorziening naar de eigen medewerkers van het Actiecentrum Communicatie (zowel interne voorlichter als procesbewaker) en maakt waar nodig samenvattingen ten behoeve van de overdracht van taken
3. Is verantwoordelijk voor de interne distributie van berichtgeving: · zorgt er voor dat alle informatie die extern wordt verspreid ook intern wordt verspreid · stelt, na overleg met betrokken diensten, verspreidingspunten vast (denk aan prikborden, vergader-, schaft- en overlegruimten) · Geeft alle relevante informatie door aan voorlichter op het rampterrein · Geeft relevante informatie door aan overige actiecentra · Maakt beknopte samenvattingen van alle berichtgeving door bestuurders, gemeenteraad enz.
4. Geeft relevante informatie ook door aan receptie, portier en telefooncentrale
5. Stelt regelmatig medewerkers van de gemeentelijke organisatie op de hoogte die niet direct betrokken zijn bij het bestrijden van de ramp
6. Ziet er op toe dat op een juiste manier schriftelijk verslag wordt gedaan van de ingekomen en uitgaande informatie (logboekformulieren)	zie bijlage 2 voor logboekformulier
7. Onderzoekt of in voorkomende gevallen het interne computernetwerk kan worden gebruikt voor informatievoorziening (e-mail)
8. Wijst, in het kader van nazorg, hulpverleners op de mogelijkheid van nazorg voor en door de eigen diensten
9. Stelt tijdens de afbouwfase een nazorgplan op voor de interne communicatie

2.5.6. Mediawatcher

De mediawatcher registreert en analyseert de media-inhoud over de ramp. Van daaruit adviseert de mediawatcher de Coördinator Actiecentrum Communicatie.

De mediawatcher:

1. Werkt onder instructie van Coördinator Actiecentrum Communicatie en zorgt dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld
2. Richt zo spoedig mogelijk een eigen, afgesloten ruimte in. Bij voorkeur in de daarvoor gereserveerde ruimte nabij het Actiecentrum
3. Luistert naar: · alle radio-uitzendingen van de buitenlandse zenders, regionale omroepen, publieke zenders en commerciële zenders (nadruk moet liggen bij regionale omroep)
4. Kijkt naar: · alle televisie-uitzendingen van de buitenlandse zenders, regionale omroepen, publieke zenders en commerciële zenders (incl. teletekst)
5. Leest: · alle kranten en tijdschriften (accent ligt op lokale, regionale en landelijke dagbladen)
6. Maakt regelmatig samenvattingen van berichtgeving door de media (let op aanduiding van bron, datum en eventueel tijd!) en stelt deze ter beschikking aan de Coördinator Actiecentrum Communicatie die ze weer kan doorspelen aan het Hoofd Communicatie indien relevant
7. Adviseert de Coördinator Actiecentrum Communicatie welke informatie moet worden verspreid via Radio West om de druk op het informatienummer zoveel mogelijk te beperken. Let ook op eventuele noodzaak van het herhalen van boodschappen
8. Signaleert: · eventuele onjuistheden of kennelijke tegenstrijdigheden in de externe berichtgeving · vragen die worden opgeroepen naar aanleiding van de uitzending · en stelt onmiddellijk de Coördinator Actiecentrum Communicatie hiervan in kennis
9. Werkt met logboekformulieren	zie bijlage 2
10. Is verantwoordelijk, na afloop van de ramp, voor het maken van een evaluatieverslag inzake berichtgeving door de media

2.5.7. Webmaster/redacteur

De webmaster/redacteur is verantwoordelijk voor de eigen middelen van de Gemeente Delft in een rampsituatie. Deze middelen zijn bestemd voor zowel externe als interne doelgroepen.

De webmaster/redacteur:

1. Werkt onder instructie van Coördinator Actiecentrum Communicatie en zorgt dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld
2. Zorgt voor een begrijpelijke en snelle vertaling van de beschikbare informatie voor het publiek naar de in te zetten media. De beslissing over welke media wanneer worden ingezet is aan het Hoofd Communicatie en mag pas na een akkoord worden uitgegeven/geplaatst.
3. Begeleidt het maken van de diverse communicatiemiddelen zoals Stadskrant, nieuwsbrieven, brieven, internetsite, intranetsite	concept rampensite aanwezig
4. Doet de eindredactie in overleg met de coördinator van het Actiecentrum Communicatie
5. Koppelt terug over de voortgang en verspreiding van de diverse eigen media aan de coördinator van het Actiecentrum Communicatie
6. Rapporteert tijdig over eventuele wijzigingen in de berichtgeving en heeft hierover altijd overleg met de coördinator van het Actiecentrum
7. Zorgt voor een goede archivering van alle media die worden ingezet
8. Zorgt voor een up-to-date internetsite

2.5.8. Voorlichter rampterrein

De voorlichter rampterrein is verantwoordelijk voor de communicatie over de ramp ter plekke. Daarbij heeft de voorlichter rampterrein een belangrijke liaisonfunctie tussen het CTPI en de gemeentelijke communicatie.

De voorlichter rampterrein:

1. Werkt onder instructie van de coördinator van het Coördinatie Team Plaats Incident (CTPI) of van de leiding van het CTPI. Maakt formeel geen onderdeel uit van het Actiecentrum Communicatie.
2. Woontde beraadslagingen in het CTPI bij
3. Zorgt dat alle opdrachten en handelingen altijd worden teruggekoppeld naar de Coördinator Actiecentrum Communicatie
4. Verzorgt de operationele voorlichting, maar versterkt geen nieuwe (nog niet gesanctioneerde) informatie
5. Onderhoudt contact met de voorlichter(s) van de getroffen organisatie of het getrokken bedrijf
6. Zorgt, indien mogelijk, voor faciliteiten voor de pers en regelt toegang van journalisten	na overleg met leiding CTPI
7. Begeleidt, na toestemming, de pers op het rampterrein
8. Zorgt voor begeleiding van hoogwaardigheidsbekleders op het rampterrein	afstemming met Hoofd Communicatie
9. Is verantwoordelijk voor de interne verspreiding van informatie op het rampterrein	Na overleg met Interne Voorlichter
10. Is verantwoordelijk, na afloop van de ramp of zwaar ongeval, voor het maken van een evaluatieverslag inzake berichtgeving vanaf het rampterrein, en houdt dit dus ook globaal bij met logboekformulieren	logboekformulier zie bijlage 2

2.5.9. Ondersteuning: secretariaat

Het secretariaat ondersteunt het gemeentelijk communicatie team.

Het secretariaat:

1. Werkt onder instructie van de Coördinator Actiecentrum Communicatie en zorgt er voor dat alle opdrachten en handelingen worden teruggekoppeld
2. Voert opdrachten van de overige voorlichters uit
3. Notuleert bij besprekingen in het Actiecentrum Communicatie
4. Leest en verzendt alle persberichten	zie perslijst in bijlage 7
5. Werkt de notulen zo snel mogelijk uit en zorgt er voor dat ze direct ter beschikking worden gesteld aan de Coördinator Actiecentrum Communicatie
6. Verwerkt, op verzoek van de Coördinator Actiecentrum of het Hoofd Communicatie, interviews met de pers (korte verslaglegging): · wie · wat · waar · wanneer · waarom
7. Regelt faciliteiten zoals het voldoende aanwezig zijn van logboekformulieren, kantoorartikelen, catering, enzovoort
8. Verzamelt en ordent alle binnenkomende berichten (inclusief artikelen uit kranten en tijdschriften en door de mediawatcher gemaakte verslagen van radio- of TV-reportages)	eventueel via knipseldiensten
9. Verzamelt en ordent alle uitgaande berichten, wat uiteindelijk het logboek communicatie zal vormen
10. Maakt, in overleg met de Coördinator Actiecentrum Communicatie, een kort overzicht van de belangrijkste publicaties en verzendt die volgens een vooraf aangelegde lijst. Hierop staan in ieder geval: · de burgemeester/voorzitter crisisteam · Hoofd Voorlichting · woordvoerder · voorlichter rampterrein
11. Regelt accreditatie en registratie van pers	Na opdracht van persvoorlichter

2.5.10. Ondersteuning: telefoondienst voor Actiecentrum Communicatie

De telefoondienst Actiecentrum Communicatie ondersteunt het Actiecentrum Communicatie bij de behandeling van telefonische verzoeken en verwijst door naar de juiste instantie.

De telefoondienst:

1. Registreert waar mogelijk alle vragen die binnen komen via de telefooncentrale van de gemeente. Deze ondersteuning maakt formeel geen deel uit van het Actiecentrum Communicatie
2. Zorgt er voor de beschikking te hebben over: · telefoonboeken · telefaxgids · gids voor nummer Nationaal Noodnet · interne telefoonlijsten · notitieblokken (via secretariaat te regelen)	Voor Noodnetvoorzie-ningen: raadpleeg de ambtenaar rampenbestrijding
3. Overhandigt mensen informatie, eventueel ook op schrift in de vorm van geaccodeerde persberichten of brieven, maar versterkt zelf nooit nieuwe informatie
4. Verwijst vragen door naar de juiste telefoonlijnen (perslijn, publiekslijn, Centraal Registratie en Informatiebureau/CRIB voor verwanten van slachtoffers)
5. Noteert, indien niet direct kan worden doorverbonden, naam, tijdstip, telefoonnummer, vraag. Belooft dat er zo snel mogelijk wordt terug gebeld
6. Ondersteunt waar mogelijk het secretariaat wat betreft de telefonische bereikbaarheid

2.5.11. Verdere bezetting

Naast de hier genoemde functies, is het natuurlijk noodzakelijk de informatielijnen op een goede manier te kunnen bezetten. Daarvoor zijn mensen nodig die daarvoor vooraf zijn aangewezen en deze taak ook als formeel onderdeel van hun takenpakket hebben. Dus niet op ad hoc basis mensen organiseren voor de telefonische bezetting, maar dit ook een onderdeel laten zijn van het rampenplan. Daarom zijn ook deze functies opgenomen in de actuele bezettingslijst die als bijlage bij dit deelprocesplan is opgenomen.

2.6. Alarmering van de voorlichters

Een belangrijk onderdeel van dit deelprocesplan is de alarmering. In het rampenplan is hierover een hoofdstuk opgenomen, maar voor communicatie geldt vervolgens weer een eigen alarmeringsfase. Dit betekent dat nadat het Hoofd Communicatie is gealarmeerd, deze direct contact opneemt met de Coördinator Actiecentrum Communicatie en deze gezamenlijk bepalen welke personen voor de betreffende ramp worden ingeschakeld. Er wordt vervolgens gebeld volgens het schema uit de actuele bezettingslijst, waarbij de mensen en de genoemde functies alleen in noodgevallen worden gewisseld! Met andere woorden: alleen als de situatie daarom vraagt (bijvoorbeeld omdat bepaalde mensen niet bereikt kunnen worden) wordt afgeweken van deze lijst. Op die manier weet iedereen welke taak hij of zij heeft bij een crisissituatie en kan men direct aan het werk. De Coördinator houdt in de gaten of iedereen daadwerkelijk is gearriveerd op de afgesproken plaats.

2.7. Waarschuwen van de bevolking

Uitgangspunt is: de burgemeester bepaalt wanneer er moet worden gewaarschuwd. Hij overlegt hierover indien mogelijk nog met het Hoofd Communicatie. In gevallen van `onverwijlde spoed´ is de Commandant Regionale Brandweer bevoegd de sirenes zonder tussenkomst van de burgemeester te activeren

De informatie die richting de bevolking moet worden gecommuniceerd is:

1. ga direct naar binnen, waar u ook bent

2. sluit deuren en ramen (denk ook aan ventilatiekanalen en -apparatuur)

3. zet radio en TV aan voor nadere instructies

Met Radio West, de regionale rampenzender, is een regeling getroffen om vervolgens zo snel mogelijk voorlichting te geven via deze zender. De burgemeester krijgt op diens verzoek onmiddellijk toegang tot de zender. Hij of een aangewezen functionaris kan zich op dat ogenblik telefonisch of op andere wijze direct via de zender tot de bevolking in het bedreigde gebied wenden om deze te waarschuwen en de nodige aanwijzigingen te geven met het oog op veiligheid.

Als de sirenes in werking zijn gesteld moet direct daarna het eerste gedragsadvies door Radio West worden uitgezonden. Het checken dat dit daadwerkelijk zo gebeurt is een taak van het Hoofd Communicatie. Het zogenaamde persalarm wordt uitgedaan door de Regionale Alarmcentrale Haaglanden (RAC). Het Hoofd Communicatie wordt hierover zo snel mogelijk op de hoogte gesteld door de alarmcentrale of de burgemeester. In geval van een dreigende ramp kan een voorwaarschuwingsbericht worden uitgezonden. Hiervoor bestaat geen standaard bericht. Voor alle andere standaard berichten die gebruikt kunnen worden, zie bijlage 8.

2.8. Vervolginformatie aan de bevolking

Het Besluit Informatie inzake Rampen en Zware Ongevallen vermeldt dat de informatie die de burgemeester (zo spoedig mogelijk en bij herhaling) aan de bevolking verschaft in ieder geval moet omvatten:

· oorsprong, omvang en de te verwachten gevolgen voor de bevolking of het milieu, alsmede over het te verwachten verloop van de ramp;

· de wijze waarop de bevolking op de hoogte wordt gehouden;

· een beschrijving van de maatregelen die de bevolking moet treffen om de schadelijke gevolgen van de ramp zoveel mogelijk te beperken en de te volgen gedragslijn;

· de identiteit van de persoon die de informatie verschaft onder vermelding van zijn of haar functie;

· gegevens over de wijze waarop, waar en bij wie aanvullende ter zake dienende informatie kan worden verkregen.

2.8.1. Hoe informeren

Via het sirenenet. Het effect van sirenes moet niet worden overschat. Automobilisten, een aparte doelgroep, moeten ook worden gewaarschuwd. Radio West kan een belangrijke rol spelen bij het instrueren van deelnemers aan het verkeer.

Via geluidswagens. De (toevallige) luisteraars bevinden zich over het algemeen in een omgeving met storende omgevingsinvloeden. De effectiviteit van geluidswagens is daarom niet altijd even groot, maar soms de enige manier om mensen te waarschuwen of informeren. Belangrijk is het in ieder geval om de boodschap zoveel mogelijk te herhalen.

2.9. Persalarm

In het geval van een ramp of zwaar ongeval alarmeert de Regionale Alarmcentrale (RAC Haaglanden) de regionale omroepen, regionale dagbladen en het ANP. Via de telefooncentrale wordt dan beknopte informatie gegeven. Op de plaats van de calamiteit zal veelal een politiewoordvoerder ter plaatse zijn om daar de aanwezige pers van dienst te kunnen zijn. Bij een persalarm is de dienstdoende politievoorlichter voor eventuele nadere informatie bereikbaar via zijn/haar mobiele telefoonnummer.

2.10 Inrichten Actiecentrum Communicatie

De Coördinator Actiecentrum begint zo snel als dat nodig is aan het inrichten van een actiecentrum. Dit in overleg met alle leden van het voorlichtingsteam. Het Actiecentrum Communicatie bevindt zich in het oude Gymnasium aan de Westvest. In de bezetting kan worden voorzien via de actuele bezettingslijst die bij dit plan is gevoegd.

In het geval van een gemeentegrens overschrijdende ramp kan de coördinerend burgemeester vanuit het Regionaal Coördinatiecentrum opereren. Dit is gevestigd in Den Haag.

2.11. Middelen

Een aantal middelen moet standaard aanwezig zijn in het stadhuis ten tijde van een ramp. Onder andere via facilitaire zaken moeten een aantal zaken binnen de kortste keren geregeld kunnen worden. Een overzicht van de benodigde voorzieningen voor het Actiecentrum is te vinden in bijlage 5.

2.12. Extra telefoonvoorzieningen

Wanneer men tijdens een ramp over extra telefooncapaciteit wil beschikken, kan er een beroep worden gedaan op KNP Telecom. Ieder telecomdistrict beschikt over noodorganisatie. De hulp van KPNkan dag en nacht worden ingeroepen. De kosten worden tegen het dan geldende tarief in rekening gebracht.

Aanvragen kan via het telecomdistrict Den Haag:

1. telefoonnummer: 0800-0272899 (storingsdienst)

2. Nationaal Noodnet tel: 17900 (telecomdistrict Den Haag)

Bij doorgifte van storing moet ook het telefoonnummer worden doorgegeven, waarmee de Nationaal-Noodnetcentrale op het openbaar telefoonnet is aangesloten.

Het telefoonnummer is: 070-3040000

Een andere mogelijkheid is gebruik te maken van Front-office KPN Telecom: het geeft 0800-nummers en 0900-nummers uit. Het telefoonnummer van Front-office is: 0800-0220606. Binnen twee uur na de telefonische aanvraag belt de dienst terug om mee te delen welk 0800-nummer beschikbaar wordt gesteld. Dit 0800-nummer wordt doorgeschakeld naar een bestaand telefoonnummer naar eigen keuze. In eerste instantie zal het vakteam ICT worden gevraagd om deze voorzieningen, eventueel via KPN, te realiseren voor het Actiecentrum.

2.13. Bijlagen bij dit plan

Als bijlage zijn onder andere de logboekformulieren en de persvraagformulieren bijgevoegd. Over het gebruikt van deze formulieren wordt verwezen naar de inhoud van dit deelprocesplan. Het is in ieder geval van belang dat iedereen op een zelfde manier de vragen, opmerkingen en werkafspraken noteert. De bijlagen kunnen hierbij van dienst zijn.

Bijlage 2: Logboekformulier

opgesteld door:

informatie/vraag:	tijd:
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee
actie gevraagd: ja/nee

Bijlage 3: Situatierapport

nummer:

tijd:

opgesteld door:

informatie:	bestemd voor:

Bijlage 4: Persvraag formulier

Datum:	Aangenomen door:
Onderwerp:	Nummer:
Naam Journalist:	Naam krant/zender:
Vraag:	Vraag:
Afhandeling:	Afhandeling:

Bijlage 5: Overzicht locaties en materiaal

De diverse onderdelen uit dit draaiboek zijn op de volgende locaties gevestigd:

Locatie Actiecentrum Communicatie: Gymnasium, Westvest (vanaf 1 oktober 2001)

Locatie Persconferenties: Stadhuis aan de Markt of Gymnasium, Westvest

Locatie Crisisstaf: Gymnasium, Westvest (vanaf 1 oktober 2001)

In het actiecentrum Communicatie dienen de volgende voorzieningen aanwezig te zijn:

Blanco papier
Gemeente Delft papier
Pennen
Potloden
Gummen en tipex
PC’s met internet- en mailaansluiting (aantal in overleg)
Laptop
Printer (met geheugencapaciteit)
Fax (snel type)
TV-toestel en kabelaansluiting
Radio met kabelaansluiting
Kaart van Delft
Whiteboard
Stiften voor whiteboard
Werkplekken
Telefoontoestellen
Vergader- en leestafel
Perslijsten (lang en kort)
Kranten (dagbladen landelijk en regionaal)
Enveloppen Gemeente Delft
Plakband
Markeerstiften
Aantal opbergmappen A4
(digitale) fotocamera
Koffie- en theevoorziening
Deelprocesplan Communicatie
Rampenplan
Formulieren uit de bijlage

Bijlage 7: Perslijst(en)

PLAATSELIJKE MEDIA

Delftsche Courant

Hans Verhagen/ Maarten Brakema/ Willem van der Kooy/Taco vd Mark

Oude Delft 105, Postbus 18, 2600 AA DELFT

tel (015) 214 12 00

fax (015) 213 59 87

www.haagschecourant.nl

delftsche.courant@caiw.nl

Delftse Post

Hans Furrer/ Hetty Boersma

Oude Delft 105, Postbus 18, 2600 AA DELFT

tel (015) 212 67 00

fax (015) 215 94 87

delfts post@sijthoff.wegener.nl

Delft op Zondag/ Donderdag

Koornmarkt 22, 2611 EG DELFT

tel (015) 214 39 12

fax (015) 212 69 86

Postiljon

Linda Vaandering

postbus 85

2640 AB

Pijnacker

fax: ( 015 ) 3615052

e-mail: grafia@euronet.nl

Stadskrant

Nico Jouwe

Postbus 78, 2600 ME DELFT

tel (015) 260 28 23

fax (015) 214 58 55

stadskrant@delft.nl

Kabelkrant Info Thuis

Postbus 345, 2600 AH DELFT

tel (015) 888 50 50

fax (015) 8881050

fax (015) 888 50 66

redactie@infothuis.nl

radio/ tv - lokaal/ regionaal

Radio Stad FM Delft

Schieweg 2, 2627 AN DELFT

tel (015) 2577115 fax (015) 257 71 16

redactie@stadfm.nl

www.stadfm.nl

Radio West

Postbus 1220, 2280 CE RIJSWIJK

tel 070 307 88 88

fax 070 307 88 44

www.radiowest.nl

redactie.i@rtvwest.nl

TV West

Mirjam Wolfsbergen

Postbus 82231, 2508 EE Den Haag

tel 070 358 77 77

fax 070 358 72 34

www.tvwest.nl

redacte.i@rtvwest.nl

Delta

Elektrotechniek, Kamer LH 01.030, Mekelweg 4, 2628 CD DELFT

tel (015) 278 48 48

fax (015) 278 15 68

http://www.delta.tudelft.nl/

redactie@delta.tudelft.nl

Delft Integraal

Postbus 5, 2600 AA DELFT

tel 05 278 58 60

fax 015 2784511

philip.broos@cmg.tudelft.nl

Delft Plaza

Westvest 47-53

2611 AZ Delft

tel: (015) 2122643

fax: ( 015) 2144808

www.delft-plaza.nl

redactie@delft-plaza.nl

opiniebladen

Elsevier

Postbus 152, 1000 AD, AMSTERDAM

tel (020) 515 99 44

fax (020) 515 99 00

redactie.elsevier@ebi.nl

Groene Amsterdammer

Postbus 353, 1000 AJ AMSTERDAM

tel (020) 524 55 24

fax (020) 622 14 21

groene@groene.nl

HP/ De Tijd

Postbus 886, 1000 AW AMSTERDAM

tel (020) 57 215 20

fax (020) 57 21 521 (algemene)

hpdetijd@worldonline.nl

Vrij Nederland

Postbus 1050, 1000 BB AMSTERDAM

tel (020) 55 18 44

fax (020) 624 74 76

Vakbladen

Binnenlands Bestuur Technisch weekblad

Postbus 228, 2400 AE ALPHEN AAN DE RIJN Postbus 1918

tel 020 625 24 24 2003 BA Haarlem

fax 020 622 04 58 tel: 023 5463973

binnenlands-bestuur@samson.nl fax: 023 5465531

www.binnenlandsbestuur.nl b.boeters@bp.vnu.com

VNG Magazine

Hans Hemmes

Postbus 30435, 2500 GK DEN HAAG

fax 070 310 79 27

Nederlands Juristenblad

Postbus 30104, 2500 GC DEN HAAG

tel 070 3305462

fax 070 3305466.

njb@kluwer.nl

Cobouw

Tjabel Daling

tel (070) 30 45 864

fax (070) 304 58 04

cobow@wkths.nl

Betten Beurs Media

fax (020) 710 1875

geschreven pers - regionaal

Haagsche Courant, editie Zoetermeer

Postbus 8, 2200 AK ZOETERMEER

tel: 055 5495222

Haags Nieuwsblad

Postbus 8, 2200 AA NOORDWIJK

Rotterdams Dagblad

Postbus 1162, 3000 BD ROTTERDAM

Tel 010 400 42 00

Fax 010 412 85 09

http://www.rotterdamsdagblad.nl/

redactie@rotterdamsdagblad.nl

dagbladen - landelijk

Reformatorisch Dagblad

Matty Mostert

Multatuliweg 32, 2624 CJ DELFT

tel (015) 614 52 52/ 656 53 06 (privé)

fax (070) 319 11 62

De Telegraaf

Geert-Jan Bergers

Korvezeestraat 543, 2628 CZ DELFT

tel (015) 256 48 25

fax (015) 256 48 25

mob 06 2237 9990

redactie@telegraaf.nl

gjj.bergers@wanadoo.nl

Algemeen Dagblad

Postbus 8983, 3009 TE ROTTERDAM

tel (010) 40 66 77

fax (010) 40 66 969

ad@ad.nl

Nederlands Dagblad

Postbus 111, 3770 AC BARNEVELD

tel (0342) 411 711

fax (0342) 411 611

redactie@nd.nl

Financieel Dagblad

Postbus 216, 1000 AE Amsterdam

Tel: (020) 5928711/712

Fax (020) 5928666

red@hsd.nl

Persdienst ANP

Handelskade 49, RIJSWIJK

Postbus 1, 2500 AA DEN HAAG

tel 070 414 11 11 (algemeen)

fax 070 414 04 59

fax 070 414 05 60 (nieuwsredactie)

fax (015) 213 69 67 (correspondent Delft)

www.anp.nl

nieuwsdienst@anp.nl

De Volkskrant

Postbus 1002, 1000 BA Amsterdam

tel: 020 5629222

fax: 020 5626289

www.volkskrant.nl

redactie@volkskrant.nl

NRC/ Handelsblad

Postbus 8987, 3009 TH ROTTERDAM

tel 010 406 72 11

fax 010 406 69 67

www.nrc.nl

nrc@nrc.nl

Trouw

Hans Schmidt

Postbus 101, 2501 CC DEN HAAG

tel 070 354 18 37 (privé)

tel 020 562 94 44

fax 020 668 03 89 (economie)

fax 070 465 69 11

fax 070 365 69 11 (redactie)

www.trouw.nl

redactie@trouw.nl

Parool

Postbus 433, 1000 AK AMSTERDAM

tel 020 56 22 305 (hoofdredactie)

fax 020 562 28 22

www.parool.nl

redactie@parool.nl

Staatscourant

Postbus 20025, 2500 EA DEN HAAG

tel 070 378 93 79

fax 070 385 55 05

staatcourant@sdu.nl

Spits!

Postbus 2620

1000 CP Amsterdam

tel 020 585 30 45

fax 020 585 30 65

redactie@spitsnet.nl

http://spitsnet.nl

Metro

Postbus 90009

1006 BA Amsterdam

tel 020 511 40 28

redactie@metronieuws.nl

radio/ tv - landelijk

RTL 5 (5 in het land)

Stolk Video, Postbus 10245, 3004 AE ROTTERDAM

tel 010 245 99 20

redactie@stdkvideo.nl

fax 010 437 43 63

RTL Nieuws

Postbus 15000, 1200 TV HILVERSUM

tel 035 671 87 18

fax 035 671 85 05

rtlnieuws@hmg.nl ( òòk faxen )

SBS 6 (Hart van Nederland)

Postbus 686, 1000 AR AMSTERDAM

tel 020 522 56 00/ 522 56 66

fax 020 522 56 99
tiplijn : 020-5225686

hart@cameo.nl

NOS Journaal

t.a.v. redactie binnenland

Postbus 26444, 1202 JJ HILVERSUM

Fax 035 621 88 70 (Algemeen)

Fax 035 6773804 (Economie)

dana.ploeger@rtv.nos.nl

oog@rtv.nos.nl

KRO Ontbijt TV

Postbus 23000, 1202 EA HILVERSUM

fax: 035 621 88 70

ontbijttv@kro.nl

Wereldomroep

Postbus 22, 1200 JG HILVERSUM

www.wereldomroep.com

Bijlage 8: Uitvoeringsregeling Radio West

Uitvoeringsregeling en procedure waarschuwings- en alarmeringsplan (W&A-plan) behorende bij de rampbestrijdingsregelingen tussen 3 brandweerregio’s en radio West (op basis van de herziene versie van april 1997)

1. Uitvoeringsgebied

Het uitvoeringsgebied van hetgeen in de samenwerkingsovereenkomst onder de titel “Regeling Radio West” staat, omvat het totale gebied van de Regionale Brandweer Midden-Holland, de regionale brandweer Rijnland en de Hulpverleningsregio Haaglanden.

2. Fasering van de procedure

Binnen de uitvoering van het W&A-plan zijn drie fasen te onderscheiden, te weten:

· Uitzending van het standaardbericht A of B (tot circa 15 minuten)

· Verstrekking van aanvullende informatie vanuit de studio (tot circa 1 uur)

· Verstrekking van aanvullende informatie vanuit een reportagewagen nabij het beleidscentrum (na circa 1 uur)

Los van het feitelijke waarschuwen van de bevolking kan niet worden uitgesloten dat een vals alarm wordt gegeven. In dit geval wordt door het uitzenden van het standaardbericht C bekend gemaakt dat het een vals alarm betreft.

3. Procedure in een acute situatie

In een acute situatie de procedure:

· Via het Nationaal Noodnet (NN) neemt de Regionale Alarmcentrale (RAC) in wier gebied de ramp of het incident zich afspeelt, contact op met het coördinatiepunt, zijnde het RAC Haaglanden;

· Verzocht wordt Radio West het standaard bericht A of B of C te laten uitzenden;

· Dit verzoek bevat minimaal de volgende elementen:

o Naam van het betreffende RAC

o Naam van de betreffende centralist

o Het verzoek tot uitzending van het standaardbericht A(alfa) B(bravo) of C(charlie);

· Het coördinatiepunt belt ter verificatie, via het NN, de betreffende RAC terug;

· Het coördinatiepunt brengt het verzoek, via het NN, over aan Radio West;

· Dit verzoek bevat minimaal de volgende elementen:

o Naam van betreffende centralist

o Het verzoek tot uitzending van standaardbericht A(alfa) B(bravo) of C(charlie)

· Radio West belt ter verificatie, via het NN, het coördinatiepunt terug;

· Radio West zendt onverwijld, gedurende minimaal 15 minuten, het betreffende bericht bij herhaling uit.

4. Procedure in een niet-acute situatie

In een niet-acute situatie is de procedure:

· Via het Nationaal Noodnet (NN) neemt de Regionale Alarmcentrale (RAC) in wier gebied de ramp of het incident zich afspeelt, contact op met het coördinatiepunt, zijnde het RAC Haaglanden;

· Verzocht wordt Radio West de studio operationeel te laten maken voor een uitzending zoals in deze regeling bedoeld is;

· Dit verzoek bevat minimaal de volgende elementen:

o Naam van de betreffende RAC

o Naam van de betreffende centralist

o Het verzoek tot het operationeel maken van de studio van Radio West

· Het coördinatiepunt belt ter verificatie, via het NN, de betreffende RAC terug;

· Het coördinatiepunt brengt het verzoek, via het NN, over aan Radio West

· Dit verzoek bevat minimaal de volgende elementen:

o Naam van de betreffende centralist

o Het verzoek tot het operationeel maken van de studio van Radio West

o Het telefoonnummer (NN) van de RAC die met het verzoek is gekomen

· Radio West belt ter verificatie, via het NN, het coördinatiepunt terug;

· Radio West treedt, via het NN, in direct contact met de RAC die met het verzoek is gekomen.

5. Procedure bij ten onrechte in werking getreden sirenes

Bij het ten onrechte in werking treden van sirene(s) is de procedure gelijk aan de procedure in acute situaties, maar met het verzoek tot uitzending van het standaardbericht C (charlie). Standaaradbericht C wordt driemaal uitgezonden met tussenpozen van vijf minuten.

6. Inhoud van het standaardbericht A (Alfa) – gaat uit van sirenes

Standaardbericht A (alfa) heeft de volgende tekst:

“Dit is Radio West met een bericht van de overheid. Wij hebben een melding gekregen van de alarmcentrale van de brandweer. Er is in ons gebied een ernstig ongeluk gebeurd. De brandweer adviseert om daar waar sirenes loeien, of net geloeid hebben, naar binnen te gaan, binnen te blijven, alle ramen en deuren te sluiten en naar deze zender te blijven luisteren. Via deze zender krijgt u zo snel mogelijk meer informatie”.

7. Inhoud van standaardbericht B (bravo) – gaat uit van omroepwagens

Standaardbericht B (bravo) heeft de volgende tekst:

“Dit is Radio West met een bericht van de overheid. Wij hebben een melding gekregen van de alarmcentrale van de brandweer. Er is in ons gebied een ernstig ongeluk gebeurd. De brandweer adviseert om daar waar dit wordt omgeroepen, naar binnen te gaan, binnen te blijven, alle ramen en deuren te sluiten en naar deze zender te blijven luisteren. Via deze zender krijgt u zo snel mogelijk meer informatie”.

8. Inhoud standaardbericht C (charlie) – gaat uit van vals sirene-alarm

Standaardbericht C (charlie) heeft de volgende tekst:

“ Dit is Radio West met een bericht van de overheid. Wij hebben een melding gekregen van de alarmcentrale van de brandweer. Door een technische storing is in ons gebied sirene-alarm veroorzaakt. U hoeft verder niets te doen”.

9. Financiële relatie

De initiële kosten van hetgeen is overeengekomen zijn door de gezamenlijke regio’s gedragen en zijn per hoofd van de bevolking omgeslagen. Radio West heeft zich garant gesteld voor het onderhoud en het vervangingskrediet van de in het kader van de overeenkomst aangeschafte middelen. De periodieke kosten voor de aansluiting van Radio West op het Nationaal Noodnet en van de noodstroomvoorziening van de zender zelf, zullen door de gezamenlijke regio’s worden gedragen.

10. Voorlichting

De deelnemende regio’s nemen in goed overleg met de voorlichters en de ambtenaren rampenbestrijding de preventieve voorlichting op zich. Daarin wordt kenbaar gemaakt dat Radio West als rampenzender optreedt.

11. Vreemde talen

Aangezien in de betrokken regio’s groepen van de bevolking voorkomen die de Nederlandse taal niet machtig zijn, zullen door Radio West tolken Engels, Arabisch en Turks worden betrokken bij het geven van aanvullende informatie vanuit de studio en reportagewagen.

12. Oefeningen

Periodiek zal hetgeen is overeengekomen worden geoefend.

13. Onderscheid ramp en incident

· Ramp:

Een ramp of een dreigende ramp is een gebeurtenis in de zin van de Rampenwet, artikel 1b. Volgens de Rampenwet gaat het om een gebeurtenis waardoor een ernstige verstoring van de algemene veiligheid is of zal ontstaan. Daarbij gaat het erom dat het leven en de gezondheid van vele personen of grote materiële belangen in gevaar zijn of komen. Een gecoördineerde bestrijding door diensten en organisaties van verschillende discipline is hierbij vereist.

· Incident:

Voor het begrip incident bestaat geen juridische definitie zoals voor het begrip ramp. In het algemeen moet worden gesteld dat een incident in z’n effecten en gevolgen een minder verstrekkende betekenis heeft. Zoals bij een ramp het geval is, is een gecoördineerde aanpak uiteraard nog steeds van belang. In het geval van een incident is dit echter over het algemeen beperkt tot de drie operationele diensten (brandweer, ambulancediensten en politie).