CENTRAAL REGISTRATIE EN
INFORMATIEBUREAU
Inhoudsopgave C.R.I.B. Delft
Inhoudsopgave blz.1
Introductie deelproces 15
Registratie van slachtoffers blz.2
Inleiding blz.3
Deelplan 15 in relatie tot het
Rampenplan blz.4
Inhoudsopgave Regeling C.R.I.B. blz.5
Regeling met betrekking tot
C.R.I.B. blz.6,
7
Taakomschrijving met benoeming
deeltaken blz.8
Deeltaak: De alarmering van personeel
toelichting blz.9,10
instructie ontvanger A,B, blz.11,12,13
instructie eerste berichtgever
C,D blz.14,15
instructie berichtgever E blz.16
instructie overige berichtgevers
en leden registratiegroepen F blz.17
Deeltaak: De vorming van het
Centraal Registratie en Informatiebureau
toelichting blz.18
instructie hoofd bureau CRIB blz.19
Deeltaak: De registratie door
het CRIB
toelichting blz.20,21
Deeltaak: De vorming van
registratiegroepen
toelichting blz.22
instructie hoofd bureau CRIB blz.23,24
instructie leider
registratiegroep blz.25
Deeltaak: De registratie in
de opvangcentra
toelichting blz.26
instructie leden
registratiegroepen/het registratieformulier blz.27
Deeltaak: De verstrekking van
inlichtingen door het CRIB
toelichting blz.28
instructie hoofd bureau CRIB blz.29,30
Bijlagen
Bijlage 1
Telefoonlijst blz.
31 t/m 35
Bijlage 2 Personen achter de functies blz.
36
Bijlage 3 Alarmeringsschema BZ blz. 37
Bijlage 4 Inhoudsopgave CRIB-koffer blz.
38
Bijlage 5 Concept aanwijzingsbesluit CRIB-functionarissen blz. 39
Bijlage 6 Uitwerkingsregeling Rechtspositie artikel
15:1:11 blz. 40
Bijlage 7 Registratieformulier CRIB blz.
41
Bijlage 8 Inlichtingenformulier CRIB blz.
42
Bijlage 9 Functies en verantwoordelijkheden van het
CRIB blz. 43 t/m 45
Bijlage 10 Situatieschets CRIB blz.
46
Bijlage 11 Alarmeringsschema
gemeentelijke rampenorganisatie blz. 47
Bijlage 12 Stroomschema
alarmering buiten kantooruren (zie bijlage 3) blz.
48
Bijlage 13 Invulformulier
indeling registratiegroepen blz.
49
Bijlage 14 Hiërarchische opbouw
Rampenplan Delft blz.
50
Bijlage 15 Afkortingenlijst blz.
51
Bijlage 16
Verwanteninformatiesysteem (VIS) blz.
52
VAKTEAM BURGERZAKEN
- D
E E L P R O C E S 1 5
Registratie van
slachtoffers
Officiële benaming : Deelplan van het vakteam Burgerzaken Delft
Referenties:
Wet Rampen en Zware Ongevallen
(WRZO); het Rampenplan van de gemeente Delft en het Ambtenarenreglement.
Definitie:
Het Deelplan is een
organisatieplan, dat een onderdeel vormt van het Delftse Gemeentelijk
Rampenplan.
Doel:
Het Deelplan dient uitvoering te
geven aan de taak, die in het Gemeentelijk Rampenplan aan het vakteam
Burgerzaken is opgedragen. Hiermee wordt beoogd, dat de gevolgen van een ramp
voor betrokkenen zo beperkt mogelijk blijven. Taken zijn:
1. Registreren, verzamelen, groeperen en verifiëren van
alle gegevens over slachtoffers;
2. Op basis van de registratie, verstrekken van
algemene informatie, aan het Gemeentelijke crisisstaf (burgemeester) en via
deze staf aan Communicatie t.b.v. informeren van publiek en pers, en
verstrekken van persoonlijke informatie aan familie/relaties van slachtoffers.
Aandachtspunten:
- Registratie vindt plaats
in een Registratiecentrum. Informatieverstrekking vindt plaats vanuit een
Informatiecentrum. Een verificatiecentrum verbindt beiden. De centra vormen het
Centraal Registratie- en Informatiebureau (CRIB), zijn bij elkaar geplaatst,
maar fysiek gescheiden;
- In eerste instantie worden
gegevens over slachtoffers verzameld door de politie. Bij het operationeel
worden van het CRIB moeten eerst deze gegevens worden overgenomen;
- Bij het registreren moet
een totaalbeeld worden gevormd van alle slachtoffers;
Procesverantwoordelijk
- vakteam Burgerzaken
Uitvoering
- Registratie BZ
- Informatie verstrekken over geregistreerden aan burgers BZ
- Informatie aan de
pers/bestuurlijke informatie Communicatie
- Opvang relaties
slachtoffers WIZ/GGD
- Ordehandhaving politie
- Registratie in
opvangcentra/ bij tijdelijke huisvesting BZ/PuZa
- Registratie geneeskundige
hulpverleningsketen GGD/GHOR
- Registratie na
identificatie politie
Mogelijk in te schakelen
T.b.v. gegevens voor een
totaalbeeld:
- Wonen (Wijk- en
Stadszaken)
- Belastingen (vastgoedinfo)
-
Buurthuizen/woningcoöperaties
-
Politie/Vreemdelingendienst (politie kan worden ingeschakeld bij info
nabestaanden)
-
Ziektekostenverzekeraars/bedrijfsverenigingen
- Ministerie van VWS (voor
bemannen callcentre)
- Landelijk Recherche Team
(LRT voor hulp bij onderzoek CRIB-bestand)
- Allochtonenorganisaties (stg.
Vluchtelingenwerk, Tolkencentrum)
Uitgave :
Vakteam Burgerzaken Publieksdienst
Samenstelling :
juli 2001
Plaats : Delft
Het Deelplan Burgerzaken wordt
verstrekt aan medewerkers van gemeentelijke diensten, die een taak binnen dit
organisatieplan toebedeeld hebben gekregen en onder de daartoe aangewezen
medewerkers van het vakteam Burgerzaken, die ten tijde van de daadwerkelijke
rampbestrijding taken te verrichten hebben.
INLEIDING
Rampen zijn er altijd geweest en
zullen er ook altijd blijven, hetgeen nog niet inhoudt dat maar passief moet
worden toegekeken.
Wijs geworden door "schade
en schande" zijn dan ook in toenemende mate pogingen ondernomen om dit
onheil af te wenden, denk bijvoorbeeld aan het opwerpen van dijken cq, bij een
onontkoombare ramp, de gevolgen hiervan te beperken.
Dit laatste ligt dan meer op het
gebied van de naastenzorg maar ook hiervoor kunnen al goed maatregelen worden
voorbereid.
Het is echter menselijk om, bij
afwezigheid van een directe dreiging de aandacht te laten verslappen en de
recente geschiedenis leert wat hiervan het gevolg is.
Een overheid die alert wil zijn,
zal dan ook dwingende voorschriften uitvaardigen en hierop controle uitoefenen.
Toch was het pas in de
beginjaren zeventig, dat het begrip "rampenbestrijding" onder een
brede laag van de bevolking een begrip werd.
De generatie van die tijd kreeg
oog voor de risico's die de samenleving steeds meer gingen bedreigen met de
ontwikkeling van kerncentrales, lozingen van gevaarlijke stoffen en de
voortschrijdende uitbreiding van chemische industrieën met de daarbij behorende
vervoerslijnen.
De chemische en petrochemische
industrie in het Europoortgebied is omvangrijk en risicovol. Een klein
bedrijfsongeval kan al grote gevolgen hebben. Op Delfts grondgebied is een
kerncentrale (IRI) gesitueerd. Ook Rotterdam Airport brengt een risico met zich
mee. Rijkswegen A4 en A13 vereisen
verdere alertheid van de gemeente.
Wanneer zich een ramp op het
grondgebied van Delft voordoet, is de gemeente Delft verantwoordelijk voor de
bestrijding er van. De Wet Rampen en Zware Ongevallen verplicht iedere gemeente
tot het ontwikkelen van een rampenplan.
Tot het gemeentelijk Rampenplan
behoren alle deelplannen van de gemeentelijke diensten die een taak hebben bij
de bestrijding van een ramp of een grootschalig incident of de gevolgen
daarvan.
Wanneer zich in of nabij Delft
een ramp of een grootschalig incident voordoet of dreigt voor te doen, kan het
nodig zijn dat een deel van de bevolking moet worden verplaatst.
De beslissing daarover wordt
door de burgemeester, als hoogste plaatselijke gezagsdrager belast met de zorg
voor de openbare veiligheid, genomen.
De taak met betrekking tot de
registratie van verplaatste personen en het verstrekken van inlichtingen
hieromtrent is opgedragen aan het vakteam Burgerzaken.
In het door dit vakteam
opgestelde Deelplan wordt aangegeven wat de taken en bevoegdheden zijn van
Burgerzaken, alsmede de wijze waarop en wanneer hieraan gestalte dient te
worden gegeven ten tijde van de ramp of grootschalig incident.
Het deelproces 15 heeft betrekking op de
vastgestelde formele regeling inzake het Centraal Registratie-en Inlichtingenbureau
en het actieplan, dat vooral van belang is voor de medewerkers van het vakteam
Burgerzaken en bestaat in de vorm van instructies.
Aandacht wordt gegeven aan de
alarmering, de vorming van registratiegroepen, het Centraal Registratie-en
Informatiebureau (CRIB), de registratie in de opvangcentra, de registratie door
het CRIB en de verstrekking van inlichtingen.
Het Deelplan Burgerzaken in relatie tot het rampenplan.
De gemeente Delft heeft in haar
rampenplan een overzicht gemaakt van taken, die de Gemeentelijk Crisisteam
(GCS) zelf en de gemeentelijke diensten moeten gaan verrichten ten tijde van
een ramp.
Het vakteam Burgerzaken heeft,
zoals al eerder is vermeld, als kerntaak de registratie en het verstrekken van
inlichtingen over rampslachtoffers.
Het Deelplan van Burgerzaken
vormt dan ook een onderdeel van het gemeentelijk Rampenplan.
De verdeling van taken en de
organisatiestructuur bij de bestrijding van een ramp of grootschalig incident
is als volgt.
- In de WRZO wordt de algemene
leiding (het opperbevel) toegewezen aan de Burgemeester.
Hij wordt bijgestaan door een GCS, dat bij de Brandweer
gehuisvest is.
- De operationele leiding bij de
bestrijding van een ramp is gelegd bij de Commandant van de Brandweer. Hij wordt
bijgestaan door een operationeel team in een coördinerend actiecentrum.
- De
evacuatieverantwoording is toebedeeld
aan de korpschef van regiopolitie Haaglanden.
Hij wijst een evacuatieleider aan, die als schakel moet gaan
functioneren tussen de operationele leiding en het WIZ-actiecentrum.
- Het Centraal Registratie-en
Informatiebureau (CRIB), gehuisvest in Phoenixstraat 16, staat in contact met
het GCS, het actiecentrum Communicatie waar het Informatiegedeelte van het CRIB
onder valt en het actiecentrum WIZ welke laatste instantie de directe leiding
heeft over o.a. de opvangcentra waar de registratiegroepen van Burgerzaken hun
werkzaamheden verrichten.
Alle deelnemende gemeentelijke
diensten, waaronder Burgerzaken, hebben de volgende taken in het Rampenplan van
de gemeente Delft, namelijk:
- de uitvoering van deelplannen;
- het adviseren van de
Burgemeester;
- het meewerken aan de
taakvervulling door het operationeel team en het GCS;
- het bij de Burgemeester
aanvragen van bijstand, voor zover dit valt buiten het mandaat van de
eigen
dienst;
- het regelmatig informeren van
het GCS over de verrichtte activiteiten;
- het regelen van de logistieke
verzorging van het door hen ingezette personeel;
- het in bedrijf stellen van het
actiecentrum.
Gekozen is voor een systeem
waarbij de aangewezen ambtenaren in het bezit worden gesteld van een
instructie, welke periodiek bij ingrijpende wijzigingen in zijn geheel wordt
vervangen, waarna de "oude" instructie wordt bijgewerkt en centraal
bewaard.
Op deze wijze is er altijd een
instructie beschikbaar.
Er zijn instructiemappen voor
(1) ontvanger/berichtgever (de 3 ontvangers en het hoofd CRIB hebben thuis ook
een koffertje met CRIB-materiaal), (2) berichtgever, (3) leden
registratiegroepen en (4) personeel bezetting CRIB.
De instructies 1 t/m 3 zijn
uitgereikt aan de aangewezen personen.Instructiemap nr.4 wordt pas uitgereikt
als op Burgerzaken daadwerkelijk een CRIB moet worden ingericht. De hiervoor
benodigde personen worden dan aangewezen onder het aanwezige personeel van
Burgerzaken.
Deze mappen (10 in getal) zijn
opgeslagen in de CRIB-kast in het Phoenixstraat 16 op de gang van de 1e
verdieping van het Phoenixstraat 16 naast de deur van kamer 111. ( sleutel
in kastje binnenkomst kamer 112)
INHOUDSOPGAVE VAN DE REGELING
M.B.T. HET C.R.I.B.
HOOFDSTUK I
1.Taak en organisatie van het
CRIB.
1.1 Omschrijving taak
1.2 Organisatie
HOOFDSTUK II
2.Omschrijving van de lokatie
van het actiecentrum.
2.1 Opvangcentra
2.2 Phoenixstraat 16
HOOFDSTUK III
3.Intern alarmeringsschema
3.1 In te schakelen ambtenaren
3.2 De alarmering
3.3 Communicatiemiddelen
HOOFDSTUK IV
4.Intern Verbindingsschema en
middelen
4.1 Transport gegevens, opname
in bestand
4.2 Toegankelijkheid bestand
HOOFDSTUK V
5.Personeel en materieel
5.1 Personeel
5.2 Materieel
HOOFDSTUK VI
6.Bijdrage/deskundigheid
HOOFDSTUK VII
7.Kosten
7.1 Personeel
7.2 Materiaal
7.3 Leges
HOOFDSTUK VIII
8.Activiteitenschema
8.1 Organisatiedraaiboek
8.2 Instructie
DEELPLAN
VAKTEAM BURGERZAKEN VAN HET RAMPENPLAN, zoals bedoeld in art. 3 lid 2 van de Wet Rampen en
Zware Ongevallen.
Houdende de regeling met
betrekking tot het Centraal Registratie- en Informatiebureau
(C.R.I.B.)
HOOFDSTUK I
1. Taak en organisatie
van het CRIB.
1.1. Taak is registratie van
verplaatste personen en het verstrekken van inlichtingen aan derden omtrent de
verblijfplaats van rampslachtoffers, daaronder te verstaan omgekomen,
gewonde, verplaatste en vermiste personen.
1.2. De organisatie betreft:
a. Alarmering van personeel, de
vorming van registratiegroepen en inrichting CRIB;
b. Registratie in de
opvangcentra en door het CRIB,
c. Verstrekking van inlichtingen
door het CRIB.
HOOFDSTUK II
2. Omschrijving van de lokatie van het actiecentrum.
2.1. De registratiegroepen zijn
werkzaam in de opvangcentra.
2.2. Het CRIB zal in eerste
instantie worden gevestigd op Phoenixstraat 16 op de 1e verdieping
in de kamers 112, 113 en 114.(zie bijlage 10) Als het Phoenixstraat 16 niet
toegankelijk is wordt uitgeweken naar WIZ aan de Hooikade 13.
HOOFDSTUK III
3. Intern alarmeringsschema.
3.1. Het intern
alarmeringsschema betreft drie groepen:
a. 3 ontvangers/berichtgevers
alarmbericht bestaande uit plv hoofd, (evt. ook hoofd) en de
applicatiebeheerder van Burgerzaken,
b. 6 overige door het hoofd
Burgerzaken aangewezen berichtgevers,
c. een 4-tal registratiegroepen
bestaande uit in totaal 18 door het hoofd Burgerzaken aangewezen
ambtenaren.
3.2. De wijze van
bereikbaarheid, waarschuwing en alarmering.
Het
alarmeringsbericht wordt door de ambtenaar Rampenbestrijding doorgegeven aan
de onder 3.1. van groep a. eerst bereikbare berichtontvanger. Deze geeft het
bericht door aan de eerstvolgende bereikbare van groep b, zodat de telefoonlijn van de eerste vrij blijft
voor het ontvangen van verdere berichten. De 4 eerst bereikbaren van groep b.
vormen dan uit groep c. ieder een eigen groep.
3.3. De voor de alarmering
beschikbare middelen.
Het nummer Gemeentelijke Crisisstaf is: 015-2602652 t/m 2655
Ingeval dit (tijdelijk) niet
mogelijk is geschiedt de berichtgeving aan huis door de politie of anderszins.
HOOFDSTUK IV
4. Het intern verbindingsschema
en de daarvoor beschikbare middelen.
4.1. De gegevens van de in de
opvangcentra geregistreerde personen worden doorgegeven aan het CRIB in het
Phoenixstraat 16 middels een daartoe ingestelde koeriersdienst of faxapparatuur.
Deze gegevens worden
samengesteld tot een gegevensbestand waarbij ook verificatie plaats vindt met
het GBA-bevolkingssysteem van Centric of GBA-systemen van andere
(buur)gemeenten voor zover mogelijk.
4.2. Uit dit bestand worden
inlichtingen verstrekt aan vakteam Communicatie waartoe telefoonlijnen beschikbaar
zijn. Het inlichtingen gedeelte van het CRIB maakt organisatorisch deel uit van
het actiecentrum Communicatie voor wat betreft de publieksgerichte informatie.
Bij de gemeentelijke capaciteit overstijgende rampen of grootschalige
incidenten wordt mogelijk een beroep gedaan op een call centre van het
Ministerie van VWS.
HOOFDSTUK V
5. Personeel en materieel.
Het vakteam Burgerzaken stelt
personeel beschikbaar voor de organisatie van het CRIB, de registratiegroepen
en de bezetting van het CRIB in het Phoenixstraat 16. De Facilitaire Dienst stelt het personeel
beschikbaar tbv. de bodedienst en telefoonverbindingen, en
computerverbindingen (ICT).
HOOFDSTUK VI
6. De bijdrage of deskundigheid die bij de rampenbestrijding door
het vakteam Burgerzaken geleverd kan
worden, is de specifieke kennis van registratie van personen, het
samenstellen van een gegevensbestand in samenhang met het bevolkingssysteem en
het verstrekken van inlichtingen uit dat bestand.
HOOFDSTUK VII
7. De kosten die uit het CRIB
voortvloeien.
7.1. De personeelskosten die
gemaakt worden voor het instellen van het CRIB worden apart aangetekend.
7.2. Voor materiaalkosten
(veelal wordt van reeds bij Burgerzaken aanwezige apparatuur gebruik gemaakt)
wordt jaarlijks op de begroting van het vakteam Burgerzaken een bedrag
gereserveerd.
7.3. In verband met het
bijzondere karakter van de informatieverstrekking worden in beginsel geen leges
in rekening gebracht.
HOOFDSTUK VIII
8. Het activiteitenschema om de organisatie operationeel te houden
bestaat uit:
8.1. Bewaking en bijhouding van
een organisatiedraaiboek door een daartoe door het hoofd Burgerzaken aangewezen
ambtenaar.
8.2. Regelmatige instructie van
het aangewezen personeel en het deelnemen aan jaarlijks te organiseren rampenoefeningen.
|
RAMPENBESTRIJDINGSORGANISATIE Taakomschrijving - Algemeen Wanneer zich in of nabij Delft
een ramp of grootschalig incident voordoet of dreigt voor te doen, kan het
nodig zijn dat een deel van de bevolking moet worden verplaatst. De
beslissing daarover wordt door de Burgemeester, als hoogste plaatselijke
gezagsdrager belast met de zorg voor de openbare veiligheid, genomen. De verplaatsing kan zich
bewegen van en naar Delft. Aannemelijk is, dat bij evacuatie van een
stadsdeel verplaatsing van de bevolking naar een ander stadsdeel (mede) zal
geschieden. Gemeentelijk zal, naast opvang
en transport, voor registratie van verplaatste personen moeten worden
gezorgd. Het bericht, dat een ramp of
grootschalig incident zich heeft voorgedaan of dreigt voor te doen, wordt
vanwege de burgemeester door de Ambtenaar Rampenbestrijding (ARB), ingedeeld
bij de Brandweer, gegeven, die dan een aantal maatregelen zal treffen. De taak met betrekking tot
registratie van verplaatste personen is opgedragen aan het vakteam
Burgerzaken. Er wordt op 2 manieren
informatie gegeven: 1.
Het verstrekken van inlichtingen aan geïnteresseerden en verwanten
omtrent de verblijfplaats van rampslachtoffers, daaronder te verstaan
omgekomenen, gewonden en verplaatste personen, is aan Burgerzaken opgedragen.
2.
Het verstrekken van aantallen slachtoffers (verplaatste personen doch wel
van gewonde en/of omgekomen rampslachtoffers) aan de GCS en het
persinformatiegedeelte van het actiecentrum Communicatie. Teneinde hierop zoveel
mogelijk te zijn voorbereid is voor de uit deze taak voortvloeiende
werkzaamheden een aantal instructies opgesteld.Als algemene opmerking geldt
hiervoor, dat in de praktijk kan blijken
dat een aantal zaken niet uitputtend is geregeld en dat in vele gevallen,
voor zover daarin in de instructies niet is voorzien, moet worden
geïmproviseerd. De instructies zullen dan naar verwachting wel als richtsnoer
kunnen dienen. De instructies zijn
gegroepeerd naar de volgende deeltaken: - de alarmering van personeel; - de vorming van het
Centr.Reg.-en Inf.bureau (CRIB); - de registratie door het
CRIB; - de vorming van
registratiegroepen; - de registratie in
opvangcentra; - de verstrekking van
inlichtingen door het CRIB. ---------------------------- |
|
DE ALARMERING VAN PERSONEEL (1) Toelichting De instructies betreffende de
alarmering van personeel hebben tot doel om op de kortst mogelijke termijn
een aantal ambtenaren ter beschikking te hebben. Hiertoe is een "sneeuwbal
"-systeem ontworpen, waarbij de ontvanger van het bericht via een eerste
berichtgever de overige berichtgevers en via dezen de leden van de
registratiegroepen doet waarschuwen.(bijlagen 2 en 3) Een eerste berichtgever wordt
ingeschakeld om zodoende te bereiken, dat de telefoon van de ontvanger van
het bericht zoveel mogelijk vrij is voor de ontvangst van verdere berichten
van de ARB. De alarmering van personeel
zal geschieden, wanneer door of
vanwege de burgemeester een alarmbericht wordt uitgezonden. Het alarmbericht houdt in de
opdracht om tot onmiddellijke actie over te gaan; naast ontvangers en
berichtgevers worden ook de registratiegroepen gealarmeerd. Bij alarmering geeft iemand uit
de gemeentelijke crisisstaf kennis aan het hoofd Burgerzaken of aan de in
volgorde eerst bereikbare der ambtenaren, vermeld in het alarmeringsschema
onder 1 t/m 3 (bijlage 3) Er dient onmiddellijk tot
actie te worden overgegaan. De gealarmeerde ambtenaren dienen zich onverwijld
naar het vakteam Burgerzaken cq. de uitwijklokatie (dienst WIZ, Hooikade) te
begeven. Het hoofd CRIB kan na de
eerste berichten over de omvang van de ramp besluiten de hulp van de regio
(Hulpverleningsregio Haaglanden) ic. de gemeenten Den Haag en Zoetermeer in
te roepen. In een overleg is de intentie uitgesproken elkaar te ondersteunen
met personeel en middelen op het moment dat een van hen door een ramp wordt
getroffen. (zie telefoonlijst voor contactpersonen) Gespecialiseerd burgerzakenpersoneel wordt dan beschikbaar
gesteld om werkzaamheden in het CRIB te gaan verrichten. |
DE ALARMERING VAN PERSONEEL (2)
Vervolgens waarschuwt het hoofd
CRIB of de eerst bereikte ontvanger de in volgorde eerst bereikbare der in het
alarmeringsschema onder 1 t/m 9 vermelde berichtgevers, en draagt deze op:
de overige berichtgevers te
alarmeren en tot actie over te gaan en de vier eerst bereikbaren op te dragen
elk een groep te waarschuwen en te formeren.
Alle gewaarschuwde ambtenaren
begeven zich onmiddellijk, nadat zij zich van hun alarmeringstaak hebben
gekweten c.q. nadat zij zijn gealarmeerd, eventueel per taxi, naar de
werkruimte van Burgerzaken in Phoenixstraat 16 cq het uitwijkcentrum gesitueerd
bij de dienst WIZ op de Hooikade 13.
Hierop hebben betrekking de
instructies:
-voor de ontvanger A en B;
-voor de berichtgevers C t/m E;
-voor de leden van de groepen F.
-------------------------
Stroomschema alarmering (zie
bijlage 12)
Instructie ONTVANGER A
Ontvangst alarmbericht
Alarmering
U ontvangt bericht, van iemand
uit de gemeentelijke crisisstaf, dat zich in of nabij Delft een ramp of
grootschalig incident voordoet.
1.Noteer:
- naam, functie en telefoon
nummer | naam :
|
|
Functie:
|
|
Tel.nr.:
|
- datum en tijdstip ontvangst | Datum :
bericht
|
|
Uur :
_______________________________
- zakelijk inhoud bericht :
1. Waarschuw:
a. als
eerste Centric te Eindhoven voor de opstart van het GBA-systeem.
Telefoonnummer 040-2604955
b. de eerst bereikbare der na u
in het alarmeringsschema onder 1 t/m 9 vermelde berichtgevers en draag hem op:
- de vier volgende bereikbare berichtgevers te waarschuwen en hen
op te
dragen elk een groep te alarmeren;
- de overige berichtgevers te waarschuwen;
- ten laatste (telefonisch) aan u verslag te doen, alles
overeenkomstig instructie E;
Opdracht verstrekt aan :
om :
Verslag ontvangen om
:
Bijzonderheden :
c. Eventueel hoofd Vakteam
Burgerzaken, eventueel berichtgevers vermeld onder 1 en/of 2.
d. Kennisgegeven aan Hoofd Vakteam
Beheerder systeem
om : uur.
Of
Centric (indien nacht)
om : uur.
Burgerzaken
om : uur.
Berichtgever 1
om : uur.
Berichtgever 2
om : uur.
2. Begeef u, na
ontvangst van het verslag, naar Phoenixstraat 16, naar Burgerzaken
(Meenemen: sleutels, indien buiten normale kantooruren;
: doorlatings/legitimatiebewijs;
: de instructiemap.
|
Instructie ONTVANGER B Alarmering ingetrokken, er
wordt toch geen CRIB ingesteld Alarmering
Informeer: a. Hoofd vakteam Burgerzaken
(indien nog niet geïnformeerd), eventueel berichtgevers 1 en/of 2(indien
gealarmeerd), systeembeheerder. ____________________________________________________________ - Kennisgegeven aan: - Hoofd vakteam Burgerzaken
om: uur - berichtgever 1 om: uur - berichtgever 2 om: uur - systeembeheer om: uur of - Centric om: uur ------------------------------------------------------------ b. de eerst bereikbare van de
na u in het alarmeringsschema onder 1 t/m 9 vermelde berichtgevers en draag
hem op: - de berichtgevers onder 7 t/m 9 te informeren; - ten laatste (telefonisch) aan u verslag te doen, alles overeenkomstig instructie E. ____________________________________________________________ Opdracht verstrekt aan:
om: uur Verslag ontvangen
om: uur Bijzonderheden : ___________________________________________________________ c. de overige berichtgevers
t/m 6. ____________________________________________________________ Geïnformeerd nummer 3
om: uur. nummer 4 om:
uur. nummer 5 om:
uur. nummer 6 om:
uur. Bijzonderheden : Belangrijk!! Bel de
Gemeentelijke Crisisstaf terug om zeker te zijn dat de alarmering afgeblazen
is en er geen CRIB hoeft te worden ingesteld. Instructie EERSTE BERICHTGEVER C Alarmering in werking, CRIB
moet worden ingesteld Alarmering U bent als eerst bereikbare
berichtgever door de ontvanger in kennis gesteld van het inwerkingtreden van
het alarm. 1. Noteer: -de naam van de ontvanger,
Naam: die u het bericht doorgeeft -tijdstip ontvangst bericht
Uur : ____________________________________________________________ 2. Alarmeer de overige
berichtgevers (instructie H) en draag de eerste vier op elk een registratiegroep
te alarmeren. ____________________________________________________________ Gewaarschuwd nr.3
om: uur. 4 om:
uur. 5 om: uur. 6 om:
uur. 7 om:
uur. 8 om:
uur. 9
om: uur. Opdracht tot alarmering van groep A aan nr. : B : C : D : Bijzonderheden: Breng verslag uit aan de
ontvanger. Verslag gedaan om : uur. 2. Begeef u, na ontvangst van het verslag, naar Phoenixstraat 16,werkruimte
van Burgerzaken (Medenemen: sleutels, indien buiten normale
kantooruren; : doorlatings/legitimatiebewijs; : deze instructiemap). I.v.m.(e.v.)volgend bericht deze instructie in tweevoud.
|
|
|
|
Instructie EERSTE
BERICHTGEVER
D Alarmering ingetrokken, CRIB
hoeft niet te worden ingesteld Alarmering U bent als eerst bereikbare
berichtgever door de ontvanger in kennis gesteld van de intrekking van het
alarm. 1. Noteer: - naam van de ontvanger,die Naam: u het bericht doorgeeft - tijdstip ontvangst bericht Uur : 2.
Stel de berichtgevers onder 7 t/m 9 in kennis van de intrekking van
alarmfase. Kennisgegeven aan nr. 7
om: uur. 8 om: uur. 9 om: uur. Bijzonderheden
: 3.
Bel de ontvanger terug om zeker te zijn dat de alarmering afgeblazen is
en er geen CRIB hoeft te worden ingesteld. Verslag gedaan om:
uur |
|
|
|
Instructie
BERICHTGEVER
E Alarmering U bent als berichtgever in
kennis gesteld van het inwerkingtreden van de alarmfase en hebt opdracht
gekregen een groep te alarmeren. 1. Noteer: -de naam van degene die u de Naam : opdracht heeft verstrekt -tijdstip ontvangst bericht Uur : -letter van de door u te alarmeren groep
Letter : -bijzonderheden : 2.
Alarmeer de leden van de groep en draag hen op zich met medeneming van
hun doorlatingsbewijs direct- eventueel per taxi - naar Phoenixstraat 16
werkruimte Burgerzaken te begeven. Gewaarschuwd
naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur. naam: om: uur.
naam: om: uur. 3. Begeef u naar Phoenixstraat
16, werkruimte Burgerzaken (Meenemen: sleutels, indien buiten normale kantooruren; : doorlatings/legitimatiebewijs; : deze instructiemap; : koffer met registratiemateriaal. |
|
Instructie overige
berichtgevers en leden registratiegroep F Alarmering U bent als berichtgever of als
lid van een registratiegroep in kennis gesteld van het
inwerkingtreden van de alarmfase. Begeef u onmiddellijk met
medeneming van uw doorlatings/legitimatiebewijs en deze
instructiemap,eventueel per taxi, naar Phoenixstraat 16, werkruimte
Burgerzaken. De berichtgevers nemen tevens
de onder hun berusting zijnde koffer met registratiemateriaal mee. |
|
DE VORMING VAN HET CENTRALE
REGISTRATIE- EN INFORMATIEBUREAU
C.R.I.B. TOELICHTING Zodra de alarmeringsfase is
ingetreden en een aantal ambtenaren, wordt tot de vorming van een Centraal
Registratie-en Informatiebureau (CRIB) overgegaan. De taak van het CRIB, welke
door het vakteam Burgerzaken dient te worden uitgevoerd, is tweeledig, te
weten: -het aanleggen van een bestand
van rampslachtoffers, daaronder te verstaan: omgekomenen, gewonden,
verplaatste personen en mogelijke slachtoffers(vermisten); -het verstrekken van
inlichtingen uit dat bestand aan publiek, de GCS en informatiebureau
Communicatie. Ten behoeve van de uitvoering
van die taak worden registratieformulieren verzameld en gealfabetiseerd,
welke afkomstig zijn van: a.registratiegroepen in
opvangcentra; b.ziekenhuizen,
verpleeginrichtingen en morgues, ambulancediensten, politie en Rampen Identificatie
Team(RIT); c.geëvacueerden, die al dan
niet bij particulieren een onderkomen hebben gevonden. d.op telefonisch
aangeven(nav.vraag naar persoon die nog niet is geregistreerd) De registratieformulieren
worden in vijf deelverzamelingen* cq één bestand ondergebracht, in het eerste
geval gesorteerd op naam van betrokkene en wel als volgt: -de formulieren op naam van de
betreffende persoon(Indien de gemeente van herkomst evenwel niet Delft
is, moet dit formulier worden doorgezonden naar die andere gemeente en dient
een kopie van dit formulier te worden ingevoerd in de verzameling cq.een
aantekening hiervan te worden ingevoerd in het bestand). -Van hen, wier identiteit niet
vaststaat of wie vermist wordt, worden de formulieren in één afzonderlijke
verzameling gehouden,gesystematiseerd naar geslacht en vermoedelijke
leeftijd. Het hoofd CRIB is de
eerstverantwoordelijke voor: -het inrichten van het CRIB; -de registratie van gegevens; -de verstrekking van
inlichtingen. Afhankelijk van de te
verwachten stroom telefonische verzoeken om inlichtingen zullen - ter
beoordeling van het hoofd CRIB- mogelijk maatregelen voor speciale
telefoonvoorzieningen moeten worden getroffen.In dat geval zal gebruik kunnen
worden gemaakt van de vaste telefoonaanaansluitingen in de ruimte waar
Burgerzaken is gehuisvest Er zullen dan extra telefoons
moeten worden aangesloten. Is dit het geval, dan zal het
hoofd CRIB contact opnemen met de ARB, die ervoor zal zorg dragen dat de
telefoonnummers, waaronder het CRIB bereikbaar is, via de massamedia bekend
worden gemaakt. Vervolgens wordt contact
opgenomen met de Facilitaire Dienst Beheerder telefoontoestellen (zie
telefoonlijst)Deze heeft het beheer over het benodigde
materiaal(telefoontoestellen + verlengsnoeren). Het personeel van het CRIB
wordt door of vanwege het hoofd CRIB aangewezen. |
|
Instructie Hoofd
CRIB
Organisatie Instelling centraal
registratie- en informatiebureau Hoofd CRIB - bepaalt de plaats waar het
CRIB zal worden gehuisvest; - wijst aan wie als plv. hoofd
CRIB zal fungeren; - draagt eventueel aan plv.
hoofd CRIB op het bureau in te richten; Opdracht verstrekt aan: hoofd.CRIB: plv.hoofd.CRIB: - neemt- zo nodig contact op met de telefoonbeheerder (zie
telefoonlijst), t.b.v.aansluiting c.q.
plaatsing extra telefoons. Gesproken met
:
Aantekeningen
:
Datum/tijd : -meldt aan Ambtenaar Rampenbestrijding (ARB)(zie telefoonlijst) cq
Gemeentelijke Crisisstaf, onder welk(e) telefoonnummer(s) het CRIB bereikbaar
is. Aan Ambtenaar Rampenbestrijding/Gemeentelijke Crisisstaf gemeld CRIB bereikbaar onder telefoonnummer(s): Datum/tijd
: - geeft instructies ten
aanzien van het verstrekken van inlichtingen (zie: instructie terzake van het
verstrekken van inlichtingen, daaronder begrepen het aanwijzen van ambtenaren
voor speciale taken).
|
DE
REGISTRATIE DOOR HET CRIB
Registratiemateriaal:
Bij het CRIB komen van
verschillende zijden registratieformulieren binnen met gegevens omtrent
rampslachtoffers.
Ten behoeve van een regelmatige
aanvoer van registratieformulieren (uit de opvangcentra) wordt een
koeriersdienst ingesteld.
Wanneer tengevolge van een ramp
personen, die een op Delfts gebied gelegen woning hebben verlaten, voorlopig
zijn opgevangen in een opvangcentrum in een andere gemeente kunnen omtrent hen
door dat centrum geregistreerde gegevens binnenkomen.Indien daarbij
gebruik is gemaakt van formulieren, die niet passen in het Delftse
"inlichtingenregister",dan worden de op die formulieren vermelde
gegevens overgenomen op Delftse registratie registratieformulieren ter
verwerking.
Naar gelang de aard en omvang
van het rampgebeuren zorgt Hoofd CRIB er voor, dat registratieformulieren worden
verspreid en beschikbaar gesteld op (door ARB) aan te wijzen plaatsen ten
behoeve van evacué`s, die niet in een opvangcentrum, doch bij particulieren,
een onderkomen hebben gevonden.
Deze formulieren zijn mede
bestemd voor kennisgeving van wijziging van het evacuatie-adres en worden door
betrokkenen aldaar ter plaatse ingevuld en achtergelaten (of hier later weer
ingeleverd) waar dan voor doorzending zal worden zorggedragen naar het CRIB van
de gemeente waar betrokkenen zijn opgenomen in het persoonsregister.De afdeling
Communicatie zorgt voor de bekendmaking van de plaatsen waar formulieren
verkrijgbaar zijn en zal de evacué`s aansporen de nodige gegevens door middel
van die formulieren te verstrekken.
De bij het CRIB op andere wijze
dan middels ingekomen registratieformulieren ontvangen berichten omtrent
evacué`s worden onmiddellijk vastgelegd op formulieren van het toepasselijke
model ter verdere verwerking.
Soorten registers.
Alle, behalve de door
medewerkers Burgerzaken ingevulde, bij het CRIB binnengekomen formulieren
worden , na verificatie met het geautomatiseerde persoonsregister, gesorteerd
op naam van de op die formulieren vermelde personen. Om de snelheid van de
opbouw van een register van slachtoffers te bevorderen, worden formulieren
aangelegd door BZ-mensen pas na registratie geverifieerd.
Formulieren, die betrekking
hebben op een adres buiten Delft, worden zo spoedig mogelijk gekopieerd en
verzonden naar het CRIB van de betreffende gemeente.
De aldus gesorteerde en niet
verzonden formulieren worden opgenomen in een register dat
alfabetisch-lexicografisch is gerangschikt.
De formulieren betreffende
niet-geïdenticifeerde personen worden, gesystematiseerd naar geslacht en
vermoedelijke leeftijd, in één afzonderlijke verzameling gehouden.
Zodra de identiteit van een
aanvankelijk als niet-geïdentificeerd beschreven persoon wordt vastgesteld,
worden de persoonsgegevens op het betreffende formulier dan wel op een nieuw
formulier ,dat aan het eerste exemplaar wordt gehecht, aangetekend en wordt dit
formulier cq de gegevens opgenomen in het register van geïdentificeerde
personen.
|
In het CRIB worden in principe
5 verzamelingen gevormd, een op naam gerangschikte verzameling van de formulieren per toestand van betrokkene:
evacué(e), gewond, overleden, vermist en een verzameling van formulieren
betreffende diegenen, die(nog) niet zijn geïdentificeerd. Wanneer van een persoon, die
blijkens een reeds in het systeem aanwezig formulier eerder werd
geregistreerd, een formulier binnenkomt met recentere gegevens (b.v. een
nieuw adres), wordt het nieuwe formulier op het oude gehecht en daarna in het
register geplaatst cq.de meer recente gegevens in het onderhavige record
opgenomen. Centrale CRIB:
telefoonnummer 015-………….. * wordt bekendgemaakt Het CRIB bevindt zich op
de eerste verdieping van Phoenixstraat 16 in de kamers 112 en 113
(Registratie en Verificatie) en kamer 114 (Informatieverstrekking). Indien
Phoenixstraat 16 vanwege de ramp niet begaanbaar is wordt uitgeweken naar het
WIZ-gebouw aan de Hooikade 13. Kamer 112 telefoon:
015-2.602.662 De koerier/bode geeft de
op het opvangcentrum opgehaalde stapel registratieformulieren af aan het
plv.hoofd CRIB. Omdat de formulieren op het opvangcentrum zijn ingevuld door
BZ-medewerkers worden deze formulieren niet eerst geverifieerd. In kamer 112
bevindt zich het registratiecentrum (automatisering). Hier worden de
formulieren in een geautomatiseerd systeem verwerkt. Verwerkte formulieren
worden naar kamer 113 gebracht. Kamer 113 telefoon:
015-2.602.484 Op kamer 113 bevindt zich
het Verificatiecentrum van het CRIB met aansluiting op het GBA. Ook binnenkomende informatie over slachtoffers
vanuit politie, brandweer, ambulances, ziekenhuizen, morgues, RIT etc., wordt
hier eerst geverifieerd. Daarna gaat deze informatie naar kamer 112 waar het
in het systeem wordt verwerkt. De verwerkte formulieren van het opvangcentrum
worden hier achteraf (na invoering in kamer 112) gecontroleerd. Er bevindt
zich een archief voor de papieren registratie. Deze dient als basis voor alle
mutaties en aanvullingen. Daar wordt mee bedoeld dat ten alle tijden als zich
wijzigingen voordoen in de status van een persoon, eerst het papieren
formulier erbij wordt gezocht alvorens deze voor mutatie wordt aangeboden bij
de systeemverwerkers in kamer 112. Het kan bij een
omvangrijke en onoverzichtelijke calamiteit van belang zijn nauw samen te
werken met het Landelijke Recherche Team van de politie (LRT). Met hun
specialistische kennis kunnen zij van waarde zijn bij het opschonen en
actueel houden van het CRIB-register. Het Hoofd CRIB beslist als hij het
nodig acht het LRT in te schakelen (zie telefoonlijst). |
|
DE VORMING VAN
REGISTRATIEGROEPEN Toelichting De alarmering is er op gericht
een aantal ambtenaren bijeen te krijgen, die een eerste aanzet zullen moeten
geven tot de registratie in opvangcentra van de verplaatste personen. Het materiaal voor deze
registratie bevindt zich in de kast op de gang op de 1e verdieping
van Phoenixstraat 16 naast kamer 111. ( sleutel in kastje binnenkomst
kamer 112) Teneinde de registratie ook te
kunnen aanvangen wanneer Phoenixstraat 16 niet bereikbaar zou zijn, hebben de
ontvangers en berichtgevers een koffertje met registratiemateriaal thuis (zie
bijlage 4). De samenkomende gealarmeerde
ambtenaren nemen aanstonds de vorming van het CRIB ter hand. Hoofd CRIB is het Hoofd
Burgerzaken, zolang deze niet aanwezig is treedt als hoofd op de door het
hoofd aangewezen plaatsvervanger. Het Bureau Registratie heeft
een drieledige taak: 1. de zorg voor de registratie
van verplaatste personen in opvangcentra; en ingeval inwoners van de gemeente Delft worden verplaatst, 2. de zorg voor de
centralisatie van gegevens betreffende rampslachtoffers, daaronder te
verstaan: omgekomenen, gewonden en verplaatste personen; 3. het verstrekken van
inlichtingen omtrent dezen. In het CRIB worden in eerste
instantie de registratiegroepen geformeerd die,voorzien van het nodige
materiaal,naar de opvangcentra worden gedirigeerd en aldaar de registratie
ter hand nemen. Ter bevordering van de
communicatie doet Hoofd Bureau Registratie zich - na aankomst van de
registratiegroepen in de opvangcentra - de telefoonnummers van deze centra
melden. Nadat de registratiegroepen naar
de opvangcentra zijn vertrokken, wordt overgegaan tot de vorming van een
Centraal Registratie-en Informatiebureau (CRIB), dat als taak heeft de
centralisatie van gegevens en de verstrekking van inlichtingen. Mocht blijken dat niet genoeg
personeel kan worden opgeroepen om adequate registratiegroepen of bemensing
van het central CRIB te vormen dan kan personeel van Den Haag of Zoetermeer
worden opgeroepen (zie telefoonlijst). N.B. De mogelijkheid bestaat dat
ten behoeve van één of meer andere gemeenten in de regio een CRIB wordt
ingesteld. De opdracht daartoe wordt door
de Ambtenaar Rampenbestrijding, van de gemeente waar het GCS wordt
gehuisvest, verstrekt. |
Instructie Hoofd
CRIB (zie ook
bijlage 9)
Organisatie
Vorming registratiegroepen.
Hoofd CRIB
Meldt, zo nodig, aan de GCS/ARB (toestel 015-2602652 t/m 2657) op welk
toestel deze bereikbaar is;
Aan ARB gemeld: bereikbaar op toestel:
Nadere bijzonderheden:
datum/tijd:
noteert waar door de dienst WIZ opvangcentra zijn/worden ingericht;
Opvangcentra ingericht:
- verzamelt de door
berichtgevers ingevulde instructies A t/m E;
- stelt aan de hand van bij het
alarmbericht of nadien door de ARB gegeven informatie vast;
a. of en zo ja hoeveel registratiegroepen naar de
opvangcentra moeten worden gezonden;
Aantal registratiegroepen : naar:
: :
:
:
: :
b.hoeveel en welke ambtenaren een registratiegroep zullen
vormen (zie invulschema "in registratiegroepen ingedeelde
ambtenaren"bijlage 13);
- wijst voor elke registratiegroep een chef en plv.chef aan (zie
invulschema achterin);
- reikt aan elk lid van een registratiegroep een map met
registratiemateriaal en instructie
uit;
- zorgt -zonodig- voor duplicaat doorlatingsbewijzen.(Hiervoor
contact opnemen met facilitaire dienst)
- regelt het vervoer naar het voor elke registratiegroep
aangewezen opvangcentrum.
- noteert de hem door de leiders
van de registratiegroepen gemelde telefoonnummers van de opvangcentra.
Opvangcentrum : ,tel.nr.
"
: ,tel.nr.
"
: ,tel.nr.
|
Functie Hoofd CRIB De functie van het Hoofd CRIB
in het kader van de rampenbestrijding is: a. algemeen: - het onderhouden van contact
met de Gemeentelijke Crisisstaf, Politie, GGD en ziekenhuizen etc.; b. ten aanzien van de alarmering
: - het dragen van
verantwoordelijkheid voor de alarmering van ambtenaren; c. ten aanzien van de registratie: - het doen formeren van registratiegroepen; - het doen aantekening houden van degenen, die in de
registratiegroepen zijn ingedeeld; - het doen verzamelen van de door de berichtgevers ter zake
van de alarmering
gemaakte aantekeningen, dit ten dienste van van de financiële
vergoeding; - het doen aanwijzen van de leiders van de registratiegroepen; - het doen regelen van het vervoer van de ambtenaren van en naar
de opvangcentra; - het doen regelen van de aflossing van ambtenaren; d. ten aanzien van de registratie
van gegevens in de opvangcentra en de verstrekking van informatie
door het CRIB: - het bepalen van zowel de plaats als de personele bezetting
van het CRIB; - het zonodig zorg dragen voor het doen aanvragen van extra
telefoonlijnen/-toestellen; - het eventueel geven van nadere instructies aan het CRIB,
daaronder begrepen nadere richtlijnen voor de verstrekking van inlichtingen
door het CRIB. NB. alle of enkele van deze
taken kunnen gemandateerd worden aan de door het hoofd CRIB aangewezen
plaatsvervangend hoofd CRIB. |
|
Instructie Leider
REGISTRATIEGROEP (zie
ook bijlage 9) Leider registratiegroep: - onmiddellijk na aankomst in het opvangcentrum meldt hij zich
bij het hoofd daarvan; - regelt met de door het Hoofd opvangcentrum daartoe aangewezen
functionarissen van transportgroepen de aan-en afvoer van personen naar en
van de aan de registratiegroep toegewezen plek of ruimte; - meldt aan het Hoofd CRIB onder welk telefoonnummer het
opvangcentrum bereikbaar is; - zorgt dat met de registratie zo spoedig mogelijk een begin
wordt gemaakt; - is verantwoordelijk voor een vlot verloop van de door de
leden van zijn registratiegroep te verrichten werkzaamheden; - zorgt dat de ingevulde formulieren worden verzameld, en
gealfabetiseerd aan de koeriers ter hand worden gesteld; - behartigt de belangen van de registratiegroep in het
opvangcentrum; - houdt aantekening van al hetgeen hem dienstig voorkomt; - brengt regelmatig of na afloop van de werkzaamheden dan
verslag uit van de werkzaamheden van de registratiegroep aan het hoofd CRIB. |
|
DE REGISTRATIE IN DE
OPVANGCENTRA Toelichting De registratiegroep vormt in
een groter geheel een onderdeel van het apparaat, dat met de opvang,
verzorging, registratie en het transport van evacués is belast. Het hoofd van het
opvangcentrum wijst de plaats aan waar de registratiegroep zijn werkzaamheden
zal hebben te verrichten en stelt het nodige meubilair ter beschikking. Het registratiemateriaal
bestaat uit speciaal ontworpen formulieren. Indien (tijdelijk) onvoldoende
formulieren voorhanden zijn, zal in afwachting van aanvulling hiervan
(voorraad in voorraadkast naast kamer 111 op de 1e etage van
Phoenixstraat 16, sleutel in kastje binnenkomst kamer 112 ) de registratie
moeten geschieden met behulp van de in de uitgereikte koffertjes aanwezige
blocnotes,waarna de aldus verzamelde gegevens nader worden overgebracht op de
(nieuwe)formulieren. De blocnotenotities worden achter het nieuwe formulier
gehecht. Indien kopieerapparatuur voorhanden is kan de voorraad ook eenvoudig
op deze wijze worden aangevuld. In het opvangcentrum zal een
duidelijk aangegeven bureau moeten worden ingericht. Probeer met een bord aan
te geven waar de mensen heen moeten. Door middel van een
geluidsinstallatie worden de evacués opgeroepen zich daar voor registratie te
melden. Het is niet uitgesloten dat
eerder (bij binnenkomst opvangcentrum) al een formulier is uitgereikt waarop
de gang van zaken is uiteengezet. Het is doelmatig dat één of
meerdere leden van de registratiegroep naar de mensen toegaat teneinde in voorkomende
gevallen tot registratie over te gaan. Leden van één gezin, die zich
gezamenlijk melden in het opvangcentrum, worden ieder afzonderlijk op één
formulier beschreven. De registratieformulieren
worden regelmatig gealfabetiseerd. Ook zorgt men ervoor dat de
registratieformulieren ter beschikking worden gesteld van de koeriers
teneinde deze met de meeste spoed aan het CRIB te kunnen doen toekomen. Aan geregistreerden wordt
verzocht zich opnieuw te melden bij definitief vertrek uit het opvangcentrum.
Als men zich bij vertrek niet meldt dan is de informatie van het CRIB als
gevolg daarvan dus onvolledig/aktueel. Op dat moment wordt een nieuw
formulier ingevuld en hierop wordt naast het nieuwe adres ook het tijdstip
van vertrek vermeld en een telefoonnummer opgenomen(indien bekend). De formulieren ter zake van
hen wier identiteit niet vaststaat, worden dienovereenkomstig behandeld en -
omdat alfabetiseren niet mogelijk is - achter de verzameling gevoegd.
|
|
Instructie : Leden
Registratiegroepen. De registratie in
Opvangcentra. De leden van de
registratiegroepen behoeven, zolang nog geen gebruik wordt gemaakt van de
mogelijkheid om op elektronische wijze (fax C. p.c. met modem ) gegevens door
te geven aan het CRIB op Phoenixstraat 16, geen nadere instructie. Voor het invullen van de
registratieformulieren wordt verwezen naar de hieronder gestelde opmerkingen.
De registratieformulieren
worden zoveel mogelijk door Burgerzakenmedewerkers (oftewel specialisten)
ingevuld. Invulling door “leken” geeft een mogelijk risico dat de registratie slecht of
onvolledig wordt uitgevoerd. In een later stadium kan een eerste goede
registratie een hoop werk en misverstanden voorkomen! N.B.Het
kan gebeuren dat CRIB-personeel op pad wordt gestuurd naar ziekenhuizen,
gewondennesten, mortuaria ed. om ter plekke slachtoffers te registreren. Er
wordt echter zoveel mogelijk naar gestreefd om afspraken te maken met
politie, Rampen Identificatie Team, ambulancepersoneel, ziekenhuizen en
mortuaria dat zij zelf de informatie over slachtoffers tijdig melden bij het
CRIB (zie ook telefoonlijst) |
|
Het registratieformulier ALGEMEEN Het formulier is logisch
opgebouwd met de belangrijkste gegevens voor de CRIB-registratie. Zie bijlage 7, waarop het
registratieformulier is afgebeeld. Het bladgedeelte bovenaan moet
altijd volledig worden ingevuld.Het
tijdstip van de registratie moet altijd aangegeven worden. Indien de te registreren
persoon niet in staat is om over zichzelf inlichtingen te verstrekken, vragen
naar iemand anders (bijvoorbeeld een familielid) die hiertoe wel in staat is. Ingeval dat dit niet mogelijk
is alleen de wel bekende gegevens (zoals datum/tijdstip invulling,
man/vrouw e.d.) vermelden en voorts de laatste rubriek
"Indien identiteit niet bekend" van de registratiekaart invullen. De overige rubrieken van de
registratiekaart worden ingevuld in de betreffende aan te kruisen kolom(men). Met de afdeling Treasury &
Riskmanagement is afgesproken dat, zodra zij sets schadeformulieren
aanleveren in het opvangcentrum, het CRIB in het kader van CRAS (de
afhandeling van schade bij calamiteiten) een set formulieren zal uitreiken
aan een evacué nadat deze is geregistreerd voor het CRIB. Als men daarover
meer informatie wil hebben, wordt verwezen naar de informatiefolder die bij
de formulieren zit. Er wordt niet geprobeerd informatie te geven of geholpen
formulieren in te vullen. Daar is geen tijd voor en dit is een taak van
CRAS-medewerkers aanwezig in het opvangcentrum. |
|
DE VERSTREKKING VAN INFORMATIE DOOR HET
CRIB Toelichting Gelet op de desbetreffende
opdracht aan het Hoofd CRIB heeft het vakteam Burgerzaken in beginsel de taak
om in geval rampen c.q.grotere calamiteiten, waarbij al dan niet verplaatsing
van (groepen) personen plaats vindt, gegevens te verschaffen aan informanten
omtrent de verblijfplaats van rampslachtoffers, daaronder te verstaan
omgekomenen, gewonden en verplaatste personen. Evenals de verkrijging
(registratie) geschiedt ook de verstrekking (verschaffing van informatie) van
gegevens onder de verantwoordelijkheid van het Hoofd CRIB. Onderscheid dient te worden
gemaakt tussen: - een ramp zonder
verplaatsing van personen, b.v. een vliegramp, waarbij identificatie van
(eventuele)slachtoffers vrij snel kan plaatsvinden aan de hand van de
passagierslijsten, of b.v.een treinramp, waarbij de identificatie van
(eventuele) slachtoffers minder snel kan plaatsvinden;
- een ramp met
verplaatsing van personen, zoals b.v. ná de alarmfase, waarbij (grote)
groepen zich verplaatsen en er geen overzicht is over mogelijk gewonde c.q.
omgekomen slachtoffers.(Het verkrijgen van duidelijkheid hierover kan wel
enige dagen duren). De geschetste situaties vragen
elk een andere omvang van organisatie, taakuitvoering en personeelsbezetting
van het CRIB. Een en ander geschiedt op
aanwijzing en onder verantwoordelijkheid van het Hoofd CRIB, die daarbij de
aard en omvang van de ramp, de te verwachten aantallen te verstrekken
inlichtingen alsmede de ruimte, waar het CRIB alsdan wordt gevestigd en de
mogelijk vereiste telefoonaansluitingen in aanmerking neemt. Het is zelfs
mogelijk dat bij een omvangrijke calamiteit de hulp moet worden ingeroepen
van een callcentre (Ministerie VWS) voor inlichtingenverstrekking
(verwanteninformatie)(zie bijlage 16 en de telefoonlijst).Het is belangrijk
dat een callcentre direct registratieformulieren en een invulinstructie
krijgt aangereikt om zo goed mogelijk te kunnen registreren. Als gevolg van de vooraf niet
te bepalen aard en omvang van een ramp zijn deze richtlijnen niet uitputtend
doch enkel een richtsnoer voor het handelen tijdens meerbedoelde
situaties. N.B. De Gemeentelijke
Basisadministratie Persoonsgegevens (kortweg GBA) heeft in het bijzonder voor
de Politie alsmede voor het CRIB een ondersteunende functie bij de taak ten
behoeve van de vaststelling van het aantal en de identiteit van potentiële
vermisten, van de identiteit van omgekomen slachtoffers en van het opsporen
van verwanten.
|
|
Instructie Hoofd
CRIB
DE
VERSTREKKING VAN INFORMATIE DOOR HET CRIB Ten aanzien van de
verblijfplaats van personen zijn er de volgende mogelijkheden en gelden er,
voor wat de verstrekking van informatie betreft, de volgende richtlijnen: a. er is een registratieformulier
ontvangen en de persoon naar wie wordt geïnformeerd, verblijft op een bepaald
adres.In deze situatie kan aan informanten mededeling omtrent de
verblijfplaats van de betreffende persoon worden gedaan. Opm. In dergelijke rampsituaties
kan de gevraagde geheimhouding als regel niet geëffectueerd worden, teneinde
een ernstige bemoeilijking van de verstrekking van informatie te
voorkomen. b. er is een registratieformulier
ontvangen en de persoon, naar wie wordt geïnformeerd, is overleden. Er kan worden uitgegaan van
het principe, dat de Politie, mede ter identificatie van omgekomen
slachtoffers, de meest naaste familieleden zal informeren. Indien minder
naaste verwanten en kennissen hetzij telefonisch, hetzij mondeling informatie
bij het CRIB proberen te verkrijgen omtrent omgekomen slachtoffers, zal zeer
omzichtig te werk moeten worden gegaan. De (eventuele)
verwantschapsgraad tussen de informant en het omgekomen slachtoffer, waarnaar
degene die de inlichtingen verstrekt moet vragen, is mede een belangrijke
factor bij de afweging over de wijze van verstrekking van informatie. Geef niet zelf deze moeilijke
inlichting door. Het Hoofd CRIB schakelt professionele
hulpverleners(maatschappelijk werkers, Rode Kruis-mensen) in, die belast
worden met het `tactvol` inlichten en eventueel verwijzen van informanten
naar andere (overheids)instanties. c. er is een registratieformulier
ontvangen en de persoon, naar wie wordt geïnformeerd, verblijft in een ziekenhuis.
Directe verwanten kunnen voor verdere telefonische inlichtingen zo nodig
worden doorverwezen naar het desbetreffende ziekenhuis. Minder naaste
verwanten en kennissen wordt medegedeeld dat betrokkene in een bepaald
ziekenhuis verblijft, doch, ter voorkoming van overlast voor dat ziekenhuis,
moeten zij niet worden geactiveerd hiermee contact op te nemen. Ook deze
informatie dient uiteraard `tactvol` te worden verstrekt. d. omtrent de levende personen,
die niet in staat zijn informatie over hun eigen identiteit te geven, met
name de `shock`-patiënten en kinderen zullen en kan geen
informatie worden verstrekt. e. er is géén registratieformulier
ontvangen ter zake van personen naar wie wordt geïnformeerd.Derhalve is er
wel reden om een registratieformulier aan te leggen. Het Hoofd CRIB bepaalt
hoe in dergelijke gevallen dient te worden gehandeld. |
|
Mede afhankelijk van de
omstandigheden kan hij bepalen dat: - informanten worden
doorverwezen naar het informatiecentrum van de Politie; - informanten op een door hem
te bepalen later tijdstip kunnen terugbellen; - nadat (nagenoeg) alle
formulieren in het bezit zijn van het CRIB, aan informanten kan worden
medegedeeld dat, bij het ontbreken van een registratieformulier cq.gegevens,
de betrokken persoon (naar alle waarschijnlijkheid) niet tot de
rampslachtoffers, daaronder te verstaan, omgekomenen, gewonden en verplaatste
personen, behoort. Van de personen, naar wie
wordt geïnformeerd op een door het Hoofd CRIB nader bepaald tijdstip en die
vermoedelijk in verband met de plaatsgevonden hebbende ramp als vermist
moeten worden beschouwd, dienen zo veel mogelijk gegevens aan en over de
informanten te worden gevraagd en op een vermisten`-registratieformulier te
worden vermeld teneinde in een later stadium zo nauwkeurig mogelijk het aantal
vermiste personen te kunnen bepalen, dit in het bijzonder wanneer er sprake
zal zijn van niet-identificeerde personen. Dit`vermisten`-formulier is
het normaal te gebruiken registratieformulier waarop door de ambtenaar die
deze kaart invult tevens wordt vermeld "VERMIST". Uiteraard moet eerst worden
bezien of deze persoon al niet opgenomen is en zal voorts de verzameling
formulieren van niet geïdentificeerde personen moeten worden
geraadpleegd. Gegevens worden door het CRIB
kosteloos verstrekt. Inlichtingen zullen slechts worden geweigerd, indien het
algemeen belang dan wel het belang van de evacué zelf zich tegen het
verstrekken daarvan verzet. Overeenkomstig de voor de GBA
geldende bepalingen zal informatie, gevraagd ten behoeve van een ambtelijk
doel dan wel door een kerkgenootschap of een rechtspersoon, welke geacht kan
worden daarmee gelijk te staan, strekkende ten dienste van de onmiddellijke
ziels- of sociale zorg, als regel worden verstrekt. Kamer 114 telefoon:
015-2.602.478 Op kamer 114 bevindt zich
het Informatiecentrum. Het algemene Informatienummer van de gemeente bij
rampen zal kort na een ramp bekend worden gemaakt. De telefooncentrale van
Communicatie bepaalt of een vraag algemeen is of persoonsgericht. Is het dit
laatste dan komt deze door bij kamer 114. In 1e instantie
zoekt men gegevens over de gevraagde op in het systeem. Als dit door
omstandigheden niet te raadplegen valt wijkt men uit naar kamer 113 en zoekt
men in de bewaarbak. Wordt informatie gevraagd over iemand die nog niet bekend
is in het CRIB-register dan zou het om een vermiste kunnen gaan. Vul een
informatieformulier (zie bijlage 8)in en neem deze informatie daarna over op
een standaard registratieformulier. Ook hier geldt dat dit formulier wordt
ingevuld door BZ-medewerkers. De formulieren gaan dus direct naar kamer 112
alwaar ze in het systeem verwerkt worden. Na verwerking worden deze vermisten
apart bewaard in kamer 113. Het vraaginformatieformulier wordt in kamer 114
bewaard en regelmatig gecheckt of er inmiddels informatie bekend is. Is dit
het geval dan kan men de vrager terugbellen. In alle gevallen geldt dat als
er echt slecht nieuws moet worden gegeven men een professionele hulpverlener
inschakelt om dit nieuws te brengen. Deze personen zijn aanwezig. |
|
|
|
Bijlage 4 |
|
INHOUDSOPGAVE Koffertje
Rampenbestrijdingsorganisatie Inhoud koffertje 100 registratieformulieren 4 schrijfblokken 1 puntenslijper 2 doosjes clipsen 2 gewone potloden 1 set nietjes plus
nietapparaatje 10 ballpoints met 10
reservestiften 20 geadresseerde enveloppen 1 kartonnen naambordje (
C.R.I.B.) Instructiemappen Er zijn instructiemappen voor: Nr. 1 : Ontvanger/berichtgever Nr. 2 : Berichtgever Nr. 3 : Registratiegroepen Nr. 4 : Bezetting CRIB
(personeel) Nr.1 t/m 3 zijn uitgereikt aan
de betreffende personen Nr.4 : Deze mappen zijn aanwezig in de materiaalkast CRIB gesitueerd
op de 1e verdieping van Phoenixstraat 16 op de gang bij kamer 111 (
sleutel in kastje binnenkomst kamer 112) |
ijlage 5
GEMEENTE
DELFT
Het Hoofd van het vakteam
Burgerzaken,
Gelezen het gestelde in proces 15 van
het door de Raad der
Gemeente Delft op 29 april 1999
vastgestelde rampenplan
voor de gemeente Delft,
Gehoord de Ambtenaar Rampenbestrijding
van de Brandweer,
BESLUIT:
De door hem aangewezen
functionarissen van Burgerzaken te belasten met de uitvoering van de
werkzaamheden welke uit het in de aanhef vermelde rampenplan voortvloeien met
betrekking tot de vorming van registratiegroepen en het
Centraal Registratie- en
Informatiebureau (CRIB.
Delft,
Het hoofd van het vakteam
Burgerzaken,
Bijlage 6
|
UITWERKINGSREGELING RECHTSPOSITIE Artikel 15:1:11 1. De ambtenaar is verplicht,
indien hij daartoe door of namens burgemeester en wethouders wordt
aangewezen, in tijden van oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone
omstandigheden andere
werkzaamheden te verrichten dan die hij gewoonlijk verricht, mits die
werkzaamheden strekken ter uitvoering van de taak die de gemeente in die
tijden heeft of zal krijgen, dan wel ertoe strekken een zo goed en ongestoord
mogelijke uitvoering van die taak te verzekeren. 2. De ambtenaar is verplicht,
indien hij daartoe door burgemeester en wethouders wordt aangewezen, taken
te verrichten in het kader van de Wet
Rampen en Zware Ongevallen (WRZO. 3. De ambtenaar die op grond
van het eerste lid of tweede lid is aangewezen, is te allen tijde verplicht
lessen te volgen en deel te nemen aan oefeningen welke verband houden met
zijn in dat lid aangeduide taak. 4. De aanwijzing als bedoeld
in het eerste of tweede lid geschiedt slechts, indien de persoonlijke
omstandigheden van de ambtenaar dit toelaten. Opmerking Voor de hierbij aangewezen
ambtenaren kan - zo nodig - een doorlaatbewijs worden aangevraagd via
Burgerzaken. |
Registratieformulier t.b.v. het CRIB
_bestanden/image002.jpg){kind=small}
__________________________________________________________________________________
DTG (datum/tijd) :
- - - - - - / - - - -
( ddmmjj/ uumm)
__________________________________________________________________________________
NAAM : MAN/VROUW :
VOORLETTERS : GEB.DATUM :
ADRES : GEB.PLAATS :
POSTCODE : GEMEENTE VAN HERKOMST :
__________________________________________________________________________________
O EVACUEE
tijdelijk adres/woonplaats :
telefonisch
bereikbaar :
O VERMIST
__________________________________________________________________________________
O GEWONDE/ZIEKE
opgenomen in
ziekenhuis/inrichting (naam) :
te :
datum van opname :
adm./opname nummer :
__________________________________________________________________________________
O OVERLEDEN
stoffelijk overschot bevindt
zich in
morgue/ziekenhuis (naam) :
overleden (bevonden),
wanneer/waar :
uitvaart reeds verzorgd,
wanneer /waar :
__________________________________________________________________________________
O INDIEN IDENTITEIT NIET BEKEND
vindplaats ( waar
aangetroffen ) :
nr. Identificatierapport (RIT) :
procesverbaal (politie) :
roepnaam ( indien bekend) :
geschatte leeftijd :
lengte :
huidskleur :
kleur ogen :
kleur haar :
opvallende lichaamskenmerken :
sieraden/kleding/schoeisel
etc. :
bijzonderheden :
__________________________________________________________________________________
VERDERE OPMERKINGEN :
O Formulier CRAS uitgereikt
Bijlage 7
Informatieformulier t.b.v. het CRIB
_bestanden/image003.jpg)
DTG ( datum/tijd ) : - - - - - - / - -
- - Informatie gevraagd door:
( ddmmjj/ uumm )
__________________________________________________________________________________
Naam :
Voorletters :
Adres :
Woonplaats :
Telefonisch bereikbaar :
Relatie :
Contactadressen :
1) :
2) :
Zelf rampslachtoffer :
ja/nee
Bijzonderheden :
__________________________________________________________________________________
informatie gevraagd omtrent:
__________________________________________________________________________________
Naam :
Voorletters :
Geslacht : man/vrouw
Geboortedatum :
Geboorteplaats :
Adres :
Woonplaats :
Burg.staat/relatie :
Bijzonderheden :
__________________________________________________________________________________
algemene bijzonderheden /opmerkingen:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
aantekeningen crib:
__________________________________________________________________________________
Nadere gegevens bekend :
ja/neen DTG:
Verblijfplaats :
Toestand betrokkene :
evacué(e)/vermist/gewonde/overleden/ identiteit onbekend
Overige bijzonderheden :
Informatie verstrekt : ja/nee DTG:
Wijze van info-verstrekking
( ev bijzonder karakter ) :
Afgehandeld (paraaf) DTG:
Bijlage 8
Bijlage 9
Functies en
verantwoordelijkheden van het Centraal Registratie‑ en Informatiebureau
(CRIB)
Hoofd CRIB
|
Taak |
Activiteit |
1
Heeft de algehele
leiding over de personenregistratie verificatie en informatie.
2
Stelt een registratie‑
en informatieplan op.
3
Probeert, aan de hand
van het schade‑ en evacuatiegebied, een indicatie te geven van het te
verwachten aantal te registreren personen.
4
Wijst, in overleg met
het gemeentelijk actiecentrum, locaties aan waar personenregistratie en
informatie zal worden verricht.
5
Bepaalt de behoefte aan
personeel en voorziet tevens in deze behoefte. Een en ander door tussenkomst
van het gemeentelijk actiecentrum.
6
Alarmeert het benodigde
personeel en verdeelt het over de Verificatie-, Registratie en
Inlichtingengroepen van het Actiecentrum CRIB bij de afdeling Burgerzaken en de
registratiegroepen ten behoeve van de registratieplaatsen(zie
alarmeringsschema).
7 Vraagt eventueel bijstand aan van registratie‑ en
informatiepersoneel.
Ziet
er op toe, dat in het informatiecentrum voldoende professionele Hulpverleners
(psychologen, geestelijken, medewerkers van het Rode Kruis, tolken,
maatschappelijk werkers, ed.) aanwezig zijn.
8.
Maakt de nodige afspraken met de functionarissen van de
Facilitaire dienst voor wat
betreft de inrichting en personele
voorziening.
9. Zorgt voor legitimatiekaarten ten
behoeve van buitendienstpersoneel (medewerkers van
registratiegroepen en ordonnansen).
10. Regelt de beveiliging bij de registratieplaatsen.
11. Coördineert de verschillende werkzaamheden binnen het CRIB.
12. Onderhoudt de contacten met het gemeentelijk actiecentrum en
het Rampen Identificatieteam
(RIT).
13. Pleegt overleg met andere bij de hulpverlening betrokken afdelingen.
14. Laat via
Communicatie of de ARB bekend maken waar het CRIB is gevestigd alsmede
waar
Registratieformulieren CRIB
verkrijgbaar zijn.
15. Bepaalt
de verbindingen en verbindingsmiddelen en de coördinatie daarvan (aanvragen
voor
uitbreiding aan het gemeentelijk
actiecentrum.) Eventueel uitbreiding met callcentre VWS.
16. Stuurt het gemeentelijk actiecentrum op afgesproken tijdstippen
een situatierapport.
17. Houdt een logboek bij.
Plaatsvervangend hoofd CRIB
|
Taak |
Activiteit |
1
Ondersteunt en vervangt
desgewenst het hoofd CRIB.
2
Deelt het personeel in
bij de Verificatiegroepen CRIB die zijn belast niet het verifiëren van
persoonsgegevens.
3
Maakt een schema van
aflossing,
4
Verifieert met
zijn/haar Verificatiegroep de bij het Verificatiebureau CRIB per fax of
ordonnans binnengekomen originelen van Registratieformulieren CRIB en laat
formulieren bezorgen bij het Registratiecentrum.
5
Draagt zorg voor een
goede archivering van de geverifieerde Registratieformulieren CRIB. Dit
geschiedt op alfabetisch‑lexicografische volgorde van persoonsgegevens:
evacuees-levenden ‑ gewonden in ziekenhuizen ‑ doden ‑vermisten.
6
Verleent, indien nodig,
medewerking aan de informatiemedewerkers van het Informatiecentrum.
Leider Registratiegroep CRIB bij registratieplaats
|
Taak |
Activiteit |
1 Heeft de leiding over de Registratiegroep CRIB.
2 Kijkt in alarmeringsschema voor hem door het Hoofd CRIB
toegewezen personeel.
3 Maakt, in overleg met Hoofd CRIB, een schema van aflossing.
4 Instrueert het personeel.
5 Spreekt met de leiding van de registratieplaats af waar de
registratiegroep zitting zal nemen.
6 Voorziet in de materiële behoeften van de registratiegroep
bij de registratieplaats.
7 Controleert de verbindingen.
8
Regelt na overleg met het hoofd CRIB,
het vervoer van de registratiegroep naar de
registratieplaats.
9
Stelt een regeling op voor de verzending van
Registratieformulieren CRIB naar het
Verificatiebureau CRIB bij de
afdeling Burgerzaken (per fax of ordonnans).
10 Informeert het actiecentrum CRIB regelmatig omtrent de
stand van zaken bij de registratieplaats.
11 Draagt zorg voor een goede archivering van de geregistreerde
persoonsgegevens. Dit geschiedt op
alfalbetisch‑lexicografische
volgorde.
Plaatsvervangend leider Registratiegroep
CRIB/registrator
|
Taak |
Activiteit |
1
Ondersteunt en vervangt
desgewenst de Leider Registratiegroep.
2
Registreert
slachtoffers/evacués/daklozen.
3
Verzendt de
geregistreerde gegevens, ter verificatie, evt. met gebruikmaking van fax
apparatuur naar het Verificatiebureau CRIB bij de afdeling Burgerzaken. Bij
ontbreken van faxapparatuur of bij stroomuitval wordt gebruik gemaakt van een
ordonnans.
Leider Informatiecentrum
|
Taak |
Activiteit |
1
Heeft de leiding over
het informatiecentrum.
2
Maakt een schema van
aflossing.
3
Instrueert het
personeel.
4
Richt het
Informatiecentrum in.
5
Voorziet in de
materiële behoefte van het informatiecentrum.
6
Controleert de
verbindingen.
7
Pleegt overleg en maakt
afspraken met professionele hulpverleners met betrekking tot het verstrekken
van informatie.
8
Zorgt voor
informatie-uitwisseling met het Rampen Identificatieteam (RIT) met betrekking
tot de identificatie van doden en de opsporing van vermisten.
9
Stelt een regeling op
voor de verzending van geverifieerde gegevens per fax of ordonnans naar het
Zoekersinformatiecentrum binnen het Sociaal Opvangcentrum.
10
Informeert regelmatig
het Actiecentrum CRIB bij de afdeling Burgerzaken omtrent de stand van zaken.
11
Informeert zoekers
omtrent familieleden/relaties die mogelijk door het incident zijn getroffen.
Indien nodig wordt daarbij assistentie gevraagd van professionele
hulpverleners.
12
Draagt zorg voor een
goede archivering van de Informatieformulieren CRIB. Dit gebeurt op
alfabetisch-lexicografische volgorde van persoonsgegevens en gesplitst in
lopende en afgehandelde gevallen.
Medewerker Informatiecentrum
|
Taak |
Activiteit |
1 Ondersteunt en vervangt desgewenst de leider van het
Informatiecentrum
2 Noteert de gegevens van de gezochte op het
Informatieformulier CRIB.
3 Onderhoudt, in het belang van de informatie, nauw contact
met de medewerkers van het
verificatiebureau
CRIB bij de afdeling Burgerzaken.
4 Informeert zoekers omtrent
familieledenrelaties die mogelijk bij het incident zijn betrokken.
5 Roept de hulp in van professionele
hulpverleners bij het overbrengen van slechtnieuwsberichten.
Ordonnans/bode
(bij afwezigheid van faxapparatuur en ingeval van stroomuitval)
|
Taak |
Activiteit |
1 Zorgt,
bij afwezigheid van faxapparatuur en ingeval van stroomuitval, voor het vervoer
van registratieformulieren CRIB
naar het Verificatiecentrum CRIB bij de afdeling Burgerzaken.
2 Zorgt,
dat de geverifieerde persoonsgegevens van slachtoffers met gebruikmaking van
Inlichtingenformulieren CRIB terechtkomen.
Bijlage 13
|
In registratiegroepen (invulschema) Groep nummer : Aantal personen: Opvangcentrum : |
ingedeelde ambtenaren |
|
(leider)
1: (plv.leider)
2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9: 10: |
|
|
Uitgezonden
om: per (vervoermiddel) Afgelost
om: door groep nr: Aangezegd om volgende dienst aan te vangen
om: Einde dienst
om: |
uur .............. uur uur uur |
Bijlage 15
Afkortingenlijst
ARB : Ambtenaar
Rampenbestrijding
BGM : Burgemeester
BHV : Bedrijfshulpverlening
BRW : Brandweer
BZ : (Vakteam)
Burgerzaken
CPA : Centrale Post
Ambulancevervoer
CRAS : Centrale
Registratiebureau Afhandeling Schades
CRIB : Centrale
Registratie- en Informatiebureau
CS : (Dienst)
Centrale Staf
FAC : (Dienst)
Facilitaire Zaken
GBA : Gemeentelijke
Basisadministratie Persoonsgegevens
GCS : Gemeentelijke
Crisisstaf
GGD : Gemeenschappelijke
Geneeskundige Dienst
GHOR : Geneeskundige
Hulp bij Ongevallen Rampen
ICT : (Vakteam) Informatie
Communicatie Technologie
LRT : Landelijk
Recherche Team
NRK : Nederlandse
Rode Kruis
PUZA : (Dienst) Publiekszaken
RIT : Rampen
Identificatie Team
TRM : (Vakteam) Treasury &
Riskmanagement
VWS : (Ministerie)
Volksgezondheid Werkgelegenheid en
Sport
WIZ : (Dienst)
Werk, Inkomen en Zorg
WRZO : Wet
Rampen en Zware Ongevallen
WS : (Dienst)
Wijk- en Stadszaken
Bijlage 16
Verwanteninformatiesysteem (VIS)
Taak CRIB
Volgens het gemeentelijke
rampenplan moet het vakteam Burgerzaken in staat zijn op een door de GRS aan te
geven moment een CRIB in te stellen.
CRIB wil zeggen: Centraal
Registratie- en Informatiebureau.
Registratie van slachtoffers, gewonden, evacués en vermisten; informatie aan 1) de gemeentelijke Rampenstaf en 2) “bezorgde
familieleden”
Landelijk is er een ontwikkeling
in het denken over het CRIB. De “R” staat niet er discussie. Bij de “I” is de
vraag is opgeworpen of de “I”-poot wel bij CRIB (lees: vakteam Burgerzaken)
thuishoort. De vraag is of het geven van informatie niet “uit handen “ kan
worden gegeven. De verantwoordelijkheid blijft natuurlijk altijd bij de
gemeente.
Historie
Het (internationale) Rode Kruis
(RK) heeft sinds haar stichting als een van haar doelstellingen het zgn.
contactherstel. In, bij of na grote conflicten bemiddelt het RK om familieleden
(weer) met elkaar in contact te brengen, c.q. informatie te verschaffen over
verblijfplaats c.q. vermissing of overlijden. Dit geschiedt zonder aanziens des
persoons, religie, of godsdienst.
In de Nederlandse situatie heeft bijv. het RK een grote rol gespeeld vlak na
de WO II om vermisten weer in contact te brengen met Nederlandse familieleden
c.q. nadere informatie te geven over het feit dat sommigen blijvend vermist
waren c.q. overleden waren.
Ontwikkeling.
Het Canadese RK heeft deze taak
een aantal jaren geleden “op het internet” gebracht. Zonder op allerlei
technische details in te gaan, zijn de diverse “zoekfaciliteiten” en alles wat
daarbij hoort, destijds in Canada geautomatiseerd. Via een server worden zowel
“zoeker” als “gezochte” geregistreerd. Kloppen gegevens over en weer dan kunnen
betrokkenen dus met elkaar in contact gebracht worden.
Verwanteninformatiesysteem (VIS)
Het Ministerie van VWS beschikt
over een Verwanteninformatiesysteem (VIS).
Gemeenten kunnen een convenant sluiten om in voorkomende gevallen
gebruik te maken van de diensten van het VIS. Vraag is natuurlijk of dit
bestuurlijk afgedekt wordt. Immers; elk gemeentebestuur is en blijft
verantwoordelijk voor de “eigen” rampenbestrijding, dus ook het CRIB.
Het VIS van het Ministerie van
VWS is geen “systeem” in de letterlijke zijn van het woord; zij financiert
echter het gehele gebeuren.
Het Ministerie heeft daarom het
Nederlandse Rode Kruis (NRK) in de arm genomen als uitvoeringspartner (en dus
onder verantwoordelijkheid van de Minister van VWS) om “de mensen” te leveren.
Het NRK formeert daartoe zgn. telefoonteams.
Niveau van dienstverlening
NRK garandeert het Ministerie
van VWS - en indirect dus de gemeenten waarmee een convenant gesloten is - dat
zij:
· binnen 1 uur naar de ramp
volledige operationeel zijn
· met maximaal 50 telefoonlijnen
· indirect na de ramp 3 x 24 uur
telefoonteam beschikbaar heeft; daarna wordt afgebouwd.
Wanneer gebruik gemaakt gaat
worden van het VIS, dan komt er een liaison van het ministerie naar de
gemeente; vanuit het NRK gaat er een coördinator naar de plek waar het
telefoonteam wordt opgetuigd. Overigens, in principe vindt het telefoonteam
“ergens” op locatie (voor Delft zou dat óf Zoetermeer óf Capelle aan den IJssel
zijn); gegevens uitwisseling voor hun systeem [zie plaats hieronder] vindt via
het internet plaats.
Er is ook sprake van een
“gegarandeerde” levering, in die zin dat wanneer een ramp bijv.
grensoverschrijdend is, beide gemeenten (mits zij uiteraard een convenant
gesloten hebben) ook gelijktijdige bediend worden. Het principe “wie het eerst
komt, ook het eerst maalt” geldt hier dus niet!
Getraind personeel is
noodzakelijk. Enerzijds om uit de vraag de essentiële informatie te destilleren
over een gezochte persoon; anderzijds om - al dan niet telefonisch - de
“slechtnieuws” berichten te geven. Dan maakt het voorts mogelijk het
burgerzaken-personeel daar in te zetten waar men goed in is, nl. het
registreren van personen.
Het VIS beoogt dus de
“gereedschappen” te geven om bij een ramp of een grootschalige calamiteit
gemeenten - en dan in het bijzonder het CRIB - letterlijk bij te staan bij het
geven van grote hoeveelheden informatie of het beantwoorden van veel
telefoontjes met vragen van bezorgde familieleden.
Het VIS beschikt over:
· (letterlijk) een batterij
telefoons
· een groot aantal extra
telefoonlijnen “in ruste”
· contacten met PTT Telecom om
deze telefoonlijnen “op te schakelen” richting een bepaalde gemeente, als dat
nodig mocht zijn.
· getrainde (Rode Kruis)
vrijwilligers om de telefoons te bemensen (deze komen overigens uit de regio en
nooit uit de “rampgemeente” zelf)
· dat kan intussen 24 uur per dag
· een “systeem” (gebaseerd op
bovenstaande) waarin de input (registratie slachtoffers, gewonden, evacués) en
de vraag (vragen van bezorgde familieleden) aan elkaar gekoppeld kunnen worden.
Werkwijze
De diverse “zoekfaciliteiten” en
alles wat daarbij hoort zijn geautomatiseerd en via een server worden zowel
“zoeker” als “gezochte” geregistreerd.
Centraal staat de server. Aan
deze server hangen decentrale PC’s, enerzijds van de telefoonteams, anderzijds
van de slachtofferregistratie.
Periodiek (per af te spreken
tijdsinterval) worden de gegevens van alle gegevens over en weer via de server
met elkaar gematched en teruggemeld naar alle PC’s.
In het kader van ondersteuning
van het VIS draait dit systeem thans ook in Nederland. Dit systeem kan in het
kader van de CRIB-taak zelfstandig functioneren.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
Telefoonteam “vragen” |
ßà |
|
ßà |
decentrale PC “slachtofferregis-tratie” |
ßà |
GBA |
||||
|
|
|
Server Registratie & Zoek systeem invoer - ontdubbelen - matchen |
uiteindelijk geïntegreerde gegevensuitwisseling |
|
||||||
Voorbeeld: Tante Annie uit
Appelscha belt om 11.00 uur met een bezorgde vraag over haar neef Jan die in
het rampgebied woont. Het Telefoonteam kijkt in de PC of neef Jan al reeds
(bijv. als slachtoffer) geregistreerd is. Zo ja, dan wordt informatie
verstrekt, zo neen, dan wordt een registratie betreffende een gezocht persoon
ingevoerd.
Om 11.15 uur wordt bij
slachtofferregistratie de gegevens van neef Jan als slachtoffer ingevoerd. (Men
weet dan niet dat er al eerder een vraag naar neef Jan is geweest).
Om 12.00 uur worden de gegevens
over en weer gemachted en kan het telefoonteam naar een bezorgde Tante Annie in
Appelscha terugbellen en de gevraagde informatie verstrekken.
Uitgave :
Vakteam Burgerzaken Publieksdienst
Samenstelling :
juli 2001
Plaats : Delft