Volgens afspraak, gemaakt in de
Gemeenteraadsvergadering van
19 december 2002, vindt er maandelijks ambtelijk
overleg plaats met Octopus. Per kwartaal vindt hierover een rapportage aan het
college van burgemeester en wethouders plaats. Bijgaand de eerste
kwartaalrapportage 2003 (januari t/m maart).
Volgens afspraak vindt er maandelijks overleg
plaats. Van de verslagen van de besprekingen wordt een kwartaalrapportage
gemaakt voor het college van burgemeester en wethouders. De locatie van de
vergaderingen is wisselend bij het vakteam Welzijn en bij Octopus.
Verslaglegging vindt plaats door het vakteam Welzijn. De agenda wordt in
overleg opgesteld. De agenda en de bijbehorende stukken worden één week
voorafgaand aan de bijeenkomst verstuurd. De samenstelling heeft een vaste
kern: namens Octopus – de heer W. Bering (directeur), mevrouw B. Hake
(regiomanager); namens de Gemeente – de heer R. van den Berg (hoofd vakteam
Welzijn), mevrouw
M. van der Stoel (financieel beleidsmedewerker),
mevrouw Th. Kanij (beleidsmedewerker kinderopvang). Voor specifieke
agendapunten worden deskundigen van beide organisaties uitgenodigd.
Op de agenda staan onderwerpen die maandelijks
terugkomen: stand van zaken ten aanzien van de aanbevelingen accountant,
overzicht bezetting, overzicht inkomsten ouderbijdragen, overzicht financiën
peuterwerk. Verder wordt de agenda opgesteld naar actualiteiten.
De overleggen hebben in het eerste kwartaal
plaatsgevonden op 23 januari,
3 februari en 12 maart 2003.
Over de aanbevelingen van de accountant is het
volgende door Octopus gerapporteerd.
Er hebben personeelswisselingen op managementniveau
plaatsgevonden bij Financiën en Planning & Plaatsing om een efficiëntere
bedrijfsvoering te kunnen aansturen.
De verhouding baten/lasten is in 2002 verbeterd en
heeft geresulteerd in een positief resultaat.
Ook de vooruitzichten over 2003 zijn redelijk tot
goed, al blijft het sturen op de bezettingsgraden een essentieel onderdeel.
Door een goede financieringsafspraak met de
Rabobank is het ook mogelijk eventuele tijdelijke krapte in liquiditeit op te
vangen.
Ook is de Rabobank bereid, indien Octopus daartoe
verzoekt, mee te werken aan financiering van eigen huisvesting.
Op grond van de huidige liquiditeitsprognoses is er
geen reden tot zorg bij Octopus.
Door een efficiënter inkoopbeheer en betere inzet
van oproepkrachten zijn de kosten ook beter beheersbaar.
Er zijn inmiddels diverse meerjarenprognoses
doorgerekend, waarbij diverse variabelen gehanteerd worden.
Afhankelijk van ontwikkelingen, zoals neergaande
bezetting (sluiting verliesgevende groepen en/of locaties), nieuwbouw en
invoering WBK, kunnen dan acties ondernomen worden.
Inmiddels wordt een kostprijsanalyse doorgevoerd en
wordt bekeken in hoeverre differentiatie van tarieven voor slecht bezette
tijden of locaties haalbaar is.
De aangevoerde vergoedingssystematiek is inmiddels
doorgevoerd voor de kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang. Voor de
peuterspeelzalen is gekozen om te komen tot een aparte juridische entiteit.
Overzicht bezetting, overzicht inkomsten ouderbijdragen,
overzicht financiën peuterwerk
Er zijn afspraken gemaakt over een format. Octopus
levert elke maand een overzicht van de afgelopen periode.
Begin 2003 worden er meer kindplaatsen geleverd dan
ingekocht. Er is door de Gemeente
rekening gehouden met natuurlijk verloop en strenge plaatsingscriteria.
Over 2002 zijn er minder kindplaatsen ingekocht dan
gepland. Aan de hand van een overzicht dat Octopus levert, waarin rekening
wordt gehouden met uitstroom, wordt bekeken in hoeverre het mogelijk is 2002 te
verrekenen met 2003. Eventueel moeten er kindplaatsen worden bijgekocht. Als
dat niet gebeurt zou er een wachtlijst voor subsidieplaatsen kunnen ontstaan.
De inkomsten ouderbijdragen over 2003 wijken in het
eerste kwartaal nog positief af van de begrootte.
Het overzicht financiën peuterwerk vertoont in de
eerste maanden een kleine afwijking van de begrootte. Volgens Octopus zijn er
in het begin van het jaar evenredig meer kosten gemaakt voor onderhoud en trekt
het lichte verlies daarna bij tot neutraal.
De voorlopige jaarrekening 2002 is op tijd
ontvangen in het kader van de Subsidieverordening. Op basis van deskundigheid
en continuïteit is ambtelijk advies gevraagd aan accountantsbureau Ernst &
Young. De accountant levert een korte analyse van de gegevens in relatie tot
voorgaande jaren.
Octopus zal onder voorbehoud van alle rechten
alsnog toestemming vragen voor de omvorming van Stichting naar BV ondanks het
feit dat beide partijen zich over en weer gedragen hebben als ware die
toestemming wel gevraagd en verleend. Octopus gaat er dan ook vanuit dat de
toestemming wordt verkregen.
De gemeente heeft Octopus gevraagd om het
peuterwerk te ontvlechten. Met ingang van januari 2003 voert Octopus een aparte
boekhouding. Octopus heeft schriftelijk laten weten dat de stichting peuterwerk
met ingang van 1 september 2003 operationeel zal zijn. Aanvullend is ambtelijk
nader informatie gevraagd over de formele en juridische status van de stichting
binnen of buiten de holding/BV.
Octopus heeft onderzoek gedaan naar de blijvende
behoefte aan halve dagopvang voor peuters. Dit was volgens afspraak in het
vierpartijenoverleg in het kader van de omvorming 5-urige zalen. Er blijkt
onvoldoende vraag te zijn; derhalve stopt deze voorziening per 1 januari 2004
en worden de 3 halve dagopvangvoorzieningen voor peuters weer peuterspeelzaal.
Octopus draagt zorg voor een zorgvuldige
communicatie hierover naar ouders en leidsters.
Octopus had het voornemen om Octopus en Alpha Kids
uit efficiency-overwegingen samen te voegen. Door de eisen
(subsidievoorwaarden) die de gemeente Delft stelt aan goedkeuring hieraan,
heeft Octopus besloten een en ander tot 2004 uit te stellen.
De huurovereenkomsten zijn besproken en worden
ingevoerd.
De vertegenwoordiging van Octopus ten aanzien van
het traject herziening peuterspeelzaalwerk is aan de orde geweest. Ambtelijk is
toegelicht welke richting het uit zal gaan.
Met ingang van de tweede helft van 2003 wordt een
nieuwe ouderbijdragentabel ingevoerd. Ambtelijk is een brief opgesteld voor
alle betrokken ouders; Octopus heeft deze verstuurd.
Octopus heeft een concreet verzoek gedaan voor
uitbetaling gerealiseerde kindplaatsen buitenschoolse opvang in het kader van
de stimuleringsregeling. Ambtelijk wordt dit geregeld zodra de vergunningen
zijn aangevraagd en verkregen.
Theresia
Kanij
Beleidsmedewerker
Kinderopvang