Deze notitie heeft tot doel de ingezette koers te markeren, de gemaakte afspraken vast te leggen en een procedurevoorstel te schetsen voor het verdere traject.

Inleiding

Er waren verschillende aanleidingen voor een discussie over de taken begraven en cremeren:

q De hoognodige renovatie van de gebouwen op begraafplaats Iepenhof

q De voorgenomen bouw van een crematorium

q De bestuurlijke takendiscussie in de Algemene Commissie van 23 februari 2005.

Intern onderzoek en externe oriëntatie hebben geleid tot de volgende inzichten:

- de afweging van de voor- en nadelen van de opties zelf doen of uitbesteden heeft geleid tot de conclusie dat de nieuwbouw en exploitatie van het crematorium niet door de gemeente zelf moet worden gedaan[1]

- het product begraven is in een op zich zelf staande situatie kostendekkend te krijgen; nieuwbouw van een crematorium hoeft in principe geen positieve bijdrage te leveren aan dit product (geen opbrengstendriver); hiermee wordt de koppeling van het product begraven aan het dossier crematorium losgelaten.

- de ondergrens voor een succesvol product cremeren: hiervoor zijn minimaal 700 tot 800 crematies per jaar nodig.

Bovenstaande inzichten leiden tot de voorlopige bestuurlijke conclusie dat het totaalproduct aula + nieuwbouw crematorium + exploitatie crematorium overgelaten moet worden aan een externe partij waarbij de gemeente “strikte voorwaarden” oplegt. Te denken valt voorwaarden betreffende aan locatie, aantal m2, eisen gebouw, inpassing omgeving, eisen aan externe partij, invloed prijsvorming en eisen kwaliteit dienstverlening etc..

Overlaten aan een externe partij zal niet mogen leiden tot een financieel risico of concreet financieel nadeel voor de gemeente. Opgemerkt dient te worden dat hergebruik van de bestaande gebouwen niet uitgesloten moet worden geacht en in het onderzoek moet worden betrokken.

Voorstel

De locale aanbieder in het uitvaartwezen is coöperatieve uitvaartvereniging u.a. ‘De Laatste Eer’. Dit is een uitvaartverzorger zonder winstoogmerk voor zowel leden als niet leden van alle gezindten. Deze vereniging is stevig geworteld in de Delftse samenleving. De verwachting bestaat dat een significant deel van de Delftse bevolking bij voorkeur de diensten van deze coöperatieve vereniging afneemt boven een willekeurig (ander) commercieel bedrijf. Vanwege deze stevige lokale maatschappelijke worteling is er grond om als gemeente deze lokale uitvaartverzorger actief te benaderen in het realisatieproces. Om deze reden is gekozen voor een aanpak in twee stappen, waarbij de eerste stap het benaderen van De Laatste Eer behelst en de (eventuele) volgende stap een open selectieproces.

Eerste stap: het benaderen van De Laatste Eer

De eerste stap bestaat daar uit dat met “De Laatste Eer” één op één onderhandeling wordt geopend over een uitgifte in erfpacht van de betreffende grond ten behoeve van realisatie van het crematorium door DLE. Deze grond zal tegen marktconforme grondwaarde (volgens residuele grondwaardemethode) worden aangeboden, doch tenminste tegen de grondwaarde voor “maatschappelijke doeleinden” volgens het vigerend grondprijzenbeleid van de gemeente Delft. Daarbij zal een set van nader uit te werken voorwaarden op aspecten als exploitatie, tarieven, samenwerking met gemeente en derden etc worden vastgelegd. Mocht met De Laatste Eer geen overeenstemming worden bereikt, dan treedt de volgende stap in het proces in werking. Deze stap is het selectieproces.

Tweede stap: het selectieproces

Bij deze stap in het proces beperkt de gemeentelijke rol zich tot het, onder een aantal strikte randvoorwaarden, uitgeven van een stuk grond aan de daarvoor meest geschikte marktpartij. Voor een zorgvuldige procedure stellen we voor de systematiek te volgen van de openbare aanbesteding met selectie van bouwer/exploitant via longlist en shortlist.

Het selectieproces nader toegelicht

Door middel van verkoop of uitgifte in erfpacht van de grond op Iepenhof wordt in de tweede procestrap een bouwer/exploitant geselecteerd, vergelijkbaar aan de systematiek van de openbare aanbesteding. Dit is een volledig transparant proces waarbij zelfs gedacht kan worden aan een prijsvraagsystematiek (naar analogie van het in aanbouw zijnde crematorium in Zoetermeer)

Het selectieproces kan dan plaatsvinden in twee fasen. De 1^e fase is dat aan de hand van een op te stellen Informatiememorandum (met daarin uitgewerkt een globaal Pakket van Eisen) potentieel geïnteresseerde marktpartijen worden uitgenodigd (bv. door advertenties in uitvaartbladen) te offreren op bovengenoemd totaalproduct. Zo kan de gemeente inzage krijgen in het marktaanbod wat leidt tot een longlist van potentiële partijen.

Door zo te handelen wordt algemene branche-bedrijfsinformatie verzameld die nodig is voor de 2^e fase van de selectie. Door gemeente geselecteerde bedrijven worden dan gericht aangezocht om hun plannen op meer detailniveau te presenteren (onder andere een uitgewerkt bouwontwerp) wat na die fase moet leiden tot selectie van een marktpartij die het crematorium zal gaan bouwen en exploiteren.

De beoordeling van de ingediende voorstellen en plannen zal door een selectiecommissie gedaan worden die hierbij ondersteund wordt door een gespecialiseerd extern bureau. Dit bureau zal ook de “gunningsprocedure” moeten uitwerken. Als met een marktpartij daadwerkelijk tot overeenstemming wordt gekomen zullen de plannen verder uitgewerkt en vastgelegd worden in diverse overeenkomsten.

Inmiddels is er (multidisciplinair samengesteld) ambtelijke projectteam bezig de “strikte voorwaarden van de gemeente” (incl. formuleren van criteria) uit te werken en het selectieproces nader te definiëren (hoe werkt het, wat is er nodig, wat zijn de procedures, etc.). Dit proces moet zorgvuldig doorlopen worden om later niet voor onverwachte verrassingen te staan.

Locatie De Iepenhof

Bij voorrang is onderzocht of locatie de Iepenhof nog ruimtelijke cq. bestemmingsplan technische belemmeringen kent voor de gewenste realisatie van een aula- en crematoriumvoorziening. Dit blijkt niet het geval. Ingeschat wordt dat het projectteam het laatste kwartaal van dit jaar nodig zal hebben om de voorbereidende werkzaamheden af te ronden.

Planning:

De verwachting is dat de ambtelijke projectgroep eind 2005 klaar is met hun voorbereidende werkzaamheden ten aanzien van het selectietraject (aanpak, werking, gunningscriteria, keuze extern begeleidingsbureau etc.) en de uitwerking van de “strikte voorwaarden van de gemeente” waaronder de gemeente bereid is de markt de gewenste voorziening te laten realiseren. Daarna kan het echte selectietraject in gang gezet worden.

Globaal tijdpad:

VOORBEREIDINGSTRAJECT
Uitwerking “voorwaarden van gemeente” door projectgroep	Gereed ultimo december 2005
Uitwerking selectieproces door projectgroep	Gereed ultimo december 2005
Oriënterende gesprekken voeren met De Laatste Eer	November/december 2005 (in aansluiting op behandeling in raadscommissie)
Presentatie resultaten en aanbevelingen college B en W/raadscommissie	Januari 2006
SELECTIEPROCES (indien nodig)
1^e fase selectie Informatiememorandum/advertentie Oproep belangstellende marktpartijen	Midden maart 2006
Opstellen longlist	Eind april 2006
2^e fase selectie Opstellen shortlist, 3 marktpartijen wordt gevraagd plannen op detailniveau in te dienen + schets nieuwbouw met maquette	mei/juni 2006
Presentatie planindieners	eind juni 2006
Keuze/selectie bouwer/exploitant	Ultimo augustus 2006
Besluitvorming gemeente	september 2006
Onderhandeling en contractering	Vanaf september 2006

Advies

Resumerende wordt aan Uw college het volgende voorgesteld om te besluiten:

1. De nieuwbouw van de aula en het crematorium (incl. exploitatie) op locatie Iepenhof niet zelf ter hand te nemen maar “onder strikte gemeentelijke voorwaarden” over te laten aan een externe partij;

2. De selectie van de externe partij in twee stappen plaats te laten vinden, waarbij de eerste stap er uit bestaat onderhandelingen te gaan voeren met de coöperatieve uitvaartvereniging u.a. ‘De Laatste Eer’. Indien dit niet leidt tot overeenstemming de selectie van de marktpartij in de tweede processtap plaats te laten vinden door middel van verkoop/uitgifte in erfpacht van de grond vergelijkbaar aan de systematiek van de openbare aanbesteding, met selectie van bouwer/exploitant via een longlist en vervolgens shortlist.

3. het selectieproces nader uit te werken en in te vullen; hiertoe opdracht te geven aan de directeur Wijk- en Stadszaken;

4. aan uitbesteding “strikte gemeentelijke voorwaarden” te verbinden en de directeur Wijk- en Stadszaken op te dragen deze uit te werken.

---

[1] Argumenten: cremeren is voor gemeente onbekend en branchevreemd product op commerciële markt; gemeente is geen uitvaartondernemer; gemeente wil financieel geen risicodrager zijn bij bouw en exploitatie; gemeente kan geen waarborgen bieden voor kwaliteit van dienstverlening; gemeente ambieert geen directe zeggenschap/invloed.