BESLUITVORMINGS-FORMULIER *
+))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))),
* Korte
inhoud en motivering voorstel 1.
*
*
*
* Bij de
komende organisatieverandering worden de archieven afgesloten. De nieuwe
clusters nemen alleen die bestanden over*
* die
zij voor hun nieuwe taken strikt nodig hebben. De overige bestanden worden -
voor zover zij bewaard moeten blijven -*
*
geschoond, geVnventariseerd en deugdelijk verpakt, zodat zij te zijner tijd
kunnen worden overgebracht naar het
*
*
Gemeentearchief.
*
* Voor
deze operatie is geen deskundige capaciteit beschikbaar binnen de gemeentelijke
organisatie. Daarom zal de *
*
bewerking van 1.610 strekkende meter archief moeten worden uitbesteed.
*
*
*
* Zie
verder de bijgevoegde notitie 'Afsluiten archieven' *
*
*
*
*
*
*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
Voorstel:
2. *
*
*
* 1.
Instemmen met uitbesteding van het bewerken van 1.610 strekkende meter
archief. *
* 2.
Hiervoor / 1.380.000,- beschikbaar stellen ten laste van de voorziening
reorganisatiekosten (910.600.108).
*
* 3. De
gemeentearchivaris aanwijzen als trekker van dit project. *
* 4. De
besteding van het budget mandateren aan de gemeentearchivaris.
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
* *
*
eventueel vervolg op pag. 2
*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
OPMERKINGEN
Reden/Verklaring
3. *
* *
*
Onderwerp A B
*
*
deadline ja/nee,
omdat
*
* (o.a.
wettelijke bepalingen)
*
*
financiNle konsequenties ja *
*
personele konsequenties ja
*
* (o.a.
arbeidsplaatsen,
*
*
organisatiewijzigingen)
*
*
publicitaire konsequenties ja/nee,
omdat *
* (o.a.
moet nota aan alle
*
* raadsleden worden gezonden)
*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
*
*
Voorstel van: Gerrit Verhoeven
d.d. 19 mei 1999
dst/proj. NEON toest.
2401/2340 4. *
* Naam
portefeuillehouder(s): 1.
Torenstra 2.
Oosten *
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
*
* hoofd
van dienst/prl: par. jVDb
d.d.
naam JvdBerg, plv. toest. 2317 5. *
G=========================================================================================================================*
* (niet in te
vullen door de dienst) 6. *
* Paraaf
Portefeuillehouder(s)
Paraaf Secretaris *
* 1.
par. JPT d.d. 4.6.99 par.DvD
d.d. 4.6.99 *
* 2.
par. MPO d.d. 9.6.99
*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
Besluit b en w: d.d. 15.6.99 nr. 14 7. *
*
*
*
Conform, wethouders Grashoff en Torenstra tekenen aan dat zij van oordeel zijn
dat de bestanden van voor 19886 (nu)
niet geschoond etc. Worden en derhalve ook
het navenante beslag op het budget niet gelegd behoeft te worden.
Zij zijn dan ook tegen dat onderdeel van het
voorstel.
Hierover het advies van de commissie
middelen en bestuur inwinnen.
*
*
*
*
*
*
*
* secr.
NR *
.========================================================================================================================S-
* alleen gebruiken bij niet gemandateerde
stukken.
Vervolg pag 1.
+))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))),
*
*
*
Aantekeningen leden college/diensten/afdelingen
8. *
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
.)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))-
+))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))),
*
Aantekeningen leden college/diensten/afdelingen
8. *
*
*
*
*
*
*
* *
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
FinanciNle konsequenties, afwijkend van de geldende begroting en
meerjarenbegroting 9. *
* Er is
wel/niet sprake van volledige, meerjarige kompensatie *
* Zo
niet, vul onderstaande tabel in:
*
*
paraaf administrateur *
*
*
*
+))))))))))))))))))))))))))))))0))))))))0))))))))0))))))))0))))))))0)))))))), *
* *
begrotingsjaar: *1999 *2000
*2001 *2002 *2003
* HK 3/6/99 *
*
/))))))))))))))))))))))))))))))3))))))))3))))))))3))))))))3))))))))3))))))))1 *
* *
Netto resultaat * * 20
* 340 * 340 *
340 * 340 * *
*
.))))))))))))))))))))))))))))))2))))))))2))))))))2))))))))2))))))))2))))))))- *
* (gewone dienst)
*
*
* bedragen x / 1.000,--;
* * Ook investeringen uitdrukken
in lasten/baten voor de gewone dienst N = Nadelig
V = Voordelig *
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
Personele konsequenties van het voorstel
10. *
*
*
* Het
Gemeentearchief maakt een projectleider vrij voor twee dagen per week; hiervoor
is vervangingsbudget nodig. *
*
*
*
*
*
*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))0)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
* PLANNING BESLUITVORMING 13. * Mede paraaf
dienst/afdeling 12. * * *
*
*
Collegevergadering dd. 15 juni
1999 * 1. CPOI zie voor
dd. par. WvD dd.
31/5/99 * *
* * aantekening
*
*
Commissie(s) 1. M&B dd.
23.9.99 * 2. BFB
zie voor dd. par. dd. 2/6/99 *
* * 2.
dd. * aantek.
*
*
* 3. voor dd.
par. dd. * * * Gemeenteraad
dd. * *
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1 (* voor afwijkende adviezen zie pag. 2) *
* Ruimte voor interne registratie 11.
*
*
* diensten en afdelingen
/,========================================================================*
/)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1* niet in te vullen door de
dienst *
*
**
14. *
W99003068,
afdeling GAD ** Bespreken gevraagd door:
C. dd.19-5-99* ** 1. par. dd.
*
*
**
*
*
** 2. par. dd. * *
**
*
* ** 3. par. dd.
*
*
**
*
*
*/))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
** Besluit college (zie vak 7
aan voorzijde)
*
* */))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
** Advies commissie(s)
15. *
*
** 1. akkoord dd. par. * *
*
**
*
* **
2. akkoord dd. par. * *
*
** (* voor afwijkende adviezen pagina 2) *
*
*/))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))1
*
** Raadsvergadering dd. par. 16. *
.)))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))))-=========================================================================-
Aantekening
Bfb.
In
aanvulling op de medeparaaf van hoofd CPOI:
- de verwachte storting betreft de bij de BAR
98 genoemde f. 2.9 mlj.
Deze storting wordt naar verwachting 1/7
a.s. door de gemeenteraad geformaliseerd.
- in het NEON-reorganisatierapport wordt
aangegeven dat door dit soort operaties als sanering
van archieven extra investeringen vergt,
waar in het najaar nader zicht op gegeven zal kunnen
worden.
Dan zal ook de dekking voor de jaren 2002/2003 voor deze saneringsoperatie te
bepalen zijn.
Bert den
Uijl
Medeparaaf
cpoi d.d. 31 mei 1999
Het gaat
hier om “het verwerken van het verleden”. Dat had in de afgelopen jaren door de
staande organisatie moeten gebeuren. Maar: een discussie daarover lijkt niet
zinvol. De diensten hebben er thans noch de tijd voor en na 1 januari 2000 zijn
die diensten er, naar verwachting, niet meer.
Voor
1999 is de reorganisatievoorziening, rekening houdend met verplichtingen en
verwachtingen nagenoeg uitgeput. Met de te verwachten extra storting en met de
stortingen in 2000 en 2001 is er op zich wel voldoende geld om de claim te
honoreren. Maar er komen ook nog andere noodzakelijke uitgaven aan.
Het
ptoject lijkt mij noodzakelijk en moet, volgens de projectleider, snel van
start. Daarom stel ik voor, voor 1999 ten laste van genoemde voorziening de
gevraagde f 20.000,-- ter beschikking te stellen; voor de jaren 2000 en 2001
stel ik voor, dat er steeds f 340.000,-- ten laste van de voorziening wordt
gebracht.
Omdat
het om “normale” bedrijfsvoering gaat en er na 2001 geen
regorganisatievoorziening meer (te verwachten) is, stel ik vervolgens voor, dat
de financiering in de jaren 2002 en 2003 in beginsel ten laste van de
desbetreffende sectoren moet gaan komen. De projectleider zou daarmee bij de
projectopzet en de te maken afspraken met derden rekening moeten houden.
Omdat de
projectleider thans met vakantie is, heb ik over deze medeparaaf geen overleg
met hem kunnen voeren.
Delft,
31 mei 1999.
Het
hoofd cpoi
W.J. van
Dam