30 March 2000

naar agenda

Gerrit Verhoeven

18 mei 1999

Bij de organisatieverandering die de gemeente begin 2000 doormaakt, worden de archieven van de huidige diensten afgesloten. De nieuwe clusters nemen slechts die dossiers over, die openstaande of zeer actuele zaken betreffen. Voor het op orde brengen van de dossiervorming, het afsluiten van de ‘oude’ archieven en het opzetten van de nieuwe archieven zorgen de huidige diensten, met het huidige personeel, zonder extra budget.

De achterblijvende archieven moeten worden bewerkt.

Vernietigbare bestanden worden geborgen op vernietigingsjaar. Bij het verstrijken van de bewaartermijn kan een heel jaarblok in één keer worden afgevoerd.

Bestanden die geheel of ten dele bewaard moeten blijven, worden geschoond, geïnventariseerd en deugdelijk verpakt, zodat ze te zijner tijd kunnen worden overgebracht naar het Gemeentearchief.

Wat er gebeurt als bij een reorganisatie niet direct wordt voorzien in het verwerken van de archieven, hebben de gebeurtenissen in 1986 geleerd. Er staat nog altijd ruim 700 strekkende meter van vóór die reorganisatie. Hiervoor voelt inmiddels niemand zich meer verantwoordelijk en van de huidige, op hun laatste benen lopende diensten kan ook moeilijk worden verwacht dat ze alsnog investeren in de bewerking van archieven van voor hun eigen tijd.

In onderstaande tabel is weergegeven hoe de verschillende categorieën van bestanden zijn verdeeld over de huidige diensten/locaties.

ad 1. Gaat mee naar nieuwe organisatie; rekening mee houden bij ramen ruimtebehoefte clusters.

ad 2. Van de 204 meter bij SO wordt waarschijnlijk het merendeel nog in 1999 overgedragen.

ad 3. Meeste staat al op vernietigingsjaar; kan na verloop van bewaartermijn worden afgevoerd.

Vooral op de locatie Bestuursdienst is de situatie kritiek: er is nu al nauwelijks meer ruimte, dus een flink deel van de archieven zal moeten worden afgevoerd vóór hier een nieuwe cluster intrekt.

De organisatieverandering vergt veel van de medewerkers documentaire informatievoorziening. De poststromen gaan drastisch anders lopen en vereisen veel aandacht. De oude archieven worden afgesloten (maar nog wel beheerd!) en de nieuwe opgezet. Er zal geen deskundige capaciteit vrijvallen om de bewerking van de achterblijvende archieven in eigen beheer te verrichten. Uitbesteding is daarom noodzakelijk.

Het Gemeentearchief, de uiteindelijke bestemming van de archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen, kan als projectleider fungeren. Dit behelst de volgende werkzaamheden:

per dienst/locatie een plan van aanpak maken;

prioriteiten stellen (sommige bestanden moeten voor de nieuwe clusters al goed toegankelijk zijn en blijven; rekening houden met huisvestingseisen van nieuwe clusters);

offertes vragen;

uitvoering begeleiden en controleren;

planning en voortgang bewaken;

financiële afwikkeling.

De projectleider moet per 1 juli 1999 aan de slag kunnen voor het maken van een plan van aanpak en een planning en voor het vragen van offertes.

Gezien de omvang van het project moet gerekend worden op een doorlooptijd van vier jaar. Omdat de voorbereiding en aanbesteding tijd kost, kan het project op zijn vroegst begin 2000 worden aangevat.

Ervaringscijfers, met name van de Bestuursdienst, wijzen uit dat bij uitbesteding van archiefbewerking moet worden gerekend op een bedrag per strekkende meter van ongeveer ƒ 700,- inclusief BTW. Dit betekent dat de bewerking van alle daarvoor in aanmerking komende archieven kan worden begroot op ƒ 1.127.000,-. Om ook te voorzien in de kosten voor verpakking en eventuele externe opslag van archieven waarvoor bij het Gemeentearchief (nog) geen plaats is, is een totaal budget noodzakelijk van ƒ 1.200.000,-.

Voor projectleiding moet twee dagen per week worden geraamd; aan salariskosten betekent dit totaal ƒ 180.000,-.

Gezien de financiële situatie van met name de Bestuursdienst kan zelfs de bewerking van de archieven van na 1986 niet één op één worden gedekt door de huidige diensten. Dekking moet dan ook worden gezocht in de voorziening reorganisatiekosten (910 600 108).