Nota voor Burgemeester en wethouders
Recent is er in de pers ruime aandacht geschonken aan de treasury activiteiten van provincies en gemeenten. Dit naar aanleiding van de zgn. Ceteco-affaire bij de provincie Zuid-Holland. Voor verdere informatie en rapportage hierover verwijs ik U naar de MARAP 1. In deze nota gaat het om concrete invulling van afspraken die door Uw college met de gemeenteraad zijn gemaakt bij de totstandkoming van het Treasury statuut.
Op 27 augustus 1998 heeft de gemeenteraad het zgn. Treasury statuut vastgesteld. In dit statuut zijn door het bestuur de beleidskaders en randvoorwaarden vastgelegd om een verantwoorde invulling van de treasuryfunctie mogelijk te maken. Als gevolg van deze vastlegging wordt niet alleen de noodzakelijke., strak omkaderde, bewegingsruimte aan de ambtelijke organisatie (lees de afdeling CFB/TM ) verstrekt, het fungeert tevens als referentiepunt om de gepleegde aktiviteiten te toetsen en te verantwoorden richting college van Burgemeester en Wethouders en de gemeenteraad.
A.Treasury beraad
Een van de majeure punten in het treasury statuut behelst het instellen van het zgn. Treasury beraad. Voor de doelstellingen van het beraad verwijs ik U naar artikel 3 van het Treasurystatuut.
De samenstelling en werkwijze van het
treasuryberaad wordt vastgesteld door de gemeenteraad.
Hieronder treft U een voorstel aan wat ter bekrachtiging aan de
gemeenteraad zal worden voorgelegd. In informele samenstelling heeft het
Treasury beraad reeds een aantal malen vergaderd.
samenstelling deelnemers:
-vertegenwoordiger van B & W
-hoofd bestuursdienst
-namens staf CFB:
hoofd CFB
hoofd TM
-treasury manager
en in voorkomende gevallen: - overige interne deskundigen
-externe adviseurs (o.a. accountant)
werkwijze:
-bijeenkomst minimaal 3 maal per jaar
-vertegenwoordiger B & W is voorzitter beraad
-vergaderen aan de hand van agenda
-vaststellen besluitenlijst
-te bespreken onderwerpen:
rentevisie
verslaglegging transacties
marktontwikkelingen
belangrijke (des)investeringen en deelnemingen
vaststellen limietenlijst
financieringsstrategieen
inzet instrumenten (incl derivaten)
rapportages (incl. verantwoording concernrekening)
Handboek Treasury
In de aanhef van het Treasury statuut alsmede in artikel 17 wordt uitdrukkelijk verwezen naar het op te stellen Treasury handboek. Alhoewel er met de concernadministratie al wel afspraken zijn gemaakt over functiescheidingen en verantwoordingsinformatie is dit nog niet geformaliseerd in een handboek Treasury. Enerzijds komt dit doordat in het kader van het NEON-proces er thans nog geen duidelijkheid bestaat over de afbakening van de work-flow processen tussen de centrale staf en de facilitaire organisatie, anderzijds willen wij rekening houden met de adviezen die de VNG binnenkort zal geven. Recent heeft de VNG in de circulaire over het treasurybeleid bij gemeenten (ledenbrief 99/133) aangekondigd dat momenteel onder leiding van het Ministerie van Binnenlandse Zaken gewerkt wordt aan een model Treasurystatuut. IPO en VNG zijn daarbij betrokken. Met het verschijnen van het model in het komend najaar wordt vooruitgelopen op de nieuwe wet filo waarin voor gemeenten de verplichting is opgenomen om een dergelijk statuut op te stellen. Bij het verschijnen van dit statuut zal ook uitgebreid aandacht besteed worden aan de invulling van verantwoordelijkheden (control,verantwoordingsinformatie, functiescheiding) alsmede aan de administratieve organisatie (AO) inclusief interne controle.
Om bovengenoemde reden zal het handboek treasury pas in het 1e kwartaal 2000 kunnen worden vastgesteld. De mogelijkheden worden bezien om de accountant bij het opstellen van het handboek een rol te laten vervullen.
C.Mandatering aan de afdeling Treasury Management
De formele uitwerking van de bevoegdhedenverdeling tussen raad, B & W en de afdeling CFB/TM in de vorm van delegatie-/mandaatbesluiten vindt zijn basis in het Treasurystatuut van 27 augustus 1998. Dit statuut bevat onder meer de verdeling van de bevoegdheden bij het uitzetten en aantrekken van gelden.
Delegatie bevoegdheden gemeenteraad
De gemeenteraad heeft voor het tijdvak van 1 juli 1999 tot 1 juli 2003 aan het college van burgemeester en wethouders ondermeer gedelegeerd de bevoegdheid tot:
(raadsbesluit d.d.27 mei 1999, onderdeel VI, onder d)
het aantrekken van kortlopende gelden;
het uitzetten van gelden;
het aangaan van vaste geldleningen;
het verstrekken van geldleningen in het kader van de financiering van de volkshuisvesting; voorzover daarbij niet getreden wordt buiten het door de gemeenteraad jaarlijks voor elk onderdeel vastgestelde kader.
Het treasury statuut fungeert als het door de gemeenteraad vastgestelde kader. De door de afdeling Treasury Management te verrichten activiteiten vallen binnen de hiervoor genoemde gedelegeerde bevoegdheden. Een delegatiebesluit van de gemeenteraad aan B & W is daardoor niet noodzakelijk.
Voor de uitvoering van de in het statuut genoemde taken door de afdeling Treasury Management is het noodzakelijk dat B & W bevoegdheden mandateert aan de afdeling. Voorgesteld wordt om deze bevoegdheden op te dragen aan het hoofd van de afdeling CFB/TM. Deze is bij de uitoefening van de bevoegdheden uiteraard gebonden aan de voorwaarden van het Treasury statuut en het nog (op te stellen) Treasury handboek, alsmede aan eventuele nader te stellen voorwaarden (aan de hand van stuur- en verantwoordingsinformatie)
Om rechtshandelingen aan te kunnen gaan (bijv. sluiten van overeenkomsten) is het daarnaast noodzakelijk dat de burgemeester aan het hoofd van de afdeling Treasury Management hiertoe volmacht verleent (o.g.v. artikel 171 van de Gemeentewet)
Met het bijgaande ontwerp-besluit zijn de mandatering en de volmachtverlening geregeld.
Voorstellen:
de gemeenteraad een voorstel te doen over samenstelling en werkwijze van het Treasuryberaad conform bijgaand concept-raadsvoorstel en raadsbesluit;
De leden van de cie. Middelen te informeren over de voortgang bij het opstellen van het treasury handboek;
Het bijgaande ontwerp-mandaatbesluit vast te stellen en het besluit op te nemen in het Delegatie- en mandaatbesluit conform bijgevoegd voorbeeld.
C.A. van der Ende
31 augustus 1999.
