Tijdens
de behandeling van de Zomernota in juli jl. heeft u kenbaar gemaakt dat u
een discussie wil over de werkwijze van de rekenkamer binnen de gemeente
Delft. Hierbij een voorstel op welke wijze deze discussie in de commissie
Middelen en Bestuur vormgegeven kan worden. Voorstel is de discussie
gedurende twee commissievergaderingen plaats te laten vinden. De eerste
discussieavond zal voornamelijk verkennend zijn. Dit kan eventueel ook in
een sessie die voorafgaat aan de formele commissievergadering
(bijvoorbeeld van 19.00 uur tot 20.00 uur). De tweede discussieavond zal
richtinggevend zijn. Wat wil de gemeenteraad anders en wat wordt hiervan
reeds bij het eerst komende rekenkamer-onderzoek opgepakt.
1e discussieavond
De
eerste discussieavond zal voornamelijk een verkennend karakter hebben. Zo
kan bekeken worden hoe andere gemeenten de rekenkamerfunctie hebben
ingericht. Gemeenten die hiervoor in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld de
gemeente Rotterdam, gemeente Ede en de gemeente Deventer. Alle drie hebben
de rekenkamerfunctie op een andere wijze vormgegeven. Ter voorbereiding
kan in een korte notitie de werkwijze van deze gemeenten uitgewerkt
worden. Tevens kan bekeken worden waar de verbeterpunten voor de gemeente
Delft liggen. Om dit in goede banen te leiden kan dit plaatsvinden aan de
hand van een aantal thema’s. De volgende thema’s
kunnen hiervoor gehanteerd worden:
1. De functie van het onderzoek.
Het
gaat hierbij om de vraag wat beoogt wordt met het rekenkameronderzoek.
Wordt de geformuleerde doelstelling nog steeds gedragen? Sluiten de reeds
uitgevoerde onderzoeken hier op aan? Waar worden de uitkomsten van het
onderzoek voor gebruikt; om af te rekenen of om te leren?
2. Vormgeving van het
instrument.
Een
aantal items staan hierbij ter discussie. Ten eerste is er de vraag of het
rekenkameronderzoek ad hoc of cyclisch vorm moet worden gegeven. Daarnaast
kan de vraag gesteld worden of de impuls om een onderzoek uit te voeren
een bepaalde gebeurtenis (bijvoorbeeld de jaarrekening of een grote
overschrijding) moet zijn. Wil de raad een diepteonderzoek of een
quickscan? Op dit moment wordt het onderzoek op projectbasis uitgevoerd.
De vraag is of de raad dit meer ingebed wil hebben in de bestaande
organisatie, zoals bij de gemeente Rotterdam of de gemeente Ede. En of het
onderzoek door externen of door interne medewerkers uitgevoerd moet
worden.
Voorstel
is om de discussie te laten leiden door een externe deskundige. Deze
deskundige kan de discussie inleiden door in te gaan op de betekenis van
de auditfunctie als onderdeel van de verder te ontwikkelen control in de
nieuwe organisatie en de specifieke plek van de rekenkamer in de
beleidscyclus van de Delftse organisatie. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld
een gemeenteraadslid van de gemeente Ede en een medewerker van de
rekenkamer van de gemeente Rotterdam uitgenodigd worden te vertellen over
de in deze gemeenten gemaakte beleidskeuzen en de ervaringen daarmee in
hun eigen gemeente.
Hierna
kan gediscussieerd worden over de rekenkamer aan de hand van de twee
bovengenoemde thema’s.
2e
discussieavond
Het
doel van de 2e discussieavond is de totstandkoming van de verbeterpunten.
Tevens zal aangegeven moeten worden welke verbeterpunten meegenomen worden
bij het eerst komende onderzoek.
Ter
voorbereiding ligt er een korte samenvatting van 1e discussieavond. Hierna
worden de verbeterpunten voor de werkwijze van de rekenkamer vastgesteld.
Deze gaat in de vorm van een gewijzigd reglement ter vaststelling naar de
gemeenteraad.
Planning
Procedurevoorstel
in commissie Middelen & Bestuur
23 september
Procedurevoorstel
in gemeenteraad
30 september
1e
discussieavond in commissie Middelen & Bestuur 21 oktober
2e
discussieavond in commissie Middelen & Bestuur 18 november
Raadsvergadering
25 nov./16 dec.
Theresia
Kramer
