30 March 2000

naar agenda

Planningsbrief gemeentebegroting 2000- 2003 en werkbegrotingen voor de nieuwe organisatie

Context organisatie-ontwikkelingsproces

Het begrotingsontwikkelingsproces

 

Gemeentebegroting 2000-2003

Werkbegrotingen voor de (sectoren/vakteams) van de clusters

Subcircuits

Aanvullende informatie vanuit de clusters

De planningsbrief is bedoeld als startsignaal voor:

• De transformatie van de Zomernota/ Meerjarenbegroting 2000-2003 naar de Gemeentebegroting voor de nieuwe organisatie.
• De opstelling van de werkbegrotingen van de clusters op sector-/ vakteamniveau.

De basis voor de werkbegrotingen alsmede de Gemeentebegroting 2000-2003 vormen de Zomernota en de overdrachtsdossiers.

Het organisatie-ontwikkelingsproces komt in een nieuwe fase. Het organistierapport NEON is vastgesteld door de Raad, de ontwerpteams hebben overdrachtsdossiers samengesteld. De overdrachtsdossiers zijn tot in september nog intensief gescreend op juistheid/ volledigheid, ook in de zin van de organisatorische taakverdeling, de taakafbakening en de bijbehorende personele organisatie.

Vanaf september gaan de clusters verder met de inrichting van hun organisatie. Bij het cluster Facilitaire Dienstverlening moet het administratiekantoor ingericht gaan worden.

Onder auspiciën van de stuurgroep NEON vormen de directeur Centrale Staf alsmede de manager Facilitair de regiegroep voor een viertal hoofdprojecten (zie ook Transformatieplan Financiën). Onderdeel van de Financieel Technische Transformatie is het opwerken van werkbegrotingen voor de sectoren/ vakteams van de clusters en de daarbij behorende Gemeentebegroting.

Een belangrijk aspect voor het komend half jaar, waarin de begroting wordt omgezet, is de betrokkenheid van de nieuwe organisatie alsmede de bestuurlijke besluitvorming.

De opvulling van de laag van het nieuwe management zal mogelijk pas vanaf eind september (met de benoeming van de directeuren van de primaire clusters) en vanaf oktober (voor het 2^e echelon) plaatsvinden. Effectief functioneren van het nieuwe management is niet eerder dan eind 1999/ begin 2000 te verwachten. Dit is met name van belang om scherp te krijgen wat voor een soort begroting begin 2000 voor de nieuwe organisatie opgesteld zou kunnen worden.

Het nieuwe management zal zich in 1^e instantie met name richten op het opstellen van een bedrijfsplan voor het cluster.

• Gelet op wat er dit 2^e halfjaar nog allemaal op stapel staat mag hooguit verwacht worden, dat het gezamenlijk management zich begin 2000 een goed beeld vormt van de concernagenda;
  
• het clustermanagement eind 1999/ begin 2000 een strategische verkenning verricht;
  
• waarna1^e kwartaal 2000 een bedrijfsplan (evt. met nader uit te werken afdelingsplannen/ werkplannen) opgesteld kan worden.

Voor het transformatieproces van de begroting wordt in 1^e aanleg dan ook geen aandacht aan deze planvorming besteed, de technische omzetting van de begroting heeft prioriteit, overigens zal daarbij wel aanvullende, kwantitatieve informatie nodig zijn m.b.t. de sectoren/ vakteams. Via de stuurgroep NEON/ B&W moeten in het najaar 1999 nog nadere afspraken over de concernagenda en de verdere planvorming gemaakt worden. De Centrale Staf in oprichting kan dit opstarten.

In de Zomernota (meerjarenbegroting 2000-2003) wordt nader ingegaan hoe dit in jaar van de kanteling van de organisatie, de begrotingscyclus in een 2-tal stappen geschiedt, te weten:

Opstelling van de Zomernota inclusief Concernbegroting 2000-2003, inmiddels afgerond.

De opstelling van de Gemeentebegroting voor de nieuwe organisatie, zie citaat Zomernota:

"De opstelling van de Gemeentebegroting¹ 2000-2003 voor de nieuwe organisatie

• In de tweede helft van dit jaar wordt de vertaalslag gemaakt naar een begrotingsopzet die aansluit bij de nieuwe organisatie. De basis voor de Gemeentebegroting voor de nieuwe organisatie en de daarbij behorende begrotingscijfers op cluster-/sectorniveau vormen de Zomernota en de overdrachtsdossiers/ organisatierapporten van de verschillende ontwerp-teams. In de begrotingsramingen op cluster-/sectorniveau worden de globale beleidslijnen van de Zomernota gedetailleerd en meetbaar gemaakt. Ook financieel vindt een vertaalslag plaats.
  
• Bijzondere vernieuwingsaspecten van de nieuwe begrotingsopzet zullen liggen in een gelijkvormige opzet voor de organisatie als geheel. Langs de lijn van normkosten voor personele en materiële middelen wordt in de komende jaren transparant gemaakt hoe de integrale kosten per subfunctie c.q. productgroep zijn samengesteld.
  
• De Gemeentebegroting voor de nieuwe organisatie wordt zo snel mogelijk in het jaar 2000 in de Raad behandeld."

Een andere lijn in de Zomernota is om de nieuwe organisatie zoveel als mogelijk is te laten starten met een schone lei (zie hiervoor de teksten in de Zomernota m.b.t. de reorganisatie-voorziening en de voorziening bedrijfsvoering).

Duidelijk moge zijn dat de omzetting van de begroting een belangrijke stap voor de nieuwe organisatie is. Het opstellen van de werkbegrotingen voor de sectoren/ vakteams van de clusters is onderdeel van het kritieke pad van het Transformatieplan Financiën. In hoofdstuk 2 wordt geschetst hoe de begrotingsdocumenten voor het jaar 2000 ingericht worden, het gaat daarbij concreet om de Gemeentebegroting 2000-2003 inclusief Memorie van Toelichting en de werkbegrotingen van de clusters. Met deze begrotingsdocumenten, die volgens de nieuwe begrotingsstructuur zijn ingericht, wordt een basis neergezet waarmee in 2001/ 2002 vervolgstappen te zetten zijn zoals met name de invoering van de productbegroting.

Aan het eind van het totale begrotingsproces zal aan de Raad ter vaststelling voorgelegd worden:

• De memorie van toelichting.
  In deze memorie van toelichting wordt nader ingegaan op de nieuwe opzet van de Gemeentebegroting (incl. ontwikkelingstraject);
  
• de verwerking van bezuinigingen;
  
• toepassing van de normeringssystematiek;
  
• het traject voor de kwaliteitsimpuls bedrijfsvoering;
  
• beleidsontwikkelingen sinds de Zomernota (bijv. museumbeleid, sportbeleid, actieplan Delft Kennisstad in hoofdlijnen);
  
• financiële ontwikkelingen gemeentefonds;
  
• de risico paragraaf.

De meerjarenbegroting 2000-2003

• deze meerjarenbegroting is te beschouwen als één grote begrotingswijziging op de bij de Zomernota gepresenteerde Beheersbegroting (boekwerk II). Deze begroting is praktisch geheel cijfermatig van opzet, begrotingsposten op subfunctieniveau met bijbehorende meerjarenramingen;
• de meerjarenbegroting is afgestemd en sluit aan op de werkbegrotingen van de (sectoren/ vakteams van de) clusters.

Bijlagen vanuit de clusters geconsolideerde cijfermateriaal met betrekking tot reserves en voorzieningen;

nog te bepalen.

De werkbegrotingen van de sectoren/ vakteams van de clusters worden per sector/ vakteam/ proces opgesteld. Op basis van kwantitatieve uitgangspunten (personele formatie per sector/ vakteam, het aantal werkplekken, de toe te passen normen voor de apparaatskosten) wordt het benodigd budget per sector/ (vak-)team berekend.

Naast de interne kosten kan ook sprake zijn van extern gerichte kosten, de zogenaamde werkbudgetten. De werkbudgetten² komen direct tot uitdrukking op de kostendragers (subfuncties).

De werkbegrotingen op sector-/ vakteamniveau per cluster verzameld kunnen er dan als volgt uitzien:

• De toelichting op de begroting
• de nieuwe opzet van de werkbegrotingen;
• beleidsontwikkelingen;
• het ontwikkeltraject van de bedrijfsvoering (in hoofdlijnen).
• Sector-/ vakteam-overzichten met kwantitatieve uitgangspunten, begrotingsbedragen verdeeld in apparaatskosten, werkbudgetten en dekkingsbronnen.
• Het rekeningsschema van begrotingsposten met bijbehorende ramingen.

Tot deze werkbegrotingen worden ook gerekend de afzonderlijke begrotingen voor CombiWerk en het Grondbedrijf.

Door middel van de Zomernota 2000-2003 zijn de beleids- en de financiële kaders voor de subcircuits vastgesteld.

Voor een aantal onderdelen geldt dat voor het jaar 2000 nog een nadere uitwerking moet volgen. De subcircuits hebben dit jaar hun eigen besluitvormingstraject. De beleidsontwikkelingen met betrekking tot de subcircuits worden op hoofdlijnen meegenomen in de Memorie van Toelichting bij de Gemeentebegroting.

• Voor de Meerjarenraming Stadsvernieuwing geldt dat de huidige meerjarenraming (1999-2003) in het kader van nader uitwerken van de vastgestelde beleidslijnen in de Zomernota niet geactualiseerd behoeft te worden. Dit zal eerst gebeuren bij het verschijnen van de Gemeentebegroting voor 2001.
  
• Voor Delft Kennisstad zal een Actieplan Delft Kennisstad 2000 worden opgesteld die eind 1999 ter besluitvorming aan de Raad zal worden voorgelegd.
  
• In het kader van de kanteling van de organisatie zal in kaart moeten worden gebracht wat de kosten zijn voor flankerende maatregelen voor de reorganisatie en hoe de dekking plaats zal vinden, o.m. vanuit de reorganisatievoorziening.
  
• Gelet ook op de relatie naar de bestuurlijke besluitvorming voor de te hanteren belastingtarieven en belastingverordeningen worden nadere voorstellen verwacht in het 3^e kwartaal 1999, met betrekking tot:
  
• prognose reserveontwikkeling Gemeentelijk Rioleringsplan;
  
• ontwikkeling tarieven afvalstoffenheffing.

In het kader van de omzettingsoperatie van de begroting zal alleen specifiek gelet worden op beleidsvoorstellen in relatie tot de belastingstarieven. De belastingstarieven en ver-ordeningen worden in oktober aan de Raad voorgelegd. De tarieven afvalstoffenheffing worden in december aan de Raad voorgelegd. Dit in verband met de nog te voeren discussie over een mogelijk afvlakking van de te verwachten tarievenstijging afvalstoffen-heffing. De opbrengstramingen in de gemeentebegroting voor de diverse belastingen-soorten moeten nog afgestemd worden op de voor 2000 geldende belastingtarieven.

De inrichters van de clusters zullen vanuit hun kant ter aanvulling op de bekende was-/ wordt-lijsten op het vlak van budgetten en formatie voor zover nodig, nadere informatie moeten verstrekken met betrekking tot

• aantallen Fte’s personeel per sector/ vakteam, incl. schaal;
• de werkbudgetten, investeringen, reserves en voorzieningen;
• bezuinigingen;

zodat hier rekening mee gehouden kan worden met de inrichting van de begroting.

Een apart vraagstuk is de wijze waarop de bezuinigingen op de organisatie (en met name op de personele organisatie) ingevuld moeten worden in de meerjarenbegroting voor de nieuwe organisatie. Voor afwijkingen op de oorspronkelijke bezuinigingstaakstelling zijn de nieuwe clusters verantwoordelijk.

Het is zaak om voor het monitoren op de realisatie van de bezuinigingstaakstelling een aantal volgordelijk te nemen stappen te onderscheiden,
te weten:

• Via het Vertaaldocument Personeel wordt vastgesteld hoe de huidige formatie toegewezen kan worden aan de clusters.
• Het personeelsbudget van de clusters voor de ‘oude’ formatie kan daarmee vastgesteld worden.
• De clusters geven aan op sector-/ vakteamniveau, het aantal benodigde Fte’s, met de daarbij behorende inschaling en functiesoort.
• Vastgesteld wordt welke kwantitatieve afwijkingen (1/2) er zijn, en het daaraan te verbinden budget (de bezuiniging).
• De clusters geven tevens aan hoe de resterende bezuinigingstaakstelling meerjarig (op het personele budget danwel op de werkbudgetten) verder ingevuld wordt.

De omvorming van de begroting zal dienen te geschieden binnen een aantal strikt te hanteren financiële kaders, t.w.

• De nieuwe begroting dient binnen het budgettair kader van de bestaande begroting te blijven (Zomernota/ beheersbegroting 2000-2003, dienstbegrotingen 1999). Dat geldt ook voor het bezuinigingstraject.
• Budgetten voor apparaatskosten van de oude organisatie worden ook weer beschouwd als voedingsbron voor deze apparaatskosten (verschuivingen zijn niet toegestaan).
• Ook ‘verborgen’ budgetten voor apparaatskosten zijn voedingsbron voor de nu door te voeren centrale budgettering van deze apparaatskosten.
• De voorziening bedrijfsvoeringsrisico’s kan in een aantal strikt omschreven compartimenten ingezet worden:

• voor de personeelstekorten resp. invoering van de normering ƒ 1.8 mln;
• voor bedrijven WOC (aan te vullen met het te berekenen aandeel in c1) ƒ 0.5 mln.

• De nominale ontwikkelingen (lonen, prijzen, subsidies, bijstand) worden gedekt uit de stelpost nominale ontwikkelingen.
• Gesloten circuits, het grondbedrijf, de kapitaaldienst en externen worden per saldo tot hetzelfde uitgaven niveau belast als dat bij de huidige begroting het geval is.
• In de komende jaren worden verdere stappen gezet in de verbetering van de financiële structuur van de begroting.

4. Het begrotingsproces

Randvoorwaarde voor de start van het begrotingsproces is dat er richtinggevende kaders (zie hoofdstuk 3) gesteld zijn, dat de te hanteren begrotingssystematiek helder, en last but not least dat er eenduidige overdrachtsdossiers zijn zonder grijsgebied.

Veel van het benodigde basismateriaal is thans al beschikbaar, op onderdelen zal hier tot in september nog het nodige werk aan verricht moeten worden.

Het overall-proces voor de totstandkoming van werkbegrotingen op sector-/ vakteamniveau resp. de gemeentebegroting 2000 voor de nieuwe organisatie wordt uitgevoerd onder regie van de Regiegroep Transformatie Financiën (bestaande uit de directeur Centrale staf en de Manager Facilitair), als onderdeel van het totale transformatieproces van de organisatie waar de stuurgroep NEON leiding aan geeft.

Het is daarbij van belang hoe de verankering bij de stuurgroep NEON en het gemeente-bestuur plaatsvindt.

• De planningsbrief voor de begroting 2000, (waarin ook de algemene procedure en de te hanteren financiële uitgangspunten voor het begrotingsproces aangegeven worden) wordt voorgelegd aan de stuurgroep NEON (om advies) en B&W (ter besluitvorming).
• Medio oktober 1999 wordt voor raadsleden een presentatie verzorgd over het begrotingsproces, dit om de verwachtingen zo goed mogelijk te managen.
• De stapsgewijze aanpak van het ombouwen van de begroting leidt op een aantal momenten tot helderheid op welke aspecten verschillen gaan ontstaan. Op basis hiervan kan via voortgangsrapportages op hoofdlijnen gerapporteerd worden aan de stuurgroep NEON en aan het college.
• De wethouder financiën wordt gaandeweg de rit frequent geïnformeerd, afhankelijk van ontwikkelingen zal hij ook B&W informeren danwel raadplegen.