30 March 2000

naar agenda

Overeenkomstig het raadsbesluit van 30 september jl. is het communicatietraject voor de nog te bepalen besteding van de EZH-gelden nu - in de vorm van het bijgevoegde campagneplan - nader uitgewerkt.

In dit campagneplan is specifiek aandacht besteed aan

• het uitgangspunt dat het gemeentebestuur Delftenaren uitnodigt om mee te denken en advies te brengen;
• de totale procedure met daarbij behorende fasering.
  Er is daarbij sprake van verschillende besluitvormingsmomenten voor de raad, uiteindelijk resulterend in de beslissing over de definitieve besteding;
• de in te zetten communicatiemiddelen waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht wordt bij inzet van bestaande communicatie-/ instrumentale middelen;
• de proces- en begeleidingskosten voor het totale communicatietraject.

De begeleiding/ uitvoering van een dergelijk grootschalig gebeuren vergt de inschakeling van externe capaciteit. Op basis van offertes van een tweetal communicatiebureaus - die voor de raadscommissie Middelen en Bestuur vertrouwelijk ter inzage worden gelegd - kiest de door het college ingestelde Regiegroep voor de begeleiding van het proces voor het communicatie-bureau Van Sluis Consultants.

De totale kosten van het communicatietraject worden geraamd op ƒ 375.000. Deze kosten kunnen gedekt worden vanuit de totale opbrengst van EZH-gelden.

• Het Campagneplan ‘besteding EZH-gelden’ ter advisering voor te leggen aan de Commissie Middelen en Bestuur.

• Akkoord te gaan met dekking van de kosten van het communicatietraject (raming ƒ 375.000) vanuit de opbrengst EZH-gelden. Voor het communicatietraject wordt via de door het college ingestelde Regiegroep een extern communicatiebureau ingeschakeld.

• De begroting aan te doen passen via de 2^e ATW 1999 ten behoeve van instelling van de reserve-EZH, en de dekking van het communicatietraject.

De verkoop van de aandelen EZH levert Delft een behoorlijk bedrag ineens op.

Bij het bepalen van de besteding van de EZH-gelden ten bedrage van ƒ 115 mln wil het gemeentebestuur zich laten adviseren door de bevolking. Delftse burgers en organisaties krijgen de gelegenheid om aan te geven aan welke projecten ze de voorkeur geven. Bovendien kunnen ze meedenken bij het samenstellen van de lijst van projecten.

Het gemeentebestuur nodigt Delftenaren uit om mee te denken en een advies te geven. Het gaat dus niet om een stemming, waarbij als vanzelfsprekend de meeste stemmen gelden, maar om een meningspeiling. Op basis van de ideeën en adviezen van de Delftse bevolking én op basis van het politieke debat is het uiteindelijk de gemeenteraad die afweegt welke projecten daadwerkelijk worden gehonoreerd. Dit is een uitgangspunt dat in de toelichting aan de bevolking helder moet zijn, om te voorkomen dat verkeerde verwachtingen worden gewekt.

Het proces vraagt om een omvangrijker communicatietraject dan gebruikelijk. Het is namelijk de bedoeling dat alle Delftenaren kennis kunnen nemen van de projecten en mee kunnen denken. Om zoveel mogelijk Delftenaren te kunnen bereiken is de inzet van meerdere communicatiemiddelen noodzakelijk, verspreid over een wat langere tijd.

Het proces om te komen tot een raadsbesluit kent de volgende stappen:

• Het college stelt de aanpak en de projectenlijst voor (2 november), die op basis van de bespreking in de commissie Middelen en Bestuur (18 november) aangepast wordt. Er is daarna tot medio december gelegenheid voor het door de fracties nader uit te werken (en indienen) van de door hen genoemde alternatieve projecten.
• Delftenaren kunnen alternatieve projecten aandragen tijdens stadsbijeenkomsten die het college zal beleggen (december).
• Het college legt de projecten, met een voorstel voor een selectie, voor aan de commissie Middelen en Bestuur. De raad stelt de definitieve projectenlijst vast (januari).
• De ‘Duitenactie’: Delftenaren kunnen een advies geven aan het gemeentebestuur (februari).
• Rekening houdende met de uitkomst van de actie stelt het college een bestedingsvoorstel op voor de raad. De raad beslist over de uiteindelijke verdeling (maart).
• Terugkoppeling van de uitkomsten aan het publiek (maart/april).

Na besluitvorming over de aanpak krijgen Delftenaren (zowel individuele burgers als groepen en organisaties) de gelegenheid om suggesties in te dienen voor nieuwe projecten. Een oproep hiervoor met toelichting verschijnt in de Stadskrant. Belangstellenden kunnen schriftelijk en via internet reageren. Ook de suggesties die de gemeente al voor die tijd heeft ontvangen worden meegenomen.

Beoordeling van de suggesties gebeurt in eerste instantie door het college. Indieners krijgen de gelegenheid om hun voorstellen toe te lichten en te bespreken tijdens een Stadsbijeenkomst. Het college stelt vervolgens een voorstel op, waarin de selectie van een aantal projecten wordt voorgesteld. In de Stadskrant wordt vooraf bekendgemaakt aan welke (‘technische’) voorwaarden het college nieuwe projecten in elk geval toetst. Criteria zijn dat projecten kwantificeerbaar moeten zijn en passen binnen het beschikbare budget, kunnen worden gerealiseerd binnen afzienbare termijn, voordelen hebben voor meerdere Delftenaren en niet strijdig zijn met bestaand beleid.

De gemeenteraad maakt uiteindelijk de afweging welke projecten worden toegevoegd aan de projectenlijst. De definitieve lijst is uitgangspunt van de ‘Duitenactie’.

De Duitenactie, of adviesronde, start met een presentatie van alle projecten. Een uitgebreide toelichting verschijnt in een speciale editie van de Stadskrant. Via het GBA-systeem wordt een selectie gemaakt van alle Delftenaren vanaf de leeftijd van 12 jaar. Aan hen wordt vervolgens een ‘adviesset’ toegezonden. Die bestaat uit:

• een folder/brochure met een toelichting op de projecten en op de spelregels;
• een verwijzing naar mogelijkheden om meer informatie te krijgen;

een stickervel met tien muntjes (‘Duiten’);

• een antwoordkaart waarop de stickers bij de geselecteerde projecten kunnen worden geplakt.

Iedereen ontvangt zo één antwoordkaart. Heeft iemand geen setje ontvangen, dan kan men bij het informatiecentrum alsnog een setje krijgen. De aanvrager moet zich hiervoor kunnen legitimeren, de aanvrager wordt dan ook geregistreerd.

Het advies uitbrengen gebeurt door één tot tien stickers te verdelen over de genoemde projecten. Een advies is ‘geldig’ als ondubbelzinnig duidelijk is voor welke projecten de stickers bedoeld zijn. Bovendien moet gebruik zijn gemaakt van de bijgeleverde stickers en de originele antwoordkaart.

De antwoordkaart kan worden verstuurd naar een (gratis) antwoordnummer. Het is ook mogelijk de kaart in te leveren bij het informatiecentrum, waar ook informatie is te krijgen over de verschillende projecten.

Inleveren en opsturen van de kaarten kan gedurende een periode van drie weken. De binnengekomen kaarten worden direct verwerkt. Dit maakt het mogelijk om wekelijks een tussenstand op te maken van het totale aantal binnengekomen kaarten. Om te voorkomen dat de adviezen worden beïnvloed, worden geen tussenstanden gegeven per project. Voor het verwerken van de gegevens moet een database worden ingericht.

Het resultaat van de actie wordt, verwerkt in een voorstel van het college, aan de gemeenteraad. De beschrijvingen van de ingediende projecten komen afhankelijk van het aantal in een aparte bijlage of via ter-inzage-legging integraal ter beschikking van de raad. De raad beslist uiteindelijk hoe het beschikbare geld wordt verdeeld.

In alle uitingen worden genoemde uitgangspunten en spelregels helder uitgelegd. Duidelijk moet zijn hoe de projectenlijst tot stand is gekomen, welke afwegingen zijn gemaakt bij het samenstellen ervan en wat de invloed is van de ‘Duitenactie’ op de uiteindelijke selectie. Ook moet helder zijn wie de selectie maakt, hoe het resultaat wordt teruggekoppeld en op welke termijn de uitvoering van de geselecteerde projecten start. Dit om misverstanden te voorkomen.

De actie richt zich al alle Delftenaren. Dit betekent dat de procedure begrijpelijk en toegankelijk is voor zoveel mogelijk inwoners van de stad. Dit kan door onder meer:

• helder taalgebruik, zonder omhaal van woorden
• het gebruik van veel beelden om projecten te verduidelijken
• Specifieke aandacht is gevraagd voor een aantal doelgroepen:

Ouderen

De te kiezen communicatiemiddelen moeten ook voor hen toegankelijk zijn. Een heldere folder/brochure en een heldere bijlage van de Stadskrant maken de procedure inzichtelijk. Voor informatie kan men terecht in het informatiecentrum, dat goed bereikbaar is en ook overdag en op vrijdagavond is geopend.

De keuze voor een antwoordkaart, die per post kan worden verstuurd, verlaagt de drempel om te reageren.

Organisaties voor ouderen en centra voor ouderenhuisvesting krijgen het aanbod voor een mondelinge toelichting op de procedure en de projecten.

Ook allochtonenverenigingen krijgen het aanbod voor een toelichting. De verenigingen kunnen vervolgens de informatie in eigen kring in de eigen taal verspreiden.

De publicaties zijn in begrijpelijk Nederlands geschreven. De procedure wordt in de folder/brochure samengevat in het Engels, Turks en Arabisch, inclusief verwijzingen naar allochtone organisaties waar men nadere informatie kan verkrijgen. In de bijlage van de Stadskrant zullen ook versies in de genoemde talen van de brochure-tekst opgenomen worden.

De schoolgaande jeugd krijgt de gelegenheid zelf projecten die zij belangrijk vindt in te dienen en te beoordelen. Voor de uitvoering van deze projecten wordt 100.000 gulden gereserveerd voor de basisscholen en eenzelfde bedrag voor de middelbare scholen. Dit traject loopt in principe parallel aan het grotere traject.

Dit onderdeel van de campagne wordt nader uitgewerkt door het programmateam jongeren. Een voorstel hiervoor wordt separaat opgesteld.

Voor de actie worden, waar mogelijk, bestaande instrumenten en middelen gebruikt.

Tijdens de campagne zullen Delftenaren behoefte hebben om informatie te krijgen over de projecten of de procedure. Hiervoor kan men terecht bij het Informatiecentrum in het Bestuurskantoor, waar een presentatie wordt ingericht. Deze is tijdens kantooruren te bezoeken. Medewerkers van het Informatiecentrum kunnen een toelichting geven, ter plaatse of telefonisch.

Op een aantal momenten tijdens de campagne worden in het informatiecentrum inloopbijeenkomsten georganiseerd. Deze zijn niet alleen in de avonduren, maar ook overdag, zodat zoveel mogelijk mensen een kijkje kunnen nemen.

Geïnteresseerden krijgen hier een toelichting op de projecten en kunnen bij een aantal betrokken ambtenaren en bestuurders meer informatie krijgen over de projecten en met hen in discussie gaan.

Centra voor bejaardenhuisvesting en verenigingen voor allochtonen krijgen het aanbod om een toelichting te krijgen op de actie.

Nieuw ingediende projecten kunnen tijdens de selectiefase worden toegelicht tijdens een aantal stadsbijeenkomsten. Deelname staat open voor individuen en vertegenwoordigers van organisaties die vooraf aangeven ideeën te willen toelichten. De projecten kunnen worden geclusterd in, bijvoorbeeld, de thema’s Ruimte, Economie/ Delft Kennisstad en Cultuur, Milieu en Lokaal Sociaal Beleid. De uitkomst moet het gemeentebestuur helpen bij het maken van de definitieve selectie.

De Stadskrant begeleidt de selectiefase, door het publiceren van een oproep om projecten in te dienen en het geven van achtergrondinformatie.

In een speciale bijlage van de Stadskrant worden de projecten en de procedure aan het begin van de ‘Duitenactie’ toegelicht. De Stadskrant ondersteunt hiermee de (beknoptere) folder/brochure die kort na het verschijnen hiervan bij de Delftenaren in de bus valt.

De Stadskrant komt bovendien wekelijks terug op de actie, onder meer door middel van reacties van Delftenaren.

Bij de afsluiting van de actie vervult de Stadskrant opnieuw een voorname rol. Na besluitvorming door college en raad koppelt het gemeentebestuur hierin de uitkomst terug. Zo is voor iedereen helder wat er met de adviezen is gebeurd en welke afwegingen de bestuurders hebben gemaakt.

Een site op internet ondersteunt de actie. Ook deze site geeft informatie over de projecten en de procedure, het laatste nieuws, en de mogelijkheid om vragen te stellen. Binnen de site bestaat bovendien de mogelijkheid om onderling in discussie te gaan over de projecten.

De ‘Duitenactie’ vraagt om een duidelijk startmoment. Dit gebeurt tijdens een feestelijke bijeenkomst voor betrokkenen en geïnteresseerden. Hier presenteert het gemeentebestuur de projecten. Bovendien wordt de campagne geïntroduceerd en toegelicht.

De presentatie gebeurt met behulp van een beamerpresentatie, waarin veel beeldmateriaal is verwerkt. Aansluitend is er gelegenheid om in discussie te gaan.

De folder/brochure moet op elk adres in de bus vallen. Deze geeft in kort bestek een overzicht van de projecten en inzicht in de procedure. De tekst verwijst ook naar de Stadskrant, internet en het informatiecentrum.

Berichten in de lokale, regionale en landelijke media vestigen, als ‘free publicity’, de aandacht op de actie, en zijn daarmee ondersteunend. De pers wordt uitgenodigd voor sleutelmomenten in het proces en krijgt toelichtingen en informatie.

Zichtbaarheid ´op straat´

Delftenaren worden op meerder plekken attent gemaakt op de ‘Duitenactie’. Dit gebeurt met bijvoorbeeld posters, spandoeken en advertenties.

Zoals het proces wordt gestart wordt het ook afgesloten. Dit kan met een terugblik op het proces en een presentatie van de uitkomsten, zoals die vervolgens worden voorgelegd aan de gemeenteraad.

De kosten voor het proces en de begeleiding ervan zijn als volgt op hoofdlijnen begroot:

• Brochure huis aan huis
• Bijlage Stadskrant
• Internetsite
• Informatiecentrum
• Persberichten
• Vertalingen in de Stadskrant

• Stadsbijeenkomst(en)
• Startbijeenkomst
• Inloopbijeenkomsten
• Slotbijeenkomst

• Zichtbaarheid op straat

• Illustraties/beeldmateriaal
• briefings, afstemming en projectmanagement